PÖYTÄKIRJA 4/2016 1 Tarkastuslautakunta 21.04.2016 AIKA 21.04.2016 klo 12:00-18:00 PAIKKA Kaupungintalo Monkola, Kaupunginhallituksen kokoushuone OSALLISTUJAT LÄSNÄ Packalen Paul pj Parnetti Alfonso jäsen Peippo Jukka varapj Sorvari Vuokko jäsen Jaskari Minna jäsen Långström Ulla pöytäkirjanpitäjä MUUT LÄSNÄOLIJAT Kuosmanen Mikko asiantuntija Hallintosääntö Partanen Henri asiantuntija Talouskatsaus KÄSITELLYT ASIAT :t 23-29 ALLEKIRJOITUKSET Paul Packalén Puheenjohtaja Ulla Långström Pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Lohja 4.5.2016 Jukka Peippo PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Lohja 9.5.2016, Monkola 3. kerros
PÖYTÄKIRJA 4/2016 2 Tarkastuslautakunta 21.04.2016 KÄSITELLYT ASIAT Sivu 23 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 24 Pöytäkirjan tarkastajat 4 25 Hallinnon ja talouden tarkastusta koskeva osuus hallintosäännössä 5 26 Talouskatsaus 6 27 Arviointikertomus tilivuodelta 2015 7 28 Muut asiat 9 29 Seuraava kokous 10
PÖYTÄKIRJA 4/2016 3 Tarkastuslautakunta 23 21.04.2016 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARKLK 21.04.2016 23 Kokous todetaan laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi kokouksen laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. -
PÖYTÄKIRJA 4/2016 4 Tarkastuslautakunta 24 21.04.2016 Pöytäkirjan tarkastajat TARKLK 21.04.2016 24 Valitaan tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastaja. Tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan tarkastuslautakunnan jäsen Jukka Peippo. Hyväksyttiin.
PÖYTÄKIRJA 4/2016 5 Tarkastuslautakunta 25 21.04.2016 Hallinnon ja talouden tarkastusta koskeva osuus hallintosäännössä TARKLK 21.04.2016 25 Lohjan kaupungin tarkastustoimi on johtosääntötasoisesti säännelty kaupunginvaltuuston 13.11.1996 hyväksymällä tarkastussäännöllä, jota on viimeksi tarkistettu vuoden 2012 lopussa. Uuden kuntalain 90 :n perusteella kaikki eri johtosäännöt, valtuuston työjärjestys ja tarkastussääntö yhdistetään hallintosääntöön, joka tulee luottamushenkilöhallintoa koskevilta osiltaan voimaan uuden valtuustokauden alkaessa 1.6.2017. 90 :n mukaan hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset mm. hallinnon ja talouden tarkastuksesta. Kuntalain 121 :ssä on lueteltu tarkastuslautakunnan tehtävät ja samassa yhteydessä säädetty, että tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi. Kunnanhallitus voi poiketa tarkastuslautakunnan esityksestä vain perustellusta syystä. Suomen Kuntaliitto on valmistellut hallintosääntömallin, jonka 11 luku sisältää määräykset hallinnon ja talouden tarkastuksesta. Hallintolakimies Mikko Kuosmanen osallistuu asiantuntijana asian käsittelyyn tarkastuslautakunnassa. Oheismateriaali - Hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat hallintosääntömallin osat - Voimassa oleva Lohjan tarkastussääntö - Vuoden 2015 kuntalain 14 luku Tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle, että kaupungin hallitus tekisi kaupunginvaltuustolle seuraavan päätösesityksen: V a l t u u s t o p ä ä t t ä ä hyväksyä 1.6.2017 voimaan tulevat hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat hallintosäännön määräykset. Hyväksyttiin. Hallintolakimies Mikko Kuosmanen poistui kokouksesta asian käsittelyn jälkeen klo 13:22 Liitteet Hallinnon ja talouden tarkastus (hallintosäännön osa) 1.6.2017 alkaen TARKASTUSSÄÄNTÖ 1.1.2013 (KV 13.12.2012 34) Kuntalaki 2015 14 luku
PÖYTÄKIRJA 4/2016 6 Tarkastuslautakunta 26 21.04.2016 Talouskatsaus TARKLK 21.04.2016 26 Talousjohtajan talouskatsaus Talousjohtaja antaa katsauksen päättyneeseen tilikauteen 2015 ja 3/ 2016 tilanteeseen. Talousjohtaja oli estynyt saapumaan kokoukseen sovittuna aikana. Tarkastuslautakunnan sihteeri esitti tilinpäätöksestä laaditun esityksen, joka käytiin puheenjohtajan johdolla läpi. Talousjohtaja Henri Partanen saapui kokoukseen kello 17:25 ja piti katsauksen vuoden 2016 tilanteesta. Tarkastuslautakunta merkitsi katsauksen kuulluksi. Talousjohtaja Henri Partanen poistui kokouksesta 17:55
PÖYTÄKIRJA 4/2016 7 Tarkastuslautakunta 12 25.02.2016 Tarkastuslautakunta 21 31.03.2016 Tarkastuslautakunta 27 21.04.2016 Arviointikertomus tilivuodelta 2015 TARKLK 25.02.2016 12 Tarkastuslautakunnan sihteeri on valmistellut tilikaudella 2015 tehtyjen arviointihaastattelujen pohjalta ensimmäisen luonnoksen vuoden 2015 arviointikertomukseksi. Tilinpäätös ei ole vielä valmis, joten taloudelliset tunnusluvut täydennetään seuraavaan luonnokseen 31.3.2016 kokoukseen. Arviointiluonnos ei ole julkinen asiakirja ja se lähetetään tarkastuslautakunnan jäsenille 23.2.2015 sähköpostitse. Tarkastuslautakunta käsittelee ensimmäistä arviointikertomusluonnosta ja päättää kertomuksen jatkovalmistelusta. Tarkastuslautakunta valmisteli arviointikertomuksen ensimmäistä luonnosta. Arviointikertomuksen valmistelua jatketaan seuraavassa kokouksessa 31.3.2016. TARKLK 31.03.2016 21 Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen käsittelyä siitä, mihin edellisessä kokouksessa 25.2.2016 jäätiin. Sen jälkeen arviointikertomukseen on päivitetty lautakuntien taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden saavuttamisen arviointeja, vertailukunnilta saatuja tunnuslukuja sekä konsernin osalta taloudellisia lukuja. Päivitetty arviointikertomus lähetetään sähköpostitse tarkastuslautakunnan jäsenille ja lisätään portaaliin viikon 12 aikana. Tarkastuslautakunta käsittelee arviontikertomusluonnosta II ja päättää kertomuksen jatkamisesta huhtikuun kokousta varten. Tarkastuslautakunta käsitteli arviointikertomusluonnosta ja päätti jatkaa kertomuksen valmistelua 21.4.2016 kokouksessa. TARKLK 21.04.2016 27 Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen käsittelyä siitä, mihin edellisessä kokouksessa 31.3.2016 jäätiin. Sen jälkeen arviointikertomukseen on lisätty Lohjan kaupungin tytäryhtiöiden tietoja. Päivitetty arviointikertomus lähetetään sähköpostitse tarkastuslautakunnan jäsenille ja lisätään portaaliin 19.4.2016 mennessä. Kaupunginhallituksen 4.4.2016 hyväksymä vuoden 2015 tilinpäätös on lisätty portaaliin tarkastuslautakunnan jaettuihin asiakirjoihin arviointikertomuksen valmistelua varten. Tarkastuslautakunta käsittelee arviointikertomusluonnosta III ja päättää kertomuksen mahdollisesta jatkamisesta toukokuun 12.5. kokousta varten. Tarkastuslautakunta käsitteli arviointikertomusta ja päätti jatkaa kertomuksen valmistelua ylimääräisessä 4.5.2016 kokouksessaan.
PÖYTÄKIRJA 4/2016 8 Tarkastuslautakunta 28 21.04.2016 Muut asiat TARKLK 21.04.2016 28 Käsitellään muut kokouksen aikana esille tulevat asiat. Tilintarkastuskertomuksen ja vastuuvapauden sekä arviointikertomuksen luovutus sovittiin pidettäväksi keskiviikkona 18.5.2016 kello 14:00. Paikalle kutsutaan: Valtuuston puheenjohtaja Joona Räsänen Valtuuston 1. varapuheenjohtaja Matti Pajuoja Kaupunginjohtaja Mika Sivula Talousjohtaja Henri Partanen
PÖYTÄKIRJA 4/2016 9 Tarkastuslautakunta 29 21.04.2016 Seuraava kokous TARKLK 21.04.2016 29 Tarkastuslautakunnan seuraava kokous on 12.5.2016. Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään 12.5.2016 kello 12.30 alkaen. listalla talousjohtajan talouskatsaus, tilintarkastajan raportti tilintarkastuksesta ja tarvittaessa arviointikertomuksen muokkaaminen valmiiksi. Tarkastuslautakunta päätti pitää ylimääräisen kokouksen arviointikertomuksen valmistelua varten. Kokouspäiväksi sovittiin keskiviikko 4.5.2016 kello 12:00. Käsiteltäviä asioita ovat talouskatsaus ja arviointikertomus.