Julkisen sektorin työn tuottavuus laskee Tuottavuus on kehittynyt julkisella ja yksityisellä puolella eri suuntiin, mutta kilpailtaessa samasta työvoimasta palkat ja kustannukset nousevat myös kunnissa. (Baumolin tauti) Elintason noustessa haluamme enemmän ja laadukkaampia palveluja, jotka huoltosuhteen heikentyessä pitää tuottaa yhä useammalle, mutta pienemmin voimin. Lisätyötä teettävät uudet lait ja määräykset: esimerkiksi vuonna 2012 julkaistiin yli 1000 uutta säädöstä. Lähde: Tilastokeskus [ks. Mäki, T. (2012), Kuntatuottavuuden merkitys julkisen talouden kokonaisuudessa, Valtiovarainministeriö.]
Toiminnanohjauksesta lääke Baumolin tautiin? Erilaista tuottavuuskehitystä selittää, että julkisella puolella on paljon henkilöpalvelualoja. Hyöty teknologian kehityksestä on jäänyt saamatta. Asiantuntijatyöhön sisältyy kuitenkin vaiheita, jotka lakien ja määräysten näkökulmasta ovat yksinkertaista matematiikkaa ja logiikkaa. Lääke näiden osatehtävien automatisointiin ja tuottavuuden parantamiseen on nostaa asioiden käsittely kehittyneeseen toiminnanohjaukseen.
Elinar ARTO Julkiselle sektorille kehitetty ratkaisu kehittyneeseen toiminnanohjaukseen ja älykkääseen arkistointiin. Tukee asiantuntijatyötä ja mahdollistaa tilanteeseen mukautuvan prosessin. Täyttää Arkistolaitoksen sähköisen arkistoinnin SÄHKE2-vaatimukset. Perustuu IBM:n teknologiaan ja Elinarin osaamiseen.
Älykkäästi lisää julkista arvoa Tehostaa julkisen sektorin palvelutuotantoa. Nopeuttaa asioiden käsittelyä, mikä parantaa asiakkaan palvelukokemusta. Tukee organisaation oppimista ja tiedon yhteisöllisen käyttöä. Tuo kustannussäästöjä siirryttäessä paperiprosessista aidosti sähköiseen asiakirjojen käsittelyyn ja arkistointiin.
Lahden kaupunki Elinar Oy on toteuttanut Lahden kaupungille älykkään arkistoinnin ratkaisun. Töiden läpimenoajat lyhentyneet viikoista päiviin. Arkistolaitoksen lupa sähköiseen arkistointiin 1.5.2013 alkaen (SÄHKE2). Merkittävät pitkän aikavälin kustannussäästöt.
Toimitusvalmistelija Vireilletulo Demo: Kiinteistönmuodostus, tontin lohkominen Toimitusinsinööri Edellytysten selvittäminen Päätöksenteko Perustuu Kiinteistönmuodostuslakiin. Asia vireille kirjallisesta hakemuksesta. Varmistetaan voimassa oleva asemakaava ja tonttijako. Tutkitaan omistusoikeus, rasitteet ja osuudet yhteisiin alueisiin. Valmistellaan toimitus ja tiedotetaan. Merkitään rajat maastoon. Päätöksenteko toimituskokouksessa. Kirjataan uudet rasitteet ja järjestellään mahdolliset kiinnitykset. Laaditaan toimitusasiakirjat ja tonttikartta. Rekisteröidään tontti. Ilmoitetaan asiakkaalle rekisteröinnistä. Kiinteistörekisterinpitäjä Kiinteistörekisterinhoitaja Hyväksyntä EI VALITUSAIKAA Valitus EI VALITUSTA Toimeenpano Valitusaika Perinteisenä paperiprosessina aikaa hakemuksesta tontin rekisteröintiin kuluu tyypillisesti 2-4 kuukautta. Mahdollisuus puolittaa. Arkistonhoitaja <Toiminto> Älykäs arkisto Suljettu Prosessiin liittyviä asiakirjoja: hakemus, käräjäoikeuden ilmoitus, kaupparekisteriote, perukirja, saantokirja, yhtiökokouksen pöytäkirja, rasitesopimus, tilusvaihtosopimus, viranhaltijapäätös, toimitusmääräys, kutsukirje, kuulutus, toimituskokouksen pöytäkirja, tonttikartta, valtakirja, maaoikeuden ratkaisu, korkeimman oikeuden ratkaisu,
Henkilöstöpäällikkö Esivalmistele perehdytys Käy läpi HR-asiat Kerää perehdytyspalaute Demo: Henkilöstöhallinto, työntekijän perehdytys Mikrotuki Järjestä työpiste Kouluta IT- ja tietoturvaasiat Jokaisen uuden työntekijän perehdytyksestä syntyy järjestelmään uusi asia. Henkilön perehdytyssuunnitelma kulkee asian liitteenä läpi koko sähköisen prosessin. Lähin esimies Hyväksy perehdytyssuunnitelma Opasta työtehtäviin Perehdytykseen panostaminen on kannattava investointi, joka kasvattaa henkilöstön osaamista, parantaa laatua, lisää työssä jaksamista ja vähentää työtapaturmia ja poissaoloja. Toimistosihteeri Esittele tilat ja käytännöt Kehittyneellä toiminnanohjauksella varmistetaan työsuojelulainsäädännön vaatimusten täyttyminen ja automatisoidaan prosessiin liittyvät ilmoitukset, tiedonvälitys ja tiedonkeruu. Laatupäällikkö Esittele prosessit <Toiminto> Älykäs arkisto Prosessiin liittyviä asiakirjoja: työhakemus, työtodistukset, päätös työhönotosta, työsopimus/virkamääräys, ilmoitus työterveyshuoltoon/ palkkalaskentaan, perehdytyssuunnitelma, perehdytyksen tarkistuslista, henkilöstöopas, tietoturvapolitiikka, henkilöstön tietoturvaohje, laatukäsikirja, työaikaseurannan ohje, palautekyselylomake,
Elinar Oy Ltd Sisällönhallintaratkaisut ja sosiaalinen sisällönhallinta Asiakkaan tarpeen analysointi ja liiketoimintaosaaminen Teknologiaosaaminen IBM Premier Business Partner Perustettu 1994 Liikevaihto 2012 3,8 milj.euroa Toimialueet Pohjoismaat ja UK Sivuliikkeet Ruotsissa ja Norjassa Lisää tietoa www.elinar.com