Matkustusohje 4.5.2017 UEF//Taloushallinto
Sisällys Työmatkoja koskevat yleiset määräykset... 2 Kestävän kehityksen edistämisen periaatteet... 2 Työmatka... 2 Matkustuspalvelujen hankinta... 3 Matkahallintajärjestelmä Trip&Expense... 3 Matkasuunnitelma... 3 Matkaennakko... 4 Matkalasku... 4 Matkalaskun kuitit... 4 Matkalaskussa huomioitavaa... 4 Kululasku ja nollalasku... 5 Arvonlisävero, meno ilman kuittia... 5 Maksuaikakortti ja matkatili... 6 Kampusten välinen matkustus... 6 Lyhytaikainen autonvuokraus... 6 Oman auton käyttö työmatkalla tai työtehtävissä... 6 Pysäköinti... 7 VR matkatili... 7 Matkavakuutus ja viisumitodistus Venäjälle... 7 Komennusmatkavakuutus... 8 Taksin käyttö... 8 Osallistumismaksut... 9 Työntekijöiden matkapäiväkorvaus... 9 Tyhy- ja virkistysmatkat... 10 Loman ja työmatkan yhdistäminen... 10 Finnair Plus-kortin käyttö (ja mahdolliset muut asiakasedut)... 11 Ulkopuolisten tahojen kustantamat matkat... 11 Ulkomaantyöskentely... 11 Etätyö... 12 Internet-linkkejä matkustamisesta... 12 1
2 Työmatkoja koskevat yleiset määräykset Yliopistojen yleisen työehtosopimuksen 1 luvun 10 :n mukaan työntekijälle, joka matkustaa työnantajan määräyksestä, korvataan syntyneet matkakustannukset verohallituksen kulloinkin voimassa olevia ohjeita noudattaen. Tällöin työnantaja maksaa niiden mukaisesti työmatkasta aiheutuneet matkustamis- ja majoittumiskustannukset sekä päivärahaa tai ateriakorvausta. Katso Verohallinnon päätös verovapaista matkakustannusten korvauksista vuonna 2017. Henkilökunnan tulee tehdä matkalaskut tämän matkustusohjeen mukaisesti. Yliopisto ei voi maksaa työntekijälleen työmatkasta aiheutuneita matkakustannuksia matkaapurahana vaan todellisia aiheutuneita kustannuksia matkustusohjeen mukaisesti. Kestävän kehityksen edistämisen periaatteet Yliopiston strategian ja kestävän kehityksen toimenpideohjelman mukaisesti yliopiston toimintaa ohjaa vastuu ympäristöstä ja yliopisto kehittää toimintaansa ottaen huomioon kestävän kehityksen ekologiset, sosiaaliset, taloudelliset ja eettiset ulottuvuudet. Nämä periaatteet tulee ottaa aina huomioon myös työhön liittyvässä matkustamisessa. Matkustamisen ympäristövaikutukset syntyvät kauko- ja lähiliikenteestä sekä majoittumisesta. Työhön liittyvässä matkustamisessa tulisikin siis mahdollisuuksien mukaan suosia joukkoliikennettä, raideliikennettä, kimppakyytejä ja ekotehokkaita hotelleja sekä välttää oman auton käyttöä ja lentoliikennettä. Työmatka Työmatka on matka, joka tehdään esimiehen määräyksestä työpaikan ulkopuolelle työtehtävien hoitamista varten. Työmatkana ei pidetä matkaa asunnolta tai vastaavalta työpaikalle ja takaisin. Työmatka alkaa, kun työntekijä lähtee erityiselle työntekemispaikalle varsinaiselta työpaikaltaan, kotoaan tai TVL 95a :ssä tarkoitetulta työasunnoltaan ja päättyy, kun työntekijä palaa johonkin noista paikoista. Työpaikkakunta määritellään työsopimuksessa. Työmatkan kustannuksista on haettava korvausta matkalaskulla, joka on jätettävä työnantajalle kahden (2) kuukauden kuluessa matkan päättymisestä uhalla, että oikeus korvaukseen ja mahdollisesti maksettuun ennakkoon muutoin menetetään. Matkalaskun hyväksyjä harkitsee myöhässä olevan matkalaskun hyväksymisen. Matkasuunnitelmat ja matkalaskut hyväksytään samassa järjestyksessä kuin taloussäännössä menojen hyväksymisestä on määrätty. Talousjohtaja antaa tarvittaessa
määräyksiä matkasuunnitelmien sekä matkalaskujen ja lupien tekemisestä ja hyväksymisestä sekä matkaennakoista. 3 Matkustuspalvelujen hankinta Valtion yhteishankintayksikkö Hansel Oy on kilpailuttanut matkustuksen osalta hankintapaikat. Itä-Suomen yliopiston tulee hyödyntää Hanselin puitesopimuksia, joihin se on liittynyt (mm. matkatoimistopalvelut, junamatkustuspalvelut, reittilennot, kotimaan majoituspalvelut, kotimaan kokouspalvelut ja laivamatkustuspalvelut). Matkustuksen osalta hankintapaikkoihin pääsee tutustumaan Hanselin sivuilla, johon on linkki Intrassa taloushallinnon matkustus sivulla. Matkahallintajärjestelmä Trip&Expense Itä-Suomen yliopistossa tehdään matkasuunnitelmat ja matkalaskut Trip&Expense järjestelmällä. Matkahallintajärjestelmään kirjaudutaan Intrasta, Henkilöstö-osiosta Trip&Expense (kertakirjautuminen) - linkistä. Matkasuunnitelma Suunnitelma on tehtävä aina ulkomaan matkoja varten ja kotimaan matkoja varten ainakin silloin, kun haetaan matkaennakkoa. Yksikön esimies voi edellyttää matkasuunnitelmaa myös kotimaan matkoista. Mikäli matkasuunnitelmaa ei edellytetä tehtävän, on matkasta ja sen kustannusten kattamisesta muulla tavoin sovittava yksiselitteisesti yksikön esimiehen kanssa. Matkasuunnitelman hyväksyjälle on annettava riittävät tiedot matkan tarkoituksesta. Suunnitelmasta on tultava selkeästi esille, miten matka liittyy toimintaan/työhön sekä työmatkasta aiheutuvien kustannusten ja mahdollisen matkaennakon perusteet. Matkasuunnitelma tehdään ennen matkaa. Matkasuunnitelman hyväksyjä päättää siitä, minkä matkustustavan mukaan matkakustannukset korvataan ja mistä ne maksetaan sekä siitä, ovatko perusteet oman auton tai taksin käytölle hyväksyttävät. Matkustustapaa valittaessa ja matkan kokonaiskustannuksia arvioitaessa otetaan huomioon matkan välittömien kustannusten ohella myös matkan vaikutus työajan käyttöön. Vertailua suoritettaessa voidaan työajan säästön lisäksi ottaa huomioon myös vapaa-ajan merkittävä säästö. Jos matkakustannukset korvaa ulkopuolinen taho kokonaan ja kysymys on satunnaisesta, ei yliopiston ulkopuolisen rahoituksen projekteihin liittyvästä matkasta, läpilaskutus talon ulkopuolelle ilman perusteltua syytä on kiellettyä ja laskut tulee laittaa suoraan maksavalle organisaatiolle. Jos taas ulkopuolisen tahon korvaamissa matkoissa
4 on kysymys yliopiston ulkopuolisen rahoituksen projekteihin liittyvästä matkasta tai matkat toistuvat säännöllisesti, yliopisto hoitaa laskutuksen maksavalta organisaatiolta. Lisätietoja talousyksikön intrasta, Kirjanpito ja maksuliikenne, Myyntilaskutus (ProE) ja avautuvan sivun alalaidassa Edelleen laskutus. Matkaennakko Henkilöllä on oikeus ennen työmatkaa matkaennakkoon, joka maksetaan viikkoa ennen matkaa pankkitilille. Matkaennakkoa maksetaan enintään 90 % matkustajan itsensä maksettaviksi tulevista kuluista ja päivärahasta. Mikäli työmatkalle haetaan ennakkoa, tulee ennakko hakea Trip&Expensen matkasuunnitelmalla ennen kuin se lähetetään hyväksyttäväksi. Alle 24 tuntia kestävältä työmatkalta ennakkoa ei päivärahan osalta makseta. Matkalasku Matkan kustannuksista on haettava korvausta matkalaskulla, joka on jätettävä työnantajalle kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä uhalla, että oikeus korvaukseen ja mahdollisesti maksettuun ennakkoon muutoin menetetään. Matkalaskun kuitit Matkalaskun kuitit on skannattava matkalaskun liitteiksi. Vieraskielisistä kuiteista (pl. englanti ja ruotsi) on tehtävä selvitys, tarvittaessa erillinen liite, josta käy ilmi mitä on ostettu. Vain mikäli rahoittaja vaatii, on alkuperäiset kuitit toimitettava asiatarkastajalle, joka säilyttää ne niin kauan kuin rahoitusehdoissa on mainittu. Omalla luottokortilla maksetut kulut korvataan menotositetta vastaan, esim. hotellilasku erittelyineen. Ennakot ja etukäteen maksetut matkaliput kohdistetaan matkalaskussa. Matkatoimisto toimittaa e-lipun ja matkatoimistokuitin sähköpostilla, ne liitetään myös matkalaskuun. Jos matkustaja on itse maksanut lentolipun tai netin kautta tilatun junalipun (huomioitava puitesopimukset), tulee hänen skannata tosite maksusta matkalaskuun. Matkalippujen maksuun ei voi käyttää työpuhelinta. Matkalaskussa huomioitavaa Alkuperäiset maksukuitit skannataan liitteeksi, suositus pdf-muoto. Liitteet avautuvat parhaiten (hanketarkastukset jopa vuosien päästä matkan päättymisestä), kun ne on tallennettu pdf-muotoon. Liitteeksi ei myöskään saa laittaa linkkejä erilaisten kongressien internetsivustoille, koska sivut ovat mahdollisesti jo poistettu käytöstä, kun liitettä pitäisi päästä katsomaan.
Vieraskielisiin kuitteihin (pl. englanti ja ruotsi) on tehtävä selvitys mitä on ostettu, tarvittaessa erillisellä liitteellä. Kuitit on skannattava siten, että kaikki tiedot ovat niistä luettavissa. Lentolippujen kannat/e-lippu on skannattava matkalaskuun. Matkatoimistokuitti (tulee sähköpostiin matkatoimistolta) liitetään matkalaskuun. Majoittumiskorvaus maksetaan matkalaskuun skannattavan majoittumisliikkeen antaman tositteen mukaisesti. Majoituksesta on oltava lasku, josta käy ilmi: hotellihuoneen hinta, aamiaisen hinta, arvonlisäverot eriteltyinä verokannoittain erilaisen arvonlisäverokäsittelyn takia. Omalla luottokortilla maksetut ulkomaan matkojen kulut korvataan laskua vastaan. Valuuttakursseina voi käyttää valuutanvaihtokuitin, maksupäivän tai matkalle lähtöpäivän mukaista kurssia. Valuutanvaihtokulu korvataan kuittia vastaan, kun eurot vaihdetaan ulkomaan valuutaksi. Infokuluksi merkitään kaikki matkaan kuuluvat kulut, jotka maksetaan esim. Rondon kautta. Infokuluja ei tiliöidä matkalaskulla projektin kuluksi. Ennakot ja etukäteen maksetut matkaliput kohdistetaan ko. matkalaskulle. Matkalaskulla on ilmoitettava päivärahojen laskemista varten ruokailujen määrä päivärahat välilehdellä, ohjelmassa oletuksena ei aterioita. Taksin ja oman auton käyttö perustellaan. Matkan tarkoitus on selitettävä Trip&Expensessä kohdassa Kuvaus (jos kentän pituus ei riitä, on siitä tehtävä erillinen liite, josta selkeästi käy ilmi kuinka matka liittyy työtehtäviin). Ohjelma on liitettävä matkalaskuun. 5 Kululasku ja nollalasku Mikäli matkasta ei synny matkustajalle korvattavia kuluja, mutta matkasta kuitenkin aiheutuu laitokselle kuluja, esim. lentoliput ja palvelumaksu ennakoiden muodossa, tehdään siitä matkalasku (matkalaskun matkatyyppi on tällöin kululasku). Kululasku hyväksytään ja tiliöidään yksikössä kuten normaali matkalasku. Mikäli matkasta ei tule kustannuksia, joita ei kirjata kirjanpitoon, on kyseessä nollamatkalasku. Nollalaskuja ei saa tehdä järjestelmään. Toteutunut matka selvitetään tarvittaessa rahoittajalle rahoittajan vaatimusten mukaisesti. Arvonlisävero, meno ilman kuittia Arvonlisäveroa ei kirjata menoista, joista ei ole kuittia (huom. oikea kululaji), eikä kuiteista/laskuista missä ei ole arvonlisäveromerkintää. Arvonlisäveron kirjausmallit ovat saatavilla taloushallinnon Intran Verotus sivulta. Kuitin puuttuessa korvaus
maksetaan halvimman julkisen kulkuneuvon taksan mukaan. Kulun määrä tulee todentaa. Meno kirjataan tällöin kokonaisuudessaan arvonlisäverokoodilla 100. Maksuaikakortti ja matkatili 6 Yliopiston palveluksessa olevalle (palvelussuhteen on oltava voimassa vähintään vuoden) ja usein matkustavalle voidaan hankkia kansainvälinen Business Eurocard - maksuaikakortti. Korttia voi hakea hakemuksella, jonka allekirjoittaa laitoksen johtaja. Hakemus lähetetään taloushallintoon, Joensuussa Raija Laitila-Asikaiselle ja Kuopiossa Pia Konttiselle. Kortti on tarkoitettu pelkästään matkustamiseen liittyviin ostoihin ja vastaanottaessaan kortin työntekijä allekirjoittaa käyttösitoumuksen. Kortti on kytketty matkahallintajärjestelmään ja tapahtumat tiliöidään matkahallintajärjestelmässä. Kun korttihakemus on lähetetty SEB:lle, toimitetaan maksuaikakortti yliopistolle, mutta kortin tunnusluku toimitetaan SEB:ltä kotiosoitteeseen. Yliopistolla on käytössä henkilökunnan työmatkoja varten matkatili Carlson Wagonlit Travelissa. Matkatoimistosta matkatilin kautta ostetut lentoliput ym. ostot siirtyvät matkahallintajärjestelmään. Ennakoista ei tule erillistä laskua Rondoon. Matkatilin ostot tiliöidään matkahallintajärjestelmässä kyseessä olevaan matkalaskuun. Yksiköiden matkasihteerit perustavat henkilökunnan profiilit matkatoimiston varausjärjestelmään. Profiilin tietojen perusteella kytkeytyvät ennakot oikealle henkilölle Trip&Expensessä. Kampusten välinen matkustus Kampusten väliset matkat on tehtävä niin vähäisin kustannuksin kuin mahdollista. Kampusten välistä bussiliikennettä voi hyödyntää aikataulujen puitteissa. Aikataulut löytyvät Matkahuollon sivuilta. Oman auton käyttö ei ole suositeltavaa vaan käytetään kimppakyytejä tai vuokra-autoja. Kimppakyytejä varten on avattu kimppakyytikalenteri, josta voi varata kyydin tai ilmoittaa toisille vapaista paikoista vuokra-autossa. Vuokraautot tulevat päiväkäytössä edullisemmaksi kuin oman auton kilometrikorvaukset. Lyhytaikainen autonvuokraus Valtion yhteishankintayksikkö Hansel Oy on keskitetysti kilpailuttanut autonvuokrauksen puitesopimuksen. Puitesopimuksen mukaiset autonvuokrauksen sopimustoimittajat löytyvät Hankintapalveluiden sivuilta intrasta, kohdasta autonvuokraus. Oman auton käyttö työmatkalla tai työtehtävissä Tiedote keväällä 2013 tehdystä kilometrikorvauksiin kohdistuneesta tarkastuksesta.
Työmatka on tehtävä yliopistolle edullisimmalla tavalla. Vuokra-autot tulevat lyhytaikaisessa käytössä yleensä oman auton käyttöä edullisemmaksi. Oman auton käyttö perustellaan aina jo matkasuunnitelmassa. Oman auton käyttö korvataan vain silloin, kun se on edullisin matkustustapa esim. useita henkilöitä kyydissä. Vaikka työntekijälle olisi annettu lupa jatkuvaan oman auton käyttöön, on silti edullisin matkustustapa aina lähtökohtana. Jatkuva oman auton käyttö on laskutettava kahden kuukauden jaksoissa. Ajopäiväkirja on mahdollista pitää Trip&Expensessä seuraavasti: tehdään kululasku kahdelle kuukaudelle (kululasku jolloin ei makseta päivärahoja) ilman kellonaikoja ja täydennetään ajetut reitit km -välilehdelle ajojen mukaisesti. Samalla voi lisätä mahdolliset lisähenkilöt, tavarat ym. ajetuille reiteille, jotka tallentuvat ja tulevat laskuun mukaan. Mikäli oman auton käyttö ei ole edullisin matkustustapa korvaus suoritetaan niiden julkisten yhteyksien hinnan mukaisesti, jotka olisivat olleet käytettävissä kyseisen matkan tekemiseen. Junalipun hintana voi käyttää Peruslipun hintaa. Pysäköinti 7 Pysäköinti korvataan silloin, kun se johtuu välittömästi kulloinkin tehtävästä työstä. Korvaus on enintään maksukuitin mukaisesti. VR matkatili Junalippujen hankintaan laitos voi saada käyttöönsä VR:n matkatilin. Taloushallinto tekee yksikön pyynnöstä sopimuksen VR:n kanssa. Matkavakuutus ja viisumitodistus Venäjälle Itä-Suomen yliopistolla on matkavakuutus työmatkoja varten IF Vahinkovakuutusyhtiö Oy:ssä. Vakuutettuna on Itä-Suomen yliopistoon palvelussuhteessa oleva henkilöstö. Matkavakuutus on voimassa työmatkan aikana. Kotimaanmatkojen osalta tarkoitetaan normaalin päivittäisen elinympäristön ulkopuolelle linnuntietä yli 70 km:n etäisyydelle tehtävää matkaa. Matkavakuutus on voimassa, kun matkasuunnitelma on hyväksytty tai kotimaan matkoissa vähintään matkalupa on annettu. Vakuutuskortin tai vakuutustodistuksen saa yliopiston toimintayksikön matkasihteeriltä. Tarkempia tietoja matkavakuutuksesta löytyy intrasta henkilöstöhallinnon sivuilta asiahakemistosta kohdasta Vakuutukset.
Mikäli matkustetaan sotariskialueelle, vaatii asia lisävakuutusturvaa. IF:n sivuilta voi tarkistaa sotariskialueet (linkistä avautuvan sivun alalaidassa). Venäjän tiukentuneiden viisumikäytänteiden vuoksi Venäjän viisumia varten tarvitaan vakuutusyhtiön leimalla varustettu vakuutustodistus. Yksikön matkasihteeri voi antaa vakuutustodistuksen. Yliopiston vakuutusmeklarina toimii Suunta Meklarit Oy. Vakuutusasioiden hoitamiseen lisätietoja ohjeessa. Matkasihteerin lisäksi vakuutustodistuksen voi antaa asiakaspalvelu asiakaspalvelu@rewenda.fi tai vakuutusmeklari Maritta Sadinmaa maritta.sadinmaa@rewenda.fi. Viisumin vakuutustodistusta varten on ilmoitettava nimi, hetu ja matka-aika Venäjälle. Komennusmatkavakuutus Yli kuuden kuukauden pituisen ulkomaantyöskentelyn ajaksi työntekijän yksikön tulee hankkia työntekijälle komennusmatkavakuutus. Vakuutuksen saa ilmoittamalla vakuutusmeklarille maritta.sadinmaa@rewenda.fi matkalle lähtijän nimen, henkilötunnuksen ja ulkomailla oloajan. Komennusmatkavakuutuksen edellytyksenä on ulkomaantyöstä tehty sopimus. Komennusmatkavakuutus kattaa myös ulkomaantyöskentelyn aikana tehdyt lomamatkat (toisin kuin matkavakuutus, joka on voimassa ulkomaan työskentelyn aikana myös viikonloppumatkoilla, mutta ei mahdollisilla pidemmillä omilla lomaaikojen matkoilla). Taksin käyttö 8 Taksin käyttö on aina perusteltava matkalaskussa. Taksin käytöstä merkitään reitti ja matkustajat mikäli useampia henkilöitä matkustaa kyydissä. Lentokenttäkuljetuksessa tulee ottaa huomioon edullisemmat lentokenttätaksit. Taksimatkat korvataan vain maksukuittien perusteella tai ilman kuittia korvaus on julkisen mukaan. Majoitus Majoitusta varattaessa tulee huomioida Hanselin kilpailuttamat hotellien sopimushinnat tai hotellien mahdolliset tarjoushinnat. Majoituksesta täytyy olla lasku, josta käy ilmi huoneen hinta, arvonlisäveroerittely ja aamiaisen osuus. Majoitus-laskulla olevan aamiaisen osuus on kirjattava matkalaskulla tai Rondossa olevalla hotellin laskulla alvkoodilla 100, aamiainen ei ole alv-vähennyskelpoinen kulu.
9 Osallistumismaksut Yliopiston korvattaviin menoihin hyväksytään varsinaisen kongressin, kokouksen tai vastaavan osallistumismaksu. Kokonaan korvattavaan osallistumismaksuun sisältyvien matkustajalle maksuttomien aterioiden vaikutus päivärahoihin on todettu Verohallinnon päätöksessä. Erilliset erikseen hinnoitellut oheistapahtumat, retket, konsertit ja vastaavat, joihin osallistuminen on vapaaehtoista, eivät kuulu matkustussäännön mukaan korvattaviin kuluihin ja niitä ei yliopiston varoista korvata. Mikäli yksikkö edellyttää osallistumista erikseen hinnoiteltuun oheistapahtumaan, se voidaan korvata. Muissa tapauksissa korvauksen katsotaan sisältyvän päivärahaan. Työntekijöiden matkapäiväkorvaus Jos työntekijä on työnantajan määräyksestä määrätty matkustamaan sellaisena lauantaina, sunnuntaina, työehtosopimuksessa tarkoitettuna arkipyhänä tai muuna työntekijän vapaapäivänä siten, että yksinomaan matkustamiseen käytetty aika on vähintään viisi tuntia, maksetaan hänelle matkapäiväkorvauksena 55 euroa. Matka-aikaa ei lueta työajaksi. Korvausta ei makseta työehtosopimuksen 4 luvun 16 :n 4 momentin mukaiselle johtavassa asemassa olevalle työntekijälle eikä työntekijälle, joka itse päättää työmatkansa ajankohdasta ja työaikaansa liittyvistä työ- ja vapaa-ajan järjestelyistä. Korvausta ei myöskään suoriteta, mikäli edellä sanotulta vuorokaudelta kertyy työajaksi luettavaa aikaa tai matkustamisesta erityisten määräysten perusteella korvataan muilla kuin tässä sopimuksessa sovitulla tavalla. Toimintayksikön matkalaskujen tarkastaja varmistaa matkustajan oikeuden saada matkapäiväkorvaus. Matkahallintajärjestelmässä matkapäiväkorvaus laitetaan näkyviin Kulut välilehdellä omana rivinä. Lisäksi merkitään oikea infokulu, sillä veronalainen korvaus maksetaan palkkajärjestelmä Priman kautta. Matkapäiväkorvauksen hyväksyminen tapahtuu osana matkalaskun hyväksymistä, erillistä hyväksymistä ei tarvitse tehdä. Jos matkapäiväkorvaus on unohtunut merkitä laskulle Trip&Expensessä ja se lisätään siihen käsin tulostuksen jälkeen, täytyy lasku matkapäiväkorvauksen osalta (allekirjoitukset). uudelleen asiatarkastaa ja hyväksyä
Yksikkö tulostaa hyväksytyn matkalaskun (Travel-lomake henkilöstöpalveluiden toimintakäsikirjassa) ja lähettää sen Certiaan maksettavaksi matkapäiväkorvauksen osalta. Matkalaskuun (maksatustosite henkilöstöpalveluiden toimintakäsikirjassa) lisätään tiliöintirivi, johon laitetaan kirjanpidontili 4017, projekti sekä vastuualuekoodi. Certiassa palveluasiantuntija tallentaa veronalaisen matkapäiväkorvauksen Primaan. Asiatarkastajan on lisättävä puhelinnumero Certian mahdollisten yhteydenottojen vuoksi. 10 Tyhy- ja virkistysmatkat Verohallinnon verovapaita matkakustannuksia koskevan päätöksen mukaan työmatkalla tarkoitetaan matkaa, jonka palkansaaja tilapäisesti tekee työhön kuuluvien tehtävien suorittamiseksi erityiselle työntekemispaikalle varsinaisen työpaikan ulkopuolelle. Työmatkoja eivät siis ole vapaaehtoiset tyhy- ja virkistysmatkat, joiden varsinaisena tarkoituksena ei ole työtehtävien hoitaminen. Tyhy- ja virkistysmatkalla tarkoitetaan matkaa, jonka pääasiallisena tarkoituksena on työyhteisön yleinen kehittäminen, yhteisöllisyyden lisääminen, liikunta tai muu virkistystoiminta. Rehtorin 22.2.2010 antaman työhyvinvointitoimintaa ja sen rahoitusta Itä-Suomen yliopistossa koskevan päätöksen mukaan tyhy- toimintaan laitoksen/osaston varoista käytettävä rahoitus on vähintään 50 euroa ja enintään 100 euroa vuodessa henkilöstöön kuuluvaa kohti. Ohje löytyy intrasta kohdasta Henkilöstön kehittämisen palvelut -> Työhyvinvointi. Tyhy- tai virkistysmatkaa järjestettäessä on tärkeää etukäteen selvästi tiedottaa kiinnostuneille, että matkaa ei korvata työmatkoja koskevien määräysten mukaisesti. Tällöin tulee todeta, että työnantaja tukee matkaa X eurolla per lähtijä tai matkalle lähtijät eikä matkaan käytettyä työaikaa vähennetä palkasta. Yliopiston matkavakuutus on voimassa työnantajan järjestämän tyhy- tai virkistysmatkan aikana. Säännöllisen työajan yli menevää aikaa ei lueta työajaksi, joten matkan ajalta ei ole oikeutta ylityökorvauksiin, vaikka matkaan sisältyvä ohjelma kestäisi pitempään kuin päivittäinen työaika. Loman ja työmatkan yhdistäminen Loman ja työmatkan yhdistämistä tulee välttää. Jos työmatkan ja loman yhdistämiseen on poikkeuksellisesti erityisen painavia syitä (selvästi halvempi hinta) ja asianomainen on saanut yhdistämiseen matkasuunnitelman hyväksyjän suostumuksen, tulee lomapäivät eritellä matkasuunnitelmaa tehtäessä. Asiasta on sovittava ennen matkalle
lähtöä. Loma-aikaan sijoittuvia matkustamisen kustannuksia ei paluumatkasta aiheutuvia kustannuksia lukuun ottamatta tällöin korvata. 11 Ulkomaanmatkoilla voidaan poikkeuksellisesti maksaa majoitus lauantain ja sunnuntain väliseltä yöltä, vaikka paluu olisi mahdollinen jo lauantaina, mikäli sunnuntaipaluu on merkittävästi halvempi. Jos työmatka päättyy perjantaina tai arkipyhää edeltävänä päivänä ja asianomainen jää samalle paikkakunnalle viikonlopuksi, voidaan hänen paluumatkansa korvata julkisen liikenteen korvauskäytännön mukaisesti. Päivärahojen ja majoittumiskorvausten maksu päättyy työtilaisuuden päättymiseen. Kyseiset viikonlopun päivät tai arkipyhä eivät ole ohjeessa tarkoitettuja lomapäiviä vaan viikkolepopäiviä. Finnair Plus-kortin käyttö (ja mahdolliset muut asiakasedut) Työmatkoja varten hankitaan erillinen Finnair Plus-kortti. Omaa henkilökohtaisille matkoille tarkoitettua korttia ei saa käyttää yliopiston maksamiin työmatkoihin. Työmatkoja varten hankitulla kortilla kertyneet pisteet on käytettävä myöhemmin tehtävien työmatkojen hyväksi. Lue bonusten verotuksesta Verohallinnon syventävät vero-ohjeet Bonusten verotus. Ulkopuolisten tahojen kustantamat matkat Ulkopuolisen maksamaa työmatkaa varten on aina oltava kirjallinen matkalupa, jossa matka hyväksytään työmatkaksi. Ko. matkaluvat arkistoidaan ao. yksikössä. Matkaa tai sen rahoitusta tarjottaessa tarjous on osoitettava yliopistolle. Mikäli tarjous kuitenkin on tehty yksittäiselle työntekijälle, tämän tulee saattaa asia matkasuunnitelman hyväksyjän ratkaistavaksi. Työmatkaa koskevan tarjouksen ratkaisee matkasuunnitelman hyväksyjä yliopistossa noudatetun käytännön mukaisesti. Tarjouksen vastaanottamisen edellytyksenä on, että matka on yliopiston toiminnan kannalta perusteltu. Jos yliopisto on päättänyt vastaanottaa matkaa tai sen rahoitusta koskevan tarjouksen, matkasuunnitelman hyväksyjän tulee arvioida ja ratkaista, kenen työtehtäviin matkan tekeminen kuuluu. Matkasuunnitelmaan sisällytetään matkaohjelma, josta matkasuunnitelman hyväksyjä voi todeta ja arvioida matkan hyväksyttävyyteen vaikuttavat tekijät. Tulkinnallisissa tapauksissa tulee ottaa yhteyttä talousjohtajaan, joka ratkaisee matkasta tai sen rahoituksesta tehdyn tarjouksen hyväksyttävyyden. Ulkomaantyöskentely Kun työntekijä lähtee Suomesta työskentelemään ulkomaille työstä johtuvista syistä, on hyvissä ajoin ennen ulkomaille lähtöä tehtävä työntekijän kanssa sopimus ulkomailla
työskentelystä. Ulkomaantyöskentelyllä ei tarkoiteta työmatkaa, jonka pituus Itä- Suomen yliopistossa voi pääsääntöisesti olla enintään kuukausi. Ulkomaantyöstä tehtävän sopimuksen lisäksi ulkomaantyöskentelyjakson aikainen sosiaaliturva, verotus- ja vakuutuskysymykset on hoidettava kuntoon ennen ulkomaantyön jaksoa. Henkilöstöpalveluiden intrasta (henkilöstöpalvelut -> asiahakemisto -> ulkomailla työskentely) löytyvät ulkomaantyöskentelyä koskevat ohjeet sekä sopimusmalli. Lisätietoja saa henkilöstöpalveluista Hanne Tanskanen (hanne.tanskanen@uef.fi) Alle kuuden kuukauden mittaisen ulkomaan työskentelyn aikana työntekijä on yliopiston matkavakuutuksen piirissä. Yli kuuden kuukauden pituisen ulkomaantyöskentelyn ajaksi työntekijän yksikön tulee hankkia työntekijälle komennusmatkavakuutus (ks. tämän ohjeen kohta Komennusmatkavakuutus). Etätyö Etätyöllä tarkoitetaan työsuhteessa tehtävää työtä, jossa työntekijä tekee työtä muualla kuin työnantajan hänelle osoittamassa työntekopaikassa. Jos ulkomailla työskennellään muusta kuin työstä johtuvasta syystä (esim. perhesyiden takia) eikä työ edellytä ulkomaan työskentelyä, katsotaan työntekijän olevan etätöissä ulkomailla. Itä-Suomen yliopistossa voidaan poikkeuksellisesti sopia normaalista työntekopaikasta poikkeavasta suorituspaikasta tiettynä aikana etätyösopimuksella, joka tarkempine ohjeineen löytyy intrasta kohdasta Henkilöstöpalvelut -> asiahakemisto -> etätyö. Internet-linkkejä matkustamisesta Valuuttojen muuntaminen euroiksi osoitteesta: http://www.oanda.com/convert/classic HUOM. vain jos muuta valuuttakurssia ei ole käytettävissä. 12 Matkakustannusten korvaukset ja päivärahat vuodelle 2017 Työmatkakustannusten korvaukset verotuksessa (syventävät vero-ohjeet)