Laskutus- ja perintäohje Yleisperiaatteet 1. Tätä ohjetta on noudatettava kaikkien Sastamalan kaupungin ja sen liikelaitosten ja taseyksikköjen perimien maksujen ja saatavien laskutuksessa ja perinnässä. Ohjeet koskevat soveltuvin osin myös sisäistä laskutusta. 2. Kaupungille tulevat maksut ja muut saatavat on laskutettava ja perittävä tehokkaasti, nopeasti ja taloudellisesti noudattaen lakia, sopimuksia, ja hyvää perimistapaa sekä hyvän asiakaspalvelun periaatteita. 3. Laskutusten perusteena olevat sopimukset, päätökset, tilaukset, tilavaraukset ja muut saatavien perusteena olevat asiakirjat on laadittava kirjallisesti siten, että laskutuksessa tarvittavat tiedot on niistä selkeästi ja yksiselitteisesti saatavissa (kts. alla kohta 11). Asiakirjoissa on lisäksi mainittava maksun viivästymisestä aiheutuvat seuraamukset, kuten velvollisuus maksaa viivästyskorkoa ja perimispalkkiota. 4. Konsernihallinto sekä kukin ydinprosessi, liikelaitos ja taseyksikkö vastaa saataviensa laskutuksen ja perinnän järjestämisestä tämän ohjeen mukaisesti. Laskutettavan työn tai hyödykkeen myynyt yksikkö vastaa laskutustietojen toimittamisesta laskuttajalle, samalla ilmoitetaan myös tulon tiliöintitieto. 5. Saatavien perintä on pääsääntöisesti annettu Sastamalan Tukipalvelu Oy:n (SaTu Oy) hoidettavaksi. SaTu Oy on tehnyt perintätoimiston kanssa sopimuksen saatavien perinnästä. Kaupungin ja SaTu Oy:n palvelujen rajapinnat ja vastuut määritellään palvelusopimuksessa ja prosessikuvauksissa. Tässä ohjeessa annetut määräykset koskevat myös SaTu Oy:n hoidettavaksi annettuja laskutuksia ja saatavien perintää. 6. Konsernihallinnon, ydinprosessin ja liikelaitoksen johtaja nimeää prosessinsa käytössä olevalle laskutuslajille vastuuhenkilön sekä henkilön, jolla on oikeus hyväksyä saatavia koskeva maksusuunnitelma. Nimetyt henkilöt tulee ilmoittaa talousjohtajalle sekä SaTu Oy:lle. 7. Prosessit sekä laskutusten vastuuhenkilöt seuraavat oman tehtäväalueensa saatavien kertymistä. Konsernihallinto valvoo kaupungin kaikkien saatavien kertymistä 8. Laskutettava asiakas voi olla yksityishenkilö, yritys tai muu yhteisö. Sopimuksia laadittaessa sekä tavaraa tai palvelua luovutettaessa on varmistettava ostajan/asiakkaan/yrityksen henkilöllisyys tai virallinen nimi. Rekisteröimättömien yhteisöjen osalta on selvitettävä saatavasta vastuullinen henkilö. Sopimuksia laadittaessa on huomioitava, että henkilöasiakkaan tulee olla 18 vuotta täyttänyt. Alaikäisen osalta asiakkaaksi/sopimuskumppaniksi on pääsääntöisesti rekisteröitävä huoltaja, ellei ole perusteltua toisenlaiseen menettelyyn. Alaikäinen voi itse tehdä vain oikeustoimia, jotka ovat olosuhteisiin nähden tavanomaisia ja merkitykseltään vähäisiä ja joiden tarjoamisesta ei iän perusteella voi kieltäytyä. Tällaisia asiakkuuksia ovat mm. terveyskeskus ja kirjasto. Uusilta yritysasiakkailta on tarvittaessa selvitettävä kaupparekisteriotteella yrityksen vastuuhenkilöt. Luottotappioiden ehkäisemiseksi on euromäärältään suurehkoja sopimuksia tehtäessä hankittava lisäksi yritys- ja yksityisasiakkaiden luottotiedot. 1
Laskutus 9. Laskutus tapahtuu vahvistettujen taksojen, hinnoitteluohjeiden, päätösten ja sopimusten mukaisesti. 10. Prosessien ja yksiköiden on toimitettava laskutusta koskeva toimeksianto laskuttajalle heti laskutusperusteen syntymisen jälkeen. Myös taksojen ja muiden laskutusperusteiden muutokset tulee toimittaa laskuttajille. Laskutuksen hyväksyjän tulee varmistaa, että laskutukset on tehty voimassaolevien perusteiden mukaisesti. Säännöllisesti toistuvissa laskutuksissa laskutustiedot tulee toimittaa laskuttajalle viimeistään viikkoa ennen säännönmukaista laskutusajankohtaa. 11. Laskutusta varten tarvitaan ainakin seuraavat tiedot: Myyjää koskevat tiedot Sastamalan kaupunki ja laskuttava prosessi/yksikkö kaupungin arvonlisäverotunniste (Y-tunnus) laskuttajan osoite Ostajaa/velallista koskevat tiedot: ostajan nimi ja osoite: Yritysten osalta ostajan nimi on kaupparekisteriin tai verohallinnon Y-rekisteriin merkitty täydellinen nimi tai toiminimi. Yhdistysten, rekisteröimättömien yhtymien tai ryhmien osalta laskuun merkitään yhteyshenkilön/vastuuhenkilön nimi ja osoite. ostajan Y-tunnus / henkilötunnus Laskutusosoite ja maksaja, jos tämä on muu kuin ostaja/asiakas (esim. tilitoimisto). Ostajan nimi ja osoite on tässäkin tapauksessa mainittava. Laskun sisältötiedot laskutuslaji laskun numero (juokseva tunniste). Laskut on numeroitava siten, että laskut ovat yksilöitävissä ja laskutus valvottavissa. laskun päivämäärä (=laskun antamispäivä) laskun eräpäivä (eräpäivän tulee olla pankkipäivä) viitenumero pankkiyhteys tilinumeroineen yhteystiedot, josta asiakas saa laskuun liittyviä lisätietoja muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun huomautusaika maksun viivästymisestä aiheutuva viivästyskorko ja perintäkulut myytyjen tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja luonne, riittävästi yksilöitynä tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä verokanta/verokannat, jokainen erikseen laskutettava euromäärä arvonlisäverollisen myynnin osalta veron peruste verokannoittain ja yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset (jos ei yksikköhinnassa) suoritettavan veron määrä euroissa arvonlisäverottoman myynnin osalta verottomuuden peruste tai käännetyn verovelvollisuuden peruste 12. Laskutus tapahtuu kaupungin taloushallinnon järjestelmään kuuluvalla weblaskutuksella/ sopimuslaskutuksella tai prosessien käytössä olevilla erityisohjelmilla. Laskut toimitetaan asiakkaan valinnan mukaan joko e-laskuina tai vaihtoehtoisesti paperilaskuina tulostuspalvelun kautta. Asiakkaalle voi tulostaa ostotapahtuman yhteydessä myös ns. Heti-laskun. Toistuvien maksujen laskutuksessa on mahdollista käyttää myös suoramaksua. Laskujen tulee olla riittävästi yksilöityjä ja selkeälukuisia, jotta asiakas voi tarkistaa laskun oikeellisuuden. 13. Laskutuksessa käytetään laskutusjärjestelmän tuottamia lomakkeita. Käytettävät laskulajit ja laskutuksen 2
numerosarjat annetaan kirjanpidosta SaTu Oy:stä. 14. Perustettaessa asiakkuuksia laskutusohjelmaan noudatetaan erikseen sovittuja käytäntöjä. Käytössä on yhteinen asiakasrekisteri, josta asiakkuuden voimassaolo tarkistetaan Y-tunnuksella tai henkilötunnuksella. Tarkemmat ohjeet asiakkuuksien perustamisesta antaa tarvittaessa SaTu Oy. 15. Laskutus on tehtävä mahdollisimman pian laskutusperusteen syntymisen jälkeen. Ulkoiset yksittäiset laskut ja säännölliset laskutukset tulee tehdä viimeistään maksuperusteen syntymisestä seuraavan kuukauden 18. päivään mennessä, jotta ne kohdentuisivat kirjanpidossa oikealle kuukaudelle. Sisäisille laskuille vastaava määräaika on kuukauden 13. päivä. 16. Eräpäivä on määrättävä siten, ettei maksuajasta tule tarpeettoman pitkä. Suositeltava maksuaika on 14-21 päivää laskun lähettämisestä lukien, ellei tästä poikkeavasta ajasta ole erityisestä syistä sovittu tai muuta säädetty. Eräpäivän tulee olla pääsääntöisesti pankkipäivä. 17. Alle viiden euron saatavat voidaan yhdistää asiakkaan seuraavaan laskuun. Alle viiden euron saatava voidaan jättää laskuttamatta, mikäli yhdistely ei ole mahdollista. 18. Kaupunki ei peri laskutuslisää. Sen sijaan maksun viivästyessä peritään maksumuistutuksesta 5 euroa. Maksumuistutuksen perinnästä tulee sisällyttää maininta sopimuksiin ja laskutustietoihin. Maksumuistutukset hoidetaan pääsääntöisesti SaTu Oy:n ja perintätoimiston kautta. 19. Laskutuslistat tarkistetaan ja hyväksytään prosesseissa sisäisen valvonnan ohjeen edellyttämällä tavalla. Tarkistuksen yhteydessä tulee varmistaa, että laskutusperuste on oikea (kts. kohta 10). 20. Mikäli lähetetty lasku osoittautuu virheelliseksi tai aiheettomaksi, on lasku mitätöitävä lähettämällä asiakkaalle hyvityslasku, jolla kuitataan alkuperäinen lasku. Hyvityslaskussa tulee olla merkintä Hyvityslasku sekä viittaus alkuperäiseen laskuun (laskunro). Hyvityslaskun tulee olla alkuperäisen laskun suuruinen tai osa siitä. Hyvitettävä euromäärä ilmoitetaan laskulla miinus-merkkisenä. Maksun suoritus 21. Lasku on maksettava kaupungin tilille. Maksu katsotaan suoritetuksi sinä päivänä, kun pankki on sen kuitannut. Jos eräpäivä sattuu poikkeuksellisesti päiväksi, jolloin pankit ovat kiinni, laskun saa maksaa ensimmäisenä eräpäivän jälkeisenä pankin aukiolopäivänä ilman viivästyskorkoa. 22. Helpotuksen tai vapautuksen myöntämisestä saatavan suorittamiselle päättää se toimielin, jolle se on hallintosäännössä määrätty. 23. Virheellisestä laskutusperusteesta johtuva liikaa peritty ja maksettu lasku palautetaan asiakkaalle välittömästi, kun virhe on huomattu. Palautukselle ei makseta korkoa. Asiakkaan muutoin maksama liikasuoritus käsitellään mahdollisuuksien mukaan vastaisten säännöllisten laskutusten ennakkoerinä, ellei asiakas vaadi liikasuorituksen palauttamista. Kummassakin edellä mainitussa tapauksessa alle 5 euron liikasuoritus palautetaan erikseen vain, mikäli asiakas sitä pyytää ja ilmoittaa tilinumeron palautusta varten. Maksun viivästyminen 24. Jos velallinen ei pysty maksamaan laskua eräpäivänä, hän voi pyytää laskulle maksuaikaa. SaTu Oy voi sopia perittävänään olevien alle 500 euron suuruisten maksujen maksuajan pidennyksestä enintään kuukauden pituiseksi ajaksi. Muilta osin maksuajan muutoksista päättää prosessille nimetty maksusuunnitelman hyväksyjä. Perintätoimistolle lähetettyjen saatavien osalta maksusuunnitelmasta sovitaan asiakkaan ja perintätoimiston kesken. Saadakseen maksuajalle pidennystä velallisen on annettava kirjallinen sitoumus maksun suorittamisesta ja 3
viivästyskoron maksamisesta. Sitoumuksen voi antaa myös sähköpostitse. Yli kuukauden pituinen maksusuunnitelma laaditaan aina kirjallisena ja sen allekirjoittavat velallinen ja maksusuunnitelman hyväksyjä. Perintätoimia jatketaan välittömästi, mikäli velallinen ei noudata sovittua maksusuunnitelmaa. Tämä kirjataan näkyviin myös maksusuunnitelmaan. Maksusuunnitelma tulee lähettää heti laatimisen jälkeen SaTu Oy:lle/myyntireskontraan perintätoimien keskeyttämiseksi. 25. Jos maksu suoritetaan eräpäivän jälkeen, maksulle on maksettava eräpäivää seuraavasta päivästä suorituspäivään saakka korkolaissa säädetty viivästyskorko, ellei sopimuksessa ole muusta korosta sovittu tai erityislainsäädännöstä muuta johdu. Viivästyskorko maksetaan myös laskuista, joille on myönnetty maksuajan pidennys tai hyväksytty maksusuunnitelma. Viivästyskorko voidaan jättää perimättä, jos sitä ei voi lisätä seuraavaan laskuun tai se on alle viisi euroa. 26. Kun maksu viivästyy eikä maksuajalle on ole myönnetty pidennystä, lähetetään ensimmäinen maksukehotus kahden viikon kuluttua eräpäivästä. Yhden muistutuskerran jälkeen käynnistetään saatavan perintätoimenpiteet. Perintää hoitaa SaTu Oy ja/tai perintätoimisto Satu Oy:n kanssa tekemänsä sopimuksen mukaisesti Mikäli kaupunki on lähettänyt sopimusosapuolen vastuulla olevan laskun (esim. vesi- ja jätevesilasku, vuokralasku) muulle taholle kuin varsinaiselle sopimusosapuolelle, on maksukehotukset lähetettävä myös varsinaiselle sopimuskumppanille. 27. Mikäli saatavaa ei huomautuksista huolimatta saada perittyä, voidaan laskutuksen kohteena oleva palvelu keskeyttää lainsäädännön sallimissa puitteissa ja eräännyttää luotto tai saattaa asia oikeuteen. Kuittausmenettely 28. Kaupungin saatava voidaan pidättää kaupungin maksamasta palkasta siten kuin sen kuittaamisesta on työsopimuslaissa sekä virka- ja työehtosopimuksissa säädetty. Kuittaamisessa huomioidaan ulosottokaaren määräykset (suojaosuus). Mikäli velallisella on saatavia kaupungilta, voidaan velallisen kanssa soveltaa kuittausmenettelyä. Kuittauksesta pitää ensisijassa pyrkiä sopimaan. Vaikka sopimukseen ei päästä, saatavat voidaan kuitenkin kuitata, jos ne ovat riidattomia ja jo erääntyneitä. Edellä mainittuja kuittausmenettelyjä on käytettävä pääsääntöisesti aina, kun se on mahdollista. Kuittausmenettelystä tulee tehdä päätös. Perintä ja ulosotto 29. Viivästyneen saatavan pakkoperintään on ryhdyttävä, ellei maksulle ole myönnetty pidennystä tai maksusuunnitelmaa ole laadittu. Perintään ryhdytään myös, mikäli velallinen ei noudata sovittua maksusuunnitelmaa. Laskun tehnyt prosessi vastaa suppean haastehakemuksen toimittamisesta käräjäoikeudelle viimeistään kolmen kuukauden kuluttua eräpäivästä. SaTu Oy vastaa palvelusopimuksen mukaisesti reskontraan siirrettyjen saatavien toimittamisesta perintätoimistolle ja edelleen ulosottoviranomaiselle. SaTu Oy:n ja perintätoimiston välisen sopimuksen mukaisesti perintätoimisto huolehtii suppean haastehakemuksen tekemisestä niiden saatavien osalta, joiden perintä on palvelusopimuksen perusteella siirretty SaTu Oy:n hoidettavaksi. Ne saatavat, jotka voidaan ulosmitata ilman tuomiota ja päätöstä, laskun tehnyt prosessi toimittaa ulosottoviranomaiselle pakkoperintää varten. SaTu Oy toimittaa perintätoimistosta saamansa ilmoitusten mukaisesti ulosottohakemuksen laskutuksen vastuuhenkilölle. SaTu Oy lähettää kaupungin viranomaisen allekirjoitettaman hakemuksen eteenpäin ulosottoviranomaiselle. 30. Mikäli vuokrasaatavan maksusuunnitelmasta ei ole sovittu, haetaan häätöpäätös viimeistään silloin, kun vuokrasaatava on kolmen kuukauden vuokran suuruinen. Samoin menetellään, jos maksusuunnitelmaa ei 4
noudateta. 31. Jos vesimaksua ei ole maksettu maksukehotuksista huolimatta, katkaistaan vedenjakelu vesihuoltolain määräyksiä noudattaen. Katkaisuilmoituksen yhteydessä asiakkaalle on ilmoitettava, mitä maksuja vedenjakelun keskeyttämisestä ja uudelleen kytkennästä peritään. Saatavia koskevat lausunnot ja valvonta eräissä tapauksissa 32. Velkajärjestelyn ja yrityssaneerauksen hyväksymistä koskeva päätösvalta on määritelty hallintosäännössä. 33. Konkurssi- ja yrityssaneerauksiin, pakkohuutokauppoihin ja vastaaviin liittyvästä valvonnasta huolehtii Sastamalassa konsernihallinto/ konsernin hallintolakimies. Jokaisen prosessin tulee toimittaa saataviaan koskevat tiedot ja tarvittavat sopimukset ja muut asiakirjat hallintolakimiehelle. Laskutuksen vastuuhenkilöiden tehtävät 34. Kohdassa 4 mainittujen laskutuksesta vastaavien henkilöiden tehtävänä on yhteistyössä SaTu Oy:n kanssa Valvoa maksujen kertymistä Vastata erääntyneiden saatavien perinnästä *) Toimittaa palkkalaskentaan tarvittavat tiedot saatavan pidättämiseksi palkasta kuittausmenettelyllä sekä lähettää palkansaajalle kuittausmenettelyn käyttöä koskeva ilmoitus (päätös) Selvittää mahdollisuus saatavan kuittaamiseksi silloin, kun kaupunki suorittaa maksuja asiakkaalle, jolta kaupungilla on saatavia Järjestää tarvittaessa neuvottelut, joissa saatavan maksamisesta voidaan sopia ellei perintää ole ulkoistettu perintätoimistolle (myös mahdollinen kuittausmenettelystä sopiminen) Huolehtia suppeiden haastehakemusten tekemisestä kohdan 30 mukaisesti *) Lähettää käräjäoikeuden päätökset välittömästi ulosottoviranomaiselle velalliselle tiedoksi saattamista varten. Ennen lähettämistä on tarkistettava, onko velallinen suorittanut saatavan. *) Seurata SaTu Oy:n ylläpitämää tileistä poistettujen, mutta vielä perittävien saatavien luetteloa *) Valvoa, ettei saatava vanhene ja huolehtia ulosottohakemuksen uudistamisesta ennen määräajan päättymistä (valvontavastuu - toteutus yhteistyössä SaTu Oy:n kanssa). *) Toimittaa velallisen konkurssin yhteydessä tiedot saatavista ja sopimuksista konkurssivalvontaa varten konsernin hallintolakimiehelle ( toteutus yhteistyössä SaTu Oy:n kanssa) Laatia kalenterivuosittain ennen marraskuun loppua luettelo saatavien poistamiseksi tileistä tai saatavan perinnästä luopumisesta. Luettelo toimitetaan prosessin johtajalle, joka tekee esityksen saatavien poistoista ao. laskutuksesta vastaavalle toimielimelle tai delegointipäätöksen mukaiselle viranhaltijalle. Esityksessä tulee olla: o kaupungin saatavan euromäärä ja saatavan yksilöinti o velallinen o selostus suoritetusta perinnästä o perustelu, miksi saatava esitetään poistettavaksi o esitys niistä saatavista, joiden perintää ei jatketa Varmistaa, että arvonlisäverollisessa myynnissä laskutetaan arvonlisävero Huolehtia, että laskutukset hyväksytään ydinprosessin päättämällä tavalla. Myös SaTu Oy:lle lähetettävät laskutusta koskevan toimeksiannot tulee asianmukaisesti hyväksyä. *) Laskutuksesta vastaavan henkilön tulee valvoa tämän ohjeen noudattamista, vaikka laskutus- ja perintätehtävä olisikin ulkoistettu SaTu Oy:lle. Tarkemmasta työnjaosta SaTu Oy:n kanssa sovitaan palvelusopimuksen liitteessä. 5
Saatavien poistaminen tileistä 35. Liikaveloitus korjataan tilivuoden aikana tilioikaisuna. Tilinpäätöksen jälkeen korjattavan liikaveloituksen palauttamisesta ja saatavan tileistä poistamisesta päättää kaupunginhallitus tai hallintosäännön mukaisesti ao. laskutuksesta vastaava lautakunta tai johtokunta. Talousjohtajalla on oikeus poistaa tileistä tai perittävien saatavien luettelosta kaikki aiheettomat saatavat sekä enintään 200 euron muu saatava. Tileissä ei pidetä kahta vuotta vanhempia saatavia. Tileistä on poistettava myös kaikki tätä uudemmat epävarmat saatavat. Tileistä poistamista koskevaan päätökseen on merkittävä, minkä saatavan kohdalla perintää ei enää jatketa. SaTu Oy pitää tietokantaa tileistä poistetuista, perinnässä olevista saatavista. Luetteloon merkitään saatavien vanhenemispäivä. SaTu Oy toimittaa vuosittain tiedon vanhenevista saatavista laskutuksen vastuuhenkilöille. Muita määräyksiä 36. Talousjohtajalla on oikeus antaa tarvittaessa näihin ohjeisiin perustuvia ja niitä täydentäviä ohjeita. Myös SaTu Oy voi antaa täydentäviä ohjeita 37. Ennen uusien laskutukseen käytettävien erityisohjelmien hankintaa tulee aina varmistaa ohjelman yhteensopivuus kaupungin taloushallinnon järjestelmän kanssa. 38. Käteisenä veloitettavista maksuista on laadittu erillinen käteiskassaohje. 39. Laskutusta koskevien asiakirjojen säilytyksestä määrätään arkistonmuodostussuunnitelmassa. 40. Tämä ohje ja korvaa kaupunginhallituksen 22.12.2008 hyväksymän laskutus- ja perintäohjeen. Ohje tulee voimaan 1.1.2015. 6