Näin teet liittymishakemuksen ja päivität asiakastietojasi Tämä ohje on tarkoitettu niille, jotka tekevät liittymishakemuksen Kanta-palveluihin ja päivättävät asiakastietojaan. Ohjeessa on käsitelty kaikki, kohdat, joita sitoumuksen täyttämisessä ja asiakastietojen päivityksessä vaaditaan. Kaikilta organisaatioilta ei kuitenkaan vaadita kaikkia tietoja ja lisäksi jotkut tiedot ovat palvelukohtaisia. Ekstranetin käyttöliittymä kysyy liittyjältä vain tarvittavat tiedot. 1. Yleistä käyttöliittymästä a. Pakolliset tiedot on merkitty asteriksilla (*). b. Seuraava-nappi aktivoituu vasta, kun kaikki vaadittavat tiedot on täytetty. c. Jos haluatte muuttaa jotain pakollista tietoa, voitte tehdä sen kahdella tavalla. i. Avatkaa vanha tieto ja päivittäkää uudet tiedot vanhojen päälle ja tallentakaa uudet. TAI ii. Lisätkää ensin uusi tieto ja sitten vasta poistakaa vanha. iii. Huomio! Järjestelmä ei tallenna sellaista tilannetta, jossa pakollinen tieto puuttuu. d. Uusi tieto lisätätään Lisää uusi -- -painikkeella siltä sivulta, jolla olette. e. Tieto poistetaan kyseisen tiedon alla olevalla Poista -- -painikkeella. f. Voitte seurata hakemuksen täyttövaihetta vasemman reunan palkista. Palkki ei toimi linkkinä. g. Kun olette jo asiakas ja päivitätte asiakastietoja, avaa ohjelma kirjautumisen jälkeen suoraan organisaation tiedot (kohta 5). 2. Kirjaudu sisään Katso-tunnuksilla ja valitse edustamasi organisaatio. 3. Valitse otsikon apteekeille/terveydenhuollolle alta Liittyminen ja asiakastiedot 1
4. Valitse teetkö hakemuksen sähköiseen reseptiin vai Potilastiedon arkistoon. vvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvv 2
5. Organisaationne hallinnolliset tiedot Mikäli ette ole vielä Kanta-palveluiden asiakas, kentät ovat tyhjiä, mikäli olette jo asiakas, näette tässä ne antamanne tiedot, jotka Kanta-palveluilla on organisaatiostanne. Tämä tieto on sama riippumatta siitä, kumman palvelun asiakas (eresepti tai Potilastiedon arkisto) olette. Voitte päivittää tietoja kirjoittamalla kohtiin uudet tiedot. Tiedot tallentuvat Kanta-palvelujen asiakastietojärjestelmään, kun painatte Seuraava-nappia. Jos jätätte tietojen antamisen kesken ennen kuin painatte Seuraava-nappia, antamanne tiedot eivät tallennu. 3
6. Käyttämänne järjestelmät Valitkaa tähän kaikki ne järjestelmät, joilla käytätte sitä palvelua, johon olette tekemässä sitoumusta. Järjestelmä tarjoaa valittavan järjestelmät asiakastyypin ja palvelun mukaan. Kun päivitätte tietojanne, lisätkää ensin uusi tieto ja poistakaa sitten vanhat tiedot ja painakaa lopuksi Seuraava-nappia. Tiedot tallentuvat Kanta-palvelujen asiakastietojärjestelmään, kun painatte Seuraava-nappia. Jos jätätte tietojen antamisen kesken ennen kuin painatte Seuraava-nappia, antamanne tiedot eivät tallennu. 4
7. Yhteystiedot Antakaa yhteyshenkilöiden tai -tahojen yhteystiedot Kanta-rooleja varten. Vaaditut roolit vaihtelevat sen mukaan, millaista organisaatiota edustatte ja mitä palvelua olette ottamassa käyttöön. Järjestelmä kysyy automaattisesti vain tarvittavat tiedot. Organisaationne luonteesta riippuen yksi henkilö voi olla jokaisessa roolissa tai jokaisessa roolissa voi olla eri henkilö. Sama henkilö voi olla myös useammassa roolissa. Antakaa pyydetyt henkilötiedot täyttämällä kentät. Henkilö tallentuu järjestelmään, kun painatte Seuraava-nappia. Mikäli annatte useamman yhteyshenkilön samalla kertaa, painakaa Lisää uusi yhteystieto -nappia. Toiminto tallentaa antamanne tiedot ja avaa uuden kohdan uudelle yhteyshenkilölle. Lisää rooleja olemassa olevalle henkilölle Avatkaa henkilön tiedot, lisätkää tarvittavat roolit ja painakaa Tallenna ja palaa asiakastiedotsivulle/yhteenvetoon. Henkilön sukunimi on muuttunut Avatkaa henkilön tiedot, korjatkaa nimitiedot ja painakaa Tallenna ja palaa asiakastiedotsivulle/yhteenvetoon. Henkilön roolin muuttaminen Avatkaa henkilön tiedot, korjatkaa roolitiedot ja painakaa Tallenna ja palaa asiakastiedotsivulle/yhteenvetoon. Henkilön poisto yhteystiedoista Painakaa henkilön nimen kohdalla olevaa poista yhteystieto -nappia. 5
6
8. Laskutustiedot Nämä kysytään vain niiltä, joita laskutus koskee. Valitse kieli, jolla laskun haluatte. Organisaationne nimi ja Y-tunnus tulevat taustajärjestelmistä, eikä niitä voi tässä muuttaa. Mikäli virhe on nimessä, ottakaa yhteys joko Apteekki-rekisteriin tai SOTE-organisaatiorekisteriin. Jos virhe on Y-tunnuksessa, tulee ottaa yhteys toimiluvanmyöntäneeseen tahoon. Jos apteekin tiedoissa on virhe, tulee yhteyttä ottaa Fimeaan, julkisen terveydenhuollon tulee ottaa yhteyttä THL:een ja yksityisen terveydenhuollon luvan myöntäneeseen viranomaiseen. Mikäli teillä on käytössä verkkolaskuosoite, käytämme sitä ensisijaisesti. Tiedot tallentuvat Kanta-palvelujen asiakastietojärjestelmään, kun painatte Seuraava-nappia. Jos jätätte tietojen antamisen kesken ennen kuin painatte Seuraava-nappia, antamanne tiedot eivät tallennu. Kun päivitätte tietojanne, poistakaa vanhat tiedot, kirjoittakaa uudet tilalle ja painakaa Seuraavanappia. 7
9. Palvelun käyttöönotto Tässä lukee joko Käyttöönottokokeen päivämäärä tai palvelun aloituspäivämäärä kirjautuneen organisaation tyypin perustella. Valitkaa kalenterista se päivä, jonka olette sopineet järjestelmätoimittajanne ja Kanta-palvelujen edustajan kanssa. Tämä tieto tallentuu Kanta-palvelujen asiakastietojärjestelmään vasta, kun tallennatte hakemuksen. Jos jätätte tietojen antamisen kesken, antamanne tiedot eivät tallennu. Käyttöönottokokeen päivämäärää ei voi päivittää hakemuksen lähettämisen jälkeen. Annettu päivämäärä näkyy asiakastiedoissa. 8
10. Liityntäpiste Valitkaa ensin käytättekö omaa vai välittäjän* liityntäpistettä ja antakaa pyydetyt tiedot. Mikäli käytätte omaa liityntäpistettä, antakaa vähintään pakolliset tiedot. Jos käytätte välittäjän liityntäpistettä, antakaa vain OID. Järjestelmä hakee loput tiedot. Näistä tiedoista voitte muuttaa vain DNS-osoitetta. Tämä tieto tallentuu Kanta-palvelujen asiakastietojärjestelmään vasta, kun tallennatte hakemuksen. Jos jätätte tietojen antamisen kesken, antamanne tiedot eivät tallennu. *Asiakas voi liittyä Kanta-palveluihin joko omalla liityntäpisteellä tai käyttää Kantavälityspalveluntuottajan teknistä liityntäpistettä. Jos käytät välityspalveluntuottajan liityntäpistettä, saat liityntäpisteen OID:in välityspalvelun tuottajalta. Liityntäpisteitä ei voi päivittää Ekstranetissa lähettämisen jälkeen. Muutokset tehdään paperilomakkeella, joka löytyy Ekstranetista. 9
11. Tiloissa toimivat Vain yksityisiltä terveydenhuollon organisaatiolta kysytään, toimiiko heidän tiloissa toisen terveydenhuollon toimintayksikön palveluyksiköitä. 10
12. Yhteenveto Nyt olette syöttäneet kaikki ne tiedot, joita vaaditaan valitsemaanne palveluun liittymiseksi ja sitoumuksen tekemiseksi. Tarkistakaa tiedot. Ohjelma avaa kunkin kohdat tiedot käsiteltäväksi otsikosta. Tehkää tarvittavat muutokset ja tallentakaa ne. Tämä sivu näkyy vain hakemuksentekovaiheessa. 13. Tulosta ja lähetä Sitoumus pitää tulostaa, allekirjoittaa ja lähettää Kelaan. Allekirjoittajalla on oltava nimenkirjoitusoikeus. Sitoumuksen alareunassa on osoite, johon se tulee lähettää. 11
MALLI Hakemus Potilastiedon arkisto -palveluun Tällä hakemuksella allekirjoittanut Asiakas hakee liittymistä Kanta-palveluihin kuuluvan Potilastiedon arkisto -palvelun käyttäjäksi. Asiakas Nimi OID Potilastiedon arkisto -palvelun käyttöönottokokeen ajankohta Sitoumus Potilastiedon arkisto -palvelun ehtojen noudattamisesta Asiakas vakuuttaa, että Asiakkaalla on sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007, muutoksineen) mukainen omavalvontasuunnitelma ja sen käyttämät tietojärjestelmät ja välittäjät täyttävät Kanta-palveluihin liittymiselle asetetut olennaiset vaatimukset. Asiakas sitoutuu noudattamaan Potilastiedon arkisto -palvelun käytössä Potilastiedon arkistoa koskevia säädöksiä, säädöksiin perustuvia määräyksiä ja viranomaisten antamia ohjeita sekä Kanta-palvelujen tuottajan (Kela) ylläpitämiä teknisiä määrityksiä ja ohjeita. Asiakas hyväksyy Kanta-palvelujen yleiset toimitusehdot ja Potilastiedon arkisto -pal-velun palvelukuvauksen ja sitoutuu noudattamaan niitä. Palvelun käyttö alkaa ja Kanta-palvelujen yleisten toimitusehtojen sekä palvelukuvauksen mukaiset velvollisuudet tulevat voimaan, kun Kela on ottanut Asiakkaan hakemus-sitoumuksen vastaan ja ilmoittanut Asiakkaalle hyväksymisestä Potilastiedon arkiston käyttäjäksi. Potilastiedon arkiston käyttöönotto edellyttää käyttöönottokoetta, joka tehdään Kelan toimittaman käyttöottokoesuunnitelman mukaan. Asiakas on velvollinen raportoimaan käyttöönottokokeesta Kelalle. Kun Asiakas ja Kela ovat todenneet käyttöönottokoevaiheen onnistuneesti suoritetuksi, Kela ilmoittaa siitä Asiakkaalle. Tämä sitoumus on voimassa toistaiseksi. Asiakas voi irtisanoa sitoumuksensa ja lopettaa palvelun käyttämisen ilmoittamalla siitä kirjallisesti Kanta-palvelujen tuottajalle, jos lakiin perustuva Kanta-palvelun käyttövelvollisuus ei ole asianomaisen Asiakkaan osalta voimassa. Mikäli palvelua koskeva sitoumus ja muut asiakirjat ovat ristiriidassa keskenään, asiakirjojen soveltamisjärjestys on seuraava: 1. Potilastiedon arkisto -palvelun palvelukuvaus 2. Kanta-palvelujen yleiset toimitusehdot 3. Hakemus-sitoumus Paikka ja aika Asiakkaan nimenkirjoitusoikeuden omaavan edustajan allekirjoitus/ omaavien edustajien allekirjoitukset, nimen selvennys ja asema organisaatiossa 12