PÖYTÄKIRJA 3/2016 1 Tarkastuslautakunta 31.03.2016 AIKA 31.03.2016 klo 12:30-17:00 PAIKKA Kaupungintalo Monkola, Mylly OSALLISTUJAT LÄSNÄ Packalen Paul pj Parnetti Alfonso jäsen Peippo Jukka varapj Sorvari Vuokko jäsen Jaskari Minna jäsen Långström Ulla pöytäkirjanpitäjä MUUT LÄSNÄOLIJAT Lindström-Koli Tove tilintarkastaja tilintarkastuksen väliraportti Partanen Henri talousjohtaja Talouskatsaus KÄSITELLYT ASIAT :t 16-22 ALLEKIRJOITUKSET Paul Packalén Puheenjohtaja Ulla Långström Pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Lohja 21.4.2016 Vuokko Sorvari Pöytäkirjantarkastaja PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Lohja, Kaupungintalo Monkola 3 krs b-siipi 22.4.2016
PÖYTÄKIRJA 3/2016 2 Tarkastuslautakunta 31.03.2016 KÄSITELLYT ASIAT Sivu 16 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 17 Pöytäkirjan tarkastajat 4 18 Talouskatsaus 5 19 Tilintarkastuksen II väliraportti 6 20 Tutustuminen tuotantokeittiö Köökkiin 7 21 Arviointikertomus tilivuodelta 2015 8 22 Seuraava kokous 9
PÖYTÄKIRJA 3/2016 3 Tarkastuslautakunta 16 31.03.2016 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARKLK 31.03.2016 16 Kokous todetaan laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Puheenjohtaja avasi kokouksen totesi kokouksen laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouksen esityslistan käsittelyjärjestystä muutettiin siten, että talousjohtajan talouskatsaus siirrettiin ennen tilintarkastajan raportointia.
PÖYTÄKIRJA 3/2016 4 Tarkastuslautakunta 17 31.03.2016 Pöytäkirjan tarkastajat TARKLK 31.03.2016 17 Valitaan tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastaja. Tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan tarkastuslautakunnan jäsen Vuokko Sorvari. Kokouksen pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin tarkastuslautakunnan jäsen Vuokko Sorvari.
PÖYTÄKIRJA 3/2016 5 Tarkastuslautakunta 18 31.03.2016 Talouskatsaus TARKLK 31.03.2016 18 Talousjohtaja Henri Partasen talouskatsaus alkuvuoteen 2016. Tarkastuslautakunta merkitsee talouskatsauksen kuulluksi ja käy asiasta nousevaa keskustelua. Tarkastuslautakunta merkitsi talousjohtajan talouskatsauksen tammi-helmikuulta 2016 kuulluksi ja kävi asiasta noussutta keskustelua. Talousjohtajan mukaan toimintakulut näyttävät ylittyvän joka kuukausi n. 100 000 euroa. Tarkastuslautakunta esittää, että talousjohtaja kutsutaan jokaiseen valtuustoinfoon pitämään talouskatsaus. Talousjohtaja poistui kokouksesta asian käsittelyn jälkeen.
PÖYTÄKIRJA 3/2016 6 Tarkastuslautakunta 19 31.03.2016 Tilintarkastuksen II väliraportti TARKLK 31.03.2016 19 Kaupungin vastuullinen tilintarkastaja Tove Lindström-Koli raportoi ko koukses sa tarkastuslautakunnan kanssa sovitun raportointiaikataulun mu kaises ti kevätkaudella 2016 tekemistään tarkastuksista ja niissä tehdyistä havain nois ta ja suosituksista. Ensimmäinen väliraportti tilikaudella 2015 tehdys tä tarkastuksesta annettiin tarkastuslautakunnan kokouksessa 10.12.2015. Kirjallinen väliraportti II jaetaan tarkastuslautakunnan ko koukses sa tiedoksi. Tarkastuslautakunta merkitsee tilintarkastajan suullisen raportin kuulluksi, tarkastuslautakunnan jäsenille annetun raportin (ei julkisuuteen) tiedoksi ja käy asiasta nousevaa keskustelua. Tarkastuslautakunta merkitsi tilintarkastajan suullisen raportin kuulluksi, tarkastuslautakunnan jäsenille annetun raportin (ei julkisuuteen) tiedoksi ja kävi asiasta noussutta keskustelua.
PÖYTÄKIRJA 3/2016 7 Tarkastuslautakunta 20 31.03.2016 Tutustuminen tuotantokeittiö Köökkiin TARKLK 31.03.2016 20 Tarkastuslautakunta käy tutustumassa Lohjan kaupungin tuotantokeittiö Köökkiin. Aikataulun mukaan paikalla pitäisi olla n. kello 14.00. Merkitään tutustumiskäynti tuotantokeittö Köökkiin tehdyksi. Tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja Tove Lindström-Koli kävivät tutustumassa tuotantokeittiö Köökkiin. Köökissä tarkastuslautakunnalle pidettiin esitys tuotantokeittiön toiminnasta ja opastettu kierros sen tiloissa. Tarkastuslautakunta totesi tuotantokeittiön olevan vaikuttava ja toimiva kokonaisuus. Tilintarkastaja Tove Lindström-Koli poistui tutustumiskäynnin jälkeen
PÖYTÄKIRJA 3/2016 8 Tarkastuslautakunta 12 25.02.2016 Tarkastuslautakunta 21 31.03.2016 Arviointikertomus tilivuodelta 2015 TARKLK 25.02.2016 12 Tarkastuslautakunnan sihteeri on valmistellut tilikaudella 2015 tehtyjen arviointihaastattelujen pohjalta ensimmäisen luonnoksen vuoden 2015 arviointikertomukseksi. Tilinpäätös ei ole vielä valmis, joten taloudelliset tunnusluvut täydennetään seuraavaan luonnokseen 31.3.2016 kokoukseen. Arviointiluonnos ei ole julkinen asiakirja ja se lähetetään tarkastuslautakunnan jäsenille 23.2.2015 sähköpostitse. Tarkastuslautakunta käsittelee ensimmäistä arviointikertomusluonnosta ja päättää kertomuksen jatkovalmistelusta. Tarkastuslautakunta valmisteli arviointikertomuksen ensimmäistä luonnosta. Arviointikertomuksen valmistelua jatketaan seuraavassa kokouksessa 31.3.2016. TARKLK 31.03.2016 21 Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen käsittelyä siitä, mihin edellisessä kokouksessa 25.2.2016 jäätiin. Sen jälkeen arviointikertomukseen on päivitetty lautakuntien taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden saavuttamisen arviointeja, vertailukunnilta saatuja tunnuslukuja sekä konsernin osalta taloudellisia lukuja. Päivitetty arviointikertomus lähetetään sähköpostitse tarkastuslautakunnan jäsenille ja lisätään portaaliin viikon 12 aikana. Tarkastuslautakunta käsittelee arviontikertomusluonnosta II ja päättää kertomuksen jatkamisesta huhtikuun kokousta varten. Tarkastuslautakunta käsitteli arviointikertomusluonnosta ja päätti jatkaa kertomuksen valmistelua 21.4.2016 kokouksessa.
PÖYTÄKIRJA 3/2016 9 Tarkastuslautakunta 22 31.03.2016 Seuraava kokous TARKLK 31.03.2016 22 Tarkastuslautakunnan seuraava kokous on 21.4.2016. Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään 21.4.2016 kello 12.30 alkaen. listalla talousjohtajan tilinpäätöskatsaus sekä arviointikertomuksen käsittelyn jatkaminen. Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään 21.4.2016. Asialistalla talousjohtajan vuoden 2015 tilinpäätös katsaus ja arviointikertomuksen valmistelu. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17.00