Riskienhallinta innovatiivisten julkisten hankintojen edistäjänä; esimerkkinä innovatiiviset ikäihmisten palvelut Riskinhallinta innovaatioiden julkisissa hankinnoissa Työ- ja elinkeinoministeriö, 3.2.2012 Pekka Maijala, VTT pekka.maijala@vtt.fi
2 Riskienhallinnan merkityksestä julkisissa hankinnoissa Innovatiivisten uusien tuotteiden ja palvelujen ostaminen on monessa suhteessa vaativampaa kuin tarkasti määriteltyjen ratkaisujen. Innovaatiohankintoihin liittyvä systemaattinen riskienhallinta on tärkeä asia ja usein myös edellytys onnistuneelle kumppanuudelle. Julkisten hankintojen riskit tulisi arvioida myös siltä kannalta ovatko ne tasapainossa ja suhteessa kyseisestä hankinnasta saataviin hyötyihin. Riski määritellään usein tietyn tapahtuman muutos, joka voi vaikuttaa tavoitteiden saavuttamiseen. Riskillä voi olla positiivisia tai negatiivisia vaikutuksia. Riskiksi voidaan tunnistaa myös tapahtuma tai tilanne, joka jätetään hyödyntämättä jonka avulla voitaisiin saavuttaa organisaation asettama tavoite.
3 Riskienhallinta prosessina
4 Framework for Risk Management EXTERNAL YRITYKSEN RISKS (THAT YRITYKSEN ULKOISET HAVE RISKIT AN EFFECT ULKOISET ON RISKIT THE ENTERPRISE) Markkinariskit Markkinariskit Market - suhdanteet risks - suhdanteet - economic trendit - trendit situation - trends toimiala - toimiala - branch kilpailijat, - kilpailijat, - competitors, kilpailutilanne kilpailutilanne situation - of kumppanit - kumppanit competition - partners ympäristö - ympäristö - surrounding (markkina -alue) (market (markkina -alue) area) Sociological Yhteiskunnalliset riskit Yhteiskunnalliset risks riskit - politics politiikka - politiikka - legislation lainsäädäntö - lainsäädäntö - labour työselkkaus - työselkkaus conflict - taxation verotus - verotus Other Muut ulkoiset riskit Muut ulkoiset external riskit - katastrofit, luonnon risks - katastrofit, luonnon ilmiöiden aiheuttamat - natural ilmiöiden catastrophe aiheuttamat rikollisuus - criminality - rikollisuus ihmisen aiheuttamat - human - ihmisen induced aiheuttamat vahingot accidents vahingot Tiedon Availability saatavuus of information Käyttöoikeudet Rights of use Käytettävyys Usefulness Tiedonkulku Flow of information Tiedon Transmission siirto of inf. LOGISTICS LOGISTIIKKA AND JA LOGISTIIKKA JA INFRA- INFRA- STRUCTURE STRUKTUURI STRUKTUURI - location sijainti ja and accessibility - sijainti ja saavutettavuus - transportation saavutettavuus kuljetukset - transportation kuljetusvälineet - kuljetukset - varastot -equipment kuljetusvälineet ja varastointi - warehouses - varastot ja varastointi toimitilat and - storing koneet - toimitilat ja laitteet - - koneet ja laitteet premises energian saanti - machines - energian and saanti equipment - supply of energy Sopimukset, Contracts, breach sopimusrikkomukset of contract Tietojärjestelmät Information systems Atk-häiriöt IT disturbance Ohjelmistot Software INTERNAL YRITYKSEN RISKS SISÄISET OF THE RISKIT ENTERPRISE PRODUCT TUOTEKEHITYS, DEVE- TUOTEKEHITYS, LOPMENT, TUOTANTO TUOTANTO PRODUCTION Tuotekehitys ja suunnittelu Tuotekehitys ja Product development suunnittelu and - tuote planning - product prosessi - tuote - process - prosessi laite - machine - laite laitos - plant - laitos Tuotanto Production Tuotanto - raaka -aineet - materials - raaka -aineet laiterikot - failures tuotantokatkokset - laiterikot - stoppages huolto - tuotantokatkokset - maintenance - huolto hävikki - losses - hävikki ympäristöongelmat - environmental - ympäristöongelmat (jätteet ja päästöt) - problems tehokkuus (jätteet ja (waste päästöt) and discharge) - tehokkuus kapasiteetti - efficiency toimitusajat - kapasiteetti - capacity - toimitusajat elinkaari - time - elinkaari of delivery - life cycle INFORMATION INFORMAATIO PERSONNEL HENKILÖSTÖ HENKILÖSTÖ Työn organisointi Work Työn organisointi organization työpaikanvaihto - changing - työpaikanvaihto the job - selection henkilövalinnat - henkilövalinnat of employee - availability työvoiman saatavuus - työvoiman of saatavuus employee - työn kuormittavuus - work työn load kuormittavuus - management johtamisjärjestelmä - johtamisjärjestelmä - organization projektitoiminta - projektitoiminta - projects tapaturmat - tapaturmat - ability työkyky ja sairastuminen - työkyky to work ja and sickness sairastuminen rate Travelling Matkat Matkat - accidents tapaturmat - tapaturmat Knowledge Osaaminen Osaaminen - development kehittäminen (personnel and (henkilöstön, - kehittäminen management) johdon) - knowledge osaamisen (henkilöstön, transfer siirto johdon) - osaamisen siirto Harmful actions Vahinkoa aih. toiminta - betrayals Vahinkoa liikkeenjohdon by aih. management työntekijöiden toiminta / - liikkeenjohdon or personnel petokset / - physical työntekijöiden fyysinen or / henkinen mental petokset violence - fyysinen / henkinen väkivalta - other väkivalta muu rikollinen criminal actions toiminta - muu rikollinen toiminta MANAGEMENT JOHDON PÄÄTÖKSET DECISIONS JOHDON PÄÄTÖKSET Operationaaliset Taloudelliset Strategiset Operationaaliset Operational Taloudelliset Financial Strategic Strategiset TALOUS ECONOMY TALOUS Investoinnit Investments Investoinnit - arrangement valmistelu - valmistelu - finance rahoitus - rahoitus - cost kustannuslaskelmat - kustannuslaskelmat estimates - influence vaikutus - vaikutus to competitiveness kilpailukykyyn kilpailukykyyn - follow-up seuranta - seuranta Ostot Ostot Purchase Myynti -Selling Myynti markkinat - markets - markkinat asiakassuhteet - customer - asiakassuhteet palvelu relations - service - palvelu tiedonhankinta - acquisition - tiedonhankinta mainonta of information - advertising - mainonta reklamaatiot - reklamaatiot - reclamations jakelukanavat - jakelukanavat - delivery hinnoittelu - pricing - hinnoittelu Toimintaedellytykset -Operational Toimintaedellytykset kannattavuus - kannattavuus -Preconditions vakavaraisuus ja - vakavaraisuus ja - profitableness maksuvalmius - financial maksuvalmius strength YRITYKSEN RISKS THAT HAVE YRITYKSEN ULKOPUOLISILLE AN EFFECT ULKOPUOLISILLE AIH. ON EXTERNAL RISKIT AIH. RISKIT PARTIES Tuotteet Tuotteet - ympäristöongelmat Products - ympäristöongelmat laatu - environmental - laatu elinkaari problems - elinkaari tuote - ja mallisuoja - quality - tuote - ja mallisuoja - life cycle Ympäristö - IPR Ympäristö luonto - luonto - asukkaat -Environment - asukkaat yhteisö - nature - yhteisö rakennettu ympäristö - inhabitants - rakennettu ympäristö Suuronnettomuus - community - built Suuronnettomuus environment Yhteiskunnalliset ongelmat Disaster Yhteiskunnalliset ongelmat Social problems Tietoturvallisuus Information security Arkistot Archives Raportointi Reporting Dokumentointi Documentation Mittarit Measurement VTT
5 Riskienhallinta prosessina Riskienhallinnan perusvaiheet ovat riskien (mahdollisuuksien ja uhkien) identifiointi ja uhkien pienentäminen, mahdollisten ongelmista aiheutuvien kustannusten vähentäminen ja vastuiden jakaminen. Kun riskienhallinnasta tulee tietoinen ja hallittu prosessi julkisissa hankinnoissa, se vähentää riskiin liittyvää pelkoa ja epävarmuutta ja edistää osaltaan innovaatioiden hankintoja. Riskienhallinnan merkitys korostuu erityisesti innovatiivisissa elinkaarimalliin perustuvissa hankinnoissa.
6 Innovatiivisen hankinnan onnistuminen Hankintatarpeiden strateginen ennakointi Hyötyjä koskevien toiminnallisten vaatimusten määrittely, ei teknisten ominaisuuksien T&K -rahoituksen kytkentä hankintatarpeisiin Yhteistyö ja tiedonvaihto loppukäyttäjien, tilaajan ja toimittajien välillä kehittämisessä (esikaupallinen malli) Elinkaarimallin soveltaminen kustannus-hyöty tarkastelut Aktiivisen riskienhallinnan integrointi prosessiin
The City of Tampere 7.2.2012 7 Ikäihmisten palvelut Tampereella Empirical Research The City of Tampere / Sami Helenius
8 TupaTurva hanke kehittää IJH-osaamista Yritys/kuntakohtainen kehitystyö Yritysryhmätason/ kuntatason kehitystyö Soveltava tutkimus Geneerinen tutkimus YH Länsi TupaTurva yritysryhmä EC Seniortek Softex TupaTurva tutkimus Tunstall Tamlink Kuopio Tampere Karviainen Oiva TupaTurva kuntakonsortio Turku
9 TupaTurva Parantaa seniori-ikäisten itsenäistä selviytymistä kehittämällä asiakkaiden tarpeisiin ja arvoihin perustuvia tulevaisuuden palvelumalleja ja erityisesti turvapalveluja. Näin mahdollistetaan mm. tehokkaiden integroitujen turvapalvelujen toteutus ja uuden teknologian hyödyntäminen innovatiivisena julkisena hankintana. IJH:n liittyviä tutkimuskysymyksiä: Mitä mahdollisuuksia uudet toiminta- ja yhteistyömallit, esimerkiksi julkisen ja yksityisen sektorin (PPP) palvelujen uusiutuvat roolit ja vastuut sekä uuden teknologian ratkaisut, tarjoavat tulevaisuuden palvelukonsepteille? Miten asiakkaiden arvomaailmaan pohjautuvat tulevaisuuden turvapalvelut integroidaan innovatiivisina hankintoina uusiutuviin palvelukonsepteihin? Miten riskienhallinta integroidaan hankintaprosessiin?
10
11 Tampere case HÄRMÄLÄN IKÄKAMPUS 1. Alueellinen verkosto / hoitoverkko (teknologinen kokonaisuus), jonka avulla eri toimijat yhdistetään Kampukseksi 2. Ympärivuorokautista hoitoa tarjoavat yhteen verkon avulla Senioritalo Petäjäkoti Kuusela 3. Senioritalot yhteen: Taso?: asunnot, palveluohjaaja.. 4. Kodit hoivapalvelutuottajien yhteyteen: turva-, hoitoja kuvaa käyttävät järjestelmät Hatanpään sairaala: Vaskikoti Akuutti-, pitkäaikaishoito, Terveysasema Alueohjaaja Pekka Kotihoito: Etelän alue 7. Palveluohjaaja Pekka 6. Konsultointi eri osapuolien kesken..omaishoitaja, kotihoito, palveluohjaaja Pekka Kodit Omaishoitaja Karjalainen & Lehtisaari,muokannut,LSH 12.12.2011 5. Omaishoitajat hoivapalvelutuottajien yhteyteen: -> Palveluohjaajan rooli
12 Elinkaarimalli hankinnan riskienhallinnassa Hankinta Käytössä olevien kohteiden omaisuuden hallinnan (engineering asset management) fokus kohdistuu tuottavuuden ja tuottokyvyn ylläpitoon ja parantamiseen muuttuvissa olosuhteissa Elinajan tuotot ja kustannukset Muuttunut kysyntä Muuttunut kilpailutilanne Muuttunut tuote Taloudellinen vanhanaikaistuminen Konseptisuunnittelu Toiminnan suunnittelu Toteutus Asennus ja käyttöönotto Käyttö ja kunnossapito Luovutus / Uudet käytöt Uusien kohteiden omaisuuden hallinnan fokus kohdistuu koko elinjaksoa koskevien ratkaisujen optimointiin (elinjaksotuottomallit, LCP-mallit) Muuttuneet käyttövaatimukset Tekninen ikääntyminen, kuluminen Tekninen vanhanaikaistuminen Ekologinen vanhanaikaistuminen
Product Development 7.2.2012 13 Elinkaarimalli julkisen hankinnan riskienhallinnan tukena Keskeisiä kysymyksiä hankinnan riskienhallinnasta: 1. Mikä on hankinnan ja kohteen toiminnallisen elinkaaren suhde? 2. Mitä ja miten elinkaaren aikaisia kustannuksia ja hyötyjä arvioidaan? 3. Mitkä ovat eri toimijoiden vastuut mm. monituottajamalli? 4. Mitä työkaluja ja mittareita tarvitaan riskien hallinnassa? 5. Kuinka riskienhallinnan johtaminen toteutetaan?
14 Case: Ikäihmisten palveluyksikön elinkaarenaikainen toiminta - osakokonaisuuksien hankinnasta kumppanuuteen Uudet teknologiset ratkaisut Toiminnalliset vaatimukset Uusien järjestelmien ja uusien teknologioiden käyttöönotto muut Suunnittelu Elinkaaren aikaisten toimintojen mallintaminen Käyttäjien todellisten tarpeiden tunnistaminen Tilaratkaisut Projektiriskien hallinta Turvaratkaisujen speksit Järjestelmien yhteensopivuus Hankintakriteerit muut Hankinnan arvioinnin painopistealueet Rakentaminen Rakentamis- ja asennusaikataulujen yhteensovittaminen Kiinteistöautomaation rakentaminen muut Käyttö Päivitykset ja ylläpito Elinkaaritarkastelu Huolto- ja kunnossapito Ohjelmistopäivitykset Häiriötilanteet Tekniset Ulkopuoliset (myös henkilöt) Henkilö- ja tavaralogistiikan toimivuus Kiinteistöautomaation hallinta Hoivapalvelutoiminnan tuki Elinkaarihyödyt&kustannukset muut Käyttöönotto toiminnalliset tarkastukset Testaus ja koulutus Hoitajakutsujärjestelmät Kulunvalvonta Videovalvonta Hälytykset Kiinteistöautomaatio muut
15 Riskienhallinnan ja toimintatason tasapaino
16 Esimerkki innovatiivisen hankinnan riskimatriisista FUTURE FACTOR Optimistic Pessimistic Likely Weighting Optimistic future OPPORTUNITY ( 1-5 ) Pessimistic future Likely future Optimistic future RISK ( 1-5 ) Pessimistic future Technological environment Manufacturing technology 5 1 4 2 5 3 Information technology 5 3 5 2 5 2 etc. Special technology assessments Maturity 5 2 4 1 4 3 Substitute technologies 5 1 4 1 5 2 etc. Market environment General market trend Market segment 1 etc. Market needs Future potential 1 Future potential 2 etc. Competition environment Competitors Potential entrants etc. Interest groups Owners Financiers etc. Political environment Legislation Financial support etc. Social environment Health and safety Security etc. Ecological environment Global warming Waste etc. Likely future
17 STRATEGY Challenge Management Opportunities & Risks Decision making &Timing IDEA GENERATION AND ENRICHMENT Customers Ideas & Innovation Potentials OPPORTUNITY ANALYSIS IDEA PRIORIZATION AND SELECTION Markets Growth Competitors Feedback CONCEPT DEFINITION PPP malliin pohjautuva riskienhallintamalli
18 VTT - 70 vuotta teknologiaa yhteiskunnan ja elinkeinoelämän hyväksi