Starttikoulutus ESR hankkeiden maksatus Kestävää kasvua ja työtä 2014 2020 Suomen rakennerahasto-ohjelma 15.3.2017
Yleistä kustannusten tukikelpoisuudesta Hankkeiden rahoitusta ja kustannusten tukikelpoisuutta säätelevät mm: VN:n asetus (358/2014) rakennerahastoista osarahoitettavien menojen tukikelpoisuudesta VN:n asetus (357/2014) alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta Laki (8/2014) alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta EURA2014- järjestelmän ohjeet Yleisasetus 1303/2013, ESR -asetus 1304/2013 Lisäksi hankehallinnointia ohjaa ja ohjeistaa hallintoviranomainen TEM. Keskeistä tietoa hankehallinnoinnista löytyy osoitteesta www.rakennerahastot.fi Lue huolellisesti rahoituspäätöksen ehdot ja EURA2014- järjestelmän ohjeet maksatushakemuksen laatimisesta! 2
Yleistä kustannusten tukikelpoisuudesta, jatkuu Tukikelpoisten, hyväksyttävien kustannusten tulee olla Välittömästi hankkeen toteuttamisesta aiheutuneita, tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia Rakennerahasto-ohjelman mukaisia Hyväksytyn rahoituspäätöksen, sen ehtojen ja hankesuunnitelman mukaisia Hallintoviranomaisen(TEM) ja rahoittajaviranomaisen(ely) ohjeistuksen mukaisia Muutoin rahoittajan kanssa sovittuja (esim. aloituspalavereissa) Toteuttamisaikana syntyneitä /-aikaan kohdistuvia (poikkeuksena tilintarkastus) Tosiasiallisesti tuensaajan maksamia (ennen maksatushakemuksen jättämistä) Hankkeen kirjanpitoon kirjatut; oma kustannuspaikka/erillinen kirjanpito Kirjanpitodokumenteilla todennettavia. Aukoton jäljitysketju Tuote, palvelu tai muu suoritus hankkeelle toimitettu 3
FLAT RATE-hankkeiden kustannusrakenne ESR 17% Välittömät kustannukset Henkilöstökustannukset Palvelujen ostot Muut kustannukset Välilliset kustannukset Flat rate (17% x Henkilöstökustannukset) ESR 40% Välittömät kustannukset Henkilöstökustannukset ESR 15% Välittömät kustannukset Henkilöstökustannukset Palvelujen ostot Matkat Muut kustannukset Välilliset kustannukset Flat rate (15% x Henkilöstökustannukset) Välilliset kustannukset Flat rate (40% x Henkilöstökustannukset) 4 Hämeen ELY-keskus, Maksatusja tarkastusyksikkö
Flat rate -kustannusrakenne Välittömät kustannukset Ilmoitetaan todellisiin kustannuksiin perustuen Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen liittyviä Määritellään tyhjentävästi tukikelpoisuusasetuksessa. Muita kustannuseriä ei voi hyväksyä välittömiin kustannuksiin Kustannusten tulee olla suoraan kohdennettavissa hankkeelle. Ei jyvitettyjä, sisäisiä tai laskennallisia kustannuksia, esim. toteuttajan omien tilojen käyttö. Merkitään maksatushakemukseen (toteutuneet, hankesuunnitelman mukaiset, hankkeen kirjanpitoon kirjatut välittömät kustannukset). Todennetaan hankkeen kirjanpidosta 5
Flat rate -kustannusrakenne Välilliset kustannukset Hyväksytään prosenttimääräisenä kiinteällä %-osuudella hyväksytyistä henkilöstökustannuksista (ESR 17%, 15%, 40%) Kaikki muut hankkeesta syntyvät kustannukset, paitsi välittömiksi määritellyt, käsitellään prosenttimääräisinä välillisinä kustannuksina eli korvataan flat rate osuudella Huom! Flat rate -mallissa välilliset kustannukset käsitettä käytetään osin tavanomaisesta poikkeavalla tavalla (esim. matkakustannukset). Välillisiä kustannuksia ei merkitä maksatushakemukseen Välillisiä kustannuksia ei tarkasteta eikä tarvitse todentaa kirjanpidosta Mikäli palkkakustannuksia hylätään, järjestelmä vähentää vastaavasti prosenttimääräisiä välillisiä kustannuksia 6
Maksatuksen hakeminen Maksatusta haetaan toteutuneiden kustannusten ja saatujen rahoituserien perusteella jälkikäteen EURA2014 -järjestelmässä, poikkeuksena ennakko Maksatushakemus määräajoin, maksatuskaudet ja palautuspäivät määritelty rahoituspäätöksessä tai niistä on muutoin sovittu (esim. aloituspalaveri). Lisäaikaa voi hakea maksatustarkastajalta ennen määräajan umpeutumista, perusteltu syy Hakija laatii maksatushakemuksen EURA2014-järjestelmässä olevalle lomakkeelle hankepäätöksen ehtojen ja järjestelmässä olevien täyttöohjeiden mukaisesti sekä liittää tarvittavat liitteet Yhteishankkeissa hankkeen päätoteuttaja kokoaa tarvittavat raportointitiedot osatoteuttajilta ja täyttää kunkin osatoteuttajan osalta oman maksatushakemuksen taustalomakkeen ja liittää mukaan tarvittavat liitteet. 7
Maksatushakemus / Kustannukset Maksatushakemuksen taustalomakkeella kustannusriveillä esitetään maksatuskaudelle kohdistuvat seuraavat tiedot: Kustannukset kustannuslajeittain hankesuunnitelman mukaisesti Palkkakustannukset henkilöittäin (kunkin henkilön palkka sivukuluineen voidaan merkitä yhdelle omalle riville). EURA:n tietokenttiin ei merkitä henkilöiden nimiä vaan hankehakemuksen mukaiset tehtävänimikkeet Palvelujen ostot ja muut kustannukset tositteittain omille riveille. Kustannusten sisältö avataan selitekentässä siten, että selviää mistä kustannuksesta on kyse ja miten se liittyy projektin toteuttamiseen (esim. tarjoilukulut: mikä tilaisuus, kenelle, pvm, osallistujamäärä). Kynnysarvon ylittävät hankinnat omille riveille Maksuun haettavien kustannusten tulee täsmätä pääkirjanotteen summiin ja muihin maksatushakemukseen liitteisiin 8
Maksatushakemus - taustalomake 9
Maksatushakemus / Rahoitus Maksatushakemuksessa ilmoitetaan maksatuskaudella toteutuneet tuensaajaorganisaation ulkopuolelta hankkeelle maksetut rahoitusosuudet Kirjataan hankkeen kirjanpitoon kokonaisuudessaan (ei jaksoteta vaan EURAjärjestelmä hoitaa jaksotuksen) Omarahoitusosuutta ei ilmoiteta vaan EURA2014 -järjestelmä laskee omarahoituksen määrän rahoituspäätöksen ja toteutuneiden rahoitusosuuksien perusteella Kaikki hankkeen saamat rahoituserät tulee kirjata hankkeen kirjanpitoon ja raportoida maksatushakemuksissa kokonaisuudessaan, myös muut kuin rahoitussuunnitelman mukaiset rahoituslähteet Myös hankkeen mahdolliset tuottamat tulot on ilmoitettava maksatushakemuksessa Tuloksi katsotaan kaikki hankkeen sen toteuttamisaikana tuottamat tuotteiden, palvelujen tai muun käyttö- tai vaihto-omaisuuden myynnistä saadut tulot sekä saadut käyttökorvaukset Tulot vähennetään tukikelpoisista kustannuksista maksatuskausittain. 10
Maksatushakemus / Rahoitus Maksatushakemuksen taustalomakkeelle esitetään ulkopuoliset rahoituserät jaoteltuna kunta-, muuhun julkiseen ja yksityiseen rahoitukseen Merkitään riveittäin rahoittajatahon mukaan (yhteishankkeessa kunkin osahankkeen osalta omalla taustalomakkeella) 11
Maksatushakemus Toteuttajan on seurattava kustannusten ja rahoitusosuuksien toteutumista. Tarvittaessa tehtävä esitys rahoituspäätöksen muuttamisesta Muutosesitykset ajoissa ennen muutosten toteutumista (takautuvasti kustannuksia ei voida hyväksyä) Seurantaraportti taustalomakkeineen toimitetaan jokaisen maksatushakemuksen yhteydessä maksatusjaksoa vastaavalta kaudelta Konkreettinen kuvaus maksatuskauden toiminnasta, hankesuunnitelman tavoitteiden, tulosten (ml. horisontaaliset periaatteet) ja ulkopuolisen rahoituksen toteutuminen, Nimenkirjoittaja lisää allekirjoituksen ja merkitsee valmiiksi Seurantaraportin oltava valmis -tilassa, ennen kuin maksatushakemuksen pääsee jättämään viranomaiskäsittelyyn. Loppuraportti viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä 12
Maksatushakemuksen liitteet Kirjanpidon ote maksatuskaudelta Maksatuskauden kustannukset, rahoitus ja tulot tositekohtaisesti Selkeät vientiselitteet Flat ratella korvattavista kustannuksista ei esitetä kirjanpidon otetta. Palkka- ja lomapalkkaselvityslomakkeet Kokonaistyöajanseurantalomakkeet osa-aikaisesti projektissa työskenteleviltä Työntekijän ja esimiehen allekirjoituksilla Hankintaselvityslomake liitteineen yli 2 000 euron (ilman alv) hankinnoista Näytteet tiedotus-, viestintä- ja markkinointimateriaalista, kun kustannuksia haetaan maksuun (viestintäohje hankepäätöksen liitteenä) Muut liitteet mm. tilaisuuksien osallistujalistat, hankinta-asiakirjat SALAISIKSI MERKITTÄVÄT LIITTEET Palkkaselvitys-, lomapalkkaselvitys- ja kokonaistyöajanseurantalomakkeet sekä muut henkilöiden palkkatietoja sisältävät liitteet on merkittävä salaisiksi liitteiksi (perusteeksi esim. sisältää henkilöiden palkkatietoja), kts. tarvittaessa EURA-järjestelmän ohje hankehakemuksen täyttäminen, kohta 4.13.4. 13
Maksatushakemuksen liitteet Ensimmäiseen maksatushakemukseen (ellei toisin sovittu esim. aloituspalaverissa): lyhyt kuvaus kirjanpidosta (kustannuspaikka vai erilliset tilit, maksu- vai suoriteperusteisuus, arvonlisäveron kirjaaminen hankehenkilöstön tehtävänkuvat, jollei ole toimitettu aiemmin. Mikäli henkilöt vaihtuvat tai tehtävänkuvissa tapahtuu muutoksia toimitetaan päivitetyt versiot Liitevaatimukset koskevat myös osatoteuttajia Liitteiden tulee olla PDF tai Excel muodossa (PDF-, XLS- tai XLSX, mieluiten ohjelmallisesti tallennettu, ei skannattuja) Liitelomakkeet löytyvät rakennerahastot.fi sivujen Etelä-Suomen osion Etelä-Suomen materiaalipankista kohdasta Ohjeet hankkeiden toteuttajille - Hämeen ELY-keskus 14
Maksettava tukiosuus Maksatuspäätöksellä maksetaan rahoituspäätöksen mukainen %-osuus hyväksyttävistä kustannuksista. Tukiprosentti on mainittu rahoituspäätöksessä. Jos muuta rahoitusosuutta ei ole kertynyt rahoitussuunnitelman mukaisesti maksatuspäätöksessä lisätään toteuttajan omarahoitusosuutta (esim. B) Jos muu rahoitusosuus toteutuu etupainotteisesti, maksatuspäätöksessä otetaan rahoituserät huomioon rahoitussuunnitelman mukaisissa suhteissa. Loppuosa huomioidaan seuraavissa maksatuksissa. (esim. C) Rahoitusosuuksien tulisi toteutua kumulatiivisesti projektisuunnitelman mukaisesti Jos rahoitussuunnitelman mukainen ulkopuolinen rahoitus ei toteudu suunnitellusti, tuensaaja kattaa puuttuvan osuuden Rahoitussuunnitelmaan nähden suurempana toteutunut rahoitusosuus vähentää maksettavaa tukea viimeisessä maksatuksessa (voi johtaa myös takaisinperintään) Hanke EI saa tuottaa voittoa! 15
Esimerkit maksettavista tukiosuuksista Esimerkki Rahoituspäätös: Kustannukset 100 000 Rahoitus: ELY 75 000 (75%) Maksatus: Ulkopuolinen rahoitus 15 000 (15%) Omarahoitus 10 000 (10%) 20 000 Maksatuskaudella toteutuneet kustannukset A) Perustapaus: Rahoituspäätöksen mukaan: ELY 15 000 (75%) Ulkopuolinen rahoitus 3 000 (15%) Omarahoitus 2 000 (10%) C) Ulkopuolista rahoitusta tullut 10 000 Ylitoteutuu 7 000 : ELY 15 000 (75%) Ulkopuolinen rahoitus 3 000 (15%) Omarahoitus 2 000 (10%) C) Ulkopuolista rahoitusta tullut 1 000 Alitoteutuu 2 000 : ELY 15 000 (75%) Ulkopuolinen rahoitus 1 000 ( 5%) Omarahoitus 4 000 (20%) Puuttuva ulkopuolinen rahoitus lisää toteuttajan omarahoitusosuutta 2 000 Loppuosa ulkopuolisesta rahoituksesta 7 000 huomioidaan seuraavissa maksatuksissa. 16
Maksatuksen käsittely Lisäselvityspyynnöt Järjestelmän välityksellä. Vastaus määräpäivään mennessä kohdassa lisätiedot: Muokkaa lisätietoja - tallenna jätä viranomaiskäsittelyyn esim. puuttuvat liitteet, kustannusten sisältö avattu puutteellisesti Palautus täydennettäväksi Järjestelmän välityksellä. Täydennetty maksatushakemus (ml. seurantaraportti) jätetään määräpäivään mennessä EURA:ssa viranomaiskäsittelyyn normaalin tapaan esim. väärissä kustannuslajeissa haetut kustannukset, palkkaliitteitä ei merkitty salaisiksi, rahoitusoikaisut, liikaa epäselvyyttä Maksatuspäätös Perustelut hylätyille kustannuksille ja rahoituserille Maksettava määrä ja maksuunpano Muutoksenhakuosoitus 17
Muutoksenhaku Muutoksenhaku maksatuspäätökseen Muutoksenhakuosoitus maksatuspäätöksen liitteenä Oikaisupyyntö järjestelmässä (määräajassa) Maksatuspäätöksen oikaisupäätös Muutoksenhaku oikaisupäätökseen Valitusosoitus oikaisupäätöksen liitteenä Valituksen käsittely HAO 18
Yhteishanke Osatoteuttajia koskevat kaikki tuensaajaan sovellettavat oikeudet ja velvollisuudet, lukuun ottamatta päätoteuttajan hallinnollisia velvoitteita Päätoteuttaja koordinoi hanketta ja tekee hankkeen yhteisen maksatushakemuksen Päätoteuttaja kokoaa osatoteuttajilta tarvittavat raportointitiedot ja liitteet raportoinnissa voi hyödyntää maksatushakemuksen taustalomakeluonnosta osatoteuttajia varten (rakennerahastot.fi / Etelä-Suomen osio / Etelä-Suomen materiaalipankki / Ohjeet hankkeiden toteuttajille - Hämeen ELY-keskus) Osatoteuttajia koskevat samat liitevaatimukset. Päätoteuttaja täyttää EURA 2014 järjestelmässä kunkin osatoteuttajan osalta oman maksatushakemuksen taustalomakkeen ja liittää mukaan tarvittavat liitteet Päätoteuttaja tulee tarkistaa osatoteuttajien toimittamat tiedot ja liitteet Kustannusten ja rahoituserien toteutumista seurataan EURA2014:ssä osatoteuttajakohtaisesti Lisäselvityspyynnöt ja täydennyspyynnöt osoitetaan päätoteuttajalle Maksatuspäätös osoitetaan ja tukisumman maksetaan päätoteuttajalle. Päätoteuttaja maksaa osatoteuttajille keskinäisen sopimuksen mukaan 19
Kirjanpito Kirjanpitolain (1336/1997) mukainen kirjanpito Hankkeella oma kustannuspaikka Flat ratella korvattavia välillisiä kustannuksia ei kirjata hankkeen kirjanpitoon (ainakaan samalle kustannuspaikalle) vaan toteuttaja seuraa välillisten kustannusten toteutumista erillisellä hankkeen kirjanpidon ulkopuolisella seurantakohteella. Maksatushakemuksen liitteenä toimitettavan kirjanpidon otteen tulee sisältää maksatuskauden kustannukset, hankkeelle tulleen rahoituksen ja tulot tositekohtaisesti Kirjanpidon kustannusten ja ilmoitettujen kustannusten täsmäytys: maksatushakemuksessa esitetyt kustannukset = kirjanpidon kustannukset, jos eroa on, selvitetään erotus (selvitys esim. kohtaan lisätiedot tai suoraan pääkirjaan). 20
Kirjanpito Ensimmäiseen maksatushakemukseen lyhyt kuvaus (ellei toisin sovittu esim. aloituspalaverissa): Kirjanpidossa käytetystä menettelystä hankkeen tulojen ja välittömien menojen erittelemiseksi (esim. kustannuspaikka, flat rate kustannukset) Kuvaus kirjausperusteista (maksu- vai suoriteperusteisuus) Selvitys arvonlisäveron kirjaamismenettelystä (esim. sisältyykö alv kustannukseen tai onko omilla alv-tileille) 21
Henkilöstökustannukset Hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisen henkilöstön kohtuulliset ja hankkeelle tarpeelliset palkkakustannukset. Kohtuullisuus: TES, VES, vastaavasta työstä. Työnantajan maksamat lakisääteiset palkan sivukulut (työnantajan maksama osuus) Osa-aikaisesti hankkeelle työskentelevän tulee pitää päiväkohtaista kokonaistyöajanseurantaa, jonka perusteella palkat kohdistetaan hankkeelle Hankkeen toteutusaikana hankkeelle tehdystä työstä ansaittujen/kertyneiden lomapäivien palkat ja lomarahat Johdon palkkakustannukset voivat olla hyväksyttäviä vain, kun työ liittyy substanssin osalta hankkeeseen Vain hankehenkilöstön palkat. Ei siis ulkoistettujen työpalvelujen ostoa, ulkopuolisten palkkioita (myös verokortilla maksetut palkkiot) Saadut korvaukset (esim. Kelan sairaslomakorvaukset) tulee vähentää palkoista. 22
Henkilöstökustannukset Tukikelvottomia henkilöstökustannuksia Tavanomaisen palkan lisäksi maksettavat tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut ja vastaavat palkanlisät Johdon yleisjohtamiseen liittyvät kustannukset Tukityöllistettyjen palkkakustannukset Stipendit, apurahat Vapaaehtoiset vakuutukset Yleinen henkilöstökoulutus Ylityökorvaus 23
Henkilöstökustannukset Tehtävänkuvaus Hankkeen henkilöstöllä tulee olla kirjalliset tehtävänkuvat, joista selviää hankkeelle tehtävän työ Hankkeelle kokoaikaisesti työskentelevän työhön / tehtävänkuvaan ei saa sisältyä muuta kuin projektille kuuluvia tehtäviä Mahdollisista muutoksista henkilöstössä tai tehtävänkuvissa ilmoitettava etukäteen Maksatushakemuksen liitteenä toimitetaan: Palkka- ja lomapalkkaselvityslomakkeet (merkitään salaiseksi liitteeksi) Kokonaistyöajanseurantalomakkeet osa-aikaisesti hankkeelle työskentelevän (merkitään salaiseksi liitteeksi) Viimeistään ensimmäiseen maksatushakemukseen hankehenkilöstön tehtävänkuvat, jollei ole toimitettu aiemmin tai toisin sovittu esim. aloituspalaverissa. Muuttuessa toimitetaan päivitetyt versiot. 24
Työajanseuranta Osa-aikaisesti hankkeelle työskentelevän on pidettävä kokonaistyöajanseurantaa, josta käy päiväkohtaisesti ilmi projektille tehdyt tunnit ja työn sisältö (informatiiviset selitteet) sekä kokonaistyöaika. Työajanseurantoihin työntekijän ja esimiehen allekirjoitukset, myös sähköinen allekirjoitus hyväksytään (hyväksyjän nimi ja hyväksymispvm.) Palkat kohdistetaan hankkeelle työnajanseurannan tuntien suhteessa Esimerkki: Henkilön kokonaistyöaika on 150h, josta projektin työtehtäviin on käytetty 60 h ja hallinnoivan organisaation työtehtäviin 90 h. Palkasta sivukuluineen kohdistetaan projektille tehtyjen työtuntien suhteessa 60 h/ 150h = 40 %. Työajanseurannan tuntien, palkkaselvityslomakkeen ja kirjanpidon tulee täsmätä 25
Työajanseurannan täyttäminen Tehollinen työaika 26
Työajanseurannan täyttäminen monta projektia 27
Lomakustannukset Hankkeen toteutusaikana hankkeelle tehdystä työstä ansaittujen/kertyneiden lomapäivien palkat ja lomarahat Osa-aikaisten työntekijöiden lomapalkat ja -rahat kohdistetaan lomanmääräytymisvuoden aikana hankkeelle tehdyn työajan suhteessa Maksetut lomapalkat ja -rahat, ei lomavarauksia 28
Lomakustannukset: esimerkkejä Henkilöt ovat olleet työnantajan palveluksessa koko lomanmääräytymisvuoden 1.4.2016-31.3.2017 ajan. Vuosilomapäiviä kertyy kaikille 12 kk x 3 pv = 36 pv. Projekti on alkanut 1.1.2017. Lomat pidetty kesällä 2017. 1. Kokoaikainen työntekijä: Aloittanut projektissa 1.1.2017. Projektin ajalta 1.1.- 31.3.2017 kertynyt lomapäiviä 3 x 3 pv = 9 pv. Projektille kohdistetaan 9 lomapäivän kustannukset loma-ajan palkasta ja loma-rahasta. 2. Osa-aikainen työntekijä: Aloittanut projektissa 1.1.2017 Projektin työntekijä on tehnyt ajanjaksolla 1.1.- 31.3.2017 projektille töitä 30 % kokonaistyöajasta (144 h/ 480 h). 9 lomapäivän palkasta ja lomarahasta kohdistetaan projektille samassa suhteessa 30 %. 3. Osa-aikainen työntekijä: Aloittanut projektissa 1.5.2017. Hänelle ei ole kertynyt lainkaan projektille tukikelpoista lomaa ajalta 4/2016 3/2017. 29
Työaika: Tehollinen työaika vai kokonaistyöaika Tehollinen työaika: Todelliset työssäolopäivien tunnit Todellisia työssäolopäiviä vastaava palkka (ei lomapäivien osuutta). Työajanseuranta: lomat merkitään nolliksi (ei hankkeen työaikaan eikä kokonaisyöaikaan) Palkkaselvityslomake: kokonaispalkka ei sisällä lomapäivien osuutta Lomapalkat eritellään lomapalkkaselvityslomakkeella Esim. 12 työpäivää, 8 lomapäivää, kk-palkka 4 000 Työssäolopäivien palkka 2 400 ( = 12pv/20pv x 4 000 ) Hankkeelle työssäolotuntien suhteessa 1 440 ( = 54h / 90h x 2 400 ) Palkkaselvityslomakkeeseen Lomapäivien palkka 1 600 ( = 8pv/20pv x 4 000 ) Hankkeelle lomanansainta-ajan (4/2016-3/2017) työtuntien suhteessa 320 ( = 360h / 1 800h x 1 600 ) Lomapalkkaselvityslomakkeeseen 30
Työaika: Tehollinen työaika vai kokonaistyöaika Kokonaistyöaika: Kokonaistunteihin sisältyvät kaikki tunnit (myös lomapäivien tunnit) Kokonaiskuukausipalkka Työajanseuranta: lomat merkitään muihin tunteihin (ei hankkeen työaikaan) ja lasketaan mukaan kokonaistyöaikaan Palkkaselvityslomake: kokonaispalkka sisältää lomapäivien palkat Lomapalkat eritellään lomapalkkaselvityslomakkeella Esim. 12 työpäivää, 8 lomapäivää, kk-palkka 4 000 Hankkeelle kohdistetaan kokonaispalkasta hankkeelle tehtyjen ja kokonaistuntien suhteessa 1 440 ( = 54h/150h x 4 000 ) Palkkaselvityslomakkeeseen Lomapäivien osuus kokonaispalkasta 1 600 ( = 60h/150h) x 4 000 ) Hankkeelle lomanansainta-ajan (4/2016-3/2017) työtuntien suhteessa 320 ( = 360h / 1 800h x 1 600 ) Lomapalkkaselvityslomakkeeseen 31
Työajanseuranta: Tehollinen työaika vai kokonaistyöaika Pvm Hankkeelle tehty työ Muu kuin hankkeelle tehty työ Yhteensä Poissaolopäivä Selite/kuvaus tehdystä hanke työstä Tuntia Tuntia Tuntia esim. loma 2 xxxx 7,00 0,00 7,00 3 xxxx 0,00 7,35 7,35 4 xxxx 6,00 2,00 8,00 5 0,00 6 0,00 7 Tehollinen työaika -malli 0,00 0,00 0,00 Vuosiloma 8 0,00 0,00 0,00 Sairasloma 9 0,00 0,00 0,00 Palkaton 10 4,50 3,00 7,50 11 6,00 2,00 8,00 JNE Tunnit yhteensä: 54,00 36,00 90,00 Prosenttia 60,00 % 40,00 % 100,00 % 7 Kokonaistyöaika -malli 0,00 7,50 7,50 Vuosiloma 8 0,00 0,00 0,00 Sairasloma 9 0,00 0,00 0,00 Palkaton 10 4,50 3,00 7,50 11 6,00 2,00 8,00 JNE Tunnit yhteensä: 54,00 96,00 150,00 Prosenttia 36,00 % 64,00 % 100,00 % 32
Palkkaselvityksen täyttäminen PALKKASELVITYS HANKEHENKILÖSTÖN TYÖAJASTA JA MAKSETUISTA PALKOISTA LIITE 1 - Lomapalkat ja -rahat ilmoitetaan lomakkeessa 2. Päivämäärä Hanke: Toteuttajan /osatoteuttajan nimi Maksatuskausi: Laatijan nimi, asema organisaatiossa ja puhelinnumero: Hankekoodi: Hankkeeseen Kokonais- Hankkeeseen Hankkeesta Maksettu Hankkeesta Prosentti- Henkilön nimi Tehtävä hankkeessa KK-palkka käytetty työaika käytetty laskutettu kokon.palkka maksettu palkka osuuksien tukikelpoinen työaika tunteina työaika %:na palkka ja ja sivukulut %:na erot +/- peruspalkka tunteina (100%) kok.työajasta sivukulut (100%) kokonaispalkasta Tehollinen työaika Projektipäällikkö 4 000,00 54,00 90,00 60,00 % 1 756,80 2 928,00 60,00 % 0,00 % Työssäolopäivien 12pv palkka 2400 (= 4000 x 12pv /20pv) =150h - 8pv x 7,5h =12pv / 20pv x 4000 x 1,22 Lomapäivien 8pv palkat 1600 (= 4000 x 8pv/20pv) lomapalkkaselvitykseen 1 952,00 =8pv / 20pv x 4000 x 1,22 Kokonaistyöaika Projektipäällikkö 4 000,00 54,00 150,00 36,00 % 1 756,80 4 880,00 36,00 % 0,00 % =4000 x 1,22 Lomapäivien palkat 1600 (= 4000 x 60h /150h) lomapalkkaselvitykseen 1 952,00 =60h / 150h x 4000 x 1,22 Sivukulut 22% yhteensä 1 756,80 33
Lomapalkkaselvityksen täyttäminen: Henkilön nimi Lomaoikeusjakso Lomaoikeus- Lomaoikeus- Lomaoikeus- Lomaoikeus- Maksatus- Kokonais Hankkeelle Hankkeelle = lomanmääräytymisvuosi päivät jaksolta jaksolta ajalta kaudella loma-ajan ansio kohdennettu kohdennettu ko. jaksolta kokonais hankkeen hankkeen pidetyt maksatuskaudelta loma-ajan ansio loma-ajan ansio työaika työaika %-osuus lomapäivät lakisääteisine lakisääteisine %-osuus sos.kuluineen sos.kuluineen Aloittanut organisaatiossa 1.1.2016 ja hankkeessa 1.1.2017 Aloittanut organisaatiossa ja hankkeessa 1.1.2017 1.4.2016-30.3.2017 30 1 800,00 360,00 20,00 % 8 1 952,00 390,40 20,00 % =8pv / 20pv x 4000 x 1,22 1.1.2017-30.3.2017 8,0 450,00 360,00 80,00 % 8 1 952,00 1 561,60 80,00 % Lomaraha omalle riville LOMARAHA 1.4.2016-30.3.2017 1 800,00 360,00 20,00 % 2 928,00 585,60 20,00 % =50% x 30 x 4000 x 1,22 / 25 LOMARAHA 1.1.2017-30.3.2017 450,00 360,00 80,00 % 732,00 585,60 80,00 % =50% x 3kk x 2,5 x 4000 x1,22/25 2. 3. 3. 1. 4. 5. Sivukulut 22% Täyttöohje: 1. Maksatuskaudella pidetyt lomapäivät 2. Miltä lomamääräytysvuodelta maksatuskaudella pidetyt lomapäivät/maksetut lomarahat ovat kertyneet 3. Lomamääräytysvuotena tehdyt työtunnit (kokonaistunnit ja hanketunnit) 4. Pidettyjen lomapäivien osuus kk-palkasta 5. Hankkeelle kuuluva osuus lomapäivien palkasta (Lomanmääräytymisvuonna tehtyjen työtuniten suhteessa 34
Ostopalvelut Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat palvelujen ostot kuten: Hankehenkilöstön ulkopuolisille asiantuntijoille maksettavat suunnittelu-, koulutus-, konsultointi-, luento- ja asiantuntijapalkkiot ja heidän matkansa Huom! Ei koske hankehenkilöstölle järjestettävää koulutusta, joka sisältyy prosenttimääräisinä korvattaviin flat rate kustannuksiin. Markkinointiin, mainontaan ja tiedotukseen liittyvät palvelujen ostot, esim. tiedotus- ja markkinointimateriaalin suunnittelu-, painatus- ja käännöstyöt, ilmoituskustannukset sekä messuosastojen kustannukset (huom. käyntikortit katsotaan toimistokuluiksi) näyte, mallikappale tai vastaava maksatushakemuksen liitteeksi Selvitykset ja tutkimukset Kohderyhmälle järjestettäviin koulutuksiin, valmennuksiin, seminaareihin, teemapäiviin ym. tilaisuuksiin liittyvät seminaaripaketit tai vastaavat palvelujen ostona hankittavat järjestelyt (ohjelma ja osallistujalista tositteen liitteeksi) 35
Ostopalvelut jatkuu Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat palvelujen ostot kuten: Hankesuunnitelman toteuttamisen kannalta välttämättömät kohderyhmälle palvelujen ostona hankitut kuljetukset seminaareihin, messuille ja tutustumiskäynneille tai vastaaviin tilaisuuksiin Hankkeen tilintarkastuskustannukset, mikäli rahoituspäätös edellyttää tilintarkastuksen tekemistä. 36
Muut kustannukset Hankkeen kohderyhmän käyttöön vuokratuista tiloista aiheutuvat kustannukset; tilat, jotka on vuokrattu projektissa järjestettävää toimintaa varten. Tilakustannusten tulee olla suoraan kohdennettavissa hankkeelle eli jyvitettäviä kustannuksia (tai sisäisiä laskutuksia) ei hyväksytä välittömiin kustannuksiin. Kohderyhmän käyttöön hankitut aineelliset ja aineettomat pienhankinnat. 37
Arvonlisävero Hakijan lopulliseksi kustannukseksi jäävä arvonlisävero on tukikelpoista Hankepäätöksen ja hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti Arvonlisäveron tukikelpoisuus osatoteuttajakohtainen Määritelty kunkin toteuttajan osalta hankehakemuksen taustalomakkeella Mikäli arvonlisävero on tukikelpoinen, myös rahoituksessa arvonlisävero otetaan huomioon (jos laskutetaan alvillisena) Mikäli arvonlisävero ei ole hankkeelle tukikelpoinen, niin se ei ole sitä myöskään ulkomailla. 38
Välilliset kustannukset (Flat rate 17 % kulut) - Valtioneuvoston asetus (358/2014) 12 Luettelo ei ole tyhjentävä. Matkakustannukset: hankehenkilöstön, sidosryhmien, partnereiden ym. sekä kotimaan että mahdolliset ulkomaan matkakulut Kaikki ohjausryhmästä aiheutuvat kustannukset, kuten kokouskulut sekä mahdolliset matkakustannukset ja palkkiot tai ansionmenetyskorvaukset, Kokous- ja neuvottelukulut kuten tarjoilukulut (kohderyhmälle järjestettävien seminaarien ym. tilaisuuksien seminaaripaketit tai vastaavat voidaan sisällyttää palvelujen ostoihin), Hankehenkilöstön toimitilojen vuokrat sekä muut toimitiloista aiheutuvat menot kuten sähkö, vesi ja siivous, Hankkeen hallinnointia varten hankehenkilöstölle hankittavat pienhankinnat, aineet, materiaalit ja toimisto- sekä muut tarvikkeet, Hankkeen hallinnointia varten hankehenkilöstölle hankittavien laitteiden ja koneiden vuokra- ja leasingkulut sekä poistot, 1/2 39
Välilliset kustannukset (Flat rate 17 % kulut) - Valtioneuvoston asetus (358/2014) 12 Toimistokulut ja -palvelut kuten hankehenkilöstön puhelin-, faksi-, internet- ja ohjelmistokustannukset, postitus, kopiointi, aulapalvelu ja muuttopalvelu, Muut vyörytetyt yleishallinnolliset kustannukset, kuten organisaation johdon hankehallinnointikustannukset ja yhteiset tukipalvelut kuten taloushallintopalvelut ja tietohallintopalvelut (sekä sisäiset että ostopalvelut), Hankehenkilöstöstä aiheutuvat työterveysmaksut Hankehenkilöstölle järjestettävä koulutus ja TYKY-toiminta tms. 2/2 40
Tukikelvottomia kustannuksia Kustannukset eivät ole tukikelpoisia siltä osin, kuin tuensaaja on saanut tai on oikeutettu saamaan niihin korvausta muualta. Hankkeesta tuensaajalle aiheutuneet mahdolliset viivästys- ja muut korkokulut, tilitapahtumista perittävät palvelumaksut, valuutan vaihtopalkkiot, kurssitappiot sekä muut yksinomaan rahoitukseen liittyvät kustannukset Sakot, pysäköintivirhemaksut, rikemaksut ja muut lakiin perustuvat taloudelliset seuraamukset sekä oikeudenkäyntikulut 41
Erikseen raportoitavat osallistujien palkkakustannukset Hankkeen toimenpiteisiin osallistuvien kohderyhmään kuuluvien palkkakustannukset Muun kuin tuensaajan (tai tuen siirronsaajan) maksamia Vain kunnan tai muun julkisen työantajan maksamat kustannukset Kustannukset lasketaan vakioyksikkökustannustaulukon mukaan, perustuu ammattiluokkakohtaisiin keskimääräisiin palkkakustannuksiin Vakioyksikkökustannus kerrotaan osallistujan hankkeeseen käyttämällä työajalla Osallistujien tiedot kerätään ESR Henkilö -järjestelmästä Osallistujan nimi, osallistujan työnantaja, osallistujan ammattiluokka ja tuntimäärä Ennen järjestelmän valmistumista tiedot on kerättävä paperilomakkeille. Ilmoitetaan maksatushakemuksessa organisaatio- ja ammattiluokkakohtaisena yhteenvetona (kunta/muu julkinen työnantaja, Y-tunnus, ammattiluokka ja tuntimäärä) Järjestelmä laskee kustannukset ammattiluokan ja tuntimäärän perusteella Ilmoitetut tuntimäärät on pystyttävä tarvittaessa todentamaan Osallistujien allekirjoituksella vahvistetut osallistujalistat Tuensaajan säilytettävä ja arkistoitava Työaikana tehtävä työ Kustannuksiin ei makseta tukea, mutta ne sisältyvät hankkeen julkiseen rahoitusosuuteen. 42
Hankinnat ja kilpailutus Kilpailuttamisessa on noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden, syrjimättömyyden ja suhteellisuus periaatteita. 3 Julkisissa hankinnoissa noudatettavat periaatteet: Hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. 2 Lainkohdan mukaan lain tarkoittamien kansallisten kynnysarvojen alittavissa hankinnoissa olisi myös pyrittävä huomioimaan hankinnan kokoon ja laajuuteen nähden riittävä avoimuus ja syrjimättömyys. Kaikissa ESR-hankinnoissa hinnan on oltava kohtuullinen. Pääsääntönä on kaikkien hankintojen kilpailuttaminen Valintaperusteena kokonaistaloudellisuus tai halvin hinta Toteuttajaorganisaation jo kilpailuttamat hankinnat hyväksytään pääsääntöisesti (esim. voimassa olevat puitesopimukset) Suorahankinta vain erittäin poikkeuksellisesti (vrt. hankintalain edellytykset 40 ja 41 ) Hankintaan ja kilpailutukseen liittyvä materiaali tulee dokumentoida ja säilyttää rakennerahastosäädösten mukaisesti (esim. tarjouspyyntö, tarjousten avauspöytäkirja, tarjoukset, tarjousten vertailuasiakirjat, hankintapäätös, hankintasopimus/tilaus sekä muutoksenhakuosoitus) 43
Hankintamenettelyt eri kokoisissa hankinnoissa Valinta hankinnan arvioidun kokonaisarvon (alv 0%) mukaan ALLE 10 000 EUROA OLEVAT HANKINNAT 10 000 EUROA JA YLI MENEVÄT, MUTTA HANKINTALAIN ALLE JÄÄVÄT HANKINNAT KEVYT MENETTELY HANKINTALAIN MUKAISET HANKINNAT KIRJALLINEN TARJOUSPYYNTÖ MENETTELY HANKINTALAIN MUKAINEN MENETTELY 44
Hankinnat ja kilpailutus Pienhankinnat (kevyt menettely) Hankinnat, jotka ovat 2 000 - alle 10 000 euroa (alv 0%) voidaan katsoa pienhankinnoiksi. Niistä riittää esim. sähköposti-, puhelin- tai internetvertailu, jonka pohjalta tehdään vertailumuistio. Näissäkin hankinnoissa hankintahinnan on oltava kohtuullinen. Maksatushakemuksen mukana toimitettavat liitteet: Hankintaselvityslomake (merkitään yli 2 000 euron hankinnat), muita liitteitä ei tarvitse toimittaa. Hankintaselvityslomakkeessa on selvittävä mitä on hankittu, milloin, keneltä, hankintamenettely / kilpailutustapa / miten hinnan kohtuullisuus on selvitetty tai perustelut kilpailuttamatta jättämiselle. Dokumentit vertailusta, esim. sähköpostit säilytetään hankkeen aineistossa, joka toimitetaan ainoastaan erikseen pyydettäessä 45
Hankinnat ja kilpailutus 10 000 alle kynnysarvon hankinnat (alv 0%) (kirjallinen menettely) Hankinnat, jotka ovat vähintään 10 000 euroa, mutta alle hankintalain kansallisen kynnysarvon (tavara- ja palveluhankinnoissa 60 000 euron suuruisia ), edellyttävät tarjouspyyntömenettelyä, jossa toimitetaan kirjallisesti, sähköpostilla tai faksilla dokumentoitava tarjouspyyntö vähintään 3-5 toimittajalle (riittävä määrä, jotta saadaan riittävä määrä vertailukelpoisia tarjouksia aidon kilpailutuksen aikaansaamiseksi). Maksatushakemuksen mukana toimitettavat liitteet: Hankintaselvityslomake, johon merkitään mitä on hankittu, milloin, toimittaja, hinta, hankintamenettely/kilpailutustapa tai perustelut kilpailuttamatta jättämiselle. Selvitys tarjousvertailusta ja hankintaperusteista (esim. hankintamuistio/-päätös, tarjousvertailu) sekä kopiot hankintasopimuksista. 46
Hankinnat ja kilpailutus Hankintalain piiriin kuuluvat hankinnat Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat (tavarat ja palvelut 60 000 alv 0%) Hankintalain mukainen menettely, hankinnoista ilmoitettava HILMAssa Hankinnan tiedot Ilmoitetaan erikseen EURA:ssa EURA:ssa valitaan sisältää kynnysarvon ylittäviä hankintoja. Hankinnan tiedot ja liitteet annetaan kustannusrivin kohdalla, Hankinta painike Maksatushakemuksen mukana toimitettavat liitteet: Hankintaselvityslomake, johon merkitään mitä on hankittu, milloin, toimittaja, hinta, kilpailutustapa tai perustelut kilpailuttamatta jättämiselle. Kopiot seuraavista hankinta-asiakirjoista: HILMA-ilmoitus, tarjouspyyntö, avauspöytäkirja, vertailupöytäkirja, hankintapöytäkirja tai -päätös, hankintasopimus ja voittanut tarjous. Hankinta voidaan tehdä suorahankintana vain hankintalaissa mainituista erityisistä syistä. Suorahankinnan perusteet tulee dokumentoida suorahankintapäätöksessä. Päätös suorahankinnasta tehtävä ennen hankinnan tekemistä. 47
Maksatushakemus - hankinnat 48
Hankinnat ja kilpailutus HANKINTASELVITYS PALVELUJEN OSTOISTA SEKÄ KONEISTA, LAITTEISTA JA KALUSTOSTA Lomakkeelle täytetään 2 000 euron ja yli menevät hankinnat kumulatiivisesti. Kaikki summat ilman arvonlisäveroa. Lomake toimitetaan jokaisen maksatushakemuksen liitteenä Liite 4. Hanke Hankekoodi Toteuttaja / osatoteuttaja Maksatuskausi Lomakkeen täyttäjän nimi, asema organisaatiossa Päivämäärä Maksatushakemuksen liitteenä toimitettu: Selvityksiä hintavertailusta kappaletta Hankinta-asiakirjoja (60 000 ja yli) kappaletta Lomakkeen alaosassa on kerrottu maksatushakemuksen liitteet koskien hankintoja. Onko kilpailutettu / hintavertailtu? Hankinta Toimittaja Tositepvm Hinta (ALV 0%) Kyllä/Ei Kilpailutustapa tai perustelut kilpailuttamatta jättämiselle Liitenro Tarjouspyyntö sähköpostitse 4:lle, saatu 3 tarjousta, joista valittu kokonaistaloudellisesti edullisin. Liitteenä hankintapäätös ja Yrittäjyyskoulutus 23 ja 30.3.2016 Koulutus Oy 28.3.2016 12 000,00 Kyllä tarjousvertailu ja hankintasopimus 1 ja 2 YHTEENSÄ KUMULATIIVISESTI Hankinnoista toimitetaan yllä olevan hankintaselvitystaulukon tietojen lisäksi maksatushakemuksen liitteitä seuraavasti: - 2 000 - alle 10 000 selvitys alla olevaan hankintaselvityslomakkeeseen - 10 000 - alle 30 000, liitetään selvitys hintavertailusta ja hankintaperusteista (esim. hankintamuistio/ päätös) sekä kopiot hankintasopimuksista - 30 000 ja yli menevät kopiot seuraavista hankinta-asiakirjoista: HILMA-ilmoitus, tarjouspyyntö, avauspöytäkirja, vertailupöytäkirja, hankintapöytäkirja tai -päätös, hankintasopimus ja voittanut tarjous. Alkuperäiset asiakirjat tulee säilyttää hakijaorganisaation arkistossa vähintään rahoituspäätöksessä kerrotun ajan. HILMA: www.hankintailmoitukset.fi Tietoutta hankinnoista: www.hankinnat.fi Ohjeistusta hankkeille: www.rakennerahastot.fi Valtion säädöstietopankki: www.finlex.fi 49
Muuta huomioitavaa Toteuttajan on seurattava kustannusten ja rahoitusosuuksien toteutumisesta. Tarvittaessa tehtävä esitys rahoituspäätöksen muuttamisesta -> Muutosesitykset ajoissa ennen muutosten toteutumista (takautuvasti kustannuksia ei voida hyväksyä) Paikan päällä tehtävät tarkastukset: ELY-keskus, tarkastusviranomainen (VVC), hallinto- ja todentamisviranomainen (TEM), EU-Komissio Tarkastettavat hankkeet valitaan otannalla Hankkeen toteutukseen liittyvä kirjanpitoaineisto ja muu hankkeen asiakirjamateriaali tulee säilyttää vähintään rahoituspäätöksessä kerrotun ajan (mm. kuluihin, tuloihin ja toimintaan liittyvät asiakirjat ja tiedot osallistujista sekä ohjausryhmän pöytäkirjat, kts. rahoituspäätöksen ehdot) Kaikissa yhteydenotoissa ja lisäselvityksissä on syytä mainita hankekoodi ja hankkeen nimi. 50