Suomi.fi palvelujen käyttöönoton suunnittelu Tampereen kehyskunnissa Tampereen kehyskuntien tietohallinto Versio 1.2 1.12.2016
Tampereen kehyskunnat Suomi.fi suunnittelu 2 (16) Sisällys Sisällys... 2 Dokumentin versiohistoria... 3 1. Johdanto... 4 1.1. Ohjelman esittely... 4 1.2. Hankkeen esittely... 5 2. Hankkeen tavoitteet ja laajuus... 6 2.1. Mitä KaPAn käyttöönotto muuttaa Tampereen kehyskunnissa... 6 2.2. Tavoitteet ja mittarit... 7 2.3. Tuotokset... 7 2.4. Rajaukset... 8 2.5. Riippuvuudet... 8 3. Aikataulu ja resurssitarve... 9 3.1. Hankkeen päävaiheet... 9 3.2. Hankkeen ositus ja eteneminen... 9 3.3. Tarvittavat resurssit ja osaaminen... 10 4. Talous... 10 4.1. Kustannusarvio ja työmäärät... 10 4.2. Rahoitus... 10 4.3. Hankintamenettelyt... 11 5. Organisaatio ja ohjaus... 11 5.1. Organisaatiorakenne... 11 5.2. Tehtävät, vastuut ja valtuudet... 12 5.3. Raportointi... 13 5.4. Muutoshallinta... 14 5.5. Sidosryhmät... 15 6. Tietoturva ja tietosuoja... 15 7. Riskienhallinta... 15 8. Hankkeen hyväksymismenettelyt ja päättäminen... 16 9. Liitteet... 16 9.1. Hankkeen kustannusarvio: Kustannusarvio... 16
Tampereen kehyskunnat Suomi.fi suunnittelu 3 (16) Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus 0.1 3.11.2016 Elina Ojala Suunnitteludokumenttien pohjalta koottu kuvaus Tampereen kehyskuntien KaPA osaalueista 0.2 8.11.2016 Sari Maunula Suunnitteludokumentti ja Hankesuunnitelmamalli yhdistetty Hankesuunnitelman pohjaksi 0.3 8.11.2016 SM Suunnitteludokumenttien pohjalta koottu suunnitelmapohja 0.4 9.11.2016 SM & EO Versio projektiryhmälle jakoon. Vaiheistus ja kustannusarvio liitteet täydennetty 0.5 15.11.2016 SM Kunta-KaPAn kommentoinnin ja 15.11 projektiryhmän työpajan perusteella muokattu versio. Kohteet PTV-integraatio ja Tunnistamisen käyttöönottosuunnitelma. 0.6 17.11.2016 SM Kunta-KaPAn läpikäyntiin valmis dokumentaatio. 0.7 18.11.2016 SM Erotettu yleissuunnittelu omaksi hankkeekseen, jota tämä Hankesuunnitelma kuvaa. Työversio. 0.8 21.11.2016 SM & EO Työstetty Kunta-KaPAn 18.11 ohjeistuksen mukaan. Kommentointiin projektiryhmälle 12:00 0.9 21.11.2016 SM & EO Valmis versio Kunta-KaPAn kommentointiin 1.0 24.11.2016 SM Kunta-KaPAn kommentit huomioitu. Valmis versio Kunta-KaPAn kautta VM:lle lukuun. 1.1 29.11.2016 SM Kunta-KaPA ja VM kommenttien mukaan muokattu. Poistettu esityö, joka ei liity suoraan KaPAn tuottamien palvelukomponenttien hyödyntämiseen. 1.2 1.12.2016 SM Kohtaa 2.4 Rajaukset tarkennettu.
Tampereen kehyskunnat Suomi.fi suunnittelu 4 (16) 1. Johdanto Tämä dokumentti sisältää kansallisen palveluarkkitehtuuriohjelman Tampereen kehyskuntien Suomi.fi palvelujen hyödyntämisen suunnitteluhankkeen hankesuunnitelman. Osa hankesuunnitelmasta löytyy dokumentin liitteistä. 1.1. Ohjelman esittely Työ- ja elinkeinoministeriön asettama ICT 2015 -työryhmä ehdotti raportissaan tammikuussa 2013 kansallisen palveluarkkitehtuurin rakentamista. Palveluarkkitehtuurin avulla voidaan luoda organisaatiorajoja ylittäviä palveluita nykyistä helpommin sekä välttää päällekkäistä työtä ja parantaa asiakaspalvelua. Valtiovarainministeriö asetti 18.6.2014 Kansallisen palveluarkkitehtuuriohjelman hallituksen rakennepoliittisen ohjelman (29.8.2013) tavoitteiden toteuttamiseksi. Ohjelman toimikausi on 9.6.2014-31.12.2017. Ohjelman tehtävänä on luoda kansallinen sähköisten palvelujen infrastruktuuri, johon sisältyvät seuraavat osat ja niiden toteutusperiaatteet: 1 Kansallinen palveluväylä, joka toteutetaan Viron X-road ratkaisua hyödyntäen avoimilla rajapinnoilla ja avoimella ohjelmakoodilla, ja jonka käyttöön julkinen hallinto velvoitetaan ja jota tuetaan suunniteltavan siirtymäaikataulun puitteissa 2 Tietovarantojen kytkeminen osaksi palveluarkkitehtuuria ja niiden yhteen toimivuuden varmistaminen 3 Kansallinen sähköinen tunnistusmalli, jossa sähköisesti todennettu henkilöllisyys tuotetaan valtion ja yksityisten toimijoiden yhteistyönä 4 Kansalliset ratkaisut yritysten, muiden organisaatioiden ja luonnollisten henkilöiden roolien ja valtuutusten hallintaan 5 Kansalaisten, yritysten ja viranomaisten tarvitsemat yhteiset palvelunäkymät, jotka kokoavat tunnistautuneelle käyttäjälle häntä koskevat julkisen hallinnon palvelut ja tietoaineistot, mm. omat rekisteritiedot ja niihin liittyvät palvelut omien asiointi- ja tietotarpeiden mukaan. 6 Huolehtia tarvittavien lainsäädäntötoimien valmistelusta 7 Ohjelman toimeenpanon ja toteutettavien kokonaisuuksien jatkuvan ylläpidon ja valvonnan edellyttämät ohjaus- ja hallintamallit. Ohjelman yleiset vaikuttavuustavoitteet ovat: - Yksinkertaistaa ja helpottaa julkisen hallinnon asiakkaiden, kansalaisten, yritysten ja yhteisöjen asiointia viranomaisten kanssa ja muuttaa sitä turvallisemmaksi - Edistää julkisen hallinnon avoimuutta sekä parantaa julkisen hallinnon palvelujen laatua - Mahdollistaa sähköisten palvelujen kustannustehokkuus niiden elinkaaren ajan - Parantaa tietojen yhteiskäyttöä ja tietojärjestelmien yhteen toimivuutta koko julkisessa hallinnossa - Edistää yritysten mahdollisuuksia hyödyntää julkisen hallinnon tietovarantoja ja palveluja - Tukea kansantaloutta tehostamalla julkista hallintoa ja luomalla uusia liiketoimintamahdollisuuksia yksityiselle sektorille.
Tampereen kehyskunnat Suomi.fi suunnittelu 5 (16) 1.2. Hankkeen esittely 1.2.1. Hankkeen tausta ja liityntä ohjelman tavoitteisiin Tampereen kehyskunnilla, Hämeenkyrö, Kangasala, Lempäälä, Nokia, Orivesi, Pirkkala, Vesilahti ja Ylöjärvi, on yhteinen keskitetysti johdettu tietohallinto. Kehyskuntien tietohallintoa koordinoidaan Ylöjärveltä, jossa on kirjoilla tietohallintojohtaja Arto Kahila. Kunnissa on kussakin omat tietohallintovastaavat, jotka toimivat keskenään yhteistyössä. Yhteisen tietohallinnon kulut jaetaan kunnille asukaslukujen suhteessa. Vastaavasti tullaan tämän hankkeen kulut jyvittämään mukana oleville kunnille. Tietohallinto toimii tässä hankkeessa koordinoijana ja muutoksen alullepanijana sekä muutosajurina. Siksi hanke on aloitettu tietohallinnon toimesta. Suomi.fi-palvelut käydään kokonaisuuksina läpi ja suunnitellaan, miten eri Suomi.fi-palvelut saadaan Tampereen kehyskunnille kokonaisuudessaan hyötykäyttöön sekä miten kehyskuntien tarjonta saadaan esille kansalliseen palvelunäkymään sekä tulevaisuudessa tarvittavin osin myös palveluväylään. Tämä hanke käy läpi kuntien palvelut käyttötapauksina. Käyttötapausten pohjalta tehdään käyttöönottosuunnitelmat sekä tulevaa hankesalkkua varten listaa, miten Suomi.fi palveluja voidaan hyödyntää kuntien toiminnassa. Listasta valikoituu osa ideoista lisäselvitettäviksi ja osa tulevaisuudessa hankesalkkuun edelleen mietittäviksi ja osa toteutusprojekteiksi asti. Kuva: Ideoista projekteiksi Suomi.fi-palveluiden hyödyntämisen Hankesuunnitelman eli tämän dokumentin pohjalta Tampereen kehyskuntien tietohallinnon ohjausryhmä 16.12 kokouksessaan päättää tässä suunnitellun hankkeen aloituksesta. Vuoden 2017 alkupuolella tehdään tämä suunnitteluhanke, jossa Suomi.fi palveluja hyödynnetään mahdollisimman kokonaisvaltaisesti. Suunnittelussa tehdään valikoiduista palveluprosesseista käyttötapauskuvaukset ja niiden pohjalta kunkin Suomi.fi palvelun hyödyntämisen tarkempi suunnittelu. 1.2.2. Hanketyyppi Tampereen kehyskunnat-kapa hanke on suunnittelu/ määrittelyhanke ja hankkeen tyyppi ensisijaisesti Suomi.fi palvelut, Palvelun ja Tiedon hyödyntäjä. Hankkeen tehtävä
Tampereen kehyskunnat Suomi.fi suunnittelu 6 (16) Hankkeen tehtävä on hyödyntää Suomi.fi palveluja kokonaisvaltaisesti Tampereen kehyskuntien digiloikan tukemisessa. Suunnitteluhanke tekee suunnitelmat Suomi.fi -palveluiden käyttöönottoon Tampereen kehyskunnissa. Hankkeen tuloksena on käyttötapaukset valituista palveluprosesseista ja suunnitelmat Suomi.fi palvelujen hyödyntämiseen. Hankkeen tulee loppuvaiheessaan myös tukea ja ohjeistaa käyttöönottoja ja toteutusprojekteja niiden tarkentaessa suunnitelmiaan ja tehdessä käyttöönottoja, jos käyttöönotot tapahtuvat hankkeen aikana. Suomi.fi palveluista selvitys tehdään: Suomi.fi-asiointivaltuudet Suomi.fi-palvelunäkymät Suomi.fi-palvelutietovaranto Suomi.fi-palveluväylä Suomi.fi-tunnistaminen 1.2.3. Hankkeen hyödyt Hankkeen tavoittelemat hyödyt on johdettu ohjelman tavoitteista, jotka on kuvattu kohdassa 1.1Ohjelman esittely. Hankkeessa suunnitellaan, miten parhaiten saadaan Suomi.fi-palvelut hyödynnettyä Tampereen kehyskunnissa. Tässä hankkeessa suunnitellaan ja määritellään, miten kuntien palvelujen kehityksessä voidaan nyt ja tulevaisuudessa hyödyntää Suomi.fi -palveluita ja niiden tuella edistää Tampereen kehyskuntien digiloikkaa. 2. Hankkeen tavoitteet ja laajuus 2.1. Mitä KaPAn käyttöönotto muuttaa Tampereen kehyskunnissa KaPAn tuottamat Suomi.fi -palvelut mahdollistavat osaltaan Tampereen kehyskuntien tuottamien palvelujen digitalisointia, jotta palvelujen saatavuus olisi helpompaa ja niiden tuottaminen tehokkaampaa. Tavoite on saada Suomi.fi palvelut mahdollisimman laajasti hyötykäyttöön. Suunnitteluvaiheessa käydään läpi olemassa olevia käyttötapauskuvauksia sekä tehdään tarvittavin osin käyttötapauskuvaukset valituista palveluprosesseista. Tämä vaihe tehdään pohjaksi Suomi.fi palvelujen käyttöönottosuunnitelmille. Suunnitteluvaiheessa kartoitetaan, missä järjestyksessä ja millä aikataululla Suomi.fi palvelut otetaan käyttöön Tampereen kehyskunnissa. 2.1.1. Palvelutietovaranto (PTV) Palvelutietovarannon käyttöönotto on erotettu omaksi hankkeekseen eikä sitä käsitellä tässä hankkeessa. Tässä hankkeessa selvitetään palveluprosessien tarvitseman muiden tuottaman PTV-tiedon hyödyntäminen kuntien käyttöön. 2.1.2. Tunnistaminen Tunnistaminen palvelun käyttöönotto Vetuman korvaamiseksi on erotettu omaksi hankkeekseen.
Tampereen kehyskunnat Suomi.fi suunnittelu 7 (16) Tässä hankkeessa selvitetään muut kuin nyt Vetuma tunnistamista käyttävät järjestelmät siltä osin kuin tämän hankkeen suunnitteluvaiheessa määritellään. 2.2. Tavoitteet ja mittarit Hankkeen tavoitteet on johdettu ohjelman tavoitteista. 2.3. Tuotokset Hankkeen tavoite on saada Tampereen kehyskunnille toteuttamis- ja käyttöönottosuunnitelmat, miten ja millä aikataululla mikäkin Suomi.fi -palvelu otetaan käyttöön. Tämä hanke ei käsittele PTV:n eikä tunnistamisen (Vetuma korvaaminen) käyttöönottoja, koska niistä on samaan aikaan menossa omat hankkeensa. Hankkeessa suunnitellaan, miten Suomi.fi palvelut otetaan käyttöön ja huomioidaan tulevissa hankkeissa ja mitä mahdollisuuksia ne tarjoavat kunnille. Hankkeen tavoitteet on johdettu ohjelman tavoitteista. Päätavoite : Hankkeella on valmiit suunnitelmat Suomi.fi palveluiden hyödyntämisestä ja käyttöönotosta kaikissa Tampereen kehyskunnissa. Alitavoitteet ja mittarit : 1. Projektisuunnitelma tälle hankkeelle on laadittu 31.12.16 mennessä ja julkaistu sovitulla verkkosivulla. 2. Selvitykset Suomi.fi palveluiden tulevasta käytöstä Tampereen kehyskunnissa tietyissä palveluprosesseissa ovat saatavilla sovitulla verkkosivulla 1.5.2017 lähtien luonnosversioina ja 1.7.2017 lähtien lopullisina versioina. Selvitysten tavoitemäärä on projektisuunnitelmassa selvitettäväksi sovittujen Suomi.fi palvelujen määrä. 3. Käyttöönottosuunnitelmat johdettuina määrittelyistä ovat saatavilla sovitulla verkkosivulla 1.5.2017 lähtien luonnosversioina ja 31.7.2017 mennessä lopullisina versioina. Vaihe Kuvaus tuotoksesta Aikataulu Suunnittelu Projektisuunnitelma hankkeelle 19-31.12.2016 Suomi.fi -palvelut käyttöönoton suunnittelu Kuntakohtaiset käyttötapaukset (ei hanketta) valituista palveluprosesseista pohjaksi Suomi.fi-palvelujen käyttöönoton suunnittelulle (hankkeeseen kuuluvaa Suomi.fi palvelujen hyödyntämiskohteet). Tuloksena suunnitelma, jossa Suomi.fi palvelut on linkitetty mukaan läpikäytyihin palveluprosesseihin. Suunnitelmat Suomi.fi-palvelujen käyttöönotosta Tampereen kehyskunnissa. Kuntakohtaisesti määrittely, milloin Suomi.fi palvelut ovat kunnassa käytössä ja minkä järjestelmien yhteydessä. 2.1.2016-31.3.2017 1.3-30.6.2017
Tampereen kehyskunnat Suomi.fi suunnittelu 8 (16) PTV-tietojen tallennus suunnitelmat Ei tätä hanketta, vaan rinnalla tehtävää Suunnitelma, missä kuntien järjestelmissä otetaan Suomi.fi tunnistaminen käyttöön muuten kuin Vetuman korvaajana ja millä aikataululla. Ei tätä hanketta, vaan rinnalla tehtävää - Tunnistaminen palvelun käyttöönottosuunnitelma ja osaprojektien projektisuunnitelmat. Korvataan Vetuma-tunnistaminen. Projektisuunnitelma PTV-tietojen tallennukselle Kuntien keskinäinen yhteinen periaate, jolla tiedot tallennetaan PTV:hen 1.3-28.4.2017 Ei tätä hanketta 2.4. Rajaukset Tässä hankkeessa ei tehdä minkään Suomi.fi -palvelun käyttöönottoa eikä toteutusta. Käyttöönotot ja toteutukset tulevat olemaan omia projektejaan, joista osa on yhteisiä muiden tahojen kanssa esimerkiksi Palveluväylän toteuttaa Tampereen kaupunki kaikkien Tampereen seutukunnan kuntien käyttöön. Hankkeessa ei tehdä nykytilan kartoituksia, vaikka niitä hankkeen rinnalla puuttuvin osin tehdäänkin, että saadaan tämän hankkeen pohjaksi kuvaukset, joihin Suomi.fi palvelut yhdistetään tässä hankkeessa. Hanke keskittyy hankkeen ulkopuolella tehdyn nykytilan kartoituksen pohjalta Suomi.fi -palvelujen hyödyntämismahdollisuuksiin ja käyttöönoton suunnitteluun palveluprosessien tehostamiseksi. Nykytilakartoitukset käydään läpi ja tarvittaessa tehdään hankkeen suunnitteluvaiheen rinnalla hankkeen ulkopuolisina töinä kuvaukset sovituista palveluprosesseista, jotka valitaan kunnittain yleisesti käytetyistä prosesseista, joissa Suomi.fi palveluja todennäköisesti tullaan ottamaan käyttöön lyhyellä aikataululla. 2.5. Riippuvuudet Ohjelman muutos- ja riippuvuuksien hallinta on keskitetty ohjelmaryhmälle, joka käsittelee kaikkien hankkeiden hankesuunnitelmien päälinjat, aikataulu ja tavoitteet. Näin varmistetaan, ettei hankkeiden ohjausryhmissä tehdä päätöksiä, jotka vaikuttavat muiden hankkeiden aikatauluun tai tuloksiin niin, etteivät päätösten vaikutukset ole tiedossa päätöstä tehdessä. Hankkeessa selvitetään, mitä riippuvuuksia on muiden kuntien teettämiin/tekemiin suunnitelmiin. Esimerkiksi selvitetään ja otetaan suunnitelmissa huomioon muiden jo tekemät kehityshankkeet. Hyödynnetään puolin ja toisin jo toisten teettämää työtä.
Tampereen kehyskunnat Suomi.fi suunnittelu 9 (16) 3. Aikataulu ja resurssitarve 3.1. Hankkeen päävaiheet Suunnitteluvaiheessa liitetään valitut ja kuvatut palveluprosessit Suomi.fi palveluihin, joiden perusteella tehdään Suomi.fi palvelujen käyttöönottoaikataulut kaikkiin kahdeksaan Tampereen kehyskuntaan. Kunkin vaiheen tuotokset on kuvattu yleisesti kappaleessa 2.3 tuotokset. 3.2. Hankkeen ositus ja eteneminen Hanke tarkentuu aikataulun osalta suunnitteluvaiheessa. Ohessa on karkea jaottelu vaiheista. Tuotokset on lueteltu kappaleen 2.3 taulukossa. Hankkeesta erillisenä jatkona tulevat Suomi.fi palvelujen käyttöönottoprojektit. Näille tehdään määritellyin osin projektisuunnitelmat tässä hankkeessa. 3.2.1. Suunnittelu, nykytila ja Suomi.fi palvelut Tässä vaiheessa suunnitellaan ja tarkennetaan hankkeen kuvaus projektisuunnitelmaksi ja rajataan hankkeessa käsiteltävät hyödyntämiskohteet kuten palveluprosessit (kuntakohtaisesti). Tässä vaiheessa käydään läpi ja tarvittaessa tehdään käyttötapauskuvaukset rajatuista palveluprosesseista. Käyttötapausten teko tehdään hankkeen ulkopuolisena työnä. Suomi.fi palvelujen hyödyntämisselvitykset tehdään tämän hankkeen osana. Tämän hankkeen tuotoksena syntyy suunnitelma, miten ja missä palveluprosesseissa Suomi.fi palveluja tullaan Tampereen kehyskunnissa hyödyntämään. Seuraavassa vaiheessa näiden tässä vaiheessa rajattujen hyödyntämiskohteiden mukaan tehdään Suomi.fi palvelujen käyttöönottosuunnitelmat ja alkavien käyttöönottoprojektien projektisuunnitelmat. 3.2.2. Suomi.fi käyttöönoton suunnittelu Tässä vaiheessa tehdään kunnittain suunnitelmat, milloin ja minkä järjestelmien yhteydessä kunta ottaa Suomi.fi palvelut käyttöönsä. Kustakin suomi.fi palvelusta tehdään käyttöönottosuunnitelmat, joissa kuvataan kunnittain, miten ja milloin Suomi.fi palvelu tullaan ottamaan käyttöön. Tehdään käyttöönottoprojektien projektisuunnitelmat niiden Suomi.fi palvelujen ja tietojärjestelmien osalta, jotka toteutetaan vuonna 2017. Käyttöönottoprojektien projektivastuu jaetaan kunnille sen mukaan, mikä kunta vastaa mistäkin yhteisestä tietojärjestelmästä. Yhteisille tietojärjestelmille on Tampereen kehyskunnissa määritelty vastuukunta, josta löytyy järjestelmäkohtainen vastuuhenkilö. Nämä vastuuhenkilöt ovat merkittävässä roolissa järjestelmäkohtaisia käyttöönottojen projektisuunnitelmia tehtäessä. Tunnistaminen projektisuunnitelmat Osana Suomi.fi käyttöönottosuunnitelmia kartoitetaan järjestelmät, joissa tarvitaan Suomi.fi tunnistautumista nykyisen tunnistautumisen (muu kuin Vetuma) sijasta. Tällaisia Suomi.fi tunnistautumista tarvitsevia järjestelmiä, joissa ei nyt
Tampereen kehyskunnat Suomi.fi suunnittelu 10 (16) ole Vetuma tunnistamista, arvioidaan olevan 5-10 järjestelmää / kehyskunta. Osa järjestelmistä on yhteisiä muiden kehyskuntien kanssa. Tehdään suunnitelmat näiden valittavien tunnistautumisten korvaamiseksi Suomi.fi tunnistautumisella. 3.2.3. Koordinointi ja hankkeen johtaminen Tämä ei ole erillinen hankkeen vaihe, vaan tänne on koottu tehtävät, joita tehdään koko hankkeen ajan. Tähän osuuteen kuuluvat tämän hankkeen koordinointi, johtaminen ja seuranta, jotka ovat pääosin hankepäällikön koordinointityötä. 3.3. Tarvittavat resurssit ja osaaminen Hanke on suunnitteluhanke Tampereen kehyskuntien tuleville KaPAn käyttöönottoprojekteille. Henkilöiksi tarvitaan sekä projektiosaajia että kukin kunnan toimintaa osaavaa projektihenkilöstöä. Tietojärjestelmäkohtaisia käyttöönoton projektisuunnitelmia tehtäessä tarvitaan Tampereen kehyskuntien tasolla kustakin järjestelmästä vastuullisen osaamista. Hankkeeseen vakituisesti osallistuvat henkilöt on nimetty suunnitelman kohdassa Organisaatio ja ohjaus. 4. Talous 4.1. Kustannusarvio ja työmäärät Vaihe Työmäärä Kustannus htp VM rahoitus Koordinointityö & hankkeen johto & tarkennus Läpi hankkeen menevä tehtävä 70 58 000 43 500 Suunnittelu - Nykytila&Suomi.fi 162 38 000 28 500 Suomi.fi käyttöönottoprojektit suunnittelu 379 89 000 66 750 Yhteensä 611 185 000 138 750 Hankkeen kustannuslaskelma on suunnitelman liitteenä 1. 4.2. Rahoitus Hanke saa rahoitusta ohjelman taholta tietyillä kriteereillä. Hankkeen mittareiden ja tuotosten avulla seurataan tavoitteiden hankkeelle asetettujen tavoitteiden toteutumista. Hankkeen rahoitus on kytketty hankkeen tuotoksiin. Hankesuunnitelma on VM:lle tehtävän rahoitushakemuksen liitteenä. Hanke ei saa muualta ulkopuolista rahoitusta. Hankkeen kustannukset kohdistetaan kehyskunnille kuten yhteisen tietohallinnon kulut eli asukasluvun suhteessa. Ohessa kuntakohtainen jaottelu tällä hetkellä:
Tampereen kehyskunnat Suomi.fi suunnittelu 11 (16) 4.3. Hankintamenettelyt Hankepäällikkö hankitaan ulkoa esim. Kuntahankintojen kilpailuttamalla puitesopimuksella KLKH97 ICT-asiantuntijapalvelut tai seudun Tiedon puitesopimuksella. Hankepäällikön kilpailutus tehdään joulukuun alussa 2016. 5. Organisaatio ja ohjaus 5.1. Organisaatiorakenne Ohjelman omistaja on valtionvarainministeriö / ICT-johtaja. Asettamispäätöksen mukaisesti valtiovarainministeriö on asettanut ohjelmalle strategisen johtoryhmän ja ohjelmaryhmän. Strateginen johtoryhmä ei osallistu suoraan hankkeiden johtamiseen.
Tampereen kehyskunnat Suomi.fi suunnittelu 12 (16) Hankkeen omistaja: Arto Kahila Tampereen kehyskuntien tietohallintojohtaja Omistaja toimii hankkeen ohjausryhmän puheenjohtajana. Hankkeen hankepäälliköksi tullaan nimeämään ulkoa palveluna ostettava hankepäällikkö. Hankkeen ohjausryhmä: Tampereen kehyskuntien tietohallinnon ohjausryhmä täydennettynä myöhemmin nimettävällä Kunta-KaPA edustajalla. Projektiryhmä: Hankepäällikkö hankitaan ostopalveluna ja nimetään joulukuussa. Projektiryhmään lisätään mukaan myöhemmin nimettävä Kunta-KaPAn edustaja. Projektiin aktiivisesti osallistuvat kuntien edustajat ja heidän projektiin käytettävissä oleva aikansa vahvistetaan viimeistään joulukuussa. Suunnitteluprojektiin osallistuu lisäksi lukuisia kuntien edustajia, laskennallisesti tähän hakkeeseen osallistuu 0,5-1 kokopäiväinen henkilö kuntaa kohti. Nämä muut henkilöt ovat mukana oman osuutensa ajan esimerkiksi kunkin tietojärjestelmän vastuukunnan henkilö on mukana, kun tehdään kyseisen järjestelmän tunnistautumisen käyttöönoton projektisuunnitelmaa. Kustannusmielessä hankkeeseen on laskettu pienempi kuorma kunnittain, koska osa työstä on omaa kehitystä tai käyttöönottoprojektien työtä. 5.2. Tehtävät, vastuut ja valtuudet Ohjelmapäällikkö: Tehtävät ja vastuut Päätösvaltuudet Vastaa ohjelman ohjaus- ja toimintamallien kehittämisestä Johtaa esittelyä/ valmistelua strategiselle johtoryhmälle ja ohjelmaryhmälle Vastaa koko ohjelman toteutuksen seurannasta Hankkeen omistaja: Arto Kahila, Tietohallintojohtaja Tehtävät ja vastuut Päätösvaltuudet Valmistelee hankkeen asettamisen Toimii hankkeensa omistajana ja hankkeen ohjausryhmän puheenjohtajana
Tampereen kehyskunnat Suomi.fi suunnittelu 13 (16) Vastaa hankkeen toteuttamisesta ohjelman hallintamallin ja tavoitteiden mukaisesti Vastaa hankkeen hankinnoista Päättää hankkeen resurssien käytöstä Päättää hankeorganisaation rakenteesta ja hankkeen sisäisestä ohjausmallista Vastaa riittävästä resursoinnista Hankkeen ohjausryhmä: Tampereen kehyskuntien tietohallinnon ohjausryhmä Tehtävät ja vastuut Päätösvaltuudet Vastaa hankkeen ohjauksesta ja seurannasta Hyväksyy hankepäällikön valmistelemat toimenpide-ehdotukset Esittää toimijoiden ja sidosryhmien tarpeet hankkeelle Ottaa kantaa esitettyihin toteutusvaihto-ehtoihin Vastaa tiedonkulusta ja kahdensuuntaisesta viestinnästä omassa organisaatiossaan Puoltaa ohjelmatason tuotoksien hyväksymistä ja hyväksyy hanketasoiset tuotokset Hyväksyy muut kuin olennaiset muutokset hankesuunnitelmaan (ks. muutoshallinta) Puoltaa esityksiä olennaisista muutoksista hankesuunnitelmaan Hankepäällikkö: Hankitaan ulkopuolelta kilpailutuksen kautta Tehtävät ja vastuut Päätösvaltuudet Tehtävänä hankkeen operatiivinen johtaminen Päätösvalta määräytyy hankkeen omistajan valtuutuksen mukaisesti Vastaa hankkeen suunnittelusta, toteuttamisesta ja dokumentoinnista ohjelman hankemallin ja oman organisaationsa projektimallin mukaisesti Tuottaa seurantaraportit ohjausryhmälle ja ohjelmapäällikölle Valmistelee toimenpide-ehdotukset hankkeen ohjausryhmälle 5.3. Raportointi Hanke raportoi etenemisestä ohjelmatasolla säännöllisesti ohjelman asettamien raportointikäytäntöjen mukaisesti. Mahdolliset poikkeamat aikatauluihin esim. ulkoisen tuotoksen viivästyminen raportoidaan ohjelmatoimistoon välittömästi. Ohjelmatoimisto raportoi ohjelmaryhmälle hankkeiden edistymistä milestone ja tuotos seurannan kautta. Hanke arvioi seuraavien tuotosten aikataulu- ja sisältöpidon kuukausittain. Hankepäällikkö laatii kuukausittain tilanneraportin ohjelmapäällikölle. Hankeraportoinnin välineenä käytetään VM:n hankesalkkua tai vastaavaa mallipohjaa.
Tampereen kehyskunnat Suomi.fi suunnittelu 14 (16) 5.3.1. Hankesalkku Hanke tekee sisäisen yhteenvedon ja tehtävälistan viikoittain. Kuukausittain hanke raportoi ohjausryhmälle suunnitelmien edistymisestä. Hanke julkaisee uutiskirjettä vähintään kaksi kertaa kuukaudessa ja tarpeen mukaan. Uutiskirje lähetetään kaikille jakelulistaan ilmoittautuneille. Listalle on valmiiksi lisätty kuntien PTV-yhteyshenkilöt sekä toimialojen johtoa. Hankkeen tiedot viedään VM hankesalkkuun ja hankkeen etenemistä seurataan ohjelmatasolla siellä. Salkussa seurataan hanketta sen eri vaiheissa sekä vaiheiden tuottamia tuotoksia. Hankesalkun kuukausittainen raportointi käyttää liikennevaloja etenemisen tilan kuvaamiseen sanallisen selvityksen lisäksi. Hankepäällikkö raportoi hankkeen tilanteen, riskit, uhkat, työmäärät ja kustannukset hankesalkkuun kuukausittain. 5.4. Muutoshallinta Hanke tuo ohjelman muutostenhallintamenettelyjen mukaisesti ohjelmaryhmälle hyväksyttäväksi muutoshallinnan, mikäli hankkeessa muuttuu budjetti, tuotos tai tuotoksen aikataulu tai jokin muu seikka joka voi vaikuttaa muihin hankkeisiin. Hankepäällikkö esittää ohjelmapäällikölle muutosesityksen. Ohjelmapäällikkö selvittää muutoksen vaikutukset muihin hankkeisiin ja ohjelmaan, valmistelee ja esittää muutosesityksen ohjelmaryhmälle. Ohjelmaryhmä käsittelee muutosesityksen. Ohjelmatoimisto viestittää muutoksesta ohjelman muille hankkeille. Hanke- ja ohjelmapäälliköt päivittävät muuttuneet suunnitelmat. Hankkeen muutokset käsitellään hankkeen projektiryhmän kesken. Jos muutoksella on vaikutusta hankkeen tuotokseen, talouteen tai aikatauluun, esittää hanke muutoksen hankkeen ohjausryhmälle. Hankkeen ohjausryhmässä ovat edustettuna kaikkien kehyskuntien eri toimialojen edustajia.
Tampereen kehyskunnat Suomi.fi suunnittelu 15 (16) 5.5. Sidosryhmät 6. Tietoturva ja tietosuoja Hankkeessa huolehditaan tietoturvasta elinkaariajattelun mukaisesti kilpailuttamisen, suunnittelun, toteutuksen, tuotannon ja kehittämisen yhteydessä. Hankintoihin sisällytetään Valtion tietoturvaohjeen (VAHTI 3/2011) hankinnoille asettamiin tietoturvatasovaatimuksiin pohjautuen toteutetut tietoturvatasovaatimukset. 7. Riskienhallinta Hankkeen riskitaso on keskinkertainen. Riskien seuraamiseksi ja niihin ajoissa reagoimiseksi tullaan tekemään suunnitteluvaiheessa vielä tarkempi taulukko, jota projektiryhmä seuraa viikoittain ja ohjausryhmä kuukausittain. Taulukkoon kirjataan liikennevaloin esim. riskin todennäköisyys ja suunta, johon ollaan menossa, että riskiin reagoitaisiin ajoissa. Riskinä on itse hankkeen aikataulun pettäminen, jos tekijät eivät pysty osallistumaan hankkeeseen riittävästi. Resursointiin täytyy varata projektihenkilöiltä riittävästi aikaa ja muuta työtä siirtää projektin ajaksi toisille tekijöille. Johdon rooli on tässä tärkeä. Rahoituksella voimme tukea mahdollisuutta saada muille töille tekijöitä, että projektiin osallistuville saadaan vapautettua aikaa projektin tekemiseen. Hankepäällikkö raportoi ohjelmapäällikölle ohjelmatasolle vaikuttavat riskit kuukausittain tilanneraportissa ohjeistuksen mukaisesti.
Tampereen kehyskunnat Suomi.fi suunnittelu 16 (16) 8. Hankkeen hyväksymismenettelyt ja päättäminen Tuotos Menettely Hyväksyjä Kehyskunnat&Suomi.fi Katselmointi Prosessin omistaja Suunnitteludokumentti Katselmointi Ohjausryhmä Osaprojektin projektisuunnitelma Katselmointitilaisuus Osaprojektin omistaja Ohjelmaryhmä hyväksyy hankkeen lopputuotoksen hankkeen ohjausryhmän esityksestä. Ohjelmaryhmällä on oikeus alistaa myös hankkeen välituotoksia omaan hyväksyntäänsä. Ohjelmaryhmä päättää hankkeen valmistumisesta tavoitteiden mukaisesti ja hankkeen päätöstoimenpiteiden käynnistämisestä (mm. onnistumisen arviointi). Hankkeesta kirjoitetaan loppuraportti, joka hyväksytään hankkeen ohjausryhmässä ja ohjelmaryhmässä. Loppuraportissa hankkeen ohjausryhmä kuvaa myös oman arvionsa toteutuksen onnistumisesta suhteessa hankkeelle asetettuihin tavoitteisiin. Hankkeen aloituksesta ja päättymisestä päättää hankkeen ohjausryhmä, joka on myös Tampereen kehyskuntien tietohallinnon ohjausryhmä. 9. Liitteet 9.1. Hankkeen kustannusarvio: Kustannusarvio