TODENNETUN OSAAMISEN REKISTERI Projektisuunnitelma

Opetushallitus PROJEKTISUUNNITELMA 1(17) TODENNETUN OSAAMISEN REKISTERI Projektisuunnitelma Versio 0.3 11.09.2015

Opetushallitus PROJEKTISUUNNITELMA 2(17) VERSIOHISTORIA versio pvm kuvaus ylläpidosta tekijä hyväksyjä 0.1 27.07.2015 projektisuunnitelma Päivi Sassi 0.2 03.09.2015 tarkennus Päivi Sassi, Joonas Mäkinen 0.3 11.09.2015 päivitetty projektiryhmän kommenttien perusteella Joonas Mäkinen

Opetushallitus PROJEKTISUUNNITELMA 3(17) SISÄLLYSLUETTELO 1 Projektin tehtävä ja tavoitteet... 4 1.1 Projektin tarkoitus ja tehtävä... 4 1.2 Projektin tuotoksien avulla tavoiteltavat tulokset, hyödyt ja mittarit... 5 1.3 Projektin rajaukset... 5 1.4 Projektin riippuvuudet ja liitännäisprojektit... 6 1.5 Onnistumisen edellytykset... 7 2 Projektin organisointi ja hallinto... 10 2.1 Projektin asettaja... 10 2.2 Projektin omistaja... 10 2.3 Projektin ohjausryhmä... 10 2.4 Projektiryhmä... 11 2.5 Projektin työvälineet... 12 3 Projektin vaiheistus ja tuotokset... 13 3.1 Menetelmä ja vaiheistus... 13 3.2 Aikataulu... 14 3.3 Työpajat... 15 3.4 Testaus... 15 3.5 Riskit... 15

Opetushallitus PROJEKTISUUNNITELMA 4(17) 1 Projektin tehtävä ja tavoitteet 1.1 Projektin tarkoitus ja tehtävä Valtiovarainministeriö asetti keväällä 2009 sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelman (SADe-ohjelma). Vuoteen 2015 ulottuvan ohjelman tavoitteena on edistää sähköistä asiointia siten, että kansalaisten ja yritysten sähköinen asiointi on mahdollista. Osana SADe-ohjelmaa toteutettiin oppijan verkkopalvelu hanke, josta vastasivat opetus- ja kulttuuriministeriö ja Opetushallitus. Hankkeen tuloksena toteutettiin mm. opintopolku.fi palvelu, joka sisältää koulutuksen sähköiset hakupalvelut ja koulutustietopalvelut. Lisäksi toteutettiin koulutuksen sähköistä hakeutumista palveleva suoritusrekisteri, joka muodostaa osan todennetun osaamisen rekisteristä. Opetus- ja kulttuuriministeriö on käynnistänyt yhdessä Opetushallituksen kanssa kehittämishankkeen, jonka tehtävänä on suunnitella, toteuttaa ja käyttöönottaa todennetun osaamisen rekisteri, joka muodostaa viranomaisen todentaman osaamisen päätietovarannon. Todennetun osaamisen sisältää tiedon kunkin oppijan todennetusta osaamisesta, yksittäisestä opintosuorituksesta tutkintotasoon asti. Rekisteri tulee sisältämään myös kuvauksia suoritetun tutkinnon keskeisistä sisällöistä ja osaamisvaatimuksista. Todennetun osaamisen rekisterin tietoja voidaan hyödyntää monipuolisesti esimerkiksi opintojen ja osaamisen kehittämistoimien suunnittelussa ja henkilökohtaistamisessa, aikaisemmin hankitun osaamisen tunnustamisessa, työnhaussa, opintojen etenemisen ja koulutuksessa läsnäolon seurannassa, koulutuksen rahoituksen laskennassa, koulutusta koskevien tilastojen laadinnassa ja koulutuksen arvioinnissa. Todennetun osaamisen rekisteri toteutetaan vaiheittain ja ensimmäisessä vaiheessa toteutettiin hakijoiden arvosanatietojen tarjoaminen yhteishakujen tarpeisiin. Ensimmäisessä vaiheessa suoritusrekisteri hyödyttää hakijoita siten, että useimpien hakijoiden ei tarvitse syöttää arvosanatietoja hakulomaketta täyttäessä. Toisessa vaiheessa Todennetun osaamisen rekisteri laajenee kansalliseksi perustietovarannoksi kattaen vaiheittain julkisin varoin järjestetyn ja julkisin varoin tuetun koulutuksen kautta saadut ja todennetut opintosuoritukset. Tällöin se tarjoaa

Opetushallitus PROJEKTISUUNNITELMA 5(17) opintohistoriatiedot yhdestä paikasta sähköisessä muodossa. rekisteri palvelee kansalaisia, koulutuksen järjestäjiä ja muita viranomaisia. Todennetun osaamisen 1.2 Projektin tuotoksien avulla tavoiteltavat tulokset, hyödyt ja mittarit Sähköisenä viranomaistietovarantona todennetun osaamisen rekisteri helpottaa ja sujuvoittaa asiointia ja vähentää eri hallinnonalojen päällekkäistä virkatyötä. Kansalaiset ja viranomaiset saavat tarvitsemansa tiedot luotettavasti yhdestä rekisteristä. Lisäksi suoritustiedot ovat pitkäaikaisesti, turvallisesti ja luotettavasti kansalaisen saatavilla. Todennetun osaamisen rekisteristä voidaan jakaa tietoja luotettavasti niitä toiminnassaan tarvitseville viranomaistoimijoille (esimerkiksi opetuksen ja koulutuksen järjestäjät, kunnat, OKM, OPH, KELA, Eläketurvakeskus, TE-hallinto, Kansallinen arviointivirasto KARVI, VM, Valvira ja Tilastokeskus). Todennetun osaamisen rekisteri vähentää erillisten ja päällekkäisten rekisterien ylläpitotarvetta ja pienentää siten tietojärjestelmien ylläpitokustannuksia. Tiedot todennetun osaamisen rekisteriin kerättään opetuksen ja koulutuksen järjestäjiltä. Tiedonkeruu automatisoitaisiin mahdollisimman pitkälle, jolloin tietojen keräämisestä ja toimittamisesta syntyvää työmäärää voidaan pienentää. Palvelun on tarkoitus olla täydessä laajuudessaan käytettävissä vuonna 2019. Todennetun osaamisen rekisteri toteutetaan osaksi Opintopolku.fi -palvelua, jota ylläpitää opetushallitus. 1.3 Projektin rajaukset Projektissa keskitytään alkuvaiheessa toiminnallisuuksiin, jotka hyödyttävät suurinta osaa käyttäjistä ns. 80%-periaatteella, jossa erikoistapaukset prioirisoidaan myöhemmäksi. opettajarekisterin perustaminen osana todennetun osaamisen rekisteriä ei kuulu projektin tavoitteisiin

Opetushallitus PROJEKTISUUNNITELMA 6(17) opetuksen järjestäjien omien opintohallinnon tietojärjestelmien muutokset eivät kuuluu projektiin pätevyyksiin liittyvä valvonta kuuluu aina sille viranomaiselle, jonka tehtäväksi se on annettu Muiden projektien kuten ehops, eperusteet, Virta, sisälöt ja tavoitteet eivät kuulu projektiin viranomaistoimijoiden ja koultutustoimijoiden toimintaprosessimuutokset eivät kuulu projektiin kattavat vanhojen tutkinto- ja suoritustietojen tuonti ja tietojen konversio toteutetaan jatkokehitysvaiheessa. Projekti kuitenkin tuottaa vaatimukset tietojen konvertointia varten pikäaikaisarkistointiratkaisu luodaan jatkokehitysvaiheessa. Ratkaisun vaatimukset otetaan kuitenkin huomioon projektin aikana 1.4 Projektin riippuvuudet ja liitännäisprojektit Seuraavassa taulukossa kuvataan tämän projektin toteuttamisen riippuvuudet muista kuin projektiin sisältyvistä projekteista, kehityksestä, kehittämisestä tai päätöksistä. Projektiin sisältyvien projektien riippuvuudet ja liitännäisprojektit kuvataan kunkin projektin projektisuunnitelmassa. Nimi eperusteet Opetussuunnitelmien ja tutkintojen perusteiden rakenteistaminen ja sähköistäminen Vastuu organis aatio OPH Kuvaus Projektissa toteutetaan yleissivistävän koulutuksen opetussuunnitelmien perusteiden sekä ammatillisen koulutuksen tutkintojen ja koulutusten perusteiden rakenteistamisen ja sähköistämisen perustetietokanta. Perusteiden lisäksi lukion ja ammatillisen paikallisilla opstyökaluilla on mahdolliset liittymät TOR:iin Vaikutus projektiin eperusteiden sähköisestä perustetietokannasta saadaan tutkintorakenteen tiedot, tutkinnon osien ja osaamisalojen koodit sekä muodostumissäännöt oppijan suorituksiin liittyen.

Opetushallitus PROJEKTISUUNNITELMA 7(17) VIRTA OKM Projektissa tuotetaan korkeakouluille tietovarasto sekä tiedonsiirtojen rajapinnat. Lisäksi sovittava yhteistyöstä koskien tutkintorakenteen tietojen sähköistämiseksi Lainsäädäntömuutokset OKM Lainsäädäntötyöryhmä selvittää, mitä lakimuutoksia oppijan palvelukokonaisuus edellyttää. OKM sanastotyö OKM OKM vastaan opetustoimen sanastotyöstä. Opintopolku.fi OPH TOR hyödyntää jo tehtyjä Oppijan palveluita (esim. organisaatiotietopalvelu, koodistopalvelu) sekä hakemisen ja valintojen yhteydessä muodostuvia tietoja niin pitkälle kuin mahdollista. Ylioppilastutkintorekisteri YTR Kokonaisarkkitehtuuri ja päätietovarantomalli Ylioppila stutkintolautakunt a OKM- OPH Rekisterissä säilytetään tiedot ylioppilastutkinnoista. Lisäksi YTL:llä alkamassa eylioppilastutkinto-projekti. Hallituksen esitys YTR:n liittyvän lakimuutoksen mahdollinen muutos ja vaikutus on tarkennettava. Osana opetustoimialan kokonaisarkkitehtuuria ja tietoejn yhteentoimivuutta sekä lainsäädäntötyötä on ratkaistava uuden Todennetun osaamisen rekisterin rooli ja käyttö suhteessa olemassa oleviin OKM:n rahoittamiin rekistereihin: Virta ja YTR. Sovittava miten korkeakoulujen tiedot ovat TOR:n käytettävissä. Lainsäädäntötyö on edellytys TOR:n toteutukselle ja käyttöönotolle Aikataulu ja käsiteriippuvuus sekä yhteinen kieli tutkinnoista ja koulutussektoreista riippumatta. Tarkennetetaan tarpeet osana työskentelyä. Tarkennetetaan tarpeet osana työskentelyä. Päätietovaranto-malli vaikuttaa tiedon omistajuuteen ja asettaa tiedon luotettavuudelle ja ylläpidolle vaatimuksia. Rekisterien keskinäinen suhde vaikuttaa lainsäädäntötyöhön ja mahdollisiin resursointeihin hallinnonalalla. 1.5 Onnistumisen edellytykset

Opetushallitus PROJEKTISUUNNITELMA 8(17) Onnistumisen edellytys on sellainen tapahtuma, olosuhde, jonkun ominaisuus tai muu ehdollinen tapahtuma, joka merkittävästi vaikuttaa projektin onnistumiseen ja jonka on toteuduttava. TOR projektin kannalta keskeisimmät onnistumisen edellytykset ovat: projektin omistajan ja rahoittajan sitoutuminen projektiin aikatauluun sekä käytettävissä olevien substanssiosaajien saatavuus Onnistuminen varmistetaan: selkeillä ja ymmärrettävillä ohjaus, hallinta ja seurantakäytännöillä määrittämällä ja kuvaamalla selkeästi roolit ja vastuut resurssoimalla riittävästi projektin ohjaukseen ja hallintaan Seuraavassa taulukossa kuvataan projektin onnistumisen edellytyksiä. Edellytys Kuvaus Toimintaprosessin muutokset Projektin onnistumiselle on oleellista viranomaistoimijoiden ja koulutustoimijoiden toimintaprossessien ja toimintaprosessien muutoksien selkeyttäminen sekä yhdenmukaistaminen. Projektin laajuuden Projektin tavoitteet täytyy olla kuvattuna ja tavoitetilan hallinta muutoksien pitää noudattaa yhteisiä muutosmenetelmiä Rinnakkaishankkeiden Projektin tavoitetilan pitää olla selkeästi sovittuna. Opetuksen ja sekä koulutuksen hallinnonalan ja eri sidosryhmien sidosryhmävaatimusten hankkeidenhallinnan osalta pitää varmistaa, etteivät hallinta rinnakkaishankkeet ole ristiriidassa projektin tavoitteiden kanssa. Tavoitetilan muutokset täytyy sopia muutoshallinnan kautta. Lainsäädäntötyö Projektin aikana käynnistetään ja toteutetaan rekisterin perustamisen ja ylläpidon vaatima lainsäädäntötyö. Opetus- ja kulttuuriministeriön ammatillisen koulutuksen osasto vastaa todennetun osaamisen rekisterin toteuttamiseen liittyvästä lainsäädäntövalmistelusta yhteistyössä Opetushallituksen kanssa. Tietosuoja-asiat Vaatimusmäärittelyissä ja toteutuksessa täytyy huomida tietoihin ja niiden käsittellyyn liittyvät tietosuoja-asiat Määrittelyn onnistuminen Vaatimusten analysointiin, prosessien analysointiin ja

Opetushallitus PROJEKTISUUNNITELMA 9(17) Riittävä henkilöresurssit Riittävä osaaminen Muutoksen hallinta toiminnalliseen määrittelyyn käytetään riittävästi aikaa ja se tehdään riittävän huolella onnistuneen lopputuloksen takaamiseksi. Käytettävissä olevien projekti- ja substanssiosaajien saatavuus on yksi oleellisimmista projektin onnistumisen edellytyksistä. Tarvitaan kattava projekti- ja sisältöosaaminen Muutoksenhallinnan täytyy olla kuvattuna ja sitä täytyy noudattaa

Opetushallitus PROJEKTISUUNNITELMA 10(17) 2 Projektin organisointi ja hallinto 2.1 Projektin asettaja Valtionvarainministeriö on asettanut SADe-ohjalman, jonka osa on Oppijan verkkopalveluthanke. 2.2 Projektin omistaja TOR-projekti on osa OKM:n Oppijan verkkopalvelut-hanketta ja sen toteuttaa Opetushallitus. 2.3 Projektin ohjausryhmä Opetus- ja kulttuuriministeriö asetti (OKM/33/040/2015) todennetun osaamisen rekisterin kehittämiseksi ja toteuttamiseksi ohjausryhmän, jonka tehtävänä on: tehdä projektin etenemistä koskevat linjaukset ja päätökset hyväksyä projektisuunnitelma seurata projektin aikataulua ja kustannuksia sekä toteutuksen etenemistä asetettujen tavoitteiden mukaisesti hyväksyä projektin eri vaiheet ja tulokset vastata omalta osaltaan tiedonkulusta eri sidosryhmien välillä varmistaa, että todennetun osaamisen rekisterin käyttöönoton edellyttämät lainsäädäntömuutokset tehdään hankkeen toteuttamisaikataulun mukaisesti Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii johtaja Mika Tammilehto, ammatillisen koulutuksen osasto, OKM ohjausryhmän jäsenet ovat: kehittämispäällikkö Jarkko Moilanen, yleissivistävän koulutuksen ja varhaiskasvatuksen osasto, OKM ylitarkastaja Ilmari Hyvönen, korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osasto, OKM johtaja Raakel Tiihonen, Opetushallitus tietohallintojohtaja Erja Nokkanen, Opetushallitus

Opetushallitus PROJEKTISUUNNITELMA 11(17) opetusneuvos Ritva Sammalkivi, Opetushallitus etuusjohtaja Anne Neimala, Kansaneläkelaitos neuvotteleva virkamies Jari Kallela, Valtiovarainministeriö kehitysjohtaja Kari Rintanen, Työ- ja elinkeinoministeriö tilastopäällikkö Hilkka Kousa, Tilastokeskus kehittämispäällikkö Hanna Rajala, Jyväskylän koulutuskuntayhtymä hallinto- ja kehityspäällikkö Taina Kivioja, Länsirannikon Koulutus Oy Winnova Ohjausryhmän sihteereinä toimivat hankkeen projektipäällikkö Joonas Mäkinen Opetushallituksesta sekä ylitarkastaja Tomi Kytölä opetus- ja kulttuuriministeriöstä. Ohjausryhmän ja projektiryhmän toimikausi on 1.7.2015-31.12.2018. Ohjausryhmän kokoonpanoa voidaan täydentää myöhemmin. Ohjausryhmä kokoontuu päätöksentekopisteissä tai jonkun ohjausryhmän jäsenen pyynnöstä. Ohjausryhmän sihteerit toimivat ohjausryhmän esittelijänä. Ohjausryhmän kokouksista laaditaan kokousmuistio ja/ tai päätöspöytäkirja. Ohjausryhmän sihteerit liittävät nämä dokumentit muuhun projektidokumentaatioon. Ohjausryhmän sihteerit toimittavat ohjausryhmän materiaalin (edistymisraportin, päätösehdotukset ja esityslistan) vähintään viikkoa ennen ohjausryhmän kokousta. 2.4 Projektiryhmä Opetushallitus asetti (OPH/28/041/2015) todennetun osaamisen rekisterin kehittämiseksi ja toteuttamiseksi projektiryhmän, jonka tehtävänä on: valmistella ohjausryhmän materiaalit tuottaa projektisuunnitelma tuoda ohjausryhmän käsittelyyn asiat, jotka edellyttävät periaatteellisia linjauksia seurata projektin aikataulua ja kustannuksia sekä toteutuksen etenemistä asetettujen tavoitteiden mukaisesti seurata toiminnallisuuksien ja osatoiminnallisuuksien edistymistä, tulosten valmiusastetta, tulosten laatua ja siihen vaikuttavia toimenpiteitä hyväksyä projektin iteraatioiden tuotokset

Opetushallitus PROJEKTISUUNNITELMA 12(17) vastata omalta osaltaan tiedonkulusta eri sidosryhmien välillä tukea omalta osaltaan työn toteutusta Projektiryhmän puheenjohtajana toimii tietohallintojohtaja Erja Nokannen, Opetushallitus projektiryhmän jäsenet ovat: ylitarkastaja Tomi Kytölä, ammatillisen koulutuksen osasto, OKM johtaja Antti Mäki, Koulutuksen ja tutkimuksen yhteentoimivuuden palvelut, CSC projektipäällikkö Joonas Mäkinen, Opetushallitus erityisasiantuntija Ulla Angervo, Opetushallitus Projektiryhmän sihteereinä toimii erityisasiantuntija Päivi Sassi Opetushallituksesta. Projektiryhmä voi kuulla asiantuntijoita. Projektiryhmän toimikausi on 1.7.2015 31.12.2018. Projektiryhmän kokoonpanoa voidaan täydentää myöhemmin. 2.5 Projektin työvälineet Projektille on perustettu oma wiki-verkkosivusto, josta dokumentaatio on saatavilla sitä mukaan kun se valmistuu. Wiki-verkkosivuston osoite on: https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/todennetun+osaamisen+rekisteri Todennetun osaamisen rekisteri julkaistaan Euroopan Komission hyväksymällä avoimen lähdekoodin EUPL-Lisenssillä. TOR:n versioitu lähdekoodi löytyy Opetushallituksen käyttämästä avoimesta verkosta olevasta versionhallintajärjestelmä: https://github.com/opetushallitus/tor

Opetushallitus PROJEKTISUUNNITELMA 13(17) 3 Projektin vaiheistus ja tuotokset 3.1 Menetelmä ja vaiheistus Todennetun osaamisen rekisterin ensimmäinen vaihe on toteutettu ja sen tuloksena on muodostunut suoritusrekisteri haku- ja valintaprosessien tarpeisiin. Suoritusrekisteriä ja muita opintopolku.fi-sovelluspalveluja (kuten esimerkiksi organisaatiotietopalvelu, koodistopalvelu, käyttäjähallintapalvelu, tapahtumalokituspalvelu, Oma opintopolku palvelu, eperusteet-palvelu) hyödynnetään niin paljon kuin mahdollista. Todennetun osaamisen rekisterin toisen vaiheen määrittelyyn ja toteutukseen on kilpailutettu ITtoimittaja. TOR-projektin toteutus pilkotaan osiin ja se tehdään ketterillä ohjelmistotuotantomenetelmillä. Mallissa työstetään aina yksi tutkintokokonaisuus kerrallaan noudattaen seuraavaan rakennetta: 1. ohjausryhmä linjaa, mikä tutkintokokonaisuus valitaan seuraavaksi (esim. ammatilliset perustutkinnot, korkeakoulututkinnot) 2. tutkintokokonaisuudesta pidetään työpaja, jonne kootaan sellaiset sidosryhmät joilla on tutkintokokonaisuteen liittyviä tarpeita a. työpajatyöskentelyn perusteella saavutetaan tieto siitä, millaisia tiedollisia tarpeita sidosryhmillä on ja millaisia käyttötapauksia palveluun liittyy b. työpajan tuloksista koostetaan kehitysjono, joka viedään tarvittaessa ohjausryhmälle priorisoitavaksi 3. toteutus käynnistetään priorisoidun kehitysjonon mukaisesti a. kehityksen edetessä määrittelyä tarkennetaan jatkuvasti b. tavoite on tuottaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa kehitysjonolta toimivia testattavia toiminnallisuuksia c. totetuksen tuotokset hyväksytään testaamalla 4. kun tutkintokokonaisuuden osalta on saavutettu riittävä toiminnallinen kokonaisuus, hyväksyy ohjausryhmä

Opetushallitus PROJEKTISUUNNITELMA 14(17) 5. tämän jälkeen otetaan seuraava tutkintokokonaisuus, ja malli alkaa alusta (kohdasta 1) Toteutustasolla tehdään jatkuvasti valmistelevaa työtä liittyen tutkintokokonaisuuksiin, jotta siirtymä tutkintokokonaisuudesta seuraavaan on mahdollisimman sujuva. Lisäksi riittävän aikaisessa vaiheessa tehdyn analyysin perusteella löydetään mahdolliset ongelmakohdat, joihin ohjausryhmällä on riittävästi aikaa reagoida. TOR-ohjausryhmä linjasi ensimäisessä kokouksessa (19.8.2015) ensimmäiseksi vaiheeksi ammatilliset tutkinnot. Kaikkien tutkintokokonaisuuksien osalta tämän hetkinen vaiheistus on kokonaisuudessaan: Ammatilliset tutkinnot o näihin liittyen on jo esitetty tietotarpeita o suorituksista ei ole olemassa keskitettyä rekisteriä Lukion päättötodistus ja ylioppilastutkinto o lukion opintosuorituksiin ei ole olemassa keskitettyä rekisteriä o YTL:llä on keskitetty rekisteri ylioppilastutkintotiedoista* Korkeakoulututkinnot o korkeakoulujen suoritustietoja on kerätty keskitettyyn VIRTA-tietovarantoon* Peruskoulun päättötodistus o suorituksista ei ole olemassa keskitettyä rekisteriä * tavoitetila ja tuleva lainsäädäntötyö määrittelee olemassa olevien tutkintorekisterien suhteet Todennetun osaamisen rekisteriin. 3.2 Aikataulu

Opetushallitus PROJEKTISUUNNITELMA 15(17) 3.3 Työpajat Työpajoissa keskityttään kerralla aina yhteen tutkintokokonaisuuteen, jonka tietoja käyttävät sidosryhmät ovat samallakertaa yhdessä työstämässä omia ja yhteisiä palvelutarpeita. Projektiryhmä kutsuu työpajoihin osallistujat aina kulloisenkin tarpeen mukaisesti. Työpajan lopputuloksena syntyy kattava palvelutarpeet tutkintokokonaisuuksittain, joista muodostuu tutkintokokonaisuuden kehitysjono. Lopullinen kehitysjono priorisoidaan työpajan tulosten perusteella käyttäen ns. 80%-periaatetta. Työpajoissa käytetään ennakkotehtäviä, joissa sidosryhmät tuovat esille tietotarpeet ja kokonaisuuteen liittyvät käyttötapaukset. 3.4 Testaus Testaamiseen sitoteutetaan testausjoukko, joka pystyy testaamaan nopeasti aina kun uusi toiminnallisuus valmistuu. Testausjoukko tuo testaukseen ne käyttötapaukset, jotka ovat oleellisia testattavan toiminnallisuuden kannalta. Testausjoukko antaa palautetta toiminnallisuudesta ja hyväksyy toiminnallisuuden omalta osaltaan. Testaaminen tapahtuu pienemmissä osakokonaisuuksissa (kehitysjonolta valmistuvien toimivien testattavien toiminnallisuuksien testauksena). Lopullisen hyväksymistestauksen suorittaa palvelun toiminnallisuutta käyttävä taho/tahot. 3.5 Riskit Ulkoisia tekijöitä, joista palvelut ovat riippuvaisia, ovat mm. projektin erilaiset osaprojekti sekä ulkoisten sidosryhmien tarjoamat palvelut ja järjestelmät. Yhden osakokonaisuuden toteutus vaati muiden osakokonaisuuksien riittävän pitkälle vietyä valmiusastetta. Palvelujen kriittisyysarviossa palveluja on tarkasteltu seuraavista eri näkökulmista: Kustannus / hyöty

Opetushallitus PROJEKTISUUNNITELMA 16(17) Määritelty palvelulle välitön ja välillinen hyötytavoite sekä kustannusennuste Riippuvuus muista palveluista Määritelty palvelulle, kuinka riippuvainen se on muista sisäisistä ja ulkoisista palveluista. Riippuvuus muille palveluille Määritelty palvelulle, kuinka tärkeä se on muiden sisäisten ja ulkoisten palveluiden toteutumisen kannalta Kriittisyys kokonaisuudessaan Em. tekijät määrittelemällä saatu esille tieto siitä, kuinka kriittinen kyseinen palvelu on kokonaisuudessaan projektin kannalta. Riski Toiminnallisuuksien kuvauksissa ei osata kuvata todellisia vaatimuksia Tekninen määrittely toteutettu huonosti Asiakas ja sidosryhmät eivät osallistu riittävästi määrittelyyn Olemassa olevien koulutus- /tutkintotietorekisteri en suhde TORiin Tode nnäköisy ys* Vak a- vuu s* Syyt P S projektin viivästyminen, puutteellinen järjestelmä toiminnan kannalta P S Järjestelmän elinkaari on lyhyt, kuvauksia joudutaan muokkaamaan P K tavoitekuva jää epäselväksi; päätöksiä järjestelmän sisällöstä ei saada. K S Tiedon omistajuusvastuu, kattaako olemassa oleva rekisteri TORin tarpeet, mahdolliset muutostyöt Koulutustoimijat P S toimintaprosessit ja lainsäädäntötyön muutokset Ryhmien roolit ovat epäselvät osallistujille P P Asioita käsitellään useissa kokouksissa; päätöksiä ei synny Syiden ennaltaehkäisy, suojaustoimenpiteet hyvä tavoitetilan kuvaus, ulkopuolisen osaamisen hankkiminen, katselmoinnit kokonaisarkkitehtuurin sekä standardien ja suositusten käyttö, ulkopuolisen konsultin käyttö, katselmoijat; yhteys Sadehankkeeseen Asiakkaan motivointi ja orientointi projektiin riittävän aikaisin TOR:n tarpeiden kartoitus riittävän ajoissa. Tarvittavien tulevien muutostarpeiden projektisointi. toimijoiden hyvät tavoitetilan selkeyttämiset ja tarpeiden tuottaminen TOR:lle riittävän ajoissa projektisuunnitelmien ja roolien läpikäynti projektin alussa Seurauksiin varautuminen, varmistustoimen piteet lisäajan ja uusien asiantuntijoiden käyttö vaatimusten määrittelyyn dokumenttien muokkaus suositusten mukaiseksi Varataan uusia tilaisuuksia ja työpajoja Projektin aikataulun pidentäminen tai toteutus kokonaan kokonaisuuden ulkopuolella lainsäädäntötyön valmistuminen lisäkoulutus, henkilöiden nimeäminen oikeisiin ryhmiin

Opetushallitus PROJEKTISUUNNITELMA 17(17) Henkilöstön vaihtuminen; resurssien puute Projektin rajaus epäonnistuu tai on epämääräinen Viivästykset tai muutokset laisäädäntötyössä Projektin riippuvuuksia muista projekteista ei osata arvioida oikein K K Projektityö ei etene, projekti viivästyy K S Määrittelyissä syntyy eturistiriitoja ja palvelusta halutaan ns. toiveiden tynnyri P K OKM ei saa valmisteltua lainsäädäntömuutoksi a tarvittavassa aikataulussa K S Muissa projekteissa syntyvät palvelut tarvitsevat TOR:n tietoja aikaisemmin kuin TOR on valmistunut *) P = pieni, K = kohtuullinen, S = suuri/huomattava riittävät resurssit, konsulttien käyttö Rajataan projekti selkeisiin osa-alueisiin ja hyväksytetään rajaus ohjausryhmän ja toimijoiden kesken Esiselvitysvaiheessa tarjottava riittävästi tietoa vaikutuksista ja vaatimuksista OKM:lle Selvitetään muiden projektien tarpeet TOR:n osalta ja sovitetaan aikataulut yhteen resurssien hankinta Neuvotellaan lisäresursseista ja projektin uudelleen rajauksesta Toteutetaan rekisterin käyttöönotto ajantasaisen lain puitteissa Varaudutaan käyttämään vanhoja tietovarastoja kunnes TOR on valmistunut?