Terminhallinta Metso Mineralsin Tampereen tehtailla Nykytilanne, odotukset ja tarpeet Jonna Kiili Tampereen yliopisto Kieli-, käännös- ja kirjallisuustieteiden yksikkö Monikielisen viestinnän ja käännöstieteen koulutusohjelma B-työkieli saksa Pro gradu -tutkielma Toukokuu 2012
TAMPEREEN YLIOPISTO Kieli-, käännös- ja kirjallisuustieteiden yksikkö Monikielisen viestinnän ja käännöstieteen koulutusohjelma B-työkieli saksa KIILI, JONNA: TERMINHALLINTA METSO MINERALSIN TAMPEREEN TEHTAILLA NYKYTI- LANNE, ODOTUKSET JA TARPEET Pro gradu -tutkielma, 75 sivua + liitteet 10 sivua + saksankielinen lyhennelmä 20 sivua Toukokuu 2012 Tutkielman tarkoituksena on kartoittaa terminhallinnan nykytilanne ja siihen liittyvät odotukset ja tarpeet Metso Mineralsin Tampereen tehtailla. Lisäksi selvitetään mahdolliset kahden vuoden aikana tapahtuneet muutokset Tampereen tehtaiden dokumentointiosaston terminhallinnassa. Dokumentointiosasto on tutkimuksen pääasiallinen toimeksiantaja. Tutkimuksen taustalla ovat Tampereen tehtailla käydyt keskustelut yrityksessä toteutettavan sanasto- ja termipankkiprojektin tarpeellisuudesta termienkäytön yhtenäistämiseksi ja parantamiseksi. Tutkimuskysymys pyrittiin selvittämään vuonna 2008 toteutetulla kyselylomakkeella, joka lähetettiin 20:lle Tampereen tehtailla eri tehtävissä toimivalle henkilölle. Kysymykset jaettiin kuuteen osa-alueeseen, joista jokainen valotti tutkimuskysymystä hieman eri näkökulmasta. Vastauksia palautui 14 kappaletta. Kyselylomakkeen lisäksi tutkimuskysymystä selvitettiin kahdella eri sähköpostikyselyllä. Ensimmäisessä, vuonna 2009 laaditussa sähköpostikyselyssä kartoitettiin kolmella eri osastolla tuotetun materiaalin luontiprosessia pääpiirteissään. Toinen, vuonna 2010 laadittu sähköpostikysely osoitettiin dokumentointiosastolle. Sen avulla pyrittiin selvittämään vuoden 2008 jälkeen tapahtunut mahdollinen terminhallinnan kehitys kyseisellä osastolla. Kyselyssä selvitettiin muutoksia niin materiaalinlaadintaprosessissa kuin asenteissa terminhallintaa kohtaan. Vuonna 2009 toteutetun sähköpostikyselyn tulokset paljastivat, että eri osastoilla sekä lähdeettä kohdekielisen materiaalin laadintaprosessiin osallistuu eri toimijatahoja niin yrityksessä kuin sen ulkopuolella. Lisäksi materiaalin luonnissa tehdään usein kansainvälistä yhteistyötä. Osastot laativat materiaalia kuitenkin kukin omilla tahoillaan, ja siten esimerkiksi apuna käytettävät termistölliset lähteet eroavat toisistaan. Termienkäytön epäyhtenäisyys laadituissa teksteissä ilmeni vuonna 2008 toteutetun, pääasiallisen kyselylomakkeen vastaustuloksista. Vastauksissa korostuivat tekstien laadintaprosessien monitahoisuus sekä osastokohtainen toimintatapa. Osastojen välinen sekä kansainvälinen yhteistyö termienkäytön yhtenäistämiseksi on yrityksessä melko vähäistä, samoin kuin yhteistyö käännöstoimistojen kanssa. Tulokset paljastivat siten tarpeen laaja-alaiselle, osastokohtaiset rajat ylittävälle terminhallinnalle. Vuonna 2010 dokumentointiosastolle suunnatun sähköpostikyselyn tulosten mukaan yrityksen terminhallintatilanne ei ollut merkittävästi muuttunut vuosien 2008 2010 aikana. Tarve terminhallinnalle oli tunnustettu ja tiedostettu, mutta samalla todettiin, että laajalle sanastoprojektille ja yrityskohtaisen termipankin luonnille on vaikea saada tukea ja resursseja. Avainsanat: termi, sanastotyö, yrityssanastotyö, terminhallinta
Sisällysluettelo 1 Johdanto... 1 2 Mitä yrityssanastotyö on?... 4 2.1 Terminologiaopin keskeisiä käsitteitä... 4 2.1.1 Erikoiskieli ja yleiskieli... 4 2.1.2 Terminologia ja siihen kuuluvat keskeiset käsitteet... 5 2.1.3 Sanastotyö ja terminhallinta... 7 2.2 Yrityssanastotyön tavoitteet ja laadittavan sanaston käyttäjä- ja kohderyhmät... 9 2.3 Yrityssanastotyön erityispiirteet... 11 2.4 Yrityssanastotyö standardisointityön näkökulmasta... 14 3 Sanastotyö ja terminhallinta osana yrityksen muita toimintoja... 17 3.1 Sanastotyön suhde muihin prosesseihin... 17 3.2 Terminhallinta monitahoisessa toimijaympäristössä... 19 3.3 Terminhallinta osana laadunhallintaa... 21 4 Yrityssanastoprosessi käytännössä... 23 4.1 Suunnittelu... 24 4.1.1 Projektisuunnitelman laadinta... 24 4.1.2 Käyttäjäryhmän määrittäminen ja aiheenrajaus... 24 4.1.3 Työryhmän muodostaminen ja työnjako... 26 4.1.4 Lähdemateriaalin kartoittaminen... 26 4.1.5 Kustannuslaskelma, aikataulun laadinta ja tiedottaminen... 27 4.2 Toteutus... 28 4.2.1 Esitermien kerääminen ja käsitteiden määrittely... 28 4.2.2 Monikielinen sanastotyö... 29 4.2.3 Tallennus, julkaiseminen ja sanaston ylläpito... 31 4.2.4 Terminhallintastrategian laatiminen... 32 4.3 Yrityssanastoprojektien monet muodot... 33 4.4 Termipankit ja terminhallintaohjelmat terminhallinnan työkaluina... 34 5 Metso Oyj... 37 5.1 Konsernin avaintietoja... 37 5.2 Tekninen dokumentointi Metso Mineralsilla... 39 5.3 Käyttöohjeet ja varaosakirjat... 40 5.3.1 Käyttöohjeiden luonti... 41
5.3.2 Varaosakirjojen luonti... 42 5.4 Koulutusmateriaalin luonti... 42 5.5 Markkinointimateriaalin luonti... 43 5.6 Yhteisiä tekijöitä materiaalien luonnissa... 43 6 Nykyinen terminhallintatilanne Metso Mineralsin Tampereen tehtailla... 46 6.1 Kyselytutkimuksen tavoite ja toteuttaminen... 46 6.2 Kyselytutkimuksen tulokset... 49 6.2.1 Tekstilajit, tekstien laatijat ja tekstien kielet... 49 6.2.2 Termien käyttö ja luonti terminvalintaan liittyvät ongelmat sekä käytetyt apuvälineet... 52 6.2.3 Sanastot, termilistat ja termikannat sekä niiden käyttö ja päivitys... 55 6.2.4 Yhteistyö termienkäytön yhtenäistämiseksi... 57 6.2.5 Käännöstoimistojen osuus termienkäytön yhtenäistämisessä... 59 6.2.6 Terminhallintaan liittyvät odotukset... 61 6.3 Yhteenveto... 63 6.4 Terminhallinnan tilannekatsaus Tampereen tehtaiden dokumentointiosastolla vuonna 2010... 65 7 Lopuksi... 68 8 Lähdeluettelo... 72 Liite 1 Liite 2 Liite 3 Deutsche Kurzfassung
1 Johdanto Suurissa kansainvälisissä yrityksissä merkittäviksi haasteiksi ovat nousseet laadunhallinnalliset näkökohdat niin tuotteiden, palveluiden kuin prosessien kehittämisessä. Uusia tuotteita ja palveluita tuotetaan kaiken aikaa lisää, ja sitä mukaa kasvaa tarve myös korkealaatuiselle yrityskohtaiselle dokumentaatiolle. Korkealaatuinen dokumentaatio edellyttää muun muassa yhtenäistä termistön käyttöä sekä lähde- että kohdekielisessä materiaalissa. Tämä on vaatinut yrityksiä panostamaan nykyään yhä enemmän yrityksen sisäiseen sanastotyöhön ja terminhallintaan. Tämän tutkielman tavoitteena on selvittää terminhallinnan nykyinen tilanne Metso Mineralsin Tampereen tehtailla ja nykytilanteen pohjalta kartoittaa terminhallintaan liittyvät odotukset ja tarpeet yrityksessä. Lisäksi luodaan lyhyt tilannekatsaus mahdolliseen kahden vuoden aikana tapahtuneeseen terminhallinnan kehitykseen Tampereen tehtaiden dokumentointiosastolla. Terminhallintatilanteen analyysi pohjautuu teoriaosuuteen, jossa tarkastellaan sanastotyön ja terminhallinnan merkitystä ja asemaa yrityksessä sekä yrityksen eri prosessien osana. Tutkielman pääasiallisena toimeksiantajana on Metso Mineralsin Tampereen tehtaiden dokumentointiosasto. Tutkielman taustalla olivat toimeksiantajien käymät keskustelut yrityksessä toteutettavan sanastotyöprojektin tarpeellisuudesta ja yhteisen termipankin luonnista. Ennen mahdollisesti toteutettavan yrityssanastoprojektin aloittamista nähtiin tärkeänä kartoittaa terminhallinnan nykytilanne ja tarpeet. Tutkielman alkuhypoteesina on siis Tampereen tehtailla vallitseva tarve sanastotyölle ja yhteiselle termipankille, jota koko yrityksen henkilöstö voisi hyödyntää. Kyse on siten kokonaisvaltaisen terminhallinnan kehittämisen tarpeesta. Terminhallinnan nykytilanteella tarkoitetaan tässä tutkielmassa vuonna 2008 laaditun kyselytutkimuksen tulosten pohjalta saatua kokonaiskuvaa terminhallintatilanteesta Tampereen tehtailla. Tutkimuskysymys pyrittiin selvittämään kyselylomakkeella, joka lähetettiin Tampereen tehtailla eri tehtävissä toimiville, yrityskohtaisen materiaalin kanssa tekemisissä oleville henkilöille. Lomake sisälsi kuusi aihealuetta, joiden vastaustulosten perusteella luotiin kokonaiskuva yrityksen terminhallintatilanteesta. 1
Kyselylomakkeen lisäksi tutkimuskysymystä selvitettiin kahdella eri sähköpostikyselyllä. Ensimmäisessä, vuonna 2009 laaditussa sähköpostikyselyssä kartoitettiin kolmella eri osastolla toteutettua materiaalin luontiprosessia pääpiirteissään. Kysely toimi merkittävänä alustuksena itse tutkimuskysymykselle, sillä se havainnollisti materiaalinluontiprosessien eroja ja monitahoisuutta eri osastoilla. Toinen, vuonna 2010 laadittu sähköpostikysely osoitettiin dokumentointiosastolle. Sen avulla pyrittiin selvittämään pääpiirteissään vuoden 2008 jälkeen tapahtunut mahdollinen terminhallinnan kehitys kyseisellä osastolla. Kyselyssä selvitettiin muutoksia niin materiaalinlaadintaprosessissa kuin asenteissa yhteisen termipankin luomista kohtaan. Kysely päätettiin lähettää nimenomaan dokumentointiosastolle, sillä dokumentointiosasto toimi tämän tutkielman pääasiallisena toimeksiantajana ja osaston vastaustulokset antoivat yleiskuvan terminhallinnan tilasta paitsi kyseisellä osastolla, myös muualla Tampereen tehtailla. Tutkielman alussa, luvussa kaksi, valotetaan sanastotyöhön kiinteästi kuuluvat terminologiaopin keskeiset käsitteet, minkä jälkeen esitellään yrityssanastotyön tavoitteet ja pyritään hahmottamaan yrityssanastotyön erityispiirteitä muun muassa Galinskin & Budinin (1999) esittelemän sanastotyön mallin valossa. Lisäksi luodaan lyhyt katsaus standardisointityöhön ja sen vaikutuksesta yrityssanastotyöhön. Luvussa kolme sanastotyötä ja terminhallintaa kuvataan osana laajempaa kokonaisuutta eli osana yrityksen muita prosesseja. Lisäksi valotetaan yrityksen monitahoisen toimijaympäristön terminhallinnalle asettamia vaatimuksia ja tarkastellaan terminhallinnan asemaa monien toimijatahojen muodostamassa verkostossa. Koska terminhallinnalla on olennainen rooli korkealaatuisen dokumentaation tuottamisessa, tuodaan luvun lopussa esille terminhallinnan merkitys yrityksen laadunhallinnallisesta näkökulmasta. Luvussa neljä keskitytään sanastotyöprojektin tärkeimpiin konkreettisiin työvaiheisiin. Tarkoitus on esitellä nimenomaan yrityssanastotyölle olennaisimmat työvaiheet ja tarkastella näitä suuren kansainvälisen yrityksen näkökulmasta. Vaikka sanastotyön päävaiheet eivät olennaisesti eroa toisistaan eri projekteissa, voidaan projektit toteuttaa organisaatioissa eri toimijoiden kesken eri tavoin. Yrityssanastotyön eri muotoja valotetaan luvussa 4.3. Tämän jälkeen luodaan lyhyt katsaus termipankkeihin ja terminhallintaohjelmiin, jotka toimivat merkittävinä apuvälineinä nykyaikaisessa terminhallinnassa. Luvussa viisi esitellään tutkimuskysymyksen kannalta tärkeimmät tiedot Metso-konsernista, Metso Mineralsista sekä Metso Mineralsin Tampereen tehtaista. Luvuissa 5.2 ja 5.3 määritel- 2
lään tekninen dokumentaatio, valotetaan siihen kuuluvien käyttöohjeiden ja varaosakirjojen luontiprosessiin olennaisesti kuuluvia tekijöitä Metso Mineralsilla sekä esitetään dokumentointiosastolle lähetetyn sähköpostikyselyn tulokset. Tekniselle tuelle ja markkinointiviestintäosastolle suunnatun sähköpostikyselyn tulokset esitetään luvuissa 5.4 ja 5.5. Luvussa 5.6 kootaan yhteen eri materiaalinluontiprosesseille yhteisiä piirteitä sähköpostikyselyn tulosten pohjalta. Luku kuusi keskittyy varsinaisen kyselytutkimuksen ja sen tulosten analysointiin. Luvun alussa valotetaan kyselytutkimuksen tavoitetta ja kuvataan sen toteuttamista, minkä jälkeen esitetään tutkimuksen tulokset. Tuloksia analysoidaan tutkimuskysymyksen valossa aihealueittain, ja lopuksi kootaan yhteen olennaisimmat tutkimustulokset sekä tulosten pohjalta tehdyt havainnot ja päätelmät. Luvun lopussa tutkimustulosten perusteella luotua kokonaiskuvaa Tampereen tehtaiden terminhallintatilanteesta verrataan dokumentointiosastolle vuonna 2010 lähetetyn sähköpostikyselyn tuloksiin. Tavoitteena on luoda katsaus mahdollisiin kahden vuoden aikana tapahtuneisiin muutoksiin kyseisen osaston terminhallinnassa. Loppuluvussa seitsemän kootaan yhteen tutkimuksen päätulokset ja arvioidaan sitä, miten kyselytutkimus tuki tutkimuskysymyksen selvittämistä. Tutkimuksen toimeksiantajat Metso Mineralsin Tampereen tehtailla ovat antaneet luvan tämän tutkielman julkaisemiseen Tampereen yliopiston kirjaston verkkosivuilla. 3
2 Mitä yrityssanastotyö on? 2.1 Terminologiaopin keskeisiä käsitteitä Ennen varsinaiseen aiheeseen siirtymistä on syytä esittää ja määritellä terminologiaopin sekä tämän tutkielman kannalta keskeiset käsitteet. Tutkielman kannalta olennaisten käsitteiden kohdalla pyritään lisäksi perustelemaan tiettyjen termien käyttöä. 2.1.1 Erikoiskieli ja yleiskieli Hoffmann (1985, 53) määrittelee erikoiskielen (Fachsprache) kaikkien niiden kielellisten elementtien kokonaisuudeksi eli kielimuodoksi, jota käytetään tietyn erikoisalan sisällä varmistamaan alalla toimivien osapuolten keskinäinen viestinnän sujuvuus ja ymmärrettävyys. Sanastokeskus TSK:n Terminologian sanasto (2006, 30) esittää erikoiskielen (LSP, language for special purposes) tunnusmerkkeinä erityisen termistön lisäksi tietyt tyylilliset ja syntaktiset piirteet. Hohnhold toteaa, että erikoiskieli sisältää sille ominaisten rakennusosien lisäksi myös yleiskielisiä elementtejä, joiden tehtävänä on selventää ja sitoa yhteen erikoiskielen elementtejä ja muodostaa näin tekstistä yhtenäinen kokonaisuus. Erikoiskieli sisältää siis erikoiskielen termistön lisäksi myös yleiskielistä sanastoa. (Hohnhold 1990, 39 40.) Erikoiskieli ei ole kuitenkaan helposti määriteltävä käsite silloin, kun se määritellään yleiskielen (Gemeinsprache) valossa. Fluck toteaa, että vaikeaksi erikoiskielen määrittelemisen tekee se, että käsite nähdään usein vastakohtana yhtä vaikeasti määritettävissä olevalle käsitteelle yleiskieli. Erikoiskieli on lisäksi laaja käsite, sillä erikoiskieli käsittää lukuisia eri alojen kieliä eikä sitä käytännössä siis voi kutsua vain yhdeksi erikoiskieleksi. (Fluck 1996, 11.) Myös Beckerin ja Hundtin mukaan merkittävin ongelma yleis- ja erikoiskielten kahtiajaossa on yleiskielen luokittelun epämääräisyys. Heidän mukaansa yleiskieli käsitetään eräänlaisena tilastollisena keskiarvona, jota kaikki kieliyhteisön jäsenet puhuvat sekä vastakohtana murteille ja paikalliskielille. (Becker & Hundt 1998, 121.) 4
2.1.2 Terminologia ja siihen kuuluvat keskeiset käsitteet Terminologialla tarkoitetaan terminologiaoppia eli oppia käsitteiden ja termistöjen rakenteesta, muodostamisesta, kehityksestä, käytöstä ja käsittelystä eri erikoisaloilla. Termistö määritellään seuraavasti: tiettyyn erikoiskieleen liittyvien nimitysten joukko. (Terminologian sanasto 2006, 30.) Nuopponen toteaa, että terminologiaoppi on alun alkaen syntynyt erikoisalojen tarpeesta termistön yhtenäistämiseen ja ohjailuun eli standardisointiin. Terminologiaoppia on kehitelty kuitenkin laajemmin eri alojen termistöjen kartoittamista, sanastojen laatimista ja termistöllisten ongelmien ratkaisemista varten. Se muodostuu täten siis niistä perusteista, joita tarvitaan termistöjen ja käsitteistöjen tarkasteluun ja muodostamiseen. (Nuopponen 1999, 91.) Amerikkalaisten kielitieteilijöiden Ogdenin ja Richardsin esittämässä semioottisessa kolmiossa terminologiaopin lähtökohtana ovat tarkoite, käsite ja nimitys (Arntz, Picht & Mayer 2004, 38). Suonuuti lisää tähän vielä neljännen elementin eli määritelmän. Seuraava malli kuvaa näiden neljän elementin keskinäistä suhdetta. (Suonuuti 1997, 9 10.) Käsite Tarkoite Nimitys Määritelmä Tarkoite on olio, joka voidaan osoittaa, käsittää tai kuvitella ja joka vastaa tiettyä käsitettä (Terminologian sanasto 2006, 10). Tarkoite voi olla konkreettinen (esim. moottori ja paperi), abstrakti (esim. koordinaatti ja tasapaino) tai keksitty (esim. yksisarvinen) (Arntz ym. 2004, 38). Nimitys määritellään standardissa DIN 2342 1 yhdestä tai useammasta sanasta koostuvaksi tarkoitteen kielelliseksi ilmaukseksi. Se kuvaa sekä konkreettista että abstraktia tarkoitetta. Ajatuksellinen, nimitykseen liitettävä mielikuva on nimeltään abstraktio eli ympäröivässä 1 DIN 2342-1. 1992. Begriffe der Terminologielehre: Grundbegriffe. Beuth, Berlin / Köln (Arntz ym. 2004, 308). 5
maailmassa kerättyjen kokemusten pohjalta luotu yleistys. Kun useampia tarkoitteita liitetään ajatuksellisesti toisiinsa niiden yhtäläisten ominaisuuksien perusteella, muodostetaan käsitteitä. (Arntz ym. 2004, 37 38.) Käsitettä analysoidaan käsitepiirteiden avulla. Käsitepiirteet ovat tarkoitteeseen liittyviä ominaisuuksia, joita voidaan joko havaita tai mitata tai ne ovat yleisesti hyväksyttyjä tarkoitteeseen kuuluvia piirteitä. (Suonuuti 2007c.) Suonuutin (1997, 10) mukaan tarkoitteilla on hyvin useita eri käsitepiirteitä, joista tarkoitetta rajaavat sellaiset käsitepiirteet, jotka yksin tai yhdessä muiden piirteiden kanssa määrittävät käsitettä ja erottavat sen muista käsitteistä. Käsitteet eivät milloinkaan esiinny toisistaan riippumattomina ilmiöinä, vaan ne liittyvät muihin käsitteisiin ja muodostavat käsitejärjestelmiä. Käsitteiden välisiä suhteita kuvataan erityyppisissä käsitejärjestelmäkaavioissa. (Suonuuti 2007c.) Sanastotyössä käsitteiden välisten suhteiden analysoiminen ja käsitteiden asettaminen käsitejärjestelmiin on edellytys onnistuneelle määritelmien laadinnalle ja termien valinnalle. Sanastotyön peruselementti on siis käsite, ja kaiken sanastotyön tulisi perustua käsitteiden analysointiin sekä sen pohjalta muodostettaviin käsitejärjestelmiin. (Suonuuti 1997, 9 11.) Käsiteanalyysi on siis sanastotyöhön kuuluvaa toimintaa, jossa kuvataan tiettyyn kokonaisuuteen kuuluvat käsitteet sekä niiden suhteet toisiinsa. Käsiteanalyysin pohjalta muodostetaan sitten käsitejärjestelmiä sekä laaditaan joukko toisiinsa sopivia määritelmiä. (Suonuuti 1999, 29.) Terminologiaopissa ja sanastotyössä määritelmillä on ensisijaisen tärkeä merkitys, sillä käsitteet tulee rajata ja kuvata kielellisin keinoin. Standardi DIN 2342 kuvaa määritelmän kielellisten keinojen avulla toteutettavaksi käsitteiden määrittämiseksi. Standardin DIN 2330 2 mukaan määritelmien tehtävä on kuvata käsitejärjestelmässä olevien käsitteiden suhteet toisiinsa ja näin rajata eri käsitteet toisistaan. Määritelmä luo perustan käsitettä kuvaavalle nimitykselle, sillä ilman määritelmää sopivan nimityksen liittäminen käsitteeseen ei olisi mahdollista. (Arntz ym. 2004, 59 60.) Arntz ym. (2004, 37) esittävät standardin DIN 2342 määritelmän termistä, jonka mukaan termi (Terminus) on käsitteen ja sitä vastaavan nimityksen muodostama termistön elementti. Arntz ym. toteavat terminologiaopin edustajilla olevan kuitenkin eri näkemyksiä käsitteen ja 2 DIN 2330. 1993. Begriffe und Benennungen: Allgemeine Grundsätze. Beuth, Berlin / Köln (Arntz ym. 2004, 307). 6
nimityksen suhteesta termin komponentteina, vaikka näkemyseroilla ei ole heidän mukaansa suurta vaikutusta käytännön sanastotyöhön. Standardi ISO 1087 3 määrittelee termin (term) seuraavasti: verbal designation of a general concept in a specific subject field. Termi kuvataan tässä määritelmässä käsitettä vastaavana nimityksenä tietyllä erikoisalalla. (Arntz ym. 2004, 41.) Myös Terminologian sanaston (2006, 22) mukaan termi on erikoisalalla käytettävä yleiskäsitteen nimitys. ISO 1087 -standardiin sekä Terminologian sanastoon nojautuen termillä tarkoitetaan tässä tutkielmassa tiettyä käsitettä vastaavaa nimitystä erikoisalalla. Hyvän termin kriteerit ovat moninaiset. Suonuuti (2007a, 9) esittää hyvän termin tunnusmerkeiksi muun muassa lyhyyden ja oikeakielisyyden, ja lisäksi sen tulee heijastaa käsitepiirteitä sekä olla lukijalle ymmärrettävä eli antaa asiaan perehtymättömällekin oikean mielikuvan käsitteestä. Arntz ym. (2004, 112) mainitsevat yhtenä standardin DIN 2330 termille asettamana vaatimuksena tarkkuuden, mikä tarkoittaa juuri käsitteen ja nimityksen välistä yksiselitteisyyttä eli yhtä käsitettä tulee vastata vain yksi nimitys ja päinvastoin. Termin tulee näin erottua selkeästi lähikäsitteiden termeistä (Suonuuti 2007d). Myös Sanastotyön käsikirja listaa joukon hyvän termin tunnuspiirteitä, joista olennaisimpia edellisten lisäksi ovat johdonmukaisuus, produktiivisuus eli soveltuvuus johdosten muodostamiseen sekä kielellinen moitteettomuus. Johdonmukaisuudella tarkoitetaan sitä, että termi muodostaa toisten termien kanssa termijärjestelmän, joka kuvaa selkeästi käsitteiden välisiä suhteita. (Sanastotyön käsikirja 1988, 74 80.) 2.1.3 Sanastotyö ja terminhallinta Kuten on esitetty, käsite termistö viittaa tiettyyn erikoiskieleen liittyvien nimitysten joukkoon. Sanastokeskus TSK:n ylläpitämä termipankki TEPA määrittelee sanaston pienimuotoiseksi erikoissanakirjaksi. Sanakirja on puolestaan jäsennelty kokoelma, joka esittää tietoja yhden tai useamman kielen sanoista. Sanakirja sisältää tietoa esimerkiksi sanojen merkityksestä, kirjoitusasusta, vieraskielisistä vastineista, ääntämisestä, taivutuksesta ja sanaluokasta. (Sanastokeskus TSK 2011a.) Arntzin ym. (2004, 188) mukaan erikoissanakirjoissa esitetään ainoastaan yhden tai useamman erikoisalan sanastoa, ja ne voivat olla joko yksi- tai monikielisiä. Erikoissanakirjat ovat joko deskriptiivisiä tai normatiivisia. Deskriptiiviset erikoissanakirjat kuvaavat olemassa olevaa tilannetta termien käytön suhteen ja normatiiviset erikois- 3 ISO 1087-1. 2000. Terminology Work Vocabulary Part 1: Theory and application. ISO, Geneva (Arntz ym. 2004, 313). 7
sanakirjat pyrkivät puolestaan määräämään, mitä termiä kullekin käsitteelle tulisi käyttää. (Mts. 193.) Edellä esitettyjen määritelmien mukaan tutkielmassa käytetään nimitystä termistö viittaamaan abstraktilla tasolla erikoisalan nimitysten joukkoon, kun taas sanastolla tarkoitetaan normatiivisen sanastotyön tuloksena syntyvää tuotetta. Terminologian sanasto (2006, 31 32) määrittelee sanastotyön seuraavasti: Työ, johon kuuluu tietyn erikoisalan käsitteitä ja niiden nimityksiä koskevan tiedon systemaattinen kerääminen, analysointi, kuvaaminen ja esittäminen. ISO 1087 -standardin mukaan terminografialla tarkoitetaan sitä sanastotyön osaa, joka käsittää terminologisen tiedon kirjaamisen ja esittämisen. Standardi DIN 2342 määrittää terminografian terminologisten tietojen järjestelmälliseksi esittämiseksi leksikologian ja terminologiaopin tietoihin pohjautuen. (Arntz ym. 2004, 186.) Arntzin ym. mukaan tietokoneavusteisen sanastotyön keskeisimpiä käsitteitä ovat tietokoneavusteinen terminografia sekä tietokoneavusteinen sanastotyö ja terminhallinta. Tietokoneavusteisen terminografian tehtävänä on kerätä, muokata, jäsennellä ja esittää terminologista tietoa automaattisen tietojenkäsittelyn menetelmien avulla terminologiaoppiin sekä leksikografiaan perustuen. Tietokoneavusteinen sanastotyö määritellään puolestaan järjestelmälliseksi termistön keräämiseksi, muokkaukseksi ja käsittelyksi terminologiaopin ja tietokoneavusteisen terminografian kehittämiin menetelmiin perustuen. Terminhallinta kuvaa yhtä näkökulmaa tietokoneavusteiseen sanastotyöhön. Sillä tarkoitetaan automaattisen tietojenkäsittelyn menetelmiä hyödyntävää termistön muokkausta ja käsittelyä. (Arntz ym. 2004, 229 230.) Laajemmin katsottuna terminhallinta sisältää sanastotyön lisäksi yrityksen laatiman strategisen termistönhuollon suunnitelman (Infoterm 2011a). Suonuutin (2006, 37) mukaan termitietue on sanaston tietoyksikkö, ja jokainen termitietue sisältää tietoja yhdestä käsitteestä. Termitietueet muodostavat puolestaan termitietokannan. Termipankki määritellään termitietokantojen muodostamaksi kokonaisuudeksi. (Sanastokeskus TSK 2011a.) Terminhallintaohjelma on puolestaan ohjelmisto, jonka avulla hallitaan ja hoidetaan termipankissa olevaa tietoa (Arntz ym. 2004, 230). 8
2.2 Yrityssanastotyön tavoitteet ja laadittavan sanaston käyttäjä- ja kohderyhmät Kuhmonen toteaa artikkelissaan, että sekä lähdetekstit että niiden käännökset ovat tärkeä osa yrityksen julkista kuvaa eli imagoa. Tästä syystä erityisesti julkaistavien tekstien on oltava korkealaatuisia, eli sellaisia tekstejä, joissa termienkäyttö on yhtenäistä ja tekstit ovat muutenkin selkeää ja ymmärrettävää luettavaa. Nämä ominaisuudet ovat Kuhmosen mukaan tärkeitä luonnollisesti myös yrityksen sisäisille teksteille, sillä epäyhtenäinen termienkäyttö ja sen kautta syntyvät epäselvät tekstit aiheuttavat päänvaivaa ja väärinkäsityksiä lukijalleen ja siten vievät tarpeettomasti lukijan työaikaa. (Kuhmonen 2007, 9.) Fluck luettelee erikoisalan kieleltä vaadittaviksi ominaisuuksiksi muun muassa termien tarkkuuden, täsmällisyyden ja ekonomisuuden. Lisäksi termien tulee olla yksinkertaisia kirjoittaa ja helppo lausua. Ominaisuudet tulevat esiin eri mittasuhteissa eri erikoiskielissä muun muassa kielen tehtävästä sekä sosiaalisesta merkityksestä riippuen. (Fluck 1996, 35.) Arntzin ym. (2004, 1) mukaan tiedon nopea lisääntyminen tieteen ja tekniikan aloilla lisää jatkuvasti myös erikoisalojen termistöä, mikä aiheuttaa yhä useammin viestinnällisiä ongelmia maallikoiden sekä eri alojen tai joskus jopa saman alan asiantuntijoiden kesken. Erikoisalalla esiintyy usein keskenään kilpailevia termejä, mikä saattaa johtua esimerkiksi siitä, että eri ammattiryhmät käyttävät samoista käsitteistä eri termejä (Nuopponen 1999, 96). Tätä toteamusta voidaan soveltaa myös yksittäiseen yritykseen, sillä yrityksen eri osastot saattavat oletettavasti käyttää samasta käsitteestä useita eri termejä. Arntzin ym. (2004, 1) mielestä onkin tärkeää määritellä kaikki uudet erikoisalan käsitteet mahdollisimman pian niiden ilmestymisen jälkeen ja saattaa määritellyt käsitteet ja niitä vastaavat termit kaikkien asianosaisten käytettäväksi. Keskeisen käsitteistön kerääminen ja kokoaminen sanastoksi onkin tärkeä askel kohti saumattomampaa viestintää (Jolkkonen 2005b, 3). Kun viestinnälliset ongelmat ovat yleisiä jo yhden kielen sisällä, lisääntyvät viestintäongelmat huomattavasti eri kielten välillä. Kansainvälisellä yhteistyöllä onkin sanastotyön saralla ensiarvoisen tärkeä merkitys. (Arntz ym. 2004, 1.) Kansainvälisessä teknisen alan yrityksessä käsitteistön ja termistön jatkuva lisääntyminen uusien tuotteiden ja palveluiden myötä asettaa suuren haasteen yrityksen sisäiselle sanastotyölle ja terminhallinnalle. Suomalaisen 9
(2002, 21) mukaan monikieliseen sanastotyöhön kannattaa investoida, sillä tehty työ maksaa itsensä ajan mittaan takaisin. Sanastotyön kiistaton tavoite yrityksen sisällä on siis termienkäytön yhtenäistäminen, mutta Jolkkonen esittää yhtenäistämisellä olevan eri organisaatioissa omat tavoitteensa. Jotkin organisaatiot haluavat yhtenäistää termistöä tietojärjestelmiä varten, kun joidenkin konkreettisena päätavoitteena on tehostaa käännöstoimintaa ja teknistä dokumentaatiota, kehittää oma termipankki tai luoda omakielinen sanasto. (Jolkkonen 2006, 3.) Viimeksi mainittuun tavoitteeseen viitaten todetaan, että termistön kehitystä tapahtuu eniten teknisillä ja luonnontieteellisillä aloilla, joilla valtakieli on useimmiten englanti (Ylisalmi 2005, 15). Ammattiviestinnässä koetaan tärkeäksi kommunikoida valtakielen ohella myös omalla kielellä (mts. 15), ja näin voidaan ajatella, että mikäli kansainvälisessä teknisen alan yrityksessä halutaan luoda englanninkielisille termeille omakieliset vastineet, yrityksessä on väistämättä harjoitettava jatkuvasti jonkinasteista sanastotyötä. Toinen asia on taas se, miten laajaa, järjestelmällistä ja tietoista toteutettava sanastotyö on. Le-Hongin 4 mukaan kääntäjät käyttävät 20 30 % työajastaan termien selvittämiseen. Järjestelmällinen sanastotyö ehkäisee tilanteita, joissa useat yrityksen kääntäjät selvittävät termejä omiin tarpeisiinsa. Sanastotyö säästää huomattavasti myös asiakkaan työaikaa, kun hänen ei tarvitse vastata kääntäjien termejä koskeviin kysymyksiin ja korjata käännöksissä olevia virheellisiä termejä. Näin asiakkaan ja kääntäjän välinen yhteistyö paranee. Kääntäjien työmäärän vähenemisen lisäksi sanastotyö tuo välillisesti kustannussäästöjä koko yritykselle. (Fähndrich 2005, 239 240.) Nuopponen mainitsee termiongelmien olevan arkipäivää myös muun muassa teknisille kirjoittajille, joiden tulee laatimissaan teksteissä pyrkiä yksiselitteisyyteen ja johdonmukaisuuteen (Nuopponen 1999, 96). Termienkäytön yhtenäistäminen yrityksessä pyrkii näin poistamaan tämänkaltaiset termiongelmat muun muassa kääntäjien ja teknisten kirjoittajien työssä. Sanastotyön tulosten käyttäjäryhmällä tarkoitetaan tässä tutkielmassa niitä henkilöitä, jotka konkreettisesti käyttävät sanastoa työnsä tukena. Kohderyhmällä tarkoitetaan puolestaan 4 Le-Hong, K. 1994. Die Terminologie-Logistik zur Rationalisierung der Übersetzungsleistung und zur Sicherung der Corporate Language. In Arntz, R., F. Mayer and U. Reisen (toim.). Akten des Symposions Terminologie als Produktivitätsfaktor in volkswirtschaftlicher betriebswirtschaftlicher Sicht. Cologne, Germany, 15 16 April 1994. Bolzano/Cologne: Deutscher Terminologie-Tag e.v. 95 107 (Fähndrich 2005, 259). 10
kaikkia niitä, jotka hyötyvät sanastotyön tuloksista epäsuorasti helpottuneen viestinnän myötä. He eivät siis konkreettisesti itse käytä syntynyttä sanastoa tai termipankkia. Sagerin mukaan sanastotyön tuloksena syntyvän termipankin suurimpana käyttäjäryhmänä ovat viestinnän ammattilaiset, jotka laativat muun muassa teknisiä tekstejä tai kääntävät niitä. He käyttävät termipankkia luodakseen oikeita ja täsmällisiä termejä erikoisalan teksteihin. Sager luettelee termipankin käyttäjinä lisäksi muun muassa erikoisalan ammattilaiset ja satunnaiset sanaston käyttäjät. Erikoisalan ammattilaiset omaavat laajan alan termistön tuntemuksen, mutta toisinaan joutuvat varmistamaan sanastosta termejä joko omalla tai vieraalla kielellä. Satunnaiset sanaston käyttäjät tukeutuvat työssään vain toisinaan termipankin tarjoamaan apuun. (Sager 1990, 197 200.) Luetellut käyttäjäryhmät pätevät aiemmin tässä luvussa esitetyn perusteella myös yritysten sisällä, sillä sanaston käyttäjinä ovat niin erikoisalan ammattilaiset, tekniset kirjoittajat, kääntäjät kuin muukin yrityksen henkilöstö. Kuten on käynyt ilmi, yhtenäinen termienkäyttö helpottaa suuresti yritysten sisäistä viestintää. Sanastotyön tulokset vaikuttavat kuitenkin myös yrityksen ulkopuolella. Kresta (2003, 112) toteaa artikkelissaan, että yritysspesifinen termistö helpottaa myös yrityksen ja asiakkaiden sekä yrityksen ja toimittajien välistä viestintää. Kun kaikki osapuolet yrityksen asiantuntijoista toimittajiin puhuvat samaa kieltä, osapuolten välinen kommunikaatio helpottuu huomattavasti ja yhteistyö paranee. Kun asiakkaalla ja myyjällä on käytössään yhteinen kieli, on myös myyjän helpompi myydä tuotteitaan asiakkaalle. (Suomalainen 2002, 21.) Yrityssanastotyön tuloksena syntyvän sanaston tai termipankin voidaan tämän perusteella todeta hyödyttävän kaikkia osapuolia aina yrityksen henkilöstöstä asiakkaisiin ja toimittajiin. Suurissa yrityksissä oman lisänsä monipuoliseen toimijaympäristöön tuo se, että yrityksissä on nykyään siirrytty ulkoistamaan erilaisia palveluita, esimerkiksi käännös- ja dokumentointipalveluita. Kun yrityksen toiminnassa on yhä useammin ja laajemmin mukana myös alihankkijoita, tarve yhä järjestelmällisemmälle sanastotyölle ja terminhallinnalle yrityksen sisällä kasvaa. 2.3 Yrityssanastotyön erityispiirteet Sanastotyö voidaan jakaa deskriptiiviseen ja normatiiviseen sanastotyöhön. Deskriptiivinen sanastotyö pyrkii kuvaamaan nykyhetken tilannetta termistön suhteen, eli selvittämään käy- 11
tössä olevat termit ja käsitteet. (Nuopponen 1999, 92.) Arntzin ym. (2004, 227) mukaan deskriptiivinen sanastotyö on hyvin pitkälle käännösten eli kohdetekstien laatimisen avuksi toteutettavaa sanastotyötä. Mikäli kääntäjällä ei ole normatiivisesti laadittuja sanastoja työnsä tukena, hän joutuu usein kartoittamaan kullekin käsitteelle käytössä olevat termit (Felber & Budin 1989, 215) ja päättämään itse, mitä termiä hän tekstissään tulee käyttämään (Galinski & Budin 1999, 2195). Koska kääntäjä ei yleensä ole käännettävän tekstin erikoisalan asiantuntija, hänen toteuttamansa sanastotyö pohjautuu ainoastaan hänen käyttämiinsä rinnakkaisteksteihin ja muihin dokumentteihin (Felber & Budin 1989, 215). Deskriptiivisen sanastotyön voidaan ajatella olevan arkipäivää useille yritysspesifisten tekstien kääntäjille silloin, kun käännöksen toimeksiantaja ei luovuta kääntäjälle apuvälineeksi yrityskohtaista sanastoa tai muita kääntäjän työtä helpottavia dokumentteja. Kun sanastotyön tavoitteena on määritelmien ja niitä vastaavien termien määrittäminen termistön yhtenäisen käytön varmistamiseksi, puhutaan normatiivisesta sanastotyöstä. Yrityssanastotyö on pääsääntöisesti selvästi normatiivista, sillä sen tavoitteena on yhtenäisen, yrityskohtaisen sanaston luominen. (Arntz ym. 2004, 227.) Sanastotyön ohessa tulee luoda myös yrityksen yhteiset sanastotyön toteutuksen suuntaviivat ja periaatteet (Felber & Budin 1989, 210). Käytännössä normatiivista sanastotyötä edeltää aina deskriptiivinen sanastotyö, sillä ennen kuin termistöä voidaan yhtenäistää, tulee selvittää nykyhetkinen tilanne, jonka pohjalta yhtenäistämistyötä voidaan alkaa toteuttaa (Arntz ym. 2004, 227). Näin ollen normatiivinen sanastotyö on jatkoa deskriptiiviselle sanastotyölle. Galinski & Budin (1999, 2188 2189) esittävät sanastotyön menetelmien sekä käytännön sanastotyön kuvaamiseen moniulotteisen mallin, joka käsittää useita toisiinsa limittyneitä ja toisiinsa vaikuttavia ulottuvuuksia. Kyseisen mallin sisältämät sanastotyön ulottuvuudet ovat: 1. Sijainnillinen eli maantieteellinen ulottuvuus (räumliche Dimension) 2. Sosiaaliset ulottuvuudet (soziale Dimensionen), esimerkiksi poliittinen, taloudellinen ja kulttuurillinen ulottuvuus 3. Ajallinen ulottuvuus (zeitliche Dimension), johon liittyy esimerkiksi teknisen ja tieteellisen kehityksen huomioiminen sanastotyössä 4. Erikoisalakohtainen ulottuvuus (fachliche Dimension), johon kuuluu sekä erikoisalan sisäinen että erikoisalojen välinen sanastotyön taso esimerkiksi tieteissä, teollisuudessa ja talouselämässä 12
5. Kielellinen ulottuvuus (sprachliche Dimension), joka sisältää sekä yksi- että monikielisen tason 6. Oikeudellinen ulottuvuus (juristische Dimension), joka tarkoittaa sanastollisen sitovuuden astetta. (Mts. 2188 2189.) Galinski & Budin vertaavat kyseistä sanastotyön mallia Wüsterin 5 jo vuonna 1969 esittämään malliin, joka sisältää neljä toisiinsa sidoksissa olevaa sanastotyön ulottuvuutta: kieli (Sprache), erikoisala (Fach), lähestymistapa (Sprachzugang) ja sanastotyön taso (Sprachüberblick). Galinskin & Budinin mielestä edellä esitetty monitahoisempi ja käytännönläheisempiä sanastotyön ulottuvuuksia sisältävä malli sopii kuitenkin Wüsterin mallia paremmin kuvaamaan kaikentyyppistä sanastotyötä. Kaikki esitetyt ulottuvuudet eivät ole jokaisen sanastotyön kuvaamisessa kuitenkaan olennaisia. (Galinski & Budin 1999, 2188 2189.) Esitettyjen sanastotyön ulottuvuuksien pohjalta pyritään seuraavassa kartoittamaan lyhyesti kansainvälisen yrityssanastotyön erityispiirteitä. 1. Sijainnillinen eli maantieteellinen ulottuvuus. Kansainvälisessä yrityksessä sanastotyön tulisi olla maailmanlaajuista eli monikielisessä sanastotyössä kansainvälisellä yhteistyöllä on merkittävä asema yhtenäisen termistön kehittämiseksi. 2. Sosiaaliset ulottuvuudet, esimerkiksi poliittinen, taloudellinen ja kulttuurillinen ulottuvuus. Kansainvälinen yrityssanastotyö ulottuu maan rajojen ulkopuolelle, mutta pysyy luultavasti useimmiten yrityksen sisäisenä toimintana. Sanastotyön käsikirjan mukaan yrityssanastotyössä tulisi kuitenkin huomioida koko erikoisalalle yhteinen käsitteistö eli ottaa sanastotyössä huomioon myös yrityksen ulkopuolinen näkökulma, sillä samoja käsitteitä käytetään myös muualla. Tästä syystä yrityksen sisäinen termien muodostus ei saisi poiketa liikaa erikoisalan yleisestä linjasta. (Sanastotyön käsikirja 1988, 140.) 3. Ajallinen ulottuvuus, johon liittyy esimerkiksi teknisen ja tieteellisen kehityksen huomioiminen sanastotyössä. Koska muun muassa tekniikan aloilla uusien käsitteiden ja termistön määrä kasvaa kaiken aikaa, tulee kansainvälisessä yrityksessä laadittavaa sanastoa päivittää jatkuvasti, jotta se pysyisi ajantasaisena ja siten käyttökelpoisena. Sanastotyöryhmän tulisi täten jo työn suunnitteluvaiheessa pohtia ja mahdollisesti 5 Wüster, Eugen 1969. Die vier Dimensionen der Terminologiearbeit. Mitteilungsblatt für Dolmetscher und Übersetzer 15. No. 2, 1 6; no. 5, 1 5 (Galinski & Budin 1999, 2207). 13
päättää muun muassa siitä, miten ja kuinka usein sanastoa päivitetään ja ylläpidetään sen julkaisemisen jälkeen (Sanastotyön käsikirja 1988, 203). 4. Erikoisalakohtainen ulottuvuus, johon kuuluu sekä erikoisalan sisäinen että erikoisalojen välinen sanastotyön taso esimerkiksi tieteissä, teollisuudessa ja talouselämässä. Sanastotyötä voidaan harjoittaa joko saman erikoisalan sisällä tai erikoisalojen välillä. Erikoisalojen välinen sanastotyö pyrkii yhtenäistämään eri alojen käsitteistöä ja termistöä keskenään. (Felber & Budin 1989, 209.) Tällöin on kyse käsite- ja termiharmonisoinnista, jota voidaan toteuttaa sekä eri erikoisalojen että eri kielten välillä (Suonuuti 2006, 33). Yrityksen sisäinen sanastotyö kohdistuu oletettavasti ainoastaan yrityskohtaisen termistön eli yrityksen omiin tuotteisiin ja palveluihin liittyvän termistön yhtenäistämiseen ja määrittämiseen. Yrityssanastotyö voi näin kohdistua, yrityksen toimenkuvasta riippuen, yhden tai useamman erikoisalan käsitteiden ja termistön yhtenäistämiseen. 5. Kielellinen ulottuvuus, joka sisältää sekä yksi- että monikielisen tason. Kansainvälisessä yrityksessä sanastotyö on pääsääntöisesti monikielistä, mikäli halutaan sanastotyöstä olevan yritykselle laaja-alaista hyötyä. Ihanteellisinta olisi pyrkiä yhtenäistämään käsitteet ja erikieliset termit paitsi sanastotyötä toteuttavan yksikön sisällä, myös yrityksen eri maissa sijaitsevien yksiköiden välillä. Tällöin voidaan puhua yrityksen sisällä toteutettavasta kansainvälisestä käsite- ja termiharmonisoinnista. 6. Oikeudellinen ulottuvuus, joka tarkoittaa sanastollisen sitovuuden astetta. Se, miten laajasti sanastotyön tuloksena syntynyttä sanastoa yrityksessä käytetään, riippuu oletettavasti siitä, miten tunnetuksi sanasto on yrityksen sisällä tehty ja kuinka tiukasti sanastotyön tuloksia on velvoitettu yrityksessä käyttämään. 2.4 Yrityssanastotyö standardisointityön näkökulmasta Kun normatiivista sanastotyötä tarkastellaan standardisointityön näkökulmasta, puhutaan terminologisesta standardisointityöstä (Ilomäki 1999, 123), jota tekniset asiantuntijat toteuttavat yleensä standardisointikomiteoiden alaisissa erillisissä terminologisissa komiteoissa (Wright 1997, 197). Terminologinen standardisointi voidaan jakaa kahteen eri osa-alueeseen: termistöjen standardisointiin sekä terminologisten periaatteiden ja menetelmien standardisointiin (Infoterm 2011b). 14
Terminologisen standardisointityön tavoitteena on pyrkiä siihen, että samaa käsitettä kuvataan aina yhdellä termillä ja toisaalta siihen, että sama termi kuvaa aina vain yhtä käsitettä. Tällainen yksiyksisyys onkin terminologisen standardisointityön keskeinen tavoite. Standardisointityö on nykyisin lähtökohdaltaan puhtaasti kansainvälistä yhteistyötä, eli se ei tunne kielirajoja. Tämä tarkoittaa sitä, että termejä vastaavien käsitteiden tulisi eri kielissä vastata mahdollisimman hyvin toisiaan. (Ilomäki 1999, 122 123.) Tällöin toteutettava käsitteiden yhtenäistäminen on monikielistä käsiteharmonisointia, joka on olennainen osa kansainvälistä standardisointia (Suonuuti 2006, 33). Standardisointityö on viime kädessä kuitenkin kielen sisäistä toimintaa (Ilomäki 1999, 122 123), ja termiharmonisointi voidaan toteuttaa vasta, kun käsitteet on ensin harmonisoitu (Suonuuti 2006, 33). Kansainvälisen standardisoimisjärjestön International Organization for Standardization (ISO) tekninen komitea TC 37 antaa ohjeita muun muassa terminologiseen standardisointityöhön kuuluvista periaatteista ja menetelmistä. Ohjeet on julkaistu kansainvälisinä ISO-standardeina (Ilomäki 1999, 123), joita useimmat terminologian alalla toimivat viranomaistahot noudattavat toiminnassaan (Infoterm 2011b). Suomen Standardisoimisliiton SFS mukaan standardit ovat luonteeltaan suosituksia. Ne ovat siis vapaaehtoisia, mutta viranomaiset voivat kuitenkin joissain tapauksissa edellyttää niiden noudattamista. Standardit voivat olla voimassa vain yhdessä maassa, mutta nykyään pyritään yhä useammin kansainvälisten, maailmanlaajuisesti voimassa olevien standardien luomiseen. (Suomen Standardisoimisliitto 2011.) Käsite- ja termiharmonisoinnin tuloksena syntyneet standardit ovat sanastostandardeja (Ilomäki 1999, 122). Koska standardit ovat suosituksia, voidaan ajatella, että erikoisalan sanastostandardeja sekä standardisoituja normatiivisen sanastotyön periaatteita olisi hyvä käyttää pohjana myös yrityksen sisäisessä sanastotyössä. Ennen sanastotyöprojektiin ryhtymistä yrityksen kannattaisi selvittää, onko yrityksen edustamalla erikoisalalla olemassa sanastostandardeja, joita voisi tarpeen mukaan sopeuttaa omaan sanastotyöhön. Mikäli standardeja on olemassa, olisi hyvä ottaa myös selvää, onko termien luonnissa aiemmin huomioitu sanastostandardeja. Mikäli standardeja ei ole otettu huomioon, ei aina luultavastikaan kannata lähteä muuttamaan jo olemassa olevia termejä sanastostandardien mukaisesti, vaan keskittyä jo olemassa olevan termistön yhtenäistämiseen yrityksen sisällä. Termistönhuolto (terminology planning) nähdään usein terminologista standardisointia sivuavana toimintana ja sillä on yhä tärkeämpi asema yritysten sisäisessä kielensuunnittelussa (language planning) (Infoterm 2011c). Termistönhuoltoon liittyvän toimintasuunnitelman (ter- 15
minology policy) luominen tähtää sekä uuden että jo olemassa olevan termistön kehittämiseen ja hallintaan. Toimintasuunnitelma sisältää muun muassa periaatteet termipankkien, terminhallintaohjelmien sekä terminologisten palveluiden kehittämisestä. Terminologisiin palveluihin kuuluvat esimerkiksi termistön kerääminen ja yhtenäistäminen. (Infoterm 2011d.) 16
3 Sanastotyö ja terminhallinta osana yrityksen muita toimintoja Tutkielmassa on käsitelty yrityssanastotyötä tähän mennessä ainoastaan yksittäisenä, muista yrityksen prosesseista riippumattomana toimintana. Yrityksessä harjoitettavaa sanastotyötä ei voi kuitenkaan toteuttaa ottamatta huomioon muita sanastotyöhön joko suoraan tai epäsuorasti vaikuttavia prosesseja. Luvuissa 3.1 ja 3.2 käsitellään sanastotyötä sekä terminhallintaa laajaalaisemmin kansainvälisen yrityksen näkökulmasta katsottuna. 3.1 Sanastotyön suhde muihin prosesseihin Wright käsittelee artikkelissaan sanastotyön asemaa sekä merkitystä yrityksen kokonaisvaltaisessa tiedonhallinnassa. Koska sanastotyö on hänen mukaansa ollut vähäisemmässä asemassa muihin yrityksen toimintoihin nähden, se on toteutettu perinteisesti organisaatiorakenteen yksittäisissä nurkkauksissa. Tällainen toimintojen jakaminen eri osastoihin on luonnollisesti ollut haitaksi kokonaisvaltaiselle tiedonhallinnalle. Perinteinen kääntämiseen suuntautuneen sanastotyön eristäminen muista yrityksen toiminnoista on johtanut siihen, että laadittua sanastoa on hyödynnetty pääsääntöisesti vasta tuotantoprosessin loppuvaiheessa. (Wright 2001b, 468.) Dokumentoinnin ajoittuminen tuotteen valmistusprosessin loppuun on johtanut tilanteeseen, jossa tekniset kirjoittajat ja kääntäjät kokoavat yhteen epäyhtenäistä termistöä ja yrittävät samalla luoda uskottavaa, käyttäjäystävällistä tekstiä (mts. 475). Nykyään kauaskantoisemmin katsovat yritykset ovat kuitenkin yhdistäneet sanastotyön osaksi tuotteen dokumentointi- ja tuotantoprosessia, mikä on parantanut dokumenttien laatua ja lisännyt luotettavuutta (Wright 2001b, 468). Yritykset pyrkivät yhtenäiseen tiedonkulkuun läpi jokaisen tuotteen tai prosessin elinkaaren. Lineaarisesti eli peräkkäin toteutettavien prosessivaiheiden sijasta tuotekehityksen eri vaiheet toteutetaan rinnakkaisesti eri työryhmien yhteistyönä, jolloin tuotekehitystyöhön tarvittava aika lyhenee sekä kehitys- ja suunnittelutyö tehostuvat. (Mts. 475.) Suonuuti kuvaa yrityssanastotyötä yrityksen muita prosesseja selkeästi tukevaksi, eli se voidaan nähdä yhdeksi yrityksen tukiprosesseista. Hänen mukaansa käännösprosessi on yksi niistä prosesseista, jota sanastotyöllä voidaan merkittävästi tukea, mutta sanastotyö tukee olennaisesti myös muun muassa dokumentointiprosessia. Dokumentointiprosessi ei Suonuutin mu- 17
kaan ole pelkkää tuotekuvausten ja käyttöohjeiden laatimista, vaan se tarkoittaa mitä tahansa dokumentaatiota tuottavaa prosessia riippumatta lopputuotteen käyttötarkoituksesta. Koska dokumentointi on usein se väline, jolla koko prosessia ja sen tuloksia voidaan kuvata ja hyödyntää, lähes jokaiseen prosessiin liittyy näin ollen jotakin dokumentaatiota. Vaikka sanastotyöllä on huomattava vaikutus eri prosessien dokumentoinnissa, sen tuloksia voidaan luonnollisesti hyödyntää myös muualla yrityksen toiminnassa. (Suonuuti 1998, 13.) Kuten tutkielmassa on todettu, sanastotyöstä on hyötyä käytännössä lähes jokaiselle, joka on työssään edes jossain määrin tekemisissä yrityskohtaisen termistön kanssa. Suonuuti korostaa sanastotyöprosessin oikeaa ajoittumista yrityksen muita prosesseja tukevaksi sekä eri prosessien erilaiset tarpeet huomioimista, mikäli sanastotyöstä halutaan olevan yritykselle mahdollisimman paljon hyötyä. Esimerkkeinä eri prosesseista hän mainitsee tuotteen suunnitteluprosessin sekä suunnitteluprosessia seuraavan asiakkaalle suunnatun ohjeiston kirjoitus- ja käännösprosessin, joissa molemmissa käytetään samaa termistöä. Jotta lähdetekstistä ja erikielisistä käännöksistä saataisiin termistöltään mahdollisimman yhtenäiset, olisi ihanteellista, jos mahdollisimman suuri osa kirjoitus- ja käännösprosessissa tarvittavasta termistöstä olisi selvillä ennen työn aloitusta. Suunnitteluprosessissa sanastotyö koskee ainoastaan suunnittelussa käytettyä kieltä, eli sanastotyö on tällöin yksikielistä, ja määritelmien merkitys korostuu. Vaikka ihannetapauksessa käytettävä termistö on selvillä kaikilla tarvittavilla kielillä ohjeiston kirjoitus- ja käännösprosessissa, ei tämä käytännössä kuitenkaan aina toteudu, sillä kokemuksen perusteella suuri osa termeistä saattaa syntyä vasta ohjeiston kirjoitus- ja käännösvaiheessa. (Suonuuti 1998, 14.) Se, missä vaiheessa sanastotyötä eri prosessien tueksi toteutetaan, on hyvin pitkälle yrityskohtaista. Merkitystä on siis ainoastaan sillä, että sanastotyö toteutetaan oikea-aikaisesti sen tukemiin prosesseihin nähden. Sanastotyön merkitys yrityksessä selkenee usein vasta useamman vuoden työn jälkeen. Sen suoraa vaikutusta yrityksen toimintaan on vaikea tarkasti mitata, sillä työn vaikutukset ovat harvoin suoraan yrityksen taloudellista toimintaa edistäviä tai vaikeuttavia. Sanastotyön vaikutuksia voidaan mitata vasta silloin, kun sen tulokset kattavat riittävän suuren osan tarvittavasta sanastosta ja tuloksia käytetään suurimmassa osassa tuotettua dokumentaatiota. Sanastotyön on oltava riittävän kattavaa ja laajasti käytössä tuettavassa prosessissa, jotta siitä olisi vastaavaa hyötyä yritykselle. Näin ollen sen on ulotuttava suurimpaan osaan yrityksen toimialuetta ja tuotetun sanaston käytön on oltava jokapäiväistä toimintaa. (Suonuuti 1998, 12 13.) 18
Sanastotyö on toimiva tukiprosessi yrityksessä, mikäli se tavoittaa asiakaskunnan ja saavuttaa toimivan ja tuottavan vuorovaikutussuhteen niin yrityksen sisällä kuin sen ulkopuolellakin. Sanastoprosessin suunnitteluun ja sen aseman pohtimiseen kannattaa nähdä vaivaa, sillä muutoin vaarana on, että asiantuntevastikaan laadittu sanasto ei tavoita käyttäjiään, vanhentuu ja jää käyttämättömäksi. (Suonuuti 1998, 15.) 3.2 Terminhallinta monitahoisessa toimijaympäristössä Suonuutin mukaan sanastotyön olennaisena haasteena yrityksissä on nykyään työympäristön vahva verkostoituminen. Tämä tarkoittaa sitä, että tuotesuunnittelu ja dokumentointiprosessi toteutetaan useissa yrityksen eri yksiköissä, eri maissa sekä alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden organisaatiossa Dokumentointi ei myöskään välttämättä tapahdu samassa yksikössä kuin tuotesuunnittelu. (Suonuuti 2002, 117.) Koska yritykset kasvavat ja kansainvälistyvät yhä nopeammin, tulee sanastotyötä tarkastella laajemmasta näkökulmasta, mikäli työn tulosten halutaan hyödyttävän yrityksen jokaista osastoa, eri maissa sijaitsevia yksiköitä sekä yrityksen ulkopuolisia tahoja, kuten alihankkijoita. Tällöin pelkästä sanastotyöstä puhuminen on liian suppeaa, sillä kyse on sanastotyön tuloksena syntyvän sanaston hallinnasta, ylläpidosta ja päivittämisestä monitahoisessa toimijaympäristössä. Tällöin on tarkoituksenmukaista puhua yrityksen terminhallinnasta ja terminhallintastrategiasta. Dramen mukaan terminhallintaan panostetaan teollisuudessa ja talouselämässä yhä enemmän, mutta se on siltä vielä vähäistä. Erään vuonna 2007 toteutetun tutkimuksen mukaan vain noin 50 % yrityksistä investoi sanastotyöhön ja vain murto-osa näistä panostaa järjestelmälliseen terminhallintaan. (Drame 2008, 8.) Warburton (2001, 684) korostaa, että terminhallinnalla on merkittävä rooli kansainvälisen yrityksen tuotekehityksessä ja käännösprosessissa. Hän käsittelee artikkelissaan kansainvälisen yrityksen terminhallinnan asemaa kansainvälisille markkinoille suunnatussa toiminnassa, ja havainnollistavana esimerkkinä hän käyttää IBM:n terminhallintastrategiaa. IBM on Warburtonin mukaan yksi maailman suurimmista julkaisijoista sekä teknisten käännösten ostajista. Ennen kuin mikään heidän uusista tuotteistaan saavuttaa maailman markkinat, tuotteiden käyttöliittymät ja dokumentaatio tulee olla saatavilla kaikilla markkina-alueiden kielillä. Tässä suuressa kansainvälisessä yrityksessä tuotetun teknisen materiaalin suuri määrä, maailman- 19
laajuisesti levittyvät kehityslaboratoriot sekä nopeat muutokset tietotekniikan alalla muodostavat suurimmat haasteet saavuttaa termistöllinen yhtenäisyys korkealaatuisten tekstien aikaansaamiseksi. (Mts. 678.) Tekstin laadintaprosessi alkaa IBM:llä tavallisesti englanninkielisen lähdetekstin laatimisesta, jossa voi olla mukana useita eri henkilöitä, mikä saattaa vaikeuttaa yhtenäisen termistön ylläpitämistä teksteissä. Lähdekielisiä tekstejä laadittaessa tuotekehittäjien ja muiden tekstien laatijoiden tulisi koordinoida etenkin tuotespesifisten termien käyttöä. Mikäli termistö ei ole yhtenäistä lähdekielessä, jokainen epäyhtenäinen lähdekielen termi siirtyy käännöksen kautta epäyhtenäisenä myös kohdekieleen, mikä taas vaikuttaa negatiivisesti tuotteen laatuun ja käytettävyyteen. (Warburton 2001, 680 684.) Kuten luvun alussa on esitetty, yrityksen dokumentaation tuotossa mukana on monesti myös eri maissa sijaitsevia yksiköitä. Tällöin laajaalainen terminhallinta korostuu entisestään. Koska lähdetekstin ongelmat toistuvat usein siis myös kohdetekstissä, Warburton painottaa sekä lähde- että kohdekielet huomioivan terminhallintastrategian kehittämistä. Käännöstarpeiden ja markkina-aseman muuttuessa osa käännöstyöstä teetetään yrityksen ulkopuolisilla kääntäjillä ja käännöstyö on muuttunut yhä koneavusteisemmaksi. Tämän monitahoisen toimijaympäristön ja teknologian myötä monikielinen termitietokanta on noussut olennaiseksi työkaluksi yhtenäisen termienkäytön saavuttamisessa. Yhtenäisen termienkäytön saavuttaminen käännöksissä on ollut suurin haaste sen jälkeen, kun monien kääntäjien on ollut mahdollista tehdä työtä samanaikaisesti saman tekstin parissa ja vieläpä eri paikoissa. (Warburton 2001, 684 685.) Yksin työskentelevien kääntäjien tulisi luonnollisesti käyttää kauttaaltaan samoja termejä, ja ryhmissä työskentelevien kääntäjien tulee pitää puolestaan huoli siitä, että kaikki käyttävät termejä yhtenäisesti (Wright & Wright 1997, 149). Jotta kääntäjien ei tarvitse itse tutkia ja kerätä tarvitsemaansa termistöä käännösten laatimiseksi, toimeksiantajien olisi suotavaa tarjota kääntäjille työn tueksi lähdemateriaalia tai kyseessä olevan alan asiantuntijoiden apua. Parhaimmassa tapauksessa kääntäjille voidaan toimittaa avuksi kokonainen sanasto tai termitietokanta. Vaikka monet yritykset toimittavat nykyään sanastoja kääntäjien avuksi, sanastot saattavat kuitenkin olla niin heikkolaatuisia, että ne voivat ennemmin jopa hidastaa kuin tukea käännösten laatimista. (Wright & Wright 1997, 150.) 20