Rotaryn tietojärjestelmät

Rotaryn tietojärjestelmät klubi- ja piirihallinnon tukena Markku Kalliomäki Suomen Rotary 2012 1

Tietovirtoja piireissä klubeissa Kirjeet, laskut, raportit RI SR Klubipressa / kuvernööri Sihteeri Jäsenistö Rahastonhoitaja Suomen Rotary 2012 2

Miten hallitset piirisi tietovirtoja? Näinkö.. vai näin? Suomen Rotary 2012 3

Tietotekniikka ja sähköinen viestintä Sähköposti Klubien tavoitettavuus sähköpostin välityksellä. - Aktiivinen s-postin käyttö sisäisessä viestinnässä. - RI:n tiedotteet, kuvernöörin kuukausikirjeet, Rotarytoimiston tiedotteet jne. kulkevat suurelta osin sähköpostin välityksellä. Klubien ja piirien nettisivut Tarkoitettu jäsenille, vieraileville ja ulkopuolisille. (viikko-ohjelmat, projektit, yhteystiedot..) Palvelevat myös Rotaryn tunnetuksi tekemistä. Tällä hetkellä yli 90 % Suomen klubeista on omat nettisivustot Suomen Rotary 2012 4

Tehokas viestintä Aktiivinen viestintä ja tiedottaminen on yksi tehokkaan ja tuloksellisen toiminnan kulmakiviä! Tiedon perillemeno / noteeraaminen perustuu toistoon ja useiden kanavien käyttöön sähköposti, nettisivut, kirjeposti, tekstarit, henkilökohtainen yhteydenotto Tilaisuuksien markkinointi 1. Ennakkoilmoitus (kalenterivaraus heti, kun ajankohta ja paikka tiedossa 2. Varsinainen tiedote (ohjelma, ilmoittautumiset) 3. Viimetippamuistutus Suomen Rotary 2012 5

Piirin hyviä viestintäkäytäntöjä Kuvernööri klubit Kuvernöörin kuukausikirjeet liitteineen sähköpostilla tai mieluummin piirin nettisivuille, jolloin s-postilla klubeille lyhyt ilmoitus, että kuvernöörin xx kuukauden kuukausikirje on julkaistu ja löytyy piirin nettisivuilta osoitteesta www.piirixxxx.fi PETS / piirineuvottelu ja piirikokous (kirjepostina) + piirin nettisivuille + kuvernöörin kuukausikirjeessä + henk.kohtainen puhelinsoitto tarvittaessa. Piirin seminaarit ja koulutustilaisuudet sähköpostilla + piirin nettisivuille + kuvernöörin kuukausikirjeeseen Pikaviestintä sähköpostilla tai matkapuhelimella tekstarina Suomen Rotary 2012 6

RI:n nettisivut www.rotary.org RI:n nettisivut www.rotary.org Sisäänmeno kaikille RI:n verkkopalveluille. Valtava rotarytietouden lähde. Paikoitellen amerikkalaisen kulttuurin leima, suodata kansallisella suodattimella. Suomen Rotary 2012 7

RI / Rotary Member Access (MAP) Klubeilla (presidentti ja sihteeri, rahastonhoitaja, TRF-asiamies) ja kuvernööreillä on mahdollisuus liittyä RI:n klubi- ja jäsentietojen hallintajärjestelmään. Kuvernöörillä on vain oman piirinsä tietojen lukuoikeus. Järjestelmän suomen- ja ruotsinkieliset kieliset rekisteröitymis- ja käyttöohjeet löytyvät SR:n nettisivuilta. Suomen Rotary 2012 8

RI Member Access- toimintoja Rotaryklubit (presidentti, sihteeri, rahastonhoitaja, TRFasiamies) Rotary Official Directory-hakemiston selailu Rotarysäätiölahjoitusten tilanneseuranta Suomen ja muiden Pohjoismaiden osalta jäsentiedot ja virkailijatiedot päivitetään VAIN kansalliseen jäsentietojärjestelmään, josta tiedot kulkevat automaattisesti RI:n järjestelmään Kuvernöörin toiminnot Selailu- ja tulostusoikeudet piirinsä klubien ja jäsenten tietoihin. Paljon erilaisia lomakkeita ja tilastoja DGE:llä ja TRF-puheenjohtajalla hieman rajoitetummat valtuudet. Suomen Rotary 2012 9

Member Access päävalikko Suomen Rotary 2012 10

Suomen Rotaryn tietotekniikkapalvelut Suomen Rotaryn nettisivut www.rotary.fi Julkinen osa Sisäiset jäsensivut (tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana) Nuorisovaihdon nettisivut www.ryefinland.com Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä (Online matrikkeli) Nettikokousalusta (Adobe Connect Pro) Suomen Rotary 2012 11

Suomen Rotaryn nettisivut uudistettiin 2010-2011 www.rotary.fi Suomen Rotary 2012 12

Suomen Rotaryn sisäiset suojatut jäsensivut Suomen Rotaryn sisäisiltä jäsensivuilta löytyy runsaasti aineistoa sekä klubi- että piirihallinnon tueksi : Suomen Rotaryn tiedotteita, ohjeita ja lomakkeita Rotary Internationalin suomennettuja ohjeistoja ja oppaita Suomen Rotaryn tuottamat koulutusaineistot RI:n ja SR:n tietojärjestelmiin liittyvät kuvaukset ja ohjeet Suuri osa aineistosta on myös ruotsiksi Klubeissa ei kovin hyvin tunneta näitä sivuja SR:n toimikunnat vastaavat sivustojen aineistojen ajantasaisuudesta Suomen Rotary 2012 13

SR:n suojatut jäsensivut Suomen Rotary 2012 14

Suomen Rotary 2012 15

SR:n hallinnon suojatut sivut / 1. Suojatut jäsensivut SR:n hallinto suojattu Suomen Rotary 2012 17

SR:n hallinnon suojatut sivut / 2. Suomen Rotary 2012 18

SR:n hallinnon suojatut sivut / 3. Suomen Rotary 2012 19

www.ryefinland.com Suomen Rotary 2012 20

SR:n jäsentietojärjestelmä RI Member Access Klubit / tietojen päivitys Järjestelmän hallinta / Rotarytoimisto On-line matrikkeli Tietoja omalle koneelle JÄSENTEDOT Matrikkelit kirjapainosta Suomen Rotary 2012 21

FIMDA Finlands Multidistrict Access Kansallisen jäsentietojäjestelmämme ja RI:n Member Accessin integrointi Suomen Rotary 2012 22

Integrointi RI:n Member Accessiin Pohjoismaiden yhteishanke RI Member Acess Kansallinen järjestelmä Pohjoismaiden HUB Ruotsissa Suomen Rotary 2012 23

SR:n ja RI:n tietojärjestelmien yhdistäminen Entinen tilanne Suomen Rotary 2012 25

SR:n ja RI:n tietojärjestelmien yhteydet Uusi prosessi tammikuusta 2012 lähtien Päivitetään VAIN Suomen järjestelmään! Suomen Rotary 2012 26

SR:n jäsentietojärjestelmä Internetin kautta nettiselaimella käytettävä keskitettyyn verkkotietokantaan perustuva ajantasajärjestelmä SISÄÄN: - klubi- ja jäsentietojen päivittäminen - klubivirkailijatietojen päivittäminen - kuukausittaisten läsnäoloilmoitusten raportointi ULOS: - lukuisia raportteja ja tilastoja klubin ja piirin toiminnan tueksi - online-hakutoiminnot - tietojen alaslataukset omalle koneelle - vuosittaisen matrikkelikirjan perusta Em. toimintojen käytettävyydet on määritelty eri käyttöoikeus-tasoille (jäsen, klubi, piiri,sr). Yksityiskohtainen järjestelmäkuvaus ja käyttöohjeet löytyvät SR:n kotisivuilta Suomen Rotary 2012 27

Kuvernöörien käyttöoikeudet SR:n jäsentietojärjestelmään än Kuvernöörin käyttöoikeuksilla voi vain selailla, tulostaa ja ladata alas oman piirinsä klubien ja jäsenten tietoja sekä erilaisia piirikohtaisia tilastoja. Suositus: DG antaa kuvernöörioikeutensa myös tuleville kuvernööreille sekä harkintansa mukaan myös apulaiskuvernööreille ja muille piirin keskeisille toimihenkilöille. Suomen Rotary 2012 28

SR:n jäsentietojärjestelmä Suomen Rotary 2012 29

SR:n jäsentietojärjestelmän raportteja Suomen Rotary 2012 30

Piirien ja klubien omat nettisivut Suomen Rotary 2012 31

Yksi esimerkki klubin nettisivuista Piirien ja klubien omat nettisivut Suomen Rotary 2012 32

Kuvernöörin kuukausikirjeet netissä Esimerkki erään piirin kuvernöörin kuukausikirjeistä Suomen Rotary 2012 33

Verkkokokoukset Uusia mahdollisuuksia verkossa Nykyisin on mahdollista pitää kokouksia myös verkkokokouksina Varsinaisia verkkoklubeja voidaan perustaa kaksi / piiri. Suomessa tällä hetkellä vain yksi verkkoklubi SR on pitänyt toimikuntiensa kokouksista osan nettikokouksina Sosiaalinen media Muutamilla piireillä ja useilla klubeilla on nettisivuihin liitetty oma sosiaalinen nettimedia. esim. Facebook Blogi (esim. Google Blogger) jne Suomen Rotary 2012 34

Uusia mahdollisuuksia sosiaaliset verkostot Suomen Rotary 2012 35

Uusia mahdollisuuksia sosiaaliset verkostot Rotaryn sosiaaliset verkostot netissä Suomen Rotary 2012 36

Kotitoimisto Rotary International Kuvernööri Suomen Rotary 2012 37