KAJAANIN KAUPUNGIN LASKUTUS- JA PERINTÄOHJE Hyväksytty kaupunginhallituksessa 22.9.2009 227 Muutos kohtaan 8. kh 10.11.2009 283 Muutokset kohtiin 8. ja 17. kh 22.6.2010 124 1. Yleiset linjaukset Ellei toisin ole säädetty tai erikseen niin määrätä, tätä ohjetta noudatetaan kaikkien Kajaanin kaupungin ja sen liikelaitosten perittävien maksujen ja saatavien laskutuksessa ja perinnässä. Ohjeet koskevat soveltuvin osin myös sisäistä laskutusta. Kaupungin tai muuhun hinnoitteluun perustuvat maksut, taksat ja korvaukset on pantava maksuun ja perittävä tehokkaasti, nopeasti ja taloudellisesti noudattaen lakia, sopimuksia, hallintosääntöä ja hyvää perimistapaa sekä ottaen huomioon hyvän asiakaspalvelun vaatimukset. Kaupunki tai sen liikelaitos voi hoitaa saataviensa laskutuksen tai perinnän itse tai antaa tehtävän kokonaan tai osittain Kainuun maakunta -kuntayhtymän hoidettavaksi. Kainuun maakunta -kuntayhtymän ja Kajaanin kaupungin hallinnon tukipalveluiden järjestämistä koskevan sopimuksen 1.4 kohdan mukaan maakunta hoitaa yleislaskutuksen, kunnan laskutusjärjestelmästä tulevien aineistojen laskuttamisen, siirron kunnan laskutusjärjestelmästä myyntireskontraan, asiakasrekistereiden ylläpidon ja perintäpalvelujen järjestämisen. Laskutuksen perusteena oleva toimeksianto (päätös, sopimus, laskutuslomake) tulee toimittaa kaupungin laskuttajalle heti laskutusperusteen syntymisen jälkeen. Säännöllisesti toistuvissa laskuissa laskutuksen perusteena olevat tiedot tulee kaupungin toimittaa laskuttajalle viimeistään kolme viikkoa ennen haluttua eräpäivää. Toimialojen ja tulosalueiden tilivelvolliset seuraavat oman alueensa saatavien kertymistä. 2. Laskutuksen perusteet Laskutuksen perusteena olevat päätökset, tilaukset ja muut asiakirjat on laadittava siten, että ne sisältävät laskutuksessa tarvittavat tiedot. Niissä on lisäksi mainittava maksun viivästymisestä aiheutuvat seuraamukset, kuten velvollisuus maksaa viivästyskorkoa ja perimispalkkiota. Laskutus suoritetaan vahvistettujen maksujen, taksojen, hinnoitteluohjeiden tai sopimusten mukaisten todellisten ja lopullisten 1
euromäärien perusteella. Jatkuvan tai pitempiaikaisen asiakassuhteen ja työsuorituksen yhteydessä voidaan käyttää myös ennakko-, arvio- tai osalaskutusta. Tällöin on pyrittävä siihen, että laskutettava määrä vastaa senhetkistä kaupungin saatavaa. Sopimuksia tehtäessä ja muutoinkin erityisesti silloin, kun laskutus perustuu kustannusten jakamiseen, on otettava huomioon mahdollisuus ja tarve ennakkolaskutukseen. Laskutus on toimitettava välittömästi sen jälkeen, kun sen toimittamisen edellytykset ovat olemassa. Jos käytetään ennakko-, arvio- tai osaerälaskutusta, on tasauslaskutus suoritettava vähintään kerran vuodessa. Sekä yksittäiset laskut että säännölliset laskutukset tulee tehdä maksuperusteen syntymisestä seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä kirjanpitoon, jotta ne kohdentuisivat kirjanpidossa oikealle kuukaudelle. Alle neljän (4) euron saatavat tulee edellä olevasta ohjeesta poiketen yhdistää asiakkaan seuraavaan laskuun. Alle neljän (4) euron saatava voidaan jättää laskuttamatta, mikäli yhdistely ei ole mahdollista. Kyseiset pienet saatavat hoidetaan käteissuorituksina käytössä oleviin kassoihin (esim. maakunnan keskuskassa, kaupungintalon neuvokki, Kajaani Info). Ks. lisäksi kohdat 5 ja 6. 3. Laskutuksen hoito Laskutuksesta huolehtii se yksikkö, joka on suorittanut työn tai luovuttanut hyödykkeen, taikka jonka toiminnassa syntyy muu laskutusperuste. Laskutustiedot voidaan siirtää Kainuun maakunta -kuntayhtymän hoitamaan kirjanpitoon suorasiirtona. Laskutuksen perusteena olevat päätökset, tilaukset, tilankäyttövaraukset, sopimukset ja muut asiakirjat on laadittava sellaiseen muotoon, että ne sisältävät laskutuksessa tarvittavat tiedot ja että laskutus niiden perusteella saadaan yksiselitteiseksi. Sopimuksessa tulee olla maininta siitä, kuka hoitaa laskutuksen ja valvoo sopimuksessa mainittujen ehtojen noudattamista. Yksikön/liikelaitoksen tulee huolehtia myös siitä, että sopimus menee tiedoksi kaikille osapuolille. Päävastuu sopimusehtojen valvonnasta on sillä yksiköllä ja liikelaitoksella, kenen toimialaan kyseessä oleva sopimus kuuluu. Mikäli peritään laskutuslisää, siitä on kerrottava palvelun tai hyödykkeen tilaamisen tai luovutuksen yhteydessä. Laskutuslisän perimisestä päättää se yksikkö tai liikelaitos, kenen toimialaan kyseessä oleva laskutus kuuluu. 2
4. Laskun tiedot Laskutusta varten on hankittava seuraavat tiedot: - velallisen täydellinen nimi, osoite ja henkilötunnus tai muu yksiselitteinen tunniste - laitos- tai toiminimi sekä liike- ja yhteisötunnus - yhdistysten, rekisteröimättömien yhtymien ja ryhmien osalta asioita hoitavan henkilön nimi, ellei velallisella ole kiinteää toimipaikkaa ja - laskutusosoite ja maksaja, jos tämä on muu kuin velallinen Laskussa on oltava seuraavat tiedot: 1) laskun antamispäivä (päivä, jolloin lasku on toimitettu ostajalle) 2) laskun eräpäivä 3) juokseva tunniste (laskunumero), joka perustuu yhteen tai useampaan sarjaan ja jolla voidaan yksilöidä; myös silloin, kun ostaja (kaupunki) laatii laskut, laskut on oltava aukottomassa sarjassa myyjällä 4) myyjän arvonlisäverotunniste (Y-tunniste) 5) ostajan arvonlisäverotunniste; välttämätön vain käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa ja yhteisökaupoissa 6) myyjän ja ostajan nimi ja osoite; täydellisenä molempien osalta, kauppa- ja Y-rekisteriin merkitty toiminimi tai verohallinnon rekisteriin merkitty yhteisön nimi 7) myyjän tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja luonne; voidaan myös kuvata koodimerkinnällä 8) tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä - jos palvelujen suorituspäivää ei voida täsmällisesti todeta, ilmoitetaan suorituskuukausi - jatkuvaluonteisten tavaratoimitusten ja palvelusuoritusten osalta toimituksen tai suorituksen katsotaan tapahtuvan jatkuvasti sen kauden kuluessa, jota laskutus koskee 9) veron peruste kunkin verokannan tai verottomuuden osalta, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos ei ole otettu huomioon yksikköhinnassa 10) verokanta, jokainen sovellettava erikseen 11) suoritettavan veron määrä euroissa 12) muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun 13) maksun myöhästymisestä aiheutuva viivästyskorko ja perimispalkkio 14) pankkiyhteydet tilinumeroineen 15) laskuttajan yhteystiedot mahdollisesti tarvittavia lisäselvityksiä taikka muistutuksia varten 3
5. Käteisperintä Vahvistetun taksan tai hinnoittelun mukainen maksu peritään ensisijaisesti käteissuorituksena silloin, kun asiakaskosketus on välitön ja suorite tai palvelu heti käytettävissä tai tarkoin yksilöitynä tiedossa. Käteisperintää on käytettävä erityisesti silloin, kun kannettavat maksut ovat pieniä. 6. Käteisperintäohjeet 7. Vakuudet Käteisperinnässä noudatetaan seuraavia yleisohjeita: - perintäkuittien, pääsy- ja ruokalippujen jakelun ja käytön seurannan hoitaa maakuntahallinnon talouspalvelut - kertyneet maksut tilitetään määräajoin maakuntahallinnon talouspalveluiden hoitamaan keskuskassaan tai pankkitileille - kuittikannat ja tilityskuitit järjestetään ja säilytetään siten, että maksujen kanto sekä niiden tilitys on vaivattomasti tarkastettavissa - kaupungin tulosyksikköjen omien kassojen osalta tulosyksikön päällikön on vuosittain tarpeellisin väliajoin, kuitenkin vähintään neljännesvuosittain, tarkastettava alitilittäjän hallussa olevat kuittivihkot ja lipukkeet ym. perintäasiakirjat sekä rahavarat - alitilittäjien tarkastusasiakirjat säilytetään kaupungin keskushallinnon talouspalveluissa Saatavien turvaamiseksi edellytetään asiakkaalta vakuutta sellaisissa tapauksissa, joissa kysymyksessä on huomattava taloudellinen riski tai vakuuden vaatimista on muutoin pidettävä tarkoituksenmukaisena. Urakkasopimusten ym. sopimusten täyttämisen vakuudeksi yhteistyökumppanilta on vaadittava vakuus sopimusten voimassaoloajaksi silloin, kun vakuuden vaatimista on pidettävä tarkoituksenmukaisena. Vakuudeksi hyväksytään ensi sijassa: - vakavaraisen ja riittävän suuren raha- tai vakuutuslaitoksen omavelkainen tai vastaava takaus, jonka tulee olla realisoitavissa, tai - kaupungin nimiin tehty pankkitalletus. Toissijaiseksi vakuudeksi voidaan hyväksyä myös vakavaraisen suuryrityksen omavelkainen tai vastaava takaus tai jonkin muun kuin kaupungin nimiin tehty pankkitalletus, jolloin kaupungin tulee vaatia talletuksesta pankin antama kuittaamattomuussopimus. 4
Toimialojen ja liikelaitosten on pidettävä rekisteriä hallussaan olevista vakuuksista ja valvottava niiden voimassaoloa. 8. Maksuehdot (kh 22.6.2010 124) Laskujen maksuehdoksi merkitään 21 päivää/netto ja suoraveloituslaskujen osalta 35 päivää/netto, ellei muuta ole sovittu tai säädetty. 9. Saatavien kirjaaminen 10. Maksun suoritus Laskutus kirjataan saataviin. Laskutus hoidetaan pääsääntöisesti viitteellisenä myyntireskontran kautta. Maakuntahallinnon on järjestettävä kirjanpito ja myyntireskontra niin, että saatavien kertymistä ja perintätoimenpiteitä voidaan jatkuvasti seurata. Saataviin kirjatut virheelliset laskut korjataan hyvitys- tai lisälaskuilla. Maksu katsotaan suoritetuksi kaupungille sinä päivänä, jolloin se on kuitattu vastaanotetuksi rahalaitoksessa, maakuntahallinnon keskuskassassa tai asianomaisen tulosyksikön kassassa. Maksun tarkkailussa on huomioitava eräpäivän siirtymistä koskevat säännökset. 11. Liikasuorituksen palauttaminen Liikasuorituksilla kuitataan mahdollisia erääntyneitä saatavia ja sen jälkeen palautetaan ensisijaisesti hyvityksenä seuraavan laskun yhteydessä, mikäli se laskutusjärjestelmässä on mahdollista ja suoritus perustuu toistuvaan laskutukseen. Muutoin asiakkaalle palautetaan yli 10 euron liikasuoritukset. Kajaanin Vesi toimii liikasuoritusten palautuksissa omien hinnastojensa mukaisesti. 12. Maksun viivästysseuraamukset Jos maksu on velallista sitovasti ennalta määrätty ja jos se suoritetaan eräpäivän jälkeen, viivästyskorkoa on maksettava viivästyneelle määrälle eräpäivästä lukien suorituspäivään saakka korkolain mukaan, ellei vuokra- tai muussa sopimuksessa ole muusta korkokannasta sovittu. Jollei eräpäivää ole velallista sitovasti ennalta määrätty, viivästyskorkoa on maksettava siitä lähtien, kun 30 päivää on kulunut siitä päivästä, jona velkoja lähetti velalliselle laskun tai muutoin vaati määrätyn rahamäärän suorittamista. 5
Viivästyneiden maksujen muistutuksesta (karhulaskusta) perittävän viiden (5) euron viivästysmaksun perusteena on velan perimisestä kaupungille aiheutuneet kustannukset. Vähäiset lisämaksut (viivästysmaksu ja -korot) voidaan jättää velkomatta, jos niillä on vähäinen merkitys. 13. Maksulykkäys ja eräpäivän siirto 14. Maksukehotus Maksulykkäyksestä määrältään 300 eurosta 10.000 euroon 2 6 kuukauden ajaksi päättää toimialajohtaja/liikelaitoksen johtaja tai heidän määräämänsä henkilö, ellei johtosäännössä ole toisin määrätty. Lykkäyksestä laaditaan sopimus, jossa määritellään uusi eräpäivä. Alle 300 euron maksulykkäykset 1 2 kuukauden ajaksi hoitaa suullisin sopimuksin tulosaluejohtajan/liikelaitoksen johtajan määräämä henkilö. Viivästyskorko peritään saamisen alkuperäisestä eräpäivästä alkaen. Viivästyskorosta on mainittava asiakkaalle kirjallista/ suullista sopimusta tehtäessä. Kaikista maksulykkäyksistä on ilmoitettava maakuntahallinnon reskontranhoitajalle ja pakkoperintää hoitavalle henkilölle, jotka huolehtivat manuaalisesti ko. maksujen seurannasta. Maksulykkäystä käytetään vain poikkeustapauksissa, jotta varmistetaan maksusuoritus. Eräpäivän siirrosta, joka koskee yli 300 euron maksua enintään yhden (1) kuukauden ajaksi päättää kirjallisesti tulosaluejohtaja/liikelaitoksen johtaja tai heidän määräämänsä henkilö, ellei johtosäännössä ole toisin määrätty. Alle 300 euron maksujen eräpäivän siirroista päättää suullisin sopimuksin tulosaluejohtajan/liikelaitoksen johtajan määräämä henkilö. Eräpäivän siirtoa käytetään vain poikkeustapauksissa, jotta varmistetaan maksusuoritus. Kaikista eräpäivän siirroista on ilmoitettava maakuntahallinnon laskutusta hoitavalle henkilölle, joka merkitsee sap-järjestelmään eräpäivän siirron, jolloin myös viivästyskoron perintä siirtyy vastaavalla ajalla eteenpäin. - Yritysasiakkaiden yritys- ja vuokrasopimuksiin ym. vastaavanlaisiin sopimuksiin liittyvien saatavien eräpäivien siirrosta on neuvoteltava asianomaisen sopimuksen tehneen henkilön kanssa. Mikäli maksu viivästyy eikä lykkäystä ole myönnetty, laskuttaja lähettää ensimmäisen maksukehotuksen, kun eräpäivästä on kulunut vähintään neljätoista (14) päivää, mutta enintään kaksi- 6
kymmentä (20) päivää. Tällöin on määrättävä uusi eräpäivä, ilmoitettava viivästymisseuraamukset (viivästyskorko ja -maksu) sekä ilmoitus ulosottoon tai perintätoimistoon siirrosta. Mikäli suoritusta ei tule, on viikon kuluttua tai mikäli tätä määräaikaa ei voida noudattaa, mahdollisimman nopeasti edellisestä eräpäivästä lähetettävä toinen maksukehotus. Maksukehotuksissa on oltava velkojan nimi ja yhteystiedot, saatavan peruste, laskun erittely sekä laskun kokonaissumma, maksuosoite ja -aikataulu sekä tieto siitä, kenelle mahdolliset huomautukset saatavasta ja perintäkuluista pitää esittää ja missä ajassa. Jos suoritusta ei vieläkään määräaikaan mennessä tule, on saatava toimitettava ulosottoteitse tai perintätoimiston perittäväksi. Huoneenvuokrasaatavien osalta noudatetaan huoneenvuokralain säännöksiä ja vesilaskujen saatavien osalta noudatetaan vesihuoltolakia. 15. Maksun viivästyminen Maksun viivästyessä voidaan toimitukset tai palvelut keskeyttää, mikäli laissa tai viranomaisen ohjeissa ei ole määrätty tavaran tai palvelun suorittamisvelvoitetta huolimatta maksun laiminlyönnistä. Kun kysymys on veden jakelun keskeyttämisestä, noudatetaan vesihuoltolain ja erityisesti sen 26 :n määräyksiä. Katkaisuilmoituksen yhteydessä asiakkaalle on ilmoitettava, mitä maksuja vedenjakelun keskeyttämisestä ja uudelleen kytkennästä peritään. 16. Maksun pakkoperintä Pakkoperintä on käynnistettävä, mikäli saatavaa ei ole maksukehotuksista huolimatta maksettu tai sen maksamisesta ei muuta ole sovittu. Kajaanin Vesi käyttää pääsääntöisesti veden toimituksen keskeyttämistä ja poikkeustilanteissa haetaan tuomiota velkojen perimiseksi. Pakkoperinnästä vasta pääsääntöisesti Kainuun maakunta -kuntayhtymän perintäasioiden hoitaja ja maakunnan talousjohtaja voi sopia ulkopuolisen perintätoimiston käyttämisestä. Perintäasioiden hoitaja laittaa saatavat pakkoperintään siirtäen ne sähköisesti perintätoimistolle. 7
Perimättä jättämisen rajaksi määrätään ulosottoon lähetettäessä 20 euroa/lasku. Tällöin tositteeseen tai myyntireskontraan on tehtävä merkintä siitä, että perimistoimenpiteistä luovutaan. Vastuu asianmukaisesta perinnästä säilyy kaupungilla ja kuntayhtymällä, vaikka perintätoimi on ulkoistettu. Perinnässä noudatetaan hyvää perintätapaa ja saatavien perinnästä annettua lakia siihen myöhemmin tehtyine muutoksineen (513/1999). 17. Saatavien poistaminen tileistä (kh 22.6.2010 124) Liikaveloitus korjataan tilivuoden aikana tilioikaisuna. Mikäli saamisesta ei odoteta enää lainkaan suoritusta, se on poistettava tileistä. Tileissä ei pidetä kolmea vuotta vanhempia saatavia. Maakunnalta tulleiden perintäilmoitusten perusteella kaupungin ja liikelaitosten laskuttajat luetteloivat tileistä poistettavat saatavat ja luetteloon merkitään, minkä saatavan kohdalla perintää ei enää jatketa. Toimialajohtaja tulosyksikön valmistelun pohjalta tekee viranhaltijapäätöksen saamisten tileistä poistamisesta, jollei asianomaisessa johtosäännössä ole toisin määrätty. Poistettavat saatavat, joiden suuruus on merkittävä ja joiden perintään on mahdollisuuksia, on luetteloitava ja pyrittävä saamaan niistä suoritus siihen saakka, kunnes saatava vanhenee. Jos kyseessä on erityisen suuri saatava, on saatavan vanheneminen estettävä. Tileistä poiston jälkeen saadut suoritukset kirjataan kulukirjauksen oikaisuksi. (kh 22.6.2010 124) Maakuntahallinto pitää tietokantaa tileistä poistetuista, mutta vielä perinnässä olevista saatavista. 18. Muita määräyksiä ja voimaantulo Kaupungin talousjohtajalla on oikeus antaa näihin ohjeisiin perustuvia täydentäviä ohjeita kuultuaan toimialojen ja liikelaitosten johtajia. Toimialojen ja liikelaitosten johtajilla on oikeus antaa täydentäviä ohjeita asianomaisen toimialan lauta- tai johtokunnan määräämien maksujen, taksojen ja korvausperusteiden osalta. Maakuntahallinnolla on oikeus antaa ohjeita omien liittymiensä osalta. Tämä laskutus- ja perintäohje tulee voimaan 1.11.2009 lukien. Samalla kumotaan 9.10.2000 annettu laskutus- ja perintäohje siihen myöhemmin tehtyine täydennyksineen. 8