BIT Tutkimuskeskus. Laitoskäsikirja. Informaatio- ja luonnontieteiden tiedekunta

Informaatio- ja luonnontieteiden tiedekunta BIT Tutkimuskeskus Laitoskäsikirja BIT Business Innovation Technology P.O.Box 5500, FI-02015 HUT, Finland Visiting address: Otaniementie 17, Espoo Tel: +358 9 4511 www.bit.hut.fi

SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO 2 2. LAITOKSEN YLEISKUVAUS 2 2.1 Tausta ja kehitys 2 2.2 Strategiset tavoitteet 2 2.3. Tutkimuksen painopisteet 3 2.4. Vahvuudet ja kehittämiskohteet 4 3. ORGANISAATIO JA JOHTAMINEN 5 3.1 Laitoksen organisaatio 5 3.2 Johtamiskäytännöt 6 3.2 Toiminnan ohjaus ja laadunvarmistus 6 4. VOIMAVARAT 7 4.1 Henkilöstö 7 4.2 Rahoitus 8 4.3 Tilat ja laitteet 8 5. LAITOKSEN TOIMINNAN KUVAUS 8 5.1. Tutkimus 8 5.2 Opetus 10 5.3 Yhteiskunnallinen vuorovaikutus 10 5.4 Tukitoiminnot 11 6. LAADUN PARANTAMINEN JA JATKUVA KEHITTÄMINEN 11

2 1. JOHDANTO BIT (Business, Innovation, Technology) tutkimuskeskuksen laitoskäsikirjassa on kuvattu laitoksen johtamisjärjestelmä ja laitoksen ydinprosessit tutkimuksen, opetuksen ja yhteiskunnallisen vaikuttavuuden osalta, siltä osin kuin niitä ei ole kuvattu Teknillisen korkeakoulun tai informaatioja luonnontieteiden tiedekunnan toimintakäsikirjoissa. BIT käyttää toiminnassaan useita TKK:n ohjeita, jotka ovat saatavissa TKK:n henkilöstön internetsivuilta (mm. matkustusohje, perehdyttämisohjeet ja ohjeet työsuhteista). Ohjeet on tallennettu myös tuotantotalouden laitoksen R-levylle, jossa BIT:llä on oma kansio. Tämän dokumentin on laatinut laitoksen johtaja Marja Toivonen ja se on hyväksytty laitoksen johtoryhmässä 20.10.2009 ja johtokunnassa 22.10.2009. Koska BIT toimii pääosin ulkopuolisella rahoituksella, on tämän käsikirjan liitteenä laitoksen projektihallintoa koskeva ohjeistus. Sen ovat päivittäneet nykyiseen muotoonsa projektikoordinaattorit Terttu Tamminen, Stina Eronen, Paula Thomsson ja Paula Salminen. Paula Thomsson on valittu BIT:n laatuvastaavaksi johtoryhmän kokouksessa 20.10.2009. 2. LAITOKSEN YLEISKUVAUS 2.1. Tausta ja kehitys BIT tutkimuskeskuksen taustalla on vuonna 1987 perustettu Teollisuusautomaation Instituutti (TAI), joka oli alun perin tuotantotalouden laitoksen tutkimuskeskus. Tietoyhteiskuntakehityksen myötä keskuksen tutkimustyö on laajentunut kattamaan yhä enemmän myös muita kuin teollisuuteen kytkeytyviä teknologisia ja liiketaloudellisia kysymyksiä, mm. palvelujen organisoinnin, johtamisen ja innovoinnin problematiikkaa. Vuonna 2003 keskuksen nimi muutettiin nykyiseen muotoonsa, ja TKK:n tiedekuntajaon yhteydessä vuoden 2008 alussa siitä tuli informaatio- ja luonnontieteiden tiedekuntaan kuuluva erillislaitos. BIT toimii edelleen läheisessä yhteistyössä tuotantotalouden laitoksen kanssa, mutta tekee kasvavassa määrin yhteistyötä myös TKK:n ja Aallon muiden laitosten kanssa. BIT:n toiminta keskittyy pääosin tutkimukseen. Laitoksen varttuneemmat tutkijat antavat kuitenkin myös jonkin verran opetusta yksittäisten luentojen muodossa ja joskus myös luentosarjoina. 2.2. Strategiset tavoitteet BIT tutkimuskeskuksen päätavoite tutkimustyössä on yhdistää korkea akateeminen laatu vahvaan yhteiskunnalliseen vaikuttavuuteen. Korkeaan akateemiseen laatuun pyritään tiiviillä yhteistyöllä tuotantotalouden laitoksen ja muiden laitosten professorien kanssa. Yksi osa tätä yhteistyötä on väitöskirjojen ohjaus: BIT:n projektit kytketään tiiviisti väitöskirjojen ympärille. Projektit ovat yleensä pitkäkestoisia (2-4 vuotta), mikä helpottaa pitkäjänteisen tutkimuksen tekemistä. Kaikista projekteista julkaistaan useita journal-artikkeleita ja konferenssiesitelmiä. Julkaisuja tuotetaan vuosittain yli 100 (esimerkiksi vuonna 2008 julkaisujen määrä oli 122). Tutkimustuloksia välitetään myös opetukseen erityisesti tuotantotalouden laitoksen kanssa tehtävällä yhteistyöllä. Yhteiskunnalliseen vaikuttavuuteen pyritään sekä yksittäisten yritysten tasolla että laajemmin. Yksittäisissä yrityksissä vaikuttavuutta tukee tutkimuskysymysten kytkentä käytännön ongelmiin sekä tulosten yrityskohtainen raportointi (akateemisten tuotosten lisäksi). Uusimman tieteellisen tiedon välittäminen yrityksille samoin kuin benchmarking-tilaisuuksien järjestäminen ovat myös osoittautuneet toimintatavoiksi, joista yrityksiltä on saatu hyvää palautetta. Laajempaan vaikuttavuuteen pyritään mm. Koulutuskeskus Dipolin kanssa järjestettävillä tilaisuuksilla, 2

osallistumalla erilaisiin kehittämisohjelmiin (Kansallinen innovaatio-ohjelma, Kasvufoorum, Suomi 2015 jne.) sekä yhteistyöllä erilaisten kehittämisorganisaatioiden kanssa (Suomessa esimerkiksi osaamiskeskukset, kansainvälisesti mm. EU:n ja OECD:n kehittämisorganisaatiot). TKK:n ja jatkossa Aalto yliopiston puitteissa BIT näkee roolinsa tutkimuskeskuksena, joka pystyy nopeasti tarttumaan uusiin ilmiöihin, tekemään niiden osalta merkittävää tutkimusta ja tarjoamaan myös niihin liittyvää opetusta. Tätä toimintatapaa tukee BIT:n joustava organisaatiorakenne ja pitkäaikainen kokemus ulkopuolisten, varsin suurtenkin projektien hallinnoinnissa. BIT:llä on myös merkittävä rooli hyvän tutkimusympäristön ja apurahapohjaista tutkimusta pitkäjänteisemmän työskentelymahdollisuuden tarjoamisessa väitöskirjantekijöille ja post doc -vaiheessa oleville tutkijoille. 3 2.3. Tutkimuksen painopisteet Tutkimuksen painopisteet BIT:ssä voidaan jakaa neljään pääryhmään: 1) Innovaatiotoiminnan ja tuotekehityksen tutkimus. Tämä tutkimus on hyvin moninaista ja kattaa uusien innovaatioiden edellytysten tutkimisen, innovaatioprosessien luonteen ja johtamisen tutkimisen sekä innovaatiojärjestelmätutkimuksen. Esimerkkeinä alueista, joilla keskuksessa on vahvaa osaamista, voidaan mainita pikavalmismenetelmien tutkimus, innovaatioprosessin alkupään hallinnan (ns. fuzzy front end) tutkimus, palveluinnovaatiotutkimus, teknologian siirtoa koskeva tutkimus sekä ennakoinnin yhdistäminen innovaatiotoimintaan. Uusina alueina ovat nousemassa esiin käyttäjäkokemuksen yhdistäminen innovaatiotutkimukseen, ns. open innovation -ajattelu ja strategiset toimialoja uudistavat innovaatiot. 2) Uuteen liiketoimintaan tähtäävä tutkimus. Tällä alueella BIT:ssä on vahvaa osaamista mm. verkostoperustaisen uuden liiketoiminnan synnyttämisestä sekä alueellisten klustereiden kehittämisestä. Esimerkkeinä voidaan mainita ohjelmistoliiketoiminnan tutkimus, uusiin energiamuotoihin perustuvan liiketoiminnan tutkimus sekä julkisen sektorin uudistamiseen liittyvä tutkimus. Uusiin energiamuotoihin liittyen tutkitaan mm. polttokennoteknologiaan perustuvan uuden liiketoiminnan edellytyksiä ja vaatimuksia sekä sähköautoihin liittyvää yhdyskuntarakenteen ja liikkumistapojen muutosta. Julkisen sektorin uudistamiseen liittyen tutkitaan mm. kuntien teknisen toimen ulkoistamista. 3) Operaatiojohtamisen tutkimus. Tämä tutkimusalue on BIT:n vanhin osaamisalue, jolla on teollisuuteen liittyen tehty tutkimusta jo kahdenkymmenen vuoden ajan. Tutkimusta tehdään yhteistyössä tuotantotalouden laitoksen teollisuustalouden ryhmän kanssa. Vahvoja osaamisalueita ovat mm. supply chain management -tutkimus, logistiikan tutkimus sekä projektiliiketoiminnan tutkimus. Viime vuosina operaatiojohtamisen osaamista on kasvavassa määrin sovellettu myös palveluliiketoimintaan, etenkin terveydenhuollon palveluissa, teollisuuden palveluissa sekä osaamisintensiivisissä liike-elämän palveluissa (KIBS). 4) Työn muutoksen ja työelämäkysymysten tutkimus. Tämä tutkimusalue pohjautuu yhteistyöhön tuotantotalouden laitoksen työnpsykologian ryhmän kanssa. Tutkimuksen painopisteitä ovat mm. johtaminen, knowledge management sekä virtuaali ja mobiili työ. Viimeksi mainitun teeman osalta keskeisinä kysymyksinä ovat nousemassa esiin mm. virtuaaliympäristöissä tapahtuva kollaboraatio sekä virtuaalityön kytkentä kestävään kehitykseen. Tutkittavista työelämäkysymyksistä voidaan esimerkkinä mainita palkitsemisjärjestelmien kehittäminen. 2.4. Vahvuudet ja kehittämiskohteet BIT:n keskeinen vahvuus on pitkä kokemus monialaisesta yhteistyöstä tutkimuksessa. Tämä monialaisuus ilmenee ensinnäkin BIT:n henkilöstörakenteessa: noin kolmasosalla BIT:n tutkijoista on taustallaan muu kuin diplomi-insinöörin tutkinto. Yleisin muiden tutkintojen joukossa on 3

kauppatieteellinen tutkinto, mutta keskuksessa työskentelee myös useita yhteiskunta- tai käyttäytymistieteellisen tutkinnon suorittaneita henkilöitä. Lisäksi on muutamia teollisia muotoilijoita sekä luonnontieteellisen tai lääketieteellisen taustan omaavia henkilöitä. Väitöstyön useimmat BIT:n tutkijat tekevät tuotantotalouden laitokselle. Toiseksi monialaisuus ilmenee siinä, että yhteistyötä tehdään sekä kotimaassa että ulkomailla hyvin monien eri tieteenalojen edustajien kanssa. Yhteistyön muotoja ovat mm. tutkijavaihto, professorivierailut sekä yhteisesti järjestetyt seminaarit ja konferenssit. Kokemukset monialaisesta yhteistyöstä ovat hyvin myönteiset. Keskeinen vahvuus BIT:ssä on myös tutkimuksen suuri yhteiskunnallinen vaikuttavuus. Yrityksiltä ja muilta yhteistyöorganisaatioilta saatu palaute on ollut erittäin positiivista. Hyvä yhteistyö yritysten kanssa mahdollistaa sellaisen tutkimusmateriaalin saannin, joka on kansainvälisesti ainutlaatuista ja jonka pohjalta voidaan esimerkiksi kirjoittaa artikkeleita arvostetuissa ulkomaisissa yliopistoissa työskentelevien tutkijoiden kanssa. BIT:n toimintatapaa korkean akateemisen laadun ja vahvan yhteiskunnallisen vaikuttavuuden yhdistämiseksi on käsitelty edellä kohdassa 2.2. Kaiken kaikkiaan voidaan todeta, että BIT:n toiminta on jo pitkään ollut hyvin samansuuntaista kuin Aaltoyliopiston pyrkimykset, ja siksi Aaltoon siirtyminen vahvistaa ja tukee BIT:n toimintaa. Kehittämiskohteet koskevat ennen muuta henkilöstörakennetta ja tutkimusryhmät yhdistävää laitostasoista strategiaa. BIT:n henkilöstöstä noin puolet on tohtoriopiskelijoita, ja koska työllistymismahdollisuudet TKK:n ulkopuolelle väitöksen jälkeen ovat olleet hyvät, laitoksella on pula post doc -tutkijoista ja väitelleistä senioritutkijoista. Tilanteen seurauksena keskeinen ongelma on, että myös monet tohtoriopiskelijat joutuvat väitöstyön ohella vetämään tutkimusprojekteja. Tämä viivästyttää väitöskirjojen valmistumista ja on henkilöille itselleen hyvin kuormittavaa. Erilaisilla henkilökiertojärjestelmillä tilannetta on pystytty jossain määrin helpottamaan ja jatkossa pyritään näiden järjestelmien entistä systemaattisempaan käyttöön. Lisäksi BIT:ssä on lähiaikoina valmistumassa melko suuri määrä väitöskirjoja, ja väitelleiden henkilöiden pysymistä laitoksella pyritään aiempaa tietoisemmin edistämään. Vuonna 2009 väitöksiä valmistuu viisi ja vuonna 2010 yhdeksän. BIT:n toiminta on ollut aiemmin pääosin tutkimusryhmäkohtaista. Epävirallista yhteistyötä ryhmien välillä on kuitenkin aina ollut paljon. Kuluvana vuonna on tehty työtä myös yhteisen strategian rakentamiseksi ja yksittäisiä ryhmiä laajempien tutkimuskokonaisuuksien luomiseksi. BIT:n johtoryhmä kokoontui 3.4.2009 yhteiseen strategiaseminaariin, jossa laitostasoisen strategian laadinta aloitettiin. Laajempien tutkimuskokonaisuuksien tarve on tunnistettu mm. toimialakohtaisten huippuosaamisen keskittymien (SHOK) kehityttyä suomalaisen innovaatiojärjestelmän keskeiseksi osaksi. BIT:llä on hyvät yhteistyösuhteet mm. teknologiateollisuuden Fimecc SHOK:iin ja tietotekniikan Tivit SHOK:iin. 4 3. ORGANISAATIO JA JOHTAMINEN 3.1. Laitoksen organisaatio BIT tutkimuskeskuksen organisaatiokaavio on esitetty kuviossa 1. Keskus muodostuu 11 tutkimusryhmästä, joista viisi kytkeytyy suoraan tuotantotalouden laitoksen professuureihin. Nämä ovat projektiliiketoiminnan tutkimusryhmä PB (professori Karlos Artto), logistiikan tutkimusryhmä LRG (professorit Kari Tanskanen ja Jan Holmström), terveydenhuollon tutkimusryhmä HEMA (professori Paul Lillrank), inhimillisen pääoman ja johtajuuden tutkimusryhmä HCL (professori Eila Järvenpää) sekä virtuaalin ja mobiilin työn tutkimusryhmä vmwork (professori Matti Vartiainen). Teollisuustalouden professorien (neljän ensin mainittua professoria) kaikki tutkimus 4

tapahtuu BIT:ssä. Työnpsykologian professoreilla Järvenpäällä ja Vartiaisella osa tutkimuksesta tapahtuu BIT:ssä, osa tuotantotalouden laitoksella. Matti Vartiainen on kuitenkin muodostamassa BIT:iin myös toisen ryhmän, johon tulisivat mm. palkitsemisen tutkijat, ja tämän jälkeen hänenkin tutkimusalueensa tutkimus tulee tapahtumaan kokonaan BIT:ssä. 5 Kuvio 1: BIT tutkimuskeskuksen organisaatio Johtokunta Hallinto Johtoryhmä Tutkimusryhmät Design Collaboration in Offering Development (Decode) Valtaosalla muitakin ryhmiä on professorikytkentä. Strategic Intelligence Arvoverkostojen Logistics Research tutkimusryhmässä (VN) on mukana teollisuustalouden professori Eero (Strax) Eloranta, ohjelmistoliiketoiminnan Group (LRG) Human tutkimusryhmässä Capital and (SBL) tietotekniikan professori Jussi Autere ja strategisen innovaatiotutkimuksen Leadership (HCL) ryhmässä Integrated Design and Value Networks Healthcare Management (Decode) professori Kalevi Ekman. Pikavalmistusta tutkivassa Manufacturing (IDM) (VN) and Architecture ryhmässä IDM kytkentöjä on TKK:lla useiden eri laitosten professoreihin, mm. materiaalitekniikassa. (HEMA) Virtual Valtaosassa and Mobile ryhmiä Work professorit toimivat Research Unit (vmwork) Innovation mentoreina Management ja väitöskirjojen ohjaajina, mutta ryhmää johtaa erikseen valittu Project Business Software Business tutkimuspäällikkö Institute tai tutkimusjohtaja. (IMI) Matti (PB) Vartiainen toimii Laboratory kuitenkin (SBL) itse ryhmänsä johtajana, koska ryhmän tutkimusprojektit jakautuvat muita ryhmiä enemmän melko erityyppisiin aiheisiin. BIT:n hallintohenkilöstö muodostuu johtajasta, neljästä projektikoordinaattorista ja yhdestä suunnittelijasta. Toimintaa ohjaavat johtoryhmä ja johtokunta. 3.2. Johtamiskäytännöt Keskuksen johtajana toimii Marja Toivonen, jonka toimikausi jatkuu nykyisellä päätöksellä vuoden 2010 loppuun. Johtajan tehtävänä on johtaa, kehittää ja valvoa laitoksen toimintaa, ja hän on vastuussa laitoksen taloudesta ja tuloksista. Johtaja osallistuu säännönmukaisesti tiedekunnan johtoryhmän ja tiedekuntaneuvoston kokouksiin sekä tiedekunnan puitteissa järjestettäviin kehittämispäiviin. Kehittämispäivien kautta johtaja saa tietoa ja on vaikuttamassa muun muassa tiedekunnan laajuiseen strategiaan. BIT:n omat strategiset pyrkimykset kytketään tiiviisti laajempiin pyrkimyksiin. Kun laitoksen johtaja on estynyt hoitamaan tehtäviään, sijaisena toimii tiedekunnan dekaanin tekemällä päätöksellä Value networks -ryhmän tutkimuspäällikkö Pekka Malinen. Laitokselle on nimetty johtoryhmä, joka koostuu tutkimusryhmien vetäjistä eli tutkimusjohtajista ja tutkimuspäälliköistä. Johtoryhmä kokoontuu 1-2 kertaa kuukaudessa johtajan koolle kutsumana; johtaja toimii myös kokousten puheenjohtajana. Kokoustyöskentely on systemaattista ja 5

kokouksista pidetään pöytäkirjaa, johon kirjattujen toimenpiteiden eteneminen käydään läpi seuraavassa kokouksessa. Johtoryhmän sihteerinä toimii tutkimuspäällikkö Tiina Tuominen. Johtoryhmä avustaa laitoksen johtajaa päätöksenteossa ja toimii laitoksen strategisen suunnittelun foorumina. Se myös jakaa informaatiota tutkimusryhmien välillä. Vähintään kerran vuodessa johtoryhmä pitää koko päivän kestävän strategiaseminaarin. BIT:llä on myös johtokunta, joka kytkee BIT:n tiedekunnan ja TKK:n toiminnan kokonaisuuteen sekä huolehtii vuorovaikutuksesta BIT:n ja tuotantotalouden laitoksen kesken. Johtokunnan puheenjohtajana toimii tiedekunnan dekaani Olli Simula ja muina jäseninä TKK:n varadekaani Outi Krause, tuotantotalouden laitoksen johtaja Hannele Wallenius, tuotantotalouden professorit Eero Eloranta, Kari Tanskanen ja Matti Vartiainen sekä BIT:n henkilöstön edustaja tutkija Tero Haahtela. Kokouksen kutsuu koolle dekaani Olli Simula ja sihteerinä toimii BIT:n johtaja Marja Toivonen. Johtokunta kokoontuu noin joka toinen kuukausi. Se käsittelee BIT:n toimintaan liittyviä strategisia ja muita merkittäviä kysymyksiä, esimerkiksi vuonna 2009 evaluointiin valmistautumista ja evaluoinnin tuloksia. 6 3.3. Toiminnan ohjaus ja laadunvarmistus Toiminnan ohjaus BIT:ssä koostuu määrällisiin tavoitteisiin ja mittareihin keskittyvästä tulossopimusprosessista sekä laadullisiin tavoitteisiin ja mittareihin keskittyvästä laadunvarmistusjärjestelmästä. BIT noudattaa Teknillisen korkeakoulun toiminnanohjauksen suuntaviivoja, jotka on kuvattu tarkemmin TKK:n toimintakäsikirjassa. Tulossopimusprosessi käynnistyy niin, että laitos laatii alkusyksystä budjettiehdotuksensa tiedekunnan dekaanille. Dekaani käy tulossopimusneuvottelut rehtorin kanssa ja sopii laitosbudjeteista laitosten johtajien kanssa myöhemmin syksyllä käytävissä keskusteluissa. Tulossopimuksessa määritellään laitoksen strateginen kehys, avainluvut, tavoitteet ja toimenpiteet sekä resurssit (henkilöstö, tilat ja rahoitus). Laadunvarmistus käsittää mittarit, tiedonkeruun ja tiedon analysoinnin. BIT:ssä laadun seurantamittarit keskittyvät tutkimukseen ja ovat tältä osin samat kuin TKK:n toimintakäsikirjassa kuvatut. Mittaamista varten tarvittava tieto kerätään TKK:n perusjärjestelmiin, jotka myös on kuvattu TKK:n toimintakäsikirjassa. Tilastointi hoidetaan keskitetysti TKK:n hallinnossa, jonne BIT:n tutkimusryhmät toimittavat tiedot. Ryhmien vetäjät vastaavat tiedon toimittamisesta ja johtaja muistuttaa siitä useamman kerran vuodessa johtoryhmän kokouksissa. Tutkimuksen laatua seurataan sekä tutkimusprojektien tasolla, tutkimusryhmätasolla että koko BIT:n tasolla. Projektitasolla seurannasta ja arvioinnista vastaavat projektien vastuulliset johtajat ja tutkimusryhmätasolla ryhmien vetäjät. Projektitasolla seurantaa tehdään jatkuvasti ja arviointia erityisesti projektiraportoinnin yhteydessä 3-4 kertaa vuodessa. Seurannassa ja arvioinnissa tarvittavien tietojen kokoamisessa ryhmien apuna toimivat projektikoordinaattorit. Johtaja seuraa laitoksen strategian ja vuositason toiminnan toteutumista johtoryhmien pöytäkirjojen, tulossopimusaineiston ja osavuosiraporttien avulla. Laatujärjestelmän toimivuutta arvioidaan laitoksen johtoryhmässä kerran vuodessa. Kerättyä tietoa analysoidaan myös tiedekunnan johtoryhmässä, jossa käsitellään lisäksi laatuauditointien tulokset ja sovitaan mahdollisista toimenpiteistä. 4. VOIMAVARAT 4.1. Henkilöstö 6

BIT tutkimuskeskuksen henkilöstömäärä on noin 130. Henkilöstö on keskimäärin varsin nuorta. Ryhmien vetäjät edustavat kuitenkin kaikkia ikäluokkia: kolme heistä on 30-40 -vuotiaita, neljä 40-50 -vuotiaita ja neljä 50-60 -vuotiaita. Henkilöstön pääosa työskentelee kokopäiväisesti. Työsuhteet ovat joko toistaiseksi voimassa olevia tai tietyn projektin ajan kestäviä määräaikaisuuksia. Diplomityöntekijät otetaan yleensä määräaikaiseen kuuden kuukauden mittaiseen työsuhteeseen. Henkilöstön kehittämiseksi noudatetaan TKK:n henkilöstöstrategiassa mainittuja laitosten vastuita. Tutkimushenkilöstöä kannustetaan ja tuetaan osallistumaan oman alansa konferensseihin, ja tämä toiminta onkin BIT:ssä erittäin aktiivista. Myös kansainväliseen yhteistyöhön ja erityisesti tutkijavaihtoihin kannustetaan. Useissa tutkimusryhmissä on käytäntönä, että tohtoriopiskelijat ovat opintojensa aikana vähintään puoli vuotta vaihdossa jossain ulkomaisessa yliopistossa. Myös pidempiä 1-2 vuoden vaihtoja on jonkin verran. Hallintohenkilöstöä rohkaistaan pätevöitymään ammatillisesti laitoksen resurssien puitteissa. Koulutustarpeet tarkistetaan esimiehen kanssa ainakin kehitys- ja VPJ -keskustelujen yhteydessä. Työssä jaksamista edistetään sekä henkilökohtaisilla keskusteluilla että selkeillä toimintatavoilla. Ongelmiin puututaan aktiivisesti. Henkilöristiriitojen ratkaisuna on käytetty menestyksellisesti mm. tutkimusryhmän vaihtamista. Uuden henkilöstön palkkaamisessa noudatetaan TKK:n henkilöstöstrategiaa. Uusien henkilöiden perehdyttämiseen on nimetty vastuuhenkilöksi Päivi Malinen. Perehdyttäminen toteutetaan TKK:n yleisten ohjeiden mukaisesti ja siinä sovelletaan myös tuotantotalouden laitoksen täsmentämiä ohjeita. Henkilökunnan kuulemista ja yhteisistä asioista tiedottamista varten järjestetään BIT:ssä 4-5 kertaa vuodessa henkilöstökokous, johon kutsutaan koko henkilöstö. Kokouksen kutsuu koolle johtaja ja se on luonteeltaan epämuodollinen informaatio- ja keskustelutilaisuus ajankohtaisista aiheista. 7 4.2. Rahoitus BIT:n vuosibudjetti on noin 7 miljoonaa euroa. Rahoituksesta 97% tulee ulkopuolisista lähteistä. Toimintamenomääräraha on ollut vuosittain runsaat 200 000 euroa. Ulkopuolisista rahoittajista tärkeimmät ovat Tekes ja yritykset. Yritysrahoitus liittyy miltei kokonaisuudessaan Tekesrahoitteisiin tutkimushankkeisiin; tilaustutkimusta tehdään BIT:ssä vain poikkeustapauksissa. Jatkossa myös SHOK:ien kautta kanavoituva Tekes-rahoitus ja yritysrahoitus tulevat olemaan BIT:n kannalta tärkeitä. Myös Suomen Akatemialta on saatu ajoittain rahoitusta. Muita rahoituslähteitä kotimaassa ovat eri ministeriöt, Sitra sekä erilaiset säätiöt ja järjestöt (mm. Elinkeinoelämän Keskusliitto). Kansainvälisiä rahoituslähteitä ovat EU:n puiteohjelmat ja kotimaassa jaossa oleva EU-rahoitus (ESR ja EAKR) sekä eräät eurooppalaiset organisaatiot (mm. European Foundation for the Improvement of Living and Working Conditions). Ulkopuolisen rahoituksen seurannasta ja taloushallinnon käytännön tehtävistä, kuten laskutuksesta, huolehtivat projektikoordinaattorit kukin omien tutkimusryhmiensä osalta. Tutkimusryhmien vetäjät vastaavat ryhmänsä rahojen käytöstä BIT:n johtajalle. Toimintamenomäärärahan seurannasta vastaa projektikoordinaattori Terttu Tamminen. Dekaani jakaa tämän rahan laitoksille keskusteltuaan rahanjaon periaatteista ensin hallintopäällikön ja laitosjohtajien kanssa ja esiteltyään suuntaviivat tiedekuntaneuvostolle. 4.3. Tilat ja laitteet 7

BIT sijoittuu pääosin TUAS -taloon; tutkimusryhmä Decode sijaitsee kuitenkin Design Factoryn tiloissa osoitteessa Betonimiehenkuja 5. Tiloista huolehditaan informaatio- ja luonnontieteiden tiedekunnan toimintakäsikirjassa esitettyjen linjausten mukaisesti. Laitehankinnat suoritetaan TKK:n hankintaohjesäännön mukaisesti. Niin tilojen kuin laitehankintojenkin osalta BIT käyttää yhteisiä henkilöstöresursseja tuotantotalouden laitoksen kanssa (ks. kohta 5.4). 8 5. LAITOKSEN TOIMINNAN KUVAUS 5.1. Tutkimus BIT:n eri tutkimusryhmien toiminnan fokus voidaan kiteyttää seuraavasti: Decode (Design Collaboration in Product Development) tutkimusryhmä kehittää käsitteistöä, menetelmiä ja työkaluja sellaisten strategisten innovaatioiden identifioimiseksi ja edistämiseksi, jotka ravistelevat vallitseva status quota eri toimialoilla. Ryhmässä työskentelee 5 kokopäiväsistä ja 10 osa-aikaista tutkijaa. HCL (Human Capital and Leadership) ryhmä tutkii organisaatioita ja johtamista, erityisesti tietointensiivisessä liiketoiminnassa. Tutkimukset käsittelevät mm. tiedon jakamista, asiakastiedon hallintaa ja työympäristöjen kehittämistä. Ryhmä toimii pääosin tuotantotalouden laitoksella; yhdellä tutkijalla on työsuhde BIT:iin. HEMA-instituutti (Healthcare Engineering, Management and Architecture) tekee käytännönläheistä tutkimusta ja tukee terveydenhuollon kehittämistä soveltamalla tuotantotalouden tutkimustietoa sekä muiden alojen parhaita käytäntöjä terveydenhuollon ympäristöön. Instituutissa työskentelee 15 kokopäiväistä ja 5 osa-aikaista tutkijaa. IDM (Integrated Design and Manufacturing) tutkimusryhmä on erikoistunut pikavalmistusteknologian sovelluksiin teollisuudessa ja viime vuosina erityisesti terveydenhuollossa. Ryhmässä työskentelee 5 kokopäiväistä ja 2 osa-aikaista tutkijaa. IMI (Innovation Management Institute) tutkii innovaatiojohtamista sekä teollisuudessa että palveluissa. Tutkimuksen kohteena ovat mm. innovaatioprosessien tehokkaan toteuttamisen mahdollisuudet sekä innovatiivisten ympäristöjen luomisen problematiikka. Ryhmässä työskentelee 15 kokopäiväistä tutkijaa ja 2 osa-aikaista tutkijaa LRG (Logistics Research Group) on tehnyt merkittävää tutkimustyötä mm. e-businekseen ja verkostoyhteistyöhön liittyvistä logistisista haasteista. Tällä hetkellä tutkimuksessa painottuvat hankinnan ja tarjontaketjujen hallinnan kysymykset globaalissa toimintaympäristössä. Ryhmässä työskentelee 11 kokopäiväistä ja 3 osa-aikaista tutkijaa. PB (Project Business) ryhmä tutkii projektinhallintaa erityisesti tilanteissa, joissa on kysymys yksittäisiä projekteja laajemmasta kontekstista. Tutkimusaiheita ovat mm. globaalit projektit sekä portfolionhallinta ja suoritusmittaus projektiliiketoiminnassa. Ryhmässä työskentelee 13 kokopäiväistä tutkijaa ja 1 osa-aikainen tutkija. SBL (Software Business Laboratory) tutkii ohjelmistoliiketoimintaa ja -yrittäjyyttä, erityisesti kansainvälistä kasvuyrittäjyyttä. Tutkimus kattaa sekä tuote- että palveluliiketoiminnan. Ryhmässä työskentelee 11 kokopäiväistä ja 3 osa-aikaista tutkijaa. Strax (Strategic intelligence) on kansainvälinen verkosto, jonka ytimen muodostaa BIT:ssä sijaitseva kahden tutkijan ryhmä. Verkosto tutkii ja kehittää strategista ennakointia eri tasoilla (yritystasolla, alueellisella tasolla ja maiden tasolla). vmwork (Virtual and Mobile Work Research Unit) tutkii hajautettua työtä. Se analysoi ja mallintaa esimerkiksi sitä, miten yhteistoiminta ja kommunikaatio voivat edistää liiketoimintaa globaalisti toimivissa tiimeissä ja virtuaaliympäristöissä. Ryhmässä työskentelee 13 henkilöä. VN (Value Networks) ryhmä tutkii ja kehittää toimintatapoja, joiden avulla organisaatiot ja alueet voivat tehokkaasti tuottaa ja jakaa arvoa yhteistyöverkostoissa. Konkreettisena tutkimuskohteena on ollut mm. uusien alueellisten klusterien synnyttäminen. Ryhmässä työskentelee 9 kokopäiväistä tutkijaa ja 1 osa-aikainen tutkija. 8

9 Tutkimusryhmien yhteistyö BIT:n sisällä on käynnistetty teollisuuden palvelujen tematiikasta, jossa noin puolet ryhmistä tekee tutkimusta. Lisäksi BIT on kehittänyt aktiivisesti yhteistyötä tiedekunnan sisällä ja TKK:n sisällä laajemminkin. Tiedekunnan strategisiin painopisteisiin kuuluvalla palvelututkimuksen alueella on oltu aktiivisesti rakentamassa tiedekunnan laajuista yhteistyöryhmää. HEMA-instituutti on rakentanut TKK:n laajuisen verkoston, joka yhdistää eri osastojen terveydenhuoltosektorilla työskentelevät tutkimusryhmät. Yhteistyö on tiivistä mm. laskennallisen tekniikan laboratorion ja sovelletun elektroniikan laboratorion kanssa. 5.2. Opetus Koska BIT on tiedekunnan tutkimuslaitos, on henkilöstöllä toistaiseksi ollut hyvin vähän opetustehtäviä. Säännönmukaista opetusta ovat antaneet lähinnä SBL:n tutkijat, jotka ovat pitäneet tietotekniikkaan liittyviä kursseja. Muilta osin opetus on ollut ennen muuta varttuneempien tutkijoiden yksittäisiä luentoja eri kursseilla tuotantotalouden laitoksella, tietotekniikan laitoksella ja SimLab:ssa. Palvelujen opetukseen liittyen BIT on ollut aktiivinen sekä maisteriohjelman että tohtorikoulun kehittämisessä. Marja Toivonen on ollut mukana syksyllä 2009 käynnistyneen Master s Degree Programme in Service Management and Engineering valmistelussa ja syksyllä 2010 hän pitää dosentuurinsa puitteissa tähän ohjelmaan kuuluvan luentosarjan palvelujen kehittämisestä ja innovaatiotoiminnasta palveluissa. BIT:n ja tuotantotalouden laitoksen yhteistyönä on neljänä peräkkäisenä vuonna toteutettu kansainvälinen Service Engineering and Management (SEM) - kesäkoulu, joka on tarkoitettu tohtoriopiskelijoille. Kesäkouluun on vuosittain osallistunut opiskelijoita 12-14 eri maasta, ja opiskelijoita on kunakin vuonna ollut ohjaamassa kolme ulkomaista professoria TKK:n omien professorien lisäksi. BIT:stä kesäkoulua ovat olleet organisoimassa Marja Toivonen sekä tutkimuspäällikkö Timo Ala-risku ja tutkija Saara Brax. Kesäkoulun sihteerityö on myös hoidettu BIT:stä käsin (tutkijat Katriina Valminen ja Taija Turunen). 5.3. Yhteiskunnallinen vuorovaikutus BIT:n tavoitteena on olla akateeminen toimija niiden eri toimijoiden joukossa, jotka pyrkivät suomalaisten yritysten kilpailukyvyn parantamiseen ja yhteiskunnallisen hyvinvoinnin rakentamiseen maassamme kestävällä tavalla. Tähän tavoitetta BIT:n tutkimusryhmät toteuttavat tekemällä tutkimusta, jota yritykset ja muut organisaatiot pystyvät konkreettisesti soveltamaan omassa toiminnassaan. Lisäksi BIT osallistuu useilla eri areenoilla yhteiskunnalliseen keskusteluun koskien mm. innovaatiopolitiikkaa, uuden liiketoiminnan kehittämistä, julkisen sektorin uudistamista ja hyvinvointia työelämässä. BIT:n vahva ulkopuolinen rahoitus synnyttää osaltaan kytkentöjä, joiden pohjalla yhteiskunnallista vaikuttavuutta voi rakentaa. Projektitasolla tämä toteutuu siten, että rahoittajayritykset ovat mukana projektien johtoryhmissä ja osallistuvat aktiivisesti projektien toteuttamiseen sekä erikseen että yhdessä. Tutkimusmateriaalin hankinnan yhteydessä tutkijat perehtyvät syvällisesti yritysten arkielämän ongelmiin, mikä motivoi etsimään ratkaisuja jotka ovat sekä mallinnuksen avulla yleistettävissä että soveltuvat yksittäisten ongelmien ratkaisuun. BIT on saanut esimerkiksi kuluneen vuoden aikana myös medianäkyvyyttä tuloksillaan (esimerkiksi pikavalmistuksen lääketieteellisistä sovelluksista valtakunnan uutisia myöten). 9

Vuosien kuluessa BIT:llä on ollut merkittävä vaikutus suomalaisen innovaatiojärjestelmän kehittymiseen: se on ollut osaltaan rakentamassa vuorovaikutusta akateemisten innovaatioaktiviteettien ja käytännön elämässä syntyvien innovatiivisten ratkaisujen välille. Tietoa Suomessa hyväksi havaituista käytännöistä osaamisen siirrossa on jossain määrin kyetty levittämään myös kansainvälisesti. BIT:n senioritutkijoita on kutsuttu puhujiksi mm. EU- ja OECD -konferensseihin, joissa on mukana sekä tiedemiehiä että käytännön toimijoita. Senioritutkijat ovat myös toimineet kehittämis- ja innovaatio-ohjelmien evaluaattoreina sekä kotimaassa että ulkomailla. 10 5.4. Tukitoiminnot Projektikoordinaattorien työ on jaettu tutkimusryhmittäin: kunkin koordinaattorin vastuulla on 3-4 ryhmää. Koordinaattori hoitaa ryhmissä meneillään olevien projektien käytännön asiat sekä henkilöstö- ja taloushallinnon. Projektien hallinnointi ilmenee liitteenä 1 olevasta ohjeistuksesta. Projektikoordinaattorien työhön sisältyy myös paljon hallinto-, talous- ja henkilöstöasioihin liittyvää neuvontaa. Suunnittelija toimii mm. perehdyttäjänä ja matkasihteerinä, hoitaa BIT:n sisäisen viestinnän sekä järjestää kokouksia ja hoitaa erilaisia muita käytännön tukitoimintoja. Ulkoista viestintää hoitavat tutkimusryhmien vetäjät ja laitoksen johtaja. BIT:n internetsivut on perusteellisesti uudistettu ja uudet sivut saadaan käyttöön marraskuussa 2009. Tila- ja hankinta-asiat sekä ATK-tuki on BIT:ssä järjestetty yhteistyössä tuotantotalouden laitoksen kanssa niin, että BIT käyttää hankintapäällikkö Pekka Hytösen sekä ATK-asiantuntijoiden Kari Koskisen ja Henri Rämän palveluja ja maksaa niistä itselleen kuuluvan osan. 6. LAADUN PARANTAMINEN JA JATKUVA KEHITTÄMINEN Tutkimuksen laatua arvioidaan jatkuvasti BIT:ssä tiedeyhteisön vakiintunein vertaisarvioinnin menettelyin (mm. referoitujen julkaisujen määrä ja niihin tehtyjen viittausten määrä). Tutkimuksen laadun kehittämiseen pyritään laitoksella sisäisen benchmarkkauksen avulla sekä parantamalla kaikin tavoin tutkijoiden mahdollisuuksia keskittyä tutkimustyöhön. Korkeatasoinen tutkimus ja sen edellytysten turvaaminen on laitoksen kannalta tärkeä strateginen kysymys. Tutkimuksen palautejärjestelmään kuuluu tutkimushankkeen valmisteluun liittyvää arviointia, itse tutkimuksen aikainen palaute sekä tutkimuksen lopputulokset ja niiden vaikuttavuuden arviointi. Tutkimusrahoituksen hakuprosessit sekä toteutettujen hankkeiden arviointi ovat luontevia tilaisuuksia sekä ulkopuolisen että sisäisen palautteen antoon. Tukitoimintoja kehitetään jatkuvasti TKK:n ohjeistusten mukaisiksi. BIT:n tutkimusryhmien yhteistyön syventäminen on keskeinen kysymys laitoksen monialaisuuden hyödyntämiseksi ja entistä kunnianhimoisempien tutkimuskokonaisuuksien aikaansaamiseksi. Aalto yliopistoon siirtymisen myötä keskeisiksi nousevat myös uudet yhteistyömahdollisuudet mm. factory-konseptin puitteissa. Jo nykyisellään tätä uutta mahdollisuutta on alettu käyttää hyväksi: Tutkimusryhmä Decode sijaitsee jopa fyysisesti Design Factoryn tiloissa. Lisäksi erityisesti HCLryhmä tekee aktiivisesti yhteistyötä Media Factoryn kanssa ja LRG sekä HEMA Service Factoryn kanssa. 10

Suurimmat haasteet BIT:n jatkokehittämisessä ovat tutkimuksen laadun nostaminen laajasti kansainväliselle huipputasolle sekä tohtoriopintojen nopeuttaminen. Eräät ryhmät (erityisesti LRG ja PB) ovat jo osin lähellä kansainvälistä huippua, mutta tämän kunnianhimon tason saavuttaminen BIT:ssä laajasti vaatii kovaa työtä. Tohtoriopintojen nopeuttamiseen päästään osin BIT:n sisäisin ratkaisuin, mutta tässä kohden tarvitaan myös nykyistä enemmän tukea TKK:n ja Aallon tasolta. 11 11

12 LIITE - Käytännön ohjeita projektihallintoon BIT Business Innovation Technology P.O.Box 5500, FI-02015 HUT, Finland Visiting address: Otaniementie 17, Espoo Tel: +358 9 4511 www.bit.hut.fi 12

1 1. HALLINNOLLINEN JA TALOUDELLINEN VASTUU...2 1.1. PROJEKTIHALLINTOON LIITTYVIEN ASIAKIRJOJEN ALLEKIRJOITUSOIKEUKSIEN JA - VASTUIDEN JAKAUTUMINEN...2 2. RAHOITUKSEN HAKEMINEN JA BUDJETOINTI...3 2.1. RAHOITUKSEN HAKEMISESSA MUISTETTAVAT ASIAT...3 2.2. BUDJETOINNISSA HUOMIOITAVAT ASIAT...4 2.3. YLEISIMPIEN RAHOITTAJIEN LASKUTUSPERUSTEITA...4 2.4. KONSORTIO- JA TUTKIMUSSOPIMUKSET...5 3. RAPORTOINTI JA BUDJETIN SEURANTA...6 4. TOIMENPITEET UUDEN HENKILÖN ALOITTAESSA/VANHAN LOPETTAESSA...6 4.1. TUTKIMUSAPULAISET JA AVUSTAVAA TYÖTÄ TEKEVÄT...6 4.2. TUTKIJAT, PROJEKTIPÄÄLLIKÖT, TUTKIMUSPÄÄLLIKÖT JA ERIKOISTUTKIJAT...7 4.3. YLEISET TOIMENPITEET...8 4.4.TOIMENPITEET TYÖNTEKIJÄN LÄHTIESSÄ...9 5. HENKILÖSTÖN KOULUTUS-JA VIRKISTYSTILAISUUDET...9 6. MUISTILISTA PROJEKTIKOORDINAATTORILLE TOIMITETTAVISTA TIEDOISTA/ASIAKIRJOISTA:...11

2 1. Hallinnollinen ja taloudellinen vastuu * toteutus- ja talousvastuu on vastuualueella, eli BIT Tutkimuskeskuksella * sopimusvastuu on TKKlla * projektihenkilöstön palkkauksesta, projektin taloudesta sekä projektin teknisestä toteutuksesta asiakkaalle, rahoittajalle tai johtoryhmälle vastaa projektin vastuullinen johtaja 1.1. Projektihallintoon liittyvien asiakirjojen allekirjoitusoikeuksien ja -vastuiden jakautuminen * Ajantasaiset ohjeistukset rahoitushakemusten prosessista löytyvät Innovaatiokeskuksen sivuilta: http://oiic.tkk.fi/fi/tutkimuksen_tukipalvelut/ * Rahoitushakemuksen allekirjoittajat riippuvat rahoittajasta sekä haettavan rahoituksen määrästä. Allekirjoitusoikeudet on koottu asiakirjojen allekirjoitus- ja hyväksyntä matriisiin, joka löytyy TKKn internet sivuilta lomakkeet -kohdasta. Tarkista aina vaadittava allekirjoitus matriisista: http://www.tkk.fi/fi/henkilokunnalle/lomakkeet/allekirjoitus_hyvaksynta_ma triisi_180209_final.pdf * Innovaatiokeskuksen allekirjoituksen vaativat hakemukset lähetetään hyvissä ajoin ennen hakemuksen deadlinea sähköisesti osoitteeseen rahoitus@tkk.fi. Samaan osoitteeseen lähetetään myös johtajan sähköpostihyväksyntä. * Tutkimussopimukset esittelee projektin vastuullinen johtaja ja allekirjoitaa BIT Tutkimuskeskuksen johtaja mikäli projektin yhteenlaskettujen tutkimussopimusten summa on maksimissaan 50 000 ja sopimuksessa on käytetty TKKn yleisiä sopimusehtoja. Jos summa ylittää 50 000, niin sopimus lähetetään Innovaatiokeskukseen allekirjoitettavaksi. Tarkemmat tiedot allekirjoitus- ja hyväksyntämatriisista. * Tutkimussopimukset voi toimittaa projektikoordinaattoreille (kolmena kappaleena), kun niissä on vastuullisen johtajan ja asiakkaan allekirjoitus. Projektikoordinaattori ottaa BIT Tutkimuskeskuksen johtajalta allekirjoituksen sopimuksiin ja lähettää ne Innovaatiokeskukseen allekirjoitettavaksi. Mikäli allekirjoituksilla on kiire, tulee projektihenkilöstön itsensä hankkia Innovaatiokeskuksesta allekirjoitus. * Allekirjoitukset voi hankkia tutkimussopimuksiin myös itse, mutta projektikoordinaattorille toimitetaan aina yksi alkuperäiskappale. * Alkuperäiset sopimukset (1kpl) arkistoidaan aina myös Innovaatiokeskukseen. * Kansainväliset tutkimussopimukset allekirjoittaa TKKn rehtori (esim. EUhankkeet). * EU-tutkimushankkeiden tarjousasiakirjat sekä hankkeiden neuvotteluvaiheen asiakirjat allekirjoittaa TKKn puolesta Rehtori (esim. EUhankkeet) tai Innovaatiokeskuksen johtaja (esim. rakennerahastot)

3 * Projektin henkilöstön palkkamääräykset esittelee hallintopäällikkö Ilse Muroke ja hyväksyy vastuullinen johtaja/projektipäällikkö sekä BIT Tutkimuskeskuksen johtaja. * Varsinaisen palvelussuhteen hyväksyy TKKn henkilöstö-ja lakiasiain toimisto. * Projektien tekniset raportit allekirjoittaa pääsääntöisesti projektin vastuullinen johtaja. Kustannusraportit allekirjoittaa BIT Tutkimuskeskuksen johtaja (kokonaiskustannusmallin projektit) tai vastuullinen johtaja. * Innovaatiokeskuksen ohjeita: http://oiic.tkk.fi/fi/tutkimuksen_tukipalvelut/ Projektin asiakirjojen eteenpäin viemisessä ja aikataulutuksessa tulee huomioida, että allekirjoitusoikeuden omaavat henkilöt eivät ole aina tavoitettavissa. Allekirjoitusten hakemista ei siis tule jättää viime hetkeen! 2. Rahoituksen hakeminen ja budjetointi 2.1. Rahoituksen hakemisessa muistettavat asiat * perusasiat selväksi: MITÄ tehdään, MIKSI tehdään, KENEN KANSSA ja MITÄ SE MAKSAA * varaa tarpeeksi aikaa projektin suunnitteluun ja hakemuksen tekemiseen * uudella projektilla tulisi olla rahoituspäätös edellisen projektin päättyessä * täytä kaikki tarpeelliset lomakkeet ja hanki hakemukseen vaadittavat liitteet * Tarkista allekirjoituskäytäntö TKKn allekirjoitus- ja hyväksyntämatriisista. (kts. kohta 1.1) Projektien budjetoinnissa noudatetaan valtion maksuperustelakia ja rahoittajien ohjeita. Eri rahoittajat hyväksyvät erilaiset kustannusperusteet, joista tulee ottaa selvää rahoitusta hakiessa. Rahoittajien sivukulukertoimet muuttuvat, joten ajantasainen tieto kannattaa tarkistaa rahoittajan kotisivuilta! Yleisimmät sivukulukertoimet ovat: * Tekes- ja Akatemiaprojekteissa on siirrytty kokonaiskustannusmalliin. Kertoimet neuvotellaan vuosittain. Vuonna 2009 henkilösivukulukerroin on 62% palkoista ja yleiskustannuskerroin 89% palkkojen ja henkilösivukulujen yhteismäärästä. Akatemian projekteissa tarvitaan myös tehollisen työajan kerroin, joka on 92% (teholliset työkuukaudet 11/12). Tietoa kokonaiskustannusmallista löytyy (kokonaiskustannusmalli ohje 23.1.2009): http://www.tkk.fi/fi/henkilokunnalle/ohjeet/taloushallinnon_ohjeita/k okonaiskustannusmalli_ohje_2009.pdf * TSRn (Työsuojelurahaston) henkilösivukulukerroin on 50 % palkoista ja yleiskulujenkerroin 20% palkoista. * EU 7-puiteohjelman projekteissa henkilösivukulukerroin on 62% palkoista ja yleiskustannuskerroin 60% palkkojen ja henkilösivukulujen yhteismäärästä.

4 2.2. Budjetoinnissa huomioitavat asiat * Budjetointi lähtee liikkeelle henkilötyökuukausista (huom! tehollinen työaika)ja niihin perustuvista palkkakustannuksista. Näiden lisäksi tulevat muut hyväksyttävät tai sovitut kustannuserät (esim. laitteet, ohjelmistot, matkat, ostetut palvelut ja tarvikkeet). HUOM! Kokonaiskustannusmallin projekteissa vain aidot projektin aiheuttamat esim. palvelujen ostot hyväksytään projektin välittömiksi kustannuksiksi. Suurin osa normaaleista kuluista (esim. litteroinnit ym.) on laskettu yleiskustannuskertoimeen. * Budjetti perustuu yleensä verottomiin summiin (poikkeuksena esimerkiksi Akatemian ja Euroopan sosiaalirahaston osittainkin rahoittamat projektit). Rahoitusta hakiessa on selvitettävä, laskutetaanko rahoittajalta kulut arvonlisäverollisina vai ei. HUOM! 1.1.2010 alkaen Aalto yliopisto on alvvelvollinen, joten kustannuksissa on huomioita arvonlisävero. * Budjetointi- ja rahoitushakemusvaiheessa tulee selvittää esim. rahoittajan kulloinenkin käytäntö esim. henkilö-ja sivukulukertoimista tulospalkkioiden (ent. projektinjohtamislisä) maksuperusteista ryhmähankkeita koskevat ehdot, mikäli kyseessä ryhmähanke muiden kuluerien hyväksyminen * Haettua rahoitussummaa ei yleensä myönnetä kokonaisuudessaan. * Muutokset budjettiin hyväksyy pääsääntöisesti jokin projektia valvova taho (esim. johtoryhmä). * Muutoksista tulee toimittaa kirjallinen tieto välittömästi projektikoordinaattorille (Terttu/Paula S./Paula T./Stina). * 2.3. Yleisimpien rahoittajien laskutusperusteita * Rahoittajien säännökset vaihtuvat välillä nopeaan tahtiin, siksi laskutusperusteet kannattaa tarkistaa nettisivuilta hakemusta tehtäessä! * Tekes (alv 0 %): Tekesin kertoimet sovitaan vuosittain. Vuonna 2009 Tekesin henkilösivukulukerroin on 62% palkoista ja yleiskustannuskerroin 89% palkkojen ja henkilösivukulujen yhteismäärästä. Budjetoinnissa laskettava palkat(tehollinen työaika, ei lomia tai poissaoloja) + hlösivukulut+yleiskustannukset + muut erät. * EU-projektit (ALV 0%) Henkilösivukulukerroin 62% palkoista ja yleiskustannuskerroin 60% palkkojen ja henkilösivukulujen yhteismäärästä+muut erät. * ESR-ja EAKR-projektien laskutusperusteena ovat suorat kirjanpidolliset kulut. * TSR (alv 0 %): (kkpalkat*1,70)+muut kustannuserät * Yritysten kanssa toteutettavien projektien budjetti neuvotellaan.. Hinnoittelussa apuna käytetään hinnoittelulaskelmaa (lomake 25 U): http://www.tkk.fi/fi/henkilokunnalle/lomakkeet. Hinnoittelulaskelma tulee täyttää jokaisesta tilaustutkimuksesta.

5 ESR = Euroopan sosiaalirahasto EAKR = Euroopan aluekehitysrahasto TSR = Työsuojelurahasto * Rahoittajien ohjeistuksia ja lomakkeita löytyy esim.: http://www.tekes.fi/fi/community/hakeminen%20ja%20raportoi nti/319/hakeminen%20ja%20raportointi/580 http://www.tsr.fi/rahoitus/tutkimushankkeet/ http://oiic.tkk.fi/fi/tutkimuksen_tukipalvelut/ 2.4. Konsortio- ja tutkimussopimukset Konsortio- tai tutkimussopimukset on hyvä hoitaa kuntoon heti projektin alettua. Usein rahoittaja vaatiikin tätä. Konsortio- ja tutkimussopimuksista vastaa projektin vastuullinen johtaja yhdessä projektipäällikön kanssa. Sopimuksiin tulee suunnitella laskutusten aikataulu huolella ja tarkistettava onko sopijakumppani alv-velvolinen (luettelo valtion virastoista löytyy linkkinä TKKn kotisivuilta Kirjanpito- ja maksuliikennepalveluiden tiedotuksista ja ohjeista (http://www.tkk.fi/fi/henkilokunnalle/ohjeet/tilivirastot_2007_01.pdf). Myös laskutusosoitteet on hyvä kerätä tässä vaiheessa sopimukseen tai sen liitteeksi. Konsortiosopimukset ja yli 50 000 (tai kaikki ulkomaiset) tutkimussopimukset allekirjoittaa TKKn osalta Innovaatiokeskuksen johtaja ja BIT Tutkimuskeskuksen johtaja. Alle 50 000 euron kotimaiset tutkimussopimukset, joissa on käyttety TKKn yleisiä sopimusehtoja allekirjoittaa BIT Tutkimuskeskuksen johtaja. Mikäli hankkeen kokonaisbudjetti on yli 50 000 euroa, tulee kaikkiin tutkimussopimuksiin (siis myös alle 50 000 euroa) hankkia allekirjoitukset myös Innovaatiokeskuksesta. Konsortio- ja tutkimussopimukseen otetaan aina ensin asiakkaalta allekirjoitukset. TKK:n edustajien allekirjoittamista sopimuksista lähetetään yksi alkuperäinen asiakkaalle. Tutkimussopimukset tehdään aina kolmena alkuperäiskappaleena (1 asiakkaalle, 1 innovaatiokeskukseen sekä 1 projektikansioon projektikoordinaattorille). Konsortiosopimuksissa riittää, että asiakkaalle /asiakkaille on omat alkuperäiset kappaleensa ja Innovaatiokeskukselle 1 alkuperäinen kappale. Projektikansioon projektikoordinaattorille riittää kopio. Konsortio- ja tutkimussopimuksiin tulee liittää kaikki tarvittavat liitteet (Korkeakoulun yleiset sopimusehdot, tutkimussuunnitelma sekä muut merkityt liitteet) ennen allekirjoittamista. Projektikoordinaattorit laskuttavat kaikki laskutukset konsortio- ja tutkimussopimusten pohjalta, joten muutokset laskutusaikatauluun, laskutusosoitteisiin tai laskutettavien erien summiin on ilmoitettava projektikoordinaattorille viipymättä. Samoin mahdolliset maksujen viivästymiset, joista asiakas on BIT Tutkimuskeskuksen edustajalle tiedottanut. Tutkimussopimusten hinnoittelu ja laadinta on vastuullisen esimiehen ja projektipäällikön vastuulla. Projektikoordinaattorille toimitetaan täytetyt ja allekirjoitusmatriisin mukaisesti allekirjoitetut tutkimussopimukset kolmena kappaleena.

6 3. Raportointi ja budjetin seuranta Raportointilomakkeet vaihtelevat rahoittajien mukaan, kunkin rahoittajan lomakkeista ja käytännön asioista tulee ottaa selvää. Raportointilomakkeet löytyvät pääsääntöisesti kunkin rahoittajan internetsivuilta. Vähintäänkin projektin alussa ja puolessa välissä on syytä pitää palaveri projektipäällikön ja projektikoordinaattorin kesken, jossa käydään läpi ainakin * projektin budjetti- ja kustannustilanne * projektin aikataulu * Konsortiosopimus/tutkimussopimukset, yritysrahan määrä * jatkosuunnitelmat projektin suhteen * raportointiaikataulu ja käytäntö Myös projektin vastuullinen johtaja ja BIT Tutkimuskeskuksen johtaja voivat osallistua mahdollisuuksiensa mukaan tähän palaveriin. Projektikoordinaattorilta saa tiedot projektin taloudellisesta tilanteesta pyydettäessä, toimitusaikaa tulee varata noin viikko. Projektipäällikkö voi myös sopia projektikoordinaattorin kanssa käytännöstä, jota haluaa noudatettavan. Projektikoordinaattori voi lähettää tilannetiedotteen sovitusti esimerkiksi kuukausittain. Tekesin taloudellinen raportti saadaan projektikoordinaattorien kirjanpidosta. Teknisen raportoinnin hoitaa projektipäällikkö/projektin vastuullinen johtaja. Raportin allekirjoittaa projektin vastuullinen johtaja. Projektikoordinaattorille tulee toimittaa kaikista raporteista kopiot, mikäli hän ei hoida niiden eteenpäin lähettämistä. Muiden rahoittajien raportoinnista tulee sopia hyvissä ajoin. Projektipäällikön/projektin vastuullisen johtajan tulee olla selvillä projektinsa rahoittajan vaatimuksista taloudellisen raportoinnin suhteen ja toimittaa tieto myös projektikoordinaattorille. Projektikoordinaattori hoitaa taloudellisen raportoinnin ja projektipäällikkö/projektin vastuullinen johtaja teknisen osuuden. Allekirjoitetuista raporteista säilytetään kopiot projektikansiossa. 4. Toimenpiteet uuden henkilön aloittaessa/vanhan lopettaessa Uuden työntekijän perehdyttämisestä työympäristöön ja tehtäviin vastaa projektipäällikkö tai hänen nimeämänsä henkilö. TKKn henkilöstöopas löytyy www-sivuilta osoitteesta http://www..tkk.fi/fi/henkilokunnalle/saadokset/verkko_opas_fi.pdf, R-levyltä (R/BIT/ohjeistukset/perehdyttäminen) sekä 3.kerroksen BITn ilmoitustaululta.tämä on hyvä käydä yhdessä läpi uuden työntekijän kanssa, jotta perustoimintamallit tulevat tutuiksi. Lisäksi perehdyttäminen-kansiossa on tarkistuslista avuksi perehdyttäjille. 4.1. Tutkimusapulaiset ja avustavaa työtä tekevät * Tutkimusapulaisten ja projekteissa avustavaa työtä tekevien palvelusuhteena käytetään edelleenkin (määräaikaista) virkasuhdetta. * Projektikoordinaattorille toimitetaan henkilötietolomake (lomake 05HETIEL) allekirjoitettuna, muista myös verokortti!

7 * Tiedot nimittämiskirjan tekoa varten (nimike, palkka, mahdollinen osaaikasuus (h/vko), aikaväli, jolle nimittämiskirja tehdään sekä projekti, jolla henkilö tulee työskentelemään) tulee toimittaa projektikoordinaattorille kirjallisesti (sähköpostitse) tai allekirjoittaa tehty nimittämiskirja. * Projektipäällikön/vastuullisen johtajan on hyvä keskustella palkasta ja sen perusteista BIT Tutkimuskeskuksen johtajan ja esittelijän kanssa, sillä perustelemattomia, korkeita palkkoja ei välttämättä hyväksytä. Lopullinen hyväksyntä palkkasummille tulee TKKn henkilöstö-ja lakiasiain päälliköltä. * Henkilö allekirjoittaa salassapitosopimuksen (kahtena kappaleena) ja se palautetaan projektikoordinaattorille. * Lomakkeet löytyvät: http://hel.tkk.fi/fi/palvelut/lomakkeet.html * BITn salassapitolomake löytyy R-levyltä: R:\BIT\lomakkeet & logot\hlöstöasiat * 33-lomake (puhelinmuutoslomake). Tämän perusteella hlö lisätään BITn sähköpostijakelulistalle, muistakaa siis ilmoittaa sähköpostiosoite! Tämän perusteella hlö saa Tanja Pietikäiseltä automaattisesti myös tunnukset ElisaHelpNETiin (sähköinen puhelinluettelo). 4.2. Tutkijat, projektipäälliköt, tutkimuspäälliköt ja erikoistutkijat * Tutkija-nimikkeellä työskentelevillä on palvelusuhteena pääsääntöisesti toistaiseksi voimassa oleva työsuhde. * Määräaikaista työsopimusta käytetään silloin, kun tutkimustyön tarkoituksena on väitöskirjan valmistuminen. Lisäksi post doc-tutkijoille voidaan tehdä ensin yksi määräaikainen työsopimus. Mikäli palvelusuhde jatkuu, solmitaan työsopimus tämän jälkeen toistaiseksi. * Projektipäällikkö-, tutkimuspäällikkö- ja erikoistutkija nimikkeillä työskentelevillä käytetään toistaiseksi voimassa olevaa työsopimussuhdetta, mikäli työ on tutkimustyötä. Mikäli työhön sisältyy esim. projektin taloushallintoon liittyvää päätöksentekoa, on palvelusuhteena virkasuhde. * Esimies täyttää työntekijän kanssa työsopimuksen kahtena kappaleena. Työsopimukset (täytetyt, mutta ei allekirjoitetut) palautetaan projektikoordinaattorille (mieluiten sähköpostitse), joka täyttää Työnantajaja Tiliöntitiedot ja hoitaa työsopimukseen TKKn hallintoon allekirjoitettavaksi. Tämän jälkeen työsopimukset palautetaan vastuulliselle johtajalle, joka allekirjoittaa sopimukset työntekijän kanssa. Työsopimukset palautetaan vielä projektikoordinaattorille BIT Tutkimuskeskuksen johtajan allekirjoituksen jälkeen toinen alkuperäiskappale palautetaan työntekijälle. * Työsopimuksen täyttöohjeistus sekä lomake löytyvät R-levyltä (R/BIT/ohjeistukset/työsopimus). * Projektipäällikön/vastuullisen johtajan on hyvä keskustella palkasta ja sen perusteista BIT Tutkimuskeskuksen johtajan ja esittelijän kanssa, sillä perustelemattomia, korkeita palkkoja ei välttämättä hyväksytä. Henkilö allekirjoittaa työsopimuksen yhteydessä myös salassapitosopimuksen (kahtena kappaleena). Salassapitosopimus löytyy R-levyltä (R/BIT/ohjeistukset/työsopimus) työsopimuslomakkeen yhteydestä. Ne palautetaan projektikoordinaattorille. Hän pyytää BIT Tutkimuskeskuksen johtajalta allekirjoitukset ja palauttaa työntekijälle hänen

8 alkuperäiskappaleensa. Toisen alkuperäisen projektikoordinaattori lähettää Innovaatiokeskukseen arkistoitavaksi. * 33-lomake (puhelinmuutoslomake). Tämän perusteella hlö lisätään BITn sähköpostijakelulistalle, muistakaa siis ilmoittaa sähköpostiosoite! Tämän perusteella hlö saa Tanja Pietikäiseltä automaattisesti myös tunnukset ElisaHelpNETiin (sähköinen puhelinluettelo). 4.3. Yleiset toimenpiteet * R-levyltä löytyy ohjeistuksia ja apuvälineitä (esim. perehdyttämislista, tervetuloa taloon-opas ja TKKn henkilöstöopas) uuden henkilön perehdyttämiseen (R/BIT/ohjeistukset/perehdyttäminen). Yhteyshenkilö perehdyttämisasioissa on Päivi Malinen. * kulkukortti-asiat: Terttu Tamminen (p.3666) (varalla Stina Eronen p. 3229) (henkilön tiedot ilmoittaa projektipäällikkö tai projektikoordinaattori vastuullisen johtajan/projektipäällikön pyynnöstä) Tanie Lund soittaa Tila-ja turvallisuusosastolta, kun kortti on haettavissa (mukaan henkilötodistus). Kortti haetaan tila- ja turvallisuusosastolta. * huone & huoneen avain: Henkilölle osoitettavasti työtilasta on keskusteltava Pekka Hytösen kanssa. Hän toimittaa avainmääräyksen vahtimestareille, joilta huoneen avaimen saa. * nimilaput postilokerikkoon ja huoneen oveen saa Päivi Maliselta * atk-lupa: jokainen täyttää ATK-lupahakemuksen (jonka saa atk-keskuksesta pääkoululta), lupahakemus palautetaan hyväksyttynä atk-keskukseen (henkilötodistus mukaan) * perusmallisen gsm-puhelimen ja liittymän saa Pekka Hytöseltä (email: pekka.hytonen@tkk.fi, p. 3656, GSM: 050-555 3655 projektipäällikön pyynnöstä. * projektipäällikkö/perehdyttäjä huolehtii, että henkilön puhelinnumerot (sekä lanka-että gsm-puhelimen) toimitetaan lomakkeella 33 (PUHMUU) Päivi Maliselle, jotta yhteystiedot saadaan päivitettyä. Samassa yhteydessä on hyvä ilmoittaa sähköpostiosoite, jotta hänet lisätään BITn jakelulistalle. Tämän perusteella hlö saa Tanja Pietikäiseltä automaattisesti myös tunnukset ElisaHelpNETiin (sähköinen puhelinluettelo). Lomake löytyy esim. R:\BIT\lomakkeet & logot\hlöstöasiat. * BIT Tutkimuskeskuksen käyntikortit tilaa Päivi Malinen (puh. 5497, huone 2180, email: paivi.malinen@tkk.fi) projektipäällikön pyynnöstä * Käyntikortteihin ovat oikeutetut ne työntekijät, jotka työskentelevät vähintään 10 h/vko ja perustellusti tarvitsevat käyntikortteja (yhteydenpito asiakkaisiin). * Vähemmillä tuntimäärillä työskentelevät henkilöt voivat neuvotella käyntikorttien tarpeesta BIT Tutkimuskeskuksen johtajan kanssa. * Tietokoneet & muut laitteet: tiukentuneiden määrärahojen vuoksi laitehankinnoissa ollaan jatkossa tiukempia. Käytetyt, ehjät laitteet pyritään kierrättämään ja uusia laitteita tilataan harkitusti.