1 Kokoustiedot SOTE- ja maakuntauudistuksen virkamiesryhmän kokous Kokousaika To klo 9.00-11.15 Kokouspaikka Etelä-Pohjanmaan liitto (maakuntasali), Kampusranta 9 C, Seinäjoki Käsiteltävät asiat Asia Sivu 1 Kokouksen avaus... 3 2 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen... 4 3 SOTE- ja maakuntauudistuksen tilannekatsaus... 5 4 Strategisten tukipalveluryhmien käynnistymisen tilannekatsaus... 6 5 Uuden maakunnan rakentumisen tiekartta... 7 6 Maakuntaorganisaation konsernirakenteen yleiskuvaus (rakennearkkitehtuuri)... 8 7 Maakuntastrategian ja SOTE-palvelustrategian valmistelu... 9 8 Maakunnan tutkimus- ja kehittämisrakenne... 10 9 SOTE -palvelurakenne... 11 10 SOTE- kuntayhtymän perustaminen... 12 11 Tukipalvelut Oy:n perustaminen... 13 12 PELAn ja ensihoidon yhteistyön rakentaminen... 14 13 ICT-ryhmän raportti... 15 14 Muutosviestintä... 18 15 Kokouskalenteri... 19 16 Muut asiat... 20 17 Kokouksen päättäminen... 21
2 Kokousaika To klo 9.00-11.15 Kokouspaikka Etelä-Pohjanmaan liitto (maakuntasali), Kampusranta 9 C, Seinäjoki Osallistujat Etelä-Pohjanmaan liitto Peltola Asko, maakuntajohtaja ELY-keskus Soininen Mika, ylijohtaja Etelä-Pohjanmaan Sairaanhoitopiiri Pihlajamäki Jaakko, johtaja Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Nummi Jouni, johtaja Etelä-Pohjanmaan TE-toimisto Tuohimaa-Kari Leena, johtaja Linna Jari, kehittämispäällikkö Etelä-Pohjanmaan pelastuslaitos Lapuan kaupunki Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Järvi-Pohjanmaan perusturva Kuntayhtymä Kaksineuvoinen Seinäjoki JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Henkilöstöjärjestöjen edustaja SOTE-johtajien varajäsenet Kuusiokuntien sosiaali- ja terveyskuntayhtymä Ilmajoki Esittelijät Etelä-Pohjanmaan sote-projekti Etelä-Pohjanmaan liitto Etelä-Pohjanmaan liitto Setälä Harri, pelastusjohtaja Aro Piia, perusturvajohtaja Nuuttila Kari, liikelaitoskuntayhtymän johtaja Penninkangas Tanja, peruspalvelujohtaja Pusa Anna-Kaisa, kuntayhtymän johtaja Ranta Raija, kansliapäällikkötoimialajohtaja Koivisto Hannele, kuntayhtymän johtaja Vesa Maunuksela, pääluottamusmies (TEHY) Ruuttila Pasi, (JUKO) Maria-Liisa Nurmi, kuntayhtymän johtaja Tytti Luoto, sosiaalijohtaja Jokiranta Harri, projektinjohtaja Seppelvirta Heli, muutosjohtaja Sorvettula Johanna, konsernimuutosjohtaja Sihteeri Käsitellyt asiat Jari Aaltonen 1-17 :t Allekirjoitukset Asko Peltola puheenjohtaja Jari Aaltonen sihteeri
3 1 Kokouksen avaus Todetaan läsnäolijat. Hyväksytään asialista. Todettiin läsnäolijat ja hyväksyttiin asialista.
4 2 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja, joka on toimitettu jäsenille sähköpostitse. (Liite 1) luonnokseen oli tullut yksi kommentti viestintä ja osallisuus -kohtaan. hyväksyttiin em. täydennyksellä.
5 3 SOTE- ja maakuntauudistuksen tilannekatsaus Lausuntopalautteen perusteella on tehty muutoksia SOTE- ja maakuntauudistuksen lakiluonnoksiin. (Liitteet 2 ja 3) Käydään keskustelu ajankohtaisesta valmistelutilanteesta ja merkitään tilannekatsaus tiedoksi. Heli Seppelvirta esitteli valmistelutilannetta ja joulukuussa 2016 SOTE- ja maakuntauudistuksen lakiluonnoksiin tulleet muutokset. Merkittiin tilannekatsaus tiedoksi.
6 4 Strategisten tukipalveluryhmien käynnistymisen tilannekatsaus SOTE-valmistelussa on tehty osaltaan perusselvitystä, mikä hyödynnetään täysimääräisesti. Työryhmien, alatyöryhmien ja osittain teemaryhmien puheenjohtajat ja jäsenet on nimetty. 19.1.2017 on järjestetty Strategisten tukipalveluryhmien Kick off tilaisuus, joten ryhmien käynnistäminen on suoritettu ja työ alkaa aikataulutetusti (tiekartta ssä 5). Maakunnan Tukipalvelu Oy:n suunnittelu ja kehittäminen on aloitettu kuntien alustavilla keskusteluilla. Sopimuskartoitus aloitetaan kevään 2017 aikana. Kuntajohtajat päättivät kokouksessaan 13.12.2016 puheenjohtajan esityksestä, että kuntajohtajien jäsenyyttä/läsnäoloa SOTEMAKU työryhmissä ei pidetä tarkoituksenmukaisena, koska kuntajohtajat muodostavat oman työryhmän (kuntajohtajafoorumi), jossa keskitytään strategiseen ohjaukseen. SOTE- ja maakuntauudistuksen strategiset tukipalvelut päätyöryhmä kokoontui 12.1.2017 ja on tehnyt seuraavat esitykset ryhmien puheenjohtajien muutoksista. 1) Johtamisjärjestelmä: Tietojohtaminen / tietotuotanto Seija Peitso, Kaksineuvoinen Henkilön tehtävien muuttuessa vaihdos on syytä tehdä. Peitson tilalle ehdotetaan puheenjohtajaksi Jouni Nummea, Eskoo ja varapuheenjohtajaksi Tuula Ristimäkeä, EPSHP. 2) Talous, Anna-Kaisa Pusa, Kaksineuvoinen Henkilön tehtävien muuttuessa vaihdos on syytä tehdä. Pusan tilalle ehdotetaan puheenjohtajaksi Aaro Honkolaa, Seinäjoen kaupunki. 3) ICT ja digitaalisuus työryhmä: Asiakkuudenhallinta ja toiminnan ja tuotannon ohjaus Seija Peitso, Kaksineuvoinen Henkilön tehtävien muuttuessa vaihdos on syytä tehdä. Peitson tilalle ehdotetaan puheenjohtajaksi Tuula Ristimäkeä, EPSHP. Tilannekatsaus merkitään tiedoksi. Hyväksyttiin ehdotuksen mukaiset henkilömuutokset. Jouni Nummi poistui käsittelyn ajaksi. Koska pelastuslaitokset tulevat jokaiseen maakuntaan, niin päätettiin tarkastella pelastuslaitoksen edustus toiminnassa olevissa työryhmissä. Päätettiin, että jos perustetaan uusia työryhmiä, niin aina tarkastellaan myös henkilöjärjestöjen edustus. Lisäksi todettiin keskustelun jälkeen, että henkilöstöjärjestöjen tiedonvaihtoryhmän merkitys korostuu valmistelun edetessä.
7 5 Uuden maakunnan rakentumisen tiekartta Maakunnilla on käytettävissä uudistuksen tueksi yleistasoinen, valtakunnallinen SOTE- ja maakuntauudistuksen tiekartta. Etelä-Pohjanmaalla on valmisteltu uuden maakunnan rakentumisen jatkuvasti päivittyvä konkreettinen tiekartta. (Liite 4) Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
8 6 Maakuntaorganisaation konsernirakenteen yleiskuvaus (rakennearkkitehtuuri) Uuden maakunnan rakenteen kehittämiseksi ja eteenpäinviemiseksi on olennaista hahmottaa maakuntakonsernin rakenne järjestäjän ja tuottajan näkökulmista. Tämä on edellytys työryhmien työn eteenpäin viemiselle ja konkreettisemmalle toiminnan suunnittelulle. Keskustellaan maakuntakonsernirakenteesta luonnoksen pohjalta. Heli Seppelvirta ja Harri Jokiranta esittelivät luonnosta maakuntaorganisaation konsernirakenteesta. Käytiin tästä laaja-alainen keskustelu. Keskustelussa nousivat esiin mm. liikelaitosten määrä maakunnassa, osakeyhtiöiden valmisteluun liittyvät liikesalaisuudet ja toisaalta uudistuksen julkinen valmistelu, valtakunnallisten palvelukeskusten suhde alueellisiin toimintoihin ja EP:n SOTE Oy:n mahdollisuudet käyttää alihankkijoita. Merkittiin maakuntakonsernirakenteen valmistelu tiedoksi.
9 7 Maakuntastrategian ja SOTE-palvelustrategian valmistelu Maakunnalla on oltava maakuntastrategia, jossa maakuntavaltuusto päättää maakunnan toiminnan ja talouden pitkän aikavälin tavoitteista. Maakunnan strategiassa tulee ottaa huomioon: 1) asukkaiden hyvinvoinnin edistäminen maakunnan tehtäväalalla; 2) palvelujen järjestämistä ja tuottamista koskevat strategiset linjaukset; 3) maakunnan tehtäviä koskevissa laeissa säädetyt palvelutavoitteet; 4) alueiden, alueiden käytön, elinympäristön laadun ja alueen elinkeinojen kehittäminen; 5) omistajapolitiikka; 6) henkilöstöpolitiikka; 7) asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet Maakuntastrategian valmistelu tulee aloittaa kevättalvella 2017 ensi vaiheessa laatimalla strategian laatimisen työohjelma. Työohjelman valmistelevat muutosjohtajat. SOTE-palvelustrategian valmistelu sisältyy SOTE-strategiatyöryhmän työhön. Olennaista on hahmottaa uuden maakunnan laaja strateginen viitekehys. Keskustellaan maakuntastrategian ja palvelustrategian valmistelusta. Esitetään johtoryhmälle maakuntastrategiatyön käynnistämistä työohjelman laadinnalla. Keskusteltiin maakuntastrategian ja palvelustrategian valmistelusta. Valtakunnallisten muutosjohtajien kierrosta maakuntaan 24.3.2017 voisi hyödyntää maakuntastrategian valmistelun käynnistämisessä. Päätettiin esittää johtoryhmälle maakuntastrategiatyön käynnistämistä työohjelman laadinnalla.
10 8 Maakunnan tutkimus- ja kehittämisrakenne SOTE- ja maakuntauudistus ovat yhdistyneet nopeammin kuin syksyn alussa aavistettiin. Näin muodoin on tullut tarve koota yhteen niitä tekemisiä ja toimintoja, jotka ovat yhteisiä sekä SOTE- että maakuntauudistukselle. Strategisten tukipalvelujen lisäksi maakunnan tutkimus- ja kehittämisrakenne vaativat yhtenäistä tarkastelua. Sekä SOTE-työvaliokunta että MAKU-valmisteluryhmä ovat linjanneet, että tutkimus- ja kehittämisrakennetta on syytä tarkastella valmistelussa yhteneväisellä rakenteella. SOTE- ja maakuntauudistuksen kehittämistoimintojen työryhmien avainhenkilöitä on kokoontunut keskustelemaan 9.1.2017 kokonaisuuden työryhmärakenteesta. Esitetään, että perustetaan SOTEn ja MAKUn yhteinen Maakunnan tutkimus- ja kehittämisrakenne ryhmä. Jäseniksi esitetään: Teemu Puolijoki, EPSHP (pj) Maria-Liisa, Nurmi, Kuusiokuntien sosiaali- ja terveyskuntayhtymä Matti Rekiaro, Aksila Arto Rautajoki, SonetBotnia Timo Takala, ELY Jouni Nummi, Eskoo Tuula Ristimäki, EPSHP Koulutus- ja tutkimuskentän edustaja Jarmo Lusa, hlöjärjestöjen edustaja Maakunnan tutkimus- ja kehittämisrakenteen alla on kolme työryhmää SOTE-tutkimus- ja kehittämistoiminnan organisointi (pj. Maria-Liisa Nurmi) > Ryhmä olemassa Alatyöryhmä: Muutostyö ja koulutus Aluekehitys ja strateginen suunnittelu (pj. Timo Takala, Heli Seppelvirta) > Ryhmä olemassa Alatyöryhmä: Kulttuurin kehittäminen (pj. Marjatta Eväsoja) > Ryhmä olemassa Tietojohtaminen ja tietotuotanto (pj. Jouni Nummi) Ryhmä on sama kuin johtamisjärjestelmän alla oleva ryhmä. Valmistelevien keskustelujen perusteella on päädytty tähän ratkaisuun kokonaisuuden pirstoutumisen ehkäisemiseksi. Ryhmää täydennetään maakuntauudistuksen ja tietotuotannon asiantuntijoilla. Päätettiin perustaa SOTEn ja MAKUn yhteinen Maakunnan tutkimus- ja kehittämisrakenne - ryhmä ehdotuksen mukaisesti; kuitenkin sillä täydennyksellä, että koulutus- ja tutkimuskentän edustajiksi pyydetään esitykset Seinäjoen ammattikorkeakoululta, Etelä-Pohjanmaan korkeakouluyhdistykseltä, Seinäjoen yliopistokeskukselta ja Koulutuskeskus Sedulta.
11 9 SOTE -palvelurakenne SOTE -työvaliokunta on kokouksessaan 13.1.2017 3 käsitellyt SOTE -palvelurakenteen operatiivista (maantieteellistä) rakennetta. SOTEMAKU valmistelun aikataulu on tiukka. Jotta voidaan varmistaa SOTE toiminnan kokonaisuus osana maakunnan liikelaitosta, on tarkoituksenmukaista muodostaa SOTE palvelurakenteen operatiivinen kokonaisuus alkuvaiheessa olemassa olevan yhteistoimintaaluerakenteen sekä Lapuan ja Seinäjoen kaupunki mukaisesti. Tällöin Etelä-Pohjanmaan maakunta muodostaa yhden hallinnollisen palvelualueen ja palvelukokonaisuuksissa voidaan hyödyntää nykyisiä yhteistoiminta-alueiden sekä Lapuan ja Seinäjoen kaupunkien ratkaisuja ja käytäntöjä sekä sovittaa koottavat palvelut. Palvelurakenteen jatkokehittämiselle maakunnan toiminnan käynnistämisen jälkeiselle ajalle laaditaan työsuunnitelma. Palvelujen kehittämistä tehdään jo nykyisten rakenteiden puitteissa sekä erityisesti kansallisten kärkihankkeiden mukaisesti että I&O ja LAPE muutosagenttien toiminnan kautta ja LAPE hankkeessa. Maantieteellisen toiminta-alueen määrittäminen nykyisten yhteistoiminta-alueiden sekä Lapuan ja Seinäjoen kaupungit mukaisesti mahdollistaa myös maakunnan liikelaitoksen suoranvalinnan mukaisten sosiaali- ja terveyskeskusten verkon hahmottamisen ja tarvittavan yhtiöittämisprosessin käynnistämisen syksyn 2017 aikana. Virkamiesryhmä esittää johtoryhmälle, että SOTE palvelurakenteen operatiivinen kokonaisuus muodostetaan alkuvaiheessa olemassa olevan yhteistoiminta-aluerakenteen sekä Lapuan ja Seinäjoen kaupunki mukaisesti (Liite 5). Harri Jokiranta esitteli SOTE palvelurakenteen operatiivista kokonaisuutta. Hyväksyttiin ehdotuksen mukainen esitys annettavaksi johtoryhmälle.
12 10 SOTE- kuntayhtymän perustaminen SOTE- ja maakuntauudistuksen laajuus ja toimialojen moninaisuus on haaste suunnittelu- ja toteutusvaiheelle. SOTE-uudistuksessa koko julkinen sosiaali- ja terveydenhuolto uudistetaan. Etelä-Pohjanmaan SOTE-integraation järjestäminen ja tuottaminen yhtenäisin toimintavoin ja perustein on tarkoituksenmukaista aloittaa kuntayhtymänä 1.1.2018. Kuntayhtymän toteutus uudistuksen vaiheistamisena takaa hallitun prosessin. Tällä tavoin turvataan kuntalaisten palvelujen onnistunut ja tasapuolinen järjestäminen. SOTE-kuntayhtymän perustaminen varmistaa lakiluonnoksen 21.12.2016 mukaisen maakunnan liikelaitoksen jouhevan käynnistymisen SOTE-palvelujen osalta 1.1.2019. Menettely ei muodosta päällekkäisyyksiä maakunnalliselle SOTEMAKU-valmistelulle. Menettelytapa edistää suoranvalinnan piiriin kuuluvien tehtäväkokonaisuuksien hallitun jatkokehittämisen ja siirtämisen maakunnan osakeyhtiöön/osakeyhtiöihin maakunnan perustumisen yhteydessä. Kuntayhtymään siirtyy SOTE-palvelujen järjestämis- ja tuottamisvastuu. 21.12.2016 lakiluonnos osaltaan tukee SOTE-kuntayhtymän perustamista. SOTE Strategiset tukipalvelut -työryhmä on esittänyt SOTE-työvaliokunnalle 9.12.2016, että Etelä-Pohjanmaa muodostaa sosiaali- ja terveydenhuollon maakunnan kattavan kuntayhtymän vuoden 2018 alusta. Työvaliokunta esittää (9.12.2016 6) asiaa virkamiesryhmälle. SOTE-kuntayhtymän perustaminen oli myös strategisten tukipalvelujen päätyöryhmän yksimielinen esitys (12.1.2017). Virkamiesryhmä esittää johtoryhmälle, että maakunnallisen SOTE-kuntayhtymän valmistelu ja perustamistoimet aloitetaan keväällä 2017 siten, että kuntayhtymä voi aloittaa toimintansa 1.1.2018. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Merkittiin tiedoksi, että henkilöstöjärjestöiltä on tullut yhteinen kannanotto 25.1.2017, jossa tuetaan yhteisen kuntayhtymän perustamista.
13 11 Tukipalvelut Oy:n perustaminen Etelä-Pohjanmaan liitto ja Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri käyvät kuntien kanssa keskustelua valmistelun aloittamisesta maakunnan ja kuntien yhteisesti omistamasta Tukipalvelu Oy:stä. Esitys perustamisesta on tarkoitus saada valmiiksi tammi-helmikuun aikana. Kunnat ja yhteistoiminta-alueet ovat nimenneet edustajansa valmisteluryhmään. Maakunta ja kunnat sekä mahdollisesti valtio saavat in-house aseman. Tarkoituksenmukaista on tehdä tukipalvelut yhdessä, jotta toiminta kaikkien organisaatioiden osalta on taloudellista ja jotta työpaikat ja osaaminen säilyvät maakunnassa. Valmistelu merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
14 12 PELAn ja ensihoidon yhteistyön rakentaminen Pelastustoimen ja ensihoidon tehtävien järjestäminen maakunnassa voidaan aloittaa, kun pelastustoimen järjestämisvastuu tulee 18 maakunnalle. Valmistelussa ei ole otettu kantaa ensihoidon tuotannosta. Kiireettömät tehtävät ja sairaalasiirrot on eriytettävä ensihoidosta. Pelastustoimen ja ensihoidon tehtävien yhteensovittamisesta on hyvä aloittaa keskustelut ja tehdä selvitys. Keskustellaan PELAn ja ensihoidon tehtävien yhteensovittamisesta ja etenemisestä. Viedään asia johtoryhmän keskusteltavaksi. Harri Setälä avasi keskustelun pohjaksi yhteistyön sisältöjä. Päätettiin viedä asia johtoryhmän keskusteltavaksi esityksen mukaisesti.
15 13 ICT-ryhmän raportti ICT-ryhmän raportti on luettavissa https://sote.ep2019.fi/hallinto/ Raportissa on koottu nykyisen palvelurakenteen ja toimintakäytäntöjen haasteet ja uudistumisen mahdollisuudet sekä palvelutarpeeseen ja sen muutoksiin liittyviä tekijöitä. SOTE-ICT selvitysraportti on koottu useiden alatyöryhmien osalta. Alatyöryhmät olivat Perustietotekniikka ja infra-alatyöryhmä SOTE asiakastietojärjestelmät Muut SOTE -tietojärjestelmät Tietojohtaminen Hallinnolliset järjestelmät Tietohallinnon prosessit ja arkkitehtuuri Alatyöryhmien osalta on esitetty tavoitetila ja etenemissuunnitelma, joissa on kuvattu mm. SOTE -valmisteluvaiheen (siirtymävaihe vuodet 2017 2019) tehtäviä ja edelleen tarvittavia tarkennuksia sekä jatko- tai etenemissuunnitelmia kunkin alatyöryhmän osalta Jatkotyöskentelyssä toteutumissuunnitelmia tarkennetaan mm. maakunnan tarpeiden osalta sekä SOTE-ICT:n valtakunnallinen ohjauksen ja palvelukeskuksille siirtyvien tehtävien osalta. Myös järjestämisen ja valinnanvapauden tuomat tarkennukset tulee huomioida. Tämän lisäksi keskeisiä jatkotyössä toteutettavia asioita, jatkotoimenpide-ehdotuksia ja suosituksia esitetään jatkossa edistettäväksi (alla esitetty alatyöryhmäkohtaisesti): 1) Perustietotekniikka ja infra-alatyöryhmä Laitteet ja työasemat - Toteutetaan mahdollisuuksien mukaan kyseisen työryhmän antamia suosituksia laitekannan uudistamisessa. o Sovitaan yhdessä SOTEn valmistelukaudella hankittavista malleista, varusohjelmista ja hankintatavasta. o Hallinnan yksinkertaistamiseksi pyritään mahdollisimman korkeaan vakiointi- ja virtualisointiasteeseen sekä automatisointiin. - Työasemia uusitaan seuraavien kahden vuoden kuluessa, koska muuten sote:n syntyessä laitekanta on vanha. - Tarkennetaan suunnitelmaa tarvittavilta osin ja huomioidaan maakunnan tarpeet jatkotyössä. (lääkintälaitteet ja IOT eivät olleet tässä selvityksessä mukana) Konesalipalvelut - Sote:n konesalipalvelut ja -järjestelmät yhtenäistetään ja siirretään yhteen konesalikokonaisuuteen (sairaanhoitopiirin konesaliin). Varajärjestelmä toteutetaan. - Lisenssiomaisuuden jatkoselvittely toteutetaan. Verkot - Olemassa olevia alueverkkoja hyödynnetään ja laajennetaan vastaamaan SOTEympäristön tarpeisiin huomioiden verkkokapasiteetin tarpeet ja tarvittavat ohjelmistot (Tehdään tarvittavia tarkennuksia). Hallintapalveluiden kilpailutuksessa huomioidaan sote:n vaikutukset.
16 o huomioitava myös sote-toimipisteet alueella ja erottelu kunnan verkoista 2) SOTE asiakastietojärjestelmät - Tuetaan sote- järjestelmäkokonaisuuden kehityksellä maakunnan sote -toimintaa ja mm. osallistutaan UNA- hankeen uudistamistyöhön. - Yhtenäistetään potilastietokannat siirtymävaiheessa ja toteutetaan asiakkaiden sähköisten palvelujen kehitystä osana asiakasprosessia. - Selvitetään ja toteutetaan mahdollisuuksien mukaan sosiaalihuollon toimintojen siirto yhtenäiseen tietokantaan ja järjestelmään. - Aloitetaan vanhojen tietojen arkistointi Avaintec:n arkistoon. (selvitetään Kantaarkistointi tarpeet) 3) Muut SOTE -tietojärjestelmät - Uusien tutkimuslaitteiden ja niihin liittyvien järjestelmien hankinnassa huomioidaan yhteentoimivuus ja hankinnat toteutetaan yhteishankintana mahdollisuuksien mukaan. - Edistetään yhtenäisten toimintatapojen, tutkimus- ja muiden ohjelmistojen käyttöä. - Huomioidaan hankinnoissa työryhmän tekemät tekniset ja palvelutasovaatimukset. 4) Tietojohtaminen - Edistetään tietotuotannon ja sen ohjausmekanismien yhtenäistämistä. - Toteutetaan tietotarpeiden ja niiden analysointitarpeiden tarkentaminen. - Sovitaan yhteisistä hallintamalleista mm. ydintietojen osalta. - Edistetään tietojohtamisen järjestelmäratkaisujen ja dw:n kehittämistä - Edistetään asiakkuuden-, toiminnan- ja tuotannonohjausjärjestelmien hankintaa ja mm. tuetaan myös järjestäjän tietojärjestelmän tarpeita mm. UNA -hankkeessa sekä tarpeen mukaan muita vastaavia järjestelmiä. - Edistetään älypalveluiden käyttöönottoa (Pilvipalvelut) 5) Hallinnolliset järjestelmät (mm. Talous hallinto, Henkilöstöhallinta, Kiinteistöjen hallinta, Turvallisuuden hallinta, Hankinta ja varasto, Logistiikka, Tiedonhallinta, päätöksenteko, asianhallinta, Markkinointi ja viestintä, Puhelujen ja kutsujen hallinta, Ruokapalveluiden hallinta) - Edistetään yhtenäisiin toimintamalleihin ja järjestelmiin siirtymistä tarpeellisilta osin - Huomioidaan vanhojen tietojen tarve ja arkistointivelvoitteet ja aloitetaan mahdollisuuksien mukaan arkistointi. - Tehdään tarkemmat toimintaprosessien, järjestelmien ja tiedonsiirtotarpeiden suunnitelmat osa-aluekohtaisesti yhteistyössä ICT- ja substanssiasiantuntijoiden kanssa. 6) Tietohallinnon prosessit ja arkkitehtuuri Edistetään ja toteutetaan mahdollisuuksien mukaan suunnitelmaa tietohallinnon toimintaprosessien ja tavoitearkkitehtuurin mukaisesta etenemisestä sekä laadunhallinnasta. Jatketaan sote-ict:n tietohallinnon organisaatiorakenteen suunnittelua huomioiden muun maakunnan organisoinnin suunnittelu. Luodaan organisaatiomalli tukemaan verkostomaista toimintaa sisäisten ja ulkoisten sekä valtakunnallisten toimijoiden kesken. Edellä mainitut tehtävät ja toteutukset tulevat vaatimaan runsaasti aikaa, henkilö- ja muita resursseja.
17 Merkitään tiedoksi ICT-ryhmän raportti. Merkitään tiedoksi jatkosuunnittelussa huomioitavat tekijät asiatekstissä esitetyn mukaisesti. Keskustelussa pidettiin tärkeänä, että asia menee johtoryhmän linjattavaksi. Lisäksi toivottiin tiivistä esitystä nykytilasta, tarvittavista toimista ja suhteesta valtakunnalliseen valmisteluun. Valmistelu päätettiin viedä tiedoksi johtoryhmälle.
18 14 Muutosviestintä Maakunta- ja sote-uudistuksen viestintäsuunnitelmat on syytä päivittää ja laatia uudistuksen yhteinen viestintäsuunnitelma. Yhteiselle viestintäsuunnitelmalle on tarve uudistuksen kokonaisvaltaisen etenemisen näkökulmasta. Maku- ja sote-valmistelun yhdistyminen on aiheuttanut myös sen, että www.ep2019.fi - verkkosivut ovat rakenteeltaan vanhentuneet ja niiden uudistusta suunnitellaan parhaillaan. Uudistus yhdistäisi sote- ja maku-osiot yhdeksi kokonaisuudeksi. Tavoitteena on edetä sellaisessa aikataulussa, että väliaikaishallinnolla olisi käytettävissään uudistetut verkkosivut. Uudistus toteutetaan yhteistyössä samojen palveluntarjoajien kanssa (Seravo ja Kumu Communications), jotka toteuttivat kyseisen verkkosivukokonaisuuden keväällä 2016. Uudistus tulee aiheuttamaan jonkin verran kustannuksia. Kansalaisilla on merkittävä rooli uuden maakunnan toimintojen suunnittelussa. On olennaista laativa uudistuksen valmisteluvaiheessa osallisuussuunnitelma, miten kansalaisyhteiskunnan toimijat systemaattisesti osallistetaan valmisteluun. Ilkka-lehti ei tarttunut viestintäryhmän ehdotukseen sotemaku-uudistusta käsittelevästä kolumnisarjasta. Viestintäryhmä on alustavasti päättänyt ehdottaa seuraavaksi Ilkka-lehteen juttusarjaa työnimellä "Kymmenen askelta uuteen maakuntaan". Viestintäryhmä kokoontuu tekemään ehdotuksen tarkemmat suunnitelmat 24.1. Keväällä 2017 on suunnitelmissa toteuttaa sotemaku-uudistuksen kuntakierros. Tilaisuuksien tavoitteena on antaa ajankohtaista tietoa uudistuksen etenemisestä kuntien henkilöstölle, luottamushenkilöille ja suurelle yleisölle. Kierroksen ajankohta on vielä auki. Etelä-Pohjanmaan liiton hallinnoima SharePoint-työtila tullaan jalkauttamaan kaikkien työryhmien käyttöön. Työtila on tarkoitettu materiaalien jakamiseen ja muokkaamiseen. Tällä hetkellä maakunta- ja sote-uudistustyötilassa toimivat maku-työryhmien jäsenet. Viestintäryhmä on koulutettu järjestelmän käyttöön, ja myös tekniset valmiudet käytön laajentamiseen ovat olemassa. Virkamiesryhmä esittää johtoryhmälle, että varaudutaan ep2019 -verkkosivuston uudistamiseen kevään 2017 aikana. Merkitään tilannekatsaus tiedoksi. Hyväksyttiin ehdotus ja merkittiin tilannekatsaus tiedoksi.
19 15 Kokouskalenteri Esivalmisteluvaiheen kokouskalenteri tiedoksi. Virkamiesryhmä SOTE-maku jory Lokakuu ma 10.10 klo 8 ti 25.10 klo 10 Joulukuu pe 2.12 klo 9 ma 12.12 klo 13 Helmikuu to 26.1 klo 9 pe 10.2 klo 9 Maaliskuu ma 6.3 klo 9 pe 17.3 klo 13 Huhtikuu ma 10.4 klo 9 pe 21.4.klo 13 Toukokuu ti 9.5 klo 9 pe 19.5 klo 13 Kesäkuu pe 9.6 klo 9 to 22.6.klo 9
20 16 Muut asiat Jouni Nummi kertoi Eskoon tuki- ja osaamiskeskuksen investoinnista. STM pyytää toimittamaan Etelä-Pohjanmaan ja Pohjanmaan maakuntien lausunnon tms. investoinnin tarpeellisuudesta (esim. maakuntauudistuksen SOTE työryhmältä). Päätetiin, että muutosjohtajat valmistelevat lausunnon yhdessä erityishuoltopiirin kanssa ja lausunto viedään käsiteltäväksi johtoryhmään. Käytiin keskustelua väliaikaishallinnon muodostamisesta ja ideoinnista. Nykyinen virkamiesryhmä vastaa taustaorganisaatioiltaan tahoja, jotka väliaikaishallinnon muodostaa. Väliaikaisesta valmisteluelimen kokoonpanosta tullaan käynnistämään neuvottelumenettely. Päätettiin, että asiaan palataan 6.3.2017 virkamiesryhmän kokouksessa. Sovittiin, että henkilöstöjärjestöjen tiedonvaihtoryhmän ensimmäinen kokous pidetään 8.3.2017 klo 13.00-15.00. Valtakunnallisten muutosjohtajien kierros ulottuu Etelä-Pohjanmaalle Kurikan Jalasjärvelle 24.3.2017. Käytiin päivän aikataulu läpi. Iltapäivän työpajojen teemoiksi esitetään hyvinvoinnin ja terveyden edistämistä, strategiatyötä, kasvupalveluita sekä tutkimus- ja kehittämistoimintaa. Työpajoihin kutsutaan osallistujat. Työpajoihin osallistuu myös ministeriöiden asiantuntijoita. Maakunnan muutosjohtajien kuntakierros käynnistyy toukokuussa. Ympäristöterveydenhuollon valmistelu siirretään SOTE-valmistelukokonaisuuteen työvaliokunnan alle. Tukipalvelu Oy:n valmistelun informaatiotilaisuus pidetään 29.3.2017 EPSHP:ssä. Etelä-Pohjanmaan pelastuslaitos osallistuu maakuntien valmiussuunnitelmien rungon valtakunnalliseen valmisteluun.
21 17 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.15.