2015_kyselyn_tulokset VIRTA-opintotietopalvelu korkeakoulujen toiminnan tukena -kyselyn tulokset Taustatiedot kartoitus digitalisoituvan opiskelun ja opetuksen päivittäiseen toimintaan liittyvistä kehitystarpeista kysely auki 29.5.-16.6.2015 vastauksia 25 kpl 12 amk, 13 yo Vastaajien toimijaluokat 20 opiskelun ja opetuksen tuki ja hallinto 5 tietohallinto 4 muuta: tiedontuotanto, hallinto, toiminnanohjaus, taloushallinto Saate Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalvelu kokoaa 1,3 miljoonan tutkinto-opiskelijan tiedot suomalaisista korkeakouluista yhteen. Näitä tietoja ovat mm. tutkinnot, opintosuoritukset sekä niiden arvosanat ja opiskeluoikeus-, ilmoittautumis- ja kv-liikkuvuustiedot. VIRTA on opetus- ja kulttuuriministeriön CSC:ltä ostama palvelu, jonka teknisen käyttöyhteyden kautta tiedot ovat yhteismitallisesti hyödynnettävissä niin eri toimijoiden tarjoamissa palveluissa kuin tilastoinnissa ja raportoinnissakin. VIRTA-opintotietopalvelu on ollut käytössä vuodesta 2014. Alkuvaiheessa tietovarannon kehittäminen on keskittynyt viranomaistietovirtoihin. OKM:n ja Tilastokeskuksen tiedonkeruuaineistoja poimitaan jo tietovarannosta. Kehitystyö Kelan, Valviran, Cimon ja YTHS:n kanssa tietovarannon tietojen hyödyntämiseksi on myös hyvässä vauhdissa. Päivittäisessä toiminnassa tietovarannon tietoja käytetään korkeakoulujen yhteishaussa ja OILI-ilmoittautumispalvelussa. Lisäksi kehitteillä ovat sähköiset opintosuoritustietojen siirtotyökalut hyväksilukuprosesseja varten EMREX-projektin ja JOOPAS-konsortion voimin. CSC jatkokartoittaa nyt OKM:n pyynnöstä korkeakouluilta digitalisoituvan opiskelun ja opetuksen päivittäiseen toimintaan liittyviä kehittämistarpeita. Toivomme vastauksia mahdollisimman laajalti (samasta korkeakoulusta voi olla useampi vastaus). Kyselyn vastauksista tehdään kooste, jota käsitellään OKM:n kanssa korkeakoulujen opinto- ja tietohallinnon johtajien yhteisessä KOOTuki-ryhmässä. Vastauksia pyydetään ti 16.6.2015 mennessä. Kiitos! Kooste Yhteenveto (ppt) A. Nykyisen tietosisällön laajentaminen B. Opiskelun ja opetuksen tietovirtojen kehittämistarpeet C. Tiedon vertailtavuus, raportointi ja visualisointi D. VIRTA-opintotietopalvelu opintotietojärjestelmien perustietovarannoksi E. Tekniset kehityskohteet F. Käyttökokemus ja dokumentaatio G. Palvelun hallinta ja tietosisällön käytöstä sopiminen Palaute Kommentti Aikataulu Vastuutaho Päätetty toimenpide A Nykyisen tietosisällön laajentaminen
A1. Tietoja saataville tarkemmalla kuin pelkän yleisen tason alaluokituksen mukaisesti esim. tekniikan alalla jaottelu tarkempiin koulutusalaluokkiin. A2. Emme näe millä ohjelmalla opiskelija opiskelee. Virta näyttää vain mikä tavoitetutkinto on ja opintojen tason. Ohjelma voisi olla hyödyllinen, vaikka sitä ei kansainvälisissä tilasoissa tarvitakaan. A3. Tieto voisi olla yksityiskohtaisempaa, esim. suuntautumisvaihtoehto tai pääaine voisi näkyä eikä ainoastaan opiskeluoikeus karkealla tasolla. Silloin voisi esim. päätellä missä aineissa on kansallisella tasolla ylikapasiteettiä ja missä ei. A4. Ohjelmakohtainen tieto olisi hyödyllinen korkeakouluille vaikka se ei ehkä kiinnosta viranomaisia A5. Koulutus-/tutkinto-ohjelma tms. mukaan Virran raportointeja varten. Vipusessa olisi hyvä päästä porautumaan syvemmälle kuin koulutusalatasolla (vrt. entiset AMKOTA-raportit) A6. Tietosisältö on riittävä sitten kun koulutusalaluokituksissa on alempitasoinen hierarkia (koulutusalan lisäksi oppiaine ja/tai pääaine). A7. Virran koulutuskoodisto perustuu Tilastokeskukselta saatuun koulutuskoodistoon, jonka tarkkuus ei riitä kaikkiin yliopiston omiin tarpeisiin. Virrasta tiedot saadaan vain koulutusohjelmatasolla, kun taas yliopiston tarpeisiin myös esim. tutkinto-ohjelma tai pääainetason tiedot ovat tarpeen. A8. Koodistot ei nyt kommentoitavaa (alemman tason oppiainetason/pääainetason tarvitaan kun koulutusalaluokituksia hierarkisoidaan alaspäin). A9. Esim. OILIssa vanhojen opiskelijoiden ilmoittautumisessa tarvittaisiin opiskelevasta tutkinnosta ja tutkinto-ohjelmasta opiskelijalle tutumpaa tietoa kuin mitä tilastokeskuksen 6-numeroinen koodi nyt tarjoaa VIRTA-opintotietopalveluun on mahdollista tuoda valtakunnallinen koulutusmoduulitunniste, mikä ratkaisisi tietotarpeen. Se edellyttää kuitenkin ensin tunnisteen kattavaa käyttöönottoa korkeakouluissa. A10. Virran tietosisältöä tulisi kehittää niin, että se tukisi paremmin operatiivisia järjestelmiä. Esim. ulkopuoliset tahot (julkinen liikenne, pankit jne.) tarvitsevat koodiarvojen lisäksi selitetekstejä, joita Virrassa ei tällä hetkellä riittävissä määrin ole. Ratkaisuna valtakunnallinen koulutustietovaranto, josta VIRTA-opintotietopalvelusta löytyvällä koulutuksen tunnistetiedolla voi hakea koulutuksen perustiedot. Toteutusehdotuksena OPH:n koulutustarjontatietovarannon laajentaminen koskemaan kaikkia koulutuksia. Korkeintaan H2/2016 A11. Sanalliset kuvaukset suorituksen sisällöstä. Auttaisi hyväksilukutilanteessa. A12. Kaikkien korkeakoulujen tarjontatieto keskitetysti Virran tai muun palvelun kautta. Opintojakso/-toteutustasolla. Esim. Tampere3 pilotiksi? Tämä mahdollistaisi entistä sujuvamman virtuaalisen opiskelijaliikkuvuuden amk/yo -välillä. A13. Myös esim. yhteystietojen puuttuminen hankaloittaa virran käyttöä. A14. Väestötietojärjestelmästä tarkistettujen tietojen hakupalvelu. A15. Yliopisto hyötyisi linkistä Virran ja väestörekisterikeskuksen välillä ajantasaisten osoitetietojen saamiseksi sekä opiskelijoista, mutta eritoten valmistuneista. 0 0 Yhteystiedot kuuluvat julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurissa Väestötietojärjestelmän piiriin. tietoja on mahdollista jatkossa rikastaa VTJ:ssä olevilla tiedoilla Ks. A13 Ks. A13
A16. Korkeakoululle ei juuri ole hyötyä Virran tiedoista, koska esim. tiedekuntatiedot eivät ole Virrassa. Toisaalta meillä on omat tietomme jo muutenkin, olemme enemmän kiinnostuneita omien tietojemme yhdistämisestä muiden korkeakoulujen tietoihin. A17. Voisiko Virta-tietosisällössä jotenkin huomioida korkeakoulun sisäistä organisoitumisen tapaa? A18. Koodistoja ja esim. opiskeluoikeustietoja tukevien selitetekstien lisääminen olisi ensimmäinen askel. Toiseksi voidaan myös miettiä uusien koodistoarvojen tai jopa uusien koodistojen lisäämistä. A19. Lisättävä käytetyt läsnä- ja poissaolokaudet sekä kausimaksimit A20. OKM:n tämän hetkisten suorien tiedonkeruiden tuominen Virtaan mm. avoimen opiskelijamäärät, opinnäytetyöt Tiedekuntatieto on organisaation sisäinen ja muuttuva tieto, jota ei ole mielekästä sisällyttää organisaatiorajat ylittäviin tietovirtoihin Ks A16 Ratkaisuna Opetushallinnon koodistopalvelun kehittäminen. Ks. A10, mutta myös tehtävissä Virta-pohjaisina päättelyinä esim. raportille Käsitellään OKM:n tiedonkeruukierroksen 2016 muutosten yhteydessä Korkeintaan H2/2016 Korkeintaan H2/2016 H2/2015 A21. Henkilöstö, talous, TKI? VIRTA-tietovarantokonseptin laajentaminen opintotietojen ja julkaisutietojen lisäksi myös muuhun korkeakoulun toimintaan on mahdollista 2017 - A22. Raportoitavat henkilöstötiedot mukaan, samoin taloustiedot A23. Mielenkiintoista olisi saada myös laajemmin tietoa koulutuksen laadusta, mutta näihin ei taida olla riittävästi yhtenäistä sisältöä tai sellaista sisältöä, jonka saisi palveluun järkevässä muodossa. Jotkut avoimen palautteen sanapilvet (esim. kandipalautteesta tai aarresaaren selvityksestä) voisivat olla mielenkiintoisia. A24. Kuuluisivatko valtakunnallisten opiskelijapalautteiden datat Virtaan? A25. Jos tietosisältöä lähdettäisiin laajentamaan, tullaan nopeasti HOPSien äärelle. Päivittäinen tukeminen kyllä muuttaa Virran luonnetta lopullisesta perusrekisteristä toisenlaiseksi ja on kyseenalaista, onko niin järkevää tehdä. A26. Tietosisällöistä tulisi sopia korkeakoulujen kanssa. Tietosisältöjä voidaan hyvin laajentaa, mikäli tarkoituksena on laajentaa Virta-palvelua. Ks. A21 2017 - Erilaiset palautekyselyt on mahdollista tuoda osaksi palvelukokonaisuutta niin, että kyselyssä voitaisiin hyödyntää tietoja ja kerättyjä aineistoja rikastaa tiedoilla Ks. A23 Laajentaminen mahdollista, mutta muuttaisi luonnetta. Nyt tietosisältö pääosin luonteeltaan pysyvää ja lopullista Tietosisällön laajennuksista sovitaan yhdessä kaikkien osapuolten kanssa. A27. Ulkomaisissa korkeakouluissa suoritetut opinnot ja tutkinnot olisivat myös VIRRAssa sekä niihin muuntotaulukot suomalaisiin korkeakouluopintoihin. A28. Tietosisältö laajenee varmaan luontaisen kehityksen seurauksena. A29. Tietosisällön laajentamiseen ei ole tarpeita meidän yliopistolle A30. Tietosisältö on jo aika laaja ja tulevat sisällöt esim. liikkuvuustiedot tuovat vielä hyvän lisän sisältöön. VIRTA-opintotietopalveluun tuodaan vain ulkomaisista korkeakouluista hyväksiluetut opintopisteet. OPH on toteuttamassa Todennetun osaamisen rekisteriä, joka kattaa tietotarpeen. 2018 - B Opiskelun ja opetuksen tietovirtojen kehittämistarpeet B1. Kelatiedot tulisi ottaa suoraan Virrasta, sekä kaikki opiskelutahtiin liittyvä esim. aikuisopiskelutukeen liittyvä. B2. Virta opintotietopalvelusta menee tiedot Kelaan, korkeakoulujen ei tarvitse enää erikseen niitä raportoida. Sama koskee muitakin vastaavia toistuvia tiedonsiirtoja. B3. Kelan opintotuki, YTHS-yhteydet kannatettavia. Olisi tietenkin hyvä, jos myös HSL ja yliopistoliikunta ja muut yleishyödylliset tahot voisivat saada mahdollisuuden tarkistaa esim. opiskeluoikeus- ja läsnäolotietoja. Kela-integraatio työn alla H2/2015-H2/2016 Ks. B1 H2/2015-H2/2016 Ks. B1
B4. Läsnäolon todistaminen. Tämän toteuttaminen lienee kuitenkin kaikkea muuta kuin triviaalia. Uusi tietoja näyttävä palvelu. Autentikaatio esim. Vetumalla tai kansalaisen asiointitilillä, osana esuomi-palvelunäkymää. Olisiko toteutettavissa osana KaPa-ohjelmaa? B5. Vr:lle todistus opiskelijakortin saamiseen. B6. Opiskelija-asunnot tarkistavat opiskelijoiden osalta ovatko läsnä olevia, keskeyttäneitä vai valmistuneita. B7. Tietojen siirtoa eri toimijoiden välillä tulisi kehittää, juuri esim. VR, matkahuolto ja opiskelija-asuntosäätiöt tulevat ensimmäisenä mieleen. Jatkossa myös tarve korkeakoulujen väliseen tiedonsiirtoon varmasti kasvaa. B8. Tietojen siirto suoraan VR, HKL yms. Näin manuaalityö vähenee ja opiskelijan toiminta suoraviivaistuu. B9. Kela ja hsl ainakin Ks. B1 ja B4 H2/2015-H2/2016 B10. Opiskelija voisi suoraa välittää palvelun kautta tiedon läsnäolostatuksesta VR:lle ja HSL:lle. B11. TE-toimistot: opinto-oikeustietojen tarkistus ei toisi lisähyötyä; suoritusten seuraamisessa olisi hyötyä B12. Opiskelijakorttitiedot: näitä pitäisi saada luotettavasta Virrasta B13. Liikenne ja pankki: ei hyötyä, yksittäisiä erityistapauksia (opiskelijakorttitiedot riittävät) B14. TE-keskus, poliisi ym. viranomaiset voisi hakea opiskelijan tiedot suoraan VIRRAsta. B15. Korkeakoulujen näkökulmasta ensisijaisesti pitäisi pyrkiä automatisoimaan nykyisiä manuaalisesti tehtäviä toimintoja. Opintotuen muutokset/hakeminen, hyväksilukujen siirtäminen, kirjastopalvelut jne. B16. Rajapinta julkisille palveluille mm. pankit, VR, Matkahuolto, TE-keskus, Opiskelija-asuntoja hallinnoivat yritykset ja yhteisöt, Koulutusrahasto, Opiskelijaterveydenhuolto, Maahanmuuttoviranomaiset B17. Aikuiskoulutussäätiö voisi hyödyntää tietoja tarvittavissa määrin (aikuiskoulutustuki) B18. Tietojen siirto (lähinnä tieto opiskelijastatuksesta) suoraa Virrasta myös epävirallisemmille toimijoille, mikäli opiskelija antaa luvan esim. kaupunkien liikennelaitokset, VR, opiskelija-asunnot B19. Tutkintotietojen antaminen julkisen hallinnon organisaatioille, mikäli henkilö antanut luvan (esim. mahdolinen suora yhteys tutkimustietokantaan, jossa näkyy yliopiston työntekijöiden tutkinnot) B20. Erilaiset opiskeluun liittyvät palvelut voisivat toimia Virran tietojen pohjalta. Opiskelija-asuntoja tarjoavat tahot, julkinen liikenne, opiskelijajärjestöt, työnantajat, rekrytointifirmat jne. voisivat olla kiinnostuneita Virran käyttämisestä. B21. Opiskelijoiden tutkinto-oikeus-, läsnäolo- ja opintosuoritustietoja kyselevät monet tahot (opiskelija-asuntosäätiöt, VR, matkahuolto, TE-toimisto, pankit). Näiden tietojen saaminen suoraan virrasta palvelisi varmasti sekä tiedon pyytäjiä, että niiden antajia. 2016 -
B22. Kaikki ulkopuoliset tahot saavat tarvitsemansa opiskelijoita koskevat tiedot suoraan Virrasta, jolloin erilainen todistusten antaminen ja lomakkeiden täyttäminen kolmannen osapuolen tietotarpeisiin loppuu. B23. Virkailijalle pääsy VIRTAan katsomaan oman korkeakoulun tietoja B24. Käyttöliittymä korkeakoulujen henkilökunnalle Virta-tietoihin. B25. Opintosuoritusote. Jokaisessa korkeakoulussa tulostetaan ns. "virallisia" opintosuoritusotteita opiskelijoille. Tämä ns. "virallinen" opintosuoritusote on esim. tuloste johon laitetaan leima ja allekirjoitus. Tämä työllistää opintohallinnon tukipalvelua kohtuuttomasti. Tämä voitaisiin toteuttaa Virta -tietovaraston tietojen perusteella itsepalveluperiaatteella automaattisesti. B26. Opiskelijalle (nykyiselle ja entiselle) pääsy VIRTAan katsomaan omia tietoja B27. Opiskelutodistukset, opinto-otteet, opiskelija-asuntolat B28. Opiskelija voisi tilata virallisen opintosuoritusotteen järjestelmästä. B29. Opiskelijalle tulisi olla mahdollisuus ottaa rekisterivedoksia tai mahdollisuus antaa taholle X rekisteriotteen poimiminen. hae viralliset tietoni Virrasta, kertakäyttölinkki tässä B30. Opiskelijoille käyttöoikeus omiin tietoihin, jolloin hän voisi tulostaa itselleen virallisia dokumentteja esim. työnhakua tai viranomaisia varten. B31. Käyttöliittymä kansalaiselle (mydata) Virtatietoihin, opintosuoritusten ja -todistusten tarkistukseen. B32. Virtaan on käyttöliittymä, josta voi hakea esim. tietyn (oman yliopiston) opiskelijan tiedot, tietyn tutkinnon suorittaneet tms. Jos opiskelija on antanut luvan, pääsee katsomaan myös hänen muissa korkeakouluissa olevia opiskeluoikeuksia ja opintoja. B33. Ulkomaisia yliopistoja varten pyydetään yhä enenevässä määrin suoria (ts. ei opiskelijan itsensä kautta kulkevia) vakuutuksia tutkinnon suorittamisesta, tutkintotodistuksen aitoudesta, tutkinnon tasosta jne. myös nämä varmistukset voitaisiin toteuttaa suoraan Virrasta tarjottavana palveluna. B34. Korkeakoulujen väliset tiedot, esim. UAF:n tarpeet B35. Palvelu, jonka kautta avoimen yliopiston virkailija voi tarkistaa toisessa yliopistossa suoritetut, esim. aineopintoihin edellytettävät pakolliset edeltävät opinnot. B36. Monia hyödyllisiä rajapintoja ja palveluita onkin jo tekeillä (puro-palvelu, rajapinta Kelaan & YTHS:ään jne.) ja innolla odotamme niiden valmistumista. B37. Viranomaistiedot kaikki tietopyynnöt pitäisi saada toteuttaa Virrasta. B38. Kaikenlaiset tietojen poiminnat/tilastoinnit mitkä vain on mahdollista siellä olevan aineiston perusteella. Tietosisältöä laajennetaan tarpeiden mukaan. B39. Suurin osa opiskelijoille tarjottavista sähköisistä palveluista olisi rakennettu Virran päälle. B40. Luotettavat ensikertalaisuustiedot Opintopolkuun tulisi saada Virtaan. Tällä hetkellä ne eivät välity oikealla tavalla. Ks. B4 H2/2015 Ks. B4 H2/2015 Ks. B4 OK Tähän pyritään vaiheittain Ks. B37 H2/2015 tietojen hyödyntäminen mahdollista. Opintotiedot välittyvät ensikertalaisuuden tarkastamista varten VIRTA-opintotietopalvelusta Opintopolkuun.
B41. Opintojen hyväksiluvun mahdollistaminen JOOPAS-konsortio ja EMREX-projekti toteuttavat opintotietojen siirtotyökaluja organisaatiorajojen yli hyväksilukua varten. B42. Suomalaisissa korkeakouluissa suoritettujen opintojen suoritustietojen siirto omaan yliopistoon. B43. Palvelu, jonka avulla virkailija voi tarkastella toisessa yliopistossa suoritettuja opintoja hyväksilukua varten. B44. Hyväksilukemispalvelu (opintosuoritustiedot korkeakoulujen käyttöön suoraan). B45. Jos pysytään suoritusten faktatiedot sisältävän kansallisen perusrekisterin roolissa, ehkä ei tarvita kovin villejä visioita kansallisesti. Miten Virta suhtautuu maailman muiden maiden tai edes EU:n kansallisiin rekistereihin, yhteensopivuus niihin voisi olla visiossa mukana. B46. Opiskelijoiden opintotietojen siirtyminen korkeakoulusta toiseen helpottaisi niissä tilanteissa, kun opiskelija siirtyy toiseen korkeakouluun tai hänellä on muualla suoritettuja opintoja. B47. VIRRAssa on saatavilla kaikki opiskelijan suoritukset ja hän voi käyttää niitä esim. AHOT-prosessissa. B48. Opintojen suunnitellussa (opiskelija ja korkeakoulu saisi tietoja aikaisemmista opinnoista, myös kv) B49. Tarvitaan palvelu, jonka kautta nähdään uuden opiskelijan aikaisemmat opinnot kaikissa korkeakouluissa. Näitä voidaan jatkossa hyödyntää opintojen suunnittelussa ja hyväksiluvussa. B50. Toisessa korkeakoulussa suoritettujen opintojen siirto omaan korkeakouluun (AHOT) B51. APS. Opiskelijoiden käyttöön mobiililaitteisiin soveltuvia apseja, joiden avulla tietokantaan liittyen voisi tehdä eri asteisia tietopyyntöjä., EMREX-projektissa toteutetaan opintosuoritustietojen siirtotyökalut kansainväliseen käyttöön Mobiilisovelluksia työn alla mm. Oulun yliopistolla 2018 - B52. Mahdollisuus saada helposti anonyymia dataa käyttöön esim. tutkimustarkoituksiin kansallisesti B53. Todennetun osaamisen/tutkintorekisteri esim. hakukelpoisuuksien tarkistamiseen opiskelijavalinnoissa. Toteutettavissa kysyttäessä H2/2015 Toteutettavissa Opintopolun osana C Tiedon vertailtavuus, raportointi ja visualisointi C1. Reaaliaikaiset korkeakoulujen sisäiset raportit C2. Seurantatietopalvelu rahoitusmallilaskennassa käytettävistä tiedoista. C3. Oppilaitosten välisen vertailun mahdollistaminen mahdollisimman reaaliaikaisena ml rahoitusmittarit. C4. Voisiko johdolle olla helposti otettavia tuloksia; esim. pikapainike jolla saisi "oletustulokset" sekä oman korkeakoulun osalta että muiden korkeakoulujen osalta. C5. Graafiset raportointipalvelut, jotka voisi linkin kautta viedä korkeakoulun järjestelmiin. C6. Pitäisikö korkeakouluilla olla mahdollisuus saada Virrasta summatasoista indikaattoritietoa omasta ja koko korkeakoulukentän tiedoista? Varsinkin OKM:n mittareista. C7. Rajoitukset liittyvät lähinnä tiedon saatavuuteen. Olisi hyvä, jos aineistosta olisi julkisesti saatavilla esimerkiksi kaikki mahdolliset tilastot ja trendianalyysit. Vai kuuluuko sellainen Tilastokeskukselle? Toteutetaan Extra-Vipuseen H2/2015-H2/2016 Toteutetaan Extra-Vipuseen H2/2015-H2/2016 Toteutetaan Extra-Vipuseen H2/2015-H2/2016
C8. Korkeakoulun pitää pystyä jäljittämään miten OKM:n käyttämät mittaritiedot muodostuvat rekisteritiedoista. C9. Graafiset näkymät. C10. Yliopiston sisäiseen käyttöön (kuukausittain, oppiaineittain): Valmistuneiden lukumäärä; Opintopistekertymä (opinto-oikeuksittain); Vähintään 55op suorittaneet (kpl) C11. Oppilaitosten välisen vertailun mahdollistaminen mahdollisimman reaaliaikaisena ml rahoitusmittarit. C12. Hyvää on, että erilaiset korkeakoulut alkavat ymmärtää asiat samalla tavalla ja voidaan yhtenäistää kirjauskäytännöt ja siten koodistotkin ovat yhdenmukaisia ja näin tiedot ovat vertailukelpoisia. Matkaa tähän kuitenkin vielä on (esim. eroavaisuudet Virran koulutusmoduulitunnisteen ja korkeakoulun opintojaksokoodien välillä), ja käsitteistöjen ja koodistojen yhdenmukaistamistyötä täytyy systemaattisesti jatkaa. Toteutetaan Extra-Vipuseen. H2/2015 Työtä yhteismitallisuuden saavuttamiseksi jatketaan. C13. Jos pysytään suoritusfaktoissa, niitä koskevan tiedon saatavuus analytiikkatarkoituksiin nousee mielenkiinnon kohteeksi. C14. Koodistot selkeät C15. Jatketaan hyvää työtä! C16. Hyvään suuntaan on menossa! CSC selvittää oppimisanalytiikkaan liittyviä mahdollisuuksia ja rajoituksia H2/2015-H1/2016 C17. Onhan yhteiset koodistot onhan? VIRTA-opintotietopalvelu hyödyntää opetushallinnon yhteistä koodistopalvelua C18. Toistaiseksi tietojen tarkistusta ja vertailua virran ja yliopiston oman rekisterin välillä pitää tehdä paljon, eikä Virta-tilastoihin yksinään uskalleta luottaa. Tiedon laadun parantaminen on jatkuva prosessi C19. ExtraVipunen on hyvä! C20. Virta tiedonsiirroista muodostuviin tiedostoihin pitäisi saada mukaan myös tutkintokoodit (6 numeroinen). Esim. opintosuoritukset. Tietoja olisi näin helppo suodattaa tutkinnoittain. C21. Lisättävä tutkintokoodi tiedon siirroista muodostuviin tarkistuksiin. C22. Toivoisimme tarkempia raportteja esim. tutkintokoodin perusteella. C23. Selkeä ryhmittely kaksivuotisille maisteriohjelmille C24. Selkeät tilastot niistä jotka ovat kaksivuotisen maisteriohjelman opiskelijoita ja niistä jotka ovat aloittaneet kanditasolta kyseisestä yliopistosta. Tähän toivoimme Virta-kehitysvaiheessa oman täpän Virtaan, mutta se piti olla helposti järkeiltävissä myöntämispäivämäärästä. Mutta eipä ole kovin helppoa erottaa nämä opiskelijajoukot. Ehdotan taas että tästä tehdään virtaan oma kenttä joka toimii kuten Tilastokeskuksen maisteriohjelmakoodi. Tämä helpottaisi raportointia vaikka asia onkin järkeiltävissä. C25. Tulevaisuudessa kaikki raportointi tapahtuu toivottavasti Virrasta ja yhteys yliopiston omasta järjestelmästä suoraan virtaan on reaaliaikainen. Toteutettavissa H2/2015 - H1/2016 Ks. C20 H2/2015 - H1/2016 Toteutettavissa Toteutettavissa Ks. C23 Raportointia kehitetään vaiheittain. C26. Koodistot sinänsä ovat jokseenkin kunnossa. C27. Ensisijaisuustietojen hyödyntäminen Toteutettavissa haku- ja valintatilastojen rikastaminen tiedoilla. C28. Opiskelijaryhmät äidinkielen mukaan (suomi, ruotsi, muu) Toteutettavissa raportointi kielet-koodiston mukaan.
C29. Raportointipalvelu, jonka avulla olisi mahdollista tarkastella valtakunnallisesti sitä, miten tutkinto-opiskelijat hyödyntävät avointa yliopisto-opetusta. Raportointipalvelun avulla tulisi voida vastata esim. seuraaviin kysymyksiin: Kuinka paljon valmiit tutkinnot sisältävät avoimen yliopiston opintoja eri yliopistoissa ja missä yliopistoissa nämä opinnot on suoritettu? Kuinka paljon uusilla tutkinto-opiskelijoilla on ennen tutkinto-oikeuden saamista suoritettuja avoimen yliopiston opintoja ja missä yliopistoissa nämä on suoritettu? Kuinka paljon 55 opintopistettä vuodessa suorittaneet hyödyntävät avointen yliopistojen tarjontaa ts. kuinka paljon näistä pisteistä on suoritettu avoimissa ja missä yliopistoissa? Raportointia kehitetään vaiheittain. D VIRTA-opintotietopalvelu opintotietojärjestelmien perustietovarannoksi D1. Nämä voisivat ehkä sulautua; ei ehkä tarvetta omalla opintotietojärjestelmälle jos kaikki saataisiin tallennettua suoraan Virtaan. Laajemman aikavälin mahdollinen kehityskohde, vaatii täydellisen arkkitehtuuri- ja suorituskykyuudistuksen. Lisäksi epävarmaa, voidaanko toteuttaa, jos toteutuisi vain osittaisena eikä koko korkeakoulukentän yhteisenä ratkaisuna. 2017 - D2. Suuntana voisi olla, että oppilaitoksen oman järjestelmän sisältöjen määrä pienenee ja tieto sijaitsee ensisijaisesti Virrassa D3. Tiedot tulisi olla niin tuotettuja, että niitä voitaisiin hyödyntää korkeakoulukohtaisessa tiedontuotossa eikä niitä tarvittaisi tehdä toisessa järjestelmässä tai muutoin erikseen. Eli korkeakoulun oman tietovarannon korvaaminen Virralla. D4. Korvaa täysin paikalliset järjestelmät. D5. Virta korvannut korkeakoulujen opiskelijatietorekisterit. D6. Ehkäpä oppilaitokset eivät enää tarvitse omaa opintotietojärjestelmää, vaan virta hoitaa... D7. Työnjako on hyvä kysymys, nyt tehdään päällekkäin. Voisi olla hyvä piakkoin esittää kokonaisnäkemys siitä, miten nämä molemmat toimivat yhteen parhaalla mahdollisella tavalla. D8. Virran tietosisältö on kaikkien korkeakoulujen Master Data D9. Opiskelijoiden tiedot ylläpidettäisiin keskitetysti valtakunnallisesti yhdessä paikassa, eikä niitä olisi enää tarvetta ylläpitää erilisissä korkeakouluissa. D10. Opintotietojärjestelmät käyttävät suoraan Virtaa tietokantanaan. D11. Kehitystyötä tulisi tehdä siihen suuntaan että Virta-järjestelmästä muodostuu opintohallinnon järjestelmän tietojen perusvaranto johon opintohallinnon tietojärjestelmät tukeutuisivat. Ks. D1 D12. Integraatiot korkeakoulun järjestelmiin. D13. Tietojen käyttö yhdellä syöttämisellä moneen paikkaan on mahdollisuus. D14. Opintosuoritusten arkistointi. Kansallinen opintosuoritusten virallinen arkistointi tulisi hoitaa keskitetysti Virta-järjestelmän kautta. Tällä hetkellä arkistoinnin osalta taitaa korkeakouluissa olla merkittäviä puutteita. Toteutettavissa E Tekniset kehityskohteet E1. Virta-aineistojen palautus-/siirtopalvelu takaisin korkeakouluille (luettavassa muodossa). Toteutettavissa, Erilaisia lähtökohtia mm. puhtaasti korkeakouluille tai esim. osin KaPA:n kautta soveltuvilta osin, pienet muutokset tehtävissä helposti, isommat vaativat laajemman tahtotilan.
E2. Kirjoitusmahdollisuus Virrasta perusrekistereihin (esim. siirto-opiskelijan opiskeluoikeuden päättäminen uuden syntyessä) Ei toteutettavissa lähiaikoina korkekoulujen lähdejärjestelmien kirjavuuden vuoksi E3. Rajoituksena tiedon yksisuuntaisuus. Ks. E2 E4. Inkrementaalinen päivitys kuulostaa teoriassa hyvältä, mutta on ilmeisesti vaikea toteuttaa (esim. poistot). Nykyinen päivitystapa on ihan ok. E5. Kehitettävä kohti inkrementaalista tietojen päivitystä. E6. Saisi itse myös manuaalisesti siirtää tietoja jos huomaa virheitä E7. Helppokäyttöisyyden suuntaan. Inkrementaalisuus on hyvä tavoite. E8. Virta -järjestelmässä olevat tiedot pitää saada muodostettua passiivisesta rekisteristä - aktiivisesti päivittäin laajasti käytössä olevaksi tietovarannoksi. Inkrementaalinen päivitys on pidemmän aikavälin kehityskohde. Vaatii myös korkeakoulujen lähdejärjestelmiltä paljon. Ks. E4 Ks. E4 H2/2015 Ks. E4 Ks. E4 E9. Virta-tietovarannon reaaliaikainen päivitys voi olla tarpeen joissain suurissa korkeakouluissa, joissa tapahtumia päivän mittaan on paljon. E10. Tiedot toimitetaan Virtaan rajapintojen kautta. Virta olisi siis aivan ajantasainen. E11. Tarvetta ei ymmärryksemme mukaan inkrementaaliselle tietojen päivitykselle. Ks. E4, tiheämpi tallennussykli myös mahdollinen Ks. E4 Ks. E4 H2/2015 E12. Virheellisten tapahtumien dokumentointia voisi kehittää. Kehitetään H2/2015 - E13. Rajapintana palveluväylä. Toteutettavissa. E14. Virta kansallisen palveluväylän yhtenä tietolähteenä. E15. Rajapintoja ja käyttöliittymiä olisi ihan kiva saada, että Virran tietoja pääsisi ihan oikeasti tarkastelemaan. E16. Ei erityisiä kommentteja; suorituskyvyn varmistaminen? E17. Virran testipuoli sisältää nyt liian muunneltua tietoa. Ei voida siis käytännössä luottaa siihen, että sieltä tulee oikeasti rajapinnan kautta olemassa olevia, järjellisiä tai edes mahdollisia tietoja. Testipuolella tulisi olla oikeita tapauksia, mutta muutetuilla henkilötiedoilla. E18. Mahdollisuuksia ehkä olisi, mutta rajapintoja ei ole. Ongelma on se, ettei ole toimijaa, joka tekisi rajapintoja / toteuttaisi korkeakoulujen tietopyyntöjä tms. E19. Monipuolisia rajapintoja/rajapintapalveluja, joiden kautta voitaisiin hyödyntää Virtaan tallennettuja tietoja E20. Avoimet standardit rajapinnat, palveluväylä, reaaliaikaisuus E21. Virrasta saa rajapintojen kautta lähes kaiken tiedon anonymisoituna. E22. Korkeakoululla tulisi olla käyttöliittymä raporttien tekemiseksi omasta datasta. E23. Virrasta olisi hyvä pystyä kysymään tietoja halutuilla parametreilla eri tarkoituksiin Ks. E13 Ks. E13 ja B4 Palvelimia ja tiedonsiirron proseduureja ollaan päivittämässä ja suorituskyvyn pitäisi sen myötä parantua. Testipuolen opiskelijat perustuvat oikeiden opiskelijoiden tietoihin. Tietoja voidaan kehittää tarkemmin määriteltävien tarpeiden pohjalta. Pyynnöt käsitellään ja toteutetaan hallintamallissa kuvatun mukaisesti Ks. E1. Ks. E1. Ks. E1, julkiseksi avaaminen eri päätöksellä Ks. E1 ja E24. Aluksi voidaan järjestää oma kopio (tietokantadumppi) korkeakoulun omasta tietokannasta, mahdollista siirtää data sftp-palvelimen kautta. Ks. E1, E22 H2/2015 2016-
E24. Sftp-palvelimen dataan on hankala päästä (muiden kuin sen jolla on oikeudet); voisi olla paremmat mahdollisuudet ottaa ulos tietoa Virrasta. Ks. E1 ja E22 tietoturva huomioiden. Virta-tiimi voi tehdä ohjeet korkeakoulujen tietohallinnolle joiden avulla kohdan E22 kantakopio voidaan halutessa siirtää omiin tietojärjestelmiin ja kaikki se data olisi silloin käytettävissä vapaasti haluamallanne tavalla. F Käyttökokemus ja dokumentaatio F1. Raakadata pitää tuntea sisällöllisesti ja rakenteellisesti, jotta sitä voi hyödyntää. -> Ei toimiva nyt, vaatii hirmuisesti työtä ja asiantuntemusta. F2. Tekninen toteutus ei ole käyttäjäystävällinen, koska tarkastusraportit löytyvät eri paikoista. dokumentaatio ja käytön tuki ovat hyödynnettävissä. Ks. C11 H2/2015-H2/2016 F3. Tietojen tarkastus on korkeakouluissa haastavaa, dumpista jonka Virrasta saa ei saa kokonaiskuvaa oman korkeakoulun tietojen oikeellisuudesta. Yksittäistä ongelmaa selvittääkseen pitää tietoja kaivaa monesta paikasta ja tarkastella eri koodeja ja id:tä. Ks. C11 H2/2015-H2/2016 F4. Tarkastusraporteilla olevat virheet tulisi saada tallentajille nykyistä helpommalla tavalla ymmärrettävässä muodossa. OK H2/2015-H2/2016 F5. Virran sivustoilla ei ole perustietoa tietorakenteesta ja siitä miten tiedot muodostetaan ja mikä taho tiedot voi saada. Sivustoa kehitetään käyttäjäystävällisemmäksi. H2/2015 F6. Dokumentaation yleistajuisuutta voisi lisätä, koska käytön laajentuessa monenlaisissa tehtävissä voidaan hyödyntää tietoja. F7. Wikissä oleva ohjeistus on osittain vanhentunutta. Tietoa ei ole päivitetty. F8. Määrittelyt vaikeat löytää, hahmottaa ja lukea, kaipaavat selkiinnyttämistä. F9. Dokumentaatio ja ohjeistus joltain osin labiileja. F10. Ohjeistukset tuntuvat tulevan kiireellä ja viimetipassa. F11. Wiki sivustolla olevan dokumentaation pitää olla ajantasaista ja sieltä pitää löytää helpommin esim. tulevat muutokset ja niiden aikataulut. Tällä hetkellä tietoja joutuu etsimään yhteyshenkilöiden kokousmuistioita ja monilta eri sivuilta. Ks. F5 H2/2015 Ks. F5 H2/2015 Ks. F5 H2/2015 Ks. F5 H2/2015 Viestintäprosessia parannetaan. Ks. F5 H2/2015 F12. Teknisten rajapintojen esittelymateriaaleja ei ole olemassa. Materiaali on saatavilla sivustolta. 2014 - G Palvelun hallinta ja tietosisällön käytöstä sopiminen G1. Rajoituksena tietojen käyttämiseen liittyvien sopimusten puuttuminen, tietosisältö sinällään antaa mahdollisuuksia monenlaiseen käyttöön. G2. Niin kauan kun toimitaan lakien ja asetusten mukaan ja huolehditaan yksityisyyden suojasta, on hyvä tehdä asioista mahdollisimman sujuvia. Byrokratiaa voi vähentää. G3. Myös tietojen omistajuus on ongelma: saako CSC tehdä minkäänlaisia poimintoja tiedonsiirtomahdollisuuksista puhumattakaan ilman lakisääteistä määräystä. G4. Data on avointa huomioiden kuitenkin henkilöiden tietosuojan. hallintamallidokumentti kerää käytännöt yhteen. Tietojenluovutuslupamenettelyjä pyritään sujuvoittamaan. Ks. G1 CSC toimii henkilötietolain puitteissa. Ks. B4
G5. Tällä hetkellä Virta näyttäytyy yhdensuuntaisena tietovirtana. Korkeakoulut välittävät omia tietojaan, mutta korkeakoulut eivät toistaiseksi takaisin päin palvelua. Korkeakouluilla ei ole ollut kovin paljon sananvaltaa Virtaan. G6. Virrassa tulisi pystyä joustavammin tekemään kehittämistä/lisäyksiä silloin kun käsitellään operatiivisten järjestelmien tukemiseen liittyviä tietoja. Jos on kyse esim. korkeakoulujen rahoitukseen liittyvistä tiedoista, voitaisiin pysyä nykyisessä mallissa, jossa muutokset menee KOTA-seminaarin kautta Korkeakouluilla on edustus ohjaamassa kehittämistä Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmässä ja Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon (KOOTuki) yhteistyöryhmässä. Erityyppiset muutosprosessit ja niiden aikataulut esitellään hallintamallissa.