Kirjaston ja tutkimusryhmien yhteistyö solmutyöskentelyssä Katja Oksanen-Särelä STKS, Tiedonhallinta tutkimuksen prosesseissa - seminaari, 27.11.09 Viikin tiedekirjasto Viikin yliopistokampus Neljä Helsingin yliopiston tiedekuntaa: maatalous- ja metsätieteellinen (3200 opiskelijaa) biotieteellinen (1750 opiskelijaa) farmasian (900 opiskelijaa) eläinlääketieteellinen (450 opiskelijaa) tiedekunta Biotekniikan instituutti ja Neurotieteen tutkimuskeskus Sektoritutkimuslaitokset Elintarviketurvallisuusvirasto Evira sekä Riista- ja kalatalouden tutkimuslaitos ja osa MTT:stä (Maa- ja elintarviketalouden tutkimuskeskus), tulossa SYKE (Suomen ympäristökeskus) ja Helsingin kaupungin ympäristökeskus 1
Viikin tiedekirjasto: toimialat biotieteet ja biotekniikka ekologia, systematiikka ja ympäristöala elintarvikeala eläinlääketiede farmasia kotitalous- ja kuluttaja-ala maatalousala metsä- ja puuala talous- ja yhteiskuntatieteet Neljän tiedekunnan yhteinen kirjasto Viikin tiedekirjasto lukuina 2008 39 vakinaista työntekijää 12 500 hyllymetriä aineistoa Noin 3 100 kausijulkaisua Noin 18 000 e-lehteä Noin 250 tietokantaa Noin 2 000 e-kirjaa 200 työskentelypaikkaa asiakkaille; 100 työasemaa Pinta-ala 5000 m 2 neljässä kerroksessa 2
Solmutyöskentely: taustaa Solmu: tieteenalapalveluiden kehittämisen muutoslaboratorio Vetäjänä prof. Yrjö Engeström Helsingin yliopiston käyttäytymistieteellisestä tiedekunnasta Tavoitteena mallintaa, testata käytännössä ja arvioida kirjastotyöntekijöiden ja tutkimusryhmien uudenlaisen kumppanuustoiminnan, ns. solmutyöskentelyn toteuttamistapoja ja vaatimuksia Seurataan tutkimusryhmän tiedonhallintatarpeiden kehitystä ja toteutetaan tiiviitä yhteistyöjaksoja tutkimusryhmän kanssa konkreettisten tiedonhallintahaasteiden ratkaisemiseksi Yhteistyösolmu muodostetaan tietyn haasteen tai ongelman ratkaisemiseksi, minkä jälkeen solmu puretaan ja muodostetaan toisenlaisia yhteistyösolmuja Solmu-hanke, käynnistysvaihe Hankkeen kesto on kolme vuotta, käynnistyi keväällä -09 Toimijoina Helsingin yliopiston kirjaston Viikin ja keskustan kampuskirjastot Pilottihankkeena Viikin tiedekirjaston muutoslaboratorio syksyn -09 aikana Kaksi tutkimusryhmää Viikin kampukselta: syanobakteerien tutkimusryhmä soveltavan kemian ja mikrobiologian laitokselta sekä sekä suoekologian tutkimusryhmämetsäekologian laitokselta (MMTDK) Pyrittiin valitsemaan kaksi erityyppistä ryhmää tutkimusaiheiden ja ryhmän kiinteyden suhteen 3
Solmu-muutoslaboratorio: prosessin kulku Projektin vetäjä haastatteli mukana olevia tutkijoita, haastatteluissa selvitettiin tutkimusryhmien tiedontarpeita ja kirjaston roolia tutkimuksessa, sovittiin kirjastosta mukana olevat henkilöt (kevät 2009) Varsinaisia muutoslaboratorioistuntoja yhteensä 6 (syyslokakuu 2009) eri kokoonpanoin: Suunnittelukokous kirjaston väen kesken 1. Muutoslaboratorioistunto kirjaston oman ryhmän kesken. Täsmennettiin, mitä kirjasto tarjoaa tutkimusryhmille. Kehitettiin palvelukuvaukset ja niihin perustuva 1.tarjous (kaaviokuvana) Ensimmäinen tarjous tutkimusryhmille Tutkimustiedon maailman moninaiset haasteet Mistä tutkimukseen tietoa ja mitä työkaluja käytössä? Koulutus ja neuvonta: Nelli, Web of Science ja muut tietokannat, e- lehdet, Hankehaavi, RefWorks. Rahoittajien ja kehysorganisaation asettamat vaateet Missä tutkimusryhmä säilyttää tutkimusdataa? Tutkimusdatapankit, pitkäaikaissäilytyksen ratkaisut Miten tutkimusryhmä näkyy, viestii ja julkaisee? Tuhat, Helda, Open Access Miten kirjasto auttaa tiedon löytymisessä ja jäsentämisessä? -Apuvälineet itsenäiskäyttöön: tietokantojen ylläpito, Helda, Tuhat, tietoaineistot, käyttöliittymät yms. -Kirjaston henkilökohtainen apu: koulutus, neuvonta, bibliometriset analyysit, tiedonhaut, aineiston tilaus yms. 4
Solmu -muutoslaboratorio: prosessin kulku 2. Muutoslaboratorioistunto Kaikki toimijat (kirjasto, tutkijat, projektin vetäjä) mukana. Aikaansaadun perusidean käsittely molempien tutkimusryhmien kanssa Kirjasto esitteli tarjouksensa, ryhmät kommentoivat, käytiin läpi esihaastatteluja Tutkijoiden taholta erityisesti esille epätietoisuus tulevasta yliopiston rinnakkaistallennusvelvoitteesta sekä tarve tutkimusaineistojen tiedonhallinnalle Solmu -muutoslaboratorio: prosessin kulku 3. ja 4. Muutoslaboratorioistunto Tiimi - ja tutkimusryhmäkohtaisesti (molemmille ryhmille erikseen). Luotiin perusidea, miten kartoitetaan kyseisen tutkimusryhmän tiedonhallintatarpeet sekä pohdittiin, miten nämä visiot kääntyvät käytännön toimenpiteiksi. Istunnon pohjalta päätettiin, että kirjasto mm. tarjoaa lyhyitä tietoiskuja tutkimusryhmille (rinnakkaisjulkaiseminen, FeedNavigator ) selvittää lehtien julkaisuarkistokäytäntöjä auttaa molempia ryhmiä tiedonhallintasuunnitelmassa Suomen Akatemian hakemusta varten -> sovittiin tapaamisia ja aloitettiin sähköpostikirjeenvaihto suunnitelman tiimoilta 5
Solmu -muutoslaboratorio: prosessin kulku 5. Muutoslaboratorioistunto Kaikki toimijat mukana. Koottiin yhteen ryhmäkohtaisten ratkaisujen heijastuminen kirjastotyöhön sekä pohdittiin, mitä kirjastotyön uudelleenorganisoinnilta edellytettäisiin Esitettiin kirjaston kiteytetty tarjous (kaaviokuva) ja sovittiin edelleen käytännön toteutuksista ja aikataulutuksista 6. Muutoslaboratorioistunto Kirjaston oman ryhmän kesken. Pohdittiin aikatauluja, sovittamista nykyisiin käytäntöihin sekä kirjaston henkilöstösuunnittelun edellytyksiä tässä vaiheessa. Pohdittiin, millaisia työtapoja kirjastolla on, millaisia työtapoja yhteiskehittelyssä vaaditaan ja onko tähän edellytyksiä. Solmu -muutoslaboratorio: prosessin kulku Työskentely jatkuu keväällä, seurantakokous 3/2010 Keväällä 2010 vastaava prosessi käynnistyy keskustakampuksilla Viikin kampuskirjasto kehittämisen keskiössä, mutta lopputuotteet koko yliopistokirjaston saataville 6
Kirjaston työtapoja: käsityö vs. Solmuyhteiskehittely (Engeström) Käsityö on yhden rajatun, hitaasti muuttuvan tuotteen hallintaa alusta loppuun; yhteiskehittely vaatii moninaisen, nopeasti muuttuvan tuotevalikoiman kokonaisuuden hallintaa Haaste: monien asioiden hallinta vähintään perustasolla Käsityö nojautuu hiljaiseen tietoon ja henkilökohtaiseen osaamiseen; yhteiskehittely edellyttää tuotteiden ja prosessien täsmällistä kuvaamista ja yhteisöllistä osaamista Täsmällinen kuvaaminen mahdollistaa hiljaisen tiedon siirtymisen yhteiseksi tiedoksi Haaste: kuinka tiedon jakaminen (kirjaston sisällä) organisoidaan; esim. tietoiskut, virtuaalitiedottaminen Kirjaston työtapoja: käsityö vs. Solmuyhteiskehittely (jatkoa) Käsityö suojautuu omiin, tiukkarajaisiin ammattikuntiinsa; yhteiskehittely liikkuu koko ajan rajojen yli, muodostaa kumppanuuksia ja hybridejä, tekee solmutyöskentelyä Haaste/mahdollisuus: työtehtävärajojen ylittäminen ja uudet työtehtävät (kouluttaja/toimialavastaava/tiedottaja...) Silti esim. koulutuksessa tietoiskut toimialavastaavilla, laajemmat koulutukset kouluttajilla, koulutuksen kokonaisuus IL-kampuskoordinaattorilla Kirjaston työtapa on korostanut asioiden täydellistä hallintaa, mutta muuttuvissa oloissa tulisi hyväksyä myös keskeneräisyys Tulisi pystyä reagoimaan nopeasti esitettyihin ehdotuksiin Työnjako ja vastuut tehtävä selväksi - kirjaston sisällä sekä kirjaston ja ryhmien välillä 7
Millaista palvelua tutkijat haluavat Prosessin kuluessa ilmeni, että tutkimusryhmien tarpeet ja ratkaisuehdotukset olivat samankaltaisia: Halutaan räätälöityä palvelua tiettyihin toimintakokonaisuuksiin liittyen Ratkaisut halutaan helposti, yhdellä napinpainalluksella, kirjasto tekee taustatyön Sähköisen informaation tulva: paperimuodossa oleva tieto saattaa tavoittaa paremmin Ajanpuute: lyhyitä, helposti omaksuttavia tietopaketteja Kirjastopalvelujen tuotteistaminen Pilottihankkeessa räätälöityä palvelua läheisessä yhteistyössä ryhmien kanssa Henkilökohtaiset kontaktit tärkeitä, jotta havaittaisiin muuttuvat tarpeet Pyrkimyksenä kuitenkin Solmu-palvelujen tuotteistaminen; räätälöidystä palvelusta kohti sarjatuotantomallia Palvelun räätälöinti, yksilöllinen palvelu vain tiettyyn palvelutarpeeseen, rajatun ajan Kohteena tutkimusryhmä, harvemmin yksittäinen tutkija Tutkimusryhmässä yhteyshenkilö 8
Kirjastopalvelujen tuotteistaminen Tuotteistamista tarvitaan resurssien riittämisen varmistamiseksi (lukuisat tutkimusryhmät) toimintavarmuuden ja toiminnan jatkuvuuden takaamiseksi (tieto ei ole vain yhden, tietyn toimijan takana) Tuotteetkin vaativat ylläpitoa ja kehittelyä, minkä lisäksi oltava valmius kehittää uusia tuotteita - huomioitava resursoinnissa Viikin kirjaston tuotetarjotin Viikin kampuskirjaston palvelut tutkimusryhmille TUHAT-tutkimustietojärjestelmä Kirjasto tuo viitteitä tai tukee viitteiden tuontia viitetietokannoista (WoS, CAB Abstracts, Pubmed). Kirjasto opastaa kokotekstin tallennusta TUHATjärjestelmään. Kirjasto neuvoo ja edistää lehtien julkaisuarkistokäytäntöjen selvittämistä Sherpa/Romeo -palvelusta. Tiedonhallintasuunnitelma ja tutkimusdata Kirjasto tarjoaa tukea tutkimusaineistojen hallinnoimisessa ja auttaa tiedonhallintasuunnitelman teossa: tuki aineiston keräämistä, sisältöä ja pitkäaikaissäilytystä kuvaavan metadatan tuottamisessa (esim. asiasanoitus) sekä tutkimusaineistojen säilyttämistä ja omistusoikeuksia koskevissa kysymyksissä Kirjasto tukee tutkimusaineistojen löydettävyyttä tiedottamalla aineistoista ja tuomalla niitä esille. Kirjasto tarjoaa tietoaineistojen hallinnan koulutusta opiskelun ja tutkimuksen sopivissa vaiheissa. Kirjasto toimii yhteydenpitäjänä tutkimusaineiston kotimaisiin ja kansainvälisiin säilytysorganisaatioihin. Helda 28.10.2009 Suoekologia Syanobakteeri Tutkimusryhmän näkyvyys Kirjasto selvittää tutkimusryhmän verkkonäkyvyyttä, esim. eri organisaatioiden sivuilla. Kirjasto selvittää, mistä tietokannoista tutkijan/ryhmän julkaisuja löytyy ja ovatko ne avoimesti saatavilla ns. open accessjulkaisuina. Kirjasto tekee bibliometrisia analyyseja ja opastaa niiden tekemisessä: mm. kuinka paljon ja missä tutkimuksiin viitataan. Kirjasto antaa neuvontaa avoimeen julkaisemiseen liittyvissä asioissa (erit. yliopiston julkaisuarkisto Helda) Kirjasto selvittää, onko tutkimushanke Tuhtissa tai Tuhat-järjestelmässä (Helsingin yliopiston tutkimustietokanta) ja opastaa hankkeiden kuvailussa. Kirjasto koordinoi luonnonvara-alojen tutkimushankekuvausten verkkopalvelua Hankehaavia, jossa tutkimusryhmän hankkeet tulevat haettaviksi Tuhtin/Tuhatin kautta. Koulutus, neuvonta, kaukopalvelu, uutuusseuranta Räätälöity koulutus tutkimusryhmille Tietoiskut Kaikille avoimet kurssit Kutsu tietoasiantuntija -henkilökohtainen neuvonta Neuvonta internetissä Feednavigator -uutuusseuraurantapalvelu Kaukopalvelu Tiedonhaku 9
Viikin kirjaston tuotteet tutkimusryhmille TUHAT-tutkimustietojärjestelmä Kirjasto opastaa kokotekstin tallennusta TUHATjärjestelmään Kirjasto neuvoo ja edistää lehtien julkaisuarkistokäytäntöjen selvittämistä Sherpa/Romeopalvelusta Tiedonhallintasuunnitelma ja tutkimusdata Kirjasto tarjoaa tukea tutkimusaineistojen hallinnoimisessa (metadatan tuottaminen, pitkäaikaissäilytys, omistusoikeudet) ja auttaa tiedonhallintasuunnitelman teossa Kirjasto tukee aineistojen löydettävyyttä tiedottamalla aineistoista ja tuomalla niitä esille https://wiki.helsinki.fi/display/luonnonvara/luonnonvaraalojen+avoimia+tutkimusaineistoja Viikin kirjaston tuotteet (jatkoa) Kirjasto tarjoaa tietoaineistojen hallinnan koulutusta, mahdollisesti maisterivaiheen tutkimusmenetelmäopintojen osaksi Tutkimusryhmän näkyvyys Kirjasto neuvoo avoimeen julkaisemiseen liittyvissä asioissa (erit. yliopiston julkaisuarkisto Helda) Kirjasto selvittää, onko tutkimushanke Tuhti/Tuhatjärjestelmässä (Helsingin yliopiston tutkimustietokanta) ja opastaa hankkeiden kuvailussa Kirjasto koordinoi luonnonvara-alojen tutkimushankekuvausten verkkopalvelua Hankehaavia (jossa hankkeet haettaviksi Tuhtin/Tuhatin kautta) 10
Viikin kirjaston tuotteet (jatkoa) Koulutus, neuvonta, kaukopalvelu, uutuusseuranta Räätälöity koulutus tutkimusryhmille Tietoiskut tutkimusryhmille FeedNavigator-uutuusseurantapalvelu Tietoaineistojen hallinnan koulutus Tuotevalikoima ei ole staattinen, vaan oltava valmis kehittämään uusia palveluja esiinnousevien tarpeiden pohjalta TUHAT- TUKIPALVELU TUTKIMUS- AINEISTOT; TIEDONHAL- LINTASUUN- NITELMAT TUTKIMUS- RYHMÄN NÄKYVYYS KOULUTUS, NEUVONTA JA TIEDON- HAKU KONKREETTISET TOIMENPITEET Syanobakteeri- ja suoekologian tutkimusryhmät ja Viikin tiedekirjasto 10/09 11/09 12/09 01/10 02/10 03/10 04/10 05/10 Kirjaston ehdotus tiedotuskäyntien aiheiksi marraskuussa suoekologeille 22.12.09 Kirjaston järjestämä koulutus: aiheina mm. Tuhat, Open access, rinnakkaistallennus Tiedonhallintasuunnitelman työstäminen: Christina Lyyra ja kirjaston edustajat, tapaamiset 22.10. ja 30.10. Tutkimusdatan vuokaaviot, Laihon loka-joulukuu, Yrjö Engeström, tiedonhallintasuunnitelma Anne Laitinen ja tutkimusryhmän edustajat tammikuussa Viikin tiedekirjasto selvittää osana Tuhat-järjestelmää : esimerkiksi linkitykset Tuhat-järjestelmästä www-sivuille lehdet SciFinder yhteyden katkeamisaika selvitetään vastuuhlö Päivi Helminen Kirjaston käynti suoekologian laitoksella, tietoisku rinnakkaisjul kaisemisesta Raija Laihon tutkimussuunnitelma kirjastolle tapaaminen joulukuussa. CSC roolin selvittäminen / tutkimusryhmät, kirjasto FeedNavigator käyttöön, tietoiskuja Lehtilista tutkimusryhmältä Rinnakkaistallennusvaatimus, kirjaston selvitys edistämisestä: -Sherpa tarkistukset, - oman käsikirjoituksen tallennus ja skannaus Tiedonhallintasuunnitelman tilannekatsaus Kirjasto selvittää Linkitykset Julkista suoraan www-sivulle Feed Navigator - suoekologit lähettävät keskeiset FeedNavigator tietoisku 3.11.09 klo 14 Mika Hirvonen FeedNavigator tietoisku Suoekologien yhdyshenkilö Tuhatasioissa Raija Laiho Räätälöity tiedonhankinnan koulutus tutkimusryhmälle, 12.1.2010 klo 14 Kirjaston vastuuhenkilö Maija Halminen 11
Viikin kampuskirjaston toimintojen organisointi 2010- Tietoaineistojen käyttöpalvelut Tiedonhallintapalvelut Asiakaspalvelu; neuvojat, lainaajat, kaukopalvelu, logistiikka, posti, etävarastohaut Kokoelmien ylläpito ja kehittäminen; saapumisvalvonta takautuva luettelointi, valinta, hyllytys Koulutus ja viestintä/ markkinointi : Yhteyshenkilöt keskitettyihin palveluihin: Tutkimuksen tukipalvelut; TUHAT, tiedonhallintasuunnitelma ja tutkimusdata, tutkimusryhmän näkyvyys, uutuusseuranta, avoin julkaiseminen, digitointi, JULKI Tietoaineistojen kuvailu ja sanastopalvelut; sisällönkuvailu, sanasto/ Ontologia, eviikki, ARTO-luettelointi, FAO, Agris Hallinto Luettelointi, koulutus, viestintä, valinta, kokoelmat, verkkopalvelut, --- TUHAT, asiakaspalvelut, logistiikka Pienryhmätoiminta tutkimuksen tukipalveluissa Ryhmittely palveluittain TUHAT Tutkimusryhmän näkyvyys Tiedonhallintasuunnitelma ja tutkimusdata Koulutus, neuvonta, kaukopalvelu, uutuusseuranta 12
Miten muualla voi soveltaa Solmu-työskentelyä 1. Kirjasto ottaa yhteyttä tutkimusryhmään 2. Tapaaminen 3. Miten saadaan selville, mitä tutkimusryhmät haluavat: Alustava tarjotin, mitä on tarjolla; kysytään mitä näistä halutaan 4. Kuuntelu, vuoropuhelu 5. Täsmennetty tarjous, jonka pohjalta sovitaan konkreettiset toimintatavat ryhmän kanssa 6. Toimintatavat osaksi omia pysyviä toimintamalleja resurssien puitteissa Helpompi aloittaa tuttujen toimijoiden kanssa Molemminpuolinen oppimisprosessi 13