1(5) Kiinteistöliitto Uusimaa ry TOIMINTASUUNNITELMA VUODELLE 2013 12.12.2012 YLEISTÄ Kiinteistöliitto Uusimaa ry:n (jäljempänä yhdistys) uusittujen sääntöjen mukaan yhdistyksen tarkoituksena on alueensa asuntokiinteistöalan johtavana etujärjestönä - toimia jäsentensä yhdyssiteenä ja valvoa niiden yleisiä ja yhteisiä etuja, - edistää kiinteistöomaisuuden kunnossapitämisen ja ylläpitämisen sekä hyvän asumisen yleisiä edellytyksiä toimialueellaan. Tarkoitustaan yhdistys toteuttaa: - järjestämällä jäsenilleen neuvontatoimintaa, keskustelu- ja esitelmätilaisuuksia sekä muita koulutustilaisuuksia, - avustamalla mahdollisuuksien mukaan neuvontapalvelulla jäseniä näiden ongelmatilanteissa, - tutkimalla ja tilastoimalla kiinteistöalaa, - tiedottamalla ja harjoittamalla julkaisutoimintaa, vaikuttamalla tiedotusvälineisiin ja muihin media-alan toimijoihin, - vaikuttamalla eri järjestöihin, virkamiehiin ja poliittisiin päättäjiin tekemällä ehdotuksia ja aloitteita, - toimimalla viranomaisten ja kiinteistöjen edustajien yhdyssiteenä sekä solmimalla yhteistyösopimuksia muiden kiinteistöalan yhdistysten ja muiden järjestöjen kanssa. - toimimalla muillakin vastaavilla tavoilla tarkoituksensa toteuttamiseksi Yhdistyksen toimintaa ohjaa ja valvoo hallitus. Toimisto puolestaan vastaa käytännön toiminnan järjestämisestä ja toimintasuunnitelman mukaisten asioiden täytäntöönpanosta. Yhdistys toimii uusittujen yhteistoimintasopimusten perusteella läheisessä yhteistyössä yhteistoimintayhdistysten (Hyvinkää-Riihimäki-Mäntsälä, Porvoo ja Finlands Svenska Fastighetsförening) kanssa. Yhdistys tuottaa pääosin näiden paikallisyhdistysten tarvitsemat palvelut ja osallistuu muun toiminnan järjestämiseen. Yhdistyksen toimihenkilö vastaa yhteistoimintayhdistysten käytännön toiminnasta. Yhdistyksen toimialueen isännöintiyhdistysten kanssa aloitettua yhteistoimintaa jatketaan. Kiinteistönhuolto koskevissa asioissa toimitaan tarvittaessa yhteistyössä Kiinteistöpalvelut ry:n kanssa. Yhdistyksen talous on vakaalla pohjalla. Toimintavuonna on tarkoitus rekrytoida lisää neuvonta- ja avustavaa henkilökuntaa, mikä tarkoittaa toimitilojen lisätarvetta. Kiinteistöalan Kustannus Oy:n muuttaessa Malmille tarjoutuu yhdistykselle mahdollisuus ottaa osa vapautuvista yhdistyksen omistamista tiloista omaan käyttöön. Henkilöstö- ja toimitilalisäykset mahdollistavat palvelujen kehittämisen jäsenmäärän kasvaessa. Samalla jäsenmaksuihin kuitenkin kohdistuu korotuspaineita, mikä huomioidaan toimintavuoden talousarviossa. Jäsenrekisteriin on saatu kohtuullisen hyvin jäsenten sähköpostiosoitteita, mutta rekisterin kattavuuden ja ajantasaisuuteen on edelleen panostettava. Sähköiseen viestintään siirtyminen mahdollisimman suuressa määrin toisi yhdistykselle merkittäviä kustannussäästöjä ja helpottaisi jäsenmaksuihin kohdistuvia korotuspaineita sekä nopeuttaa ja parantaa tiedon ajantasaisuutta.
2(5) Yhdistys tukee toiminnallaan alueellisten puheenjohtajaverkostojen syntyä ja toimintaa esimerkiksi toimimalla tiedonvälittäjänä ja kannustamalla verkostojen perustamiseen. Jäsenhankinta kohdistuu yhdistyksen koko toiminta-alueelle, mutta painopiste on edelleen Vantaalla ja Espoossa, joissa järjestäytymisaste on pieni mutta taloyhtiöiden määrä suuri. Jäsenmäärän kasvutavoite koko toiminta-alueelle on saavuttaa 10.000 jäsenen rajapyykki. Se tarkoittaa n. 500 uutta jäsentä, kun huomioidaan eroavat jäsenet. Tähän päämäärään pyritään mm. tarjoamalla jäsenistölle uusia etuja. Yhdistyksen 80-vuotisen toiminnan kunniaksi jäsenhankintaa tuetaan lisäksi tarjoamalla liittymisvuodelta ilmainen jäsenyys. Henkilöstö- ja muita resursseja kehitetään vastaamaan lisääntyvää palvelutarvetta. Jäsenten eroprosentin tulisi olla korkeintaan 0,5 %. JÄSENPALVELUT Kasvun ohella tärkeää on myös palveluiden laadullinen kehittäminen. Keskeinen jäsenpalvelu on puhelimitse tapahtuva, jäsenmaksuun sisältyvä jäsenneuvonta, jota täydennetään vain jäsenille tarkoitetuilla erillisveloitettavilla lisäpalveluilla. Näistä tärkeimpänä ovat kirjalliset asiantuntijalausunnot. Kirjalliset lausunnot toimitetaan asiakkaalle neljän viikon sisällä, muut toimeksiannot sopimuksen mukaan. Yhdistyksen laskutusta kehitetään niin, että toimeksiannot laskutettaisiin nykyistä nopeammin. Neuvontatehtävissä on vuoden alussa seitsemän omaa toimihenkilöä, viisi lakimiestä (joista yksi osa-aikainen) ja kaksi insinööriä. Vuoden aikana tullaan rekrytoimaan kolmas insinööri ja mikäli tarvetta ilmenee, lisätään myös lakineuvonnan resursseja. Neuvontaa täydentävät Suomen Kiinteistöliiton neuvontapalvelut sekä suomenkielisten yhteistoimintayhdistysten vapaaehtoispohjalta toimivat asiamiehet ja yhdistyksen asiakkuuspäällikkö. Talous- ja veroneuvontaa annetaan Suomen Kiinteistöliiton hankkimana ostopalveluna kahtena iltapäivänä viikossa. Neuvontaa annetaan vain puhelimitse ja jäsentaloyhtiöiden hallituksen jäsenille ja isännöitsijöille. Ei-jäsenet ja osakkaat ohjataan Suomen Kiinteistöliiton maksulliseen puhelinneuvontaan. Neuvontapuheluissa pyritään siihen, että vastaus kysymykseen saadaan välittömästi. Mahdollinen lisäselvitys annetaan niin pian kuin mahdollista. Mahdolliset reklamaatiot yhdistyksen toiminnasta tai palveluista selvitetään viipymättä, ensisijaisesti palvelun tuottaneen toimihenkilön toimesta. Muiden jäsenpalveluiden osalta keskeisenä painopistealueena toimintavuonna 2013 on jäsenyhtiöiden hallitusten koulutustoiminta. KOULUTUSTOIMINTA Koulutustoiminta jaetaan omaan, yhteiseen ja sidosryhmien järjestämään koulutukseen. Yhdistyksen oma ja yhteistyössä jonkun muun tahon kanssa järjestettävä koulutus kohdistuu ensisijaisesti jäsentaloyhtiöiden hallitusten puheenjohtajiin ja -jäseniin. Isännöitsijöille mahdollisesti suunnatun koulutuksen keskeinen tarkoitus on tukea yhdistyksen jäsenhankintaa. Yhdistyksen oma koulutustoiminta painottuu seuraaviin aiheisiin: - korjaus- ja kunnossapitovastuut taloyhtiössä - yhtiön hallinnon toiminta, tehtävät ja vastuu - isännöinti- ja kiinteistönhuoltosopimukset - korjaushankkeet ja urakkasopimukset
3(5) Oma koulutustoiminta hoidetaan ensisijaisesti oman henkilökunnan voimin, jota täydennetään tarvittaessa ulkopuolisilla asiantuntijoilla. Yhdistyksen omissa tilaisuuksissa pidettävät esitykset ovat luonteeltaan asiantuntijapuheenvuoroja eivätkä esimerkiksi jonkin tietyn yrityksen markkinointia. Omia koulutustilaisuuksia järjestetään ainakin seuraavasti - tilinpäätös- ja talousiltapäivä tammikuussa. - kaksi korjausrakentamiseen ja urakkasopimuksiin keskittyvää tilaisuutta - neljä muiden painopistealueiden mukaista koulutusiltaa - Taloyhtiö 2013 tapahtuma Messukeskuksessa 10.4. yhteistyössä Suomen Kiinteistöliiton, Kiinteistöalan Kustannuksen, Suomen Kiinteistölehden, Kiinteistöalan Koulutuskeskuksen ja Finlands Svenska Fastighetsföreningin kanssa. Yhteistä koulutusta järjestetään seuraavasti: - luentolounastilaisuudet keväällä ja syksyllä. Luentolounaat järjestetään yhteistyössä jonkin kaupallisen toimijan kanssa ja niiden kohderyhmänä ovat lähtökohtaisesti alueen isännöitsijät. Sidosryhmien järjestämät koulutukset - Suomen Kiinteistöliiton Energiaviisas asuintalo-kiertue - Suomen Kiinteistöliiton Hallitusforum tilaisuudet, kevään tilaisuus järjestetään Taloyhtiö 2013 tapahtuman yhteydessä. - Kiinteistöalan Koulutuskeskuksen ja -Säätiön tutkinto- ja ajankohtaiskoulutukset. Yhdistys pitää huolta siitä, että sen järjestämä koulutustoiminta ei tarpeettomasti kilpaile konsernin järjestämän kaupallisen koulutustoiminnan kanssa. Lisäksi syksyllä on joka toinen vuosi järjestettävät Kiinteistömessut, joihin yhdistys osallistuu yhdessä Kiinteistöliiton kanssa. Jäsenkunnalle suunnatusta koulutuksesta ei veloiteta jäseniä erikseen. Koulutustilaisuuksien tarkoitus on myös tukea jäsenhankintaa ja sen vuoksi voidaan järjestää myös kaikille avoimia, maksuttomia tilaisuuksia. Näitä ovat lähinnä kaksi isompaa korjausrakentamistilaisuutta. Koulutustoimintaa seurataan järjestettyjen tilaisuuksien lukumäärän, alueellinen kattavuuden, sisällön onnistumisen ja osallistujamäärien osalta. NÄKYVYYS JA VAIKUTTAMINEN Kiinteistöliitto Uusimaa ry täyttää vuona 2013 80 vuotta ja siihen liittyen tullaan järjestämään jonkintyyppinen tilaisuus. Edunvalvonnassa toimitaan tiiviissä yhteistyössä Suomen Kiinteistöliiton kanssa. Kiinteistöliiton lisäksi yhdistyksen tärkeimpiä yhteistyökumppaneita ovat sopimusten mukaiset yhteistoimintayhdistykset, Kiinteistöalan Koulutuskeskus Oy, Suomen Talokeskus Oy, RAKLI, Kiinteistöalan Kustannus Oy, Suomen Isännöintiliitto ry, paikalliset isännöitsijäyhdistykset ja Isännöinnin auktorisointi ISA ry sekä Suomen Omakotiliitto ry paikallisyhdistyksineen.
4(5) Edunvalvonnassa ja vaikuttamisessa on tärkeää huomioida työnjako Suomen Kiinteistöliiton ja yhdistyksen välillä ja toisaalta yhdistyksen ja yhteistoimintayhdistysten välillä. Omaa toimialuetta koskevissa asioissa yhdistyksen edunvalvonta hoidetaan suoraan ja omatoimisesti. Kiinteistöliiton edellytetään tukevan omilla toimillaan yhdistyksen edunvalvontaa. Asioiden varhaisessa käsittelyvaiheessa luottamuksellisilla yhteyksillä poliitikkoihin, virkamiehiin ja asiantuntijoihin on mahdollista edistää parhaiten yhdistyksen tavoitteita. Yhdistys tulee kiinnittämään edunvalvonnassaan erityistä huomiota asunto-osakeyhtiöiden kustannuksia nostaviin tekijöihin. Mittarina edunvalvonnassa ja näkyvyyden lisäämisessä seurataan jatkuvasti asetettuja tavoitteita sekä saavutettuja tuloksia. Helsingissä, Espoossa, Vantaalla ja Kauniaisissa seurataan aktiivisesti kaupunginhallitusten ja valtuustojen, asumisen tai kiinteistönpidon kannalta tärkeiden lautakuntien ja Helsingin seudun ympäristöpalvelut HSY:n toimintaa ja vaikutetaan yhdistyksen toiminnan kannalta tärkeisiin asioihin. Muissa kunnissa vaikutetaan ajankohtaisiin asioihin mahdollisuuksien mukaan joko itse tai paikallisten yhdistysten kautta. Jäsenten kannalta keskeisiin hankkeisiin liittyvään päätöksentekoon pyritään vaikuttamaan ajoissa ottamalla suoraan yhteyttä valtuustoryhmien puheenjohtajiin, kaupunginhallituksen ja lautakuntien jäseniin sekä valmisteleviin ja esitteleviin virkamiehiin. VIESTINTÄSUUNNITELMA Yhdistyksen viestintää ja markkinointia terävöitetään ja siihen varataan lisää henkilöresursseja. Samalla tarkennetaan toimihenkilöiden tehtäviä ja työnjakoa viestinnässä ja markkinoinnissa. Viestinnän tavoitteena on mm. - Toiminnan tunnettuuden vahvistaminen: kenen etuja ajetaan ja miten? - Kiinteistöliitto Uusimaan ulkoisen maineen vahvistaminen yhtenäisten viestien avulla - Jäsenistön ja oman henkilökunnan vahva sitouttaminen. Sitoutunut ja yhdistyksen tavoitteet sekä toiminnan ymmärtävä henkilöstö on keskeinen maineen lähettiläs. Viestinnän ydinviestit ovat: - Olemme taloyhtiöiden hallinnon, talouden ja tekniikan paras asiantuntija koko niiden elinkaaren ajan - Tarjoamme ajantasaista ja ennakoivaa tietoa asumisesta - Ajamme taloyhtiöiden etuja ja vaikutamme alan päätöksentekoon Toimenpiteitä viestinnän kehittämiseen: - Yhdistyksen ja Kiinteistöliiton viestintäyhteistyötä koordinoidaan paremmin, jotta viestintä olisi yhdenmukaista. - Kiinteistöliitto Uusimaan tunnettuutta jäsenistön keskuudessa pyritään parantamaan ja korostamaan yhdistyksen roolia Kiinteistöliitto-yhteisössä.
5(5) - Yhdistys esittää parannusehdotuksia ja toimittaa sen tavoitteita palvelevaa aineistoa Kiinteistöliiton ylläpitämiin sivustoihin, erityisesti Taloyhtio.netiin. - Yhdistyksen markkinointimateriaalia kehitetään edelleen sekä graafisesti että sisällöllisesti. Tavoitteena yhdenmukainen, näyttävä, selkeä, moderni ja myyvä aineisto - Huomioidaan paremmin kohderyhmien muuttuvat tarpeet - Suunnitellaan vuorovaikutteisten kanavien käyttöönottoa - Vahvistetaan vaikuttamista median kautta - mediasuhteiden rakentaminen - proaktiivinen ja harkittu aihetarjonta - osallistuminen alan keskusteluun median kautta Jäsenistölle suunnatussa ja yhdistyksen tavoitteita edistävässä ulkoisessa viestinnässä käytetään ainakin seuraavia välineitä: - jäsentiedote vähintään kuusi kertaa vuodessa. Tiedotteen ajantasaisuutta pyritään parantamaan lisäämällä julkaisutiheyttä. Tiedote toimitetaan lähtökohtaisesti sähköisesti ja julkaistaan taloyhtio.net sivustolla. Toistaiseksi tiedotteen saa erikseen ilmoittamalla myös postitse. - Suomen Kiinteistölehti kymmenen kertaa vuodessa. Lehdelle tarjotaan aktiivisesti juttuideoita. Lisäksi yhdistyksen henkilökunta kirjoittaa säännöllisesti asiantuntijaartikkeleita lehteen. - yhdistyksen omat nettisivut - Suomen Kiinteistöliiton ylläpitämä taloyhtio.net -sivusto - julkilausumat, lehdistötiedotteet ja mielipidekirjoitukset ajankohtaisista aiheista - mainokset, asiantuntija-artikkelit sekä muut kirjoitukset ja haastattelut sanomalehdissä, paikallisissa ilmaisjakelulehdissä ja muissa alan julkaisuissa.