Päivittäisraportit. Oodi-päivät

Transkriptio

1 Päivittäisraportit Oodi-päivät

2 Raporttitiedon saantitavat Oodista WinOodin raportit Ajantasaista yksilötason tietoa Päivittäisraportit Öisin muodostettavaa helppokäyttöistä yksilötason ja tilastotietoa Ilmi-raportointipalvelu ja Oodi-tietovarasto Öisin siirretystä aineistosta muodostettavaa tilastotietoa Opiskelijarekisterissä pyynnöstä tehtävät poiminnat Ajantasaista tietoa aiheista, joista ei ole muita raportteja Yliopiston verkkosivuilla olevat vuositilastot Kerran vuodessa muodostettavaa tilastotietoa 2

3 Päivittäisraportit: Miksi? Muutosten saanti WinOodiin ja WebOodiin on erittäin hidasta ja kallista. Uusien raporttien saaminen saattaa kestää vuosia. Konsortion ja toimittajan välisten sopimusten ja tietoteknisten seikkojen vuoksi opiskelijarekisterissä ei itse voida tehdä WinOodin raporteille mitään. WinOodin raportteja ja hakuja ei usein osata käyttää, koska käyttöliittymä on hankala. Pyynnöstä tehtäviä raportteja toistettiin usein ja ne tehtiin vain pyytäjälle, vaikka muutkin olisivat voineet tarvita niitä. Pyyntöjä on enemmän kuin resursseja, joten toimitusajat ovat melko pitkiä. Ajatuksena oli lisätä ja nopeuttaa tiedon tarjontaa sekä vähentää turhaa työtä opiskelijarekisterissä ja tiedekunnissa 3

4 Päivittäisraportit: hyvät puolet Uusien raporttien kehitys melko nopeaa, yleensä muutamia päiviä tai viikkoja Heti saatavissa www-sivulta, ei odotusaikoja XML-muotoa voi jatkokäsitellä melko vapaasti, mutta se vaatii hieman aiheen osaamista (XML-muodosta voi tuottaa esimerkiksi PDF- ja RTF-muotoja itse tehtyjen määrittelyjen mukaan) Yöllä valmiksi tehdyt raportit vähentävät päiväajan kuormaa tietokantapalvelimelta, joten muu toiminta on nopeampaa Raportin haun ja jatkokäsittelyn voi periaatteessa automatisoida 4

5 Päivittäisraportit: huonot puolet Nopean kehityksen takia tiedot voivat sisältää virheitä Tietoa ei voi rajata jonkin rajaustekijän mukaan Ei kieliversioita Ei täysin ajantasaista (edellisen päivän tilanne) Tällä hetkellä vain XML- ja HTML-tiedostomuodot (tosin jonkinlaisen PDF-dokumentin saa tulostamalla HTML-sivun selaimesta, ja Excel-muodon saa viemällä XML-muodon Exceliin; ohje etusivulla) Erilaisia raportteja saa liian monesta paikasta ja tiedoissa on päällekkäisyyksiä, joten käyttäjän vaikea hahmottaa tilannetta 5

6 6

7 Etappi-seurantaraportti Raportin puutteen vuoksi Etappi-seuranta on ollut vaikeaa Raportista voidaan seurata, ovatko Etappiin joutuneet täyttäneet Etappi-kriteerit myöhemmin, ovatko he edelleen Etapissa, onko tutkinto suoritettu, vai onko opinto-oikeus peruutettu. Etapin 1 tietoja ei tällä hetkellä talleteta Oodi-tietokantaan, joten ne puuttuvat. Tietojen tulkinta vaatii hieman opettelua 7

8 Tutkintorakenneraportti Tutkintorakenteet ovat saatavilla XML-, PDF- ja RTFmuodoissa. Sivuainekokonaisuudet puuttuvat toistaiseksi 8

9 Opiskelijaluetteloita Perusopiskelijat Jatko-opiskelijat Ulkomaalaiset opiskelijat Ruotsinkielisen kiintiön opiskelijat Muut opiskelijat JOO-opiskelijat (raportti myös JOO-opinnoista) Erikoistapauksia: HEBIOT-opiskelijat 9

10 Tarkistusraportteja Opinto-oikeuksien kohteiden yhdistelmien oikeellisuusraportit (tutkinto, koulutusohjelma, suuntautumisvaihtoehto, pääaine) Vanhan tutkinnon suorittajat (ts. uusi asetus on jäänyt lisäämättä/automaattisiirto ei ole onnistunut) Oppaista puuttuvat opintokohteet: voimassa olevat opintokohteet, joita ei esiinny voimassa olevissa oppaissa Vanhentuneet sisältyvyydet: opintokohteet, joihin sisältyy vanhentuneita opintokohteita Koodisto: voimassa olevat tutkinnot, koulutusohjelmat, suuntautumisvaihtoehdot ja pääaineet (vanhentuneet tulee päättää) 10

11 Sekalaista tilastotietoa Opinto-oikeuksien lukumäärät kattavuuden, aseman ja ilmoittautumistyypin mukaan (kuvaavat opiskelijamääriä) Tentti-ilmoittautumiset Kurssisuoritukset 11

12 Tulevaisuus Päivittäisraporttijärjestelmän rakennetta uudistetaan alkuvuonna jonkin verran (mm. XML:n rakenne muuttuu) Järjestelmä pysynee käytössä toistaiseksi Interaktiivisuutta eli rajaustekijöiden käytön mahdollistamista ei organisatoristen rajoitusten, tietoturvasyiden ja resurssien puutteen vuoksi luultavasti voida toteuttaa Ehdotuksia uusiksi raporteiksi voi esittää ja niitä toteutetaan mahdollisuuksien mukaan. Jos tieto on helposti saatavissa, niin raportin voi saada nopeastikin. Jos tiedon päättely on hankalaa (esim. tutkintorakenteet), raporttia ei välttämättä ole resursseja toteuttaa. 12

13 Huomioon otettavaa Tiedekuntakohtaiset poikkeukset aiheuttavat huomattavasti hankaluuksia raportoinnille Mitä yhtenäisemmät käytännöt, sitä helpommin tarvittavia raportteja voidaan tehdä Raportin tekemisen hankaluudet, virhealttius ja tarvittava aika kasvaa eksponentiaalisesti suhteessa erilaisten poikkeusten määrään 13

14 Käyttöoikeudet Käyttöoikeudet ovat automaattisesti seuraavilla ryhmillä: Win2 Laitosvirkailija (laajat päivitysoikeudet) Opintojen rekisteröijä Win8 Opiskelijan perustietojen katselu Win9 Opiskelijan suoritustietojen katselu Win10 Opinto-oikeuksien ja läsnäolojen päivitys Jos tarvitset oikeutta raportteihin, hae oikeutta Win8. Palveluun kirjaudutaan samoilla tunnuksilla kuin mm. Almaan. Muista tutustua etusivulla oleviin käyttöohjeisiin. 14