KAUPUNGINHALLITUS 362 19.09.2016 KAUPUNGINHALLITUS 62 06.02.2017 KAUPUNGINVALTUUSTO 26 27.02.2017 Raahen kaupungin viestintäsuunnitelma/-ohjeistus 1466/07.0702.070201/2016 KH 362 Raahen kaupungilla ei ole tällä hetkellä voimassa olevaa vies tin täsuun ni tel maa tai -ohjeistusta, vaan edellinen viestintästrategia on laa dit tu vuosille 2001 2006. Viestintäsuunnitelman ja -ohjeistusten päi vit tä mi nen on jäänyt roikkumaan todennäköisesti siksi, ettei kukaan ole viime vuosina hoitanut viestintään liittyviä asioita pää toi mises ti, vaan useampi eri henkilö on hoitanut viestinnän eri osa-alueisiin liit ty viä tehtäviä muun työn ohella tai osa-aikaisesti. Kaupunginhallitus perusti päätöksellään 8.8.2016 315 mää rä ai kaisen suunnittelu- ja viestintäsihteerin toimen, jonka tehtäviin vies tin täsuun ni tel man päivitys soveltuu. Koska viestintäsuunnitelmaa ja -ohjeis tus ta päivitettäessä on otettava huomioon kaupungin eri toi mi alojen viestintään liittyvät erityispiirteet, on järkevää perustaa päi vi tystyön tueksi työryhmä, jossa ovat mukana eri toimialojen (mm. markki noin ti, ICT, arkisto, henkilöstöhallinto, hanketoiminta) edustajat. Tällä ta val la voidaan huomioida samassa suunnitelmassa ja oh jeistuk ses sa viestinnän eri osa-alueet ja viestintään liittyvät linjaukset ja toi min ta oh jeet saadaan yhteen asiakirjaan sen sijaan, että laadittaisiin omat asia kir jan sa esim. päätöksentekoon ja markkinointiin liittyvästä vies tin näs tä, mediaviestinnästä, sisäisestä viestinnästä tai krii si vies tin näs tä. Viestintäsuunnitelman päivitykseen liittyvä valmistelutyö aina vies tintä suun ni tel ma luon nok seen saakka voidaan toteuttaa virkamiestyönä. Tä tä varten esitetään, että kaupunginhallitus nimeää työryhmän, johon kuuluvat palvelukeskusten edustajien lisäksi edustajat ainakin mark ki noin nis ta, ICT-palveluista, arkistosta, henkilöstöhallinnosta ja han ke toi min nas ta sekä suunnittelu- ja viestintäsihteeri, joka kokoaa ryh män työn tulokset. Virkamiestyönä tehtävän valmistelun jälkeen suunnittelu- ja vies tin täsih tee ri kokoaa materiaalin ja laatii siitä luonnoksen Raahen kau pungin viestintäsuunnitelmasta/-ohjeistuksesta. Tämä luonnos kä si tellään valtuustoryhmien nimeämistä edustajista koostuvassa toi mi kunnas sa. Tämän työs ken te lyn pohjalta kootaan lopullinen esitys Raahen kaupungin vies tin tä suun ni tel mas ta/-ohjeistuksesta ja se kä si tellään kau pun gin hal li tuk ses sa ja -valtuustossa loppuvuodesta 2016. Palvelukeskusten ja toimialojen edustajiksi virkamiestyöryhmään esite tään nimettäväksi seuraavat henkilöt:
Sivistyspalvelukeskus: Piritta Rossi Hallintopalvelukeskus + ICT-palvelut: Mikko Päkkilä Tekninen palvelukeskus: Pasi Alatalo Keskushallinto: Harri Tuomikoski Markkinointi: Annekristiina Tuovinen Arkisto: Vesa Pietilä Henkilöstöpalvelut: Sirkka Kiilakoski Hanketoiminta: Anni Mämmelä sihteeri Hanna Karhu Valmistelija: suunnittelu- ja viestintäsihteeri Hanna Karhu. Päätösesitys (apulaiskaupunginjohtaja Arvela): kaupunginhallitus perustaa viestintäsuunnitelman/-ohjeistuksen päivitykseen työryh män nimeää viestintäsuunnitelman/-ohjeistuksen päivitystyön vir kamies val mis te lun työryhmään seuraavat henkilöt: - sivistyspalvelukeskus: Piritta Rossi - hallintopalvelukeskus + ICT: Mikko Päkkilä - tekninen palvelukeskus: Pasi Alatalo - keskushallinto: Harri Tuomikoski - markkinointi: Annekristiina Tuovinen - arkisto: Vesa Pietilä - henkilöstöpalvelut: Sirkka Kiilakoski - hanketoiminta: Anni Mämmelä - sihteeri: Hanna Karhu nimeää edustajan kustakin valtuustoryhmästä vies tin tä suun nitel man/-ohjeistuksen päivitystyön toisen vaiheen työskentelyyn nimeää viestintäsuunnitelman/-ohjeistuksen päivitystyöryhmälle pu heen joh ta jan ja sihteeriksi suunnittelu- ja viestintäsihteerin. Kaupunginhallitus: Hyväksyi esityksen ja nimeää vies tin tä suun ni telman/-oh jeis tuk sen päivitystyön toisen vaiheen työskentelyyn val tuusto ryh mien edustajat seuraavasti: - Jarmo Myllymäki, pj - Paavo Törmi, varapj - Niko Peltokangas - Henri Koskimäki
KH 62 - Saila Salonsaari - Kirsti Hintikka Kaupunginhallitus nimesi päätöksellään 19.9.2016 362 työryhmän Raa hen kaupungin viestintäsuunnitelman/-ohjeistuksen päi vit tä miseen. Viestintäsuunnitelman/-ohjeistuksen valmistelun ensimmäinen vai he toteutettiin kaupunginhallituksen nimeämällä vir ka mies työ ryhmäl lä, joka valmisteli viestintäsuunnitelman/-ohjeistuksen sisältöä syys-lo ka kuus sa 2016. Lokakuussa aloitettiin seuraavan vaiheen valmis te lu työ valtuustoryhmien nimeämien edustajien muodostamassa työ ryh mäs sä, joka työskenteli loka-joulukuussa 2016 kau pun gin hal lituk sen puheenjohtajan johdolla. Luonnos on käsitelty myös hen ki löstön edustajien kanssa tammikuussa 2017. Raahen kaupungin viestintäsuunnitelma/-ohjeistus koostuu kahdesta osios ta, vies tin tä suun ni tel mas ta (osio I) ja viestintäohjeista (osio II). Vies tin tä suun ni tel ma osio on tarkoitus tarkistaa ja päivittää vuosittain ta lous ar vio pro ses sin yh tey des sä, viestintäohjeita voidaan päivittää har vem min ja tarpeen mu kaan. Viestintäsuunnitelmaan kirjatut strate gi set lähtökohdat ja ta voit teet on johdettu Raahen kaupungin voimas sa olevasta kau pun ki stra te gias ta. Raahen kaupungin viestintätoimintojen organisointitavaksi esitetään si tä, että toimialajohtajat ni meä vät kaikille tulosalueille vies tin tä vastaa vat, jotka hoitavat eri lai sia käytännön viestintätehtäviä toi mi ala johta jan ohjauksessa. Lisäksi kau pun gil le esitetään nimettäväksi viestin nän kehittämiseen, suun nit te luun ja yhteensovittamiseen tarkoitettu vies tin tä työ ryh mä. Tässä vies tin nän tehtävien organisointia kos ke vas sa esityksessä on huo mioi tu hallinnonuudistuksen jälkeen voi mas sa oleva hallintorakenne. Viestintäohjeiden osiossa on otettu huomioon eri toimialoilta tulleet esi tyk set siitä, mihin kaik keen ohjeistusta ja pelisääntöjen kirjaamista on koettu tarvittavan. Eri tyi ses ti tällaisia aiheita ovat käsiteltävien asioi den julkisuuteen ja sa las sa pi toon liittyvät asiat sekä sosiaalisen me dian käyttöön liittyvät asiat. Näistä molemmista ohjeisiin on pyritty kir jaa maan selkeät Raa hen kaupungin käytännöt ja pelisäännöt ohje nuo rak si kaupungin hen ki lös töl le ja luottamushenkilöille. Myös vies tin tä oh jei den osiota on tar koi tus päivittää/ ajantasaistaa/ uudistaa ai na tarpeen vaatiessa. Viestintäohjeen liitteeksi on koottu mallipohjia tiedotteelle, tie do tus tilai suus kut sul le sekä häi riö tie dot teel le. Lisäksi liitteeksi on koottu häiriö ti lan teen viestinnän kul tai sia sääntöjä ja joitakin ohjeita tie dot teiden jakelun osalta. Raahen kaupungin viestintäsuunnitelman/-ohjeistuksen lopullinen ulko asu valmistellaan han ke toi min nan ja kehittämisen viestintäpajalla.
Raahen kaupungin viestintäsuunnitelma/-ohjeistus, luonnos. Liite 1/9. Valmistelija: suunnittelu- ja viestintäsihteeri Hanna Karhu. Päätösesitys (vt. kaupunginjohtaja Arvela): Kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle, hyväksytään Raahen kaupungin viestintäsuunnitelma/-ohjeistus liit teen 1 mukaisena. KV 26 Kaupunginhallitus: Hyväksyi esityksen. Raahen kaupungin viestintäsuunnitelma/-ohjeistus. Liite 1/4. Suunnittelu- ja viestintäsihteeri Hanna Karhu esittelee asian kau pungin val tuus tol le kokouksessa. Päätösesitys (kaupunginhallitus): kaupunginvaltuusto hyväksyy Raahen kaupungin vies tin tä suun ni tel man/-oh jeis tuksen liitteen 1/4 mukaisena. Kaupunginvaltuusto: Hyväksyi esityksen. Merkittiin pöytäkirjaan, että Niilo Ojala teki ponsiesityksen, joka sai kau pun gin val tuus ton yksimielisen kannatuksen. Ponsiesitys kuului seu raa vas ti: Pöytäkirjojen esil lä pi to ja säilyttäminen nettisivuilla tarkis te taan ja tarvittaessa kysytään tie to suo ja val tuu te tun kommentit asi aan. Merkittiin pöytäkirjaan, että Hanna-Leena Mattila käytti asiassa Keskus tan valtuustoryhmän ryhmäpuheenvuoron. Puheenvuoro liitettiin kir jal li se na pöy tä kir jaan. Keskitien valtuustoryhmä ilmoitti yhtyvänsä Kes kus tan valtuustoryhmän ryh mä pu heen vuo roon. Merkittiin pöytäkirjaan, että suunnittelu- ja viestintäsihteeri Hanna Kar hu esitteli asian kau pun gin val tuus tol le kokouksessa.
Merkittiin pöytäkirjaan, että Hanna Karhu poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo 20.20.