1 Kirjasto Laatukäsikirja Versio 1.2 30.09.2009 Känsälä/Muhonen
2 1. Johdanto Kirjaston laatukäsikirjassa kuvataan kirjaston nykyinen toiminta, toiminnan tavoitteet sekä keskeisimmät kehittämiskohteet. Laatukäsikirjatyöstä vastaa ylikirjastonhoitaja. Aineiston keräämiseen ja käsikirjan kirjoittamistyöhön on osallistunut ylikirjastonhoitajan lisäksi kirjaston toimistopäällikkö. Laatukäsikirja pohjautuu koko kirjaston henkilökunnan osallistumiseen toiminnan kuvaukseen, toiminnan tavoitteiden määrittelyyn ja kehittämiskohteiden pohdintaan. Kirjastoon hallinnollisesti kuuluvan Opetuksen ja oppimisen tuki yksikön toimintaa vain sivutaan tässä dokumentissa. 2. Kirjasto lyhyesti Teknillisen korkeakoulun erillisenä laitoksena toimiva kirjasto on kaikille avoin tieteellinen kirjasto ja korkeakoulun tieteellisen tietohuollon keskus. TKK:n kirjasto palvelee kaikkia teknistä tietoa tarvitsevia asiakkaita niin kotimaassa kuin ulkomailla. Kirjaston toimintaa johtaa ylikirjastonhoitaja ja toimintaa ohjaa neuvottelukunta. Kirjasto huolehtii siitä, että korkeakoulun tutkijoilla, opettajilla ja opiskelijoilla on käytettävissään laadullisesti arvioitu, ajantasainen ja tarpeisiin sopiva tietoaineisto huolehtii osaltaan siitä, että käyttäjillä on taidot käyttää tietoaineistoa vastaa elektronisesta kampuskirjastosta hoitaa tietoaineiston käyttöön antoon liittyviä tehtäviä, joita ovat aineiston hankinta ja lisensointi, luettelointi, sisällönkuvailu ja muu metadatan käsittely, aineistoa koskevien hallinta ja hakujärjestelmien sekä tilojen ylläpito tuottaa tietokantoja (mm. TKK:n tutkimus ja julkaisurekisterit) osallistuu osaltaan TKK:n tutkimuksen tuloksellisuuden analysointiin kehittää toimintaansa korkeakoulua hyödyttävillä hankkeilla. TKK Opetuksen ja opiskelun tuki sekä opintopsykologi kehittävät ja tukevat opetusta sekä opiskelua TKK:lla vaikuttavat myönteisesti opetuskulttuuriin. Kirjasto vastaa digitalisoitumisen mukanaan tuomiin haasteisiin tukemalla TKK:n yksiköitä elektronisessa julkaisemisessa julkaisujen käyttöön annossa ja arkistoinnissa elektronisten opetusaineistojen käyttöön annossa ja säilyttämisessä tietoaineistojen tehokkaassa hyödyntämisessä tieteellisen tiedonvaihdon edistämisessä. Teknillisessä korkeakoulussa toimii pääkirjaston lisäksi tiedekunta ja laitoskirjastoja. Tiedot näistä löytyvät osoitteesta http://lib.tkk.fi/fi/yhteystiedot/muut_kirjastot/.
3 2.1 Missio ja visio Kirjasto on sopeutumassa uuteen Aalto yliopiston kirjastolaitokseen omaksumalla uuden mission ja vision. Missio (Aalto yliopiston kirjastolaitos) Kirjasto tunnistaa asiakkuuksien elinkaaren ja palvelutarpeet ja pystyy vastaamaan näihin haasteisiin luomalla asiakaslähtöiset palvelut ja prosessit. Kirjasto integroituu osaksi Aalto yliopiston tutkimus ja oppimisprosesseja. Visio (Aalto yliopiston kirjastolaitos) Aalto yliopiston kirjasto on kulttuuri ja sivistysorganisaatio, joka jakaa yliopistoyhteisön vision ja mission ja tukee yliopiston tavoitteiden toteutumista tarjoamalla korkeatasoisia kirjastopalveluja. Se edistää yliopiston tutkimuksellista, kulttuurista ja opetuksellista kilpailukykyä ja toimintaedellytyksiä luomalla kansainvälisesti laadukkaat palvelut ja palveluympäristön. Aalto yliopiston kirjasto on aktiivinen ja haluttu partneri kansainvälisessä tiedekirjastoverkostossa ja alueellisena vaikuttajana. Visio (TKK:n kirjaston nykyinen) Kirjasto on tutkijan työväline, opiskelijan opiskeluympäristö sekä uuden oppimiskulttuurin edistäjä. Kirjasto takaa kansainvälisesti vertailukelpoisen tietoaineiston saatavuuden ja käytettävyyden sekä tarvittavan arkistoinnin. Teknistieteellinen tieto tarjotaan saumattomasti verkossa, asiakkaan työasemalle. Kirjasto ja sen osana TKK:n Opiskelun ja opetuksen tukiyksikkö sekä opintopsykologit yhdessä luovat mahdollisuuksia uuden oppimiskulttuurin syntymiselle Aalto yliopistossa. Aalto yliopistossa on yksi kirjastolaitos, jonka yhtenä kampuskirjastona toimii TKK:n pääkirjasto ja tiedekuntakirjastot yhtenä hallinnollisena ja toiminnallisena kokonaisuutena. 2.2 Strategia Kirjasto noudattaa tulosneuvotteluissa esittelemiään linjauksia korkeakoulun perustehtävien tukemisessa, digitalisoitumisessa, laadussa ja uudistumiskyvyssä, kansainvälistymisessä sekä yhteiskunnallisessa vuorovaikutuksessa. Kansainvälisyys Kirjasto vastaa kansainvälistymisen haasteeseen tarjoamalla tiedotuksen, opetuksen ja palvelut kotimaisten kielten lisäksi kattavasti englannin kielellä. Rekrytointitilanteessa
4 hakijoiden kielitaitoon kiinnitetään erityistä huomiota. Kirjasto palvelee sujuvasti kansainvälisiä asiakkaita (opiskelijat, opettajat ja tutkijat). Kirjasto lisää osaltaan TKK:n houkuttelevuutta ylläpitämällä kansainvälisesti vertailukelpoisia kokoelmia. Kirjasto huolehtii osaltaan TKK:n tutkimustiedon leviämisestä maailmalle. Kirjasto osallistuu aktiivisesti oman alansa kansainvälisten järjestöjen toimintaan. Laatu ja uudistumiskyky Osana Teknillistä korkeakoulua kirjasto rakentaa ja kehittää laadunvarmistusjärjestelmäänsä. Kirjasto kerää jatkuvasti asiakaspalautetta ja kehittää toimintaansa sen pohjalta. Kirjasto osallistuu joka toinen vuosi kansainväliseen LibQual asiakaskyselyyn, mikä mahdollistaa vertailut kirjastoihin eri puolilla maailmaa. Yhteiskunnallinen vuorovaikutus Kirjasto on avoinna kaikille tiedontarvitsijoille. Teknillisen alan keskuskirjastona kirjasto tarjoaa laajat kokoelmansa, myös elektroniset aineistot, kaikkien kiinnostuneiden käyttöön kirjaston tiloissa. Kaukopalvelun avulla pääosa aineistosta on valtakunnallisesti käytettävissä lisenssiehtojen ja tekijänoikeuslain sallimissa puitteissa. Kirjasto on vuorovaikutuksessa ympäröivän yhteiskunnan kanssa perustehtävänsä lisäksi järjestämällä näyttelyjä ja muuta tiloihin sopivaa toimintaa (esim. kunnallis ja eduskuntavaalien ennakkoäänestys). Digitalisoituminen Kirjasto vastaa elektronisen tietoaineiston hankinnasta, käyttöön asettamisesta ja käyttäjätuesta. Kirjasto tukee elektronisten väitöskirjojen julkaisuprosessia ja ylläpitää TKK:n elektronista julkaisuarkistoa. 2.3 Menestystekijät 1. Osaava ja uutta tietoa menestyksellisesti omaksuva henkilökunta Kirjaston hyvää työskentelyilmapiiriä ylläpidetään vireällä tyhy toiminnalla sekä työssä kannustamisella. 2. Pedagoginen osaaminen, kyky hyödyntää sitä opetuksen kehittämisessä ja opettajien
5 tukemisessa, TKK:n tuntemus sekä hyvät verkostot opettajiin. TKK:n Opetuksen ja opiskelun tukiyksikön sekä opintopsykologin liittyminen osaksi kirjaston organisaatiota tuottaa huomattavia synergiaetuja. 3. Kirjaston laajat, laadukkaat ja laajalti käytettävissä olevat kokoelmat Arvioinneilla varmistetaan, että aineistot ovat ajanmukaisia, ajantasaisia ja käyttäjien tarpeisiin sopivia. 4. Kyky nopeasti soveltaa uusia teknologisia ratkaisuja kirjastoympäristössä Osallistumalla edelleen kansainväliseen ja kansalliseen yhteistyöhön kirjasto on mukana luomassa alansa tulevaisuutta. 5. Aktiivinen, tekniikan eturintaman tunteva asiakaskunta Asiakkailta saadaan jatkuvasti virikkeitä kirjaston kehittämiseen. 6. TKK:n sisäinen yhteistyö Kirjaston kannalta sujuva yhteistyö erityisesti atk keskuksen, Innovaatiokeskuksen ja taloushallinnon kanssa on oleellisen tärkeää. Tiedekuntakirjastojen perustaminen parantaa olennaisesti koko TKK:n kirjastolaitoksen kehittämistä. 3. Johtaminen 3.1 Johtamiskäytännöt Kirjasto on rehtorin suorassa alaisuudessa oleva erillislaitos, jolla on oma johtosääntönsä (Liite 1.). Kirjastoa johtaa ylikirjastonhoitaja. Toimintaa ohjaa ja valvoo kolmeksi kalenterivuodeksi kerrallaan asetettava neuvottelukunta, joka kokoontuu vähintään kerran vuodessa. Ylikirjastonhoitajalla on apunaan kirjaston toimistopäälliköistä ja kaukopalvelun esimiehestä koostuva johtoryhmä, joka kokoontuu viikoittain. Keväällä ja syksyllä johtoryhmällä on strategiapäivä. Johtoryhmä luo suuntaviivat kirjaston pitkäjänteiselle toiminnalle. Se myös käy läpi ja keskustelee kirjaston arkijohtamiseen liittyvät asiat. Lähiesimiehet pitävät viikkopalaverit omissa yksiköissään. Lisäksi joka yksiköllä on vuosittainen kehittämispäivä. Näiden tehtävänä on soveltaa ylikirjastonhoitajan ja johtoryhmän päätöksiä käytännössä sekä toimia keskustelukanavana yksiköiden henkilöstön kesken.
6 Kirjastossa pidetään kuukausikokous, jossa käsitellään ajankohtaisia asioita. Tämä kokous on avoin myös erilliskirjastojen henkilökunnalle. Kokous toimii yhteisenä tiedotus ja keskustelufoorumina. Ylikirjastonhoitaja käy kehitys ja UPJ keskustelut lähiesimiesten ja suorassa alaisuudessaan olevien asiantuntijoiden kanssa. Lähiesimiehet käyvät kehitys ja UPJ keskustelut omien alaistensa kanssa. Kehityskeskustelut ovat osa kirjaston toiminnan laadunvarmistusta ja toiminnan kehittämistä. Ylikirjastonhoitaja käy oman kehittämis ja UPJ keskustelunsa TKK:n hallintojohtajan kanssa. Kirjaston toiminnasta kerrotaan vuosikertomuksessa, joka on julkinen http://lib.tkk.fi/fi/tietoa/julkaisut/vuosikertomus/. 3.2 Organisaatio Kirjastossa on neljä toimistoa. Niistä kolme suorittaa kirjaston perinteisiä tehtäviä ja neljäs on vuoden 2008 alusta kirjastoon liitetty Opetuksen ja opiskelun tuki yksikkö. Organisaatiokaavio on seuraava: YLIKIRJASTON HOITAJA KOKOELMA PALVELU TIETOPALVELU JA ATK KIRJASTO PALVELU OPETUKSEN JA OPISKELUN TUKI HANKINTA LUETTELONTI TIETOPALVELU JA OPETUS ATK LAITTEET JA JÄRJESTELMÄT ASIAKAS PALVELU (LAINAUS) KAUKOPALVELU 3.3 Näkemys laadusta
7 Laatutyö tukee korkeatasoisten kirjastopalveluiden tuottamista. Kirjastossa toimitaan avoimesti ja koko henkilökunta sitoutetaan laatutyöhön. Ydin ja tukiprosessit tunnistetaan, dokumentoidaan ja niitä kehitetään. Laatutavoitteet Kirjasto tarjoaa korkeatasoisia kirjastopalveluja, jotka perustuvat vahvaan asiantuntemukseen ja ammatilliseen osaamiseen. Kirjasto pyrkii tarjoamaan kansainvälisesti vertailukelpoisen tietoaineiston saatavuuden, käytettävyyden ja tarvittavan arkistoinnin. Kirjasto tukee TKK:n julkaisutoimintaa ja huolehtii tutkimustiedon leviämisestä maailmalle. Kirjasto tarjoaa tiedonhaun ja hallinnan opetusta ja pyrkii tukemaan opiskelijaa opiskelun eri vaiheissa. Mittarit ja laadunvarmistus Asiakaspalautetta mitataan joka toinen vuosi järjestettävällä käyttäjäkyselyllä. Kirjaston antaman tiedonhaun opetuksen laatua mitataan kurssikohtaisilla palautekyselyillä. Palautteita käsitellään kirjaston johtoryhmässä ja niiden pohjalta tehdään parannuksia kirjaston palveluun ja toimintaan sekä käynnistetään kehittämishankkeita. Henkilökunnan asiantuntijuuden kehittymistä tarkastellaan kehityskeskusteluiden yhteydessä. Tietoaineiston kattavuutta seurataan mm. vertaamalla kirjaston aikakauslehtitarjontaa alan huippulehtien tarjontaan. Kansallisella tasolla kirjaston toimintaa mitataan Tieteellisten kirjastojen yhteistilaston avulla. 4. Voimavarat 4.1 Henkilöstö Vuonna 2008 kirjastossa oli 57 virkaa ja Opetuksen ja opiskelun tuki yksikössä 11 virkaa. Lähes kaikki ovat vakituisessa työsuhteessa. Uuden palkkausjärjestelmän mukaan kirjaston tehtävät jakaantuvat vaativuustasoille seuraavasti: Tasot 14 9 18 henkilöä
8 Tasot 8 6 Tasot 5 3 22 henkilöä 17 henkilöä ja Opetuksen ja opiskelun tuen tehtävät jakautuvat seuraavasti: Tasot 14 9 Tasot 8 6 Tasot 5 3 9 henkilöä 2 henkilöä 0 henkilöä Kirjaston henkilöstökulut 2,1 milj. euroa vuonna 2008 olivat kokonaiskuluista noin 40 %. Koulutukseen summasta käytettiin noin 16 900 euroa. Kirjasto kehittää henkilöstöään tavoitteellisesti. Perehdyttämisessä käytetään sekä TKK:n tarjoamaa että kirjaston omaa materiaalia. Henkilöstöä kannustetaan osallistumaan henkilöstökoulutukseen. Kirjasto huolehtii siitä, että esimiehet saavat riittävästi johtamiskoulutusta. Henkilöstön työkykyä ja hyvinvointia edistetään mm. aktiivisella tyhy toiminnalla. Kaikkien työntekijöiden kanssa käydään vuosittain kehityskeskustelut. 4.2 Rahoitus Vuonna 2008 korkeakoulu myönsi toimintamenoihin rahoitusta 4 535 847 euroa. Määrä oli edellisvuoden tasolla. Toimintamenorahan lisäksi kirjasto sai 200 000 euroa, jolla turvattiin elektronisen tietoaineiston jatkuvia hankintoja ja 50 000 euroa uusien tietokoneiden ostoon. Toiminnan tuotot olivat 220 013 euroa. 4.3 Tilat ja laitteet Kirjasto sijaitsee vuonna 1970 valmistuneessa Alvar Aallon suunnittelemassa rakennuksessa. Kokonaispinta ala on 8 942 m². Kirjastossa on kokoelmatiloja, asiakaspalvelutiloja ja henkilökunnan työhuoneita. Asiakkaiden käytössä on 450 lukupaikkaa ja neljä ryhmätyöhuonetta. Asiakastyöasemia on 33 ja lisäksi kirjastossa on langaton verkkoyhteys. Kirjasto odottaa peruskorjausta, jonka toivotaan toteutuvan vuonna 2012. Peruskorjauksen myötä tiloja voidaan kehittää ajanmukaiseksi oppimisympäristöksi. 5. Toiminnan kuvaus 5.1 Prosessikuvaukset Kirjaston toimintaa kuvataan prosessikuvauksissa, jotka löytyvät kirjaston intranetistä. Kuvaukset ovat sekä sanallisia että kaavioita. Sanalliseen kuvaukseen kirjasto on
9 muokannut oman mallin yleisistä prosessinkuvausmalleista ja kaavioissa on käytetty MS Visio ohjelmaa. Kirjallisista kuvauksista löytyvät mm. prosesseihin liittyvät vastuut ja valtuudet sekä maininnat toimintaa säätelevistä ohjeista tai määräyksistä. Kirjaston toimintaan vaikuttavat esim. tekijänoikeuslaki ja henkilötietolaki. Ydinprosessit Kirjasto on tunnistanut toiminnassaan neljä ydinprosessia, jotka ovat: Tietoaineiston hallinta Tiedon ja tietoaineiston välittäminen Tiedonhankintataitojen opetus TKK:n julkaisutoiminnan tukeminen. Näihin liittyvät prosessikuvaukset löytyvät kirjaston intranetistä http://lib.tkk.fi/tarmo/index.html. Tukiprosessit Tukiprosesseja tunnistettiin kolme: Hallinto Viestintä Tietotekniikka. Myös näihin liittyvät prosessikuvaukset löytyvät kirjaston intranetistä. Näissä on kuvattu kirjaston osuutta prosessissa ja sen liittymistä koko TKK:n prosessiin. 5.2 Toiminnan arviointi ja kehittäminen Toimintaa arvioidaan asiakaspalautteen lisäksi kevään tulossopimusneuvottelujen yhteydessä, kehityskeskusteluissa ja neuvottelukunnan kokouksissa. Toimintaa kehitetään kirjaston toimistojen kehittämispäivissä ja johtoryhmän strategiapäivissä. Liitteet: 1. Johtosääntö
10 LIITE 1. TEKNILLISEN KORKEAKOULUN KIRJASTON JOHTOSÄÄNTÖ Hallituksen 2.9.1996 hyväksymä: 1 Teknillisessä korkeakoulussa on erillisenä laitoksena toimiva kirjasto, niinkuin Teknillisestä korkeakoulusta annetussa asetuksessa (1420/95) on säädetty. Kirjaston tarkoituksena on Suomen teknillisenä keskuskirjastona tukea ja edistää teknis tieteellistä tutkimusta, opetusta ja opiskelua sekä tyydyttää tekniikan ja sen perustana olevien luonnontieteiden alalla yhteiskunnan ja sen osana elinkeinoelämän kirjasto ja informaatiopalvelutarpeita. Teknillisen korkeakoulun kirjastoon kuuluu pääkirjaston ohella korkeakoulun eri yksiköihin sijoitettuja kirjastoja. 2 Kirjaston tehtävänä on kartuttaa ja hoitaa teknillisiä tieteitä ja niiden perustana olevia luonnontieteitä sekä korkeakoulun muita oppiaineita käsittelevän kirjallisuuden ja muun tietoaineiston kokoelmia asettaa kokoelmansa kaikkien alan tietoa tarvitsevien käyttöön tuottaa ja kehittää kauko ja informaatiopalvelua kaikille alan tietoja tarvitseville huolehtia yhteistyöstä samalla ja läheisillä tieteenaloilla toimivien kirjastojen ja muiden informaatiopalveluyksiköiden kanssa välittää Suomessa tuotettua tekniikan perustana olevien luonnontieteiden ja eri tekniikan alojen informaatiota kansainvälisiin informaatiojärjestelmiin ja välittää vastaavia palveluja ulkomailta suomalaisille käyttäjille opettaa informaatiojärjestelmien käyttöä opiskelijoille ja muille kirjaston käyttäjille sekä valmentaa kirjastotieteen ja informatiikan opiskelijoita hoitaa muut valtioneuvoston tieteellisille keskuskirjastoille antamat tehtävät 3 Kirjaston hallintoa hoitaa ylikirjastonhoitaja kirjaston johtajana. Kirjastolla on lisäksi käyttäjien neuvottelukunta. 4 Neuvottelukunnan muodostavat korkeakoulun rehtorin kolmeksi kalenterivuodeksi kerrallaan nimeämät viisi Teknillisen korkeakoulun edustajaa ja Teknillisen Korkeakoulun Ylioppilaskunnan keskuudestaan
11 valitsema jäsen sekä kaksi korkeakoulunulkopuolisten käyttäjien edustajaa, jotka rehtori valitsee. Rehtori määrää neuvottelukunnan puheenjohtajan ja neuvottelukunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. 5 Käyttäjien neuvottelukunnan tehtävänä on antaa palautetta kirjaston toiminnasta sekä tehdä esityksiä kirjaston pitkäntähtäimen suuntaviivoista. 6 Neuvottelukunta kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta vähintään kerran vuodessa. Puheenjohtaja on velvollinen kutsumaan johtokunnan koolle myös, jos vähintään kaksi jäsentä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten kirjallisesti pyytää. 7 Ylikirjastonhoitaja vastaa kirjaston toiminnasta tekee kirjastoa ja sen henkilökuntaa koskevia esityksiä rehtorille sekä korkeakoulun hallintovirastolle päättää kirjaston varojen käytöstä päättää henkilökunnan tehtävistä hoitaa muut kirjaston johtamiseen kuuluvat tehtävät, joista ei muutoin ole määrätty 8 Ylikirjastonhoitajan ollessa esteellinen tai poissa hänen tehtäviään hoitaa ylikirjastonhoitajan tehtävään määräämä kirjaston virkamies. 9 Korkeakoulun eri yksiköissä olevat kirjastot toimivat läheisessä yhteistyössä pääkirjaston kanssa, joka hoitaa kirjallisuuden ja muun tietoaineiston yhteishankinnat. Pääkirjasto vastaa yhteisestä tietojärjestelmästä ja kaiken hankitun aineiston rekisteröinnistä siihen. 10 Tämä johtosääntö tulee voimaan 2.9.1996 ja sillä kumotaan 12.1.1987 hyväksytty johtosääntö.