KIRKKONUMMEN SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 1 (9) Kokouspäivä Paikka ja aika: Kirkkonummen seurakuntatalo, Sali 1 (Rippikoulusali) Seurakunnantie 1, 14.5.2013 klo 18.00 - Jäsenet: Posti Timo, puheenjohtaja Ehrnstén Viveka Erkkilä Pentti Kaurila Tuija Lumijärvi Johanna Nieminen John Rahja Jaakko Rekola Merja Salonen Antti Seppälä Pirjo Sivonen Risto Tarkka Juha Taubert Håkan Hellström Gunnel Vanhamäki Veikko Hietanen Rauni Andersén Sanna Mervasto Kalevi Riihitammela Paavo Seppänen Tarja Pentikäinen Tuomo Väkeväinen Tuulia Haukijärvi Eino Korhonen Eila Bäck Carl-Gustaf Muut kutsutut: Yhteisen n puheenjohtaja Eva Lindberg Yhteisen n 1. varapuheenjohtaja Jaana Nuottanen Yhteisen n 2. varapuheenjohtaja Ari Harinen Kuvataiteilija Pentti Saksala Viranhaltijat: Timo Posti, kirkkoherra Lars-Henrik Höglund, kirkkoherra Sirkkaliisa Cavonius, talousjohtaja Anders Nordström, kiinteistöpäällikkö Leena Riipinen, hallintoassistentti 64-71 Allekirjoitukset Timo Posti Puheenjohtaja Leena Riipinen Pöytäkirjanpitäjä Tarkistus 14.5.2013 Pöytäkirjantarkastaja Pöytäkirjantarkastaja Todistan, että pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävillä Paikka ja aika Taloustoimisto 15.5. 15.6.2013
2 (9) SISÄLLYSLUETTELO 64 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS... 3 65 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN JA NÄHTÄVÄNÄ PITÄMINEN... 3 66 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYS... 4 67 MÄÄRÄAIKAISEN (15.5. 31.12.2013) PROJEKTIPÄÄLLIKÖN PALKKAAMINEN KIINTEISTÖTOIMEEN... 5 68 HALLINTOASSISTENTIN TOIMEN AUKI JULISTAMINEN... 7 69 YHTIÖKOKOUSEDUSTAJAN VALINTA KIINTEISTÖ OY KIRKKOLAAKSON KAUPPAKESKUKSEN JA KIINTEISTÖ OY KIRKKOLAAKSON LIIKEKESKUKSEN YHTIÖKOKOUKSIIN KEVÄÄLLÄ 2013... 8 70 ILMOITUSASIAT... 9 71 MUUT ASIAT... 9
3 (9) 64 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kirkkojärjestyksen 9. luvun 1 :n mukaan kutsun yhteisen n kokoukseen antaa puheenjohtaja. Kutsu on ohjesäännön 6 :n mukaan toimitettava jäsenille viimeistään kolme arkipäivää ennen kokousta ja kutsuun on liitettävä, mikäli mahdollista, luettelo käsiteltävistä asioista. Kirkkolain 7. luvun 4 :n mukaan yhteinen on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Esitys Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 65 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN JA NÄHTÄVÄNÄ PITÄMINEN Ohjesäännön 8 :n mukaan pöytäkirja tarkastetaan heti tai sen tarkastaa kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua jäsentä. Pöytäkirjan nähtävänä olosta säädetään kirkkolain 25. luvun 3 :ssä. Kun ainoastaan tarkastetut pöytäkirjat voidaan asettaa yleisesti nähtäväksi, pöytäkirjan tarkastaminen on suoritettava ennen nähtävänä oloajan alkamista. Esitys Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirja tarkastetaan 14.5.2013. Pöytäkirja pidetään nähtävänä taloustoimistossa ajalla 15.5. 15.6.2013.
4 (9) 66 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYS Esitys Kokouksen alkuun on kutsuttu kuvataiteilija Pentti Saksala. on kokouksessaan 5.2.2013 päättänyt ottaa vastaan taiteilijan lahjoittaman kuparimaalauksen Maailmojen synty. Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi.
5 (9) 67 MÄÄRÄAIKAISEN (15.5. 31.12.2013) PROJEKTIPÄÄLLIKÖN PALKKAAMINEN KIINTEISTÖTOIMEEN Valmistelu Sirkkaliisa Cavonius, 040 8243 675 Kiinteistötoimen johtokunta käsitteli kokouksessaan 4.4.2013 sekä yhteinen kokouksessaan 16.4.2013 kiinteistötoimen resurssiongelmia. Seurakuntayhtymän kiinteistötoimeen on talousarviossa 2013 hyväksytty määrärahat yhden kokopäiväisen ja yhden puolipäiväisen määräaikaisen henkilöresurssin palkkaamiseksi koko vuodeksi 2013. Kiinteistötoimella on ilmeinen tarve lisäresurssille niin erilaisten toimistotehtävien hoitamiseksi kuin investointihankkeiden eteenpäinviemiseksikin. Keskusteluissa on tuotu esille, että kiinteistötoimeen voitaisiin palkata projektipäällikkö. Projektipäällikölle kuuluisi niin kiinteistötoimen hallinnollisia tukitehtäviä (kiinteistötietojärjestelmä, kiinteistöpäällikön ja kiinteistötoimen johtokunnan sihteerin tehtävät, arkistointi) kuin seurakuntayhtymän investointihankkeisiin liittyvät projektihallinnolliset tehtävät, kuten avustaminen kilpailutuksissa, hankkeiden aikataulutuksissa ja toteutukseen liittyvissä selvityksissä. Seurakuntayhtymän taloustoimistossa on marraskuun 2012 puolesta välistä alkaen toiminut määräaikaisena hallintoassistenttina Leena Riipinen ja hänen tehtävistään on tällä hetkellä noin 50 % kiinteistötoimen sihteerin töitä. Hän on aikaisemmin toiminut mm. projektipäällikön tehtävissä ja hänellä on PRY:n (=Projektiyhdistys ry) myöntämä projektiosaamisen kansainvälinen tutkinto. Hänen kanssaan on keskusteltu ja hän ilmoittanut olevansa kiinnostunut siirtymään hoitamaan yllämainittua projektipäällikön tehtävää. Hallintoassistentti Leena Riipisen siirtyminen seurakuntayhtymässä toisiin tehtäviin aiheuttaa resurssivajeen seurakuntayhtymän yleishallinnossa, jossa muutenkin on aliresursointia muutosprosessien (esim. Kirkon palvelukeskukseen siirtyminen, pääkirjanpitäjän eläkkeelle siirtyminen, harkinnanvaraisen palkanosan käyttöönotto) vuoksi. Myöskin se, että hallintoassistentin työpanoksesta on vuoden 2011 syksystä alkaen käytetty n. 50 % kiinteistötoimen hallinnollisten tehtävien hoitoon on vaikuttanut taloustoimiston resurssitilanteeseen. Erityisesti tiedottamiseen ja tiedonhallintaan (ja arkistointiin) tarvittaisiin lisäpanostusta. Taloustoimistoon tulisikin palkata kokopäivätoiminen hallintoassistentti. Taloudellisesti olisi mahdollista palkata hallintoassistentti syyskuusta vuoden loppuun kokopäivätoimisena. Tarve on kuitenkin pidempiaikainen ja olisi hyvä, jos hallintoassistentti voitaisiin palkata vuoden määräaikaiseen työsuhteeseen syyskuusta 2013 alkaen. Työsuhde voidaan vakinaistaa tarvittaessa, kun talous- ja henkilöstöhallintoon liittyvät muutosprosessit ovat selkiytyneet. Kiinteistöpäällikkö on käynyt projektipäällikön tehtävänkuvauksen läpi palkka-asiamiehen kanssa. Tehtävän vaativuusryhmäksi tulisi tällä perusteella 503. Palkka-asiamies keskustelee
6 (9) Kiinteistöpäällikön esitys projektipäällikön palkkaamisesta työntekijöiden edustajien kanssa ennen yhteisen n kokousta, ja tehtävänkuvaus tuodaan kokoukseen nähtäville. päättää, että kiinteistötoimeen palkataan määräaikaiseksi projektipäälliköksi ajalle 15.5. 31.12.2013 Leena Riipinen. Tehtävä on määräaikainen kiinteistötoimessa tehtävän resurssitarvekartoituksen ja seurakuntayhtymän Kirkon palvelukeskukseen liittymisestä mahdollisesti aiheutuvien muutosten vuoksi. Projektipäällikön pääasiallinen toimipiste on keskustan seurakuntatalo. Hän noudattaa Kirkon virka- ja työehtosopimuksen mukaista virastotyöaikaa (37,25 h/vko) ja hänen palkkauksensa määräytyy Kirkon virka- ja työehtosopimuksen vaativuusryhmän 503 mukaisesti.
7 (9) 68 HALLINTOASSISTENTIN TOIMEN AUKI JULISTAMINEN Valmistelu Määräaikaisen hallintoassistentti Leena Riipisen on suunniteltu siirtyvän seurakuntayhtymässä toisiin tehtäviin 15.5.2013 alkaen. Hallintoassistentin toimi jää vaille työntekijää, mikä aiheuttaa resurssivajeen seurakuntayhtymän yleishallinnossa, jossa muutenkin on aliresursointia muutosprosessien, mm. Kirkon palvelukeskuksen asiakkaaksi siirtymisen, vuoksi. Hallintoassistentin työpanos on syksystä 2011 alkaen jakautunut siten, että n. 50 % on käytetty kiinteistötoimen hallinnollisiin tukitehtäviin (mm. kiinteistöpäällikön sihteerin tehtävät) ja n. 50 % muihin hallinnollisiin tehtäviin (esim. eri toimielinten sihteerinä toimiminen, rekrytoinnissa avustaminen, arkistointi ja tiedottaminen). Tämä on näkynyt muun muassa tiedottamisen ja arkistoinnin (tiedonhallinnan) jäämisenä vähemmälle hoidolle. Talousjohtajan esitys Taloustoimistoon tulisikin palkata kokopäivätoiminen hallintoassistentti. Vuoden 2013 talousarvio mahdollistaa hallintoassistentin palkkaamisen syyskuusta vuoden 2013 loppuun kokopäivätoimisena. Määrärahoja jää käyttämättä nykyisen hallintoassistentin siirtyessä muihin tehtäviin, ja koska rekrytointi on järkevää aloittaa vasta lomien jälkeen. Sihteeripalvelujen tarve on kuitenkin pidempiaikainen ja olisi hyvä, jos hallintoassistentti voitaisiin palkata vuoden määräaikaiseen työsuhteeseen syyskuusta 2013 alkaen. Määräaikaisuus olisi perusteltua, koska taloustoimistossa on tulossa useita muutoksia: siirtyminen Kirkon palvelukeskuksen asiakkaaksi, pääkirjanpitäjän eläkkeelle jääminen, yhden työntekijän vuorotteluvapaa. Työsuhde voitaisiin vakinaistaa tarvittaessa, kun talousja henkilöstöhallintoon liittyvät muutosprosessit ovat selkiytyneet. Hallintoassistentin tehtäviin kuuluisivat avustavat hallinnolliset tehtävät, kuten kokousasiakirjojen kokoaminen ja lähettäminen, tarvittaessa eri toimielinten sihteerinä toimiminen, talousjohtajan sihteerinä toimiminen, seurakuntayhtymän rekrytoinnissa avustaminen, seurakuntayhtymän arkistonhoitajana toimiminen ja seurakuntayhtymän tiedotuksen hoitaminen. Tehtävänkuvaus tuodaan nähtäville kokoukseen. päättää, että hallintoassistentin toimi julistetaan auki siten, että se voidaan täyttää vuoden määräajaksi syyskuusta 2013 lähtien. Pääasiallinen työpiste on Keskustan seurakuntatalo. Kirkon virka- ja työehtosopimuksen vaativuusryhmän xx mukaan (tuodaan kokoukseen).
8 (9) 69 YHTIÖKOKOUSEDUSTAJAN VALINTA KIINTEISTÖ OY KIRKKOLAAKSON KAUPPAKESKUKSEN JA KIINTEISTÖ OY KIRKKOLAAKSON LIIKEKESKUKSEN YHTIÖKOKOUKSIIN KEVÄÄLLÄ 2013 Valmistelu Kiinteistö Oy Kirkkolaakson Kauppakeskus ja Kiinteistö Oy Kirkkolaakson Liikekeskus ovat Kirkkonummen seurakuntayhtymän 65-prosenttisesti omistamia kiinteistöosakeyhtiötä, jotka vuokraavat liiketiloja yrittäjille. Toisena omistajana on Helsingin seurakuntayhtymä 35 prosentin osuudella. Talousjohtajan esitys Kiinteistöosakeyhtiöt muodostavat yhdessä Kirkkonummen seurakuntayhtymän kanssa konsernin, jonka tase liitetään Kirkkonummen seurakuntayhtymän tilinpäätökseen. Kiinteistöosakeyhtiöiden yhtiökokoukset pidetään toukokuussa 2013. Kokouksissa päätetään yhtiöjärjestyksen määräämät asiat, mm. vuoden 2012 tilinpäätöksestä. Kirkkonummen seurakuntayhtymä valitsee edustajan yhtiökokouksiin. valitsee yhtiökokousedustajan.
9 (9) 70 ILMOITUSASIAT. 71 MUUT ASIAT 1. Kuvataiteilija Pentti Saksalan taideteoksen paikka 2. Viranhaltijapäätökset 3. Valitusosoitus KL 24 luvun mukaisesti