SOLID-rahastoseminaari 19.5.2015
Ohjelma 12.00 Tilaisuuden avaus Ylijohtaja Laura Yli-Vakkuri Komission monitorointikäynnin tulokset Artsi Alanne SOLID-hankkeiden loppuraportointi Johanna Malmelin ja Artsi Alanne 13.30 Iltapäiväkahvit 14.00 Katsaus EUSA-rahastoihin Iikka Saunamäki 15.30 Tilaisuus päättyy 28.5.2015 2
Komission monitorointikäynti Helsinki 19.5.2015 Artsi Alanne
Euroopan komission monitorointikäynti ERF ja IF Komissio suoritti monitorointikäynnin Suomeen 24. 26.9.2014. Tarkoitus perehtyä ERF ja IF vuosiohjelmien 2012 ja 2013 toimeenpanoon ja hankkeisiin. Komission edustajat: tutustuivat SOLID-rahastojen vastuuviranomaisen hallinto- ja valvontaprosesseihin. vierailivat kuudessatoista rahastojen vuosiohjelmista 2012 ja 2013 rahoitetussa hankkeessa 6 IF-hanketta 10 ERF-hanketta 28.5.2015 4
Tulokset (monitorointikertomus) Otantaan valikoituneet hankkeet olivat pääsääntöisesti hyvin hallinnoituja. Vastuuviranomainen on täyttänyt tarkastusvelvollisuutensa. Erityisen hyvää palautetta komissio antoi SPR Hämeen piirin Lammin VOK:in SKYOPE-hankkeen hallinnoinnista. Hankkeessa kehitetään vastaanottokeskusten Suomen kielen koulutusta. ERF ja IF hankkeiden toteuttaminen, hallinnointi ja valvonta vaikuttivat olleen hyväksyttävällä tasolla ja EU:n ohjeiden ja säännösten mukaisia. 28.5.2015 5
Asioita joihin tulee kiinnittää huomiota EU-rahoituksen tulee täydentää kansallista rahoitusta eikä korvata sitä. Tulisi panostaa enemmän yhteistyöhön muissa jäsenvaltioissa olevien organisaatioiden ja yhteisöjen kanssa. Hankkeissa tulisi pohtia, miten tuotoksista kyetään kehittämään pysyvämpiä palveluita, joita on mahdollista tuottaa vielä hankkeiden päättymisen jälkeenkin. Hankkeen käynnistyessä tulisi arvioida hankkeen tuottamia hyötyjä suhteessa myönnettyyn rahoitukseen. Hankkeen päätyttyä tulisi suorittaa loppuarviointi, jossa tarkastellaan tuloksia ja verrataan niitä ennakkoarviointiin. 28.5.2015 6
Kiitos!
SOLID-hankkeiden loppuraportointi Helsinki 19.5.2015 Johanna Malmelin
Raportoinnin tarkoitus Vastuuviranomainen ja komissio saavat tiedot hankkeen toteutuksesta Raportointi on edellytys EU-rahoituksen maksamiselle Kuvataan, miten rahoituspäätökseen liitetty hankesuunnitelma ja budjetti ovat toteutuneet Kuvataan onnistumiset ja epäonnistumiset sekä niiden syyt 28.5.2015 9
Loppuraportointi Raportti liitteineen tulee toimittaa vastuuviranomaiselle viimeistään 2 kk hankkeen päättymisen jälkeen Loppuraporttilomake Taloudenseurantalomakkeen koontisivu (Excel sähköpostitse) Kirjanpidon otteet (pääkirjan ote ja tuloslaskelma) Maksatushakemus Tilintarkastuskertomus Lopettamisilmoitus Ohjelmakauden päättymisestä johtuvien aikataulupaineiden vuoksi lisäaikaa raporttien toimittamiselle ei voida myöntää Raportti tulee käsitellä hankkeen ohjausryhmässä ennen sen toimittamista vastuuviranomaiselle 28.5.2015 10
Raportointiohjeita Peilaa toteumaa hankehakemukseen, käytä samaa rakennetta Kuvaile toteutettujen toimintojen sisältö, käytä konkreettisia esimerkkejä Arvioi toimintojen onnistumista: perustele miksi valittu toimintatapa oli hyvä, miksi ei Kuvaile hankkeen aikana havaitut ongelmakohdat sekä korjaavat toiminnot Sisällytä kehittämis- ja parannusehdotuksia Sisältö = kustannukset 7.2.2012 11
Raportointiohjeita II Raportointilomakkeiden rakenne seuraa rahoituspäätöksen liitteenä olevaa hankesuunnitelmaa Tavoitteet tulee poimia hankesuunnitelmasta eikä muotoilla itse Sisältöraporttiin kirjataan samat tavoitteet (määrälliset ja laadulliset) kuin hankesuunnitelmassa Hankehallinnointioppaassa on ohjeita loppuraportin laatimiseen 28.5.2015 12
Asiakirjojen säilytys Kaikki hankkeeseen liittyvät dokumentit säilytettävä yhdessä paikassa, myös hankekumppanin osalta Säilytysaika 10 vuotta Hallinnointioppaassa lista säilytettävistä asiakirjoista (kohta 5.2.) Lentojen tarkistuskortit ("boarding pass") säilytettävä Kaikista hankkeessa järjestetyistä tilaisuuksista tulee olla allekirjoitetut osallistujalistat 28.5.2015 13
Kiitos! solid@intermin.fi
Loppuraportti Helsinki 19.5.2015 Artsi Alanne
Yleiset ongelmat Raportointiin liittyvät ongelmat: Loppuraportin liitteet Kulujen kirjaaminen taloudenseurantalomakkeelle Lomarahojen kohdentaminen Asiantuntijoille tms. maksettava palkkio/kulukorvaus Taloudenseurannan ja kirjanpidon yhteys 28.5.2015 16
Yleiset ongelmat Säilytettäviin asiakirjoihin liittyvät ongelmat: Kilpailutus / hintavertailu Henkilökustannusten dokumentointi Matkaliput EU-näkyvyys 28.5.2015 17
Loppuraportin liitteet Raporttilomake Taloudenseurantalomakkeen koontisivu Excel-versio sähköpostitse Pääkirjanote ja tuloslaskelma Maksatushakemus Tilintarkastuskertomus Lopettamisilmoitus 28.5.2015 18
Budjetti 42 438,38 TOTEUMA Yhteensä 39 533,73 Selite Summa Rivinro Selite KP tositenro Summa HANKKEEN RAHOITUS YHTEENSÄ 42 438,38 39 533,73 EU-RAHOITUSOSUUS 21 219,19 19 766,87 Poliisihallitus 2 500,00 Ulkorajarahaston 1. suoritus 20-45654 10 609,60 Ulkorajarahaston 2. suoritus 20-68321 6 365,76 Ulkorajarahaston 3. suoritus (haettu) 2 791,51 KANSALLINEN RAHOITUS 21 219,19 19 766,87 Hankkeen toteuttaja ja hankekumppanit 10 000,00 10 000,00 Julkinen rahoitus 10 000,00 10 000,00 Poliisihallitus 10 000,00 Poliisihallitus, 28.4.2011 (1. erä) 20-45687 5 000,00 Poliisihallitus, 30.9.2011 (2. erä) 20-87353 5 000,00 Yksityinen rahoitus 0,00 0,00 Kolmannet osapuolet 11 219,19 9 766,87 Julkinen rahoitus 11 219,19 9 766,87 Maahanmuuttovirasto 11 219,19 Maahanmuuttovirasto, 15.5.2011 (1. erä) 20-78954 8 000,00 Maahanmuuttovirasto, 15.11.2011 (2. erä) 20-95136 1 766,87 Yksityinen rahoitus 0,00 0,00 19
Kiitos!