MAAKUNTAUUDISTUKSEN VALMISTELURYHMÄN KOKOUSMUISTIO AIKA Torstai 9.2.2017 klo 9.00-11.30 PAIKKA LÄSNÄ Mika Soininen Timo Takala Jari Aaltonen Seija Rosnell Harri Väisänen Liisa-Maria Rautio Camilla Juntunen Ritva Rintapukka Vesa Leino Asko Peltola Antti Saartenoja Marjatta Eväsoja Heli Seppelvirta Jari Iso-Koivisto Hanne Rantala Johanna Sorvettula Leena Tuohimaa-Kari Harri Setälä Janne Lahnalampi Harri Jokiranta Anna-Kaisa Pusa Tanja Penninkangas Marja-Riitta Vest (klo 9.25 ->) Eeva Kopposela (pj.) (siht.) Etelä-Pohjanmaan TE-toimisto Etelä-Pohjanmaan pelastuslaitos Kauhavan kaupunki Etelä-Pohjanmaan SOTE-projekti Kuntayhtymä Kaksineuvoinen Järvi-Pohjanmaan perusturva Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto Henkilöstöjärjestöjen edustaja (varalla Sanna Puumala) ASIALISTA: 1. Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen Puheenjohtaja Asko Peltola avasi kokouksen ja totesi läsnäolijat. 2. Edellisen kokouksen muistio Edellisen kokouksen muistio on toimitettu ryhmän jäsenille 31.1.2017. Muistioon ei huomautettavaa. 3. Maakuntauudistuksen tilannekatsaus Muutosjohtaja Heli Seppelvirta esitteli ajankohtaista tilannetta. Korostettiin, että maakunnan toiminnan tulee voida jatkua häiriöttä vuoden 2019 alusta alkaen. Maakuntakonsernin organisaatiora-
kennetta on jo hahmoteltu, ja työryhmät miettivät asiakkaan näkökulmasta palveluprosesseja ja toimintamalleja. Parhaillaan valmistellaan väliaikaisen sote-kuntayhtymän perustamista, jota virkamiesryhmä tulee yksimielisesti esittämään sotemaku-johtoryhmälle. Kunnat tekevät perustamisesta lopullisen päätöksen. Etelä-Pohjanmaalle suunnitellaan perustettavaksi myös Tukipalvelut oy. Sen valmistelua viedään eteenpäin sote-kuntayhtymän perustamisen rinnalla. Perustamisen ajatuksena on turvata tukipalveluiden säilyminen maakunnassa. Väliaikaishallinto käynnistyy lakipaketin hyväksymisen aikataulusta riippuen heinäkuun ja syyskuun 2017 välisenä aikana. Samalla perustetaan uudet maakunnat, jotka voivat palkata jo ensimmäiset työntekijänsä. Väliaikaishallinto muodostetaan paikallisesti sopimalla. Virallisesti väliaikaishallinnon asettaa maakuntahallitus. Koostamisessa pidetään ohjeena valtioneuvoston ns. perälautamallia, joka on runko siltä varalta, jos maakunta ei pääse yhteisymmärrykseen väliaikaishallinnon muodostumisesta. Tässä tapauksessa valtioneuvosto määrää väliaikaishallinnon kokoonpanon perälautamallin mukaisesti. Henkilöstöjärjestöt ovat jättäneet kannanoton kuntayhtymän perustamisen puolesta. He ovat jättäneet myös edustajiensa osallistumisesta työryhmiin esityksen, joka menee johtoryhmän käsittelyyn. Muutosjohtaja esitteli myös maakuntalakiin tulleet muutokset sekä maakuntien tehtäväalaan tehdyt tarkistukset. Ajankohtaiskatsaus on muistion liitteenä. 4. Maakuntaorganisaation konsernirakenteen yleiskuvaus (rakennearkkitehtuuri) Muutosjohtaja Heli Seppelvirta esitteli kaaviokuvaluonnoksen Etelä-Pohjanmaan maakunnan konsernirakenteesta. Konsernihallinnon rinnalle on hahmoteltu aluekehitys- ja sotepela-kokonaisuudet, joiden väliin jää monialainen eri toimialojen yhteistyö. Jälkimmäinen pitää sisällään mm. strategiatyön ja tietotuotannon. Keskustelussa huomautettiin, että viestinnän pitäisi sisältyä konsernihallintoon ja toivottiin, että se näkyisi rakenneluonnoksissa. Muutosjohtaja kertoi, että kaikki kokonaisuudet avataan tarkemmin ja viestintä tulee näkymään konsernihallinnon sisällöissä. Tukipalvelut oy:n perustamisesta käydään parhaillaan keskustelua kuntien kanssa ja maakunnassa tehdään siihen liittyvää selvitystyötä. Konsernimuutosjohtaja Johanna Sorvettula kertoi, että lähitukipalvelut voivat jäädä maakuntaan, jos maakunnissa päästään osakeyhtiön perustamisesta yhteisymmärrykseen. Nyt Etelä-Pohjanmaalla on tehty ensimmäinen tunnusteleva keskustelukierros. Sorvettulan mukaan eniten säästöä saadaan logistiikka ja hankinnat -kokonaisuuden toteuttamisella yhdessä. Osakeyhtiölle valmistellaan liiketoimintasuunnitelma, josta tehdään esitys E-P:n liitolle, epsph:lle ja kunnille. Sorvettula huomautti, että kaikkea ei tulla saamaan valmiiksi ensi vuoden al-
kuun mennessä. Käytiin keskustelua myös kilpailuneutraliteettirajasta: terveydenhuollon tukipalvelut (mm. laboratorio- ja röntgen-palvelut) saattaa olla sellainen kokonaisuus, jota liikelaitos saa myydä vapaille markkinoille, mutta ei muita palveluja. Näin ollen sote-osakeyhtiöt joutuvat ostamaan muut palvelut vapailta markkinoilta. 5. Maakuntastrategian ja sote-palvelustrategian valmistelu Johtoryhmä käsittelee maakuntastrategian valmistelua perjantaina 10.2.2017. Seppelvirta esitteli kokouksessa uuteen maakuntaan liittyvää strategiatyön kokonaisuutta. Kuvio on muistion liitteenä olevassa esityksessä. Seppelvirta huomautti, että maakuntastrategia on konsernin strategia, joka on eri asia kuin maakunnan kehittämisen linjaukset sisältävä samanniminen asiakirja. 6. Työryhmien katsaukset Elinkeinot ja työvoimat: Kaikkien kokonaisuuteen liittyvien ryhmien osalta nykytila-analyysit on koottu. Eniten avoimia kysymyksiä liittyy TE-palveluihin, mutta myös keskitettyihin rakennerahastotehtäviin. Jälkimmäisestä olisi hyvä linjata yhteinen näkemys ainakin Länsi-Suomen alueen maakuntien kanssa. TEM:n toiveena on, että asia ratkaistaisiin tämän vuoden aikana. Työryhmien voimia on yhdistetty: yhteinen sidosryhmätilaisuus järjestettiin tammikuussa, paikalla oli noin 70 kuulijaa. Yhteiskokoontumisia on päätetty jatkaa, ja 8.3. järjestetään kaikkien kokonaisuuteen liittyvien työryhmien yhteinen työkokous. Esiin on noussut kuntayhteistyön tärkeys, ja nyt pohditaan, minkälaisilla toimintamalleilla tätä voitaisiin jatkossa toteuttaa. Avoin asia on myös KEHAn rooli maksatuksissa. Ympäristöterveydenhuollosta vastaava työryhmä siirtyy soten alle, mutta ryhmän kokoonpano ei muutu muuten kuin sote-puolen edustajan lisäyksellä. Yhteys sekä makun että soten puolelle säilyy. Lomituksessa pyritään keskittämään mahdollisimman paljon tehtäviä, ja tulevassa yksikössä pyritään erikoistumisen kautta tehostamaan toimintaa. Lomituspalveluiden ohjaavasta organisaatiosta käydään parhaillaan keskustelua. Maaseuturyhmässä on hahmoteltu toimintamalleja, ja työssä on kuultu myös Mavin asiantuntijoita. Asiakkailta on tullut toiveita tiedotustilaisuudesta, jossa teemana olisi mm. palveluverkosto ja palveluiden laatu. Asiakkaiden suurena huolena on rahan riittävyys. Suunnittelussa on tehty yhteistyötä lähimaakuntien kanssa, ja on sovittu, että tapa jatkuu. Lisäksi on linjattu, että yhtenäistetään käytäntöjä, mikä tulee helpottamaan siirtymistä uuteen organisaatioon. Maankäyttö, luonnonvarat ja liikenne -ryhmässä on tehty nykytilankuvaus kaikilla kolmella sektorilla. Kuvauksia yhdistetään parhaillaan. Uudet valtakunnalliset linjaukset ovat aiheuttaneet epätietoisuutta ja vaikeuttaneet ryhmän työtä. Lisäksi on toteutettu kolmen maakunnan yhteinen tilaisuus, jossa korostui liikenne- ja vesisektorien kolmen maakunnan yhteistyön välttämättömyys myös jatkossa. Perusteena yhteistyölle ovat mm. resurssit ja yhteiset vesistöt. On ehdotettu, että muodostettaisiin kolmen maakunnan yhteinen vesityöryhmä, ja pohdinnassa on samantyyppinen toimintatapa myös muilla aiheeseen liittyvillä sektoreilla. MMM:n Road Show ssa nousi esiin, että kalasektori pitäisi kutsua mukaan maankäyttö, luonnonvarat ja liikenne -ryhmän suunnittelutyöhön, ja näin on toimittu. Oleellista jatkotyössä on se, että kaikille kolmelle maakunnalle saataisiin luotua samanlainen malli, jossa huomioidaan maakuntien välinen yhteistyö. Teema olisi hyvä tuoda laajempaankin keskusteluun mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, sillä myös maakuntien välillä ajatukset itsenäisyy-
den ja maakuntien välisen yhteistyön asteesta ovat erilaisia. Ehdotettiin, että asia voitaisiin tuoda mm. johtoryhmän iltakouluun keväällä. Lisäksi pitäisi huolehtia, että asia viedään myös muiden maakuntien käsittelyyn. Lisäksi maakuntien yhteinen ryhmä voitaisiin perustaa suunnittelemaan asian eteenpäin viemistä. Turvallisuus ja varautuminen: Harri Setälä esitteli kokouksessa valtakunnallisia verkostoja ja hankkeita, joihin maakunnallinen turvallisuus ja varautuminen -teeman suunnittelutyö niveltyy. Maakunnallisella turvallisuus ja varautuminen -työryhmällä on ollut muutamia kokouksia. Maan hallituksen linjaukset vaikuttivat paljon tulevaisuuden suunnitteluun. Tavoitteena on luoda yhdenmukaiset suunnitelmat koko maahan. Kaikki pelastusjohtajat on kutsuttu sisäministeriön vetämään keskusteluun. Käytiin läpi myös kriisitilanteiden toimintamallia sekä pelastuslaitoksen ja muiden toimijoiden roolia siinä. Lisäksi esiteltiin teemaan liittyvän valtakunnallisen suunnittelutyön järjestäytymistä. Etelä- Pohjanmaa on hyvin edustettuna valtakunnallisissa työryhmissä. Maakunnan valmiussuunnitelman runko on parhaillaan työn alla. Sosiaali- ja terveys: Sote-puolella palvelurakenne-työryhmälle on muodostettu kolme alatyöryhmää: terveyden- ja sairaanhoidon palvelut, ikäihmisten palvelut sekä perhe- ja sosiaalipalvelut. Ryhmien tärkeimpänä tehtävänä on Etelä-Pohjanmaan sote-palvelurakenteen luominen ja sen ensimmäinen malli toukokuuhun mennessä. Keskiviikkona 8.2.2017 järjestettiin Aksilan ja sairaanhoitopiirin kanssa yhteinen tilaisuus, jossa keskityttiin erityisesti terveyden- ja sairaanhoidon palvelut - alatyöryhmän käynnistämiseen. On erittäin tärkeää saada sairaanhoitopiiri työhön tiiviisti mukaan. Muutosagentit ovat myös lähteneet työskentelemään aktiivisesti. On varauduttu siihen, että soteorganisaatio olisi kartalla (toimipisteet, henkilöstön sijoittuminen) yleiskuvana sekä palvelurakenteen runko kesän 2017 alkuun mennessä, jotta ne olisivat valmiina väliaikaishallinnon jatkotyöstöön. Strategiset tukipalvelut: Työryhmien Kick off -tilaisuus järjestettiin 19.1.2017. Työryhmät ovat kokoontuneet ja lähteneet tekemään omia työsuunnitelmiaan sekä nykytilan kartoitusta. Viestinnän haaste on se, että saadaan viestittyä kaikkiin organisaatioihin ja että organisaatioiden johto välittää viestiä henkilöstölle eteenpäin. ICT liittyy lähes kaikkien työryhmien työskentelyyn. Henkilöstöjärjestöjen tiedonvaihtoryhmä (ryhmä pitää sisällään pääsopijapuolet) tullee ottamaan aktiivisemman roolin kuin tiedonvaihtoroolin. Samalla käynnistyy jatkuva neuvottelumenettely. Ryhmän seuraava kokoontuminen on 8.3. Aluekehitys ja strateginen suunnittelu: Teemalla on liittymäpintoja moneen suuntaan. Ilmassa on paljon kysymyksiä, joihin ryhmä pyrkii työssään löytämään vastauksia, kuten: Miten maakuntaan muodostetaan yhteinen kehittämis- ja tutkimusrakenne? Miten integroidaan konsernin eri palikoiden kehittämis- ja tutkimustyö? Mitkä toiminnot nähdään tutkimus- ja kehittämisrakenteina? Miten maakunnan osaamis- ja innovaatiokenttä otetaan mukaan maakunnan organisaatiorakenteeseen? Työryhmä työstää parhaillaan toimintamallia uuteen maakuntaan. 7. Maakunnan tutkimus- ja kehittämisrakenne Asia käsiteltiin kohdassa 6. 8. Viestintä
Muutosjohtajat ovat linjanneet viestinnän osalta seuraavaa: Muutosjohtajat ovat muutosviestinnän esimiehiä ja tekevät päätökset muutokseen liittyvän viestinnän linjauksista. Käytännön operatiivinen viestintä suunnitellaan ja toteutetaan muutosorganisaatiosta käsin, jonka viestintäresursseja ovat muutosjohtajien lisäksi Hanne Rantala (maku) ja Miska Kaihlamäki (sote). Muutoksessa mukana olevien organisaatioiden johtajat ja esimiehet ovat oman organisaationsa muutosviestinnän esimiehiä (sisäinen tiedotus, organisaatiota koskeva ulkoinen tiedotus). Viestintäryhmän pääasiallinen työ on suunnitella uuden maakunnan viestinnän rakentuminen. Tähän edetään nykytilan kartoituksen kautta, jota valmistellaan parhaillaan. Lisäksi työryhmän jäsenet hoitavat kukin oman organisaationsa muutosviestintää, jota käsitellään myös työryhmän kokouksissa. Muista viestinnän ajankohtaisista asioista nostettiin esiin, että SharePoint-työtilaan on lähetetty 8.2.2017 kutsu strategisten tukipalveluiden työryhmien puheenjohtajille, jotka jakavat työtilan oikeudet edelleen ryhmiensä jäsenille. Työtila otetaan lähiaikoina myös sote-työryhmien käyttöön. Työtilan päätasolle on luotu ryhmien jäsenistä yhteystietolista, jonka ajantasaisena pitäminen on ryhmien puheenjohtajien vastuulla. Uudistusviestinnän viestintäsuunnitelmaa uudistetaan parhaillaan siten, että viestintästrategia on yhteinen sotemaku-osioille, mutta viestintäsuunnitelma toimenpiteineen ja aikatauluineen on tehty kummallekin erikseen. Yhteinen uutiskirjepohja on tilattu ja otetaan käyttöön lähiaikoina. Lisäksi kokouksessa käytiin keskustelua viestinnän työryhmien järjestäytymisestä ja rooleista. Tällä hetkellä on olemassa viestintä ja osallisuus -päätyöryhmä, jolla on kaksi alatyöryhmää: viestintäalatyöryhmä ja osallisuus-alatyöryhmä. Päätyöryhmän roolista ja toimeksiannosta on edelleen epäselvyyttä. Viestintätyöryhmä on aloittanut työnsä, mutta osallisuustyöryhmä ei ole vielä kokoontunut. Käydyssä keskustelussa todettiin, että etenkin päätyöryhmän roolia täytyy vielä selkeyttää. 9. Kokousaikataulu MAKU -valmisteluryhmän kokousajankohdat keväälle ovat seuraavat - 15.3.2017 klo 9 Ely - 20.4.2017 klo 9 liitossa - 30.5.2017 klo 13 Elyssä Lisäksi tuotiin tiedoksi: Valtakunnan muutosjohtajien kierros järjestetään 24.3. Jalasjärvellä. Ohjaavia sotamaku-työryhmiä on kutsuttu tilaisuuteen mukaan. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.30. Muistion kirjasi, Hanne Rantala