Pohjois-Espoon Ponsi Ry 1/5 Toimintasuunnitelma vuodelle 2013 1 Yleistä Pohjois-Espoon Ponsi ry (PEP) on Pohjois-Espoon alueella toimiva urheiluseura, joka keskittyy pääsääntöisesti juniori- ja harrastusjalkapallo- sekä salibandytoimintaan. Muut urheilulajit ja toimintamuodot ovat mahdollisia, mikäli alueen asukkaiden ja seuran jäsenten keskuudessa ilmenee riittävää kiinnostusta. Pohjois-Espoon väestönkasvun ennustetaan jatkuvan voimakkaana uusien asuinalueiden ja täydennysrakentamisen johdosta. Tämän johdosta seuran jäsenmäärä ja toiminta on ollut voimakkaassa kasvussa edellisinä vuosina ja tavoitteena on kasvaa edelleen n. 20 %:n vuosivauhtia, kuitenkin niin että seura voi tarjota edellytykset laadukkaaseen jalkapallon ja/tai salibandyn harjoittamiseen kaikille halukkaille. Jotta seura pystyy vastaamaan kasvun haasteeseen vuonna 2013, tulemme mm. jatkamaan yhteistyötä Nurmijärven Jalkapalloseuran sekä espoolaisten seurojen kanssa, panostamaan edelleen vapaaehtoistoimijoiden koulutukseen, kehittämään seuran hallintoa ja tiedotusta, sekä kehittämään yhteistyötä Espoon kaupungin ja muiden sidosryhmien kanssa. Seura ottaa nyt ensi askeleita omien työntekijöiden rekrytoinnissa. Seurasihteeri hallinnolliseen työhön palkattiin palkkatuella helmikuun alussa 2013. PEP hakee Seuratuki 2013 -hankkeessa tukea uuden päätoimisen junioripäällikön palkkausta varten. 2 Jäsenistö Vuoden 2012 lopussa seuralla oli lisenssipelaajia jalkapallossa 312 ja salibandyssa 183. Vuoden 2013 tavoitteena on pelaajamäärän maltillinen kasvu (10 15 %). Tavoite toteutuu, mikäli toimintavuoden aikana saadaan perustettua uudet nuorimpien ikäkausijoukkueet jalkapalloon pojille ja tytöille, sekä salibandyyn pojille, eikä suurempia dropoutteja tapahdu. Seuran toiminnassa on mukana suuri joukko pelaajien vanhempia erilaisissa vapaaehtoistoimijoiden rooleissa: valmentajina, joukkueenjohtajina, huoltajina, rahastonhoitajina, nettivastaavina. Jäsenhankintaa tullaan suuntaamaan myös tähän joukkoon seuratason toiminnan kehittämiseksi ja jäsenmaksutulojen lisäämiseksi. 3 Hallinto Sääntöjen mukainen vuosikokous pidetään maaliskuun loppuun mennessä. Tarvittaessa voidaan järjestää myös seuran ylimääräinen kokous. Vuonna 2011 käynnistetty jaostoihin (jalkapallo, salibandy, maja) hajautettu käytännön asioiden hoitaminen toiminta on havaittu toimivaksi malliksi ja sitä tullaan jatkamaan. Johtokunnan sisältä nimitettiin vuonna 2012 tiedotusvastaava, jonka tehtäviin kuuluu mm. jäsenkirjeen toimittaminen. Tätäkin käytäntöä tullaan jatkamaan.
Pohjois-Espoon Ponsi Ry 2/5 Jäsenmäärän kasvaessa johtokunnan ja jaostojen vetäjien hallinnollisen työn määrä on kasvanut runsaasti. Rutiinitöitä helpottamaan tehtiin vuoden 2012 lopulla päätös palkata seurasihteeri palkkatuella. Seurasihteerin tehtäviin kuuluu aluksi mm: Yhteystietojen ylläpito Jäsentietojen ylläpito, jäsenmaksujen periminen ja seuranta Verkkosivujen päivitys Ponnen majan vuokraus ulkopuolisille käyttäjille Kevään/kesän aikana seurasihteerille annetaan lisää vastuuta ja mm. lisenssijärjestelmien hallinta, ilmoittautumistietojen kerääminen ja tiliaineiston käsittely ennen tilitoimistoon toimittamista. Seuran toimihenkilöiden tiedonjaon tehostamiseksi johtokunta otti syksyllä 2012 käyttöön Google Apps -palvelun, joka sisältää mm. johtokunnan jäsenten ja työntekijöiden sähköpostit, kalenterit ja yhteisten dokumenttien arkiston. Vuoden 2013 aikana järjestelmän käyttöä tehostetaan ja sinne mm. keskitetään enemmän nykyisiä ja vanhoja dokumentteja. Seuratuki 2013 haussa etsimme PEPille nuorisopäällikköä, jonka työpanoksen avulla vahvistetaan ja tuetaan seuran nykyistä, vapaaehtoistoimijoiden varassa olevaa toimintaa sekä käynnistetään uusia toimintoja, joilla mahdollistetaan uusien liikuntaryhmien perustaminen ja jatkuva yhteistyö alueen alakoulujen ja päiväkotien kanssa. Tehtäviin kuuluisivat mm. seuraavat asiat: Jalkapallon ja salibandyn valmennuslinjan jalkautus lasten ja nuorten valmentajien tutoroinnilla ja joukkueiden ohjauksella. Valmentajien koulutustason seuranta ja peruskoulutusten seurakohtainen järjestäminen Taitokoulun rehtorina toimiminen ja seuran taitokilpailujen järjestäminen Säännöllisten valmentajatapaamisten järjestäminen Jo pilotoidun koulu- ja päiväkotiyhteistyön laajentaminen ja jatkuvuuden turvaaminen. Toimintaan sisältyy mm. alakoululaisten jalkapalloturnaukset, eskarilaisten peli-iltapäivät, päiväkotitapahtumat, vierailut iltapäiväkerhoissa ja liikuntakerhot kouluissa Jalkapallokoulun ja mahdollisen salibandykerhon järjestäminen ja vastuu ohjauksesta (leiri kesällä ja viikoittainen toiminta syys- ja talvikaudella) Uusien ikäkausijoukkueiden toiminnan käynnistämisen avustaminen Urheilullisiin ja terveellisiin elämäntapoihin ohjaaminen 4 Seurakehitys Seuran johtokunta teki vuoden 2010 lopulla päätöksen lähteä mukaan SPL:n Uudenmaan ja Tampereen piirien järjestämään alueelliseen seuravalmennushankkeeseen. Hankkeen toteutus ajoittui pääosin kalenterivuoden 2011 ajalle. Strategian alueella määriteltiin seuran arvot, missio ja visio. Visio vuodelle 2016 määriteltiin näin: Olemme jalkapalloon ja salibandyyn keskittynyt urheiluseura, jossa toimivat henkilöt ovat sitoutuneet PEPin arvoihin ja missioon. Tällöin: Olemme tunnettu ja vahvasti yhteisöllinen paikallinen toimija Seuraan on helppo liittyä ja meillä on kannustava ja positiivinen ilmapiiri
Pohjois-Espoon Ponsi Ry 3/5 Seuran jäsenmäärä kaksinkertaistuu vuodesta 2011 Meillä on selkeä organisaatio, ohjeistus ja osaavat seuratoimijat Meillä on selkeä valmennuskulttuuri ja osaavat valmentajat Meillä on jalkapallon juniori-ikäluokissa joukkueita sekä harrastajille että kilpailijoille Pelaajilla on mahdollisuus kehittyä omassa seurassaan Seuran joukkueet toimivat aktiivisesti yhteistyössä sovitun toimintalinjan mukaisesti Seura toimii aktiivisesti yhteistyössä sidosryhmien kanssa Meillä on toimivat harjoitus- ja peliolosuhteet sekä monikäyttöinen Ponnen maja Olemme merkittävä tapahtumajärjestäjä (turnaukset, leirit, jalkapallokoulut, salibandykerhot) Seura on auditoitu sinettiseura Monet kohdat tästä visiosta on jo saavutettu, mutta tekemistä riittää edelleen. Johtokunta seuraa visioon liittyviä tavoitteita ja käynnistää mahdollisuuksien mukaan toimenpiteitä niiden saavuttamiseksi. Vaikka joitakin seuratason tehtäviä siirtyy työntekijöille, valtaosa kentällä tehtävästä työstä samoin kuin järjestely- ja hallintotehtävistä on edelleen vapaaehtoisten toimijoiden varassa. Seuran toimintakyky on riippuvainen siitä kuinka motivoituneita toimijoita saadaan rekrytoitua tarvittaviin tehtäviin, ja kuinka he tehtävissä jaksavat. Seura onkin päättänyt osallistua vuoden 2013 aikana SPL:n Uudenmaan Piirin järjestämään Vapaaehtoisten johtaminen -koulutusohjelmaan. Koulutuksessa pureudutaan prosessinomaisesti vapaaehtoisten johtamisen organisoimiseen kunkin seuran toimintaympäristöön sopivaksi. Prosessissa hyödynnetään alkuvuodesta 2013 julkaistavaa vapaaehtoisten johtaminen -työkirjaa. Vuoden 2012 PEP osallistui Osoitteena Futis -seurakehityshankkeeseen tyttöjalkapallossa. Yhteistyötä alueen alakoulujen kanssa heräteltiin järjestämällä koulujenväliset jalkapalloturnaukset Metsämaan kentällä. Pusta ja Pampa päiväkotitapahtumista järjestettiin pilotti päiväkoti Taimitarhassa. Eskarilaisten peli-iltapäivä järjestettiin toukokuussa Metsämaan kentällä. Jo pilotoituja toimintoja on tarkoitus jatkaa nuorisopäällikön organisoimina kaudella 2013. Espoon kaupungin kanssa yhteistyössä järjestettyä palloilukerhoa Juvanpuiston koululla 10 14 vuotiaille jatketaan edelleen syksyllä 2013. Lisäksi käynnistetään alakoululaisille mahdollisuuksien mukaan 1-2 sporttiskerhoa. 5 Tiedotus www.pep.fi nettisivut tulevat säilymään seuran ja joukkueiden keskeisenä tiedotuskanavana. Etusivun uutispalstalla tiedotetaan seuran yhteisistä tapahtumista ja saavutuksista. Vastaavasti lajikohtaisilla sivuilla tiedotetaan jalkapallon tai salibandyn uutisista. Seuraan perustettavalle joukkueelle annetaan aina käyttöön oma joukkuesivusto, jonka avulla joukkue voi tiedottaa omista tapahtumistaan, samalla kun tarjotaan mahdollisuus käyttää sivustoa ilmoittautumiskanavana tapahtumiin. Nettisivujen tehokkaan käytön varmistamiseksi sivujen ylläpitäjille järjestetään tarvittaessa koulutusta. Lisäksi jäsenille tarjotaan mm. keskustelufoorumit ja markkinapaikka.
Pohjois-Espoon Ponsi Ry 4/5 Johtokunta käyttää nettisivujen työhuone-osioita omaan tiedonvälitykseensä ja pöytäkirjojen tallennukseen. Jäsenkirjeiden toimittamisesta vastaa tiedotusvastaavalle, joka yhdessä johtokunnan ja/tai junioripäällikön kanssa toimittaa kirjeitä. Tavoitteena on julkaista kuusi jäsenkirjettä toimintavuoden aikana. Kirjeiden julkaisuun käytetään MailChimp-palvelua. Tiedotuksia julkaistaan myös seuran Facebook-sivulla, joka tarjoaa myös jäsenille mahdollisuuden helposti osallistua keskusteluihin ja jakaa kokemuksia. Sähköpostilistoja (mm. johtokunta, valmentajat, rahat) ja pep.fi sähköpostialiaksia tullaan edelleen käyttämään tehostamaan perinteisen sähköpostin hallintaa. 6 Kilpailutoiminta 6.1 Jalkapallo Seuran eri ikäkausien joukkueet osallistuvat toimintavuoden aikana Palloliiton Uudenmaan piirin JKKI-, M6-, Kaverimaailma- ja Leikkimaailma-sarjoihin. Nuoremmat ikäluokat osallistuvat lisäksi Karuselliturnauksiin ja Espoon Liigaan. Lisäksi tullaan osallistumaan lukuisiin alueellisiin ja kansallisiin turnauksiin. Uudet joukkueet perustetaan mahdollisuuksien mukaan P08- ja T07-ikäluokkaan. 6.2 Salibandy Salibandyssa tavoitteena on pelata syksyllä 2013 vähintään seitsemän joukkueen voimin salibandyliiton sarjoissa. Mahdollisuuksien mukaan perustetaan uusi, 06-ikäluokan joukkue. 7 Tapahtumat Jalkapallokoulun leiri tullaan järjestämään koululaisten kesäloman ensimmäisellä viikolla Metsämaan kentällä. Viisipäiväisen tapahtuman kohderyhmänä ovat 2004 2008 syntyneet tytöt ja pojat, ja sen ohjaajat saadaan NJS:ltä sekä PEPin kasvateista. Leiri toimii merkittävänä jäsenhankinnan välineenä, eli sen kautta on tarkoitus hankkia runsaasti uusia pelaajia PEPin nuorempiin joukkueisiin. Syyskaudella jatketaan jalkapallokoulua viikoittaisena tapahtumana, mikäli nuorisopäällikön rekrytointi onnistuu. Uudet tulokkaat on tarkoitus ohjata joukkueisiin pääsääntöisesti jalkapallokoulun kautta. 8 Valmennus ja koulutus Seura tulee tarjoamaan joukkueille tarvittavan määrän perusvalmentajakoulutusta sekä myös erityistaitoja kehittäviä koulutustapahtumia valmennuslinjauksen mukaisesti. Koulutus järjestetään joko itse tai yhdessä yhteistyöseurojen kanssa. Jalkapallovalmentajien tapaamisia (Coach club) järjestetään vähintään kaksi kertaa. Tarpeen mukaan myös muille seuratoimijoille (jojot, huoltajat, rahastonhoitajat, tiedottajat) järjestetään koulutusta.
Pohjois-Espoon Ponsi Ry 5/5 9 Olosuhteet Jalkapallon talviolosuhteiden osalta PEP-Areenan suunnittelu ja valmistelu tullaan mahdollisuuksien mukaan käynnistämään uudelleen. Tämä edellyttää että kaupungin ja alueen muiden toimijoiden kesken syntyy tyydyttävä ratkaisu eri liikuntalajien olosuhteiden turvaamisesta Pohjois-Espoon alueella. Salibandyn harrastajat kaipaavat myös olosuhteisiin parannusta, koska nykyiset harjoittelutilat Juvanpuiston koululla ovat ahtaat ja tilojen käytöstä kilpailevat myös muut alueen käyttäjät. Salibandyjaosto selvittää ratkaisuja tilanahtauteen yhdessä muiden seurojen ja Espoon kaupungin kanssa. 10 Talous Toimintavuonna seuran taloustilanteeseen tulee uusia rasitteita, kun seurasihteerin ja mahdollisen nuorisopäällikön palkkaamisen uudet kulut on katettava. Vaikka näihin saadaankin merkittävästi tukea valtiolta ja kaupungilta, nostavat nämä menot seuran vuosikuluja lähes 10 %. Johtokunta esittääkin pitkään samansuuruisena pysyneen jäsenmaksun korottamista 25 euroon. Myös toimintamaksuja joudutaan väistämättä hieman korottamaan. Korotuksista huolimatta maksujen taso PEPissä säilyy kuitenkin hyvin kohtuullisena verrattaessa seudun muihin seuroihin. Tarkemmat taloudelliset raamit selviävät vuoden 2013 talousarviosta. Maksujen korotuspainetta voidaan hillitä myös yhteistyökumppaneiden avulla. Johtokunta kartoittaa uusia yhteistyömahdollisuuksia alueen yritysten kanssa. 11 Ponnen maja Ponnen maja on arvokas resurssi seuralle, koska se mahdollistaa omien kokousten ja koulutusten järjestämisen helposti. Majaa vuokrataan myös ulkopuolisille, ja siten saadaan takaisin sen ylläpitoon kuluvia resursseja. Majan lisääntynyt käyttö on tuonut mukanaan myös ongelmia, kun siivouksessa on ollut ajoittain puutteita. Majajaosto tutkii mahdollisuuksia ulkopuoliseen siivoukseen tarpeen niin vaatiessa. YIT:n 100 Hyvää tekoa -kampanjan kautta majalla tullaan tekemään kattava kuntotarkastus huhtikuussa. Sen perusteella majajaosto tekee ehdotukset tarvittavista kunnostuksista, jotka toteutetaan lähtökohtaisesti talkoilla. Metallinkeruukampanjan uusimisen mahdollisuus kartoitetaan keväällä. Vuokraushinnat ja alennuskäytännöt tullaan tarkistamaan toimintavuoden aikana.