Pöytäkirja 14/2016 1 (17) Johtoryhmä 12.12.2016 Aika 12.12.2016 klo 09:04-11:10 Paikka Videokokous: Kotka rehtorin työhuone B1014 - Mikkeli H208 Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 201 Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen 3 202 Edellisen kokouksen pöytäkirja 4 203 Sopimusmatriisi 5 204 Luentosopimus 6 205 Työajanseurantajärjestelmä 7 206 Opettajien työsuunnittelun periaatteet (TAS) ja vuoden 2016 ja 2017 vapaajaksot 207 Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman hyväksyminen 208 SharePoint-ympäristön pitkän aikavälin kehittämissuunnitelma 8 9 10 209 Tulokyselytulokset syksyllä 2016 11 210 Opiskelijapalveluiden hinnasto 1.1.2017 12 211 Muut asiat 13 212 Tiedoksi asiat 14 213 Tapahtumat 15 214 Seuraava kokous 16 215 Kokouksen päättäminen 17
Pöytäkirja 14/2016 2 (17) Johtoryhmä 12.12.2016 Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Saastamoinen Heikki toimitusjohtaja, rehtori (pj.) Ervaala Olli opetuksen palvelujohtaja Heiskanen Marjo hallinnon suunnittelija, (kokouksen sihteeri) Ikonen Petteri koulutusalajohtaja Jyräs Katja henkilöstöpäällikkö Koivisto Matti koulutusalajohtaja Niemi Kalevi kehitysjohtaja Pukkila-Nupponen Tiivi viestintä- ja markkinointipäällikkö Ryttyläinen-Korhonen koulutusalajohtaja Katri Tallinen Tero hallinto- ja talousjohtaja Toikka Mirja varatoimitusjohtaja, vararehtori Nykänen Marjo laatu- ja palvelujohtaja 209 Allekirjoitukset Heikki Saastamoinen pu heenjohtaja Marjo Heiskanen sihteeri Käsitellyt asiat 201-215 Pöytäkirjan tarkastus Johtoryhmän jäsenet tarkistavat pöytäkirjan, jonka jälkeen pöytäkirja julkaistaan ja siitä laaditaan tiedote Staffiin Pöytäkirja yleisesti nähtävillä Aika Paikka Pöytäkirjan valmistuttua Henkilöstön intranet Staff
Pöytäkirja 14/2016 3 (17) Johtoryhmä 201 12.12.2016 Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen Johtoryhmä 12.12.2016 201 Puheenjohtaja Heikki Saastamoinen avaa kokouksen. Johtoryhmä hyväksyy esityslistan. Puheenjohtaja Heikki Saastamoinen avasi kokouksen klo 9.04. Esityslistan 203 Sopimusmatriisi siirrettiin käsiteltäväksi seuraavaan kokoukseen. Esityslistalle lisättiin seuraavat asiat budjetti 2017, esittely hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen kuulumiset korkeakoulujen ja tiedelaitosten johdon seminaarista 8. 9.12.2016, esittely kehitysjohtaja Kalevi Niemi. Johtoryhmä hyväksyi esityslista edellä mainituin muutoksin.
Pöytäkirja 14/2016 4 (17) Johtoryhmä 202 12.12.2016 Edellisen kokouksen pöytäkirja Johtoryhmä 12.12.2016 202 Esitys Johtoryhmä merkitsee edellisen kokouksen (30.11.) pöytäkirjan tiedoksi. Johtoryhmä merkitsi edellisen kokouksen (30.11.) pöytäkirjan tiedoksi.
Pöytäkirja 14/2016 5 (17) Johtoryhmä 193 30.11.2016 Johtoryhmä 203 12.12.2016 Sopimusmatriisi Johtoryhmä 30.11.2016 193 Hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen esittelee asian kokouksessa. Johtoryhmä ohjeisti hallinto- ja talousjohtajaa sopimusmatriisin laatimisessa. Luonnos sopimusmatriisista esitellään johtoryhmä seuraavassa kokouksessa. Tiedottaminen: Johtoryhmä 12.12.2016 203 Esittely: hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen Hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen esittelee asian kokouksessa. Johtoryhmä siirsi asian käsittely seuraavaan kokoukseen. Tiedottaminen:
Pöytäkirja 14/2016 6 (17) Johtoryhmä 204 12.12.2016 Luentosopimus Johtoryhmä 12.12.2016 204 Johtoryhmä päätti alle 3 kk:n pituisten luento- ja palkkiosopimuksien valmisteluprosesseista. Koulutusyksiköissä luentosopimusten osalta toimitaan seuraavasti: 1) koulutusvastaava valmistelee koulutusjohtajan toimeksiannosta luento- ja palkkion saajan rekrytointiesityksen 2) koulutusjohtaja lähettää rekrytointiesityksen henkilöstöpäällikölle tarkistettavaksi 3) henkilöstöpäällikön hyväksynnän jälkeen koulutusvastaava valmistelee luento- ja palkkiosopimuksen (viite: koulutusvastaavan toimenkuva) 4) koulutusjohtaja allekirjoittaa luento- ja palkkiosopimuksen 5) luento- ja palkkiosopimuksesta tieto toimitetaan tämän jälkeen välittömästi palkanlaskentaan, jotta tiedot saadaan palkkajärjestelmään ennen sopimuksen alkua. TKI-palveluiden osalta luento- ja palkkiosopimuksien kanssa toimitaan muutoin samoin, mutta toimijana valmistelussa ja allekirjoittajana on tutkimusjohtaja. Muissa tukipalveluissa osalta luento- ja palkkiosopimuksien kanssa toimitaan muutoin samoin, mutta toimijana valmistelussa ja allekirjoittajana on koko tulosalueen johtaja. Yli 3 kk:n luentosopimusten osalta toimitaan rekrytointiprosessin mukaisesti eli toimitusjohtaja päättää luento-opettajan palkkaamisesta. Rekrytoinnin ohjeet löytyvät Staffista https://staff.xamk.fi/henkilostoasiat/uusijapaattyvatyosuhde/rekrytointipolitiikka/sivut /default.aspx Tiedottaminen:
Pöytäkirja 14/2016 7 (17) Johtoryhmä 205 12.12.2016 Työajanseurantajärjestelmä Johtoryhmä 12.12.2016 205 Esittely: hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen Hallinto- ja talousjohtaja esittelee asian kokouksessa. Johtoryhmä kävi asiasta keskustelun ja päätti, että hallinto- ja tukipalveluhenkilöstö jatkaa työajanseurantaa Excel-pohjaisten taulukoiden avulla.asiasta tiedotetaan henkilöstöä ja laaditaan yhtenäinen excel-pohja. Kokouksessa todettiin, että johtoryhmän kokouksessa 26.9. 116 on tehty päätös, jonka mukaan SoleTM -järjestelmä otetaan käyttöön koko konsernissa. Tämän järjestelmän avulla hoidetaan vain TKI-henkilöstön työajan kohdentaminen hankkeille. Tiedottaminen:
Pöytäkirja 14/2016 8 (17) Johtoryhmä 206 12.12.2016 Opettajien työsuunnittelun periaatteet (TAS) ja vuoden 2016 ja 2017 vapaajaksot 55/01.00/2016 Johtoryhmä 12.12.2016 206 Kokouksessa todettiin, että työaikasuunnittelussa on ilmennyt vapaajaksojen määrittämisen osalta ongelmia vuosina 2016 ja 2017. Johtoryhmä keskusteli työaikasuunnittelun ohjeistuksesta ja sen valmisteluun liittyvistä toimintatavoista ja päätti, että jatkossa valmisteluvastuussa oleva opetusjohtaja Tuija Vänttinen lähettää ohjeen aina henkilöstöpäällikölle tarkistettavaksi ennen kun se tuodaan johtoryhmän hyväksyttäväksi. Johtoryhmä totesi, että on huomioitava, että kaikki päivitykset työaikasuunnittelun ohjeeseen tulee hyväksyttää johtoryhmässä, ennen päivitetyn version käyttöönottoa. Seuraavan ohjeen päivityksen yhteydessä huomioidaan hankkeille varatut työtunnit.
Pöytäkirja 14/2016 9 (17) Johtoryhmä 207 12.12.2016 Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman hyväksyminen 4/01/2015 Johtoryhmä 12.12.2016 207 Esittely: henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs Esitys Johtoryhmä hyväksyy tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman. Johtoryhmä hyväksyi tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman. Tiedottaminen: Liitteet Liite 1 Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma
Pöytäkirja 14/2016 10 (17) Johtoryhmä 208 12.12.2016 SharePoint-ympäristön pitkän aikavälin kehittämissuunnitelma Johtoryhmä 12.12.2016 208 Esittely: viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen SharePoint-ympäristölle toteutetaan kehittämissuunnitelma 2-3 vuoden aikavälille osana vuoden 2016 rake-hanketta. SharePoint on teknologiana keskeisissä työyhteisöviestinnän kanavissa: Staff- ja Student-intraneteissä, Staffin työiloissa ja MySite-sivustoissa. Se linkittyy myös Dynasty-asianhallintajärjestelmään. Kehittämissuunnitelman avulla halutaan helpottaa SharePoint-ympäristössä olevien palvelujen kehittämistä ja budjetointia sekä ehkäistä päällekkäisiä toimintoja eri verkkopalvelujen välillä. Johdon näkemykset SharePoint-ympäristön kehityssuunnista ovat erittäin tärkeitä roadmapin laadinnassa. Näkemysten kartoittamiseksi johtoryhmän jäsenille lähetetään sähköpostitse erillinen, lyhyt kysely (pari kysymystä). Johdolle ja valitulle asiantuntijaryhmälle lähetettävien kyselyjen lisäksi tammikuussa 2017 järjestetään 4 tunnin mittainen työpaja, johon johtoryhmä voi halutessaan nimetä edustajan. Työpajaan osallistuu palveluyksikköjen, opetuksen ja TKI:n edustajia, joita tiedustellaan tarvittaessa esimiehiltä. Lisäksi mukana on mm. opiskelijakunnan ja järjestelmätoimittajien edustajia. Tiivi pukkila-nupponen tuo asian tiedoksi johtoryhmälle ja esittelee asia tarkemmin kokouksessa. Esitys Johtoryhmä merkitsee asian tässä vaiheessa tiedoksi. Tiedottaminen: Johtoryhmä merkitsi asian tiedoksi.
Pöytäkirja 14/2016 11 (17) Johtoryhmä 209 12.12.2016 Tulokyselytulokset syksyllä 2016 140/12.00/2016 Johtoryhmä 12.12.2016 209 Esittely: laatu- ja palvelujohtaja Marjo Nykänen Tulokyselyllä kootaan tietoa opiskelun aloittamiseen liittyvästä perehdytyksestä, työskentelyilmapiiristä, opiskelijatuutoroinnista ja opiskelijoiden tyytyväisyydestä. Tulokyselyyn vastaavat kaikki tutkintoon johtavan koulutuksen opiskelijat. Kysely tehdään opiskelijoiden ensimmäisen lukukauden aikana. Käsittely ja kehittämistoimenpiteet hoidetaan erillisen prosessikuvauksen mukaisesti. Tulokyselyyn vastasi marraskuussa 2016 yhteensä 1 226 Kyamkissa ja Mamkissa opintonsa syksyllä aloittanutta opiskelijaa. Parhaat keskiarvot olivat Kyamkissa Merikapteenikoulutuksessa 3,72 ja Game design -koulutuksessa 3,60; Mamkissa Yhteisöpedagogikoulutuksessa 4,05 ja Business management -koulutuksessa 3,85. Hälytysrajan 3,25 alapuolelle jäi Kyamkissa kuusi koulutusta, Mamkissa yksi. Tarkemmat tulokset ovat liitteenä. Mamk AMK Koulutus Vastaajamäärä Kyamk AMK: päivä ja monimuoto Vastausprosentti Keskiarvo 504 57,6 % 3,36 YAMK 43 27 % 3,33 AMK: päivä ja 613 83 % 3,53 monimuoto YAMK 66 60,5 % 3,55 Esitys Johtoryhmä merkitsee tulokyselyn tulokset tiedoksi. Johtoryhmä merkitsi tulokyselyn tulokset tiedoksi. Tiedottaminen: Liitteet Liite 2 Tulokyselytulokset syksyllä 2016, päivä ja moni Mamk Liite 3 Tulokyselytulokset syksyllä 2016, päivä ja moni Kyamk Liite 4 Tulokyselytulokset syksyllä 2016, YAMK, Kyamk Liite 5 Tulokyselytulokset syksyllä 2016, YAMK, Mamk
Pöytäkirja 14/2016 12 (17) Johtoryhmä 210 12.12.2016 Opiskelijapalveluiden hinnasto 1.1.2017 125/12.00/2016 Johtoryhmä 12.12.2016 210 Valmistelu: opiskelijapalvelupäällikkö Leena Kurki-Pölönen Esittely: hallinto- ja talousjohtajat Tero Tallinen Esitys Maksun aihe Hinta Hakemuksen käsittelymaksu 50 VN asetus 1440/2014/3 - Opiskeluoikeuden palauttaminen - Opiskeluoikeuden jatkaminen - Erillinen opiskeluoikeus Tutkintotodistuksen virallinen jäljennös 50 (alkuperäisestä todistuskopiosta, sisältää kaikki liitteet, 1 jäljennös maksaa 50 ja sitä seuraavat 10 kpl Opintorekisteriotteen virallinen jäljennös, eroamisen jälkeen 30 Ei-tutkintoon johtavan koulutuksen todistusten viralliset jäljennökset (avoin amk, erikoistumis-, lisä-, täydennys- ja tilauskoulutukset) 30 Opintojaksokuvaukset ja muut selvitykset 30 Tenttimaksu 30 (toisen korkeakoulun opiskelijan suoritustilaisuus yleisenä tenttipäivänä) Tiedottaminen: Johtoryhmä määritti hakemuksen käsittelymaksun suuruudeksi sekä todistuksen virallisen jäljennöksen hinnaksi esityksestä poiketen 60, muilta osin opiskelijapalveluiden hinnat 1.1.2017 hyväksyttiin.
Pöytäkirja 14/2016 13 (17) Johtoryhmä 211 12.12.2016 Muut asiat Johtoryhmä 12.12.2016 211 Korkeakoulujen ja tiedelaitosten johdon seminaari 8. 9.12.2016 Esittely: kehitysjohtaja Kalevi Niemi Talousarvo 2017 Esittely: hallinto- ja talousjohtaja Tilaisuus on katsottavissa tallenteena http://videonet.fi/web/minedu/201612089/. Twitterissä tapahtumasta keskustellaan tunnisteella #kkjohto2016. Seminaarissa opetusministeri Sanni Grahn-Laasonen linjasi korkeakoulujärjestelmän tulevaisuutta ja kertoi asettavansa visio-työryhmän, johon kutsutaan sekä AMK:n että yliopistojen edustajia. Tärkeänä aiheena seminaarissa nousivat esille mm. kansainvälistyminen ja sitä kautta laadunvarmistus. Kansainvälistymisen lisäksi seminaarissa keskusteltiin monimuotoisesta yhteistyöstä eri kouluasteiden välillä sekä avoimen tutkimuksen ja tieteen yhteiskunnallisesta vaikutuksesta. Seminaarin yhteyteen oli järjestetty keskustelutilaisuus koulutusvastuista. Johtoryhmä merkitsi katsauksen tiedoksi. Hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen esitteli johtoryhmälle hallitukselle esitettävän vuoden 2017 talousarvion. Talousarvio käsitellään hallituksen kokouksessa 16.12. Johtoryhmä merkitsi talousarvion tiedoksi.
Pöytäkirja 14/2016 14 (17) Johtoryhmä 212 12.12.2016 Tiedoksi asiat Johtoryhmä 12.12.2016 212 Lausuntopyyntö: Ylioppilastutkinnon hyödyntämistä korkeakoulujen valintamenettelyissä pohtineen työryhmän raportista ja ylioppilastutkinnon kehittämisestä, OKM/16/040/2016. - Käsittely opetuksen johtoryhmän kokouksessa 20.12.
Pöytäkirja 14/2016 15 (17) Johtoryhmä 213 12.12.2016 Tapahtumat Johtoryhmä 12.12.2016 213 Ei tiedotettavia tapahtumia.
Pöytäkirja 14/2016 16 (17) Johtoryhmä 214 12.12.2016 Seuraava kokous Johtoryhmä 12.12.2016 214 Johtoryhmän kevään 2017 kokousaikataulu Kevään 2017 aikana johtoryhmän kokoukset pidetään pääsääntöisesti joka toinen tiistai klo 9-12 tai klo 13 16, kokouspaikkana on Mikkelin kampus, neuvottelutila H208 ti 10.1. klo 13-16 ti 24.1. klo 13-16 ti 7.2. klo 9-12 klo 13-15 Dynasty-koulutus ti 21.2. klo 9-12 ti 7.3. klo 9-12 ti 21.3. klo 13-16 ti 4.4. klo 13-16 ti 18.4. klo 9-12 ti 2.5. klo 9-12 ti 16.5. klo 9-12 ti 30.5. klo 9-12 ti 13.6 klo 9-12
Pöytäkirja 14/2016 17 (17) Johtoryhmä 215 12.12.2016 Kokouksen päättäminen Johtoryhmä 12.12.2016 215 Puheenjohtaja, toimitusjohtaja Heikki Saastamoinen kiitti johtoryhmän jäseniä kuluneesta vuodesta ja päätti kokouksen klo 11.10.