Laitteiden ja tilojen yhteiskäyttö Eeva Liisa Hartikainen, SYKE FINAS-päivä 26.1.2017
Onko esteitä yhteiskäyttöisille tiloille ja laitteille? Akkreditointi ei ole este, mutta Täytyy olla tarve Kaikilla osapuolilla halu toteuttamiselle Nähdä hyöty Luottamus Edellyttää Yhteisiä toimintatapoja Sopimuksia (kirjallisia) Vastuiden ja valtuuksien määrittelyä Muutosvalmiutta ja muutosvalmennusta Koulutusta, perehtymistä ja perehdyttämistä Hyvää johtamista Paljon työtä 2
Laboratorioiden yhteistyö Yhteisen toiminnan johto Yhteinen laaturyhmä Yritysten/laitosten riittävä tunteminen Yhteinen sanakirja Uusien käytäntöjen sopiminen ja läpivienti vaatii hyvää johtamista Mahdolliset turvallisuusselvitykset kuinka laajasti tehtävä Salassapitosopimukset Miten laajalti rajataan katseluoikeuksia Kulunvalvonta ja kulkuoikeudet 3
Laitteiden yhteiskäytön sopimukset Vastuuhenkilö(t) Käyttöönotto Laiterekisteri(t) Ohjeiden vastuuhenkilöt(t) Ohjeiden laatimis- ja hyväksymiskäytännöt Ohjelmistojen päivittäminen Perehdyttäminen Käyttöoikeuksien myöntäminen Kustannusten jakaminen Kalibrointikäytännöt Tietojen säilyttäminen Tarkastukset ennen seuraavaa käyttöä Laite- ja käyttöpäiväkirja Varauskirja Validointikäytännöt Kiireelliset analysoinnit Kriisivalmius Huoltosopimuskäytännöt Käytännöt uusien yritysten tullessa laitteelle Kuka allekirjoittaa sopimukset 4
Tilojen yhteiskäytön sopimukset Mitä tilassa tehdään ja mitä ei Tilan käyttäjät Erityistilan vastuuhenkilö Kulkuoikeudet Kontaminaatioriskin välttäminen käytettäessä eri matriiseja Erillistilojen toimintaohjeet Ohjeiden vastuuhenkilö(t) ja tehtävät Tilojen seuranta Tilojen merkitseminen Perehdyttämiskäytännöt ja perehdyttäjä(t) Tilakustannusten jakaminen Poikkeustilanteisiin varautuminen Tiedonkulku (varsinkin poikkeustilanteissa) Kuka allekirjoittaa sopimukset 5
Yhteisen näytteen vastaanoton sopimukset Luottamuksellisuus Sinetöidyt näytteet Lämpötilat Kiireelliset näytteet Kirjaamiskäytännöt Kuljetus laboratorioihin Näytteiden koskemattomuuden turvaaminen 6
Yhteinen vai erillinen ohjeistus? Akkreditoiduilla laboratorioilla yhteinen standardi, mutta sitä voidaan soveltaa monella tavalla Jokainen vastaa omasta toiminnastaan, tuloksista, asiakaskontakteista, jne Yhteinen dokumenttienhallintaohjelma? Miten paljon yhteisiä ja erillisiä ohjeita? Onko samakin ohje kaikkien omassa toimintajärjestelmässä? Yhtenevät arkistointiajat? Tietojärjestelmät? Sanakirja, jossa määritellään termit, lyhenteet, jne 7
Kun yhteisessä talossa, tiloissa toimitaan, niin täytyy sopia Jätetilat Siivous Huoltotilojen ja autopaikkojen käyttö Varastot; yhteiset ja erikseen olevat Arkistotilat ICT-tilat Ruokala Yhteiskäyttöiset yleiset tilat Aulapalvelu Kulkeminen 8
Hyödyt Saman alan asiantuntijoita on enemmän; asiantuntemus ja verkostoituminen lisääntyy Mahdollisuus tehdä varajärjestelmät laitteille ja henkilöille yli laitosrajojen Laitteiden yhteishankinta helpompaa Laitteiden vajaakapasiteetti voidaan täyttää Yhteisten ohjeiden ylläpitäminen jakaantuu usealle Ristiinauditoinnit mahdollisuus Yhteisten koulutusten järjestäminen 9
Riskit Toiminnan täytyy pyöriä ja samalla rakennettava uutta Johtamisen käytännöt sovittava ja kuvattava; vaatii joustavaa ja ketterää johtamista Erilaisten toimintavaatimusten yhteensovittaminen Toimintajärjestelmien yhteensovittaminen Sopimusten tekeminen venyy Vastuunjaosta ei päästä yhteisymmärrykseen Kontaminaatioriski kasvaa Työyhteisödynamiikkojen yhteensovittaminen Tietoturvaan liittyvät asiat Tiedon kulku 10
Lopuksi Kaikesta voidaan sopia Mitkä ovat edut Mitkä ovat haittoja ja miten ne ehkäistään tai kenties poistetaan Lähdetään kehittämään ratkaisukeskeisesti Otetaan kaikki mukaan 11
Kaikesta voidaan sopia! Eeva Liisa Hartikainen Suomen ympäristökeskus, SYKE eeva.hartikainen@ymparisto.fi 12