Hankkeen maksatus ja tarkastus Leena Dromberg 1 Leena Dromberg
Maksatushakemuksen käsittely Maksatuksen kustannuksia arvioidaan suhteessa hyväksyttyyn hankesuunnitelmaan ja säädöksiin Rahoitusasiantuntijat: Onko hanketta toteutettu sisällöltään rahoituspäätöksen ehtojen ja hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti (seurantaraportti, indikaattorit) Maksatustarkastajat: Onko esitetyt kustannukset rahoituspäätöksen ehtojen ja hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisia 2
Maksatushakemuksen käsittely Tositteiden ja muiden asiakirjojen tarkastaminen on riskiperusteista Keskitytään eniten riskiä sisältävien kustannusten tarkastamiseen mm. henkilöstökustannukset ja hankinnat Avainsanat: Suora linkki ja loogisuus Selvä ja looginen yhteys hankkeen toiminnan ja kustannusten välillä 3
Maksatushakemuksen laatiminen Tuensaaja/hankkeen hallinnoija laatii Eura 2014 järjestelmässä, myös osatoteuttajien osalta Toimitetaan määräajoin, aikataulu on määritelty rahoituspäätöksessä Lisäaikaa voi hakea maksatustarkastajalta, perusteltu syy Huom! Muutospäätös tietyissä tilanteissa katkaisee maksatuskauden Seurantaraportti taustalomakkeineen toimitetaan jokaisen maksatuksen yhteydessä, samalta kaudelta Maksatusta ei voi jättää käsittelyyn ilman seurantalomaketta Eurasta löytyvät täyttöohjeet: Järjestelmän oikea yläkulma Käyttöohje hakijalle/maksatushakemuksen täyttäminen Kysymyksen otsikon vieressä ohjepainike, josta saa täyttöohjeita kyseiseen kysymykseen? 4
Yhteishankkeiden maksatus 1/2 Vastuu päätoteuttajalla eli hallinnoijalla Toimintatavat määritelty rahoituspäätöksessä ja yhteishankesopimuksissa Hallinnoija huolehtii siitä, että osatoteuttajat ovat tietoisia velvollisuuksistaan ja saavat tiedon rahoittajan ohjeista ja viesteistä Vastaa hankekokonaisuuden kokonaisseurannasta 5
Yhteishankkeiden maksatus 2/2 Päätoteuttaja eli hallinnoija: Kerää osatoteuttajilta maksatukseen tarvittavat tiedot ja selvitykset ja täyttää hakemuksen Eurassa Vinkki: Hyödynnä taulukkopohjaa maksatushakemuksen taustalomakkeen tietojen keräämiseen Tarkistaa, että kaikki tarvittavat liitteet, lomakkeet ja selvitykset on toimitettu jokaisen osatoteuttajan kohdalla Vastaa hakemukseen liittyvien lisäselvitysten toimittamisesta Maksatuspäätös osoitetaan ja tukisumma maksetaan päätoteuttajalle päätoteuttaja maksaa osatoteuttajille sopimuksen mukaan 6
Maksatukseen haettavat kustannukset Maksatuskauden kirjanpidon mukaiset kustannukset ja rahoituserät Kustannusten tulee olla maksettuja ennen hakemuksen jättämistä Huom! Viimeisessä maksatuksessa hyväksytään hankkeen toteutusaikana aiheutuneet ja ennen maksatushakemuksen jättämistä maksetut kustannukset Hankepäätöksessä edellytetty tilintarkastuksen kustannus tulee olla myös maksettu ja tilintarkastajan lausunto saatu ennen viimeisen maksatushakemuksen jättämistä viranomaiskäsittelyyn 7
Maksatushakemuksen liitteet Rahoituspäätökseen kirjatut ja rahoittajan edellyttämät Liitteet tulee liittää EURA:an pdf- tai excel- muodossa Liitteet tulee muuttaa ohjelmallisesti pdf-muotoon skannauksen sijaan (skannattu asiakirja vie enemmän tilaa) Liitteitä ei tarvitse erikseen allekirjoittaa (pl. osa-aikaisten työntekijöiden työajanseuranta, ohry-pöytäkirjat ja ALV selvitys) Laskutosite kaikista vähintään 4000 (alv 0) kustannuksista Huom! Liitteitä pyydetään myös pistokoemaisesti tarkastettavaksi (lisätietopyyntö) 8
Maksatushakemuksen liitteet/päähakemus Päätoteuttajan kirjanpito Muut liitteet: Osatoteuttajien kirjanpito, ALV selvitykset, kuvaus kirjanpidosta, Ory pöytäkirjat, yms. yleiset liitteet 9
Maksatushakemuksen liitteet taustalomakkeella Palkkoihin, ostopalveluihin, matkoihin ja muihin kustannuksiin kuuluvat liitteet liitetään maksatushakemuksen taustalomakkeille sen kustannuslajin yhteyteen, jota liite koskee 10
Maksatushakemuksen liitteet/palkkakustannukset Palkka- ja lomapalkkaselvityslomakkeet Selvitys osa-aikaisen henkilöstön palkoista Osa-aikaisten työajanseurantalomakkeet Hankehenkilöstön toimenkuvat/päivitetyt versiot 11
Maksatushakemuksen liitteet/muut Hankintaselvityslomake Yli 4000 hankinnoista selvitys hankintaperusteista sekä hankintasopimus/tilaus/tilausvahvistus. Tositekopiot maksatuskautta koskevista hankintaan liittyvistä menoista. Yli 30 000 hankinnoista HILMA-ilmoitus, tarjouspyyntö, avauspöytäkirja, vertailupöytäkirja, hankintapöytäkirja tai -päätös, hankintasopimus ja voittanut tarjous. 12
Maksatushakemuksen liitteet/muut Kohderyhmälle järjestettävistä tilaisuuksista, seminaareista, koulutuksista yms. (yli 4000 ) tilaisuutta koskeva ohjelma/kutsu sekä osallistujalista. Tiedotuskustannuksista näytteet materiaalista, joita koskevia kustannuksia haetaan maksuun maksatuskaudella. Ohjausryhmän pöytäkirjat allekirjoitettuna. Tilintarkastajan lausunto viimeisen maksatushakemuksen liitteenä, jos sen kustannukset on budjetoitu hankesuunnitelmaan. 13
Maksatushakemuksen liitteet/matkakustannukset Koskee vain Flat rate 15 % hankkeita Matkaraportti Yli 4000 tositteet Pääperiaate: kokonaistaloudellisesti edullisimmalla tavalla Vinkki: Maksatushakemuksen liitelomakkeet löydät Etelä- Suomen materiaalipankista kohdasta ohjeet hankkeiden toteuttajille Uudenmaan liitto. 14
15 Salassa pidettävät liitteet ja henkilötiedot EURA 2014 -järjestelmässä
Maksatuksen salassa pidettävät liitteet 1/2 Jotta Eurasta ei muodostuisi henkilörekisteriä, tietyt henkilötietoja sisältävät liitteet tulee merkitä salaisiksi Pelkästään dokumentissa näkyvä nimi ei ole salassa pidon peruste Jos nimeen yhdistyy henkilön palkkatietoja tai henkilötietoja dokumentti on salassa pidettävä Salaiseksi merkitään: Palkkaselvityslomakkeet - aina Työajanseurannat, jos niissä näkyy myös palkkatietoja ja/tai sotu Pääkirja, jos siellä selkeästi yhdistyy henkilön nimi ja palkkatieto 16
Maksatuksen salassa pidettävät liitteet 2/2 Jos liitteissä on näkyvissä henkilöiden henkilötunnuksia ne tulee peittää/poistaa näkyviltä Välttäkää turhien liitteiden lisäämistä maksatushakemukseen Esim. osallistujalistat, matkalaskut, tositteet (alle 4000 ) tarkistetaan pistokokeilla lisätietopyynnön kautta tai paikanpäällä varmennuksissa Käyttäkää harkintaa, millaisen liitteen laitatte salaiseksi Varmuuden vuoksi ei kannata salata liitteitä Eura on viranomaisen sähköinen arkisto, käyttöoikeudet rajattu 17
Henkilötiedot Eura2014 järjestelmässä Maksatushakemuksen taustalomakkeiden tietokentissä, kustannusrivin nimessä tai selitteessä ei saa käyttää henkilöiden nimiä. Käytettävä jotain muuta tunnistetta, esim. tehtävänimikettä Välttäkää henkilöiden nimiä myös mm. liitteiden nimeämisessä 18
19 Rahoitus maksatushakemuksessa
Rahoitus Maksatuspäätöksellä maksetaan rahoituspäätöksen mukainen %-osuus hyväksyttävistä kustannuksista Eura järjestelmä laskee automaattisesti ja toteuttajakohtaisesti omarahoitusosuuden ei tarvitse todentaa kirjanpidosta Ulkoiset rahoituserät ilmoitetaan hakemuksessa kokonaisuudessaan sen toteuttajan taustalomakkeella, jonka kirjanpitoon se toteutuu Jos ulkopuolista rahoitusta puuttuu, järjestelmä korvaa ne tuensaajan omarahoitusosuudella (vaikka muilla osatoteuttajilla toteutuisi rahoituspäätöstä suurempi osuus ulkopuolista rahoitusta ko. maksatuksella) Jos ulkopuolista rahoitusta on liikaa, se siirtyy seuraavaan maksatukseen (ko. tuensaajan rahoitusosuutena) 20
Rahoitus/viimeinen maksatus Hankkeen viimeisessä maksatuksessa rahoituspäätökseen nähden ylitoteutunut ulkopuolinen rahoitus vähentää maksettavan tuen määrää ja alitoteutunut ulkopuolinen rahoitus jää tuensaajan omarahoitukseksi Yhteishankkeiden viimeisessä maksatuksessa osatoteuttajille kertynyt ylimääräinen ulkopuolinen rahoitus korvaa toisilta osatoteuttajilta puuttuvaa ulkopuolista rahoitusta Vain jos hankkeessa kokonaisuudessaan puuttuu ulkopuolista rahoitusta, se jää lopullisesti tuensaajien omarahoitukseksi 21
Rahoitus/ulkopuoliset rahoituserät Liitteeksi esim. tosite tai sopimus rahoituksesta 22
23 Maksatus Lump sum hankkeissa
Lump sum maksatus Maksatuksen kyllä/ei -periaate: Suunniteltu toiminta/tulos toteutuu tuki maksetaan Suunniteltu toiminta/tulos ei toteudu ei makseta Maksatuksen liitteenä toimitetaan vain: Aineisto/ dokumentit joilla toimenpiteet todennetaan (esim. seminaarin ohjelma, osallistujalistat, selvitys, raportti tms.) Maksutosite ulkoisesta rahoituksesta Maksuun haetaan aina päätöksessä hyväksytty kustannusarvion mukainen summa 24 Etunimi Sukunimi 21.9.2016
Maksatuspäätös ja muutoksenhaku Sähköinen maksatuspäätös tehdään 90pv sisällä Perustellaan hylätyt kustannukset Liitteenä: Muutoksenhakuosoitus Oikaisupyyntö EURA 2014 -järjestelmän kautta. Maksatuspäätöksen muutospäätös Valitusosoitus muutospäätöksen liitteenä Valitus, käsittely hallinto-oikeudessa 25
Valvonta ja tarkastukset Paikanpäällä varmennukset (Uudenmaan liitto) Osa hankkeista varmennetaan paikanpäällä Hankkeet ja tarkastuskäytännöt tarkentuvat loppuvuoden 2016 aikana Käytännössä ensimmäisiä varmennuskäyntejä tehtäneen keväällä 2017 Muita mahdollisia tarkastuksia Tarkastusviranomainen (VVC) Hallintoviranomainen ja todentamisviranomainen (TEM) Komissio / EU:n tilintarkastustuomioistuin yms. 26
27 Vinkkejä maksatushakemuksen laadintaan
Yleisimmät puutteet maksatushakemuksissa lisätietopyyntö ja/tai kustannusten hylkäys Riittämätön selite taustalomakkeella Työajanseurantojen työnkuvaukset liian yleisellä tasolla Palkka- /lomapalkkakustannukset kohdennettu virheellisesti Hankintoihin liittyvät puutteet suorahankinnat Flat rate kustannusten sisältyminen hakemukseen Unohtuneet liitteet 28
Riittämätön selite taustalomakkeilla 2. Ostopalvelut Kirjauspv Kirjanpid on tili Tositenro Kustannus Selite 30.8.2016 12345 01-234567 Painotalo Oy Ab. Esitteen painatus 1360,00 1000 kpl esitteitä hankkeen Painotalo Oy Ab. markkinointiin seudulla. Projektin Tarjouspyynnöt markkinointiesitteen sähköpostilla kolmelle. painatuskustannukset Esite liitteenä. 1360,00 30.8.2016 12345 01-234567 14.9.2016 5432176-543210 Leenan Leipä Oy Tarjoilukulut 620,00 20.8.2016 pidetyn seminaarin "vipuvoimaa EU:lta" Leenan Leipä Oy. kokoustarjoilukustannus. 28 Tarjoilukulut osallistujaa. Esite liitteenä. 620,00 14.9.2016 5432176-543210 Yhteensä 3960,00 29 Varmuus siitä että kustannus kuuluu hankkeelle
Työajanseurantojen työnkuvaukset liian yleisellä tasolla Varmuus siitä, että tehty työ kuuluu hankkeelle 30
31 Palkka- /lomapalkkakustannukset kohdennettu virheellisesti
32 Hankintoihin liittyvät puutteet suorahankinnat
Flat rate kustannusten sisältyminen hakemukseen Koulutusmateriaalit Kysy maksatushakemuksen tarkastajalta 33
34 Unohtuneet liitteet