HAVAHU Havaitse varhain ja pidä huolta

Henkilöstöpalvelut Luonnos Työhyvinvointipalvelut 24.2.2017 VARHAISEN VÄLITTÄMISEN TOIMINTAPERIAATE HAVAHU Havaitse varhain ja pidä huolta Välittäminen koskee jokaista Siun soten palveluksessa olevaa ammatista ja asemasta riippumatta Yhteistyötoimikunnassa 9.2.2017 Johtoryhmässä 24.2.2017 Työsuojelutoimikunnassa 1.3.2017 Henkilöstöjaostossa maaliskuussa 10.3.2017

1 Sisällysluettelo 1. HAVAHU eli varhaisen välittämisen toimintaperiaate... 2 2. Varhainen tuki osa työyhteisön jokapäiväistä toimintaa... 5 3. Tehostettu tuki verkostoyhteistyöstä tukea työssä jaksamiseen... 7 4. Työhön paluun tuki turvatusti takaisin työelämään... 9 5. Työkykyjohtaminen... 11 6. Työkykyprosessien dokumentointi 13 7. Seuranta... 13 8. Lisätietoja... 13 Jokainen työntekijä ansaitsee hyvän esimiehen ja jokainen työntekijä on omalta osaltaan vastuussa työyhteisön ja organisaation työilmapiiristä.

2 1. HAVAHU eli varhaisen välittämisen toimintaperiaate Työhyvinvointiin ja työkykyyn vaikuttavat useat eri osatekijät, joista osa liittyy työntekijän terveyteen ja voimavaroihin kulloisessakin työ- ja elämäntilanteessa, osa työpaikan ihmissuhteisiin ja työympäristöön ja osa työnantajaorganisaation toimintatapoihin. Siun sotessa on hyväksytty varhaisen välittämisen toimintaperiaate johdolle, esimiehille ja työntekijöille työkaluksi, jonka avulla voidaan havaita työyhteisön ja työntekijän työhyvinvointia sekä työntekijän työkykyä tukevat ja uhkaavat asiat mahdollisimman varhain, ottaa ne puheeksi ja ryhtyä toimenpiteisiin riittävän ajoissa. Varhaisen välittämisen toimintaperiaate eli työhyvinvoinnin aktiivinen tuki voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen; varhainen tuki, tehostettu tuki ja työhön paluun tuki, mutta käytännössä vaiheet limittyvät toisiinsa. Esimiehen on tärkeää ennakoida, tunnistaa ja ymmärtää niin työyhteisön kuin yksittäisen työntekijän työhyvinvointia uhkaavat asiat, mutta myös myönteiset asiat ja työssä onnistumiset. Työstä saatu myönteinen palaute ja onnistumisten huomaaminen luovat hyvää työilmapiiriä ja auttavat oppimista. Kun päätämme nähdä onnistumisia, alamme nähdä mukavia asioita ympärillämme ja osaamme ja viitsimme ottaa ne puheeksi. Ongelmien ehkäisy, niiden varhainen havaitseminen ja korjaaminen on helpoin tapa hoitaa työkykyongelmia. Tärkeintä työhyvinvoinnin johtamisessa onkin työyhteisön toimivuuden turvaaminen. Selkeä johtaminen ja töiden järjestely, yhteiset oikeudenmukaiset pelisäännöt, luotettava ja avoin vuorovaikutus sekä mahdollisuus vaikuttaa omaan työhön saattavat olla työhyvinvoinnin kannalta jopa merkittävämpiä asioita kuin työntekijän terveys. Yksilötasolla tuen tarvetta arvioidaan työntekijän toimintakyvyn ja terveyden, työn hallinnan, työn ulkoisten olosuhteiden, työyhteisön sekä työn ja työympäristön näkökulmista. Tässä toimintaohjeessa kerrotaan varhaisesta välittämisestä sekä eri toimijoiden välisestä vastuunjaosta. Kuvio 1. Varhaisen välittämisen toimintaperiaatteen kolme vaihetta

3 Milloin varhaisen välittämisen toimintaperiaatetta tarvitaan? Kun työntekijä onnistuu työssään; hyvin tehty työ, myönteinen palaute asiakkaalta tai työyhteisöltä, toisten kannustaminen ja auttaminen ym. Esimies ottaa asian puheeksi työntekijän kanssa välittömästi. Kun työntekijän työhyvinvointi on uhattuna; motivaatio muuttuu, kielteinen palaute asiakkailta, toistuvat ristiriidat työyhteisössä, päihteiden käyttö, poissaolot maanantaisin, perjantaisin tai loman alussa ja lopussa, muutokset käyttäytymisessä: ärtyneisyys, vetäytyminen, epäsiisteys, vuorokiertoon liittyvät poissaolot, keskittymisvaikeudet, hajamielisyys, unohtelu, oppimisen ongelmat, pitkittyvät työpäivät, jatkuvat ylityöt, työaikapoikkeamat esim. jatkuva myöhästely, työn laiminlyönnit: vastuut, aikataulut, poikkeamat työsuoritteiden määrässä ja laadussa, toistuvat sairauspoissaolot, sairauspoissaolojen lisääntyminen. Esimiehen on otettava asia puheeksi viimeistään silloin kun työntekijällä on sairauspoissaoloja yhteensä yli 20 päivää viimeisen 12 kuukauden aikana. Kun työyhteisö onnistuu työssään; asetetut tavoitteet saavutetaan, hyvä työilmapiiri, yhteishenki ym. Onnistumisen kokemukset jaetaan yhdessä työyhteisön kanssa. Kun työyhteisö ei ole toimiva; esimerkiksi se ei saavuta asetettuja tavoitteita, esiintyy työpaikkakiusaamista, kuppikuntia, tietoa pantataan, asiakaspalaute on kielteistä ja HaiProraportit, työhyvinvointikyselyn tulokset sekä viestit työterveyshuollosta ja työsuojelusta ovat huolestuttavia, työntekijät ovat uupuneita ja sairauspoissaolot lisääntyvät. Käsitteet ehavahu: osa ONNI-HR-järjestelmää. Esimiehen sähköinen työkalu työkykyprosessien hallintaan. Esimies avaa ehavahuun työntekijälle oman työkykyprosessin, jonne puheeksiotot ja muistiot kahdenkeskisistä keskusteluista sekä työterveysneuvotteluista tallennetaan. ehavahu on esimiehen, työterveyshuollon ja työhyvinvointipalvelujen yhteinen viestintäväline, jonne kaikki työntekijän työkykyprosessia koskevat asiat kirjataan (huom. ei työntekijän terveystietoja). Ks. liite 3. Esimies: työnantajan edustaja, joka tekee työsopimuksen työntekijän kanssa ja vastaa työkykyprosessin etenemisestä. Jos esimiehen oma poissaolo on vuosilomaa pidempi, hänen tulee huolehtia työkykyprosessien jatkuvuudesta ja niitä koskevan tiedon välittämisestä sijaiselleen (esimiesoikeudet Populuksessa ja ehavahussa). Kahdenkeskinen keskustelu: esimiehen ja työntekijän välinen luottamuksellinen keskustelu, jota edeltää työhyvinvointia uhkaavan asian puheeksi ottaminen. Keskustelussa tilannetta voidaan jäsentää HAVAHU-lomaketta (liite 2) hyväksi käyttäen. Esimies tekee keskustelusta muistion ja antaa siitä kopion työntekijälle. Jos kyseessä on työkykyongelma, esimies tallentaa muistion ehavahuun. Kahdenkeskisen keskustelun näkökulmat: viisi näkökulmaa, joiden avulla jäsennetään työntekijän tilannetta. Näkökulmat ovat: 1. toimintakyky ja terveys, 2. työn hallinta, 3. työn ulkoiset olosuhteet, 4. työyhteisö sekä 5. työ ja työympäristö.

4 Kokonaisvaltainen työkyvyn arviointi: työterveyshuollon tekemä työntekijän fyysisen, psyykkisen ja sosiaalisen toimintakyvyn arviointi suhteessa työn vaatimuksiin. Moniammatillinen työkyvyn arviointi. Populus: Sairauspoissaolohälytysjärjestelmä. Populuksesta tulee esimiehen sähköpostiin viesti työntekijän sairauspoissaolojen ylittäessä 20/30/60/90 päivän kynnykset. Mikäli esimies ei kuittaa Populus-hälytystä, järjestelmä lähettää hänelle kaksi muistutusviestiä. Puheeksi ottaminen: esimies ilmaisee huolensa työyhteisön tai työntekijän työhyvinvoinnista. Työyhteisöä koskevat asiat käsitellään työpaikkakokouksessa ja työntekijän kanssa esimies sopii kahdenkeskisen keskusteluajan. Ks. liite 1. Tehostettu terveystarkastus (TETE): jonka tekee asiaan perehtynyt työterveyshoitaja. Tukihenkilö: työntekijä voi kutsua työterveysneuvotteluun yhden henkilön tukihenkilökseen esim. työsuojeluvaltuutetun, luottamusmiehen tai läheisen. Työkykyjohtaminen: henkilöstöjohtamista. Työkykyjohtamisen ydinasioita ovat työn ja työympäristön kehittäminen sekä erilaisten työkykyriskien varhainen tunnistaminen ja niihin puuttuminen. Keskeisiä työkaluja ovat mm. puheeksi ottaminen, sairauspoissaolojen seuranta sekä toimet työhön paluun tukemiseksi. Työkykyprosessi: työntekijän/työntekijöiden ja esimiehen sekä mahdollisten asiantuntijoiden yhdessä tekemät suunnitelmat ja sopimukset, niiden toteuttaminen ja seuranta työkyvyn ja työhyvinvoinnin tukemiseksi. Työntekijä: voi olla työntekijä/toimihenkilö/esimies/johtaja. Työterveysneuvottelu: palaveri, johon osallistuvat työntekijä, esimies ja työterveyshuollon edustaja sekä tarvittaessa muitakin asiantuntijoita ja/tai työntekijän tukihenkilö ja jossa käsitellään ainoastaan työntekijän työkykyyn liittyviä asioita. Työterveyshoitaja ja esimies sopivat keskenään neuvottelun koolle kutsumisesta. Työterveyshuollon edustaja toimii neuvottelussa puheenjohtajana ja esimies kirjoittaa muistion, tallentaa sen ehavahuun ja antaa kopion työntekijälle. Populuksen 20-30-60-90 hälytysrajat ylittyvät; miten toimitaan? Kuvio 2. Populuksen hälytysrajat

5 2. Varhainen tuki osa työyhteisön jokapäiväistä toimintaa Kuka käynnistää varhaisen tuen? Esimies: seuraa henkilöstönsä jaksamista päivittäisjohtamisen, kehityskeskustelujen ja sairauspoissaolotietojen seurannan avulla ja ongelmien ilmaantuessa ottaa asian puheeksi työntekijän kanssa. Työntekijä: kertoo ensisijaisesti lähiesimiehelleen tuen tarpeesta. Työtoverit: kannustavat toisiaan puhumaan ongelmista ensisijaisesti lähiesimiehen kanssa. Työyhteisön jokaisen jäsenen oikeus ja velvollisuus on ottaa puheeksi työyhteisöä koskevat ongelmat, joita käsitellään työpaikkakokouksissa ja joihin etsitään ratkaisua ensin työyhteisön sisäisin keinoin. Varhainen tuki yksilötasolla; mitä tehdään? Kuka? Milloin? Mitä tekee? Esimies Kun herää huoli työntekijän työhyvinvoinnista ja Työntekijä itse Työtoveri(t) viimeistään, kun sähköpostiin tulee Populuksesta viesti työntekijän sairauspoissaolojen hälytysrajan (20 pv) ylittymisestä. Myönteinen palaute, kun työntekijä onnistuu työssään. Kun ilmaantuu ensimmäisiä merkkejä työhyvinvoinnin heikentymisestä. Kun työnteko ei huvita tai sen sujumisessa on pulmia, kun työhöntulo ei ole mukavaa. Kun sairastelu, oireilu ja yleinen pahaolo lisääntyy. Kun tuntuu, että kaikki ei ole kunnossa. On huoli työtoverista tai töiden tai yhteistyön sujumisesta työpaikalla. Ottaa asian puheeksi työntekijän kanssa ja järjestää tarvittaessa kahdenkeskisen keskustelun. Sopii keskustelussa jatkotoimenpiteistä ja tekee siitä muistion ja antaa kopion työntekijälle. Jos kyse on työkykyongelmasta, esimies tallentaa muistion ehavahuun. Arvioi säännöllisesti toimenpiteiden vaikuttavuutta. On tarvittaessa yhteydessä omaan esimieheensä. Ohjaa terveydellisissä ongelmissa työntekijän työterveyshuoltoon. Ottaa asian puheeksi oman lähiesimiehen kanssa. Tilannetta selvitellään yhdessä. Sen jälkeen tarvittaessa ottaa asian puheeksi työterveyshuollon, työsuojeluvaltuutetun, luottamusmiehen tai esimiehen esimiehen kanssa. Noudattaa esimiehen kanssa sovittuja jatkotoimenpiteitä. Kertoo havainnoistaan ja huolestaan ao. työntekijälle ja kannustaa häntä ottamaan asian puheeksi esimiehen kanssa.

6 Kuvio 3. Varhainen havaitseminen yksilötasolla Usein puheeksi ottaminen ja keskustelu esimiehen ja työntekijän kesken ratkaisee esiintyneen ongelman. Aina se ei kuitenkaan riitä ja työpaikalla voidaan joutua miettimään työntekijän työhyvinvointia ja työkykyä tukevia toimenpiteitä. Mikäli kyseessä on terveydellinen ongelma, työntekijä ohjataan työterveyshuoltoon. Näissä tapauksissa ehavahuun tehty muistio toimii lähetteenä. Mikäli kyse ei ole terveydellisestä ongelmasta vaan esimerkiksi puutteellisesta osaamisesta tai häiriöistä työn sujuvuudessa esimies voi hyödyntää työnjohdollisia tukitoimia. Em. tukitoimia ovat esimerkiksi ergonomia-asiat, apuvälineet, perehdytys, koulutus, työnohjaus, työyhteisösovittelu, työtehtävien arviointi ja muuttaminen, työaikajärjestelyt, työkierto, loma, virkavapaus ja urasuunnittelu. Jos ongelmana on vaikkapa työntekijän toistuvat myöhästelyt tai epäasiallinen käyttäytyminen, niin esimiehellä on mahdollisuus ottaa käyttöönsä kurinpidolliset toimenpiteet. Työntekijän työssä jaksamattomuuden ja selviytymättömyyden taustalla saattaa olla myös yksityiselämää kuormittavia asioita ja kriisejä, joista kahdenkeskisessä keskustelussa voi kysyä. Esimies ja työntekijä voivat yhdessä miettiä toisiko tilanteeseen helpotusta esimerkiksi työaikajärjestelyt tai palkattomat vapaat. Tarvittaessa esimies ohjaa työntekijän hakemaan apua asianmukaiselta taholta. Esimies kirjaa työntekijän kanssa sopimansa toimenpiteet muistioon ja sopii tilanteen seurannasta.

7 Jos esimiehellä ei ole keinoja selvittää asiaa yksin ja hän tarvitsee asiantuntija-apua esimerkiksi henkilöstöpalveluista, työterveyshuollosta tai työsuojelusta, tällöin on kyse tehostetusta tuesta. Kahdenkeskisen keskustelun esille nostamien ongelmien ratkaisemisessa esimiestyön tukena ovat henkilöstöpalveluiden toimintaohjeet, jotka löytyvät Siun soten intrasta. Varhainen tuki työyhteisötasolla Kuka? Milloin? Mitä tekee? Esimies/ työyhteisön jäsen Työsuojeluvaltuutettu/ Luottamusmies Työterveyshuolto Henkilöstöpalvelut Kun työyhteisön toimivuudessa on ongelmia, yhteisiä tavoitteita ei saavuteta tai niitä ei ole, yhteistyö ei suju, työilmapiiri on muuttumassa huonommaksi, työ tuntuu entistä kuormittavammalta jne. Kun työyhteisö onnistuu työssään. Onnistumisen kokemukset jaetaan työyhteisössä. Kun saapuu viestejä työntekijän tai työyhteisön ongelmista (ilmapiiri, muutokset, kuormitus jne.). Kun saapuu viestejä työyhteisön lisääntyneestä sairastelusta, ilmapiiriongelmista tai pahoinvoinnista. Kun saapuu viestejä työyhteisön ongelmista (ilmapiiri, muutokset, kuormitus jne.). Esimies voi kuunnella yksitellen jokaisen työntekijän kokemuksia työyhteisön tilanteesta. Keskustellaan ongelmista työkokouksissa ja etsitään yhdessä ratkaisua työyhteisön sisäisin keinoin. Jos keskustelut esimiehen kanssa eivät johda toimenpiteisiin, työntekijät voivat kääntyä seuraavan tason esimiehen puoleen kerrottuaan asiasta ensin omalle esimiehelle. Kannustaa työntekijää/työntekijöitä keskustelemaan oman esimiehensä kanssa. Yhteydenotto esimieheen. Yhteisneuvottelu tilanteen kartoittamiseksi ja toimenpiteiden suunnittelemiseksi. Osallistuu työyhteisöjen palavereihin esimiehen kutsusta edistäen vuorovaikutusta ja yhteistoimintaa työpaikalla. 3. Tehostettu tuki verkostoyhteistyöstä tukea työssä jaksamiseen Milloin tarvitaan? Kun varhaisen tuen toimenpiteet eivät riitä vahvistamaan tai palauttamaan työntekijän työkykyä, työssä selviytymistä ja työn sujumista riittävästi ja ratkaisuja on etsittävä useampien toimijoiden avulla. Tehostetun tuen tavoitteena on työntekijän työssä jatkaminen. Kun työntekijä on vaarassa pudota työelämästä. Kun tarvitaan työkyvyn arviointia ja pohdintaa siitä, mikä työkykyä hiertää.

8 Kun työntekijän sairauspoissaolojen hälytysrajat (30-60-90) Populuksessa ylittyvät. Tehostettua tukea voi tarvita myös työntekijä, jolla ei ole sairauspoissaoloja. Kun työntekijän käyttäytyminen viittaa päihdeongelmaan. Tehostettu tuki; mitä tehdään Kuka : Milloin? Mitä tekee: Esimies Työntekijä Työterveyshuolto Työsuojeluvaltuutettu/ Luottamusmies Kun esimiehen omat keinot eivät riitä. Viimeistään, kun esimies saa viestin 30 sairauspoissaolopäivän ylittymisestä. Kun Populuksen 60/90 päivän hälytysrajat ylittyvät. Johtaa tehostetun työkykyprosessin kulkua. Reagoi Populuksen hälytysrajoihin HAVAHUn mukaisesti. Lähettää työntekijän työterveyshuoltoon ja ilmoittaa työntekijän tulosta etukäteen oman alueen työterveyshoitajalle. Ottaa tarvittaessa yhteyttä henkilöstöpalveluihin ja omaan esimieheensä. Tekee työterveysneuvottelusta muistion ehavahuun ja antaa siitä kopion työtekijälle. On yhteydessä työntekijään yhdessä sovitulla tavalla sairauspoissaolon aikana. Seuraa ja arvioi toimenpiteiden vaikuttavuutta. Ottaa itse yhteyttä työterveyshoitajaan. Pyrkii myös itse omatoimisesti löytämään ratkaisua ongelmaansa. Osallistuu työterveysneuvotteluihin. Voi tarvittaessa pyytää tukihenkilön mukaan neuvotteluun. On yhteydessä työterveyshuoltoon silloinkin, kun varsinainen sairaudenhoito tapahtuu erikoissairaanhoidossa, yksityislääkärillä jne. Vastaa omalta osaltaan osatyökykyisen työntekijän työkyvyn seurannasta sekä työkyvyn arvioinnista suhteessa työtehtävään ja tekee tarvittavat jatkotoimenpiteet kuten lausunnot ja lähetteet. Antaa esimiehelle palautteen jatkotoimenpiteiden tarpeesta ja sopii tarvittaessa työterveysneuvottelun yhteistyössä esimiehen kanssa. Tekee esimiehen pyynnöstä tehostetun terveystarkastuksen (TETE) tai kokonaisvaltaisen työkyvyn arvioinnin ja antaa esimiehelle kirjallisen lausunnon työntekijän työkyvystä. Arvioi työntekijän jäljellä olevan työkyvyn ja työhön paluun mahdollisuudet viimeistään, kun Kelan sairauspäivärahaa on maksettu 90 arkipäivältä. Toimii työntekijän kutsusta tukihenkilönä työterveysneuvottelussa sekä tukee omalla toiminnallaan työntekijän työssä jatkamisen mahdollisuutta. Työkykykoordinaattori Työntekijän läheinen tms. Yhteydenotto esimieheen tai työterveyshuoltoon työyhteisöä koskevista havainnoista. Tarvittaessa osallistuu työterveysneuvotteluihin, auttaa kuntoutus- ja eläkeasioiden selvittelyissä ja vireille laittamisessa, tukee esimiehiä työkykyprosesseissa. Voi osallistua työntekijän pyynnöstä työterveysneuvotteluun työntekijän tukihenkilönä.

9 Kuvio 4. Tehostettu työkyvyn tuki 4. Työhön paluun tuki turvatusti takaisin työelämään Pitkäaikaisen sairauspoissaolon jälkeen työntekijän työhön paluu onnistuu parhaiten, jos se on hyvin suunniteltu, eri osapuolet tekevät yhteistyötä suunnitelman toteuttamiseksi ja kaikilla on myönteinen, kannustava asenne työntekijän työhön paluuseen. Usein mahdollisimman pikainen töihin paluu on parasta sekä työntekijän itsensä että työnantajan kannalta. Työhön paluun prosessi käynnistyy jo työntekijän poissaolon alkaessa.

10 Työhön paluun prosessi: Sisältää poissaolon aikana yhteydenpidon työntekijään hänen kanssaan sovitulla tavalla, työhön paluun valmistelun, työhön paluuvaiheen sekä paluun onnistumisen seurannan. Työhön paluusta sovitaan yleensä työterveysneuvottelussa, jonka muistio voi toimia Kevalle kuntoutussuunnitelmana tai suosituksena työhyvinvointipalveluiden työkokeilumäärärahan käyttämiselle, jos työhön paluuta suunnitellaan toteutettavaksi työkokeilun avulla. Työhön paluun tuki; mitä tehdään? Kuka? Milloin? Mitä tekee? Esimies 30 päivän yhtäjaksoisen sairauspoissaolon jälkeen. Työntekijä Viimeistään, kun sairauspoissaolo on jatkunut 60 päivää. Sopii työntekijän kanssa yhteydenpidosta sairauspoissaolon aikana sen alkaessa. Mikäli yhtäjaksoinen poissaolo kestää yli 30 pv, käydään keskustelu mahdollisen paluun tuen prosessin käynnistämisestä. Sopii työterveyshoitajan kanssa työterveysneuvottelun koolle kutsumisesta. Työterveysneuvottelussa tehdään työhön paluun suunnitelma ja sovitaan mm. mahdollisesta työtehtävien uudelleenjärjestelystä, sen kestosta ja seurannasta Siun soten Työkykylähtöinen tehtävien uudelleen järjestely -mallin mukaisesti. Tekee työterveysneuvottelusta muistion ehavahuun ja antaa siitä kopion työtekijälle. Toimii suunnitelman mukaan. Huolehtii siitä, että työhön palaava työntekijä saa perehdytyksen. Tiedottaa työyhteisölle työntekijän työhön paluusta hänen kanssaan sovitulla tavalla sekä mahdollisista työtehtävien uudelleenjärjestelystä. Osallistuu esimiehen järjestämiin kahdenkeskisiin keskusteluihin. Ottaa yhteyttä työterveyshoitajaan 30/60 sairauspäivän tultua täyteen ja viimeistään ennen 90 sairauspäivän täyttymistä. Pidemmissä yhtäjaksoisissa poissaoloissa ottaa yhteyttä työterveyshoitajaan, kun työhön paluu tuntuu mahdolliselta. Miettii aktiivisesti ratkaisua ongelmaansa. Osallistuu työterveysneuvotteluun ja sitoutuu sovittuihin toimenpiteisiin.

11 Työyhteisö Työterveyshuolto Työkykykoordinaattori Työsuojeluvaltuutettu/ Luottamusmies Työntekijän läheinen tms. Valmistautuu pitkään poissaolleen työntekijän paluuseen. Työkaverit tukevat työhön palaajaa muun muassa perehdyttämällä ja neuvomalla. Arvioi työntekijän työkyvyn nykyiseen työhön ja osatyökykyisen työntekijän jäljellä olevan työkyvyn. Arvioi työntekijän työhön paluun mahdollisuudet. Sopii esimiehen kanssa työterveysneuvottelun koolle kutsumisesta viimeistään silloin kun poissaolo on kestänyt yhtäjaksoisesti yli 60 päivää. Antaa palautteen esimiehelle jatkotoimenpiteiden tarpeesta. Työterveyslääkäri tekee Kelalle lausunnon työntekijän työkyvystä ja työhön paluun mahdollisuuksista, jotta Kela voi maksaa työntekijälle sairauspäivärahaa 90 maksetun päivän jälkeen. (Sairausvakuutuslaki 1224/2004 ja Työterveyshuoltolaki 1383/2001). Tarvittaessa osallistuu työterveysneuvotteluun ja auttaa työntekijää hakemusten tekemisessä, yhteydenpidossa Kevaan jne. Tarvittaessa tukee omalla toiminnallaan työntekijän työhön paluun mahdollisuutta ja onnistumista. Voi osallistua työntekijän pyynnöstä työkykyneuvotteluihin työntekijän tukihenkilönä. Esimies saa tarvittaessa tukea Siun soten sisäisiltä asiantuntijoilta: työhyvinvointipalveluista, työterveyshuollosta, työsuojelun asiantuntijoilta, työnohjaajilta, työyhteisösovittelijoilta, turvallisuuspalveluista, teknisistä palveluista ja luottamusmiehiltä. Työterveyshuollossa ensisijainen yhteyshenkilö on oman alueen työterveyshoitaja. Työhyvinvointipalveluissa ensisijainen yhteyshenkilö on työkykykoordinaattori. 5. HaVaHu - vastuuhenkilöt 5. Työkykyjohtaminen Lähiesimiehet vastaavat työntekijöidensä työkykyprosessien johtamisesta ja työterveysyhteistyöstä. Lähiesimiesten tueksi nimetään toimialueittain ylimmistä esimiehistä HAVAHU-vastuuhenkilöt, jotka seuraavat ja arvioivat työkykyprosessien toteutumista omilla alueillaan ja ryhtyvät tarvittaessa toimenpiteisiin lähiesimiesten osaamisen vahvistamiseksi.

12 Työhyvinvointipalvelut järjestää HAVAHU-vastuuhenkilöpalavereita vuosittain. Palavereihin osallistuu myös työterveyshuollon työkykykoordinaattori. Palavereissa käsitellään henkilöstön sairauspoissaoloja sekä käynnissä olevia työkykyprosesseja, sovitaan jatkotoimenpiteistä, arvioidaan sovittujen toimenpiteiden toteutumista ja varmistetaan prosessien eteneminen. HAVAHU-vastuuhenkilö varmistaa, että lähiesimiehet huolehtivat puheeksi ottamisesta huolehtii siitä, että HAVAHUn mukaiset toimenpiteet käynnistyvät ajoissa huolehtii toimialueensa sisällä tapahtuvista uudelleen sijoituksista osallistuu henkilöstöpalveluiden järjestämiin vastuuhenkilöpalavereihin Kuvio 5. Työkykyjohtamisen tavoitemalli.

13 6. Työkykyprosessien dokumentointi Esimiehet tallentavat keskustelumuistiot, työterveysneuvottelumuistiot jne. ehavahuun, joka on osa Onni-HR-järjestelmää. Järjestelmää voivat käyttää myös työterveyshuollon ja työhyvinvointipalveluiden edustajat. 7. Seuranta Kukin toimialue asettaa yhteistyössä henkilöstöpalveluiden kanssa omat tavoitteensa, ottaen huomioon aiemmin toteutuneet sairauspoissaolopäivät, ja seuraa niiden toteutumista. Esimies seuraa yksittäisten työntekijöiden ja koko työyhteisön työhyvinvointia päivittäisjohtamisen avulla. Työyhteisön ja työntekijöiden kanssa on hyvä keskustella säännöllisesti, jotta mahdollisiin ongelmiin pystytään reagoimaan nopeasti. Työterveyshuollon lakisääteisiin tehtäviin kuuluu osatyökykyisen työntekijän työssä selviytymisen seuranta. Työterveyshuollon kanssa on tärkeää tehdä tiivistä yhteistyötä toimenpiteiden vaikuttavuuden arvioimiseksi. Työhyvinvointipalvelut raportoi HAVAHUn toimivuudesta ja keskeisistä tuloksista koko organisaation tasolla vuosittain. Lisäksi HAVAHUn tavoitteiden toteutumista tarkastellaan seuraamalla työkyvyttömyyskustannusten kehitystä ja sairauspoissaolopäiviä suhteessa henkilötyövuosiin. 8. Lisätietoja Siun soten työhyvinvointipalveluiden asiantuntijat antavat mielellään lisätietoja HAVAHUtoimintaperiaatteesta ja ehavahusta. Siun soten intrasta löytyvät ohjeet mm. Kevan ammatillisen kuntoutuksen, Kelan osasairauspäivärahan ja osatyökyvyttömyyseläkkeen hakemisesta.

14 Puheeksi ottamisen pelisäännöt Liite 1 ESIMIES PUHEEKSIOTTAJANA Mene työntekijän luokse ja kerro, että teidän on keskusteltava yhdessä. Kerro mistä aiheesta: Olen huolissani sinun työssä selviytymisestäsi. Sovi neuvotteluaika ja -paikka, aikaisintaan 2 3 pv päästä. Varaa rauhallinen tila, jossa voi keskustella keskeytyksittä ja kiireettömästi. Puhu arvostavasti ja selkeästi. Puhu minämuodossa ja kerro selvästi tapaamisen aihe: Haluan keskustella kanssasi Pysy työhön liittyvässä aiheessa, tosiasioissa ja havainnoissa. Älä esitä syytöksiä. Rohkaise ja kannusta työntekijää puhumaan. Neuvottele työssä mahdollisesti tarvittavista muutoksista. Sovi seurantatapaaminen (enintään kolmen kuukauden kuluttua). Mikäli keskustelu ei suju, sopikaa uusi tapaaminen ja miettikää, millä keinoin pääsette seuraavalla kerralla eteenpäin. Käyttäkää apuna HAVAHU-lomaketta. Todetkaa keskustelun tulos yhdessä ja kirjatkaa se käytettävissä olevaan lomakkeeseen kummankin hyväksynnällä. Tilanteen niin vaatiessa, keskustele muiden tukitahojen tarpeesta, esimerkiksi työterveyshuollon tai työsuojelun konsultaatiosta. TYÖTOVERI PUHEEKSIOTTAJANA Mene työtoverin luo ja kerro, että olen huolissani työssä selviytymisestäsi Rohkaise ja kannusta työntekijää puhumaan asiasta esimiehen kanssa. Mikäli työtoveri tarvitsee tukea, sovi hänen kanssaan, voisitko olla hänen kanssaan puheeksi ottamisen tilanteessa. Säilytä luottamuksellisuus. TYÖNTEKIJÄ(T) PUHEEKSIOTTAJANA Mene esimiehen luokse ja kerro, että haluan keskustella kokemuksistani ja havainnoistani työyhteisön toimimattomuudesta. Mikäli esimies ei ryhdy selvittämään tilannetta työyhteisössä, ole yhteydessä esimiehen esimieheen. Kerro ensin tästä yhteydenotosta esimiehellesi.

Lisää rasti (x) ao. kohtaan janalla. Liite 2 15

16 ehavahu-pikaopas esimiehille Liite 3 ONNI HR järjestelmässä olevaan ehavahuun tallennetaan työntekijöiden työkykyprosessit ja niihin liittyvät toimenpidelomakkeet: o Kahdenkeskiset (HAVAHU) keskustelut o Yhteistyö työterveyshuoltoon o Työterveysneuvottelut ja niihin liittyvät seurantapalaverit o Liitteitä esim. HAVAHU-lomake ehavahuun pääset ONNi HR vasemman reunan palkista Lisää uusi työkykyprosessi: työntekijälle avataan uusi työkykyprosessi. Valitse työntekijä kirjoittamalla nimen alkua tai jokin nimessä oleva kirjain. Klikkaa Perusta työkykyprosessi, jolloin pääset työkykyprosessit näkymään. Vihreästä nuolesta avaa työkykyprosessi. Lisää prosessiin haluamasi toimenpidelomake: Kahdenkeskinen (HAVAHU) keskustelu, yhteistyö työterveyshuoltoon, työterveysneuvottelu tai muu toteutettujen toimenpiteiden lisääminen. Kirjoita valitsemallesi lomakkeelle tiedot niin, että sinne ei tallennu terveystietoja. Tallenna lomake. Työkykyprosessit: jos työntekijällä on avoin työkykyprosessi ja lisäät siihen uuden lomakkeen, niin valitse työkykyprosessit. Saat näkyviin työntekijöiden avoimet ja päättyneet prosessit. Valitsemasi työntekijän kohdalla olevasta vihreästä nuolesta voit avata työkykyprosessin. Lisää prosessiin haluamasi toimenpidelomake: kahdenkeskinen (HAVAHU) keskustelu, yhteistyö työterveyshuoltoon, työterveysneuvottelu tai muu toteutettujen toimenpiteiden lisääminen. Kirjoita valitsemallesi lomakkeelle tiedot niin, että sinne ei tallennu terveystietoja. Tallenna lomake Voit hakea työkykyprosesseja Työkykyprosessit näkymän yläosassa olevilla alasvetovalikoilla: o Prosessin tila: avoinna/päättynyt. o Henkilön vastuuyksikkö: listattu kaikki vastuuyksiköt, joista voit valita omasi. o Henkilö: Voit hakea yksittäisen työntekijäsi prosessin. o Esimies: Esimies näkee omien työntekijöidensä prosessit, työterveyshuolto ja pääkäyttäjät voivat valita prosessit esimiehen mukaan. Anna työntekijälle kopio lisäämästäsi lomakkeesta: Mene kohtaan työkykyprosessit, koontinäytössä valitsemasi henkilön rivin viimeisenä on yhteenvetoraportin kuvake j. Sitä klikkaamalla saat näkyviin kaikki henkilölle tallennetut toimenpidelomakkeet. Raportilta voit rajata yläpalkissa olevilla työkaluilla sen, minkä tai mitkä keskustelut tai neuvottelut tulostat. Export-valikosta voit valita tallennusmuodon esim. Word tai PDF. Rajauksen jälkeen klikkaa View Report, jonka jälkeen saat valitsemasi näkymän tulostettavaksi. Tulostus toiminto kannattaa valita hiiren oikeasta painikkeesta Lomakkeille voit tallentaa liitetiedostoja. Ensin lomake tallennetaan Tallenna lomake kohdasta, jonka jälkeen avautuu lisää liite. Tämän jälkeen voit hakea tiedostoistasi tallennettavan lomakkeen. Poistu ohjelmasta yläpalkissa olevasta poistu painikkeesta.