JUHTAn Perustietovarantojaosto TOIMINTAKERTOMUS 17.1.2012 Raportti jaoston toiminnasta vuodelta 2011 Valtiovarainministeriön päätöksellä 17.5.2010 toimintansa aloittanut Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) asettama Perustietovarantojaosto on toisena toimintavuotenaan vuoden 2011 aikana kokoontunut yhteensä viisi kertaa. Asettamispäätöksen mukaan jaoston tehtävänä on perustietovarantojen yhteistyöelimenä edistää julkisen hallinnon perustietovarantoja hallinnoivien organisaatioiden yhteistyötä sekä parantaa perustietovarantojen yhteentoimivuutta ja tietojen saatavuutta. Jaostossa on edustettuna perustietovarantoja hallinnoivien organisaatioitten (Väestörekisterikeskus, Maanmittauslaitos, Patentti- ja rekisterihallitus, Tilastokeskus ja Verohallinto) lisäksi viranomaisia (Eläketurvakeskus, Kansaneläkelaitos, Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto, Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos sekä Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi), joitten tietojärjestelmissä on merkittäviä, laajalti käytettäviä valtakunnantason tietoja eri aloilta, rekisteritoimintoja valvovia viranomaisia (Tietosuojavaltuutetun toimisto ja Viestintävirasto) sekä ministeriöitä (valtiovarainministeriö, maa- ja metsätalousministeriö, sosiaali- ja terveysministeriö, oikeusministeriö ja ympäristöministeriö). Kuntien näkemyksiä jaostossa edustaa Suomen Kuntaliitto. Jaoston puheenjohtajana toimii Väestörekisterikeskuksen ylijohtaja Hannu Luntiala ja varapuheenjohtajana Maanmittauslaitoksen ylijohtaja Arvo Kokkonen. Jaoston sihteeristönä ovat toimineet Joonas Kankaanrinne (VRK), Elisa Kettunen (Suomen Kuntaliitto) ja Martti Parviainen (MML) sekä Tommi Karttaavi (Suomen Kuntaliitto), joka vaihtui Kuntaliiton edustajaksi sihteeristössä syyskuusta alkaen. Tällä hetkellä varsin moni työryhmä työskentelee hallinnossa selvittelemässä hallinnon kehittämiseen sekä tietojärjestelmien yhteentoimivuuteen, tietojen hinnoitteluun ja saatavuuteen sekä lisensseihin liittyviä kysymyksiä. Tämän johdosta jaosto on pitänyt toimintansa alusta alkaen tärkeänä, että se löytää toimintaansa oikeat aihekokonaisuudet. Jaoston toiminta on keskittynyt vuoden 2011 alussa hyväksytyn toimintasuunnitelman mukaisesti perustietovarantojen operatiivisen käytön edistämiseen, yhteistyön edistämiseen, laadun parannuskysymyksiin sekä tietosuojan erityiskysymyksiin. Lisäksi jaosto on ottanut tarkastelukohteikseen syksyllä 2011 voimaantulleen Tietohallintolain toimeenpanon seurannan, jaoston toiminnassa mukana olevien organisaatioitten keskuudessa tehdyt innovaatiot sekä jaoston toiminnan tekemisen aiempaa näkyvämmäksi. Koska toimintavuoteen ajoittui uuden hallituksen toiminnan aloittaminen, jaosto otti syyskuun kokouksessaan esille omana teemanaan hallitusohjelman tärkeimmät vaikutukset mukana olevien organisaatioitten toimintaan. Näistä nousivat keskeisesti esille Harmaan talouden torjuntaan liittyvät asiat, perustietovarantojen saatavuuden edistäminen sekä palveluitten digitalisoinnin edistäminen tietovarantojen palveluitten avulla.
Perustietovarantojen operatiivisen käytön edistäminen Perustietovarantojaosto valmisteli vuoden 2011 aikana työsuunnitelman selvityksen laatimiseksi perustietovarantojen käytöstä, hyödyntämisestä ja ylläpidosta. Selvitystyön tarkoitus on tunnistaa perustietovarantojen käyttöön ja ylläpitoon liittyviä tarpeita, joiden toteuttamiseksi olisi syytä tehdä yhteistyötä selvityksessä nimettävien organisaatioiden kesken ja laatia strategisen tason linjauksia perustietovarantojen käytön suhteen kuntien tarpeista katsoen. Selvitystyölle on haettu JUHTA:n rahoitusta syksyllä 2011. Työ käynnistetään, kun JUHTA on vahvistanut rahoituksen ja arvioinut selvitystyön kytkennät JulkICT-strategian laatimiseen. Selvitystyötä ohjaavat kolme keskeistä periaatetta ovat: 1) Tehokas tietojen ylläpito, hyödyntäminen, tietovarantojen yhteentoimivuus ja tietojen yhteentoimivuuden edistäminen 2) Tiedon käytön tehostaminen ja taloudellisuus 3) Tiedon luotettavuus Selvitystyön päätavoitteet ovat 1) Palveluiden ylläpito- ja hyödyntämisprosessien nykytilanteen kartoittaminen sekä tarpeiden selvittäminen suhteessa palveluiden järjestämiseen 2) Perustietovarantojen kehittämistarpeiden kartoitus edellä mainitusta johtaen 3) Tavoitetilaan pääsemiseksi tarvittavan työmäärän ja kustannusten alustava arviointi Selvitystyössä muodostetaan kuva perustietovarantojen ylläpidon ja hyödyntämisen prosesseista, joiden osalta julkisen hallinnon toimijoilla on rooli joko tiedon tuottajana, tiedon ylläpitäjänä tai tiedon käyttäjänä. Tavoitteena on tunnistaa julkisen hallinnon näkökulmasta tärkeitä kehittämistarpeita yhteisiä perustietovarantoja koskien, tunnistaa päällekkäisyyksiä tietovarantojen ylläpidossa tai tietojen keräämisessä, tukea tietojärjestelmien arkkitehtuurityötä sekä arvioida jo toteutettujen rajapintapohjaisiin palveluihin tukeutuvien toimintamallien käyttö- ja soveltamismahdollisuuksia yleisemmin. Selvitystyön tavoitteena on tuottaa vuoden 2012 aikana raportti, joka tulee pitämään sisällään katsauksen aiemmissa strategioissa, selvityksissä ja työryhmissä asetettuihin perustietovarantoja koskeviin kehittämistavoitteisiin, keskeisten tietovarantojen tarkastelun, eräiden esimerkkiprosessien tarkastelun sekä toimenpide-ehdotuksia nykytilan kehittämiseksi. Perustietovaranto-organisaatioitten yhteistyön kehittäminen Perustietovaranto-organisaatioiden säännöllinen yhteistyö on kiteytynyt jaoston säännöllisiin kokouksiin. Kokouksissa jäsenorganisaatiot ovat käsitelleet yhdessä perustietovarantojen kehittämiseen ja ylläpitoon liittyviä ajankohtaisia teemoja. Säännöllisten tapaamisten myötä perinteisten perusrekisteritoimijoiden lisäksi on myös muita julkisia tietovarantoja ylläpitäviä organisaatioita saatu mukaan yhteistyöhön jakamaan julkishallinnon tietovarantokokonaisuutta koskevaa tilannetietoa. Kokoukset on järjestetty kiertävän isännöinnin periaatteella eri jäsenorganisaatioiden toimitiloissa, jolloin kokousisännälle on annettu mahdollisuus kertoa omasta ydintoiminnastaan ja siihen liittyvien tietovarantojen laadunparannus- ja kehittämistyöstä. Menettelyllä on lisätty jäsenorganisaatioiden tietoutta muiden jäsenorganisaatioiden toiminnasta. Kokouksien kautta tapahtuvalla yhteistyöllä on edistetty jäsenorganisaatioiden yhteistyötä perustietovarantojen strategisen kehittämisnäkemysten yhteensovittamiseksi sekä yhteisten vaikuttamiskanavien luomiseksi perustietovarantoja koskevaan julkict työhön. Jaosto on kartoittanut jäsenorganisaatioiden säännöllistä yhteistyötä kahdenvälisissä johdon tapaamisissa sekä asiakastapaa-
misissa ja yhteisissä kehittämishankkeissa. Tavoitteena on ollut tunnistaa yhteistyö- ja vaikuttamiskanavia, joita jäsenorganisaatioilla on käytössään jo entuudestaan, jotta näitä yhteistyömuotoja voitaisiin hyödyntää tulevaisuudessa entistäkin paremmin. Kartoituksen tuloksena on ollut, että kahdenvälinen ja yhteisten hankkeiden kautta tapahtuva säännöllinen yhteistyö on jo nykyisellään varsin laajaa ja monimuotoista. Jaosto on perustanut toimintansa tueksi yhteisen extranet sivuston KuntaIT:n Wiki portaaliin, johon on koottu Pertiva jaoston kokousaineistot sekä muut yhteisesti kerätyt ja tuotetut dokumentit jaoston toiminnasta. Laadunparannustoimenpiteet sekä innovaatiot Vuoden 2011 kokouksissa esiteltiin katsaukset viiden perustietovarantojaoston jäsenorganisaation toimintaan sekä niiden harjoittamaan julkiseen, perusrekistereihin liittyvään tietopalveluun ja tiedon laatukysymyksiin. Jaosto on tuottanut yhteenvedon kokouksissa esitellyistä laadunparannustoiminnoista. Väestörekisterikeskus (VRK) laati vuoden 2011 aikana laatuohjelman, joka kiteyttää VRK:ssa tehtävän laadunparannustyön ja sen tavoitteet lähivuosille. Väestötietojärjestelmän laadunvarmistuksen tärkeimpänä kohteena ovat henkilöiden osoitetiedot, joiden tiedonkeruuprosesseja kehitetään yhteistyössä maistraattien ja Itellan kanssa. Lähivuosille on suunniteltu useita laadunparannustoimenpiteitä: Rakennusten ja huoneistojen tunnistamista parannetaan pysyvällä rakennustunnuksella ja rakennustietojen siirtoa standardoidaan kuntarekistereiden ja VTJ:n välillä. Lisäksi parannetaan henkilötietoja, jotka koskevat Suomessa asuvia ulkomaalaisia ja ulkomailla asuvia suomalaisia. Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) on järjestänyt valtakunnallisesti kattavan sähköisen tietopalvelun kaupparekisteristä ja säätiörekisteristä. Tietopalvelujen jakelusta ja kehittämisestä huolehditaan prosessiorganisaatiolla. PRH:n ylläpitämille rekisteritiedoille on annettu säädöksissä oikeutta luovia vaikutuksia, mikä motivoi yrityksiä huolehtimaan ilmoittamiensa tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. PRH:n julkisen tietopalvelun sisältöä on monipuolistettu uuden VIRRE -järjestelmän avulla tuomalla hakuja, poimintoja ja rajapintoja verkkoon. Tietojen keruuta yrityksiltä viranomaisille yleiseen tietopalveluun kehitetään yhdessä Verohallinnon kansa. Entistä enemmän siirrytään sähköiseen asiointiin, jolloin järjestelmällä voidaan valvoa ja vaatia eheää ja täydellistä tietoa tietojen ilmoittajalta. Tilastokeskuksen intressissä on tukea ja hyödyntää korkealaatuista tietotuotantoa hallinnon rekistereissä. Tilastotoimen haasteena on, että hallinnollisia rekistereitä ei ole suunniteltu tilastointia varten. Tiedoissa ja niihin liittyvissä käsitteissä on jatkuvasti yhteismitallisuutta heikentäviä eroja samoin kuin aineistojen kattavuudessakin. Kehityshankkeissa on meneillään yritystilastojärjestelmän uudistaminen, jolla parannetaan tilastotoimintaa, tuottavuutta ja tilastojen laatua. Keinovalikoimassa on mm. yhtenäisempien työvälineiden ja järjestelmien hankkiminen sekä prosessien tehostaminen ja yhteistyön laajentaminen. Lisäksi hallintoviranomaisten sähköisiin asiointipalveluihin pyritään rakentamaan sovellusosia, joilla yrityksen ilmoitustiedot tulevat kerätyiksi ja siirretyiksi myös tilastoinnin käyttöön.
Verohallinnossa verotustiedot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä ja niitä voidaan luovuttaa vain laissa säädettyjen tiedonsaantioikeuksien nojalla muille viranomaisille. Verohallinnon toiminnan kehittäminen painottuu lähivuosina tietojen digitalisointiin ja työjonojärjestelmän käyttöönottoon. Lisäksi IT- järjestelmän kokonaisuudistus on alkamassa. Tavoitteena on luoda verotuksen toimintapuitteita sellaisiksi, että asiakkaat voivat hoitaa veroasiansa omatoimisesti ja kerralla oikein. Perusrekisterit tarjoavat verotuksen toimittamiselle luotettavan perustan henkilöistä ja yrityksistä sekä kiinteästä omaisuudesta ja sen omistajista. Kuntaliitto toimii jaostossa kuntien edustajana, edunvalvojana ja toimialan asiantuntijana. Kuntaliitto ei itse ole rekisterinpitäjä vaan tietotuotannon ja rekisterinpidon tehtävät kuuluvat kunnille. Kunnilla on vaihtelevia, mutta merkittäviä tehtäviä kaikkien perustietovarantojen ylläpidossa: väestötietojärjestelmässä, yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä sekä kiinteistötietojärjestelmässä. Kuntaliitto osallistuu monipuolisesti ja koko kuntien toimintaympäristön alueella tietotuotannon ja tietojärjestelmien kehitysprojekteihin, lainsäädännön uudistamiseen sekä järjestää kunnissa tarvittavaa koulutusta. Eläketurvakeskus huolehtii keräämiensä tietojen laadunparannustyöstä yhdessä työeläkelaitosten kanssa, jotka mm. lähettävät eläkevakuutetuille vuosittain työeläkeotteita, joista kansalaiset voivat tarkastaa työnantajahistoriansa sekä työsuhteista syntyneet eläkekertymät. Tietosuojan edistämisen toimenpiteet Perustietovarantojaoston tavoitteena on tukea perusoikeuksien ja kansalaisten tiedollisen itsemääräämisoikeuden toteutumista, edistää tietosuojaa ja tietoturvaa sekä hyvää tiedonhallintatapaa perustietovarantojen tietojen käsittelyssä. Jaoston asettama tietosuojan ydinryhmän on käsitellyt jaoston antaman toimeksiannon mukaisesti perustietovarantojen henkilötietojen suojaan ja julkisuuslainsäädäntöön liittyviä kysymyksiä. Ryhmä kokoontui kahdeksan kertaa vuoden 2011 aikana. Toimintasuunnitelman mukaisesti tietosuojan ydinryhmä on käsitellyt vuoden 2011 aikana sähköiseen asiointiin kuten sähköpostiasiointiin liittyviä tietosuojakysymyksiä, jäsenorganisaatioiden tietojen käytön seurantaa ja voimassa olevaa ohjeistusta sekä mm. rekisteröidyn omien tietojen tarkastusoikeutta. Tietosuojavaltuutettu esitteli tietosuojan ydinryhmälle tietotilinpäätöstä sekä mm. tietosuojadirektiivin uudistamisen liittyvää työtä. Ryhmä on lisäksi käsitellyt kansainvälistä tietojenvaihtoa ja jakanut toiminnassaan tietoa jäsenorganisaatioiden hyvistä käytännöistä. Tietosuojan ydinryhmä on valmistellut perustietovarantojaostolle muistion tietojen käytön seurannan periaatteista jatkotoimenpide-ehdotuksineen. Valtion konserniohjaus ja tietohallintolain toimeenpano Pitkään valmisteilla ollut Tietohallintolaki hyväksyttiin Eduskunnassa keväällä 2011. Koska lailla on huomattava vaikutus jaoston toimintaan, sen sisältöön päätettiin perehtyä asiantuntijavoimin. Jaoston kevään kokouksessa valtiovarainministeriön neuvotteleva virkamies Markus Siltanen kävi esittelemässä lain keskeisen sisällön. Aiheeseen palattiin uudelleen joulukuun kokouksessa, jossa esiteltiin, millä tavoin keskeiset perustietovaranto-organisaatiot pyrkivät jatkossa edistämään tietojensa saatavuutta.
Rekisterit auki tilaisuus Jaosto on käynyt keskustelua Rekisterit auki tilaisuuden toteuttamisvaihtoehdoista tulevaisuudessa. Koska aiemmin järjestettyjen fyysisten tapahtumien organisointia on pidetty raskaana, on jaosto pyrkinyt löytämään uusia vaihtoehtoja järjestää kansalaisia aktivoiva rekisteritapahtuma esimerkiksi sähköisiä palvelukanavia hyödyntäen. Päätöstä tilaisuuden järjestämisestä vuonna 2012 ei ole vielä tehty. Toiminnan näkyvyys Eräs jaoston toiminnan tavoite on ollut saada Suomessa tehdylle ansiokkaalle poikkihallinnolliselle yhteistyölle ja myös itse jaoston toiminnalle aiempaa enemmän näkyvyyttä. Tässä onkin otettu konkreettisia askeleita. Jaoston toiminnasta on ollut artikkeleita niin Hallinto-lehdessä kuin Tietosuojalehdessäkin sekä muutamissa muissa ammattilehdissä. Jaosto sai myös kevään 2011 aikana valmiiksi julkaisun Perustietovarannot, tietohuoltomme kansallispääoma. Julkaisu on toteutettu myös ruotsin- ja englanninkielisinä versiona ja sen on saatavilla tulostettavassa muodossa toiminnassa mukana olevien organisaatioitten ja valtiovarainministeriön verkkosivuilta. Jaoston toimintaa on esitelty sidosryhmille niin laajoissa seminaareissa kuin eri organisaatioitten omissa asiakastilaisuuksissakin. Jaostolle on perustettu esittelysivu valtiovarainministeriön internet sivustolle Julkisen hallinnon ICT-toiminnan ja JUHTAn esittelyn yhteyteen.