1 (6) Pöytäkirja Hämäläis Osakunnan hallituksen kokouksesta 4/2013 Aika: 21.2.2013 klo 18.00 Paikka: HO/Paasikivi Läsnä: Valtteri Aaltonen, kuraattori Olga Penkkilä, toiminnanohjaaja Emilia Aikio, sihteeri Paula Talonen, taloudenhoitaja Lotta Broms Jukka Heliö Samu Vuorinen Jyrki Eriksson Niina Iisakkila Juhani Takkunen Poissa: Claudia Mariottini 1. Avaus Kuraattori avasi kokouksen klo 18.05. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous oli kutsuttu ajoissa koolle ja paikalla oli riittävästi hallituksen jäseniä. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys Työjärjestys hyväksyttiin sellaisenaan (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Sihteeri pyysi tarkennusta kohtiin 10., ja 16. Myös kohtia 11., 15. ja 17. muotoiltiin. Jukka Heliö esitteli pöytäkirjan tarkastelun lopuksi stressittömyyteen kehottavia manaatteja esittelevältä http://calmingmanatee.com/ sivustolta kuvaa, jossa veden alla uiva manaatti totesi rauhoittavasti: I ll go get some wine (liite 2). Kokousväki nauroi kuvalle, mutta viiniä ei kuitenkaan valitettavasti kokouspöytään ilmestynyt.
2 (6) Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin muutoksin. 5. Ilmoitusasiat Sihteeri muistutti ensimmäisten tanhutreenien olevan seuraavana sunnuntaina klo 16 18 Punaisessa Myllyssä. Jyrki Eriksson kertoi alkavansa vetää Osakunnan kolmannen historiikin luomisprojektia yhdessä Vilho Pihkon kanssa. Eriksson kertoi projektiin liittyvistä suunnitelmista ja asiasta keskusteltiin. Hallitus toivoi projektia käsiteltävän myös yleiskokouksessa. Eriksson lupasi prosessin tulevan olemaan mahdollisimman avoin, jotta osakuntalaiset voivat siihen osallistua. Toiminnanohjaaja ilmoitti kesäisäntähaun alkaneen. Kuraattori harmitteli, ettei voi hakea kyseiseen tehtävään liian kiireisen kesänsä vuoksi. 6. Tehdyt edustusvierailut Taloudenhoitaja kertoi edustaneensa Teologian ylioppilaiden tiedekuntaseuran vuosijuhlissa ja vieneensä sinne lahjaksi kuohuviiniä. Sihteeri ilmoitti edustaneensa Lotta Bromsin kanssa Savolaisen Osakunnan vuosijuhlissa ja vieneensä sinne kaksi pulloa kuohuviiniä SavO:n väreissä. Jyrki Eriksson kertoi edustaneensa Liettuassa Korporacija Neo Lithuanian vieraana Liettuan itsenäisyyspäivänjuhlissa. Lahjaksi Eriksson oli vienyt sauvakävelysauvat ja esitellyt millaista on oikeaoppinen sauvakävely. 7. Toiminnanohjaajan asiat Melusta valittanut naapuri oli vastannut kuraattorin viestiin ja kertonut, että meluhaitat johtuvat bassosta. Ylimääräistä äänieristystä ei siis tarvita, koska se ei kuitenkaan eristäisi bassoa. Toiminnanohjaaja totesi naapureiden olevan toivon mukaan yhteistyöhaluisempia tästä eteenpäin. NUHA sitsien päivämäärä on varmistunut ja ne pidetään lauantaina 25.5. Muista osakunnista saadaan avustajia narikkaan ja siivoukseen suunnilleen kaksi henkilöä per osakunta, pienemmistä osakunnista yksi. Virkailijavaihtokaronkan järjestämisessä ilmenneet ongelmat on selvitetty. Toiminnanohjaaja lähettää lähiaikoina sähköpostia karonkkaan ilmoittautumisesta. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja ei ollut saanut Nordean yhteyshenkilöä kiinni. Hän olisi halunnut tiedustella, mitä dokumentteja he haluavat henkivakuutukseen ja Elisan osakkeisiin liittyen. Joka tapauksessa ensi viikolla varojen likvidoinnin pitäisi onnistua.
3 (6) 9. Saapunut posti Nylands Nationilta oli saapunut tervehdyskirje, jossa listattiin heidän osakuntansa hallitus ja kevään tärkeimmät tapahtumat. Åbo Nationilta oli saapunut 370.:een juhlavuoteen liittyvä lehti ja vuosijuhlaviikon ohjelma. Googlelta oli saapunut mainoskirje koskien mahdollista Osakunnan nettimainontaa. Todettiin, ettei kyseinen mainonta ole Osakunnalle tarpeellista. 10. Saapuneet kutsut Sihteeri jakoi hallitukselle kutsut Hämäläisiin pitoihin. Sovittiin, että sihteeri ilmoittaa pitoihin kuraattorin ja kaikki hallituksen jäsenet paitsi Jukka Heliön. Sihteeri pyysi hallituksen jäseniä vihdoin päättämään, ketkä lähtevät Wiipurilaisen Osakunnan vuosijuhliin. Lopulta päätettiin, että toiminnanohjaaja ja Claudia Mariottini lähtevät juhliin edustamaan. Vasa Nation oli lähettänyt kutsun 105. vuosijuhliin 23.2. Ostrobotnialle (liite 3). Sihteeri oli tiedustellut hallituksesta edustajia sähköpostitse, sillä viimeinen ilmoittautumispäivä oli jo 10.2. Koska kukaan ei ollut lähtenyt edustamaan, sihteeri oli lähettänyt osakunnalle onnittelukirjeen postitse. Eläinlääketieteen kandidaattiyhdistykseltä oli saapunut kutsu 67. vuosijuhlaan Agroksenmäen Holvikellariin 23.3 (liite 4). Samana päivänä vietetään hallituksenvaihtokaronkkaa, joten hallituksesta ei saatu edustajia juhliin. Sihteeri laittaa kutsun virkailijoiden tiedotuslistalle Lunds Nation oli lähettänyt kutsun Finnfesten juhliin 16.3 (liite 5). Päätettiin lähettää Jukka Heliö edustamaan juhliin. Päätettiin, että hallituksen edustusmomentista kustannetaan 38 euroa matkakuluista ja illalliskortti, jos Lunds Nation pyytää siitä maksua. Teknologföreningen oli lähettänyt kutsun 141. vuosijuhlaansa 23.3 (liite 6). Myöskään tänne ei hallituksesta saatu lähtijöitä, joten sihteeri laittaa kutsun virkailijoiden tiedotuslistalle. Keskisuomalainen Osakunta oli lähettänyt kutsun 82. vuosijuhlaansa 9.3 (liite 7). Alustavasti Lotta Broms, taloudenhoitaja ja kuraattori ilmaisivat kiinnostuksensa lähteä edustamaan. Åbo Nationilta oli saapunut kutsu 370. vuosijuhlaansa 16.3 (liite 8). Samana päivänä vietetään Hämäläisiä pitoja, joten edustajia ei hallituksesta löytynyt. Sihteeri laittaa kutsun virkailijoiden tiedotuslistalle. Nylands Nationilta oli saapunut kutsu 370. vuosijuhlaansa 13.4. Koska viimeinen ilmoittautumispäivä on vasta 1.4., päätettiin siirtää kutsun käsittely seuraavaan kokoukseen. Espoon modernin taiteen museosta EMMA:sta oli saapunut kutsu kahden taidenäyttelyn avajaisiin 5.3 (liite 9). Samu Vuorinen ja toiminnanohjaaja ilmaisivat kiinnostuksensa lähteä avajaisiin.
4 (6) 11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset Koulutusvaliokunta, Koirakerho, Luontokerho ja HOT: Claudia Mariottini ei ollut paikalla, mutta hän oli lähettänyt sähköpostilla seuraavia kuulumisia: Koulutusvaliokunnan kevätkokouksessa 8.2. hyväksyttiin toimintakertomus ja toimintasuunnitelma. Vielä ei ole kevään koulutuksesta varmuutta, mutta jos mitään hyvää ja edullista koulutusta ei löydy, niin valiokunta mieluummin säästää ne rahat ja järjestää vaikka excun, esimerkiksi Heurekaan. Luontokerho järjesti tutustumiskäynnin Kaisaniemen kasvitieteelliseen puutarhaan 7.2. ja ekskursion Korkeasaaren jääveistosfestivaaleille 10.2. Kevätkokouksessa 30.1. hyväksyttiin toimintakertomus ja toimintasuunnitelma. Koirakerhon kevätkokouksessa 5.2. hyväksyttiin toimintakertomus ja toimintasuunnitelma. Vuoden aikana on tiedossa mm. agilitya, yhteiselenkkejä, leikkimielinen koiranäyttely ja excu Voittaja Näyttely 2013 tapahtumaan. Yleisvaliokunta, Äijäkerho, Leffaklubi ja Juristikerho: Juhani Takkunen kertoi, ettei valiokunnalle ja kerhoille kuulu mitään uutta. Ulkoasiainvaliokunta, Viiniseura, Taidekerho, Pioneeri ja pyrologikerho ja HOS: Jukka Heliö kertoi UAV:n pitäneen kokouksen hetkeä aikaisemmin. Kokouksessa sovittiin, että UAV sponsoroi puolet muiden kuin UAV:n virkailijoiden matkakuluista ystävyysjärjestöjen tapahtumissa. HOS:n puheenjohtaja lähetti Heliölle toiveen, että hän alkaisi HOS:n kanssa laatimaan heille uusia sääntöjä. Heliö kertoi kuulleensa, että myöskin HOL:n, HOT:n ja Juristikerhon säännöt ovat uudistamatta. Hallituksen mukaan uudistukselle ei ollut tarvetta silloin, kun valiokuntien ja muiden kerhojen sääntöjä uudistettiin. Heliö tiedusteli, kiinnostaako hallitusta nähdä sääntöehdotusta. Kuraattori totesi, että sääntöehdotus on hyvä tuoda hallitukselle ennen yleiskokousta tarkastettavaksi. Liikuntavaliokunta, Pelikerho, POP klubben ja HOL: Jyrki Eriksson kertoi, että LVK:lla oli luistelua edellisenä sunnuntaina ja curlingia tulee olemaan lähiaikoina. LVK osallistuu myös Wiipurilaisen Osakunnan vuosijuhlaviikon liikuntatapahtumiin, kuten kyykän peluuseen ja osakuntakymppiin. Kulttuurivaliokunta, Näytelmäkerho ja Kokkikerho ja HOS: Lotta Broms kertoi, ettei Näytelmäkerholle kuulu mitään uutta. Kokkikerholla oli ensimmäinen kokkauskerta ja kokous, jossa he hyväksyivät toimintasuunnitelman ja toimintakertomuksen. KVK oli ekskursiolla Enbuske & Linnanahde talkshow n yleisössä. Noin 10 henkilöä perui osallistumisensa samana päivänä, mutta heidän tilalleen saatiin kuitenkin uusia osallistujia. Yleisölle tarjottiin alkoholia ja vieraana show ssa oli mm. Petri Nygård. Keväällä on vielä tulossa ekskursio balettiin katsomaan joko Prinsessa Ruususta tai Joutsenlampea. Taloudenhoitaja kertoi lopuksi, että HOS on palauttanut tilinpäätöksen. Viestintävaliokunta, Ompelukerho, Mimmikerho ja HOT: Niina Iisakkila kertoi VVK:n pitävän kokouksen seuraavana päivänä. Ompeluseura ja Mimmikerho pitivät kokouksensa 11.2. HOT:illa on kokous tulossa lähiaikoina. Juhla ja ohjelmavaliokunta, HORes, Bittikerho, Snookerho ja HOL: Samu Vuorinen kertoi JVK:n pitävän kokouksen maanantaina.
5 (6) 12. Ulkojäsenhakemukset Hallitukselle ei ollut saapunut ulkojäsenhakemuksia. 13. Määräraha anomukset Hallitukselle ei ollut saapunut määräraha anomuksia. 14. Tilahakemukset Hallitukselle ei ollut saapunut virallisia tilahakemuksia. Toiminnanohjaaja kertoi saaneensa joltakin tuntemattomalta järjestöltä tiedustelun Osakunnan tilojen käyttömahdollisuudesta kaupunkisuunnistuksen osana. Toiminnanohjaaja oli antanut heille jo valmiiksi kielteisen vastauksen eikä hallituksen tarvinnut käsitellä asiaa. 15. Muut asiat Kuraattori kertoi juristikerhon hallituksenvaihtokaronkan aiheuttaneen ylimääräistä sotkua Osakunnalla. Toisen ja kolmannen kerroksen miesten vessat olivat juhlien jälkeen siivottomassa kunnossa eikä niitä oltu lupauksista huolimatta siivottu maanantaiaamuun mennessä. Siivooja oli maanantaiaamuna joutunut käyttämään ylimääräistä aikaa vessojen siivoamiseen ja tulee lähettämään Osakunnalle lisälaskun. Toiminnanohjaaja kertoi juristikerhon puheenjohtajan sanoneen, että asiasta keskustellaan seuraavassa juristikerhon kokouksessa ja että he maksavat mielellään tulevan laskun. Kuraattori totesi, että mikäli lasku on hyvin iso ei juristikerhon tarvitse sitä yksinään maksaa. Juhani Takkunen ehdotti, että juristikerho maksaa enintään 150 euroa ja Osakunta tarvittaessa loput. Hallitus hyväksyi ehdotuksen. Jyrki Eriksson kertoi lähettäneensä hallitukselle viestin vartiointifirmoista. Hän oli selvitellyt mitä firmat tarjoavat ja oli kerännyt noin kuusi firmaa, jotka voisivat kelvata Osakunnalle. Eriksson luetteli firmojen nimet. Eriksson ehdotti, että hallitus voisi sopia ehdot, joiden perusteella voitaisiin tehdä kilpailutus. Hallitus keskusteli nykyisestä sopimuksesta. Kuraattori ehdotti, että tarjouspyyntö tehtäisiin nykyisen sopimuksen perusteella. Toiminnanohjaaja kertoi Turvatiimin alihankkijafirman, Secmen Oy:n ottaneen yhteyttä Takkuseen ja kysyneen haluammeko heidät uudistamaan nykyisiä palohälytyslaitteita. Secmen Oy:ltä voitaisiin kysyä, tekisivätkö he sopimuksen suoraan Osakunnan kanssa. Takkunen toi esiin, että suurin ongelma vartiointipalvelujen osalta on ollut se, ettei Turvatiimiin ole saatu yhteyttä. Hallitus keskusteli tilanteesta ja koki, että palohälytysjärjestelmän uusiminen on asiassa ensisijainen ongelma. Kuraattori pyysi Takkusta olemaan yhteydessä Secmen Oy:öön ja selvittämään onnistuisiko palohälytyslaitteiden uusiminen niin, ettei mahdollista Turvatiimin vartiointisopimuksen purkamista tarvitse sotkea asiaan. Kuraattori sanoi myös haluavansa tietää tarkemmin, keneen osakunnalta ollaan yritetty olla yhteydessä, miten ja montako kertaa, jotta hän voisi itse ottaa yhteyttä Turvatiimiin asian tiimoilta. Keskustelun pohjalta hallitus valtuutti samalla Erikssonin tekemään tarjouspyynnöt muihin vartiointifirmoihin nykyisen toimeksiannon pohjalta.
6 (6) Taloudenhoitaja tiedotti, että Osakunnan internetyhteyden nopeutta nostettiin, koska vuoden määräaikaisella sopimuksella saatiin nopempi ja halvempi yhteys. Hallitus ilahtui tiedosta. Kuraattori kertoi Ilveshiihdon olleen edellisellä viikolla. Takaisintulijoita oli kuraattorin mukaan saman verran kuin lähtijöitäkin, joten hiihdon voi sanoa olleen onnistunut. Ilveshiihto oli myös mainittu kahdessa eri lehdessä, joissa ainakin toisessa Osakunnan nimi oli onnistuttu kirjoittamaan väärin. Hallitus oli tästä hieman harmissaan. Hallitusta muistutettiin, että kuraattorivaalit pidetään maanantaina 11.3. klo 17. Kuraattori pohti vaalipaneelin päivämäärää. Päätettiin, että vaalipaneeli pidetään 6.3. klo 18, mikäli se käy kuraattoriehdokkaille. Toiminnanohjaaja ilmoitti, että ehdotus Koivuniemen kesäisännistä pitää tehdä säätiölle 28.3. 15.4. välisenä aikana. 16. Kokouksesta tiedotettavat asiat Päätettiin, ettei kokouksesta ole tiedotettavaa. 17. Seuraava kokous Seuraava kokous oli sähköpostitse sovittu pidettäväksi 7.3. klo 17. Juhani Takkunen lupautui kahviministeriksi. Sitä seuraava kokous päätettiin pitää tiistaina 19.3. klo 17, jolloin päävirkailijat hoitavat yhdessä kokoustarjoilut. 18. Kokouksen päättäminen Kuraattori päätti kokouksen klo 19.19. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Valtteri Aaltonen kuraattori Emilia Aikio sihteeri