KOTIHOIDON OPERATIIVINEN TYÖNOHJAUKSEN SUUNNITTELU 2014 Antti Korkka, ohjelmajohtaja MW-Kehitys Oy Seppälän puistotie 15, PL 69, 35801 Mänttä www.mw-kehitys.com etunimi.sukunimi@mw-kehitys.com
Hankkeen lähtökohdat Hanketoteutus oli osa Pirkanmaan liiton hallinnoimaa ja koordinoimaa Kuntakehityshanketta Kunnissa tapahtuvien palvelumuutosten ja kehittämisen tueksi etsittiin innovatiivisia pilotteja väestön ikääntyminen ja palvelutarpeen kasvu samanaikainen tehokkuuden ja säästämisen vaatimus työnohjauksen ja seurannan helpottaminen Alueellisen pilottihankkeen rahoittivat Pirkanmaan liitto, Mänttä-Vilppula ja Virrat 2
Hankkeen lähtökohdat Hankkeessa keskityttiin löytämään ratkaisumalli kotihoidon palveluiden ja niihin liittyvien kuljetusten järjestämiseen ja hallinnointiin uusilla sote-alueilla kotihoidon operatiivisen työn suunnittelun ja työnohjauksen tehostamiseen Ylä-Pirkanmaan pilottialueella 2013 alkaen kaksi eri tapaa sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottamiseen Virroilla ja Ruovedellä yhteistoiminta-alue (isäntäkuntamalli) Mänttä-Vilppulassa Mäntänvuoren Terveys Oy (yhteiskunnallinen yritys) Palvelutuottamisen onnistunut suunnittelu ja optimointi mahdollistaa taloudellisesti kestävän tavan tuottaa palvelut halutun palvelulupauksen mukaisesti 3
Pilottityön tavoite Ydinajatuksena hyödyntää kunnissa jo olevaa paikkatietoosaamista ja järjestelmien mahdollistamia työkaluja mahdollisimman tehokkaasti ilman suurempaa räätälöintiä ArcGIS Onlinen ja Route Planner ohjelmiston hyödyntäminen 4
Hankkeen suunnittelun kuvaus Hankkeen projektivastuu MW-Kehityksellä Projektin kuntakohtaisen suunnittelun ja mallintamisen tueksi kilpailutettiin paikkatieto-asiantuntijaksi paikkatietoinsinööri Virtain kaupungilta Paikkatietoasintuntijan tehtävänä oli suunnitella ja kuvata ratkaisumalli, jonka pohjalta pilotti toteutettaisiin Ratkaisutoteutus kilpailutettiin (Esri) Työ toteutettiin yhteistyössä molempien pilottialueiden kotihoidon suunnittelijoina ja esimiehinä toimivien henkilöden sekä tietohallinon asiantuntijoiden kanssa 5
Hankkeen suunnittelun kuvaus Suunnittelussa otettiin huomioon se, että molemmilla pilottialueilla oli käytössään eri asiakashallintaohjelmistot Ratkaisumallia suunnitellessa toiminnallisuudet rakennettiin siten, että järjestelmäratkaisu on riippumaton käytössä olevasta asiakashallintaohjelmistosta Mahdolliset asiakashallintajärjestelmiin liittyvät integroinnit toteutetaan myöhemmin (esim. asiakastiedon/potilastiedon siirto) 6
Kotihoidon operatiivisen työn prosessikuvaus Suunnittelu perustuu viikkosuunnitteluun ja työnojaus toteutetaan suunnitelmassa olevan päiväohjelman mukaisesti Viikko-ohjelma päivittyy kerran vuorokaudessa ja palveltavien kotihoidon asiakkaiden määrä muuttuu viikoittain Operatiivisen työn suunnittelun ja ohjauksen avuksi suunniteltiin ratkaisu, jonka lähtökohtana oli asiakastietojärjestelmästä tuodut asiakastiedot hoitajaresurssit viikko-ohjelmamalli 7
Kotihoidon operatiivisen työn prosessikuvaus Tarpeet liittyivät matkalaskujen valvontaan ja hallintaan, työajan seurantaan, asiakkaalla käytetyn ajan mittaamiseen, parempaan työnohjaukseen sekä liikkumisen optimointiin Näiden tarpeiden osalta kiteytyi 4 pääteemaa: Tilannekuvan luominen viikko-ohjelmasta ja yksittäisestä päiväohjelmasta (Tilannekuvassa näkyvät asiakkaat ja hoitoresurssit.) Tehtävien suunnittelu (Järjestelmä määrittää asiakastiedon ja hoitajien resurssien pohjalta optimaalisen reitin päiväohjelman toteuttamiseen. Määrityksessä huomioidaan asiakkaiden yksilöidyt hoitotarpeet ja hoidon aikaikkuna. Hoitajien osalta on tiedossa hoitajien koulutus ja sijainti.) Tehtävien seuranta (Järjestelmän avulla voidaan seurata tehtävien toteutumista reaaliaikaisesti. Hoitajat rekisteröivät asiakaskäynnillä hoidon aloitus- ja päättymisajankohdat.) Matkojen seuranta (Järjestelmä tallentaa jokaisen työtehtävän reitin optimaalisen pituuden. Tallennettua tietoa voidaan käyttää matkalaskujen valvonnassa tai suoraan matkalaskun veloitusperusteena ja raportoinnin pohjana.) 8
Kotihoidon operatiivisen työn prosessikuvaus Asiakastieto Viikko-ohjelma Tehtävien suunnittelu Päiväohjelma työnohjaus Hoitajaresurssi Tilannekuva Seuranta 9
Ratkaisu ja toteutus Esri Finland laati toteutettavasta ratkaisusta arkkitehtuuri- ja järjestelmäkuvauksen Projektin läpiviennissä hyödynnettiin Scrum - ketterä ohjelmistokehitystä ja järjestelmäkokonaisuus rakennettiin tiivillä aikataululla syyskuun 2013 aikana Järjestelmäratkaisu rakennettiin hyödyntämällä mahdollisimman pitkälle Esrin paikkatietojärjestelmässä olevia perustyökaluja ja ohjelmistoja 10
Ratkaisu ja toteutus Ratkaisu pohjautuu ArcGIS Onlinen tarjoamiin palveluihin ja järjestelmä on rakennettu käyttämään ArcGIS Onlinen ylläpitämiä kohdepalveluita sekä ArcGIS Onlinen käyttäjien hallintaan. 11
Toimintaperiaate Hoitajaresurssit ladataan Routeplanner-suunnitteluohjelmistoon ecsv-siirtotiedoston kautta, jonka jälkeen niitä voidaan muokata ja ylläpitää suunnitteluohjelmiston sisällä Lisäksi hoitajien ominaisuuksia ja käytettävyyttä voidaan hallita suunnitteluohjelmiston sisällä Uudet viikko- tai päiväohjelman mukaiset asiakkaat siirretään järjestelmään csv-siirtotiedoston kautta tai yksittäiset asiakkaat suoraan suunnitteluohjelmaan Suunnitteluohjelmisto voi huomioida asiakkaiden osalta hoitotason, joka on määritelty hoitajien ominaisuudeksi Asiakkaiden hoitoon liittyvät tarpeet voidaan huomioida hoitohenkilöstön työnohjauksessa 12
Toimintaperiaate Mallitiedosto excel-siirtotiedostosta (asiakkaat) NIMI OSOITE KÄYNTIPVM ALOITUSAIKA LOPETUSAIKA PALVELUAIKA/MIN HOITOTASO Matti Meikäläinen Kauppatie 1, Mänttä-Vilppula 5.9.2013 11:00 13:00 20 Tukitiimi Suvi Kuikka Kirkkotie 3, Mänttä-Vilppula 5.9.2013 11:15 13:15 30 Tukitiimi Kati Airo Sirkuntie 2, Mänttä-Vilppula 5.9.2013 9:00 11:00 10 Lähihoitaja Mauri Majava Teollisuustie 3,Mänttä-Vilppula 5.9.2013 10:00 12:00 20 Lähihoitaja Kielo Kukka Siepontie 4, Mänttä-Vilppula 5.9.2013 12:00 14:00 30 Tukitiimi Hellevi Kukko Melaskoskentie 2, Mänttä-Vilppula 5.9.2013 11:00 13:00 15 Sairaanhoitaja Mallitiedosto excel-siirtotiedostosta (hoitoresurssi) NIMI LÄHTÖPAIKKA NIMIKE PUHELINNUMERO TIIMI TILA HOITOTASO TYÖALKU TYÖLOPPU Sisar Hento-Valkoinen Keskuskatu 2, Mänttä-Vilppula Sairaanhoitaja 044123456 Keskusta Paikalla Sairaanhoitaja; Lähihoitaja 8:00 16:00 Anja Lähi-apu Keskuskatu 2, Mänttä-Vilppula Lähihoitaja 050123456 Keskusta Paikalla Tukitiimi; Lääke 8:00 16:00 13
Toimintaperiaate Tietojen viennin jälkeen suunnitteluohjelmistolla voidaan optimoida työresurssien käyttö sekä kuljetut reitit asiakaskäyntien osalta Optimoitujen reittien ja hoitajille osoitettujen työtehtävien osalta suunnittelija voi tehdä myös omat haluamansa muutokset Järjestelmä hyödyntää optimoinnissa suunnittelijan asettamia reunaehtoja ja resursseja 14
Toimintaperiaate Reittien suunnittelu ja optimointi 15
Toimintaperiaate Kun päiväohjelma on suunniteltu ja optimoitu halutunlaiseksi, työtehtävät lähetetään ArcGis Online -palveluun toteutettuihin karttapalveluihin hoitajakohtaisesti Tehtävistä voidaan luoda tilannekuva, jota voidaan seurata erillisellä Operational Dashboard tilannekuvasovelluksella tai selainpohjaisella käyttöliittymällä Suunnitellut ja optimoidut reitit tallentuvat samalla historiatietoon hoitajakohtaisesti myöhempää tarkastelua varten 16
Toimintaperiaate Asiakastiedot tallentuvat karttapalveluksi, jotka ovat käytössä kentällä työskenteleville hoitajille mobiilirajapinnan kautta Hoitajat voivat kentällä tallentaa järjestelmään kuuluvalla Collector ohjelmalla asiakkaan luona käyttämänsä työajan tilannekuvaan päivittyy samalla palveluiden toteuttamisen aste Työpäivän päättyessä asiakastiedot tallennetaan myös historiatiedoksi myöhempää tarkastelua varten Historiatiedon avulla voidaan tarkastella asiakkaan luona käytettyä aikaa sekä kulkemiseen liitttyviä matkoja Tietoja voidaan käyttää palvelun kehittämisessä ja esim. matkalaskujen tarkastuksissa 17
Tilannekuva Toimintaperiaate 18
Jatkokehitys Pilottiprojektin aikana tuli esille tarve viedä järjestelmään myös asiakkaan hoitotoimenpiteisiin liittyviä tietoja Huomioitava henkilötietojen käsittelyyn liittyvä lainsäädäntö järjestelmässä tulee pystyä osoittamaan tietojen tallennuspaikka tietojen suojaustapa järjestelmässä Järjestelmäratkaisua voidaan muuttaa siten, että tietojen tallennus hoidetaan omaa paikalliseen tietokantaan paikkatietopalvelimen kautta Ratkaisu voidaan toteuttaa pilottikohteissa olemassa olevan lisenssi puitteissa hyödyntämällä ArcGis Serveriä js SDEtietokantaa 19
Jatkokehitys 20
KIITOS 21