Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 1 (4) Valtion IT-palvelukeskus 3/2010 2008 Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä 17.6.2010 Valtipa-yhteistyöryhmän kokous Aika 15.6.2010 klo 13:00-16:00 Paikka Osallistujat Valtiovarainministeriö, Mariankatu 9, nh YK 1 Ulla Virtasalo YM Jaana Puumalainen UM Marjatta Lahin OM Aulikki Pakanen PLM Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM Manu Herna SM Anne Niemi LVM, Johanna Hartman STM, Anne Hurmalainen TEM, Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö OKV Puheenjohtaja Anna-Maija Marttila, Sihteeri Anne Kauhanen- Simanainen, VIP/Valtiokonttori 1 Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Hyväksyttiin edellisen kokouksen (23.3.2010) pöytäkirja, joka on ollut esillä Senaattorissa. HARE:ssa hanke: VM043:00/2008 3 Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjaus ja yhteentoimivuus lainsäädännön valmistelu http://www.vm.fi/vm/fi/03_tiedotteet_ja_puheet/01_tiedotteet/20100609julkis/name.jsp Neuvotteleva virkamies Olli-Pekka Rissanen esitteli luonnosta hallituksen esitykseksi eduskunnalle julkisen hallinnon tietohallinnon ohjausta ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta koskevaksi lainsäädännöksi. Esityksen mukaan valtiovarainministeriön toimialana ja tehtävänä olisi huolehtia julkisen hallinnon tietohallinnon yleisestä ohjauksesta. Yhteentoimivuuteen pyritään ottamalla käyttöön yhtenäiset julkisen hallinnon ja valtionhallinnon toiminta-, tieto-, järjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurien suunnittelu- ja kuvaamisjärjestelmät, yhteentoimivuuden edellyttämät kuvaukset ja määritykset sekä julkisen hallinnon tietohallinnon yhteiset palvelut sekä yhtenäisen toiminnan kannalta tarpeelliset muut toimenpiteet. Laissa keskitytään asioihin, jotka ovat olennaisia yhteen toimivuuden saavuttamiseksi. Kohteena on koko julkinen hallinto ja VM:n asemaa kokonaisuuden koordinoinnissa ja toimialaohjauksessa vahvistetaan. Rissanen asetti mietittäväksi kysymyksen siitä, miten lain velvoitteista selvitään, kun se tulee voimaan. Käytännössä se merkitsee tiedon infrastruktuurin rakentamista uudelle tasolle, yhteisten sanastojen, ontologioiden, metatietomääritysten ja tietorakenteiden kehittämistä ja käyttöönottoa. Tarvitaan eri ammattiryhmien, toiminnan kehittäjien, tietohallinnon, tietopalvelun, asiakirjahallinnon ja viestinnän ammattilaisten yhteistyötä.
Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 2 (4) Esitys on lausunnolla 6.8.2010 asti. Lain on tarkoitus tulla voimaan 1.1.2011. Päätettiin, että Valtipa antaa lausunnon lakiesityksestä. Kesän aikana on kaikilla Valtipan jäsenillä on mahdollisuus osallistua lausunnon kirjoittamiseen Senaattoriin perustetussa wikissä. Troikka työstää sen pohjalta lausunnon. Senaattorissa oleva wiki lausunnon kirjoittamista varten: http://senaattori.vn.fi/tori/verkostot/valtipa/wiki/wiki-sivut/valtipan%20lausunto%20hest%c3%a4%20tietohallinto- %20ja%20yhteentoimivuuslaiksi.aspx 4 VALTASA/VATI julkishallinnon tietoarkkitehtuuri ja VN-tietoarkkitehtuuri sen osana 5 Sosiaali- ja terveysministeriön tietoarkkitehtuuri Anne Kauhanen-Simanainen esitteli VALTASA/VATI julkishallinnon tietoarkkitehtuuriprojektin välituloksia (liitteenä). Tietoarkkitehtuurin pääkohteena on semanttisen tiedon yhteen toimivuuden kehittäminen ja julkishallinnon metatietoarkkitehtuuri. VALTASA-hankkeen kaikkien projektien välituloksiin voi tutustua hankkeen verkkosivuilla: http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20100105valtio/name.jsp Kysymyksessä ei ole arkkitehtuurin virallinen versio, vaan työn alla oleva dokumentaatio, joka tulee vielä muuttumaan työn edetessä. Kesän jälkeen hankkeen tulokset lähetetään lausuntokierrokselle,. VALTASA-hankkeen tavoitteena on määritellä valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuuri karkealla tasolla. Muodostaessaan valtiotason arkkitehtuuria hanke ottaa huomioon koko julkishallinnon näkökulman, erityisesti tietoarkkitehtuuria määritellään lähtökohtaisesti koko julkishallinnolle. Hanke päättyy 31.12.2010, jonka jälkeen valtiovarainministeriö kehittää ja ylläpitää yhteistä konserniarkkitehtuuria ja koordinoi valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuuria. Valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuuri laaditaan osana VALTASA-hanketta. Tietopalvelupäällikkö Johanna Hartman esitteli sosiaali- ja terveysministeriön tietoarkkitehtuuriprojektia (liitteenä). Seuraavassa vaiheessa sosiaali- ja terveysministeriö laajentaa arkkitehtuurityötä ottaen käyttöön kokonaisarkkitehtuurimallin. Keskustelua herätti etenkin työryhmien valmistelussa syntyvän aineiston hallinta, virkamiesten suhtautuminen valmistelutyön avoimuuteen ja työryhmäohjelmistojen hallittu käyttöönotto. Tätä aihetta käsiteltiin myös 3.6. Valtipan sosiaalisen median työpajassa, jossa työryhmäpalvelun käyttöön ottoa opetusministeriössä esitteli kehityspäällikkö Sami Saarikoski. 6 Valtioneuvoston ja hallinnonalojen eamsien yhtenäistäminen Anna-Maija Marttila kertoi ministeriöille lähetetyn kyselyn tuloksista. Valtioneuvoston e-ams-työskentelyyn osallistumisesta ovat kiinnostuneita SM, PLM, YM, TPK, TEM, LVM, MMM, VM ja UM. Lisäksi kyselyyn vastasivat OKM ja OKV, jotka seuraavat työtä tarpeen mukaan.
Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 3 (4) 7 Varajäsenien vaihdoksia Valtipa-yhteistyöryhmässä 8 Valtipan vuositilastojen tilanne Ensimmäiseksi yhtenäistetään talous- ja henkilöstöhallinnon asiaryhmät. VIPissä on jo meneillään Kiekun käyttöönottoon liittyen talous-ja henkilöstöhallinnon eams:n laadinta. Kieku-AMS ei sisällä kaikkia talous- ja henkilöstöhallinnossa tarvittavia asiaryhmiä, joten puuttuvat tiedot kootaan Valtipan VN-eAMS -ryhmässä. Sovitaan VIPin/Päivi Laakson kanssa siitä, mitkä ryhmät laaditaan VIP:n toimesta, mitkä VNeAMS-ryhmän. Senaattorissa arkistonhoitajien sivulla on eams-wiki, johon kerätään eamstyöskentelyyn liittyviä aineistoja. (http://senaattori.vn.fi/tori/verkostot/valtipa/arkistonhoitajienyhteistyoryhma/wiki/vn% 20eAMS.aspx) EAMS-asioita voi kommentoida wikiin tai pitämällä yhteyttä omaan edustajaan yhteistyöryhmässä. Puolustusministeriössä tekee korkeakouluharjoittelija Jouni Alanen eams-työtä ja aloittaa blogin työskentelystään Senaattorissa. Pertti Nummelan (UM) varajäseneksi Jyrki Paloposken tilalle on nimitetty kirjastonhoitaja Jaana Puumalainen. Anne Niemen (LVM) varajäsen Outi Tiainen on siirtynyt STUKiin ja hänen tilalleen on nimitetty Benjamin Allemand. Valtipan vuositilastoja ovat ilmoittaneet vain muutamat ministeriöt. Tilastojen ilmoittaminen on vapaaehtoista. Osa ministeriöistä käyttää tilastoja oman johtamistyön tukena. Osa ei ole pitänyt tilastointia hyödyllisenä. Keskusteltiin tilastoinnin ja sen uudistamisen tarpeista. Tilastot ovat tärkeitä mittaamaan toiminnan resursseja, suoritteita ja tuloksia, mutta nykyiset tilastot on laadittu Valtipan toiminnan alkuvaiheissa eivätkä ne enää vastaa tämän hetken sähköisen toimintaympäristön tarpeita kaikilta osin. Päätettiin ottaa tilastoinnin uudistaminen yhden syksyn kokouksen asialistalle. 9 Valtipa-yhteistyön jatko ja tilaaja-tuottajamalli vuoden 2010 jälkeen. Asian jatkovalmistelua evästävässä keskustelussa esitettiin seuraavia näkökohtia: - Koordinointipalvelu päättyy toimikauden lopussa. Valtipan koordinointipalvelusta tulee maksullista vuonna 2012. Jos koordinointipalvelu tilataan, vuonna 2011 voi palvelu olla maksutonta, mutta sillä pitää olla tilaaja, josta jatkossa tulee maksaja. - Tulevaisuuden toimintamalli on keskeinen asia: yhteen toimivuuden ja arkkitehtuurien kehittämiseksi olisi ajankohtainen valtioneuvoston tietopalvelujen ja tietohallinnon yhteinen foorumi. - Katsottiin, että osa foorumia voisi olla yhteistä, mutta myös erillistä foorumia tarvittaisiin tietopalvelujen näkökulmasta - Valtioneuvoston tietohallinnon yhteistyöryhmä Valtti lopetti toimintansa vuoden 2009 lopussa. - Valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen olisi ajankohtainen yhteistyökohde. Valtipa yhteistyön jatkosta ja tilaaja-tuottajamallista tehdään päätökset syksyllä. Päätettiin, että yhteistyön käynnistämiseksi valtioneuvoston tietohallinnon ja tietopalvelujen ja viestinnän kesken järjestetään tilaisuus aiheena valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuuri. Tilaisuuden pohjustaa yhteen toimivuuden foorumin muodostamista. Valtipan troikka valmistelee tilaisuuden.
Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 4 (4) 10 Ilmoitusasiat - Tietojohtamisen verkosto suunnittelee syksylle tietojohtamista ja tietoyhteiskuntaa koskevaa yhteistilaisuutta eduskunnan tietoyhteiskuntaryhmän, Sitran, Tieken ja Tietoasiantuntijat ry:n kanssa. Tilaisuuden teemoja ovat alustavasti tiedon uusi infrastruktuuri (liittyy esitykseen tietohallintolaista), tieto yhteiskunnan voimavarana, verkkovoiman näkökulma (kansalaisnäkökulma) ja tietojohtaminen. Tilaisuudella kunnioitetaan samalla eläkkeelle siirtyvän Maija Jussilaisen elämäntyötä ja häneltä pyydetään puheenvuoro tilaisuuteen. - Valtipan kesäseminaari Sosiaalinen media mitä se merkitsee tietopalveluille pidettiin 3.6.2010. - Valtioneuvoston asiasanasto on ontologisoitu ja julkaistiin 26.5.2010. Tämä JUHO-ontologia muodostaa perustan julkishallinnon ontologialle JUHO on nyt käytettävissä julkisessa ONKIssa. - Sosiaalisen median sanasto on ilmestynyt. Löytyy Tekniikan Sanastokeskuksen sivuilta http://www.tsk.fi/tiedostot/pdf/sosiaalisen_median_sanasto - ONKI 1: http://www.yso.fi/onki/juho/?l=fi, näkyy myös ontologialistauksessa: http://www.yso.fi/onki1/?l=fi&t=dev - ONKI 2: http://www.yso.fi/onki2/overview?o=http%3a%2f%2fwww.yso.fi%2fonto%2fjuho&l=fi,näkyy myös ontologialistauksessa: http://www.yso.fi/onki2/?l=fi - Eduskunnan kirjaston ulkoisten asiakkaiden palvelustrategiaa koskeva tilaisuus pidettiin 24.5.2010. Palveluraportti otetaan esityslistalle seuraavaan kokoukseen, (raportti on Senaattorissa Valtipan kirjastoryhmän sivulla) - Antti Rainio (MML) kertoi paikkatiedon mahdollisuuksista päätöksenteon tukena Valtipa-seminaarissa 22.4.2010. - STM:n tietoarkkitehtuuri on valmistunut. - Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen kokonaisarkkitehtuuri on julkaistu verkossa osoitteessa: http://www.kdk2011.fi/fi/kokonaisarkkitehtuuri - Eurooppalaista tietovirastoa (oikeus&rikostietovirasto) suunnitellaan hallinnoimaan laaja-alaisia tietojärjestelmiä http://eutori.vn.fi/eutori/component/customdrl?query=0900908d814503cc - Valda 1.0 valmistunut, 1.2 suunnitteilla, toteutus odottaa VM:n rahoituspäätöstä, projektipäällikkönä Jukka Heinonen 11 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16:00. Liitteet: VALTASA/VATI julkishallinnon tietoarkkitehtuuri. Välituloksia 15.6.2010 STMn tietoarkkitehtuuri. Valtipa 15.6.2010. STM Tietoarkkitehtuurin määrittelyprojekti. Yhteenveto.
VALTASA/VATI julkishallinnon tietoarkkitehtuuri Välituloksia 15.6.2010 Anne Kauhanen-Simanainen Valtion IT-palvelukeskus
Kokonaisarkkitehtuuri (KA) Enterprise Architecture (EA) Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa, kuinka organisaation järjestelmät, toimintaprosessit, organisaatioyksiköt ja ihmiset toimivat kokonaisuutena. Kehittämisen tulee olla toimintalähtöistä ja lähteä liikkeelle organisaation strategisista tavoitteista ja kansalaisille tarjottavien palveluiden parantamisesta. Näin saadaan parempia tuloksia kuin lähtemällä liikkeelle teknologian tai säästötavoitteiden näkökulmasta. Kokonaisarkkitehtuuri on suunnittelumenetelmä, jolla tuotetaan toiminnan ja IT-ratkaisujen tavoitetilan kuvaukset. kuvaukset tavoitetilasta, nykytilasta ja siirtymäpolusta tavoitetilaan. toimintamalli, jonka avulla ohjataan suunnittelua, tunnistetaan ja poistetaan päällekkäinen kehittämistyö, varmistetaan laatu ja saadaan tehdyt suunnitelmat laajasti uudelleen käytettäviksi. Näkökulmat: Toiminta Palvelut Prosessit Tietojärjestelmät Tietojärjestelmäratkaisut Tiedot Käsitteet Tietomallit Teknologia Teknologiaratkaisut Tietoturva ja integraatio Arkkitehtuurilla tarkoitetaan kokonaisuuden ja sen osien rakennetta ja osien välisiä suhteita, sekä periaatteita ja suuntaviivoja niiden suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi. pp.kk.2009 pp.kk.2009 2
Kokonaisarkkitehtuuri koostuu eri tasoilla ja eri näkökulmista tehdyistä kuvauksista Tietoturvan ja integraation kuvaukset Toiminnan kuvaukset Tietojen kuvaukset Tietojärjestelmien kuvaukset Teknologian kuvaukset Abstrakti Käsitteellinen Looginen Palvelut Prosessit Käsitemallit Tietotarpeet Tietojärjestelmäpalvelut Teknologiapalvelut Ontologiat Tietojärjestelmäluettelo ja -kartta Fyysinen Konkreettinen Organisaatiot Työnkulut Tietovarastot Sanastot Koodistot Teknologiastandardit Tietoverkkokaavio Rajapinnat Tarpeet Ratkaisut Kuvassa on esitetty esimerkkinä vain joitakin kuvauksia ja niiden sijoittumista kehikon eri osiin. pp.kk.2009 pp.kk.2009 3
Kokonaisarkkitehtuurityön hyödyt Arkkitehtuurityö tukee toiminnan suunnittelua ja järjestelmäkehitystä KA:n avulla saadaan yhteinen kieli KA tehostaa organisaatioiden välistä yhteistyötä parantaa tiedonkulkua dokumentoi organisaation tavoitteet auttaa muodostamaan tarkoituksenmukaisen suhteen toiminnan ja IT:n välille Arkkitehtuurityö edistää resurssien tarkoituksenmukaista ja tehokasta käyttöä vähentää siiloutuneisuutta KA:n avulla voidaan vähentää hallinnollisten prosessien monimutkaisuutta ja parantaa kustannustehokkuutta Arkkitehtuurin avulla huolehditaan johdonmukaisuudesta vältetään päällekkäisyydet ja tunnistetaan puutteet kokonaisuudessa mahdollistetaan kokonaisuuden yhteentoimivuus ja tunnistetaan liitokset osien välillä iiman kokonaisarkkitehtuuria on vaikeaa, ellei mahdotonta, yhdistää järjestelmiä mielekkäästi pp.kk.2009 pp.kk.2009 4
Ydintoiminnot Strategiat ja johtaminen Toiminnan suunnittelu ja kehittäminen Toimialan palvelut Sidosryhmäsuhteide n hoitaminen Yhteiset ydintoiminnot Tukiprosessit Henkilöstön hallinta Talouden hallinta Hankintojen hallinta Toimitilojen ja materiaalien hallinta Asiakkuuden hallinta ja viestintä Ympäristöasioiden hallinta Toiminnan ja toiminnan kehittämisen tuki Tietotekniikan hallinta pp.kk.2009 pp.kk.2009
Yhteiset toiminnot Julkisen toiminnan ohjaus Säädösprosessi Hallintoasian käsittelyprosessi Tilannekuva Ennakointi ja tutkimustoiminta Varautuminen Kansainvälinen toiminta Sidosryhmätoiminta Tukiprosessit Henkilöstön hallinta Talouden hallinta Hankintojen hallinta Toimitilojen ja materiaalien hallinta Ympäristöasioiden hallinta Asiakkuuden hallinta ja viestintä Toiminnan ja toiminnan kehittämisen tuki Tietotekniikan hallinta Kestävä kehitys pp.kk.2009 pp.kk.2009
VALTASA -Projektit Valtionhallinnon arkkitehtuuriperiaatteet ja - linjaukset pp Jukka Uusitalo / VM Valtiotason toiminnallinen arkkitehtuuri pp Pauli Kartano / VM Valtiotason tietoarkkitehtuuri pp Anne Kauhanen-Simanainen / VK Valtionhallinnon yhteisten IT-palvelujen arkkitehtuuri pp Marjut Siintola / VK Kaikkea kehittämistä ohjaavat periaatteet ja linjaukset. Kohdealuejako. Vastuunjako arkkitehtuurin ylläpidossa. Toimialariippumattomat, kaikilla samankaltaiset tukiprosessit ja palvelut. Yhteiset ydinprosessit (identifiointi, karkea kuvaus, omistaja). Valtioneuvoston prosessit. Valtiotason ja julkishallinnon tietoarkkitehtuurin rakenne (käsitteistöt, ontologiat, tietovarannot jne.) Ehdotus tietoarkkitehtuurin kehittämis- ja ylläpitotyön järjestämiseksi. Ehdotus seuraavista jatkotoimenpiteistä. Valtioneuvoston tietoarkkitehtuuri. Yhteiset tietojärjestelmä- ja tietotekniset palvelut. Yhteinen infrastruktuuri. Valtioneuvoston tietojärjestelmä- ja tietotekniset palvelut ja infrastruktuuri. Jokaisessa projektissa otetaan huomioon myös tietoturvan ja varautumisen näkökulma. pp.kk.2009 pp.kk.2009 7
Tietoarkkitehtuuri -projektiryhmän kokoonpano Projektipäällikkö: Anne Kauhanen-Simanainen, VIP/Valtiokonttori Projektiryhmän jäsenet: Juha Hakala, kehittämisjohtaja, Kansalliskirjasto Päivi Happonen, kehittämisjohtaja, Kansallisarkisto Eero Heikkinen, pääsuunnittelija, Kansaneläkelaitos Eero Hyvönen, professori, FinnONTO-hanke, Teknillinen korkeakoulu ja Helsingin yliopisto Mikael af Hällström, ylitarkastaja, Verohallitus Päivi Hämäläinen, osastojohtaja, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Leena Kononen, kehittämispäällikkö, Tullihallitus Anna-Maija Marttila, tietoasiantuntija, valtiovarainministeriö Tommi Oikarinen, projektipäällikkö, valtiovarainministeriö Aulikki Pakanen, tietopalvelupäällikkö, puolustusministeriö Olli-Pekka Rissanen, erityisasiantuntija, valtiovarainministeriö Antti Saarikoski, vastuualuepäällikkö, Maanmittauslaitos Simo Tanner, erityisasiantuntija, Suomen Kuntaliitto Päivi Tommila, tietopalvelupäällikkö, työ- ja elinkeinoministeriö Asiantuntijat: Matti Mäkelä, ylilääkäri, THL ja Eljas Orrman, arkistoneuvos, Kansallisarkisto Konsulttituki: Tieto Finland Oy, Lasse Akselin ja Jari Syvänen pp.kk.2009 pp.kk.2009 8
Tietoarkkitehtuurinäkökulma Kokonaisarkkitehtuurin näkökulma, joka kuvaa organisaation käyttämät tiedot, niiden rakenteet ja suhteet. Tietoarkkitehtuurin suunnittelun tavoitteena on luoda organisaatiotasoinen yhteinen näkemys keskeisestä tietopääomasta sekä helpottaa informaation löytämistä, välittämistä ja hallintaa. Suunnittelulla tähdätään tietorakenteiden vakiointiin ja sen mahdollistamaan tietojen uudelleen hyödynnettävyyteen. (JHS XXX ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä, luonnos 2010-03-04. JUHTA) pp.kk.2009 pp.kk.2009 9
Suomen julkishallinto 2010 Eduskunta, tasavallan presidentti, valtioneuvosto Tuomioistuimet Ministeriöt (12), valtion keskushallinnon virastot (n. 100) Kunnat (342) Välillinen valtionhallinto, n. 50 yksikköä Valtionyhtiöt, valtion liikelaitokset Valtion aluehallinto Kuntien aluehallinto Muu itsehallinto aluehallinto- Virastot (AVIt) ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset (ELYt) Valtion paikallishallinto Kuntayhtymät, maakuntaliitot Seutuyhteistyö Ahvenanmaan Maakuntapäivät + Maakuntahallitus, kirkot, Uskonnolliset yhteisöt, Yliopistot ja kk:t 90 kihlakuntaa: maistraatit, oikeusaputoimistot, poliisi, syyttäjä, tullipiirit, työ- ja elinkeinotoimistot, ulosottoviranomaiset, verotoimistot pp.kk.2009 pp.kk.2009 10
Tietoon kohdistuvat periaatteet Periaate 8 Selitys Peruste Tiedon on yhteiskäyttöistä pääomaa Organisaatioiden tuottaman tiedon on oltava muiden käytettävissä. Tieto itsessään on pääomaa, jolla on arvoa. Päällekkäistä tiedon keruuta ja tuotantoa on vältettävä. Samoja tietoja tarvitaan useissa eri organisaatioissa ja useisiin eri käyttötarkoituksiin. Tietojen yhteiskäyttö ja jakaminen vähentää tiedon käsittelystä ja ylläpidosta koituvia kustannuksia. Tiedon käytettävyys, eheys ja laatu ovat keskeiset perusedellytykset toiminnan tehokkuudelle ja laadulle. Tarjolle annettavan tiedon ei tarvitse olla täydellistä. Kaikki tieto on julkista, jos sitä ei ole laillisin perustein erikseen määritelty salassa pidettäväksi. Vaikutus Tietojen yhteiskäyttö edellyttää tietojen saannin ja jakelun rationalisointia. Tiedon yhteiskäyttöisyyden mahdollistamiseksi yhteiskäyttöinen tieto on määriteltävä ja tiedoista on oltava yhteiset sisältökuvaukset ja rakennemäärittelyt. Yhteiset tietovarannot on tallennettava siten, että ne ovat helposti tarvitsevien osapuolten hyödynnettävissä. Tietojen yhteiskäytössä on otettava huomioon tietoturvavaatimukset. Yhteisten tietojen ylläpitoprosessit tulee rakentaa ja niille luoda läpinäkyvät laatujärjestelmät, jotta tietojen hyödyntäjät pystyvät luottamaan tiedon laatuun. Ylläpitoprosesseja on voitava arvioida kustannusten ja hyötyjen välisellä suhteella. pp.kk.2009 pp.kk.2009 11
Periaate 9 Selitys Tietovarannolla tulee olla tietovastuullinen Kaikilla tietovarannoilla tulee olla taho, joka vastaa tietovarannon sekä sitä kuvailevan tiedon laadusta, eheydestä ja ajantasaisuudesta. Tietovastuullisen on tarjottava tiedon hyödyntäjälle valmiit mekanismit tiedon käytölle. Periaate 10 Selitys Tietoturvallisuus on huomioitava tiedon koko elinkaaren ajan Tietoturvallisuus ja hyvä tiedonhallintatapa on kokonaisuus, joka liittyy tietoihin, tietoja käsitteleviin järjestelmiin, tiedon siirtoon sekä tietojen käsittelyprosesseihin ja prosesseissa mukana oleviin ihmisiin. Tiedot ovat usein pitkäikäisiä, minkä vuoksi niiden eheyttä, laatua, käytettävyyttä ja salassa pidettävyyttä on tarkasteltava koko elinkaaren aikana. Näiden vaatimusten toteuttaminen on suunniteltava ja dokumentoitava huolellisesti. On myös huomioitava, että yksittäisten tietojen luokitus esim. tietoturvan suhteen voi muuttua tiedon elinkaaren eri vaiheissa. pp.kk.2009 pp.kk.2009 12
Osapuolilla on samansuuntaiset visiot, prioriteetit ja tavoitteet Lainsäädännölliset tekijät on otettu huomioon tietojen vaihtamisessa Poliittinen tahtotila Lainsäädännön yhteentoimivuus Lainsäädännön yhtenäistäminen Eri organisaatiot pääsevät kokonaisedun mukaiseen tavoitteeseen yhteen sovitettujen prosessien kautta Informaatiolla on täsmällinen merkitys, joka säilyy tietoa vaihdettaessa muuttumattomana ja ymmärrettävänä kaikille osapuolille Tekniset rajapinnat on suunniteltu siten, että ne mahdollistavat järjestelmien ja palvelujen yhdistämisen Organisaatioiden yhteentoimivuus Organisaatioiden ja prosessien yhtenäistäminen Semanttinen yhteentoimivuus Semanttinen yhtenäistäminen Tekninen yhteentoimivuus Tiedon siirto ja yhteydet pp.kk.2009 pp.kk.2009
Nykytilan kehittämiskohteita julkishallinnon tietoarkkitehtuurin näkökulmasta Sähköisten palveluprosessien kehittäminen Sähköisen asiakirjahallinnan rooli Kuntien kehittämistarpeet (esim. siiloutuneet tiedonhallintaprosessit) Kuntien ja valtion väliset tietovirrat Henkilö- ja asiakastietojen hallinta Yhteiset tietorakenteet ja koodistot Semanttisen webin mahdollisuudet ja linkitetty avoin data Sisällönkuvailun yhtenäistäminen Tunniste- ja resoluutiopalvelut Paikkatietoinfrastruktuurin kehittäminen ja hyödyntäminen Kaikissa näissä on tietoarkkitehtuurin näkökulmasta keskeisenä kehittämiskohteena semanttinen yhteen toimivuus. pp.kk.2009 pp.kk.2009 14
Julkishallinnon metatietoarkkitehtuurin rakenneosat (Luonnos 18.3.2010) Yhteiset metatietovarannot Julkishallinnon metatietopalvelu Ontologiapalvelut Metatietomääritykset Luokitukset Tunnisteet Kansainväliset ja yleiset standardit pp.kk.2009 pp.kk.2009 15
Julkishallinnon metatietopalvelu (luonnos 25.5.2010) Ontologiapalvelut Metatietomääritykset Luokitukset Tunnisteet Yleinen suomalainen ontologia (YSO) & ruotsinja englanninkieliset versiot Erikoisalojen ontologiat Julkishallinnon ontologia (JUHO) Paikkaontologiat Toimijaontologiat Muut yhteiset ontologiat Ontologioiden siltaaminen (KOKO) ONKI-palvelut JHS-metatietorekisteri: JHS-sanasto JHS-XML-skeemakirjasto Asiakirjahallinnan metatietomääritykset: SÄHKE 2 Yhteinen eams-malli (TOS) JHS 176 Yhteiset tietorakenteet Paikkatietoaineistojen metatietomääritykset: INSPIRE JHS 158 Avoimen datan metatietomääritykset Erikoisalojen metatietomääritykset Kansallisten määritysten laajennukset organisaatio-/ alakohtaisilla määrityksillä (esim. VN:n ja eduskunnan yhteiset metatietomääritykset) Sisällön kuvailun säännöt ja ohjeet Julkishallinnon tehtäväluokitus Julkishallinnon palveluluokitus Sosiaali- ja terveysalan luokitukset ja koodistot Alueluokitukset Henkilöluokitukset Talousluokitukset Muut yhteiset luokitukset Kansainväliset standardit, suositukset ja määritykset Yksilöivät tunnisteet: URI OID/JHS 159 Hakemistotiedot ja niiden ylläpito: JHS 133 Julkaisukoodit: ISBN ISSN Maakoodit Kielikoodit Postinumerokoodit Muut yhteiset tunnisteet ja koodistot pp.kk.2009 pp.kk.2009 16
pp.kk.2009 pp.kk.2009 17
Semanttisen yhteentoimivuuden lähestymistapoja pp.kk.2009 pp.kk.2009 18
Metatietopalvelun organisointi ja toteuttaminen Metatietopalvelun organisointi ja toteuttaminen edellyttää päätöksiä mm. vastuista, tehtävistä, resurssoinnista ja kustannuksista ottaen huomioon seuraavat asiat: Metatietojen, sanastojen ja ontologioiden sisältöjen omistajuus ja vastuu Keskitetty ohjaus ja rahoitus, koordinointi, sisältöjä kehittävät organisaatiot ja yhteisöt hallittu kokonaisuus tekniset ratkaisut, toteutus ja ylläpito tarjottavat palvelut suositusten ja standardien laadinta- ja hyväksymisprosessit kansainvälinen yhteistyö pp.kk.2009 pp.kk.2009
Julkishallinnon metatietopalvelun toimintamalli Keskitetty ohjaus Kehittämisen koordinointi Kehittämisyhteisö Julkishallinnon metatietopalvelu Sanastojen ja metatietomääritysten käyttöönottoa tukevat keskitetyt palvelut Hallinnointi ja ylläpito Harmonisointi ja siltaaminen Yhteiset standardit, suositukset, säännöt, ohjeistus Julkishallinnon tiedon ja tietojärjestelmien tuottajat asiakkaina pp.kk.2009 pp.kk.2009 20
Tietovaranto -käsite Tietovaranto - Toiminnan tarpeista johdettu ja hallinnollisista syistä määritelty tietojen kokonaisuus, jotta tiedot ovat paremmin hallittavissa. Tietovaranto kattaa yhteisesti hallinnoidun joukon tietoja, joista muodostuu looginen kokonaisuus. Tietovarannon tietojen hallinta on organisoitu ja vastuutettu yhdelle toimijalle. Tietovarannon omistajuus sekä kehittämis- ja ylläpitovastuut on määritelty ja dokumentoitu. Tietovaranto voi olla fyysisesti keskitetty tai hajautettu. pp.kk.2009 pp.kk.2009 21
Käsitteistöä Organisaation, tässä tapauksessa koko julkishallinnon, toiminnasta ja tietotarpeista johdettu ylätason looginen tietokokonaisuus. Päätietoryhmien ja niitä tarkentavien tietoryhmien tarkoitus on mallintaa ja jäsentää tietokokonaisuus hallittavissa oleviin osiin. Jäsennystä käytetään tietojen ja niitä tuottavien ja käyttävien palvelujen ja prosessien välisten suhteiden kuvaamiseen. Jäsennystä käytetään myös kuvaamaan tietojen sijoittumista ihin ja tietojärjestelmiin. Päätietoryhmää tarkemman tason looginen tietojen kokonaisuus. Päätietoryhmä sisältää tavallisesti useita tietoryhmiä. Tietoryhmiä käytetään analysoitaessa prosessien tietotarpeita sekä kuvaamalla tietojen luonti-, päivitys- ja lukuoikeuksia. pp.kk.2009 pp.kk.2009 22
Näkökulmia julkishallinnon ihin ja tietoihin Kohdealueet (hallinto, hyvinvointi, luonnonvarat ) Yhteiset toiminnat ja tukiprosessit konserninäkökulma Asiointi- ja palveluprosessit asiakaspalvelun näkökulma VN-pääprosessit - VN-näkökulma pp.kk.2009 pp.kk.2009
Tietovarantojen jäsennystä Ad hoc -tyyppinen johdon strateginen tieto, joka koostetaan tilannekohtaisesti Standardoitu hallinnollinen tieto, joka perustuu lakiin ja asetuksiin (esim. perusrekisterit) Ääripäiden välimaastoon asettuvat tietovarannot pp.kk.2009 pp.kk.2009
Julkishallinnon jen jäsentelyä Strategisen päätöksenteon tietovarannot Perustietovarannot Informaatiovarannot TIETO/TIETÄMYS INFORMAATIO Tilannetieto, seurantatieto, poikkeustieto, ennakointitieto, tuloksellisuustieto, päätöstieto, arviointitieto jne. Säädös- ja normitieto, asiakastieto, tutkimustieto, tilastotieto, palvelutieto jne. DATA Väestötieto, kiinteistötieto, yritys- ja yhteisötieto, maastotieto, paikkatieto jne. pp.kk.2009 pp.kk.2009
Tietovarantojäsennys Yhteiskunnan perusyksiköt ja vastaavat perustietovarannot Julkisen hallinnon yhteiset ja yleiset informaatiovarannot Julkisen hallinnon kohdealueiden informaatiovarannot Strategisen päätöksenteon tietovarannot pp.kk.2009 pp.kk.2009
päätöksenteon Kohdealueiden informaatiovarannot Yleiset informaatiovarannot Perustietovarannot pp.kk.2009 pp.kk.2009
päätöksenteon Kohdealueiden informaatiovarannot Yleiset informaatiovarannot Perustietovarannot Data Informaatio Tietämys pp.kk.2009 pp.kk.2009
Maksuttomuus/ maksullisuus Julkisuus/ salassapito/ käyttöoikeudet Verotus Vakuutus Liikenne Tuonti- ja vienti Maaseutuelinkeinohallinnon Osakas- ja osuusjärjestelmän EU-tietoaineistojen Seuranta Ennakoinnin Eläke Työvoima Etuus Kansallisen osallistumisympäristön tietovarannot Valtiopäiväasiakirjat na Säädös Tilasto Kansainvälisen osallistumisen Uutis Sosiaalihuollon Talous-, henkilöstöja tulos Meta Lainhuutoja kiinnitys Kiinteistö Rakennus- ja huoneisto Julkishallinnon datakatalogit Tietojärjestelmiä koskevat tietovarannot Maasto Ajoneuvo Yritys- ja yhteisö Julkishallinnon hankkeet na Tapahtuma Julkishallinnon organisaatiot na Sopimus Yhteiskunnan tilaa kuvaava Terveydenhuollon Potilas Henkilö Ympäristö- ja luonnonvara Ympäristön tilaa kuvaava Tilannekuvan Kulttuurisisältöjen Hankintojen Palveluntuottajien Sää Tutkimusaineistojen Palvelukuvausten Asiakas Rakennetun ympäristön ja asumisen tietovarannot Vaikuttavuuden arvioinnin Tutkimus Toimilupia koskevat tietovarannot Ammattihenkilöitä koskevat tietovarannot Rikosrekisteri na Oppimateriaalien Kansallinen osaamisen pääoman Tuomioistuinten tietovarannot Puolustusvoimien tietovarannot Tietoturvaohjeistukset na Poliisin tietovarannot Oikeusratkaisujen Tietoturva/ tietosuoja Tie- ja katu Paikkatietovarannot Toimintaympäristö Toimipaikka Päätös Löytyvyys/ saatavuus pp.kk.2009 pp.kk.2009
Maksuttomuus/ maksullisuus Talous Elinkeino Julkisuus/ salassapito/ käyttöoikeudet Verotus Vakuutus Liikenne Tuonti- ja vienti Maaseutuelinkeinohallinnon Osakas- ja osuusjärjestelmän EU-tietoaineistojen Seuranta Ennakoinnin Eläke Työvoima Kansallisen osallistumisympäristön tietovarannot Säädös Tilasto Kansainvälisen osallistumisen Etuus Valtiopäiväasiakirjat na Uutis Sosiaalihuollon Talous-, henkilöstöja tulos Meta Lainhuutoja kiinnitys Kiinteistö Rakennus- ja huoneisto Julkishallinnon datakatalogit Tietojärjestelmiä koskevat tietovarannot Maasto Ajoneuvo Yritys- ja yhteisö Julkishallinnon hankkeet na Tapahtuma Julkishallinnon organisaatiot na Sopimus Yhteiskunnan tilaa kuvaava Terveydenhuollon Potilas Henkilö Ympäristö- ja luonnonvara Ympäristön tilaa kuvaava Tilannekuvan Kulttuurisisältöjen (kirjastot, arkistot, museot) Hankintojen Palveluntuottajien Sää Tutkimusaineistojen Palvelukuvausten Asiakas Rakennetun ympäristön ja asumisen tietovarannot Vaikuttavuuden arvioinnin Tutkimus Toimilupia koskevat tietovarannot Ammattihenkilöitä koskevat tietovarannot Rikosrekisteri na Sivistys Oppimateriaalien Kansallinen osaamisen pääoman Tuomioistuinten tietovarannot Puolustusvoimien tietovarannot Tietoturvaohjeistukset na Poliisin tietovarannot Oikeusratkaisujen Hyvinvointi Luonnonvarat Ulkopolitiikka Infrastruktuuri Tietoturva/ tietosuoja Puolustus Järjestys Tie- ja katu Paikkatietovarannot Toimintaympäristö Toimipaikka Päätös Oikeus Löytyvyys/ saatavuus pp.kk.2009 pp.kk.2009
Jatkokehitys: Yleinen tietoarkkitehtuuri Julkishallinnon arkkitehtuurien kehittäminen kohdealueittain ja asiakaslähtöisten palveluskenaarioiden pohjalta Tiedon yhteen toimivuuden kannalta tärkeiden ryhmittymien ja intressiyhteisöjen tunnistaminen ja nimeäminen Reaaliaikaisten tietojen tuottaminen yhteiseen käyttöön yhteen paikkaan siten, ettei päällekkäistä tietoa enää kerätä kunnissa ja valtion toimesta pp.kk.2009 pp.kk.2009 31
Jatkokehitys: Metatietoarkkitehtuuri Metatietopalvelukonsepti määritellään ja metatietopalvelu perustetaan. Sisällönkuvailussa siirrytään yhteisten sanastojen käyttöön. Asiasanastot ja ontologiat löytyvät metatietopalvelusta ja niiden hyödyntämiseen on saatavissa neuvontaa ja käyttöönoton tukea. Julkishallinnon erikoissanastot yhdistetään osaksi Julkishallinnon ontologiaa (JUHO). JHS-ydinsanastoryhmä (JHS 175) organisoidaan. eams metatiedot yhtenäistetään. Yhteinen palveluluokitus ja yhteinen tehtäväluokitus määritellään ja otetaan käyttöön. Yhteiset koodistot, luokitukset ja tietorakenteet asetetaan saataville keskitetysti metatietopalvelun kautta. Tunnisteet tallennetaan jatkossa dokumentteihin Uniform Resource Name eli URN muodossa. Laaditaan julkishallinnon yhteinen organisaatio-ontologia. Selvitetään henkilönimitietokannan hyödyntämismahdollisuudet julkishallinnossa osana asiakas-/henkilötiedon hallintaa pp.kk.2009 pp.kk.2009 32
Jatkokehitys: Tietovarantojen kehittäminen Tavoitetilan jen kehitys priorisoidaan ja hankkeistetaan. Julkishallinnon organisaatioita kannustetaan avaamaan jaan julkishallinnon yhteisen datakatalogin (data.suomi.fi) kautta ja rakentamaan niihin avoimia rajapintoja. pp.kk.2009 pp.kk.2009 33
Jatkokehitys: Osaamistarve Metatietoarkkitehtuurin käyttöönotto ja hyödyntäminen: sanastotyö, metatietosuunnittelu, sisällön kuvailu, ontologioiden tekninen toteutus ja käyttöönotto järjestelmissä, semanttisen webin ja muiden standardien ja teknologioiden osaaminen Kokonaisarkkitehtuurin osaaminen laajasti ja tietoarkkitehtuuriosaaminen syvällisemmin: prosessiosaaminen, sisältöjen hallinta, sähköinen asiakirjahallinta, paikkatietosuunnittelu, asiakas- ja käyttäjälähtöinen suunnittelu pp.kk.2009 pp.kk.2009 34
Miksi julkishallinnon tietoarkkitehtuuria tarvitaan? Tiedon saaminen yhteiskäyttöön tehokkaasti Sähköisten asiointi- ja palveluprosessien toteuttaminen Päällekkäisen tiedon tallennuksen vähentäminen, yksi tieto yhdessä paikassa ajan tasaisena Kuntien ja valtion välisten tietovirtojen sujuvoittaminen Semanttisen webin, linkitetyn avoimen datan, paikkatietoinfrastruktuurin mahdollisuuksien yhteinen hyödyntäminen ja kehittäminen Jotta julkishallinto palveluineen näkyisi kansalaisille yhteen toimivana kokonaisuutena pp.kk.2009 pp.kk.2009 35
Tiedon hallinta (tietoa tiedosta) Sisällön hallinta Asiakirjat Rekisterit Websisällöt Av-sisällöt Viestit Asian hallinta Strategisen päätöksenteon tietovarannot Kohdealueiden Informaatiovarannot Yhteiset ja yleiset Informaatiovarannot Perustietovarannot Raakadataa Nimiä ja yhteystietoja Yhteiskäyttöisiä hakemistoja ja luetteloja Yhteiset metatietovarannot Julkishallinnon metatietopalvelu Asiakirjallista tietoa Ontologiapalvelut Metatietomääritykset Luokitukset Tunnisteet Kansainväliset ja yleiset standardit Luonnos 12.5.2010 pp.kk.2009 pp.kk.2009
Valtioneuvoston prosessit Yhteiset toiminnot Julkisen toiminnan ohjaus Säädösvalmistelu Hallintoasian käsittelyprosessi Tilannekuva Valtioneuvosto Johtaminen Kehys- ja talousarvioprosessi Säädösvalmistelu Kansainväliset asiat Ennakointi Varautuminen Kansainvälinen toiminta Sidosryhmätoiminta Kestävä kehitys pp.kk.2009 pp.kk.2009
Valtioneuvosto Valtioneuvosto Johtaminen Strategiaprosessit Johtaminen Hallinnonalojen tulosohjausprosessi Informaatioohjaus Kehys- ja talousarvioprosessi Säädösvalmistelu Kehys- ja talousarvioprosessi Tilinpäätösprosessi Kehyspäätösprosessi Talousarvioprosessi EU-talousprosessit Ennakointi Kansainväliset asiat Kansainväliset sopimukset Kansainväliset asiat EU-toiminnan arviointi ja raportointi Työskenteleminen ja vaikuttaminen toimielimissä Säädösten valmistelu (ml. ennakointi) Säädösten toimeenpano (ml. ohjaus ja seuranta) Säädösvalmistelu EU-säädösvalmisteluprosessi Säädösten toimivuuden seuranta pp.kk.2009 pp.kk.2009
VN päätietoryhmiä ja ja Päätietoryhmiä Toimintaympäristötieto Ohjaustieto, Tilannetieto Ennakoiva tieto Suunnittelutieto Resurssitieto Valmistelutieto Hanketieto Seuranta- ja valvontatieto Poikkeustieto Päätöstieto Tuloksellisuustieto Vaikuttavuustieto Sidosryhmätieto Tietovarantoja Ohjaus EU-tietoaineistojen Yhteisluettelot ja hakemistot Tilannekuvan ja ennakoinnin Säädös Kansainvälisen osallistumisen Seurannan ja valvonnan Hanke Valtioneuvoston metatietovarannot Kehys- ja talousarvion Kansalaiskuulemisen Ohjeistusten Sopimus (Hankinnat) Yhteystietojen Julkaisu Yhteystietojen pp.kk.2009 pp.kk.2009 39
VN prosesseja ja tarpeita Valtioneuvosto Johtaminen Kehys- ja talousarvioprosessi Säädösvalmistelu Strategiaprosessit Johtaminen Kehys- ja talousarvioprosessi Ohjaus Informaatioohjaus Ennakointi Kansainväliset asiat Kansainväliset sopimukset Kansainväliset asiat EU-toiminnan arviointi ja raportointi Työskenteleminen ja vaikuttaminen toimielimissä Tietovarantotarpeita Säädös Julkaisu EU-tietoaineistojen Tilannekuvan ja ennakoinnin Kansainvälisen osallistumisen Hanke EU-säädösvalmisteluprosessi Sopimus (hankkeet) Kansalaiskuulemisen Säädösten valmistelu (ml. ennakointi) Säädösvalmistelu Säädösten toimeenpano (ml. ohjaus ja seuranta) Seurannan ja valvonnan Hallinnonalojen tulosohjausprosessi Tilinpäätösprosessi Kehyspäätösprosessi Talousarvioprosessi EU-talousprosessit Yhteisluettelot ja hakemistot Kehys- ja talousarvion Säädösten toimivuuden seuranta Valtioneuvoston metatietovarannot Yhteystietojen Ohjeistusten pp.kk.2009 pp.kk.2009 40
Tietovarannot Ohjaus Johtaminen EU-tietoaineistojen Strategiaprosessit Informaatioohjaus Yhteisluettelot ja hakemistot Tilannekuvan ja ennakoinnin Hallinnonalojen tulosohjausprosessi Kehys- ja talousarvioprosessit Tietojärjestelmäpalvelut Päätöksenteon tukipalvelu (PTJ) Päätietoryhmät Toimintaympäristötieto Ohjaustieto Tilannetieto Ennakoiva tieto Suunnittelutieto Resurssitieto Valmistelutieto Hanketieto Seuranta- ja valvontatieto Poikkeustieto Tuloksellisuustieto Vaikuttavuustieto Sidosryhmätieto Kansainvälisen osallistumisen Seurannan ja valvonnan Hanke (JH yhteinen) Valtioneuvoston metatietovarannot Kehys- ja talousarvion Säädös Kansalaiskuulemisen Ohjeistusten Sopimus (hankinnat) Valtioneuvoston kehyspäätösprosessi Valtion talousarvioprosessi Säädösten valmistelu (ml. ennakointi) Säädösten toimeenpano, ohjaus ja seuranta Säädösvalmistelu Valtioneuvoston tilinpäätösprosessi EUtalousprosessit Säädösten toimivuuden seuranta Kansainväliset asiat Kansainväliset sopimukset Työskenteleminen ja vaikuttaminen kv-toimielimissä EU-toiminnan arviointi ja raportointi Keskuskirjanpito (KKP) Budjetti- ja kehyspalvelu (Buketti) Asianhallintapalvelu EUasianhallintapalvelu (Eutori) Raportointipalvelu (Netra) EU-säädösvalmisteluprosessit Tukiprosessit Julkaisu Tukiprosessit Yhteystietojen pp.kk.2009 pp.kk.2009 41
Valtioneuvoston tietoarkkitehtuurin jatkotyöstäminen Tietovarantojen tietovastuiden määrittely Valtioneuvoston informaatio- ja tietoprosessien tarkempi tarkastelu Päätietoryhmien tarkempi määrittely Tietovarantojen tarkempi määrittely master data näkökulmasta pp.kk.2009 pp.kk.2009 42
STM:n tietoarkkitehtuuri Valtipa 15.5.2010 Etunimi Sukunimi 21.6.2010
Tietoarkkitehtuurin määrittelyprojekti toteutettiin osana ministeriön tiedonhallinnan kehittämishanketta 1.10.2009-31.4.2010 konsulttina Netum Oy STM:stä projektiryhmässä tietopalvelu ja tietohallinto apuna oli hankkeelle nimetty tukiryhmä, jossa ovat edustettuina ministeriön keskeisten prosessien edustajat toteutettiin valtion kokonaisarkkitehtuurimenetelmää käyttäen 2 21.6.2010 Etunimi Sukunimi
Tavoitteet Projektin tavoitteena oli määritellä ministeriön keskeisten prosessien päätietoryhmät ja tietojen käsittelyssä tarvittavat yhtenäiset metatiedot. määritellä STM:n tietoarkkitehtuurin tavoitetila sekä kehittämistoimet tavoitetilaan pääsemiseksi. määritellä tavoitetilan tietojärjestelmien käyttö ja keskinäiset suhteet tietoarkkitehtuurin näkökulmasta.
Tiedonhallinnan visio ja tavoitetila Tiedonhallinnan tulee tukea STM:n tavoitetilaa: Vuonna 2011 STM on tehokas, ydintehtäviin keskittyvä, hyvin johdettu ja osaavan sekä motivoituneen henkilöstön organisaatio, joka on kooltaan nykyistä pienempi. Se nojaa toiminnassaan avoimuuteen ja yhteistyöhön Tiedonhallinnan visio: tiedonhallintamme on avointa, hyvin johdettua ja arjen työtä tukevaa. Kaikki työssäni tarvittava tieto ja sen hallitsemiseen tarvittavat työkalut ovat saatavilla vaivatta ja tehokkaasti. Tarjolla on minulle relevantti tieto, joka on ajanmukaista, oikeaa ja laadukasta Tiedonhallinnan tavoitetila konkretisoituu nykyisen STM-intran korvaavaan palvelukokonaisuuteen, omiin tarpeisiin personoitavaan portaaliin, joka tarjoaa nykyistä helppokäyttöisemmät työvälineet ministeriössä tehtävälle työlle.
Nykytilan kartoitus Nykytilan kartoitusvaiheessa määriteltiin STM:n toiminnan oleelliset tekijät eli pää- ja tukiprosessit päätietoryhmät sekä tietoarkkitehtuurinäkökulmasta oleellisten järjestelmien suhde edellä mainittuihin.
Pääprosessit Pääprosessit Aliprosessit Vastuutahot Säädösvalmistelu kansallinen säädösvalmistelu ja -hankkeet EU-säädösvalmistelu ja hankkeet ESY KVT Strateginen ohjaus strateginen suunnittelu strategia 2015, 2020, hallitusohjelman toimeenpano ja seuranta konserniohjaus tulosohjausasiakirjan (uusi) laadinta tulossopimusten laadinta ja seuranta EU- ja kv-yhteistyö hallitustenvälinen yhteistyö ja sopimukset kansainvälisten ohjelmien ja hankkeiden hallinta ESY ESY TAO TAO TAO TAO KVT KVT Toiminta- ja taloussuunnittelu ja seuranta kehysehdotus talousarvio lisätalousarvio toimintasuunnitelman laatiminen toimintasuunnitelman toteutumisen seuranta tilinpäätös ja toimintakertomuksen laadinta kertomukset TAO asianomainen osasto
Tukiprosessit Tukiprosessit: Aliprosessit Vastuutahot Ministeriön johtaminen johtoryhmätyö kehityskeskustelut ESY HAO Henkilöstöhallinto virka- ja työsuhteen hallinta HAO rekrytointi virkasuhteen päättyminen Taloushallinto maksuliikenne TAO kirjanpito Hankinnat ja sopimukset hankintaprosessi HAO Tukien ja avustusten hankerahoituksen hakuprosessi HAO hallinta valtionavustus kunnille prosessi Viestintä viestintäprosessi VIE Projekti- ja sisäiset ja ulkoiset projektit asian-omainen työryhmätoiminta sisäiset ja ulkoiset kokoukset osasto Esittelymenettely ja asiankäsittely valtioneuvoston ja tasavallan presidentin esittely sisäinen esittely ja päätöksenteko STM:n lausunnot ja kannanotot o vastaukset EK:n kirjallisiin kysymyksiin o kansalaisten ja kansalaisjärjestöjen kirjeisiin vastaaminen o lausunnon pyytäminen HAO asian-omainen osasto
Päätietoryhmät 1/4 Päätietoryhmän nimi Kuvaus Esimerkkitietoja Strategiat ja Sisältää STM:n strategioihin Tavoitelinjaukset toimintapolitiikka ja toimintapolitiikkoihin (engl. policy) liittyvät tiedot Ennakointitiedot ml. hallinnonalan Henkilöstöpolitiikka tulosohjaus ja kansallinen ohjaus sekä linjaukset kvyhteistyön pohjaksi Viestintästrategia Hallitusohjelma Valmistelu- ja suunnittelutiedot Sisältää ns. valmisteleviin työvaiheisiin liittyvät tiedot kuten erilaiset alustavat muistiot, jatkoselvitykset, ja luonnostelevat tiedot, joilla on rajallinen jakelu. Valmistelutietoja luodaan mm. työryhmissä, virkatyönä. YETTS -suunnitelmat Taustamuistiot Selvitysraportit Määrärahakehysehdotukset Lainsäädännön valmistelu, luonnokset hallituksen esitykseksi
Päätietoryhmät 2/4 Toimintaympäristötiedot Taloustiedot Sopimustiedot Ulkoinen tieto ministeriön toiminnan tueksi. Sisältää STM:n taloushallintoon ja kirjanpitoon liittyvät tiedot. Sisältää STM:n tekemien sopimusten tiedot. EU:n arvioinnit ja raportit OECD:n maaraportit Indikaattorit ja tilastotiedot Mediaseuranta Mainemittari Budjetti, budjettiesitys Tilinpäätös Määrärahapäätökset Avustukset Laskut Palkkatiedot Sopimukset palvelutoimittajien kanssa
Päätietoryhmät 3/4 Viranomais-yhteydenpito Kansalaisyhteydenpito Toimeenpano ja seuranta Sisältää sekä STM:öön tulevat että STM:stä lähtevät toimintaprosesseissa yleisesti tuotettavat dokumentit viranomaisyhteydenpitoon liittyen. Sisältää sekä STM:öön tulevat että STM:stä lähtevät toimintaprosesseissa yleisesti tuotettavat dokumentit kansalaisyhteydenpitoon liittyen. Sisältää STM:n toimintaa tarkastelevat tiedot. Viranomaisten lausuntopyynnöt ja lausunnot Selonteot EK kirjalliset kysymykset ja niiden vastaukset Kansalaiskirjeet Kansalaisten lausuntopyynnöt ja lausunnot Selonteot Tilinpäätöskertomus Toimenpidekertomus Sosiaali- ja terveyskertomus Organisaatiotiedot Sisältää STM:n organisaatiota kuvaavat tiedot. Organisaation rakenne Organisaation tehtävät Työjärjestys
Päätietoryhmät 4/4 Viranomaisyhteydenpito Sisältää sekä STM:öön tulevat että STM:stä lähtevät toimintaprosesseissa yleisesti tuotettavat dokumentit viranomaisyhteydenpitoon liittyen. Kansalaisyhteyden-pito Sisältää sekä STM:öön tulevat että STM:stä lähtevät toimintaprosesseissa yleisesti tuotettavat dokumentit kansalaisyhteydenpitoon liittyen. Toimeenpano ja seuranta Sisältää STM:n toimintaa tarkastelevat tiedot. Viranomaisten lausuntopyynnöt ja lausunnot Selonteot EK kirjalliset kysymykset ja niiden vastaukset Kansalaiskirjeet Kansalaisten lausuntopyynnöt ja lausunnot Selonteot Tilinpäätöskertomus Toimenpidekertomus Organisaatiotiedot Sisältää STM:n organisaatiota kuvaavat tiedot. Sosiaali- ja terveyskertomus Organisaation rakenne Organisaation tehtävät Työjärjestys
Tietojärjestelmät -nykytila
Säädösvalmisteluprosessi Säädösvalmisteluprosessia käytettiin esimerkkinä nykytilan kartoituksessa ja tavoitetilan hahmottamisessa. Prosessi jaoteltiin vaiheisiin ja tarkasteluun otettiin tämän jälkeen prosessissa käsitellyt päätietoryhmät tai niihin liittyvät järjestelmät.
Tavoitetilan määrittely Tavoitetilan määrittelyvaiheessa koostettiin STM:n omat arkkitehtuuriperiaatteet, jotka ovat lisäyksiä tai tarkennuksia valtion kokonaisarkkitehtuuriperiaatteisiin. STM:n periaatteissa korostetaan ministeriön toiminnan luonteesta (STM osana valtioneuvostoa ja hallinnonalansa tulosohjaajana) johtuvia seikkoja. Tavoitetilassa määriteltiin myös tietojärjestelmien käyttö ja keskinäiset suhteet. Määrittelyn tarkoituksena on ohjata tietojärjestelmien kehittämistä siten, että tiedonhallinnan tavoitteet otetaan huomioon kehittämishankkeissa.
Tietoarkkitehtuurin tavoitetila 1/6 Arkkitehtuurin hallintamallin noudattaminen Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin kehittäminen ja kehitystyön organisoiminen STM:ssä tulisi toteuttaa mahdollisimman pian. Hallintamalli koostuu arkkitehtuurin toiminta- ja ohjausmallista sekä tähän liittyvistä organisatorisista rakenteista (arkkitehtuurityöstä vastaavat tahot). Arkkitehtuurin hallintamallin avulla pidetään huolta arkkitehtuurilinjausten ja menetelmien yhtenäisyydestä, kehittämisen johdonmukaisuudesta sekä kuvataan, miten olemassa olevia arkkitehtuurilinjauksia sovelletaan kehittämisprojekteissa ja versionvaihdoissa.
Tietoarkkitehtuurin tavoitetila 2/6 Organisaation yhteiset arkkitehtuuriperiaatteet Projektissa määritellyt arkkitehtuuriperiaatteet on vielä tarkennettava myös toiminta-, tietojärjestelmäja teknologia-arkkitehtuurien näkökulmasta.
Tietoarkkitehtuurin tavoitetila 3/6 Tiedonhallintamalli osaksi arkkitehtuurin hallintamallia Tiedonhallintamallissa kuvataan, miten tietoja ja tietokuvauksia sekä tiedonhallintamallia ylläpidetään, miten tiedonhallintatyötä johdetaan ja miten tehtyjä tiedonhallintalinjauksia hyödynnetään, noudatetaan ja tarvittaessa muutetaan kytkettynä normaaliin projektityöskentelyyn.
Tietoarkkitehtuurin tavoitetila 4/6 Kansalliset sekä kansainväliset suositukset ja standardit Käytetään käytettävyyteen, yhteentoimivuuteen, saavutettavuuteen ja tietoturvaan liittyviät standardeja. Noudatetaan ontologisoitua Valtioneuvoston asiasanastoa (JUHO) Standardit kootaan yhteen STM:n omaan standardisalkkuun jatkokehityshankkeissa.
Tietoarkkitehtuurin tavoitetila 5/6 Metatietojen kattava käyttö Metatietoarkkitehtuurissa nojaudutaan kansallisiin suosituksiin ja arkistolaitoksen määräyksiin. Tietojärjestelmien metatietojen yhdenmukaistamisen ja eams-ohjauksen kehittämisessä noudatetaan JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti - suositusta.
Tietoarkkitehtuurin tavoitetila 6/6 Sähköisen pitkäaikaissäilytyksen vaatimusten huomiointi Sähköisen pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset tulee täyttää asian- ja dokumenttienhallinta-järjestelmässä ja erityisen harkinnan perusteella tarvittaessa muissa tietojärjestelmissä. Asiakirjallisen tiedon käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien uudistamisessa ja hankinnoissa varmistetaan metatietoarkkitehtuurin vaatimusten täyttyminen.
Kehittämistoimenpiteet tavoitetilaan pääsemiseksi STM:n omilla resursseilla tehtävät sisäiset kehittämistoimet, kuten esimerkiksi arkkitehtuurinhallintamallin ja organisaation käyttöönotto, prosessien kehittämisen organisointi ja vastuutus sekä tietoarkkitehtuurin kehittämispolun tarkentaminen. STM:n hankintoja vaativat sisäiset kehittämishankkeet, kuten esimerkiksi työryhmäohjelmiston käyttöönotto, hakukoneen toteutus sekä eams-ohjauksen kehittäminen. STM:n sidosryhmien kanssa tehtävät kehittämishankkeet, kuten esimerkiksi tiedonsiirtorajapinnan kehittäminen sekä asianhallintajärjestelmien välinen tiedonsiirto hallinnonalan virastojen välillä.
Siirtymäpolku
Tietojärjestelmien keskinäiset suhteet ja käyttöpolitiikan linjaukset STM:n tiedonhallinnan kehittäminen edellyttää koko organisaation yhteistä käyttöpolitiikkaa tietoaineistojen käsittelyssä tavoitetilaan pääsemiseksi. Projektissa tiivistettyjä tietojärjestelmien käyttöpolitiikan linjauksia on esitelty seuraavilla kalvoilla.
Asian- ja dokumentinhallintajärjestelmä Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä (Doktori) on STM:n pääasiallinen asiakirjallisen tiedon ja muun säilytettävän tietoaineiston tietovarasto. Kaiken pitkäaikaisesti säilytettävän aineiston, sekä viranomaisten muidenkin asiakirjallisten tietojen (julkisuuslain ja hallintolain edellyttämät) tulee olla Doktorissa. Doktorista viedään ja sinne tuodaan mahdollisimman automaattisesti ja riittävillä metatiedoilla varustettuna aineistoa. Asian avaukset ja käsittely hoidetaan Doktorissa jonka jälkeen tieto viedään organisaation ulkopuolisiin tietojärjestelmiin, joiden kanssa on tarve vaihtaa asiakirjallista tietoa.
Työryhmäohjelmisto ja sähköposti Tiedonhallinnan tärkeä työväline on työryhmäohjelmisto, jolla tuetaan ja tehostetaan työryhmien sähköistä viestintää ja valmistelutyötä. Sähköpostin rooli organisaation tiedonhallinnassa on lyhyiden ilmoitusviestien ja dokumenttiviittausten välittäminen. Tietoaineistot välitetään ensisijaisesti asian- ja dokumenttienhallinnan ja työryhmäjärjestelmän kautta.
Verkkolevyjen käyttö Verkkolevyjenkäyttö tulisi rajata vain henkilökohtaiseen tiedonhallintaan. Päättyneiden ja käynnissä olevien hankkeiden tulisi siirtää säilyttämistä vaativat tietoaineistot verkkolevyiltä keskitetyn asian- ja dokumenttienhallinnan piiriin sovitun siirtymäajan puitteissa. Uusien hankkeiden tulisi alusta alkaen ottaa käyttöön työryhmäratkaisu organisaatiossa sovittavalla tavalla.
STM Tietoarkkitehtuurin määrittelyprojekti yhteenveto Netum Oy 1/5 21.6.2010 v.1.0
1 Johdanto Keväällä 2009 tehtiin selvitys STM:n tiedonhallinnan kehittämiseksi lähivuosina. Selvityksessä kartoitettiin tiedonhallinnan eri osa-alueita STM:ssä ja niihin liittyviä vahvuuksia, haasteita ja ongelmia. Selvityksen keskeinen havainto oli, että tietoarkkitehtuurin määrittely muodostaa pohjan ministeriön tiedonhallinnan kehittämiselle ja tiedon yhtenäisyyden varmistamiselle ministeriön keskeisten tehtävien hoitamisessa ja tärkeimpien sidosryhmien kanssa toimittaessa. Tietoarkkitehtuuri on riippuvainen valtionhallinnon yhteisistä linjauksista (esim. Valtasa-projekti, JHS-suositukset) ja kokonaisarkkitehtuurin muista näkökulmista. Tietoarkkitehtuuri luo pohjan STM:n tiedonhallinnan muille osa-alueille. Tämän vuoksi onkin luonnollista, että tavoitetilan STM:n kokonaisarkkitehtuuri koostuu valtionhallinnon (julkishallinnon) arkkitehtuurista, jota määritellään VALTASAhankkeessa, sekä STM:n ja hallinnonalan kohdealueen tarkennuksista ja täydennyksistä valtionhallinnon arkkitehtuuriin. 1.1 Projektin tausta ja tavoitteet Selvityksen perusteella päätettiin perustaa STM Tietoarkkitehtuuri-projekti. Projektin tavoitteena oli kuvata STM:n Tietoarkkitehtuurin nykytila, tavoitetila sekä määritellä tarvittavat kehittämistoimenpiteet tietoarkkitehtuurin tavoitetilaan pääsemiseksi. Tietoarkkitehtuurin määrittelyissä hyödynnettiin projektiryhmän sisäisten työpajojen lisäksi myös projektin asiantuntijoiden ja sidosryhmien edustajien haastatteluja sekä projektin aluksi pidettyä Webropol-kyselyä. STM:n tietoarkkitehtuurin määrittelyssä noudatettiin valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurimenetelmää ja siitä on pyritty muodostamaan mahdollisimman yhdenmukainen valtionhallinnon ja valtioneuvoston tietoarkkitehtuurien kanssa. Keskeiset kokonaisarkkitehtuurinäkökulmat tietoarkkitehtuurin kannalta ovat toiminta-arkkitehtuuri ja tietojärjestelmäarkkitehtuuri, jotka on otettu huomioon tarkastelussa suhteessa tietoon (prosessit, toimijat, tietojärjestelmät). 2 Nykytilan kartoitus Nykytilan kartoitusvaiheessa määriteltiin STM:n toiminnan oleelliset tekijät eli pää- ja tukiprosessit, päätietoryhmät sekä tietoarkkitehtuurinäkökulmasta oleellisten järjestelmien suhde edellä mainittuihin. Pääprosessit: säädösvalmistelu, strateginen ohjaus, EU- ja kv-yhteistyö sekä toiminta- ja taloussuunnittelu ja seuranta. Netum Oy 2/5 21.6.2010 v.1.0