Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 1(27) OHJEET TOIMINTAYKSIKÖN YHTEYSHENKILÖLLE Tutkimus: Koettu hoidon laatu asiakkaan näkökulmasta (ASLA) - tutkimus asiakkaille, omaisille ja henkilöstölle Kiitos, että toimintayksikkönne päätti osallistua tutkimukseen tervetuloa mukaan! Kerromme tässä tutkimuksen kulun ja aikataulun sekä annamme ohjeet tutkimuksen eri osien tekemiseen. Lukekaa ohjeet huolella. Yhteyshenkilö koordinoi tiedon keruun ja ohjeistaa ja tukee omahoitajia tiedonkeruissa. Ohjesivuilta löytyvät sekä ohjeet yhteyshenkilönä toimimiseen että omahoitajien tehtävät.
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 2(27) SISÄLLYS 1 Tutkimuksen esittely ja kulku... 3 1.1 Tutkimuksen lyhyt esittely... 3 1.1.1 Tutkimusluvat... 3 1.2 Tiedonkeruun vaiheet... 4 1.3 Aikataulu... 6 2 Tutkimukseen kuuluvat lomakkeet... 7 3 Muistitesti CPS... 7 3.1 CPS -mittari... 7 3.2 Miten tehdään... 7 3.3 CPS-pisteet määrittävät keitä asiakkaista pyydetään vastaamaan... 8 4 Tärkeää tiedonkeruusta... 9 5 Yhteyshenkilön tehtävät... 10 5.1 Asiakaslistaan kirjaaminen ja listan ylläpito... 10 5.1.1 Kirjautuminen asiakaslistalle... 10 5.1.2 Kirjaaminen asiakaslistaan... 11 5.1.3 Jos kirjautumisessa tai kirjaamisessa ongelmia... 16 5.2 Varmistaminen: saman asiakkaan lomakkeiden kirjaus saman asiakkaan tutkimusnumerolle... 16 5.3 Henkilöstön ohjeistaminen ja omahoitajien tehtävien kertominen... 16 5.3.1 Omahoitajan tehtävät... 16 5.4 Avustajan hankkiminen asiakkaalle... 19 5.5 Tutkimuslomakkeet tulevat Teille suoraan painotalosta... 19 5.6 Suostumuslomakkeiden vastaanotto ja säilytys... 19 5.7 Suostumuslomakkeiden lähetys THL... 19 5.8 YhteysTHL:n yhteyshenkilöön pulmatilanteessa... 19 LIITTEET Liite 1 Muististesti CPS Liite 2 Omanhoitajan tiedote Asiakkaalle Liite 3 Tiedote Liite 4 Suostumuslomake Liite 5 Kyselylomake Omaiselle Liite 6 Tiedote Liite 7 Suostumuslomake Liite 8 Kyselylomake
1 Tutkimuksen esittely ja kulku 1.1 Tutkimuksen lyhyt esittely Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 3(27) Tässä tutkimuksessa halutaan saada tietoa siitä, millaiseksi toimintayksikössänne olevat iäkkäät asiakkaat kokevat saamansa hoidon ja palvelun laadun. Vastaajina toimivat asiakkaat itse, heidän omaisensa ja omahoitajansa. Tutkimuksessa on mukana sekä yksityisen että julkisen sektorin ympärivuorokautisen hoidon ja kotihoidon toimintayksiköitä. Arvioita asiakkaan saamasta hoidosta kysytään samansisältöisellä lomakkeella kolmelta eri henkilöltä aina jokaista asiakasta kohden: toimintayksikkönne asiakkaalta itseltään (mikäli muistioireet sallivat), heidän omaiseltaan ja henkilöltä, joka on eniten hoitanut tai muuten osallistunut asiakkaan hoitoon sekä asiakkaan omahoitajalta. Jos asiakkaalla ei ole omahoitajaa, arviointia pyydetään hoitajalta, joka parhaiten tuntee asiakkaan. Toimintayksikön kaikille asiakkaille tehdään muistitesti, jotta saadaan selville kykenevätkö he itsenäisesti vastaamaan kyselyyn. Muistitesti tehdään CPS-testillä (Cognitive Performance Scale) ellei asiakkaalle sitä ole aikaisemmin tehty osana RAI-tietojärjestelmää. Niitä asiakkaita, joilla muistioireilu on enintään keskivaikeaa (CPS-testin arvo 0-3) pyydetään suostumus ja täyttämään kysely itse tai mahdollisesti avustettuna. Niitä asiakkaita, joilla on paljon tai vaikeaa muistioireilua (CPS-testin arvo 4-6), ei pyydetä itse vastaamaan. Niitä asiakkaan omaisia, jotka vierailevat asiakkaan luona tutkimusajankohtana, pyydetään vastaamaan kyselyyn. Mikäli asiakas muistitestin perusteella voi osallistua tutkimukseen ja hän on suostunut osallistumaan ja antanut luvan kysyä omaista vastaamaan kyselyyn, näin tehdään. Mikäli asiakas ei muistitestin perusteella itse osallistu, kysytään omaiselta suoraan suostumusta osallistua tutkimukseen. Henkilöstöstä kyselyyn vastaa asiakkaan omahoitaja. Asiakkaan muistitestin tuloksesta riippumatta omahoitajat täyttävät arvion koetusta hoidon laadusta asiakkaan näkökulmasta kaikkien toimintayksikön asiakkaiden osalta, mutta niin, että yksittäinen asiakas arvioidaan vain kerran. Asiakkaat ja heidän omaisensa vastaavat kysymyksiin paperisella lomakkeella, joka palautetaan Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle postitse palautuskuorella, jonka postimaksu on maksettu valmiiksi. Asiakkaan omahoitaja vastaa kysymyksiin sähköisellä lomakkeella THL:n lomakepalvelussa. Asiakkailta ja omaisilta pyydetään suostumus tutkimukseen osallistumisesta. Tutkimuksessa saatavaa tietoa käytetään palvelujen arvioinnissa ja kehittämisessä sekä arvioidaan soveltuuko tutkimuksessa käytettävä kysely valtakunnallisen palautejärjestelmän pohjaksi. Vanhuspalvelulaki (980/2012) edellyttää, että palvelujen käyttäjältä, hänen omaiseltaan tai läheiseltään sekä hoitohenkilöstöltä tiedustellaan kokemusta asiakkaan saamasta hoidosta ja palveluista (6 ). 1.1.1 Tutkimusluvat Tutkimukselle on THL:n tutkimuseettisen työryhmän lupa (Dnro THL/862/6.02.01/2015). Tutkimukselle on myös THL:n valtakunnallinen lupa (Drno THL/118/6.02.00/2015), joka koskee salassa pidettävien rekisterien ja potilasasiakirjojen ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tietojen käyttöä tutkimuksessa.
1.2 Tiedonkeruun vaiheet Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 4(27) Tiedonkeruun vaiheet 1 THL lähettää ohjeet ja tarvittavat materiaalit toimintayksikön yhteyshenkilölle 2 Toimintayksikön yhteyshenkilö koordinoi tiedonkeruun toimintayksikössä ja kirjaa toimintayksikön asiakkaat THL:n lomakepalvelussa asiakaslistaan, jolla seuraa tutkimuksen edistymistä kuten asiakkailta/omaisilta suostumusten saantia ja varmistaa, että kaikki toimintayksikön asiakkaat tulevat arvioitua omahoitajien toimesta. 3 4 Toimintayksikön yhteyshenkilö tiedottaa tutkimuksesta hoitohenkilöstöä ja jakaa tutkimustiedotteen sekä kertoo omahoitajan tehtävät ja tukee tiedonkeruussa Omahoitajat tekevät asiakkailleen muistitestin, jotta saadaan selville tutkimuksen vastaajiksi valittavat asiakkaat. Muistitestin perusteella omahoitajat tiedottavat asiakkailleen tutkimuksesta eri tavoin. 5 Omahoitajat täyttävät kyselylomakkeen sähköisellä lomakkeella THL:n lomakepalvelussa 6 7 Asiakkaita pyydetään vastaamaan kyselyyn, kun CPS-testin arvo 0-3 Omahoitaja kertoo asiakkaalle tutkimuksesta, antaa tiedotteen ja mikäli asiakas haluaa osallistua, asiakas allekirjoittaa hän suostumuksen, jonka omahoitaja ottaa vastaan Asiakas täyttää paperisen kyselylomakkeen, sulkee sen kirjekuoreen ja postittaa tai antaa postitettavaksi kirjekuoren THL:een Asiakkaita ei pyydetä vastaamaan kyselyyn, kun CPS-testin arvo 4-6 Asiakasta ei pyydetä osallistumaan itse tutkimukseen Jos itse vastaava asiakas antaa luvan ottaa omaiseen yhteyttä Omahoitaja kertoo toimintayksikössä vierailevalle omaiselle (asiakkaan nimeämä omainen) tutkimuksesta, antaa tiedotteen ja 8 ottaa vastaan omaisen allekirjoittaman suostumuksen Kuvio 1. T Omainen täyttää paperisen kyselylomakkeen 9 ja postittaa sen palautuskuoressa THL:een Omahoitaja kertoo toimintayksikössä vierailevalle omaiselle (yksi omainen per asiakas) tutkimuksesta, antaa tiedotteen ja ottaa vastaan omaisen allekirjoittaman suostumuksen Omainen täyttää paperisen kyselylomakkeen ja postittaa sen palautuskuoressa THL:een Toimintayksikön yhteyshenkilö seuraa THL:n lomakepalvelussa olevan asiakaslistan avulla 10 ksen asiakkailta kulku ja omaisilta saatuja suostumuksia ja heille tapahtuvaa lomakkeiden jakamista. 11 Toimintayksikön yhteyshenkilö lähettää postitse tutkimuksen lopuksi asiakkaiden ja omaisten kirjalliset suostumuslomakkeet THL:een
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 5(27)
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 6(27) 1.3 Aikataulu Tiedonkeruu alkaa saatuasi tämän ohjelehtisen ja linkin THL:n sähköiseen lomakepalveluun. Jotta asiakkaista saadaan tallentumaan tietoja on ensimmäisenä kirjattava kaikki toimintayksikkösi asiakkaat asiakaslistaan THL:n lomakepalvelussa (ohje s. 6 alkaen). Seuraavaksi asiakkaille tehdään muistitesti, ellei asiakkaalle sitä ole aikaisemmin tehty osana RAItietojärjestelmää. Asiakkaille, joilla muistitestistä on jo olemassa aiempi tulos, kirjataan CPS-testin tulokset osaksi asiakkaan tietoja asiakaslistalle Asiakkaille tehtyjen CPS-muistitestien jälkeen omahoitaja: 1. Täyttää omasta asiakkaastaan kyselyn viikon sisällä tutkimuksen alkamisesta 2. Tiedottaa niitä asiakkaita, jotka muistitestin perusteella otetaan mukaan tutkimukseen (CPS-testin arvo 0-3). Tällöin omahoitajat kertovat asiakkaalle tutkimuksesta, antavat tutkimustiedotteen ja ottavat vastaan tutkimukseen osallistuvalta asiakkaalta asiakkaan allekirjoittaman suostumuksen. 3. Kertoo tutkimuksesta asiakkaan omaiselle, antaa tiedotteen ja ottaa vastaan susostumuksen (yksi omainen per asiakas asiakkaan CPS-arvosta riippumatta) 4. Asiakkaalla ja/tai omaisella on kyselylomakkeen saatuaan 2 viikkoa aikaa kyselyn täyttämiseen. Tutkimuksen kokonaiskesto, jonka aikana tutkimusprotokolla (lista alla) käydään läpi, on 6 viikkoa. 1. Yhteyhenkilö kirjaa asiakkaat lomakepalvelun asiakaslistaan ja tiedottaa henkilöstöä tutkimuksesta 2. Omahoitajat tekevät asiakkaille muistitesti CPS:n 3. Omahoitajat täyttävät asiakkaastaan kyselylomakkeen THL:n lomakepalvelussa 4. Omahoitajat informoivat asiakkaita ja/tai omaisia, jakavat tiedotteet ja ottavat vastaan asiakkaan ja/tai omaisen allekirjoittamat suostumuslomakkeet 5. Omahoitajat jakavat asiakkaille ja/tai omaisille kyselylomakkeet ja palautuskuoret; aikaa kyselyn täyttämiseen kaksi viikkoa siitä, kun asiakas ja/tai omainen on saanut kyselylomakkeen 6. Omahoitajat muistutuksena kyselevät jonkun ajankuluttua asiakkailta kyselyyn vastaamisesta
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 7(27) 2 Tutkimukseen kuuluvat lomakkeet Tutustukaa rauhassa ensin itse lomakkeisiin, jotka ovat tämän ohjelehtisen liitteinä. Sähköisenä lomakkeena THL:n lomakepalvelussa Asiakaslista - Yhteyshenkilö täyttää ja ylläpitää Omahoitajan kyselylomake omahoitaja täyttää sähköisenä Muististesti CPS (Liite 1) - Voidaan ensin tehdä asiakaskohtaisesti paperisena ja viedä sen jälkeen tiedot sähköiselle lomakkeelle Paperisena lomakkeena Omanhoitajan tiedote (Liite 2) - Voi lukea sähköisenä tästä ohjelehtisestä tai voi kopioida paperille Asiakkaalle o Tiedote (Liite 3) o Suostumuslomake (Liite 4) - allekirjoitetaan 3 kpl o Kyselylomake (Liite 5) + palautuskuori (Palautuskuoressa postimaksu maksettu valmiiksi) Kyselylomake ja palautuskuori annetaan asiakkaalle rauhassa täytettäväksi, tarvittaessa viedään palautuskuori postiin Omaiselle o Tiedote (Liite 6) o Suostumuslomake (Liite 7) - allekirjoitetaan 3 kpl o Kyselylomake (Liite 8) + palautuskuori (Palautuskuoressa postimaksu maksettu valmiiksi) Kyselylomake ja palautuskuori annetaan omaiselle kotiin täytettäväksi 3 Muistitesti CPS 3.1 CPS -mittari Muistitestinä käytetään Cognitive Performance Scale (CPS) mittaria, jolla on tarkoitus tuoda esille asiakkaan kyky muistaa, ajatella loogisesti ja järjestää päivittäiset aktiviteettinsa tarkoituksenmukaisesti. Mittari arvioi asiakkaan kognitiivista toimintakykyä neljän muuttujan yhdistelmällä (lähimuisti, ymmärretyksi tuleminen, kyky suoriutua päivittäisen elämän päätöksenteosta ja kyky syödä itse). Mittarin arvo lasketaan erillisen kaavion mukaan (kuvio 3) automaattisesti THL:n sähköisessä lomakepalvelussa. Mittarin asteikko on 0-6. CPS-mittauksessa saatu pisteet tarkoittavat seuraavia: 0 = normaali kognitio 1 2 = lievä tai kohtalainen kognition vajaus 3 = keskivaikea kognition vajaus 4 6 = vaikeaa tai erittäin vaikeaa kognition vajaus 3.2 Miten tehdään Kaikki toimintayksikön asiakkaat arvioidaan, ja muistitestin tekee asiakasta hoitava henkilöstö, mieluiten asiakkaan omahoitaja. Joillakin asiakkailla muistitesti voi olla jo tehty ennalta, jolloin tätä tietoa voi käyttää vastauksessa: esimerkiksi jos yksikössä on käytössä RAI-tietojärjestelmä, pisteet löytyvät tällöin sieltä.
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 8(27) Niille asiakkaille, joille testitulosta ei ole ennalta olemassa, on testin tekemiseen kaksi vaihtoehtoa. JOKO testi tehdään suoraan sähköiselle lomakkeelle THL:n lomakepalvelussa (ohje löytyy s. 13 kohdasta CPS muistitesti) TAI sen voi ensin tehdä paperisena (Liite 1) ja paperisen lomakkeen täytön jälkeen tiedot on vietävä sähköiselle lomakkeelle. Sähköisen lomakkeen täytön jälkeen (mikäli kaikkiin kysymyksiin on vastattu) ohjelma laskee automaattisesti asiakkaan CPS-pisteet asiakastietolomakkeelle. Muistitesti on helppo tehdä, koska jokaisessa CPS-testin kysymyksessä on ohjeet, miten kussakin kysymyksessä toimitaan. 3.3 CPS-pisteet määrittävät keitä asiakkaista pyydetään vastaamaan Jos asiakas saa CPS arvon 0,1,2,3: a. Asiakasta pyydetään täyttämään kysely itsenäisesti tai mahdollisesti avustettuna. b. Yhdeltä heidän omaiseltaan pyydetään arvio asiakkaan näkökulmasta, mikäli asiakas antaa suostumuksensa. Jos asiakas saa CPS arvon 4,5,6: c. Kyselyyn pyydetään vastaamaan vain asiakkaan omainen/läheinen. d. Asiakkailta itseltään ei kysytä Muistitestin tuloksesta riippumatta omahoitajat arvioivat yksikön kaikki asiakkaat asiakkaan näkökulmasta omassa tutkimuslomakeosiossaan. Asiakas Ei vakavasti häiriintynyt (0-3) Päätöksenteko -kyky Vakavasti häiriintynyt (4) 0 Häiriöitä: Päätöksenteko alentunut=1-3 ymmärretyksi tuleminen alentunut=1-4 lähimuisti muistiongelmia=1 2-4 Vakavia häiriöitä: Päätöksenteko kohtalaisesti alentunut=2,3 ymmärretyksi tuleminen joskus/ei koskaan=3-4 KYLLÄ Kyky syödä EI 0 ei kognitiivista häiriötä 1 rajatilainen kognitiivinen häiriö 2 kognition lievä heikkeneminen 3 kognition keskivaikea heikkeneminen 4 kognition keskivaikea - vaikea heikkeneminen 5 kognition vaikea heikkeneminen 6 kognition erittäin vaikea heikkeneminen Kuvio 3. CPS-asteikko
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 9(27) 4 Tärkeää tiedonkeruusta Tiedonkeruu lähtee liikkeelle siitä, kun yhteyshenkilö kirjaa asiakkaiden tiedot (asiakkaan nimi ja henkilötunnus) asiakaslista-lomakkeelle. Kun uusi asiakas kirjataan asiakaslistaan, hän saa automaattisesti vain tätä asiakasta koskevan kuusinumeroisen tutkimusnumeron. Jokainen asiakas saa oman tutkimusnumeron, joka on merkittävä jokaiseen samaa asiakasta koskevaan lomakkeeseen. Lomakkeita, johon tutkimusnumero tulee kirjata on: asiakkaan suostumuslomakkeet, asiakkaan kyselylomake, omaisen suostumuslomakkeet ja omaisen kyselylomake. Kirjaamisessa pitää olla huolellinen. Yhteyshenkilönä keskeisenä tehtävänäsi onkin varmistaa, että samaa asiakasta koskevat lomakkeet on kirjattu samalle tutkimusnumerolle, jotta tiedot voidaan yhdistää henkilötunnukseen (kuvio 4). Kirjaamista helpottaa se, että tutkimusnumeron lisäksi lomakkeille kirjataan asiakkaan nimi. Asiakkaan tutkimusnumero ja nimi kirjataan seuraaviin lomakkeisiin: Asiakaslistalla Omahoitajan kyselylomake ja CPS-muistitesti lomake (kytkeytyvät asiakkaan tietoihin automaattisesti) Asiakas N.N + HETU Tutkimusnumero Asiakkaan suostumuslomakkeet (3kpl) Asiakkaan kyselylomake Omaisen suostumuslomakkeet (3kpl) Omaisen kyselylomake Kuvio 4. Asiakkaan tutkimusnumeron kirjaaminen Asiakkaan tutkimusnumero Jokainen asiakas saa järjestelmästämme automaattisesti oman kuusinumeroisen tutkimusnumeron (esim. 123654). Tutkimusnumero merkitään asiakkaan ja omaisen allekirjoittamiin suostumuslomakkeisiin sille varattuun kohtaan lomakkeen oikeassa ylänurkassa. Numero kirjoitetaan myös asiakkaan ja omaisen kyselylomakkeisiin. Tutkimusnumeron kirjaamiseen numeroesimerkit: Huomaa, että numero seitsemään pyydetään laittamaan poikittaisviiva ja ykkösessä välttämään väkäsen käyttöä Tutkimusnumeron kirjaamisessa tulee olla huolellinen, jotta oikea tutkimusnumero ja nimi tulee merkittyä oikealle asiakkaalle!
5 Yhteyshenkilön tehtävät Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 10(27) Asiakaslistaan kirjaaminen ja listan ylläpito Asiakkaan tutkimusnumero ja sen kirjaaminen lomakkeisiin Varmistaminen: saman asiakkaan lomakkeisiin saman asiakkaan tutkimusnumero Henkilöstölle tiedottaminen ja muistitestin teon ohjeistaminen Yhteyshenkilö Avustajan hankkiminen asiakkaalle Tutkimuslomakkeiden vastaanotto painotalosta Suostumuslomakkeiden vastaanotto ja säilytys Suostumuslomakkeiden lähetys THL Kuvio 5. Yhteyshenkilön tehtävät Yhteydenpito THL:n yhteyshenkilöön pulmatilanteissa 5.1 Asiakaslistaan kirjaaminen ja listan ylläpito Asiakaslistan avulla seuraat toimintayksikön asiakkaiden muistitestien tekemistä, suostumuslomakkeiden keräämistä, kyselylomakkeiden jakamista asiakkaille sekä suostumusten ja kyselylomakkeiden antamista omaisille. Asiakaslista auttaa seuraamaan tutkimuksen kulkua jokaisen asiakkaan kohdalla. Asiakaslista ohjaa tekemään kohdat oikeassa järjestyksessä. 5.1.1 Kirjautuminen asiakaslistalle Pääset asiakaslistaan seuraavan osoitteen kautta https://www3.thl.fi/lomake/asla/login Osoitteesta aukeaa alla oleva kirjautumissivu näkymä: Kuvio 6. Kirjautumissivu Jos olet kirjautumassa asiakaslistaan ensimmäisen 1. kerran paina LUO SALASANA, jolloin avautuu seuraava näkymä:
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 11(27) Kuvio 7. Luo salasana sivun yläosan näkymä 2. Hae palveluntuottajan nimi listalta TAI jos nimeä EI löydy listalta valitse vaihtoehto jokin muu, mikä ja kirjoita palveluntuottajan nimi sille avautuvaan kenttään 3. Hae toimintayksikkösi nimilistalta TAI jos nimeä EI löydy listalta valitse vaihtoehto jokin muu, mikä ja kirjoita toimintayksikön nimi 4. Valitse listalta toimintayksikkönne pääasiallinen palvelumuoto 5. Valitse kunta, jossa toimintayksikkö sijaitsee 6. Kirjoita yhteystiedot niille avautuviin kenttiin 7. Kirjoita kyselyn vastaanottajana työsähköpostiosoitteesi 8. Valitse helposti muistettava salasana 9. Kirjoita valitsemasi salasana uudestaan 10. Paina LUO SALASANA 11. Nyt voit kirjautua asiakaslistaan Kirjautuminen asiakaslistaan ensimmäisen kerran jälkeen: 1. Valitse listalta palveluntuottaja (HUOM. listalla näkyvät nyt myös ne palvelutuottajan nimet, jotka on kirjoitettu salasanan luonnin yhteydessä jokin muu, mikä kohtaan) 2. Valitse listalta toimintayksikkö 3. Kirjoita salasanasi 4. Paina KIRJAUDU SISÄÄN 5.1.2 Kirjaaminen asiakaslistaan Asiakaslistassa löytyy 9 kohtaa: Asiakkaasta tutkimusnumero, nimi, muistia testaavan CPS-testin pisteet, suostumuslomake allekirjoitettu, kyselylomake annettu ja asiakkaan omaisesta: asiakas antanut ottaa yhteyttä, suostumuslomake allekirjoitettu, kyselylomake annettu sekä omahoitajan kyselylomakkeelle linkki. Alla kuva siitä, miltä asiakaslista näyttää, kun olet kirjautunut asiakaslistaan ensimmäisen kerran ja asiakaslistaan ei ole vielä kirjattu asiakkaita.
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 12(27) Kuvio 8. Asiakaslista Asiakkaan kirjaaminen listalle: 1. Paina LISÄÄ UUSI ASIAKAS, jolloin aukeaa alla olevan näköinen sivu. Kuvio 9. Asiakastietolomake Kirjoita asiakastietolomakkeelle: 2. Asiakkan etunimi 3. Asiakkaan sukunimi 4. Asiakkaan henkilötunnus 5. Paina lomakkeen alalaidassa olevaa kohtaa TALLENNA ASIAKKAAN TIEDOT. MUISTA AINA TALLENTAA asiakastietolomakkeelle tekemäsi merkinnät ennen kuin siirryt takaisin asiakaslistalle!
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 13(27) 6. Tällöin tallennus -painikkeen alle ilmestyy teksti Asiakkaan tiedot tallennettu puuttuvin tiedoin Asiakkaan tietoja tulee päivittää sitä mukaa, kun kyselyn vaiheet etenevät kunkin asiakkaan kohdalla. 7. Paina PALAA ASIAKASLISTALLE, jolloin siirryt takaisin asiakaslistalle ja näet, että asiakkaalle on automaattisesti luotu kuusinumeroinen tutkimusnumero. 8. Asiakaslistassa näkyvät nyt asiakkaan tutkimusnumero ja asiakkaan nimi (Kuvio 10) Voit aluksi täyttää kaikki toimintayksikkösi asiakkaat asiakaslistaan kohtien 1-7 mukaan. Kuvio 10. Asiakaslistan näkymä, kun listalle kirjattu ensimmäinen asiakas. Kuviosta 10 näkyy, että MUOKKAA ASIAKKAAN TIETOJA ja TÄYTÄ OMAHOITAJAN LOMAKE-painikkeissa merkit ovat punaisella. Tämä tarkoittaa, että asiakkaan tietojen tallentaminen on kesken. Se voi myös tarkoittaa omahoitajan lomakkeen kohdalla sitä, ettei lomaketta ole vielä täytetty. Jatkaaksesi asiakkaan tietojen merkitsemistä 9. Paina MUOKKAA ASIAKKAAN TIETOJA 10. Kun palaat tallentamaan asiakkaalta puuttuvat tiedot, niin puuttuvissa kohdissa lukee automaattisesti Tiedustelematta. Muuta kohdat sitä mukaa oikeiksi, kun asiat on saatu hoidettua. CPS muistitesti 11. Kirjoita asiakkaan CPS-pisteet kohtaan Asiakkaan CPS-pisteet JOS asiakkaalle on jo entuudestaan tehty testi RAI-arvioinnin yhteydessä (ota mukaan asiakkaalle tehdyn viimeisimmän arvion tuottama CPS -arvo) TAI 12. Paina TEE CPS-MUISTITESTI (kuvio 11) ja täytä asiakkaan kohdalta muistia testaava CPS-testi. Lopuksi paina LASKE CPS-PISTEET. Järjestelmä laskee CPS-pisteet automaattisesti asiakkaan lomakkeelle Jos muistitesti CPS tehdään asiakkaalle ensin paperisena: Merkitse asiakkaan nimi CPS -kyselylomakkeeseen ENNEN kuin annat lomakkeen omahoitajalle täytettäväksi. Kun paperinen CPS-kyselylomake on täytetty, toimi näin: 1. Hae asiakaslistalta oikean asiakkaan tiedot ja paina MUOKKAA ASIAKKAAN TIETOJA 2. Paina TEE CPS-MUISTITESTI ja täytä asiakkaan CPS-testi sekä paina lopuksi LASKE CPS- PISTEET Jos menet vahingossa CPS-testisivulle, pääset sivulta pois lomakkeen oikeassa ylänurkassa olevasta rastista
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 14(27) Kuvio 11. Näkymä CPS-testi lomakkeelta Kirjaa asiakastietolomakkeelle kyllä tai ei seuraaviin kohtiin 13. Asiakas allekirjoittanut suostumuslomakkeen (merkattu asiakkaan tutkimusnumero suostumuslomakkeelle) riippuen asiakkaan suostumisesta Kirjaa kyllä vasta, kun olet saanut omahoitajalta asiakkaan allekirjoittamat suostumuslomakkeet (Liite 4) ja olet merkannut asiakkaan tutkimusnumeron (kuusi numeroa) kaikkien kolmen asiakkaan suostumuslomakkeen oikeaan ylänurkkaan Kirjaa EI, jos asiakas on kieltäytynyt tutkimuksesta 14. Saa ottaa asiakkaan omaiseen yhteyttä riippuen asiakkaan suostumisesta Kirjaa kyllä, jos asiakkaan suostumuslomakkeessa on rasti kohdassa annan suostumukseni ottaa yhteyttä omaiseeni o Asiakas on kirjannut suostumuslomakkeelle sen omaisen, jota saa lähestyä. HUOMIOI, että tiedote ja suostumuslomakkeet annetaan omaiselle vain, jos kyseinen omainen käy asiakkaan luona tutkimusajankohtana Huolehdi, että omahoitaja antaa omaiselle tiedotteen ja suostumuksen. 15. Asiakkaalle annettu kyselylomake (merkattu asiakkaan tutkimusnumero ja nimi) + palautuskuori Kirjaa asiakkaan tutkimusnumero ja nimi kyselylomakkeen (Liite 5) sivulle 2 ENNEN kuin lomake annetaan asiakkaalle. Kirjaa kyllä vasta, kun asiakkaan kyselylomakkeelle (Liite 5) on merkattu asiakkaan tutkimusnumero ja nimi, ja lomakkeet on annettu asiakkaalle.
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 15(27) 16. Omainen allekirjoittanut suostumuslomakkeen (merkattu asiakkaan tutkimusnumero suostumuslomakkeelle) riippuen omaisen suostumisesta Kirjaa kyllä vasta, kun olet saanut omahoitajalta omaisen allekirjoittamat suostumuslomakkeet (Liite 7) ja olet merkannut asiakkaan tutkimusnumeron (kuusi numeroa) kaikkien kolmen omaisen suostumuslomakkeen oikeaan ylänurkkaan Kirjaa huolellisesti sen asiakkaan kohdalle, jonka omainen on kyseessä Kirjaa EI, jos omainen on kieltäytynyt tutkimuksesta TAI jos omaista, johon asiakas on antanut ottaa yhteyttä ei olla tutkimusajankohtana tavoitettu 17. Omaiselle annettu kyselylomake (merkattu asiakkaan tutkimusnumero ja nimi) + palautuskuori Kirjaa asiakkaan tutkimusnumero ja nimi omaisen kyselylomakkeen sivulle 2 ENNEN kuin lomake annetaan omaiselle. Kirjaa kyllä vasta, kun asiakkaan kyselylomakkeelle (Liite 8) olet merkannut asiakkaan tutkimusnumeron ja nimen, ja lomakkeet on annettu omaiselle. 18. MUISTA AINA TALLENTAA asiakastietolomakkeelle tekemäsi merkinnät ennen kuin siirryt takaisin asiakaslistalle!
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 16(27) HUOM. Kun asiakkaan kaikki kohdat on täytetty 1. Tarkista, että kaikkien asiakkaiden kohdalla MUOKKAA ASIAKKAAN TIETOJA ja TÄYTÄ OMAHOITAJAN LOMAKE-painikkeissa on napin väri vihreä. Vihreä väri kertoo, että tiedot molempien lomakkeiden osalta on valmiit. 2. Tarkistuksen jälkeen voit kuitata asiakkaiden tiedot valmiiksi KUITTAA KAIKKIEN ASIAKKAIDEN TIEDOT TEHDYIKSI- painikkeella.. HUOMIOI. Tämän jälkeen asiakkaan tiedot lukkiutuvat, ja et pääse enää asiakkaiden tietoja muokkaamaan. 5.1.3 Jos kirjautumisessa tai kirjaamisessa ongelmia Jos kirjaat listalle asiakkaan kahteen kertaan niin asiakaslistalla asiakkaan tietojen kohdalla oikeassa laidassa näkyy punainen roskalaatikon kuva. Tällä painikkeella voi asiakkaan tiedot poistaa asiakaslistalta. Asiakkaan poistaminen listalta tulee kyseeseen ainoastaan silloin, jos on vahingossa tallentanut asiakaslistalle saman asiakkaan kahteen kertaan. Ole tällöin tarkkana kumman samasta asiakkaasta olevan rivin poistat! Jos tarvitset salasanan nollaamista, ota yhteyttä puhelimitse (Erikoistutkija Hanna Alastalo p. 0295248609, It-suunnittelija Teppo Jussmäki p. 0295247196) niin varmistamme että pääsette takaisin tietoihin tietoturvallisella tavalla. Mikäli ette löydä omaa yksikköänne listasta lisäämisen jälkeen, voi tämä johtua selaimen välimuistiin päätyneestä vanhasta listasta, jossa lisätty yksikkö ei vielä näy. Tämän ongelman voi kiertää tyhjentämällä selaimen välimuistin tai yrittämällä kirjautumista toisella selaimella. 5.2 Varmistaminen: saman asiakkaan lomakkeiden kirjaus saman asiakkaan tutkimusnumerolle Yhteyshenkilönä tärkein tehtäväsi on varmistaa, että samaa asiakasta koskevat lomakkeet (asiakakkaan, asiakkaan, omaisen ja suostumuslomakkeet) on kirjattu samalle tutkimusnumerolle, jotta tiedot voidaan yhdistää henkilötunnukseen. Oikean tutkimusnumeron kirjoittamista helpottaa se, että kyselylomakkeisiin kirjataan myös asiakkaan nimi. 5.3 Henkilöstön ohjeistaminen ja omahoitajien tehtävien kertominen Tehtävänäsi on esitellä henkilöstölle alkava tutkimus ja jakaa omahoitajille luettavaksi omahoitajien tiedote (Liite 2). Lisäksi tehtävänäsi on kertoa omahoitajille heidän tehtävät tutkimuksen edetessä: 5.3.1 Omahoitajan tehtävät Omahoitajan kyselylomake täyttäminen omasta asiakkaastaan HUOM. Omahoitajan lomake täytetään VAIN SÄHKÖISEN LOMAKKEEN kautta! Jokainen omahoitaja täyttää arvion omasta asiakkaastaan, mutta niin, että jokainen asiakas arvioidaan vain kerran. Tällöin yhteys asiakkaan tietojen ja omahoitajan antamien tietojen välillä säilyy. Ensiarvoisen tärkeää katsoa, että omahoitaja menee oikean asiakkaan kohdalta kyselylomakkeelle! 1. Paina TÄYTÄ OMAHOITAJAN LOMAKE sen asiakkaan kohdalta, jonka omahoitajan lomake on tarkoitus täyttää
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 17(27) 2. Painamisen jälkeen avautuu omahoitajan lomake: 3. Omahoitaja täyttää lomakkeen hiirellä klikkaamalla vastauksen jokaiseen kysymykseen 4. Lopuksi lomakkeen lopussa painetaan TALLENNA LOMAKE a. Tällöin voi tallennus painikkeen alle ilmestyä teksti Asiakkaan tiedot tallennettu puuttuvin tiedoin ja lomakkeelle ilmestyä arvo puuttuu ilmoituksia niiden kysymysten kohdalla, joihin ei ole vielä vastattu. b. Täytä puuttuvat kohdat ja paina uudestaan TALLENNA LOMAKE c. Kun arvo puuttuu ilmoituksia ei enää tule, voit painaa PALAA ASIAKASLISTALLE 5. Toivottavaa on, että lomake täytettäisiin kerralla loppuun d. Jos kuitenkin jostain syystä lomakkeen täyttö tarvitsee keskeyttää painetaan TALLENNA LOMAKE ja sen jälkeen PALAA ASIAKASLISTALLE, tällöin asiakaslistalla lomake painike näkyy punaisena. On muistettava palata täyttämään lomake loppuun. Muistia testaavan CPS-testin teko asiakkaille Omahoitajat tekevät CPS-testin asiakkailleen, jos sitä ei ole aikaisemmin tehty. Jos asiakas on RAIarviointijärjestelmän piirissä ja muistitesti on tehty, ei uutta muistitestiä tarvitse tehdä. Tällöin yhteyshenkilö huolehtii asiakkaan CPS-pisteet asiakkaan asiakastietolomakkeelle.
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 18(27) Muistitesti voidaan tehdä ensin paperiselle CPS-lomakkeelle (Liite 1), josta yhteyshenkilönä viet tiedot asiakkaan asiakastietolomakkeelle. Paperiselle lomakkeelle kirjoitetaan asiakkaan nimi helpottamaan tietojen siirtoa sähköiselle lomakkeelle. Tutkimuksesta kertominen asiakkaille ja/tai omaisille Omahoitajat kertovat tutkimuksesta niille asiakkaille, jotka muistitestin perusteella pyydetään vastaamaan kyselyyn itse tai avustettuna (CPS pisteet 0,1,2 tai 3) sekä näiden asiakkaiden omaisille mikäli asiakas antaa luvan. Niiden asiakkaiden kohdalla, jotka saavat muistitestistä tulokseksi 4, 5 tai 6, omahoitaja kysyy asiakkaan luona vierailevalta omaiselta halukkuutta osallistua tutkimukseen Kyselyyn omahoitaja pyytää vastaamaan yhtä asiakkaan omaista tai läheistä, joka tutkimuksen suorittamisajankohtana käy asiakkaan luona. Omahoitaja antaa asiakkaan ja/tai omaisen tutustua rauhassa tutkimuksen tiedotteeseen ja suostumuslomakkeeseen sekä keskustelee ja vastaa asiakkaan ja/tai omaisen tutkimuksesta esittämiin kysymyksiin. Asiakkailta ja/tai omaisilta suostumusten vastaanottaminen Suostumuksia allekirjoitetaan aina kolme kappaletta. Sekä asiakkaiden että omaisten allekirjoittamiin suostumuksiin tulee aina myös omahoitajan allekirjoitus. Jos asiakkaan on vaikea kirjoittaa, voi hän tarvittaessa vain rastittaa suostumus ja allekirjoittaa suostumuksen ja omahoitaja täyttää muut kohdat (päivämäärä, asiakkaan syntymäaika, nimenselvennys). Asiakkaan suostumuslomakkeessa on tärkeää, että asiakas on rastittanut suostumisensa tutkimukseen sekä tarkistaa onko asiakas halukas, että omaiseen otetaan yhteyttä. Asiakkaiden suostumuslomakkeista jätetään yksi lomake asiakkaalle, toinen jää toimintayksiköllenne ja kolmas lähetetään tutkimuksen päättyessä THL:ään. Vastaavalla tavalla toimitaan myös omaisten suostumuslomakkeiden kanssa. Omahoitaja toimittaa yhteyshenkilölle ne suostumuslomakkeet, jotka ovat toimintayksikölle ja THL:lle. Yhteyshenkilölle tiedottaminen Jos asiakas antaa luvan ottaa omaiseen yhteyttä, huolehtii omahoitaja siitä, että yhteyshenkilö saa asiasta tiedon. Molempien tehtävänä on huolehtia, että omaisen tullessa asiakkaan luo, hänelle kerrotaan tutkimuksesta. Jos omahoitaja ei ole juuri sillä hetkellä työvuorossa, voi tutkimuksesta kertoa myös toinen hoitohenkilöstöön kuuluva henkilö. Jos asiakas tarvitsee kyselyn täyttämiseen avustajan, kertoo omahoitaja tästä yhteyshenkilölle. Tällöin yhteyshenkilö järjestää asiakkaalle avustajan toiselta osastolta tai alueelta. Näin tehdään, jotta asiakas pystyisi vapaasti kertomaan oman mielipiteensä hänen saamastaan hoidosta. Kyselylomakkeen ja palautuskuoren jakaminen asiakkaille ja/tai omaisille Ennen kyselylomakkeen antamista asiakkaalle ja/tai omaiselle on tarkistettava, että lomakkeeseen on merkitty juuri oikean asiakkaan tutkimusnumero ja nimi. Omahoitaja tai joku muu hoitohenkilöstöön kuuluva voi antaa kyselylomakkeen ja palautuskuoren asiakkaalle ja/tai omaiselle kuitenkin niin, että tieto lomakkeen jakamisesta on viety myös yhteyshenkilölle. Asiakkaalla ja/tai omaisella on aikaa kyselyn täyttämiseen 2 viikkoa siitä, kun asiakas ja/tai omainen on saanut kyselylomakkeen. Asiakkaalta on hyvä muistutuksena jonkin ajan kuluttua kysyä, että onko hän saanut täytettyä kyselylomakkeen. Jos asiakkaan/asiakkaiden on itse vaikea viedä palautuskuorta postiin, voi toimintayksikkö keskitetysti kerätä suljetut palautuskuoret ja postittaa ne kerralla.
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 19(27) 5.4 Avustajan hankkiminen asiakkaalle Asiakkaalle hankitaan avustaja siinä tapauksessa, kun asiakas vastaa itse kyselyyn, mutta tarvitsee vastaamisessa apua esim. lomakkeen täyttämisessä. Omahoitajan on tiedotettava sinua asiakkaan avustajan tarpeesta. Avustajana EI SAA toimia asiakkaan omahoitaja vaan avustava hoitaja on pyydettävä viereiseltä osastolta tai alueelta. Mahdollisesti avustajana voi toimia myös asiakkaan omainen. 5.5 Tutkimuslomakkeet tulevat Teille suoraan painotalosta Asiakkaille ja omaisille tulevat lomakkeet (tiedotteet, suostumuslomakkeet, kyselylomakkeet, palautuskuoret) tulevat omissa paketeissaan toimintayksikköönne. Jokaiselle osallistuvalle asiakkaalle (muistitestin CPS-pisteet ovat 0-3) kuuluu lomakkeista: tiedote, suostumuslomake 3kpl, kyselylomake ja palautuskuori. Osallistuvalle omaiselle kuuluu lomakkeista: tiedote, suostumuslomake 3kpl, kyselylomake ja palautuskuori. Mikäli lomakkeita ei olekaan riittävästi ole välittömästi yhteydessä THL:ään (vanhuspalvelulaki@thl.fi tai Erikoistutkija Hanna Alastalo p. 0295248609, It-suunnittelija Teppo Jussmäki p. 0295247196). 5.6 Suostumuslomakkeiden vastaanotto ja säilytys Jokaiselta tutkimukseen osallistuvalta asiakkaalta ja asiakkaan omaiselta pyydetään kirjallinen suostumus. Asiakkaiden omahoitajat keräävät suostumuslomakkeisiin asiakkaan ja/tai omaisen allekirjoitukset ja toimittavat allekirjoitetut lomakkeet sinulle yhteyshenkilönä säilytettäväksi. Suostumuslomakkeita allekirjoitetaan jokaista osallistuvaa asiakasta tai omaista kohden 3 kpl. Yksi suostumuslomakkeista jää asiakkaalle ja/tai omaiselle itselleen, toinen toimintayksiköllenne ja kolmas THL:lle. Säilytä suostumuslomakkeita tutkimuksen loppuun asti niin, että THL:lle tulevat kappaleet ovat omassa pinossaan. 5.7 Suostumuslomakkeiden lähetys THL Tiedonkeruun lopuksi lähetät THL:ään suostumuslomakkeet, jossa ne otetaan vastaan ja arkistoidaan. Suostumuslomakkeista lähetetään THL:ään jokaiselta tutkimukseen osallistuneelta asiakkaalta ja omaiselta yksi suostumuslomake. Suostumuslomakkeet lähetetään osoitteeseen: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos/ Hanna Alastalo Iäkkäät, vammaiset ja toimintakyky yksikkö PL 30 00271 Helsinki 5.8 YhteysTHL:n yhteyshenkilöön pulmatilanteessa Jos tutkimuksesta tulee kysymyksiä tai tutkimuksen teossa ilmenee ongelmia ota ensisijaisesti yhteyttä s- postin vanhuspalvelulaki@thl.fi välityksellä tai toisena puhelimitse: erikoistutkija Hanna Alastalo puh. 029 524 8609 tai it-suunnittelija Teppo Jussmäki puh. 029 524 7196. Asiakkaille ja omaisille on oma ASLA-palvelupuhelin (p. 029 524 7950), johon he voivat soittaa, jos heillä tulee tutkimuksesta kysymyksiä.
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 20(27) Liite 1: CPS-muistitesti
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 21(27) Liite 2: Omahoitajan tiedote
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 22(27) Liite 3: Asiakkaan tiedote
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 23(27) Liite 4: Asiakkaan suostumuslomake Allekirjoitetaan 3 kpl
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 24(27) Liite 5: Asiakkaan kyselylomake
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 25(27) Liite 6: Omaisen tiedote
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 26(27) Liite 7: Omaisen suostumuslomake Allekirjoitetaan 3 kpl
Tiedonkeruuohjeistus /ASLA -tutkimus 27(27) Liite 8: Omaisen kyselylomake