Profiilinhallinta Unifaun Online 2012-09-10
Sisällysluettelo 1 Johdanto... 3 2 Profiilihallinnan keskeisimmät käsitteet... 4 3 Hallintaoikeus... 6 4 Esimerkkiyritys Oy Kukka Ab... 7 5 Profiilihallinnan perustaminen Unifaun Onlineen... 11
1 Johdanto Unifaun Onlinessa löytyy alikäyttäjien hallintaan tarkoitettu toiminnallisuus nimeltä Profiilinhallinta. Tätä toiminnallisuutta on kehitetty parantaakseen järjestelmän tietoturvallisuutta ja tehokkuutta. Määrittelemällä tiedon saatavuutta sekä jakamalla erilaisia oikeuksia voidaan jokaisen käyttäjän työskentelytapaa järjestelmässä ohjata hyvinkin yksityiskohtaisesti. Profiilinhallinnan keskeisimmät käsitteet ovat Profiiliryhmä, Profiili sekä Rooli. Oikeudet tehdä jotain määritellään Roolin kautta. Informaatioon saatavuutta määritellään Profiiliryhmän kautta. Jokainen Profiili edustaa yksilöllisen yhdistelmän oikeuksia ja pääsyä informaatioon. Henkilöt, jotka hyödyntävät Unifaun Online -palvelua kuuluvat Profiiliin, joka on riippuvainen työtehtävästä ja sijoituksesta yrityksen tai organisaation sisällä.
2 Profiilinhallinnan keskeisimmät käsitteet On ehdottoman tärkeää ymmärtää Profiilinhallinnan keskeisimmät käsitteet. Kuva 1 alla on kaavamainen kuvaus Profiilinhallinnan keskeisimpien käsitteiden yhteydestä toisiinsa Unifaun Onlinessa. Käyttäjätunnus Användar-ID Standardprofil Perusprofiili Profiili Profil Roolit Roll Perusprofiiliryhmä Grundprofilgrupp Profiiliryhmä Profilgrupp Utskriftsfavoriter Tulostussuosikit Kuva 1 Profiilihallinnan keskeisimpien käsitteiden yhteys toisiinsa Käyttäjätunnus Käyttäjätunnus ei edusta fyysistä henkilöä vaan yritystä tai organisaatiota. Käyttäjätunnus koostuu 10 numerosta. Kaikki Profiilit käyttävät samaa käyttäjätunnusta. Perusprofiiliryhmä ja Perusprofiili Jokaisen käyttäjätunnuksen takana on aina lähtökohtainen Perusprofiiliryhmä. Perusprofiiliryhmällä on pääsy kaikkeen käyttäjätunnukseen takana olevaan informaatioon, eli kaikkien Profiiliryhmien informaatioon. On aina olemassa Perusprofiili, joka on yhdistetty Perusprofiiliryhmään. Perusprofiilia voidaan tarkastella eräänlaisena tilin superkäyttäjänä (Super User), nk. Hallinnollisena profiilina, jolla on pääsy kaikkeen tietoon. Perusprofiililla on esimerkiksi pääsy kaikkien alla olevien Profiiliryhmien lähetyshistoriaan, hän voi perustaa tai poistaa profiileja sekä lisätä tai vähentää näiden oikeuksia. Roolit Erilaisilla tehtäväkuvauksilla voidaan Unifaun Onlinessa määritellä oikeudet suorittaa erilaisia tehtäviä. Tiliä perustettaessa perustetaan aina Hallinta niminen tehtäväkuvaus, jolla on hallintaoikeudet suorittaa kaikki järjestelmän sisällä olevat tehtävät. Hallinta -rooli voi määritellä mitä muita mahdollisia Rooleja luodaan järjestelmään. Yhdellä Roolilla voi esimerkiksi olla oikeudet luoda tietyn tyyppisiä rahtiasiakirjoja, kun taas toisella Roolilla on oikeudet hakea järjestelmästä vain tilastoja. Kolmannella tehtäväkuvauksella voidaan luoda Roolia jolla on oikeudet tehdä molempia. Profiiliryhmät Profiiliryhmä säätelee mihin informaatioon siihen kuuluvilla Profiileilla on pääsy. Profiililla on vain pääsy juuri siihen nimenomaiseen informaatioon, johon hänen Profiilinsa kuuluu, esim. tietyt lähettäjät, vastaanottajat ja tietty osa lähetyshistoriasta. Mikään Profiiliryhmä ei voi nähdä toisen Profiiliryhmän data, Perusprofiiliryhmää lukuun ottamatta.
Profiilit Profiileja voidaan tarkastella yrityksen eri toimintoina, joita voi edustaa yksi tai useampi käyttäjä. Yhdellä profiililla on profiilinimi ja salasana, jotka yhdessä käyttäjätunnuksen kanssa luovat edellytykset kirjautua palveluun. Näitä hallinnoidaan Perusprofiilin toimesta. Profiilinimen on oltava uniikki jokaiselle perustettavalle profiilille. Jokainen profiili kuuluu jollekin profiiliryhmälle, ja sille voidaan jakaa monta roolia. Jakamalla yhdelle profiilille useita rooleja, kyseinen profiili saa kaikki näille rooleille annetut oikeudet. Erottamalla profiilit ja roolit toisistaan oikeuksien hallinnointi helpottuu. Useita profiileja voidaan päivittää samanaikaisesti, koska muutokset tehdään ainoastaan rooliin! Tulostussuosikit Helpottaaksesi sekä tehostaaksesi työtapoja voit luoda tulostussuosikeita. Tulostussuosikit toimivat pohjina tietyn tyyppisille lähetyksille. Tulostussuosikin taakse voidaan valmiiksi täydentää tietyillä arvoilla (esim. lähetyksen sisältö Vaatteita ) sekä kriteereillä (esim. lisäpalvelu Vastaanottaja maksaa rahdin valmiiksi valittu, tms.). Kun valitaan jokin tulostussuosikki, annetut kriteerit toimivat esivalittuina tekijöinä lähetyksessä, jolloin käyttäjälle jää vähemmän täydennettävää lähetykseen. Mutta samalla tällä tavalla voidaan keskitetysti hallinnoida miten lähetystä tehdään, esim. millä kuljetuspalvelulla ja asiakasnumerolla lähetetään, jne. Esimerkki: Logistiikkapäällikkö haluaa että kaikki toimipisteet käyttävät muovilaatikoiden palautuksia varten jotain tiettyä kuljetuspalvelua ja asiakasnumeroa. Koska palautukset palautetaan aina samaan osoitteeseen, ja samalla kuljetuspalvelulla, logistiikkapäällikkö valitsee tulostussuosikkiin vastaanottajan ja kuljetuspalvelun ja lukitsee tämän jälkeen valinnat. Lähettäjä tulostussuosikin taakse määräytyy automaattisesti käytettävän profiilin lähettäjätietojen mukaan. Tämäkin valinta lukitaan. Näin ollen toimipiste ei voi valita MISTÄ, MINNE ja MITEN. Asiakasnumero on yrityksen keskusvaraston oma asiakasnumero kyseiseen kuljetusliikkeeseen, joten logistiikkapäällikkö valitsee tulostussuosikin taakse, että vastaanottaja toimii aina rahdinmaksajana. Tämän valinnan hän lukitsee ja lisäksi piilottaa, jotta toimipisteet eivät pääsisi vaikuttamaan sääntöön eivätkä näkisi asiakasnumeroa. Kyseinen asiakasnumero löytyy jokaisen toimipisteen lähettäjätietojen takaa, eikä toimipisteiden profiileilla ole oikeutta tarkastella tai muokata lähettäjien tietoja. Koska palautukset tehdään kerran viikossa ja ne pakataan aina yhdelle EUR-lavalle, logistiikkapäällikkö valitsee valmiiksi lähetyksen kuljetuspakkaukseksi EUR-lava. Tämäkin valinta lukitaan, mutta ei piiloteta, jotta toimipisteet näkevät mitä kuljetuspakkausta heidän tulisi käyttää. EUR-lavan rahdituspaino on 740 kg, joten lähetyksen painoksi annetaan valmiiksi 740 kg. Tämän jälkeen kenttä lukitaan. Kun muovilaatikoiden palautuslähetysten sisältö rahtikirjassa on aina sama, sisältökenttään kirjoitetaan valmiiksi MUOVILAATIKOITA, jonka jälkeen sisältökenttä lukitaan. Kaikki turhat kentät piilotetaan, jotta tulostussuosikki olisi mahdollisimman yksinkertainen, ilman mitään ylimääräisiä valintoja. Tulostussuosikin nimeksi tulee MUOVILAATIKOIDEN PALAUTUS. Näin ollen toimipisteiden ei tarvitse tehdä muovilaatikoiden palautusrahtikirjaan muuta kuin klikata seuraavasti: Muovilaatikoiden palautus > Seuraava > Tulosta. HUOM! Mieti tarkkaan minkälaisia kuljetustarpeita yrityksessänne on, mitä kuljetuspalveluja ja lisäpalveluja yleensä käytetään sekä mitkä ovat käytetyimmät lähettäjät ja vastaanottajat. Tulostussuosikkeja voidaan luoda niin monta kuin on tarvetta. On kuitenkin parempi yrittää optimoida päivittäisiä toimintoja, jotta helpotetaan päivittäistä työntekoa. Erikoistapaukset ovat yleensä erikoistapauksia eikä niihin välttämättä löydy yhteneväistä sääntöä, jolla voisi tulostussuosikin kattaa kaikki erikoistapaukset. Jotta Profiilinhallinta toimisi mahdollisimman jouhevasti, on erinomaisen tärkeää miettiä oman yrityksen tarpeita heti alusta alkaen. Lähtökohtana tulisi aina olla yrityksen tai organisaation vallitseva toimintatapa/toivottava toimintatapa.
3 Hallintaoikeus Henkilöllä, jolla on Unifaun Online tilin hallintaoikeudet, on tärkeä rooli Profiilinhallinnan kannalta. Hallintaoikeudet omaava rooli määrittelee järjestelmässä profiiliryhmät, profiilit sekä roolit ja vastaa käyttäjätunnuksesta ja salasanasta. Yrityksen Hallintaoikeudet määritellään Unifaun Onlinessa aina kuuluvaksi Perusprofiiliryhmään, Perusprofiiliin ja tälle jaetaan rooli nimeltä Hallinta. Suosittelemme että hallintaoikeudet annetaan vähintään kolmelle henkilölle. Hallintaoikeuksia omistava vastaa Perusprofiilista ja voi omilla tunnuksillaan Ylläpidon alta luoda uusia profiileja. Jotta prosessi olisi käyttäjien näkökulmasta mahdollisimman jouheva, voidaan hallintaoikeuksilla määritellä mitkä tulostussuosikit tulisi olla näiden käytettävissä, heti kun käyttäjät kirjautuvat Unifaun Online -palveluun ensimmäistä kertaa. Määritykset voidaan tehdä Profiiliryhmään tai Profiiliin. Voidaan myös luoda perusasetus perusprofiiliin, mikä jaetaan jokaiselle perustetulle profiiliryhmälle. Tämä edellyttää kuitenkin sen, että kaikilla käyttäjillä on sama pääsyoikeus tulostussuosikkeihin, eli että tulostussuosikit ovat kaikille yhteneväiset. Kun Profiilinhallinta on aktivoitu, Unifaun Onlinessa ilmoitettu tilin yhteyshenkilö tulisi toimia Perusprofiilin haltijana, vastaten perustettavista profiiliryhmistä, profiileista ja rooleista. Tilin haltija on se, jonka ensisijaisesti tulisi ottaa yhteyttä Unifaun Support asiakastukeen, kun jotain kysymyksiä ilmenee. Profiilitilin käyttäjä tulisi sitä vastoin ensisijaisesti ottaa yhteyttä tilin haltijaan, kun he haluavat tiedustella vaikkapa käyttöoikeuksista, tulostussuosikkien rakenteista, tiedon jakamisesta, jne. Jokainen profiili kirjautuu palveluun osoitteessa www.unifaunonline.fi. Kirjautuessaan käytetään Unifaun Online palveluun kirjautumista varten saatuja tunnuksia, eli Käyttäjätunnnus, Profiili sekä Salasana. Tilin hallintaoikeudet omistava vastaa siitä, että tunnukset palveluun sekä luodaan että jaetaan käyttäjille. Kirjautuminen Unifaun Online -palveluun hallintaoikeuksilla tehdään myös osoitteessa www.unifaunonline.fi. Hallintaoikeudet omistava kirjautuu pelkällä Käyttäjätunnnuksella ja Salasanalla. HUOM! Salasana on tilin haltijan uniikki tunnus eikä sitä tulisi koskaan luovuttaa toiselle osapuolelle! Tämän jälkeen tilin haltija voi perustaa Rooleja/Profiiliryhmiä/Profiileja klikkaamalla Ylläpito.
4 Esimerkkiyritys Oy Kukka Ab Oy Kukka Ab on yritys joka myy paitsi kukkia myös asiantuntijapalveluja. Yritys ei ole kovinkaan iso, mutta sillä on useita käyttäjiä erilaisilla tehtävänkuvauksilla. Näille halutaan luoda yksinkertainen ja tehokas tapa hoitaa päivittäisiä kuljetushallintarutiineja. Tämän lisäksi halutaan erotella lähettäjät, vastaanottajat ja lähetykset eri osastojen välillä. Profiilinhallinnalla halutaan lisäksi saavuttaa parempi ja jouhevampi kustannusseuranta. On myös tärkeää, että oma asiakaspalvelu voi nopeasti vastata asiakkaiden ja toimittajien kysymyksiin. Oy Kukka Ab:lla on toimintaa kahdella paikkakunnalla, Kaupunki ja Kylä. Kaupungissa on 3 henkilöä työllistävä pääkonttori, 2 henkilöä työllistävä varasto sekä 2 henkilöä työllistävä KukkaKauppa. Kylästä löytyy KukkaPuoti, työllistäen kahta henkilöä sekä varasto jossa työskentelee 1 henkilö. Mitkä roolit yrityksessä löytyy? Henkilöstölukumäärästä huolimatta voimme identifioida Oy Kukka Ab :sta seuraavat roolit: Pääkonttori Asiakaspalvelu Taloushallinto Toimitusjohtaja Varasto Varastopäällikkö Varastotyöntekijä Myymälä Myymäläpäällikkö Myyjä Tarkastellessamme Oy Kukka Ab:n myymälätoimintaa lähemmin löydämme kaksi erilaista roolia, Myymäläpäällikkö ja Myyjä. Mitä rooleja näille tulisi jakaa? Myymäläpäälliköiden tehtävänkuvaukset ovat samanvertaiset toisilleen, joten heille voidaan jakaa sama rooli, ja siten oikeudet. Samaa koskee eri paikkakuntien myymälätyöntekijöitä/myyjiä. Sitä vastoin rooleilla tulisi vain olla oikeudet käsitellä oman kaupan tapahtumia. Yksi potentiaalinen vaihtoehto olisi olla erottelematta Varaston, Myymälän ja Pääkonttorin työntekijöitä ja mieluummin luoda Roolit Päällikkö ja Työntekijä, riippuen yrityksen toimintatavoista. Butiksmedarbetare Myyjä Myymäläpäällikkö Butikschef Roller Roolit Profiiliryhmät Oy Kukka Ab:lla on toimintaa kahdella eri paikkakunnalla, Kaupungissa ja Kylässä. Molemmilla paikkakunnilla tulisi olla pääsy sillä paikkakunnalla toimivan myymälän informaatioon. Koska profiililla on pääsy vain hänen profiiliryhmään informaatioon, perustamme kaksi profiiliryhmää, Kaupunki ja Kylä.
Kaupunki Storstad Småstad Kylä Profilgrupper Profiiliryhmät Roolit Myymäläpäällikkö ja Myyjä hallinnoivat ja vastaavat kaikesta myymälän sisällä tapahtuvasta. Heitä tulee näin erotella Varastosta ja Pääkonttorista. Lisäksi heidän tulisi saada pääsy vain oman myymälänsä informaatioon. Lisähenkilökunnan ja kesätyöntekijöiden palkkaaminen on myös mahdollista, jolloin halutaan välttää tilannetta jossa profiilit olisivat sidottuja fyysisiin henkilöihin. Kaupat tarvitsevat 4 profiilia: Profiilit Profiler Kukka- Kauppa Rosen 1 1 Kukka- Rosen Kauppa 2 Kukka- Tulpanen 2 Puoti 2 Kukka- Tulpanen Puoti 1 1 Oy Kukka Ab:n profiiliasetukset näyttävät nyt tältä: Käyttäjätunnus Användar-ID Profiiliryhmä Profilgrupp Profiili Profil Rooli Roll Kukka- Rosen Kauppa 1 000000000123456 Kaupunki Storstad Kukka- Rosen Kauppa 2 Myymäläpäällikkö Butikschef Småstad Kylä Tulpanen Kukka- 1 Puoti 1 Myyjä Butiksmedarbetare /työntekijä Kukka- Tulpanen 2 Puoti 2 Kuva 2 Oy Kukka Ab:n Profiilinhallinta
Pääkonttorilla halutaan antaa asiakaspalvelulle pääsyn kaikkien profiilien informaatioon. Yksi ehto on silloin se, että asiakaspalvelulle jaetaan oma profiili, joka on linkattu Perusprofiiliryhmään. Asiakaspalvelulle ei kuitenkaan haluta antaa tilin hallintaoikeudet, joten luodaan asiakaspalvelulle oma rooli, jossa määritellään tämän osaston oikeudet. Käyttäjätunnus Användar-ID Profiiliryhmä Profilgrupp Profiili Profil Rooli Roll 000000000123456 Grundprofilgrupp Perusprofiili -ryhmä Oy Kukka Blomman Ab Asiakaspalvelu Kundtjänst Standardprofil Perusprofiili Administration Hallinta Kuva 3 Perusprofiilin alaisuudessa olevat Profiilit Alla olevassa taulukossa kuvataan kaikki ne yhdistelmät, jotka olemme luoneet Oy Kukka Ab:lle: Profiili Profiiliryhmä Rooli KukkaKauppa 1 Kaupunki Myymäläpäällikkö KukkaKaupa 2 Kaupunki Myyjä/työntekijä KukkaPuoti 1 Kylä Myymäläpäällikkö KukkaPuoti 2 Kylä Myyjä/työntekijä Oy Kukka Ab Perusprofiiliryhmä Asiakaspalvelu Perusprofiili Perusprofiiliryhmä Hallinta Jos olisimme huomioineet kaikkia yrityksen osastoja ja toimintoja, lista olisi luonnollisesti kasvanut ja erilaiset yhdistelmät kasvaneet. Alussa profiiliasetukset voivat siis olla aikavievää ja paljon ajattelua vaativaa puuhaa, mutta ajattelutyöstä yleensä palkitaan, kun päivittäinen työ jatkossa helpottuu ja tehostuu. Esimerkkejä yrityksistä/organisaatioista jotka voisivat hyötyä Profiilinhallinnasta: Sairaala tai yliopisto, jonka tulee toimia yhdenmukaisella tavalla minimoiden virhelähteitä. Tarvetta jakaa sisäisesti kustannuksia niille kuuluville kustannuspaikoille. Teollisuuden yritykset, jotka haluavat ohjata toimittajiaan lähettämään toimituksensa (palautukset) samaan paikkaan. Samanaikaisesti ko. yritykset haluavat kontrolloida mitä palveluja ja asiakasnumeroita toimituksissa käytetään. Isompi kauppaketju, joka pääasiallisesti myy tavaraa kuluttajille, mutta joille Profiilinhallinnan avulla voidaan helpottaa ja paremmin hallita liikkeiden väliset lähetykset tietyn ohjatun toimintatavan mukaisesti. Tavaraa lähetetään usein myös liikkeistä johonkin keskusvarastoon. Hankintaan erikoistuneet toimijat, jotka keskitetysti ostavat palveluja esim. jäsenyrityksilleen. Toimintaa halutaan kokonaisvaltaisesti hallita niin, että pystytään ohjamaan mitä palveluja, tässä tapauksessa jäsenyritykset, saavat käyttää sekä miten kustannukset jaetaan.
3PL-toimija, joilla on useita toimeksiantajia jotka ovat ulkoistaneet varastointinsa tälle. Profiilinhallinnan avulla 3PLtoimija voi luokitella asiakasyrityksiään eri profiiliryhmiin, joilla on oma pääsynsä historiaan ja rekisteriin. Näin he voivat avata asiakkailleen omat tunnukset palveluun (profiili), joiden takana on määritellyt oikeudet (Rooli). Tunnuksilla asiakkaat voivat mm. seurata mitä heidän lukuunsa on lähetetty. Oikeuksien niin salliessa, he voivat lisäksi itse tehdä kuljetustilauksia lähetyksille joita lähetetään varastolähetyksien lisäksi jostain muualta.
5 Profiilinhallinnan perustaminen Unifaun Onlineen Profiilinhallinnan voi perustaa Unifaun Onlinessa kahdella eri tavalla. Tässä aloitamme Rooleilla jatkaaksemme sitten Profiiliryhmillä. Lopuksi niputamme profiilinhallinnan Profiileilla. Luo Roolit Tehtävänkuvauksilla määritellään mitä oikeuksia käyttäjällä on järjestelmän sisällä, eli luodaan Roolit. Erilaisilla rooleilla on oikeudet suorittaa järjestelmässä erilaisia tehtäviä. Paina Ylläpito > Roolit Paina luodaksesi uuden roolin, tai vaihtoehtoisesti nähdäksesi tai mahdollisesti muokataksesi, kopioidaksesi, poistaaksesi olemassa olevia rooleja. Paina, ja anna uudelle tehtävälle sille sopiva nimi ja kuvaus. Merkitse tämän jälkeen mitä osatehtäviä kyseisellä roolilla tulisi olla oikeus järjestelmän sisällä suorittaa. Paina lopuksi.
Perusta Profiiliryhmät Profiiliryhmällä määritellään miten informaatiota jaetaan ja kenellä siihen on pääsy. Paina Ylläpito > Profiliryhmät. Paina luodaksesi uuden profiiliryhmän, tai vaihtoehtoisesti nähdäksesi tai mahdollisesti muokataksesi, kopioidaksesi, poistaaksesi olemassa olevia profiiliryhmiä. HUOM! Perusprofiiliryhmää ei normaalisti muokata. Paina, ja anna uudelle profiiliryhmälle sille sopiva nimi ja kuvaus. Paina lopuksi. Mikäli haluat kopioida tiedot olemassa olevasta profiiliryhmästä painat ensin jonka jälkeen ajankohtaisen tietueen edestä. Paina.
Anna uudelle profiiliryhmälle uusi nimi ja vaihda tarvittaessa uuden profiiliryhmän kuvaus. Paina lopuksi. Luo Profiilit Profiileja voidaan tarkastella yrityksen eri toimintoina, joita voi edustaa yksi tai useampi käyttäjä. Yhdellä profiililla on profiilinimi ja salasana, jotka yhdessä käyttäjätunnuksen kanssa luo edellytykset kirjautua sisälle palveluun. Paina Ylläpito -> Profiilit. Paina luodaksesi uuden profiilin, tai vaihtoehtoisesti nähdäksesi tai mahdollisesti muokataksesi, kopioidaksesi, poistaaksesi olemassa olevia profiileja.
Kun luot uuden profiilin, merkitse valitsemalla listasta mihin profiiliryhmään se kuuluu. Määrittele käyttäjän tunnukset, palveluun kirjautumista varten, antamalla nimi Profiili kenttään sekä yksilöllinen Salasana. Profiilinimi voi olla yksikkö/osasto/yritys tai henkilö. Määrittele profiilin oikeudet yhdistämällä profiili yhteen tai useaan rooliin. HUOM! Hallinta on se rooli jolla määritellään profiiliryhmät, profiilit ja roolit sekä vastataan käyttäjätunnuksesta ja salasanasta. Siksi kyseinen Rooli tulisi vain jakaa Unifaun Online tilin haltijalle. Paina lopuksi.