Hankinnan kohteen kuvaus 1 (5) HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS
Hankinnan kohteen kuvaus 2 (5) Sisältö 1. Tampere3-hanke... 3 2. ERI OSAPUOLTEN JA HANKKEEN ROOLIT... 3 3. HANKINNAN KOHDE... 3 3.1. Hankinnan tausta ja tarkoitus... 3 3.2. Hankinnan laajuus... 4 3.3. Hankinnan kohteen määrittely... 4 3.4. Palvelun tietosuoja... 5 3.5. Suunniteltu sopimuskausi... 5
Hankinnan kohteen kuvaus 3 (5) 1. Tampere3-hanke Tampereen yliopisto (TAY), Tampereen teknillinen yliopisto (TTY) ja Tampereen ammattikorkeakoulu Oy (TAMK), rakentavat yhdessä uudenlaista korkeakoulukokonaisuutta (myöh. Tampere3). 2. ERI OSAPUOLTEN JA HANKKEEN ROOLIT Tampere3 hankkii HRM- ja palkanlaskentaa tukevan yhdenmukaisen HR-tietojärjestelmäkokonaisuuden SaaS-palveluna. Palvelukokonaisuuden tulee tukea organisaation sähköisiä prosesseja. Valittava toimittaja toimittaa kaikki osat, joista osa voidaan hankkia alihankintana, mutta toimittaja vastaa palvelukokonaisuudesta kuin omastaan. Toimittaja perustaa Tampere3-hanketta varten uuden yhteisen ympäristön, johon määritellään yhteiset koodistot, luokitukset, yms. henkilöstö- ja palkkahallinnon ja eri sidosryhmien tarvitsemia tietoja varten. TAMKin osalta määrittely tehdään myöhemmin eri käyttöönotossa. 3. HANKINNAN KOHDE 3.1. Hankinnan tausta ja tarkoitus Tampere3 tulee olemaan noin 35.000 opiskelijan ja noin 4.500 työntekijän korkeakoulukonserni, joka sisältää kahdesta yliopistosta muodostettavan yliopistosäätiön sekä Tampereen ammattikorkeakoulu Oy:n. Nykyisin yliopistot noudattavat Yliopistojen yleistä työehtosopimusta sekä harjoittelukouluja koskevia määräyksiä (Sivistystyönantajat ry) ja TAMK Avaintyönantajat Avainta ry:n työehtosopimusta ja opetusalan työehtosopimusta. Korkeakoulu Opetus- ja tutkimushenkilöstö Muu henkilöstö Harjoittelukoulu HTV 2015 (henkilötyövuosi) TAMK 413 321 734 TTY 1 081 633 1 714 TAY 1 082 807 92 1 981 Yhteensä 2 576 1 761 92 4 429 Korkeakouluilla nykyisin käytössä olevat HR- ja palkkajärjestelmäkokonaisuudet ovat eri toimittajien ohjelmistoja (toimittajia nykyisin esim. Sympa, CGI, Aditro). 1.1.2019 aloittavalla uudella yliopistosäätiöllä tulee olla käytössään yhdenmukaiset HR-prosessit ja niitä tukeva yhteinen tietojärjestelmäkokonaisuus, joka on loppukäyttäjän käytettävissä yhden portaalin esim. sähköisen työpöydän kautta. Konserniin kuuluva TAMK ottaa järjestelmän käyttöön myöhemmin päätettävänä ajankohtana. Henkilöstön suuri vaihtuvuus ja erilaisten henkilöstöryhmien ja henkilön eri henkilöroolien/käyttöoikeusmuotojen lukumäärä asettaa omat vaatimuksensa tietojen oikeellisuudelle ja ohjelmistojen ylläpidolle sekä käyttöoikeuksien hallinnalle. Hankintaprojektin tavoitteena on hankkia parhaiten sopiva kokonaisratkaisu Tampere3 henkilöstöhallinnon tarpeiden ja toiminnallisuuksien tukemiseen. Ratkaisun tulee olla avoin ja joustava, jotta se pystyy vastaamaan organisaation muuttuviin tarpeisiin. Sen tulee olla nykyaikainen ja ominaisuuksiltaan hyvin testattu sekä hyvin tuettu palvelu, jonka tulee olla teknisesti luotettava.
Hankinnan kohteen kuvaus 4 (5) 3.2. Hankinnan laajuus Palkan- ja palkkionsaajia oli vuonna 2015 yhteensä n. 14 000, joista päätoimen palkansaajia n. 6100. Poissaolotapahtumia oli reilut 9 000 ja lomatapahtumia n. 13 000. Sähköisiä ja paperisia palkkalaskelmia toimitetaan kokonaisuudessaan n. 77.000 kpl vuodessa. Esimiesroolissa toimii tällä hetkellä n. 700 työntekijää. 3.3. Hankinnan kohteen määrittely Hankittava palvelukokonaisuus on kuvattu alla: Kokonaisuudella hoidetaan Tampere3 -konsernin henkilöstöasiat ja palkanmaksu voimassa olevien työehtosopimusten sekä muiden säädösten mukaisesti. Kokonaisuus toteuttaa Suomessa voimassa olevaa lainsäädäntöä. Lisäksi järjestelmää käytetään sekä oman että ulkopuolisen henkilöstön tietojen ylläpitoon, palkkioiden, työ- ja käyttökorvausten sekä apurahojen maksamiseen. Järjestelmä mahdollistaa sähköiset itsepalvelutoiminnot ja sillä toteutetaan ulkoinen ja sisäinen raportointi. I-vaihe on tuotantokäytössä 1.1.2019 uudella yliopistosäätiöllä (Tampereen yliopisto ja Tampereen teknillinen yliopisto).
Hankinnan kohteen kuvaus 5 (5) Tilaajalla on mahdollisuus hankkia optiona suorituksen johtamisen (palkkakeskustelut YPJ), osaamisen johtamisen (tavoite- ja kehityskeskustelut) ja koulutusten hallinnan sekä rekrytointi osat. Järjestelmä huomioi korkeakouluja sitovat säädökset ja niihin tulevat muutokset (mm. Yliopistojen yleinen työehtosopimus, ammattikorkeakoulun työehtosopimus). Tieto tallennetaan vain kerran ja se on hyödynnettävissä ajantasaisesti tarvittavissa yhteyksissä ja eri osissa. Järjestelmän tulee mahdollistaa palvelussuhdetasoinen käsittely. Yksi palvelussuhde voi koostua useasta määräaikaisesta työsopimuksesta ja niihin liittyvistä tapahtumista. Järjestelmä voidaan hajauttaa Tampere3 yksiköille siten, että työntekijöihin ja työsuhteeseen liittyvät ajantasaiset tiedot ovat myös esimiesten käytettävissä (portaali / sähköinen työpöytä). Järjestelmä sisältää sähköiset työnkulut (hyväksymisketjut) ja itsepalvelutoiminnot (esim. vuosilomailmoitukset, poissaoloilmoitukset, osoitteen muutokset yms.). Palvelu on loppukäyttäjän käytettävissä valinnan mukaan suomeksi ja englanniksi. Määrätyt tulosteet ovat saatavissa suomeksi ja englanniksi esimerkiksi työsopimus ja työtodistus. Tarvittavat tiedot pitää olla raportoitavissa, myös tekstikentissä olevaa tietoa. Järjestelmäkokonaisuuden tulee mahdollistaa kattava valmis ja ad hoc -raportointi. Järjestelmään pitää voida konvertoida nykyisten järjestelmien tietoja. Tiedot ovat tilaajan käytettävissä (haettavissa, tulostettavissa ja raportoitavissa) vähintään viisi vuotta. Käyttöoikeuksien hallinnan tulee olla riittävän yksinkertaista. Tilaajan on mahdollista luoda eri käyttäjärooleja ja käyttöoikeuksia tarpeen mukaan. Henkilöllä voi olla eri käyttöoikeuksia / -rooleja organisaation eri tasoilla ja toiminnoissa. Järjestelmä kerää tarvittavista tiedoista selväkielistä tapahtumalokia, joka on tilaajan vapaasti saatavilla, esimerkiksi palkansaajan pankkitilin muutos. Tarvittava tieto (tilaajan syöttämä, siitä jalostettu tai tilaajalta saatu) tulee olla siirrettävissä reaaliaikaisesti ulos. Järjestelmäkokonaisuuden pitää mahdollistaa automaattiset tiedonsiirrot muiden järjestelmien kanssa sekä tietojen välittäminen Tampere3:n palveluväylään esim. Rest-rajapinnan kautta. Järjestelmän tiedot ovat konsernin käytettävissä kaikissa konsernin sisäisissä integraatioissa. Osatarjouksia ei hyväksytä. Tarjoajan pitää tarjota palvelukokonaisuutta, joka sisältää vähintään edellä mainittu I-vaiheen toiminnallisuudet. 3.4. Palvelun tietosuoja Sen lisäksi mitä JIT 2015 Yleiset -ehtojen luvussa 18 on sovittu, Toimittaja noudattaa rekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mm. henkilötietolainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämiä velvoitteita. Toimittaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon tietojärjestelmien oletusarvoisen ja sisäänrakennetun tietosuojan. 3.5. Suunniteltu sopimuskausi Valitun toimittajan kanssa tullaan tekemään toistaiseksi voimassa oleva sopimus, jossa toimittaja sitoutuu tukemaan ja ylläpitämään palvelua vähintään viiden vuoden ajan tuotantokäytön aloittamisesta.