Hankesuunnittelukoulutus / Laiffia landella -hanke KÄSIKASSARA OHJAUSRYHMILLE
1 KÄSIKASSARA OHJAUSRYHMILLE 1. YLEISTÄ OHJAUSRYHMISTÄ MIKÄ OHJAUSRYHMÄ? Ohjausryhmän, hanketiimin, johtoryhmän, neuvottelukunnan tehtävänä on toimia hankkeen vetäjän / toteuttavan tahon apuna ja tukena. Hankkeen onnistuminen on kaikkien etu ja se edellyttää kaikkien hankkeeseen liittyvien tahojen ja ihmisten yhteistoimintaa. Ohjausryhmätyöskentely ja kokouspöytäkirjat / muistiot kertovat hankkeen toteutuksesta ja hanketyöskentelystä. Jos hanke jostakin syystä epäonnistuu, kääntyvät katseet ensimmäiseksi ohjausryhmään: onko ohjausryhmä ollut tehtäviensä tasalla, onko se toiminut hankkeen vetäjän / toteuttajan tukena ja apuna. Hankkeen onnistuminen tai epäonnistuminen on aina myös ohjausryhmän vastuulla! OHJAUSRYHMÄN TEHTÄVÄT Ohjausryhmän tehtävänä on hankkeen kannalta merkittävistä asioista päättäminen. Ohjausryhmä huolehtii siitä, että hanke toteutetaan hankesuunnitelman ja rahoituspäätöksen mukaisesti. Se seuraa hankkeen rahankäyttöä, hyväksyy hankkeen väli- tai loppuraportit sekä vastaa siitä, että tehtävät toimenpiteet ovat tarkoituksenmukaisia ja asetettuihin tavoitteisiin tähtääviä. Varsinainen hankkeen toteutusvastuu on rahoituksen saajalla / hankkeen vetäjällä, toteuttamisen apuna on ohjausryhmä. Jos hankesuunnitelmaan tehdään ohjausryhmässä olennaisia muutoksia, siitä kannattaa neuvotella rahoittajan kanssa etukäteen. Hankkeeseen tehtävät muutokset kirjataan pöytäkirjaan / muistioon. Kaikki ohjausryhmän tekemät rahankäyttöön liittyvät päätökset annetaan tiedoksi rahoittajille. Näin maksatuksessa tiedetään muutoksista ja asiat eivät jää roikkumaan tiedonkulun katkoksen vuoksi. TARVITAANKO TYÖRYHMÄÄ? Hankkeelle voidaan perustaa myös pienempi työryhmä (tukiryhmä, johtoryhmä, hanketiimi, nimellä ei väliä), joka kokoontuu tarvittaessa. Työryhmän toiminta on vapaamuotoista. Pienemmässä työryhmässä voidaan kokoontua lyhyemmällä varoitusajalla ja sopia hankkeen toteutuksen kannalta kiireellisistä asioista. Työryhmä voi valmistella ohjausryhmään menevät asiat ja selvittää laajemmat tausta-aineistoa / selvitystä vaativat seikat. Tärkeintä sekä ohjausryhmä- että työryhmätyöskentelyssä on, ettei hankkeen toteutusta sälytetä vain yhdelle henkilölle (esim. palkatulle vetäjälle), vaan hankkeen vetäjä / vetäjät saavat tukea ja apua ohjausryhmältä. MILLAISILLE HANKKEILLE? Ohjausryhmä perustetaan yleensä laajojen (alue, kustannusarvio, kohderyhmä) hankkeiden tueksi. Ohjausryhmän voi perustaa vapaaehtoisesti myös sellaisiin hankkeisiin, joiden rahoituspäätöksessä ei edellytetä ohjausryhmää. Ohjausryhmä on perustettava hankkeen ajaksi, jos hakijan saamassa rahoituspäätöksessä niin mainitaan. Ohjausryhmä kokoontuu tarvittaessa, kuitenkin vähintään 2-3 kertaa vuodessa. KUKA JA KETÄ? Rahoituspäätöksen saaja / rahoituksen hakija / hankkeen vastuullinen toteuttaja kutsuu ja nimeää ohjausryhmän. Ohjausryhmän jäseneksi kutsutaan henkilöitä, joiden tiedoilla ja taidoilla on hankkeen toteuttamisen kannalta jotakin lisäarvoa, hyötyä. Ohjausryhmästä ei kannata tehdä kovin isoa. Ketään ei ohjausryhmään voida pakottaa, parhaiten ryhmä toimii kun jokainen tietää tehtävänsä ja on mukana
2 aidosta halustaan. Ketään ei ole myöskään pakko ottaa ohjausryhmään, mutta hankkeen käytännön hoidon kannalta rahoittajan edustaja on syytä muistaa ohjausryhmää koottaessa. Paikallinen Leader -ryhmä nimeää yleensä rahoittamiensa hankkeiden ohjausryhmään edustajansa, samoin ELY-keskuksen edustajalla on oikeus osallistua ohjausryhmän kokouksiin. KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Ohjausryhmän järjestäytymiskokouksessa (ennen kokouksen aloittamista, ohjausryhmään kutsuttujen jäsenten esittäytymisen jälkeen) sovitaan yhdessä siitä, miten ja milloin kokous on sitovasti kokoon kutsuttu ja milloin kokous on päätösvaltainen. Esimerkiksi: viisi päivää ennen kokousta kirjallisesti, paikalla puheenjohtajan / varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet ohjausryhmän jäsenistä. KOKOUSPALKKIOT JA MATKAKORVAUKSET Ohjausryhmän kuluihin on yleensä jo hanketta suunniteltaessa varattu tietty rahasumma. Kulut muodostuvat pääasiassa kokousjärjestelyistä, jäsenten matkakuluista ja mahdollisista kokouspalkkioista. Ohjausryhmäkuluihin budjetoitu summa määrittää pitkälti sen, millaisia kokouskuluja on vara maksaa. Yleinen käytäntö on, että kokouspalkkioita maksetaan vain niille jäsenille, jotka ovat mukana yksityishenkilöinä (eivät virkansa tai asemansa, organisaationsa tai taustaryhmänsä edustajana), esim. ohjausryhmän yrittäjä- tai viljelijäjäsenet. Matkakulut korvataan yleensä valtion matkustussäännön mukaan. KAHVIA JA PULLAA VAI TÄYSI YLLÄPITO? Ohjausryhmän hyväksyttäviin kokouskuluihin voidaan normaalin kahvituksen lisäksi sisällyttää erityistilanteissa (hankkeen päättäjäiset tms.) hankkeen koon ja vaativuuden mukaan kohtuullisessa määrin juhlavampaa tarjoilua. Ohjausryhmälle voi ja saa tarjota vaikka kuun taivaalta, mutta nämä kokouskulut eivät välttämättä ole avustuksen piiriin kuuluvia hyväksyttäviä kustannuksia. 2. ASIALISTA OHJAUSRYHMÄN JÄRJESTÄYTYMISKOKOUKSEEN A: Hankevalmisteluun liittyvät asiat/hankkeen taustat Ohjausryhmän esittäytyminen ja tutustuminen (koollekutsuja) Kokousten laillisuusperiaatteista sopiminen (koollekutsuminen, päätösvaltaisuus) Hankkeen historia ja tavoite (koollekutsuja) miten tähän on tultu, ketä hankkeessa ollut mukana? mikä ollut hakemuksen sisältö, tavoitteet ja rahoitussuunnitelma? B: Hankkeen nykytilanne 1. Puheenjohtaja, varapuheenjohtajan, sihteerin ja mahd. talkoopäällikön, tiedottajan, rahaliikenteenhoitajan ym. valinta 2. Ohjausryhmän jäsenten nimeäminen, kokoonpanon tarkistaminen ja mahdollinen täydentäminen (viimeistään tässä vaiheessa kokousten päätösvaltaisuudesta sopiminen) 3. Hankkeen keskeinen sisältö ja toimintatavat
3 4. Hankkeen tavoitteet 5. Hankkeen saama rahoitus (rahoittajan edustaja) 6. Sovitaan mahd. ennakon hakemisesta jos kyseessä yleishyödyllinen yhteisö 7. Sovitaan käytännön asioista 8. Sovitaan ohjausryhmän jäsenten matkakulujen korvaamisesta ja mahdollisista kokouspalkkioista 9. Muut esille tulevat asiat Kokoustekninen vihje: Asialista on työluettelo niistä asioista, joita kokouksessa käsitellään. Esityslista on kokouksen virallinen asiakirja, jossa esitetään kokouksessa käsiteltävät asiat loogisessa järjestyksessä kokouksen avauksesta ja läsnäolijoiden toteamisesta kokouksen päättämiseen. Asialistan asiat sisältyvät esityslistaan, niiltä osin kuin ne katsotaan tarpeellisiksi. 3. OHJAUSRYHMÄN KOKOUKSEN KULKU JATKOSSA 1. Ohjausryhmän kuulumisten vaihto 2. Hankkeen tilannekatsaus (oma arviointi) mitä on tehty? ollaanko aikataulussa? riittääkö aika? riittääkö raha? jaksaako hankkeen vetäjä? päästäänkö tehdyillä toimenpiteillä haluttuihin tavoitteisiin? ovatko asiakkaat tyytyväisiä? 3. Jatkotoimenpiteet sovitaan mitä tehdään seuraavaksi: mitä? missä? milloin? miten? kuka? kenen kanssa? 4. Maksatukset Mitkä kulut hyväksytään (on myös kuluja joita hankkeessa ei hyväksytä)? Löytyykö omarahoitusosuus? Miten talkootyötä on kertynyt? Talkoopäiväkirja?
4 5. Muut kokouksessa käsiteltävät asiat muut kokousasiat seuraava kokous Huom! Talkootyö käy rahoituksena vain silloin, kun siitä on merkintä päätöksessä ts. talkootyö on hyväksytty osaksi hakijan rahoitusta! Huom! Kokouskutsun mukaan liitetään mahdollisuuksien mukaan lisätietoa käsiteltävistä asioista etukäteen tutustuttavaksi. Kokouksista pidetään pöytäkirjaa / muistiota ja ne pidetään tallessa hankekansiossa. 4. ODOTUKSIA OHJAUSRYHMÄTYÖSKENTELYLTÄ 1. MITÄ HANKKEEN VETÄJÄ ODOTTAA OHJAUSRYHMÄLTÄ: Tukea; sitä että vetäjää ei jätetä yksin Innostusta. Ohjausryhmä innostaa huonojenkin päivien yli. Ohjausryhmä on voimavara koko hankkeelle. Aktiivista osallistumista, asiantuntemusta ja sitoutuneisuutta hankkeeseen. Ohjausryhmä ohjaa ja antaa palautetta, pitää linjat, mutta antaa toimintavapauden. Ohjausryhmä voisi olla aktiivinen myös kokousten välillä; kysellä mitä kuuluu. Ohjausryhmä tietää hankkeen tavoitteet ja tarkoituksen. 2. MITÄ OHJAUSRYHMÄN JÄSEN ODOTTAA OHJAUSRYHMÄLTÄ: Riittävää sisäistä ja ulkoista tiedottamista. Hankkeen vetäjä ja puheenjohtaja eivät saa omia hanketta ja tietoja, vaan koko ohjausryhmän on päästävä sitoutumaan hankkeeseen. Hyvää henkeä, rakentavaa ilmapiiriä, yhteistyötä. Vaikutusmahdollisuutta; sitä että voi antaa hankkeelle jotain. Toivoo toisaalta saavansa jotain; kokemuksia, uusia ystäviä, ideoita ym. Kaikkien mielipiteet kuunnellaan ja otetaan huomioon. Kaikkien oltava mukana kuin tekisivät omaa hankettaan; tekemisen oltava hauskaa ja mielekästä. 3. MITÄ OHJAUSRYHMÄN PUHEENJOHTAJA ODOTTAA OHJAUSRYHMÄLTÄ: Ohjausryhmä on innostunut ja motivoitunut. Aktiivista osallistumista, osaamista, mahdollisuutta työnjakoon. Kokouksissa hyvää kokousjärjestystä. Ohjausryhmässä annetaan palautetta (kritiikkiä ja kiitosta). Rohkeutta nostaa esille vaikeatkin asiat. 4. MITÄ ASIANTUNTIJAJÄSEN ODOTTAA OHJAUSRYHMÄLTÄ: Voi antaa oman tietämyksensä hankkeen käyttöön. Toivoo, että oma tieto ja taito tulisivat näkyviin projektin tuloksissa. Saa paikallistietämystä ohjausryhmän muilta jäseniltä.
5 5. MITÄ LEADER-HALLITUKSEN EDUSTAJA ODOTTAA OHJAUSRYHMÄLTÄ: Aktiivisuutta. Ohjausryhmä on hankkeen takana, motivoitunut, sitoutunut hankkeeseen. Ohjausryhmä on linkki rahoittajiin, linkki hankkeeseen. Tehokasta tiedottamista. Suunnitelmallisuutta. Joustava hankkeen eteenpäin meno ja toteutuminen. Palautetta ja seurantaa. 6. MITÄ ELY-KESKUKSEN EDUSTAJA ODOTTAA OHJAUSRYHMÄLTÄ: Selkeää hankkeen etenemistä. Hyvää kokousjärjestystä (kokouskutsut, esityslistat jne.) Sitoutuneisuutta hankkeeseen. Ohjausryhmä tuo lisäarvoa hankkeelle. Sisäistä ja ulkoista tiedottamista. Odottaa, että myös hänen tietämystään käytetään hyväksi (kokemukset useista hankkeista, maksatuksista, hyväksyttävistä kuluista, jne.) 7. MITÄ KUNNAN/SEUTUKUNNAN EDUSTAJA ODOTTAA OHJAUSYHMÄLTÄ: Tiedottamista, tiedon saantia (näin ansaitaan luottamus). Hyvää kokousjärjestystä. Tulosta rahalliselle panokselle. 8. MITÄ ASIAKAS/YRITTÄJÄ ODOTTAA OHJAUSRYHMÄLTÄ: Asiakkaan tarpeiden tuntemusta (jo ennen hankkeeseen ryhtymistä). Tiedottamista hankkeen etenemisestä. Laadukkuutta, sitoutumista tulosvastuuseen. Ohjausryhmän on kunnioitettava asiakasta, hänen mielipiteitään. MUUTA ESILLE TULLUTTA: Kukaan ei ole kaikkien alojen asiantuntija, joten ohjausryhmä on koottava niin, että asiantuntemus täydentää sitä. Asiantuntijoita voidaan myös kutsua tarpeen mukaan ohjausryhmän kokouksiin. Näin ohjausryhmän jäsenet saavat tarvitsemansa tiedon. Ohjausryhmän kokoonpanoa voidaan muuttaa (eli se on hajotettavissa).