Kysymykset ja vastaukset koskien TAMLAn ja TELKin "Asianhallintajärjestelmä" hankintailmoitusta: Liite 3.3.2-vaatimukset.xlsx Vaatimustaulukon vaatimukset 1.2 ja 7.1. ovat sama vaatimus hieman eri sisällöllä. Kumpi vaatimus on voimassa? Vaatimukset eivät ole ristiriidassa keskenään siten molemmat ovat voimassa. Vaatimus 1.2 on tarkempi vaatimus. Vaatimus 1.2 "Toimittaja sitoutuu Tilaajan aikatauluun riittävin resurssein. Käyttöönottoprojekti päättyy 1.9.2018, jolloin sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eams) on laadittu, asianhallintajärjestelmä ja asiointitili (sekä mahdollinen integraatiorajapinta vakuuttajiin) ovat käyttöönotettu ja pääkäyttäjät, henkilökunta ja jaoston jäsenet koulutettu sekä tuki- ja ylläpitopalvelut sekä valvonta- ja varmistuspalvelut on otettu käyttöön. Toisin sanoen tilaajan prosessit ovat muuttuneet kokonaan sähköisiksi tarjouspyynnössä kuvatulla kokonaispalvelulla." Vaatimus 7.1 "Toimittaja sitoutuu tilaajan aikatauluun. Käyttöönottoprojekti kestää 1.9.2018 asti, jolloin molempien tilaajien uudet asianhallintajärjestelmät, asiointitilit ja mahdolliset integraatiorajapinnat ovat käyttöönotettu, sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma laadittu, pääkäyttäjät koulutettu sekä käyttöpalvelut toiminnassa. " Liite 3.3.2-vaatimukset.xlsx Vaatimustaulukon vaatimus 15.7 korotetun tason tietoturvavaatimusten vuoksi tiedonsiirto tapahtuu varmaankin aina käyttäen sftp-protokollaa? Kyllä. Vaatimus 15.7 "Toimittaja toteuttaa integraation TELKin ja Eläkelaitoksen välillä keskitetysti Arekin välityspalvelun kautta ja TAMLAn ja Vakuutuslaitoksen välinen integraatio toteutetaan suoraan toimijoiden välillä." Liite 3.1-turvallisuusvaatimukset.xlsx Vaatimustaulukon vaatimus 10.218 tarkoitetaanko tuolla pelkästään palveluprosessiin liittyviä auditointeja? Vaiko turvallisuusteen liittyviä auditointeja? Eikä sillä tarkoiteta muita toimittajan prosesseja ja niiden auditointeja?
Vaatimuksella 10.218 tarkoitetaan palveluprosessiin liittyvää teknistä, hallinnollista ja arkkitehtuurin auditointeja sisältäen mm. palvelun turvallisuuteen liittyvät auditoinnit. Auditointi ei koske muita toimittajan prosesseja. Vaatimus 10.218 "Toimittajalla on kirjallinen Toimittajan johdon hyväksymä auditointi- tai arviointiprosessi, jossa on mm. määritelty auditoijien tai arvioijien pätevyysvaatimukset." Liite 3.1-turvallisuusvaatimukset.xlsx Tarkoitetaanko vaatimuksella 10.227 sitä, että kapasiteettia voidaan tarjota ympäristöstä, jossa on muita valtionhallinnon asiakkuuksia ja joka täyttää korotetun tietoturvatason vaatimukset? Asiakkaat eli lautakunnat eivät kuulu valtionhallintoon, mutta kapasiteettia voidaan tarjota ympäristöstä, jossa on valtionhallinnon asiakkuuksia ja joka täyttää korotetun tietoturvatason vaatimukset. Vaatimus 10.227 "Palvelinympäristön tuottamisessa sallitaan käytettäväksi seuraavia jaettua kapasiteettia hyödyntäviä osia: Palvelinlaitteet Tallennusjärjestelmä(t) Varmistusjärjestelmä(t) Palomuuri(t) Haittaohjelmien torjuntajärjestelmä(t) Tiketöintijärjestelmä(t) Palvelinympäristön hallinnassa tarkoitetut ns. Hyppykoneet" Liite 3.3.1-tavoitetilan-kuvaus---sahkoinen-ratkaisutoiminta.pdf Miten tulee tulkita järjestelmän vaatimuksia ja tavoitetilan kuvauksia jotka ovat osittain niin tarkkoja, että valmisratkaisuun perustuvaa toimitusta ei pysty toimittamaan rikkomatta sovelluksen perustoiminnallisuuksia jotka kuitenkin täyttävät teknisesti vaatimuksia? Liitteen 3.3.2-vaatimukset.xlsx vaatimukset ovat tarkkoja. Tavoitetilan kuvaus liitteessä 3.3.1-tavoitetilan-kuvaus---sahkoinen-ratkaisutoiminta.pdf tarkentuu tarjouskilpailun jälkeen yhteistyössä tarjouskilpailun voittaneen toimittajan kanssa.
Liite 3.4 palvelusopimus kappale 5.6 Selventäisittekö kohtien Järjestelmän palveluaika on P3 ja Tukipalvelut palveluaika P1 välisen eron ja miten nämä suhteutetaan kohdan Virheen korjauksen palveluaika on P2 ja reagointiaika V3 kanssa. Järjestelmän palveluaika on P3, jolloin palvelu on käyttäjien käytettävissä. Tukipalvelut palveluaika on P1, jolloin helpdesk puhelinpalvelu tai vastaava on käytettävissä. Tukipalvelun palveluajan ulkopuolella häiriön havaitseminen tapahtuu toimittajan oman valvontaraportoinnin kautta. Tukipalvelun palveluajan sisällä häiriön havaitseminen tapahtuu sekä toimittajan oman valvontaraportoinnin että asiakkaan vikailmoitusten kautta. Virheen korjauksen reagointiaika V3 lasketaan virheen korjauksen palveluajan P2 puitteissa. Palvelusopimuksen kappale 5.6 "Palveluaika ja palvelutasot: Järjestelmän palveluaika on P3, Järjestelmän käytettävyyden tulee olla K3. Käytettävyyteen ei lasketa mukaan ennalta sovittuja huoltokatkoja jota Toimittaja pyrkii suorittamaan yöaikaan ja sunnuntaisin. Järjestelmä ei ole käytettävissä, mikäli siinä on liitteen (3.4.)1 kohdan 5. Häiriöluokitus, mukainen Kriittinen tai Vakava häiriö. Tukipalvelut palveluaika P1, Tukipalveluntavoitettavuus T2, ja Tukipalvelun ratkaisukyky R3 Virheen korjauksen palveluaika on P2 ja reagointiaika V3" Tarkentaisitteko vielä kun puhutte kokonaistoimituksesta, että tuleeko tarjouksen sisältää myös käyttöpalvelut? Kyllä, tarjouksen tulee sisältää käyttöpalvelut. Liitteessä 3.3.2 integrointia koskevien vähimmäisvaatimusten kohdassa 5.4 todetaan että "Käyttöönottoprojektiin kuuluu integraatio vakuuttajan asiointitiliin". Onko siis niin, että varsinainen vakuuttajan asiointitilin toteutus ei kuulu tähän hankintaan? Vakuuttajan asiointitili on palvelu, jonka asiakkaat eli lautakunnat tarjoavat vakuuttajille ja se kuuluu hankintaan. Vakuuttajan asiointitili on integroitu asiakkaiden eli lautakuntien asianhallintajärjestelmiin. Vakuuttajan asiointitili ei ole integroitu vakuuttajien asianhallintajärjestelmiin. Vakuuttajien asiointitilistä lisää liitteissä 3.3.6A ja 3.3.6B.
Selvennyksenä todettakoon, että integraatiorajapinta asiakkaan ja vakuuttajien asiahallintajärjestelmien välillä on hankinnassa optiona. Edelleen vähimmäisvaatimusten kohdassa 5.8 todetaan, että hankintaan kuuluu optiona asiointitili muutoksenhakijalle. Kuuluuko tähän hankintaan muutoksenhakijan asiointitilin toteutus, vaiko ainoastaan pelkkä integrointi myös muutoksenhakijan asiointitiliin? Hankintaan ei kuulu asiointitilin tarjoamista muutoksenhakijalle tässä vaiheessa. Palvelussa on oltava valmius toteuttaa myöhemmin asiointitili muutoksenhakijalle. Mikäli toteutus kuuluu hankintaan, pyydämme tarkentamaan: a. Mitkä ovat muutoksenhakijan asiointitiliin liittyvät toiminnalliset vaatimukset? - b. Koskevatko liitteiden 3.3.6A ja 3.3.6B sisältö tulkita myös muutoksenhakijan asiointitiliin liittyväksi määrittelyksi? - c. Miten muutoksenhakijan asiointitilin toteutuskustannus tulee ilmoittaa hinnoittelulomakkeella? Sille ei ole varattu erillistä hintariviä? - Vähimmäisvaatimuksessa 3.5 käsitellään järjestelmän vasteaikoja. Vasteajan laskennan osalta, voidaanko asian ja asiakirjan metatietojen sekä asiakirjatiedostojen sisällön tallentamiset tulkita erillisiksi toiminnoiksi, jos ne aiheuttavat vastaavasti useita järjestelmän sisäisiä palvelinkutsuja? Vasteaika on käyttöliittymästä mitattu käyttäjän vasteaika. "Järjestelmän suorituskyky tulee testata ja osoittaa kuormituskykytesteillä, jotka vastaavat todellista käyttötilannetta. Sisäisen käyttöliittymän toimintojen vasteaika tulee olla alle 0,5 sekuntia, kun toiminto ei vaadi palvelinkutsua (pelkkä käyttöliittymässä tapahtuva toiminto), alle 1,0 sekuntia, kun toiminto vaatii vain järjestelmän sisäisiä palvelinkutsuja (esimerkiksi asian tallentaminen). Vasteaika lasketaan käyttäjän syötteestä käyttäjän saamaan palautteeseen toiminnon onnistumisesta. Monimutkaisten toimintojen vasteaika saa olla korkeintaan 5 sekuntia ja laajoissa asiakirjahauissa korkeintaan 20
sekuntia. Sisäisen käytön vasteaika lasketaan sadalla yhtäaikaisella käyttäjällä, jotka tekevät 1 palvelimelle asti päätyvän toiminnon sekunnissa. Järjestelmää voi käyttää 100 yhtäaikaista käyttäjää ilman, että nämä enimmäisajat ylittyvät." Koskeeko vähimmäisvaatimusten kohdan 3.8 käyttöjärjestelmävaatimus (Windows) myös palvelintoteutusta, vai riittääkö, että itse sovellus ja sen palvelut ovat käytettävissä Windows-työasemilla? Riittää, että itse sovellus ja sen palvelut ovat käytettävissä Windows-työasemilla. "Asianhallintajärjestelmä on yhteensopiva seuraavien ohjelmien ja käyttöjärjestelmien kanssa: - Windows7 - Windows10 - Windows Server2008 R2 ja sitä uudemmat" Voitteko tarkentaa, mitä tarkoittavat hinnoittelulomakkeen "Perustyöt", "Asiantuntijatyöt" ja "Vaativat asiantuntijatyöt"? Voitteko antaa esimerkkejä eri tasoihin kuuluvista töistä? Töiden jaottelu pohjautuu alalla yleisesti käytössä oleviin luokitteluihin. Vaatimukset eivät ole kaikilta osin täsmällisiä, voiko toimittaja kirjata taulukkoon vaatimuksiin kohdistuvia rajauksia? Toimittaja ei voi kirjata vaatimuksiin kohdistuvia rajoituksia. Muuten tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia. Mihin järjestelmän käyttöönottohetki 1.9.2018 perustuu? Käyttöönottohetki perustuu asiakkaiden määrittämään aikatauluun.
Usein tämän tyyppisissä hankkeissa vaatimukset jalostuvat ja muuttuvat projektin edetessä. Onko tilaajalla esittää näkemystä projektin toimitusmallista? Tarjouskilpailun voittanut toimittaja voi esittää näkemyksiään projektin toimitusmallista. Tarvitseeko käytettävyyden arviointia varten olla toimiva varsinainen sovellus vai riittääkö interaktiivinen ja klikkailtava visuaalinen demo tähän (esim. InVision)? Käytettävyyden arvioinnissa tulee esittää varsinainen sovellus, mutta sovellus voi olla demo versio. Tarvitseeko tarjouksen mukana toimittaa muiden kuin projektipäällikön ansioluettelo? Tarjouksen mukana ei toimiteta muita kuin projektipäällikön ansioluettelo.