Ylä-Savon seurakuntayhtymä Pöytäkirja 8/2015 Sivu 1 Kokouksen aika Ke 4.11.2015 klo 18 Paikka Seurakuntatalo Osallistujat: Jäsenet Varajäsenet Juha Heikkilä, vs. kirkkoherra, sihteeri Kinnunen Mikko Koistinen Anna-Liisa Kyyrö-Harju Pia Lahtinen Tuomas, poissa Lehtola Eero Niiranen Anne Oikarinen Marko Rissanen Sirpa Sonninen Jorma Sorjonen Anu, poissa Päivi Kasurinen Vainikainen Seija, poissa Valta-Lisitsin Anneli 11/13 Asiat pykälät 82-94 Pöytäkirjan allekirjoitus ja varmennus Jorma Sonninen puheenjohtaja Juha Heikkilä sihteeri Pöytäkirjan tarkastus: Pöytäkirja on tarkastettu ja pöytäkirjan sivut varmennettu nimikirjaimillamme. Allekirjoitukset Mikko Kinnunen Anna-Liisa Koistinen Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä: Paikka ja ajankohta:kirkkoherranvirastossa, Mykkäläntie 6, 9.11.2015-8.12.2015. Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä em. ajan. Paikka ja aika: Lapinlahti / 2015 Juha Heikkilä, sihteeri
Ylä-Savon seurakuntayhtymä Pöytäkirja 8/2015 Sivu 2 Kokouksen avaaminen Skn 82 Laillisuus ja päätösvaltaisuus Skn 83 Seurakuntaneuvoston varapuheenjohtaja Jorma Sonninen avasi kokouksen. Alkuhartauden piti Eero Lehtola. KL 7: 4 : Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Esityslista on lähetetty 28.10.2015. Todetaan paikalla olevat jäsenet ja läsnäolo-oikeutetut. Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valitseminen Skn 84 Valitaan Mikko Kinnunen ja Anna-Liisa Koistinen pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi. Kokouksen työjärjestys Skn 85 Toimitettu esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. 88 yhteydessä käsitellään Lapinlahden Siniveikkojen avustusanomus. Kohdassa Muut asiat, 91, käsitellään kirkkoherran viranhaltijapäätös, joka vaatii seurakuntaneuvoston hyväksynnän.
Ylä-Savon seurakuntayhtymä Pöytäkirja 8/2015 Sivu 3 Lausunnon antaminen hauta- ja rekisteripalvelujen keskittämisestä Iisalmeen Skn 86 Ylä-Savon seurakuntayhtymän seurakuntien seurakuntaneuvostoilta on pyydetty lausuntoa Ylä-Savon seurakuntayhtymän jäsenseurakuntien hauta- ja rekisteripalvelujen keskittämisestä Iisalmeen. Ehdotuksen mukaan Iisalmeen perustettaisiin 1.3.2016 alkaen seurakuntien yhteinen keskusrekisteri ja hautatoimisto. Keskitettäviä palveluja olisivat mm. hautauksen, kasteen ja vihkimisen aika- ja henkilövaraukset, seurakuntien tilavaraukset, virkatodistuspyynnöt sekä virka- ja sukuselvitykset. Tämä ehdotus on valmisteltu suunnitellusti Veto 2 -projektissa vuoden 2015 aikana ja ehdotus esitellään henkilöstölle ensimmäisenä. Seuraavaksi kuullaan seurakuntaneuvostojen kommentit ja mahdolliset muutosehdotukset. Ehdotus on valmis kokonaisuus, jotta se olisi helposti hahmotettavissa ja kommentoitavissa. Seurakuntaneuvostot käsittelevät asian marraskuun aikana ja yhteinen kirkkoneuvosto 24.11.2015. Luottamushenkilöille tieto lähetetään kirjeitse ja sähköpostitse. Lehdistölle käsittelyyn tulossa ehdotus lähetetään myös tiedotteena. Miksi palvelut ehdotetaan keskitettäväksi? Keskittämällä hauta- ja rekisteripalvelut asiakkaat saataisiin paremmin palvelluiksi, kun jatkossa asiat olisi mahdollista hoitaa yhdestä paikasta: henkilökohtaisesti tai puhelimitse yhdestä palvelunumerosta, paikkakunnasta riippumatta. Seurakuntien yhteinen puhelinvaihde palvelisi viitenä arkipäivänä viikossa klo 9 16. Halutessaan asiat olisi mahdollista hoitaa suoraan puhelimitse kotoa käsin. Palvelujen keskittäminen olisi mahdollista, koska keskusrekisterin ja hautatoiminnon työtehtävät ovat samanlaisia usealla eri paikkakunnalla. Henkilökohtaista palvelua saisi jatkossa Iisalmessa kaikkina arkipäivinä. Lapinlahdella, Pielavedellä, Sonkajärvellä ja Varpaisjärvellä henkilökohtaista palvelua saisi varaamalla ajan palvelunumerosta seurakuntatalolle. Seurakuntatoimistoilla ei olisi enää kiinteitä aukioloaikoja. Tällä hetkellä, Iisalmea lukuun ottamatta, henkilökohtaistapalvelua tarjotaan yhtenä tai neljänä päivänä viikossa, noin 3 tuntia päivässä. Jatkossa kuka tahansa seurakunnan työntekijä voisi ottaa vastaan esimerkiksi surevan asiakkaan ja ohjata eteenpäin. Paikkakuntien seurakuntataloilla -ja keskuksilla olisi omat, seurakuntakohtaiset aukioloajat muiden työntekijöiden tavoittamiseksi. Seurakunnissa on ollut jo usean vuoden ajan mahdollista hoitaa esim. virkatodistusten pyynnöt puhelimitse tai verkon kautta. Samankaltainen malli hauta- ja rekisteritoimintojen keskittämisestä on ollut käytössä Kuopion seurakuntayhtymässä jo kymmenen vuotta. Uusi yksikkö nimeltä Keskusrekisteri ja hautatoimisto 1.3.2016 alkaen Uudessa, perustettavassa yksikössä työskentelisi yhteensä kahdeksan työntekijää ja yksikön vetäjä. Yksikön virallinen nimi olisi Ylä-Savon
Ylä-Savon seurakuntayhtymä Pöytäkirja 8/2015 Sivu 4 seurakuntayhtymän keskusrekisteri ja hautatoimisto. Palvelupäällikkö nimikkeellä yksikön esimieheksi ehdotetaan hautaustoimenpäällikkö Eine Parviaista. Uutta virkaa ei perustettaisi, vaan hautaustoimenpäällikön ja rekisteripäällikön tehtävät yhdistettäisiin. Aikaisemmin seurakuntatoimistojen ja keskusrekisteritoimintojen esimiehenä toiminut rekisteripäällikkö Helena Nykänen on valittu Sonkajärven seurakunnan kirkkoherraksi syyskuussa 2015. Nykänen irtisanoutuu virastaan virallisen valitusajan päätyttyä, arviolta joulukuussa 2015. Päällikkötason virkojen yhdistämisestä syntyisi säästöjä yhden viran verran. Vt. rekisteripäällikkönä ehdotetaan toimivan 1.12. alkaen Eine Parviainen. Rekisteripäällikön ja hautaustoimenpäällikön virat lakkautettaisiin muutoksen yhteydessä ja tilalle perustetaan palvelupäällikön virka. Miksi nyt? Seurakuntayhtymän perustamisvaiheessa vuonna 2011 organisaatiorakenne rakennettiin malliin, jossa oli viisi erillistä palvelualuepäällikköä hallintojohtajan lisäksi. Perustamisvaiheessa viiden erillisen seurakunnan toimintatapojen sekä seurakuntayhtymän uusien työskentelytapojen luomisessa nykyinen malli on ollut toimiva ja tarpeellinen. Kehittyvän ja uudistuvan organisaation tavoin seurakuntayhtymä on tarkastellut rakennetta ja nyt viisi vuotta myöhemmin on todettu, että tässä vaiheessa päällikkötason tehtäviä olisi perusteltua yhdistää. Uuden perustettavan yksikön myötä seurakuntayhtymämallin hyödyt nousisivat esille, kun samankaltaisia toimintoja olisi mahdollista keskittää, syntyisi kustannussäästöjä ja eläköitymisiä voitaisiin hyödyntää mahdollisimman hyvin. Seurakuntayhtymän perustamisesta lähtien eläköitymisiä on tapahtunut viisi kappaletta ja virkoja ei ole täytetty, vaan tehtävät on jaettu uudelleen. Vuosien 2016 2018 aikana eläkkeelle jää vielä neljä henkilöä ja edelleen virat jätetään täyttämättä, kun tehtävät organisoidaan uudelleen. Seurakuntasihteeri palvelisi useaa seurakuntaa Seurakuntasihteerit olisivat osa uutta yksikköä, mutta tehtävät jaoteltaisiin uudelleen. Jatkossa yksi henkilö voisi hoitaa usean seurakunnan seurakuntasihteerin tehtäviä. Taustalla on selvitys, jonka mukaan kaikilla paikkakunnilla ei ole, hauta- ja rekisteripalveluiden siirryttyä Iisalmeen, tarvetta täysipäiväisen seurakuntasihteerin tehtäville. Tehtäviä olisi mahdollista yhdistää niiden samankaltaisuuden vuoksi. Henkilöstössä tapahtuvia eläköitymisiä hyödynnettäisiin tehtäviä yhdisteltäessä. Samassa yhteydessä tehtävänkuvia olisi mahdollisuus tarkentaa aikaisempaa selvemmäksi ja henkilöiden erikoistua tehtävissään. Iisalmessa jatkaisi täysipäiväinen seurakuntasihteeri, joka hoitaisi jatkossa myös Sonkajärven seurakuntasihteerin tehtävät, esim. yhtenä päivänä viikossa. Lapinlahden, Varpaisjärven ja Pielaveden seurakuntasihteerien tehtäviä hoitaisi 1.3.2016 alkaen toimistopäällikkö Riitta Kaasinen. Muutosta koskevia työntekijöitä on informoitu ehdotuksesta. Muutoksesta ei aiheutuisi irtisanomisia, vaan työntekijöiden eläköitymistä hyödynnettäisiin. Yhteistyötoimikunta on tietoinen asiasta. Kuopiossa samankaltainen malli Samankaltainen on käytössä esimerkiksi Kuopion seurakuntayhtymässä. Kuopion seurakunnissa ei ole ollut avoinna olevia, seurakuntakohtaisia seurakuntatoimistoja eli vanhalta nimeltään kirkkoherranvirastoja avoinna enää kymmeneen vuoteen, ja kokemukset mallista ovat hyvät. Uusien, viime vuosina liittyneiden seurakuntien kanssa on poikkeuksia, mutta pääosin
Ylä-Savon seurakuntayhtymä Pöytäkirja 8/2015 Sivu 5 toiminta on keskitettyä. Verkkosivujen päätoimittajuudet viestintään Samassa yhteydessä viestintäpalveluun siirtyisi kaikkien seurakuntien verkkosivujen päätoimittajuus. Siirtymä olisi luonnollinen, koska järjestelmän kehitystyötä ja yhteisiä päivityksiä tehdään jo nyt, mutta jatkossa työtä tehdään laajemmin. Iisalmea lukuun ottamatta päätoimittajia on seurakuntasihteeri tai kirkkoherra. Organisaatiorakenne 1.6.2017 alkaen Palvelupäälliköksi ehdotettava Eine Parviainen jää alustavien suunnitelmien mukaan eläkkeelle toukokuussa 2017 ja hänen tilalleen palvelupäällikön tehtävään ehdotetaan toimistopäällikkö Riitta Kaasista. Tämän muutoksen yhteydessä emännille valittaisiin uusi esimies. Pielaveden, Lapinlahden ja Varpaisjärven seurakuntasihteerin tehtävän hoito tarkasteltaisiin myös tässä vaiheessa uudelleen. Hautaustoimen päällikkö Eine Parviainen on tulossa mukaan kokoukseen esittelemään suunnitelmaa. Seurakuntaneuvosto pitää suunnitelmaa toteuttamiskelpoisena. On kuitenkin tärkeää huolehtia siitä, että mahdollisuus henkilökohtaiseen palveluun erityisesti hautausasioissa säilyy paikallisseurakunnassa. Tiedottamiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota.
Ylä-Savon seurakuntayhtymä Pöytäkirja 8/2015 Sivu 6 Iisalmen rovastikunnan toimintakertomus vuodelta 2014 ja toiminta- ja taloussuunnitelma vuodelle 2016. Skn 87 Merkitään tiedoksi Iisalmen rovastikunnan toimintakertomus vuodelta 2014 ja hyväksytään toiminta- ja taloussuunnitelma vuodelle 2016 Lapinlahden seurakunnan osalta. (Toimitettu lisätietona) Ylä-Savon seurakuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnitelma 2016-2018 Skn 88 Seurakuntaneuvosto antaa lausunnon Ylä-Savon seurakuntayhtymän ja sen seurakuntien toiminta- ja taloussuunnitelmasta vuosille 2016-2018. (Toimitettu lisätietona.) Lapinlahden Siniveikot on toimittanut anomuksen saada 1500 eur avustus vuodelle 2016 partion viikkotoiminnan tukemiseen ja suurleirille osallistumiseen. Esitys lausunnoksi: Lapinlahden seurakunnan talousarvion laatimisen jälkeen on käynyt ilmi, ettei toisen nto:n palkkausta ole laskettu täysimääräisenä, vaikka henkilöstöluettelossa ei ole mainintaa osa-aikaisuudesta. Laskennan perusteena on käytetty entisen vt.nto Anni Rissasen palkkausperustetta, johon kuuluu epäpätevyysalennus sekä 80% osa-aikaisuus opintojen takia. Uuden työntekijän kohdalla joudutaan mahdollisesti maksamaan pätevän kokoaikaisen palkka, mihin tulee varautua. Siksi esitetään, että Lapinlahden seurakunnan talousarvioon lisätään em. syystä 16.320 nuorisotyön tehtäväalueelle. Vs. kirkkoherran esitys: Esitetään Yhteiselle kirkkoneuvostolle, että Siniveikkojen avustus lisättäisiin vuoden 2016 talousarvioon, vaikka se lisää annetun raamin ylitystä. Toimenpiteet: Molemmat esitykset hyväksyttiin. Tiedoksi YKN:lle
Ylä-Savon seurakuntayhtymä Pöytäkirja 8/2015 Sivu 7 Ylä-Savon seurakuntayhtymän strategia Skn 89 Seurakuntaneuvosto antaa lausunnon Ylä-Savon seurakuntayhtymän strategiasta, joka on seuraavanlainen: Ylä-Savon seurakuntayhtymän ja sen jäsenseurakuntien strategia vuosille 2016 2020 Ylä-Savon seurakuntayhtymän ja sen jäsenseurakuntien strategia pohjautuu Suomen evankelis-luterilaisen kirkon strategiaan Kohtaamisen kirkko toiminnan suunta vuoteen 2020. Perustehtävä: Seurakuntien perustehtävänä on sananjulistus ja sakramenttien jakaminen sekä seurakuntalaisista huolehtiminen ja heidän aktivoimisensa toimimaan yhdessä seurakunnassa. Seurakunnat hoitavat perustehtävää vastaamalla seurakunnallisesta toiminnasta, johon kuuluvat yleinen seurakuntatyö, musiikki-, nuoriso-, diakonia- ja lapsityö sekä lähetystyö. Seurakuntayhtymä palvelee jäsenseurakuntia ja luo niille toimintaedellytykset hoitamalla seurakuntien taloutta ja omaisuutta, jäsenrekisteriä ja seurakuntatoimistoja, hautatointa sekä yhteistä viestintää. Arvot: 1. Jumalan ja lähimmäisen kunnioittaminen 2. Yhteistyö ja luottamus 3. Vastuullisuus Visio 2016 2020 Seurakunnissa on aktiivinen ja osallistava hengellinen elämä, jossa on huomioitu alueelliset olosuhteet. Seurakuntayhtymän palvelut seurakunnille ja seurakuntalaisille toimivat sujuvasti. Strategiset painopisteet 2016 2020: Toiminnassa huomioidaan yhteiset kirkon strategiset suuntaviivat: a) nostamme sanoman esiin b) kohtaaminen koskettaa b) rakastamme lähimmäistä c) arvostamme jäsenyyttä
Ylä-Savon seurakuntayhtymä Pöytäkirja 8/2015 Sivu 8 Yhteisinä painopisteinä ja tavoitteina ovat: - Palvelut seurakuntalaisille ovat entistä paremmin tavoitettavissa - Henkilöstön toimenkuvia kehitetään vastaamaan toimintaympäristön muutoksia - Johtaminen vahvistuu ja selkiytyy - Kiinteistöjen määrä vähenee - Taloudellinen ajattelu vahvistuu - Ollaan tarvittaessa valmiita rakennemuutoksiin - Toiminnassa huomioidaan ympäristövastuu. Strategia on pohjana seurakuntayhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien toiminnan rakentamisessa ja kehittämisessä. Yksittäisten seurakuntien kolmivuotiseen toiminta- ja taloussuunnitelmaan sisältyvät seurakuntien painopisteet ja tavoitteet tarkemmin. Puheenjohtajan esitys: Esitys lausunnoksi: Ei huomautettavaa. Toimenpiteet: Tiedoksi YKN:lle.
Ylä-Savon seurakuntayhtymä Pöytäkirja 8/2015 Sivu 9 Lapinlahden helluntaiseurakunnan 70-vuotisjuhlat Skn 90 Lapinlahden helluntaiseurakuntakunta viettää 70-vuotisjuhlaa 22.11.2015. Muistamiset on pyydetty osoittamaan remonttitilille. Kirkkoherra Lauri Jänttiä on pyydetty esittämään juhlassa Lapinlahden ev.lut. seurakunnan tervehdys. Onnitellaan Lapinlahden helluntaiseurakuntaa 300 euron lahjoituksella remonttitilille ja seurakuntamme standaarilla. Muut asiat: Kirkkoherran viranhaltijapäätös 37/2015: Päivi Kasurisen palkkaaminen vs. diakoniksi vuoden 2015 loppuun asti Skn 91 Päivi Kasurinen poistui kokoustilasta tämän pykälän käsittelyn ajaksi. Kirkkoherra on tehnyt pykälän otsikossa mainitun päätöksen. Koska päätös aiheuttaa pienen ylityksen vuoden 2015 talousarvioon diakoniatyön palkkamenojen osalta, niin päätös tarvitsee seurakuntaneuvoston hyväksynnän. Vs. kirkkoherran esitys: Hyväksytään Päivi Kasurisen palkkaaminen ja siitä aiheutuva määrärahojen ylitys. Tiedoksiannot Skn 92 Merkitään tiedoksi: a) Kirkkoherran viranhaltijapäätökset 2015: 33 Kolehtikohteen siirtäminen ja lisääminen 34 vs. diakonin palkkaaminen lokakuuksi 35 Sairauslomapäätös 36 Vuosilomapäätös b) Talousraportti syyskuulta (toimitettu lisätietona sähköisesti) c) Seuraava seurakuntaneuvoston kokous pidetään seurakuntatalolla KE 2.12. klo 18. Merkittiin tiedoksi. Pyydetään lisäselvitystä talousraportista: työala 290, tili 4400. Kokouksen päättäminen Skn 93 Valitusosoitus Skn 94 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.50.
Ylä-Savon seurakuntayhtymä Pöytäkirja 8/2015 Sivu 10 Puheenjohtaja antoi valitusosoituksen.