Verkkotietopalvelu Käyttöopas osiot koskien Green Card suoritusten vastaanottajien sekä suorittajien tietojen lisäämistä Seurakäyttäjille Pähkinänkuoressa: 1. Kirjaudu järjestelmään admin.golf.fi seurakohtaisilla tunnuksillasi. 2. Lisää vastaanottaja toimihenkilöksi, jotta voit valita hänet Green Card suorituksen vastaanottajaksi rekisteröinnin yhteydessä. 3. Kirjaa Green Card suorittajan tiedot ohjeen mukaisesti ja huolellisesti (tämän voit tehdä jo ennen Green Card suoritusta esimerkiksi keräämällä tiedot jo alkeiskurssilla). Tietojen lisääminen ei kuitenkaan riitä vaan 4. Vahvista eli hyväksy hänen Green Card suoritus. Vahvistaminen on tehtävä, jotta Green Card suoritus olisi rekisteröity.
6.1. Toimihenkilöt Toimihenkilöt-osiossa pääset tarkastelemaan, lisäämään ja muokkaamaan seuran toimihenkilöiden tietoja. Sivulla on hakupaneeli, jossa voit tehdä vapaita sanahakuja (toimihenkilön numerolla tai nimellä) tai hakea toimihenkilön nimikkeen tai statuksen perusteella. Sivun alareunassa näet hakutulosnäkymässä toimihenkilöiden tiedot, kuten numeron, nimikkeen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen ja statuksen. Sivulla on kaksi painiketta: Lisää toimihenkilö, jota klikkaamalla siirryt lomakkeeseen, jolla lisätään uusi toimihenkilö (Kuva 3), ja Nimikelista, jota klikkaamalla siirryt luetteloon toimihenkilöiden nimikkeistä ja pystyt luomaan uuden nimikkeen (Kuva 4). Kuva 1 Seuran toimihenkilöt Kun haluat muokata toimihenkilön tietoja, klikkaa toimihenkilön numeroa. Tällöin siirryt muokkausnäkymään, jossa voit muuttaa toimihenkilön statusta, nimikettä, osoitetta, puhelinnumeroa, sähköpostiosoitetta ja muita tietoja (Kuva 2).
Kuva 2 Toimihenkilön tietojen muokkaaminen Kuva 3 Uuden toimihenkilön lisääminen Nimikelista-painiketta klikkaamalla siirryt siis Nimikelista-sivulle, jolla on luettelo seuran toimihenkilöiden nimikkeistä (Kuva 4). Sivulla on
hakutulosnäkymä, mutta ei hakupaneelia. Samoin kuin muilla sivuilla, voit lisätä ja muokata nimikkeitä. Kun haluat lisätä uuden nimikkeen, klikkaa Lisää nimike, jolloin siirryt uuteen lomakkeeseen (Kuva 5). Kuva 4 Toimihenkilöiden nimikkeet Uusi nimike sivulla voit syöttää seuraavat tiedot: status, nimike, tärkeys ja kuvaus. Status ja nimike ovat pakollisia tietoja, kun taas tärkeys kertoo järjestelmälle kyseisen nimikkeen tärkeysasteen, jonka perusteella toimihenkilöt voidaan järjestää Kenttäoppaan yhteystiedoissa (Virhe. Viitteen lähdettä ei löytynyt.). Kuva 5 Uuden toimihenkilönimikkeen lisääminen Muokkaussivulla voit muuttaa nimikkeen tietoja tai poistaa nimikkeen klikkaamalla Poista. Jos nimike (nimike A) on käytössä, sitä ei voi poistaa. Sinun on vaihdettava tätä nimikettä käyttävälle henkilölle jokin toinen nimike (nimike B), minkä jälkeen voit poistaa nimikkeen A.
Kuva 6 Toimihenkilön nimikkeen muokkaaminen 6.2. Green card Green card sivulta löydät tietoa Green card rekisteröinneistä ja kokeen läpäisemisestä. Green card sivulla näet aluksi hakupaneelin ja hakutulokset. Hakupaneelissa on vapaa sanahaku (green card id, kokeen rekisteröineen henkilön nimi), Green card status (odottaa, hyväksytty, hylätty, peruttu), sekä alkamis- ja loppumispäivämäärä (rekisteröintipäivä). Hakutulosnäkymässä näytetään green card -numero (järjestelmän antama numero), rekisteröintipäivä, henkilön nimi ja puhelinnumero, green cardin myöntäjä sekä green cardin status (Kuva 7).
Kuva 7 Green card -sivu Kun haluat rekisteröidä uuden green cardin, klikkaa Green card rekisteröinti, jolloin sinut ohjataan rekisteröintisivulle (Kuva 8). Täytä kaikki tarvittavat tiedot ja klikkaa Tallenna. Kun green card on onnistuneesti tallennettu, näet vahvistusviestin: Green card rekisteröinti onnistui!. Klikkaamalla murupolussa green cardia pääset takaisin green card -luetteloon. Luettelossa näkyvä rekisteröintipäivä on se päivä jona rekisteröinti verkkotietojärjestelmään on tehty. Tällaisen green card rekisteröinnin status on Odottaa. Vaihtoehdot-sarakkeessa ovat toiminnot Hyväksy, Hylkää, Peruuta. Valitse oikea vaihtoehto green card kokeen statuksen mukaisesti, eli onko koe hyväksytty, hylätty vai peruutettu. Kun green cardin statukseksi asetetaan Hyväksytty, kokeen suorittajan tiedot tallennetaan järjestelmään pelaajana.
Kuva 8 Uuden green cardin rekisteröinti Kun haluat muokata green card kokeen suorittajan tietoja, klikkaa green cardin numeroa. Sinut ohjataan tällöin muokkausnäkymään (Kuva 9). Tässä näkymässä voit muokata aiemmin syötettyjä tietoja. Huomaa: muutoksia voi tehdä vain siihen saakka, kunnes kokeen suorittajan status on Hyväksytty. Kokeen suorittamisen jälkeen muutokset on tehtävä Golfbox- tai Nexgolfjärjestelmässä.
Kuva 9 Green cardin tietojen muokkaaminen
8. Raportti Tässä osiossa voit luoda green card -raportin. Valitse päivämääräväli täyttämällä alkamis- ja päättymispäivä, valitse haluamasi tiedostoformaatti (esim. PDF, Excel, CSV) ja klikkaa Hae raportti. Kuva 10 Green card raportti Kysymyksiä ja vastauksia Onko suoritustiedot lähetettävä excel-tiedostolla Golfliittoon? -Ei ole. Green Card suorituksia ei enää tule lähettää excel-tiedostoina Golfliittoon vaan rekisteröinti sekä suorittajien että suoritusten vastaanottajien osalta tehdään suoraan verkkotietopalveluun. Excel-taulukoille ei näin ole käyttövaatimusta. Onko Green Card kortissa oleva numero kirjattava järjestelmään? -Ei ole. Green Card numerolla ei ole muuta merkitystä kuin se, että se kertoo mikä on suoritetun Green Cardin järjestysluku Suomessa vuodesta 2011. järjestelmä antaa yksilöidyn ja henkilökohtaisen ID-numeron rekisteröinnin yhteydessä. Tämän numeron voi halutessaan antaa suorittajalle myöhempää suoritustiedon tarkistamista varten, mutta se ei ole pakollista. Kuka voi rekisteröidä Green Card suoritukset? -Seura päättää. On syytä ottaa kuitenkin huomioon, että VTP-tunnuksilla on tällä hetkellä vain yksi tietoturvataso eli Green Card rekisteröinnin lisäksi. Tällöin Green Card suorituksia rekisteröivä pääsee myös muokkaamaan kaikkia muita seurakohtaisia tietoja verkkotietopalvelussa. Jostain syystä tiedossa ei ole jotain pakollisista tiedoista (esim sähköposti, puhelinnumero jne.) -Käyttäkää yksinkertaista muotoa, josta voi nopeasti päätellä, että tätä tietoa ei ole saatavilla. Esim. ei@osoitetta.fi tai puh. 12345 tai postinumero 00000.