JHS 176 hallinnan vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Liite 1. malli Versio: Palautekierrosversio 12.5.2015 Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1. Metatiedot... 2 2. Asian metatiedot... 2 2.1. tiedon käsittelyn pakolliset metatiedot... 2 2.2. Pakolliset asian metatiedot salassa pidettäville tiedoille... 6 2.3. Pakolliset metatiedot määräajan säilytettäville asioille... 8 2.4. Asian valinnaiset metatiedot... 9 3. Toimenpiteen metatiedot... 16 3.1. Toimenpiteen pakolliset metatiedot... 16 3.2. Pakolliset toimenpiteen metatiedot salassa pidettäville tiedoille... 18 3.3. Toimenpiteen valinnaiset metatiedot... 19 4. n metatiedot... 21 4.1. n pakolliset metatiedot... 21 4.2. Pakolliset metatiedot salassa pidettäville asiakirjoille... 26 4.3. Pakolliset metatiedot määräajan säilytettäville asiakirjoille... 28 4.4. metatieto, mikäli asiakirjasta on useita versioita... 29 4.5. metatieto sähköisesti allekirjoitetuille asiakirjoille... 29 4.6. Valinnaiset asiakirjan metatiedot... 29 5. Sähköisen asioinnin metatiedot... 38 5.1. Sähköistä tiedoksiantoa koskevat metatiedot... 38 6. Muut metatiedot... 39 6.1. Hybridiaineistoja koskevat metatiedot... 39 1/40
1. Metatiedot kortit on esitetty taulukkomuodossa, alla olevassa esimerkkikortissa kuvataan kortin sisällön merkitys. SÄHKE2 Metatiedon nimi Tunnus jota käytetään teknisissä määrittelyissä (mm. xml-skeemamääritykset) Metatiedon sanallinen määritelmä Onko metatieto pakollinen, ehdollisesti pakollinen vai valinnainen Onko metatieto toistettava, eli voiko se esiintyä useammin kuin kerran Jos metatiedolla on tietyt lueteltavissa olevat mahdolliset arvot (lista arvoista) tai jos arvolla on tietty määriteltävissä oleva formaatti (esim. päivämäärä), niin se on kuvattu tässä Selventävää tekstiä metatiedon käytöstä ja/tai tuottamisesta Viittaus SÄHKE2-määrityksen kohtaan, missä metatieto ilmenee Mistä tieto saadaan Mihin -rakenneosaan metatieto kohdistuu 2. Asian metatiedot 2.1. tiedon käsittelyn pakolliset metatiedot 2.1.1. Identifiointitunnus SÄHKE2 Identifiointitunnus ID Tietojärjestelmän automaattisesti tuottama yksilöintitunnus Esimerkiksi OID-tunnus. Voidaan käyttää järjestelmän tuottamaa teknistä tunnusta. Tietorakenne, jolla huolehditaan yksilöinnistä. On suositeltavaa tuottaa, kun uusi asia avataan. 2.3 (identifiointitunnus) Tietojärjestelmä Asia 2.1.2. Avattu Avattu Asian avaamisajankohta Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tuottaa, kun uusi asia avataan. Jos asia avataan uudelleen, uusi avausajankohta tallentuu toimenpiteenä. SÄHKE2 2.2.1 Tietojärjestelmä Asia 2.1.3. Nimeke Nimeke 2/40
Nimeke toimii otsikkotason ilmaisuna asian sisällölle. Nimeke on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asia avataan. Tietyissä tapauksissa tietojärjestelmä voi tuottaa oletusnimekkeen muiden metatietojen perusteella (esim. asiaryhmä, johon asia avataan). Nimeke voidaan vaihtoehtoisesti tuottaa :sta. Näissäkin tapauksissa on syytä käyttäjälähtöisesti harkita, onko oletusarvoinen tietojärjestelmän tuottama nimike riittävän yksilöivä ja informatiivinen. SÄHKE2 2.7 Tietojärjestelmä,, käyttäjä Asia 2.1.4. Asiatunnus Asiatunnus Asian yksilöivä tunnus Asiatunnus koostuu esimerkiksi juoksevasta asianumerosta sekä kuluvasta vuodesta. Asiatunnus on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asia avataan tai viimeistään, kun asia saatetaan vireille. Asiatunnuksen tai siihen liittyvän tehtäväluokan ei tarvitse näkyä kokonaisuudessaan loppukäyttäjälle. Erotuksena identifiointitunnuksesta (objektikohtainen tunnus) asiatunnusta voidaan hyödyntää esimerkiksi asian yksilöivänä hakukriteerinä tai tilastoinnin ja raportoinnin apuna. SÄHKE2 - Tietojärjestelmä (tehtäväluokka :sta) Asia 2.1.5. Päättymispäivämäärä Päättymispäivämäärä Asian päättymis- tai ratkaisupäivämäärä. Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tuottaa tietojärjestelmästä, kun asian käsittely päättyy. Tallentuu tietojärjestelmän tuottamana tietyn toiminnon tuottamisen (esimerkiksi ratkaise-painikkeen painamisen) yhteydessä. Asian päättymis- tai ratkaisupäivämäärä käynnistää laskennat asiakirjatietojen säilytys- ja salassapitoajoille. SÄHKE2 3.1.1 Tietojärjestelmä Asia 2.1.6. Tila Tila Käsittelyprosessissa toteutuva tila. Asian käsittelyprosessissa on suositeltavaa käyttää seuraavia tilaa kuvaavia arvoja: Avattu 3/40
Vireillä (vireilletulo) Valmistelussa (valmistelu) Ratkaistu (päätöksenteko) Toimitettu tiedoksi (tiedoksianto) Toimeenpantavana (toimeenpano) Muutoksenhaku (muutoksenhaku) Seurannassa (seuranta) Päätetty (asian päättäminen) Avattu uudelleen (asian uudelleen avaaminen) Siirretty (siirto esim. arkistoon) Hävitetty Tilasiirtymät pitää toteuttaa siten, että tietty käsittelyprosessin tapahtuma (esimerkiksi asian ratkaiseminen ratkaise-painiketta painamalla) muuttaa tilan arvoa. Asialla on oltava tilatieto koko sen elinkaaren ajan. SÄHKE2 2.12 Tietojärjestelmä Asia 2.1.7. Luokituksen nimeke : : : : Luokituksen nimeke nimeke Luokituksen nimeke, esimerkiksi tehtäväluokituksen tai palveluluokituksen nimeke. Luokituksen nimeke on suositeltavaa tuottaa :sta oletusmetatietoarvona asian metatiedoksi, kun asia avataan. Luokituksena käytetään tavallisimmin tehtäväluokitusta tai palveluluokitusta. HUOM! Käytettäessä julkisen hallinnon yhteisiä luokituksia, nimekkeenä pitää käyttää yhteisen luokituksen mukaista nimekettä. 2.13 Tehtävä Asia 2.1.8. Julkisuusluokka : : : : Julkisuusluokka JulkisuusluokkaKoodi Asian julkisuusluokka. Pakolliset: Julkinen Osittain salassa pidettävä Salassa pidettävä Mahdollisesti: Ei julkinen Julkisuusluokka määrittää avattavan asian oletusarvoisen julkisuusluokan. Se on suositeltavaa tuottaa :sta asian avaamisen yhteydessä. Asia merkitään salassa pidettäväksi silloin, kun asian tiedot (metatiedot) on tarpeen määritellä salassa pidettäviksi. On hyvä huomioida, että asia ei välttämättä ole salassa pidettävä, vaikka kaikki siihen 4/40
liittyvät asiakirjatiedot olisivat salassa pidettäviä. 2.6.1 Julkisuusluokka Asia 2.1.9. Henkilötietoluonne : : : : Henkilötietoja Henkilotietoluonne Asian sisältämien henkilötietojen luokitus. Pakolliset: Ei sisällä henkilötietoja Sisältää henkilötietoja Sisältää arkaluonteisia henkilötietoja Oletusarvoinen henkilötietoluonne on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asia avataan. Asian voidaan merkitä sisältävän henkilötietoja silloin, kun avattavan asian metatiedot sisältävät henkilötietoja, esimerkiksi henkilötunnuksia tai arkaluonteisia henkilötietoja. Esimerkki: Operatiivisessa tietojärjestelmässä käyttäjiä on ohjeistettu kirjaamaan asiakkaan nimi ja henkilötunnus asian nimeke -kenttään, jolloin asian tiedot sisältävät henkilötietoja. 2.6.7 Henkilötietoja Asia 2.1.10. Säilytysajan pituus : : : : Säilytysajan pituus SailytysajanPituus Säilytysajan pituus vuosina Suositeltavat: 0 3 6 10 20 50 120-1 (pysyvä säilytys) Oletusarvoinen säilytysaika on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asia avataan. Säilytysajan pituus on suositeltavaa periyttää asialta kaikille siihen kuuluville asiakirjoille. 2.11.1 Säilytysajan pituus Asia 5/40
2.1.11. Säilytysajan peruste : : : : Säilytysajan peruste SailytysajanPeruste Säilytysajan peruste Oletusarvoinen säilytysajan peruste on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asia avataan. Säilytysajan peruste on merkittävä mahdollisimman täsmällisesti. Organisaation tiedonohjaussuunnitelmaan viitatessa on lisättävä päiväys ja/tai versionumero. Säilytysaika voi perustua mm. lakiin, määräyksen tai olla organisaation oma päätös. Pysyvä säilytys perustuu arkistolaitoksen päätökseen, ellei pysyvästä säilytyksestä ole määrätty erityislaissa. 2.11.2 Säilytysajan peruste Asia 2.1.12. Toimija Toimija Vastuullinen taho asiakirjallisen tiedon käsittelyssä: Rooli tai yhteisö (henkilö) Esimerkkejä asiakirjallisen tiedon käsittelyyn liittyvistä rooleista: laatija, toimeksiantaja, esittelijä, kirjaaja, ratkaisija, valmistelija, vastuuhenkilö, vastuutaho, julkaisija, muu tekijä, vastaanottaja, jakelija. Yhteisö voi olla esimerkiksi organisaatioyksikkö. Tieto toimijasta on suositeltavaa tuottaa, kun asia avataan. Toimija on ryhmä, henkilö tai rooli, johon kuuluvat henkilöt ovat vastuussa roolinsa mukaan toteutuvasta asiakirjallisen tiedon käsittelystä. Tarkempi tieto toimijasta (esim. henkilön nimi) voidaan tallentaa tietojärjestelmässä esimerkiksi lokitietona. SÄHKE2 2.14.1 Tietojärjestelmä Asia 2.2. Pakolliset asian metatiedot salassa pidettäville tiedoille 2.2.1. Omistaja Omistaja Henkilö, rooli tai esimerkiksi organisaatioyksikkö salassa pidettäville tiedoille Tieto omistajasta on suositeltavaa tallentua, kun uusia asia avataan. Tiedon voi todentaa asiankäsittelyjärjestelmässä myös muutoin kuin Omistaja-nimisellä metatietokentällä. Salassa pidettäville asioille tallennetaan tietojärjestelmästä tieto roolista, jossa oleva henkilö vastaa salassa pidettävän tiedon antamisesta. 6/40
SÄHKE2 2.6.9. Tietojärjestelmä, käyttäjä Asia 2.2.2. Salassapitoaika : : : : Salassapitoaika SalassapitoaikaArvo Asian salassapitoaika vuosina (kokonaislukuna). salassa pidettäville tiedoille Suositeltavat: 25 50 100 Oletusarvoinen salassapitoaika on suositeltavaa tuottaa, kun uusi salassa pidettävä asia avataan. Salassapito perustuu julkisuuslakiin (621/1999) tai erityislakiin. 2.6.2 Salassapitoaika Asia 2.2.3. Salassapitoperuste : : : : Salassapitoperuste SalassapitoPerusteTeksti Tieto siitä mihin asian salassapito perustuu. salassa pidettäville tiedoille Esimerkki merkintätavasta: JulkL (621/1999) 24.1 9 kohta Oletusarvoinen salassapitoperuste on suositeltavaa tuottaa, kun uusi salassa pidettävä asia avataan. Salassapito perustuu julkisuuslakiin (621/1999) tai erityislakiin. 2.6.4 Salassapitoperuste Asia 2.2.4. Salassapidon laskentaperuste Salassapidon laskentaperuste : SalassapidonLaskentaperusteTeksti : Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä asian salassapitoajan laskennan alkamisen. : salassa pidettäville tiedoille Suositeltavat: Asian ratkaisu : Oletusarvoinen salassapidon laskentaperuste on suositeltavaa tuottaa, kun uusi salassa pidettävä asia avataan. - Tietojärjestelmä, Asia 7/40
2.2.5. Salassapidon päättymisajankohta Salassapidon päättymisajankohta Aikamääre, jolloin asian metatiedot muuttuvat julkisiksi salassa pidettäville tiedoille Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) Asian päättymis- tai ratkaisupäivämäärä käynnistää laskennat asiakirjatietojen säilytys- ja salassapitoajoille. SÄHKE2 2.6.3. Tietojärjestelmä Asia 2.3. Pakolliset metatiedot määräajan säilytettäville asioille 2.3.1. Säilytysajan laskentaperuste : : : : Säilytysajan laskentaperuste SailytysajanLaskentaperuste Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä säilytysajan laskennan alkamisen määräajan säilytettäville tiedoille Suositeltavat: Asian päättäminen/ratkaiseminen Esimerkiksi myös verotuksen päättymistä seuraavan vuoden alusta Tieto säilytysajan laskentaperusteesta on suositeltavaa tuottaa, kun asia avataan. Mikäli säilytysajan laskentaperusteeksi halutaan määritellä jokin muu tieto kuin suositeltavissa arvojoukoissa on määritelty, on suositeltavaa määritellä säilytysajan laskennan alkamiseksi sellainen tapahtuma tai arvo, joka voidaan koneellisesti tunnistaa, jolloin laskennan automaattinen käynnistyminen ei edellytä tiedon syöttämistä manuaalisesti. - Asia 2.3.2. Säilytysajan päättymisajankohta Säilytysajan päättymisajankohta Aikamääre, jolloin asian säilytysaika päättyy Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) Asian päättymis- tai ratkaisupäivämäärä käynnistää laskennat asiakirjatietojen säilytys- ja salassapitoajoille. SÄHKE2 2.6.3. Tietojärjestelmä Asia 8/40
2.4. Asian valinnaiset metatiedot 2.4.1. Muokattu Muokattu Asian tietojen viimeisin muokkauspäivämäärä Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tallentua, kun asian tietoja muokataan. SÄHKE2 2.2.4 Tietojärjestelmä Asia 2.4.2. Lähetetty Lähetetty Asian lähettämisajankohta (esimerkiksi toiseen tietojärjestelmään tai asiakkaalle) Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tallentua tietyn toiminnon (esimerkiksi lähettämistoimenpiteen) tuottamisen yhteydessä. SÄHKE2 2.2.3 Tietojärjestelmä Asia 2.4.3. Luokituksen kuvaus : : : : Luokituksen kuvaus Kuvaus Luokituksen laajempi kirjallinen kuvaus. Oletusarvoinen luokituksen kuvaus on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asia avataan. Metatiedolla kuvataan esimerkiksi sitä, mihin lainsäädäntöön tai normiin tehtävä perustuu. Voi olla esim. viittaus lakiin. Esimerkki: Tehtävä: Oppilashuolto Kuvaus: oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 1287/2013, 9 - Asia 9/40
2.4.4. Suojaustaso : : : Suojaustaso SuojaustasoKoodi Käsittelyvaatimuksia osoittava suojaustasomerkintä. Pakolliset valtiolle: 1: Suojaustaso 1, ST I jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa erityisen suurta vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle. 2: Suojaustaso 2, ST II jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa merkittävää vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle. 3: Suojaustaso 3, ST III jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle tai yksityiselle edulle. 4: Suojaustaso 4, ST IV jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa haittaa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle tai yksityiselle edulle. : Oletusarvoinen suojaustaso on suositeltavaa tuottaa, kun uusi salassa pidettävä asia avataan. Salassa pidettävät tiedot voidaan luokitella sen mukaan minkälaisia tietoturvallisuutta koskevia vaatimuksia niiden käsittelyssä on tarpeen noudattaa. Asia ei välttämättä sisällä suojaustasoa vaativaa tietoa, vaikka siihen liittyvät asiakirjatiedot vaatisivat suojaustason. Suojaustason käyttö on määritelty tarkemmin asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) ja sen soveltamisesta annetussa VAHTI-ohjeessa 2/2010. 2.6.5 Suojaustaso Asia 2.4.5. Turvallisuusluokka : : : : Turvallisuusluokka TurvallisuusluokkaKoodi Turvallisuusluokkamerkintä Pakolliset valtiolle: 1: ERITTÄIN SALAINEN suojaustasoon I kuuluva asiakirja 2: SALAINEN suojaustasoon II kuuluva asiakirja 3: LUOTTAMUKSELLINEN suojaustasoon III kuuluva asiakirja 4: KÄYTTÖ RAJOITETTU suojaustasoon IV kuuluva asiakirja Oletusarvoinen turvallisuusluokka on suositeltavaa tuottaa, kun uusi turvallisuusluokiteltu asia avataan. 10/40
Jos asiakirjatiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa kansainvälisille suhteille, valtion turvallisuudelle, maanpuolustukselle tai muulle yleiselle edulle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :n 1 momentin 2 ja 7 10 kohdassa tarkoitetulla tavalla, salassa pidettävän asiakirjan suojaustasoa koskevan merkinnän yhteyteen tai sen sijasta voidaan tehdä erityinen turvallisuusluokitusmerkintä. Asia ei välttämättä sisällä turvallisuusluokiteltavaa tietoa, vaikka kaikki siihen liittyvät asiakirjatiedot olisivat turvallisuusluokiteltavia. Turvallisuusluokan käyttö on määritelty tarkemmin asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa 681/2010 ja sen soveltamisesta annetussa VAHTI-ohjeessa 2/2010. 2.6.6 Turvallisuusluokka Asia : : : : 2.4.6. Prosessin omistaja - Prosessin omistaja ProsessinOmistajaNimi Tieto siitä mikä taho omistaa kokonaisuudessaan operatiivisessa tietojärjestelmässä muodostuvan asian Prosessin omistaja -tietoa käytetään erityisesti poikkihallinnollisissa prosesseissa, joissa on tarpeen ilmoittaa millä taholla on kokonaisvastuu prosessista ja siinä muodostuvien asiakirjatietojen hallinnasta ja säilyttämisestä. Asia 2.4.7. Kokoavan prosessitunnuksen lähde : : : Kokoavan prosessitunnuksen lähde KokoavanProsessitunnuksenLahde Tieto siitä, mitä käytetään kokoavana prosessitunnuksena asialle. Esimerkiksi: asian avaavan organisaation asianumero yhteinen asianumero, joka saadaan asian vireillesaattavasta järjestelmästä julkisen hallinnon yhteinen asianumero : Etenkin monitoimijaprosesseissa ilmaistaan tieto siitä, mitä tunnusta käytetään prosessin kaikissa vaiheissa yhteisenä prosessitunnuksena. - Asia 2.4.8. Koodi : : Koodi Koodistosta valittava asiaa kuvaava koodi 11/40
: : Koodit valitaan käytetyn koodiston mukaan. Koodeja voidaan täydentää tai muokata myöhemmin asian käsittelyn edetessä. Koodistojen mukainen koodien käyttö edistää tietojen yhteentoimivuutta. - Tietojärjestelmä Asia 2.4.9. Käytetty koodisto Käytetty koodisto : : Yhteentoimivuutta edistävän koodiston nimi : : Koodistojen mukainen koodien käyttö edistää tietojen yhteentoimivuutta. - Tietojärjestelmä Asia 2.4.10. Asiasana Asiasana : Asiasana : Asian asiasanat : Käytetyt asiasanat perustuvat asiasanastoon (esim. Yleinen suomalainen asiasanasto YSA). : Oletusarvoina saatavia asiasanoja voidaan täydentää tai muokata myöhemmin asian käsittelyn edetessä. -, Tietojärjestelmä Asia 2.4.11. Käytetty asiasanasto : : Käytetty asiasanasto Asiasanasto Tieto siitä minkä asiasanaston mukaisia termejä käytetään. : Esim. Yleinen suomalainen asiasanasto YSA. : -, Tietojärjestelmä Asia 12/40
2.4.12. Päätietoryhmä : : : : Päätietoryhmä Paatietoryhmat Tietoarkkitehtuurissa määritelty päätietoryhmä. Asia saa oletusarvoisesti tiedonohjaussuunnitelmasta arvon, mitä päätietoryhmiä se hyödyntää (esim. syötteenä) tai tuottaa prosessissa. Päätietoryhmä sitoo asian käsittelyn muihin julkisen hallinnon vakiintuneisiin tai vakiintumassa oleviin luokittelukäytäntöihin. Asia 2.4.13. Kuvaus Kuvaus Asian sisältöä tarkentava kuvaus Kuvauksella voidaan täsmentää asian sisältöä. Kuvaus-kenttää voidaan käyttää myös organisaatiokohtaisesti sovituin tavoin. SÄHKE2 2.5 Käyttäjä, tietojärjestelmä Asia 2.4.14. Henkilötunnus Henkilötunnus Asiakkaan henkilötunnus. Henkilön henkilötunnus muodossa ppkkvvvmmmm (ppkkvv=syntymäaika, V=välimerkki, mmmm=tunnuksen loppuosa). Suositellaan toteutettavaksi tietojärjestelmän automaattisesti tuottamana metatietona sähköistä asiointia käytettäessä. Henkilötunnus ja sähköinen asiointitunnus eivät saa esiintyä yhtä aikaa saman henkilön metatiedoissa. SÄHKE2 2.6.8.2 Tietojärjestelmä, käyttäjä Asia 2.4.15. Sähköinen asiointitunnus Sähköinen asiointitunnus Asiakkaan sähköinen asiointitunnus. 13/40
Henkilön sähköinen asiointitunnus muodostuu kahdeksasta numerosta ja tarkastusmerkistä. Tarkastusmerkki on numero tai kirjain (nnnnnnnnt). Suositellaan toteutettavaksi tietojärjestelmän automaattisesti tuottamana metatietona sähköistä asiointia käytettäessä. Sähköisen henkilöllisyyden tunnuksena turvallisessa verkkoasioinnissa toimii sähköinen asiointitunnus (SATU). Se on numeroista ja tarkistusmerkistä muodostettu tietojoukko, jonka avulla yksilöidään Suomen kansalaiset ja kotikuntalain mukaisesti Suomessa vakinaisesti asuvat ulkomaalaiset, jotka on merkitty väestötietojärjestelmään. Sähköinen asiointitunnus aktivoidaan, kun henkilö hankkii Väestörekisterikeskuksen kansalaisvarmennetta hyödyntävän varmennekortin, esimerkiksi henkilökortin. Kansalaisvarmenne on sähköinen henkilöllisyys, joka sisältää muun muassa etunimen, sukunimen ja sähköisen asiointitunnuksen. Henkilötunnus ja sähköinen asiointitunnus eivät saa esiintyä yhtä aikaa saman henkilön metatiedoissa. SÄHKE2 2.6.8.3 Tietojärjestelmä, käyttäjä Asia 2.4.16. Viittaus Viittaus Asian ja/tai asiakirjan suhde muihin asioihin ja/tai asiakirjoihin Korvaa/korvattu Viittaa/on viitattu /liittyy pakollisena Sisältää/kuuluu Myöhempi formaatti/aikaisempi formaatti Vanhempi versio/uudempi versio Julkinen versio/salassa pidettävää tietoa sisältävä versio Viittaukset muihin tietosisältöihin. Suositellaan mahdollisimman pitkälle toteutettavaksi tietojärjestelmään rakennettuna toimintona, jolloin esimerkiksi järjestelmä ehdottaa samaa aihepiiriä, asiakasta, ym. koskevia asioita kytkettäviksi viittauksilla toisiinsa. Versiot ja formaatit tulevat myös automatisoituina tietojärjestelmästä. SÄHKE2 (Suhde-metatiedot: 2.10.1-2.10.2, 4.8.1-4.8.4) Tietojärjestelmä, käyttäjä Asia 2.4.17. lupa lupa Avoimen tietoaineiston käyttölupa Esimerkiksi Creative Commons 4.0. -käyttölupa (ks. JHS XXX Avoimen tietoaineiston käyttölupa) Koskee avoimen datan käyttöä. SÄHKE2 - Tietojärjestelmä, käyttäjä Asia 14/40
2.4.18. Asianosainen Asianosainen Asianosainen tarkoittaa niitä henkilöitä tai oikeushenkilöitä, joiden nimissä oikeudenkäynti tai hallintomenettely tapahtuu Henkilön nimi ilmaistaan muodossa Sukunimi, Etunimi1 Etunimi2 SÄHKE2 - Käyttäjä Asia 2.4.19. Kooste Kooste Organisaatiokohtaisin säännöin koostettu asioiden tai asiakirjojen yhteenliittymä Koosteen avulla voidaan koostaa toisiinsa liittyviä asioita ja asiakirjoja yhteen. Koosteita voidaan muodostaa mm. aiheen, organisaatioyksikön (esim. toimielin), projektin, hankkeen, maantieteellisen alueen jne. mukaisesti. SÄHKE2 - Tietojärjestelmä,, käyttäjä Asia 2.4.20. Kieli Kieli Asialla käytettävä kieli ilmaistaan kielikoodilla. Jos on käytetty useita kieliä, kenttää voidaan toistaa. Kieli on suositeltavaa tallentaa 2-merkkisenä koodina (esim. fi, sv, en, se) SFS-ISO 639-1 standardissa määritellyllä tavalla. Kieli-metatieto voidaan tuottaa oletusarvoisesti tietojärjestelmästä siten, että se on automatisoitu esimerkiksi olemaan suomi tai ruotsi. Käyttäjä voi muuttaa kieli-metatietoa tarvittaessa. Jos asialla on käytössä useita kieliä, kenttää voidaan toistaa. SÄHKE2 2.4 Tietojärjestelmä,, käyttäjä Asia 2.4.21. Organisaatiokohtaiset metatiedot Organisaatiokohtaiset metatiedot Vapaamuotoiset, organisaatiokohtaiset lisämetatiedot. Organisaatio voi sisällyttää tähän sellaisia metatietoja, joita ei ole määritelty metatietomallissa. Organisaatiokohtaisia metatietoja käytettäessä on huolehdittava niiden ylläpidon helppoudesta ja ylläpitovastuusta. 15/40
SÄHKE2 2.8 Tietojärjestelmä,, käyttäjä Asia 3. Toimenpiteen metatiedot 3.1. Toimenpiteen pakolliset metatiedot 3.1.1. Identifiointitunnus SÄHKE2 Identifiointitunnus ID Tietojärjestelmän automaattisesti tuottama yksilöintitunnus Esimerkiksi OID-tunnus. Voidaan käyttää järjestelmän tuottamaa teknistä tunnusta. Tietorakenne, jolla huolehditaan yksilöinnistä. On suositeltavaa tuottaa tietojärjestelmästä, kun uusi toimenpide luodaan. 2.3 (identifiointitunnus) Tietojärjestelmä Toimenpide 3.1.2. Luotu Luotu Toimenpiteen luontiajankohta Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tuottaa, kun uusi toimenpide luodaan. SÄHKE2 5.1.3 Tietojärjestelmä Toimenpide 3.1.3. Tyyppi : : : Tyyppi ToimenpideLuokka Toimenpiteen luonnetta kuvaava tieto. Asian käsittelyn on suositeltavaa sisältää seuraavat käsittelyvaiheet, jotka saadaan oletusarvoisesti tiedonohjaussuunnitelmasta toimenpiteinä. Näistä käsittelyvaiheista saa kuitenkin poiketa silloin, kun erityislaki tai asian käsittelyn luonne edellyttää poikkeavien toimenpiteiden käyttöä. ohjaus vireilletulo valmistelu päätöksenteko tiedoksianto toimeenpano muutoksenhaku seuranta 16/40
: On suositeltavaa tuottaa, kun toimenpide luodaan. Asian käsittelyprosessia saa täydentää muilla toimenpiteillä, kun asian käsittely halutaan kuvata tarkemmalla tasolla. Tällöin toimenpiteet täydentävät (Huom. eivät korvaa!) määriteltyjä käsittelyvaiheita. 5.6 Tyyppi, tietojärjestelmä Toimenpide 3.1.4. Toimija Toimija Vastuullinen taho asiakirjallisen tiedon käsittelyssä: Rooli tai yhteisö (henkilö) Esimerkkejä asiakirjallisen tiedon käsittelyyn liittyvistä rooleista: laatija, toimeksiantaja, esittelijä, kirjaaja, ratkaisija, valmistelija, vastuuhenkilö, vastuutaho Esimerkkejä asiakirjalliseen tietoon liittyvistä rooleista: julkaisija, lähettäjä, muu tekijä, vastaanottaja, jakelija Yhteisö voi olla esimerkiksi organisaatioyksikkö. Tieto toimijasta on suositeltavaa tuottaa, kun toimenpide luodaan. Toimija on ryhmä, henkilö tai rooli, johon kuuluvat henkilöt ovat vastuussa roolinsa mukaan toteutuvasta asiakirjallisen tiedon käsittelystä. Tarkempi tieto toimijasta (esim. henkilön nimi) voidaan tallentaa tietojärjestelmässä esimerkiksi lokitietona. SÄHKE2 2.14.1 Tietojärjestelmä Toimenpide 3.1.5. Julkisuusluokka : : : : Julkisuusluokka JulkisuusluokkaKoodi Toimenpiteen julkisuusluokka. Pakolliset: Julkinen Osittain salassa pidettävä Salassa pidettävä Mahdollisesti: Ei julkinen Julkisuusluokka määrittää avattavan asian oletusarvoisen julkisuusluokan. Se on suositeltavaa tuottaa :sta kun toimenpide luodaan. Toimenpide merkitään salassa pidettäväksi silloin, kun sen tiedot (metatiedot) on tarpeen määritellä salassa pidettäviksi. 2.6.1 Julkisuusluokka Toimenpide 17/40
3.2. Pakolliset toimenpiteen metatiedot salassa pidettäville tiedoille 3.2.1. Omistaja Omistaja Henkilö, rooli tai esimerkiksi organisaatioyksikkö salassa pidettäville tiedoille Tieto omistajasta on suositeltavaa tuottaa, kun toimenpide luodaan. Tiedon voi todentaa asiankäsittelyjärjestelmässä myös muutoin kuin Omistaja-nimisellä metatietokentällä. Salassa pidettäville toimenpiteille tallennetaan tietojärjestelmästä tieto roolista, jossa oleva henkilö vastaa salassa pidettävän tiedon antamisesta. SÄHKE2 2.6.9. Tietojärjestelmä, käyttäjä Toimenpide 3.2.2. Salassapitoaika : : : Salassapitoaika SalassapitoaikaArvo Toimenpiteen salassapitoaika vuosina (kokonaislukuna). salassa pidettäville tiedoille Suositeltavat: 25 50 100 : Oletusarvoinen salassapitoaika on suositeltavaa tuottaa, kun salassa pidettävä toimenpide luodaan. 2.6.2 Salassapitoaika Toimenpide 3.2.3. Salassapitoperuste : : : : Salassapitoperuste SalassapitoPerusteTeksti Tieto siitä mihin toimenpiteen salassapito perustuu. salassa pidettäville tiedoille Esimerkki merkintätavasta: JulkL (621/1999) 24.1 9 kohta Oletusarvoinen salassapitoperuste on suositeltavaa tuottaa, kun salassa pidettävä toimenpide luodaan. Salassapito perustuu julkisuuslakiin (621/1999) tai erityislakiin. 2.6.4 Salassapitoperuste Toimenpide 18/40
3.2.4. Salassapidon laskentaperuste : : : : Salassapidon laskentaperuste SalassapidonLaskentaperusteTeksti Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä toimenpiteen salassapitoajan laskennan alkamisen. salassa pidettäville tiedoille Suositeltavat: Asian ratkaisu Oletusarvoinen salassapitoperuste on suositeltavaa tuottaa, kun salassa pidettävä toimenpide luodaan. Toimenpide saa oletusarvoisesti tiedonohjaussuunnitelmasta salassapidon laskentaperusteen, mikäli asia on oletusarvoisesti määritetty salassa pidettäväksi. - Toimenpide 3.2.5. Salassapidon päättymisajankohta Salassapidon päättymisajankohta Aikamääre, jolloin toimenpiteen metatiedot muuttuvat julkisiksi salassa pidettäville tiedoille Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) Asian päättymis- tai ratkaisupäivämäärä käynnistää laskennat asiakirjatietojen säilytys- ja salassapitoajoille. SÄHKE2 2.6.3. Tietojärjestelmä Toimenpide 3.3. Toimenpiteen valinnaiset metatiedot 3.3.1. Nimeke Nimeke Nimeke toimii otsikkotason ilmaisuna toimenpiteen sisällölle. Nimeke on suositeltavaa tuottaa, kun toimenpide luodaan. SÄHKE2 5.3 Tietojärjestelmä,, käyttäjä Toimenpide 3.3.2. Toimenpiteen tyypin kuvaus : : : Toimenpiteen tyypin kuvaus ToimenpiteenKuvausTeksti Toimenpiteen tyypin tarkempi kuvaus. 19/40
: Oletusarvoinen toimenpiteen tyypin kuvaus on suositeltavaa tuottaa, kun toimenpide luodaan. 5.2 Kuvaus Toimenpide 3.3.3. Muokattu Muokattu Toimenpiteen tietojen viimeisin muokkauspäivämäärä Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. On suositeltavaa tallentua, kun toimenpiteen tietoja muokataan. SÄHKE2 5.1.5 Tietojärjestelmä Toimenpide 3.3.4. Lähetetty Lähetetty Toimenpiteen lähettämisajankohta Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tallentua tietyn toiminnon (esimerkiksi lähettämistoimenpiteen) luomisen yhteydessä. SÄHKE2 5.1.4 Tietojärjestelmä Toimenpide 3.3.5. Toimenpiteen sisällön kuvaus Toimenpiteen sisällön kuvaus Toimenpiteen/käsittelyvaiheen tarkentava kuvaus Kuvauksella voidaan täsmentää toimenpiteen/käsittelyvaiheen sisältöä esimerkiksi silloin kun toimenpiteeseen ei liity asiakirjaa. Kuvaus-kenttää voidaan käyttää myös organisaatiokohtaisesti sovituin tavoin. SÄHKE2 5.2 Käyttäjä, tietojärjestelmä Toimenpide 3.3.6. Toimenpiteen määräaika Toimenpiteen määräaika Toimenpiteen käsittelyn määräaika 20/40
Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) Toimenpiteen käsittelyllä voi olla määräaika. Esimerkiksi lausuntopyyntöön odotetaan lausuntoja tietyn määräajan mukaisesti. Kun lausuntopyyntö liittyy tiettyyn toimenpiteeseen (esim. lausuntopyynnön lähettäminen), pyytää tietojärjestelmä määrittämään määräajan. Tällöin päivämäärä merkitään toimenpiteen lausuntojen saapuminen määräajaksi. SÄHKE2 5.1.6 Tietojärjestelmä, käyttäjä Toimenpide 3.3.7. Tila Tila Toimenpiteen tila Toimenpiteen tilat voivat olla esimerkiksi: Aloittamatta Käsittelyssä Valmis Tilasiirtymät on suositeltavaa tuottaa tietojärjestelmästä tai :sta. SÄHKE2 2.12 Tietojärjestelmä, Toimenpide 3.3.8. Organisaatiokohtaiset metatiedot Organisaatiokohtaiset metatiedot Vapaamuotoiset, organisaatiokohtaiset lisämetatiedot. Organisaatio voi sisällyttää tähän sellaisia metatietoja, joita ei ole määritelty metatietomallissa. Organisaatiokohtaisia metatietoja käytettäessä on huolehdittava niiden ylläpidon helppoudesta ja ylläpitovastuusta. SÄHKE2 2.8 Tietojärjestelmä,, käyttäjä Toimenpide 4. n metatiedot 4.1. n pakolliset metatiedot 4.1.1. Identifiointitunnus Identifiointitunnus ID Tietojärjestelmän automaattisesti tuottama yksilöintitunnus Esimerkiksi OID-tunnus. Voidaan käyttää järjestelmän tuottamaa teknistä tunnusta. Tietorakenne, jolla huolehditaan yksilöinnistä. On suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja 21/40
SÄHKE2 laaditaan/liitetään. 2.3 (identifiointitunnus) Tietojärjestelmä 4.1.2. Laadittu Laadittu n laatimisajankohta Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja laaditaan/liitetään. SÄHKE2 2.2.1 Tietojärjestelmä 4.1.3. Nimeke Nimeke Nimeke toimii otsikkotason ilmaisuna asiakirjan sisällölle. On suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja laaditaan/liitetään. Käyttäjä tuottaa nimekkeen. Nimeke voidaan vaihtoehtoisesti tuottaa :sta. Tietyissä tapauksissa tietojärjestelmä voi tuottaa oletusnimekkeen muiden metatietojen perusteella (esim. asiaryhmä, johon asia avataan). Näissäkin tapauksissa on syytä käyttäjälähtöisesti harkita, onko oletusarvoinen tietojärjestelmän tuottama nimike riittävän yksilöivä ja informatiivinen. Nimekettä voidaan tarvittaessa täydentää. SÄHKE2 2.7 Tietojärjestelmä,, käyttäjä 4.1.4. Tila Tila Käsittelyprosessissa toteutuva tila. Asiakirjoilla pitää olla tilatieto koko sen elinkaaren ajan: Luonnos Valmis Tilasiirtymät pitää tuottaa, kun tietty käsittelyprosessin tapahtuma (esimerkiksi asiakirjan valmiiksi merkitseminen) muuttaa tilan arvoa. SÄHKE2 2.12 Tietojärjestelmä, 22/40
4.1.5. tyyppi : : : tyyppi luokka n luonnetta käyttötarkoituksen, tietosisällön tai rakenteen mukaan kuvaava tieto. Suositeltavat: Aloite Asetus Ehdotus Esitys Esityslista Hakemus Ilmoitus Julkaisu Kannanotto Kantelu Kartta Kertomus Kirje Kutsu Kuulutus Kuva Laki Lasku Lausunto Lausuntopyyntö Liite Luettelo Lupa Mietintö Muistio Määräys Nimittämiskirja Ohje Ohjelma Oikaisuvaatimus Ote Piirustus Pyyntö Päätös Pöytäkirja Raportti Seloste Selvitys Sopimus Strategia Suositus Suunnitelma Talousarvio Tarjous Tarjouspyyntö Teos Tiedote Tilasto Tilaus Tilinpäätös Todistus Tosite 23/40
Valitus Valtakirja Vastine Yhteenveto : tyypit ilmaistaan aina yksikkömuodossa. tyyppien listaus on suositeltavaa sovittaa omaan käyttöön rajaamalla siitä käytettävät asiakirjatyypit sekä tarpeen mukaan laajentamalla käytettävien asiakirjatyyppien luetteloa muilla asiakirjatyypeillä. 2.15 Tyyppi 4.1.6. Julkisuusluokka : : : : Julkisuusluokka JulkisuusluokkaKoodi n julkisuusluokka. Pakolliset: Julkinen Osittain salassa pidettävä Salassa pidettävä Mahdollisesti: Ei julkinen Julkisuusluokka määrittää asiankäsittelyjärjestelmään laadittavan tai liitettävän asiakirjan oletusarvoisen julkisuusluokan. Julkisuusluokka on suositeltavaa tuottaa, kun asiakirja luodaan/liitetään. Julkinen asiakirja on kokonaan julkinen. Salassa pidettävä asiakirja sisältää salassa pidettävää tietoa, mutta yleensä myös julkista tietoa, miltä osin tieto on annettava pyydettäessä. Osittain salassa pidettävä asiakirja sisältää sekä julkista että salassa pidettävää tietoa. Sisäinen asiakirja on sellainen, joka ei ole viranomaisen asiakirja siinä mielessä, että se olisi päätöksenteon tai juridisten velvoitteiden perustana. Sisäinen asiakirja voi sisältää julkista tai salassa pidettävää tietoa ja siitä voidaan antaa tietoa harkinnanvaraisesti. 2.6.1 Julkisuusluokka 4.1.7. Tietojärjestelmä : : Tietojärjestelmä TietojarjestelmaNimi an liittyvä tietojärjestelmä, joka hyödyntää tiedonohjaussuunnitelman oletusmetatietoarvoja tiedonohjauksessa. : : Oletusarvoinen tietojärjestelmä on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja laaditaan/liitetään. 24/40
Asiakirjoja voidaan käsitellä useissa eri tietojärjestelmissä, jolloin metatiedolla ilmoitetaan missä tietojärjestelmässä ko. asiakirjaa käsitellään. 4.1.8. Henkilötietoluonne : : : : Henkilötietoja Henkilotietoluonne n sisältämien henkilötietojen luokitus. Pakolliset: Ei sisällä henkilötietoja Sisältää henkilötietoja Sisältää arkaluonteisia henkilötietoja Oletusarvoinen henkilötietoluonne on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja laaditaan/liitetään. Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi (Henkilötietolaki 523/1999, 3, 1 momentti) Arkaluonteiset henkilötiedot on määritelty henkilötietolain (523/1999) 11 :ssä. 2.6.7 Henkilötietoja 4.1.9. Säilytysajan pituus : : : : Säilytysajan pituus SailytysajanPituus Säilytysajan pituus vuosina Suositeltavat: 0 3 6 10 20 50 120-1 (pysyvä säilytys) Oletusarvoinen säilytysaika on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja laaditaan/liitetään. Säilytysajan pituus on suositeltavaa periyttää asialta kaikille siihen kuuluville asiakirjoille. 2.11.1 Säilytysajan pituus 25/40
4.1.10. Säilytysajan peruste : : : : Säilytysajan peruste SailytysajanPeruste Säilytysajan peruste Oletusarvoinen säilytysajan peruste on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja laaditaan/liitetään. Säilytysajan peruste on merkittävä mahdollisimman täsmällisesti. Organisaation tiedonohjaussuunnitelmaan viitatessa on lisättävä päiväys ja/tai versionumero. Säilytysaika voi mm. perustua lakiin tai Valtiokonttorin määräykseen kirjanpitoaineistojen säilytysajoista, tai olla organisaation oma päätös. Pysyvä säilytys perustuu arkistolaitoksen päätökseen, ellei pysyvästä säilytyksestä ole määrätty erityislainsäädännöllä. 2.11.2 Säilytysajan peruste 4.1.11. Toimija Toimija Vastuullinen taho asiakirjallisen tiedon käsittelyssä: Rooli tai yhteisö (henkilö) Esimerkkejä asiakirjallisen tiedon käsittelyyn liittyvistä rooleista: laatija, toimeksiantaja, esittelijä, kirjaaja, ratkaisija, valmistelija, vastuuhenkilö, vastuutaho Esimerkkejä asiakirjalliseen tietoon liittyvistä rooleista: julkaisija, lähettäjä, muu tekijä, vastaanottaja, jakelija Yhteisö voi olla esimerkiksi organisaatioyksikkö. Tieto toimijasta on suositeltavaa tuottaa tietojärjestelmästä kun uusi asiakirja laaditaan/liitetään. Toimija on ryhmä, henkilö tai rooli, johon kuuluvat henkilöt ovat vastuussa roolinsa mukaan toteutuvasta asiakirjallisen tiedon käsittelystä. Tarkempi tieto toimijasta (esim. henkilön nimi) voidaan tallentaa tietojärjestelmässä esimerkiksi lokitietona. SÄHKE2 2.14.1 Tietojärjestelmä 4.2. Pakolliset metatiedot salassa pidettäville asiakirjoille 4.2.1. Omistaja Omistaja Henkilö, rooli tai esimerkiksi organisaatioyksikkö salassa pidettäville tiedoille Tieto omistajasta on suositeltavaa tallentua, kun uusia asiakirja laaditaan/liitetään. Tiedon voi todentaa asiankäsittelyjärjestelmässä myös muutoin kuin Omistaja-nimisellä 26/40
metatietokentällä. Salassa pidettäville asiakirjoille tallennetaan tietojärjestelmästä tieto roolista, jossa oleva henkilö vastaa salassa pidettävän tiedon antamisesta. SÄHKE2 2.6.9. Tietojärjestelmä, käyttäjä 4.2.2. Salassapitoaika : : : : Salassapitoaika SalassapitoaikaArvo n salassapitoaika vuosina (kokonaislukuna). salassa pidettäville tiedoille Suositeltavat: 25 50 100 Oletusarvoinen salassapitoaika on suositeltavaa tallentua, kun uusia asiakirja laaditaan/liitetään. 2.6.2 Salassapitoaika 4.2.3. Salassapitoperuste : : : : Salassapitoperuste SalassapitoPerusteTeksti Tieto siitä mihin asian salassapito perustuu. salassa pidettäville tiedoille Esimerkki merkintätavasta: JulkL (621/1999) 24.1 9 kohta Oletusarvoinen salassapitoperuste on suositeltavaa tuottaa, kun uusi salassa pidettävä asiakirja laaditaan/liitetään. Salassapito perustuu julkisuuslakiin (621/1999) tai erityislakiin. 2.6.4 Salassapitoperuste 4.2.4. Salassapidon laskentaperuste : : : : Salassapidon laskentaperuste SalassapidonLaskentaperusteTeksti Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä asiakirjan salassapitoajan laskennan alkamisen. salassa pidettäville tiedoille Suositeltavat: Asian ratkaisu Oletusarvoinen salassapidon laskentaperuste on suositeltavaa tuottaa, kun uusi salassa pidettävä asiakirja laaditaan/liitetään. 27/40
- 4.2.5. Salassapidon päättymisajankohta Salassapidon päättymisajankohta Aikamääre, jolloin asiakirjan metatiedot muuttuvat julkisiksi salassa pidettäville tiedoille Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) Asian päättymis- tai ratkaisupäivämäärä käynnistää laskennat asiakirjatietojen säilytys- ja salassapitoajoille. SÄHKE2 2.6.3. Tietojärjestelmä 4.3. Pakolliset metatiedot määräajan säilytettäville asiakirjoille 4.3.1. Säilytysajan laskentaperuste : : : : Säilytysajan laskentaperuste SailytysajanLaskentaperuste Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä säilytysajan laskennan alkamisen määräajan säilytettäville tiedoille Suositeltavat: Asian päättäminen/ratkaiseminen Esimerkiksi myös verotuksen päättymistä seuraavan vuoden alusta Oletusarvoinen säilytysajan pitoperuste on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja laaditaan/liitetään. Mikäli säilytysajan laskentaperusteeksi halutaan määritellä jokin muu tieto kuin suositeltavissa arvojoukoissa on määritelty, on suositeltavaa määritellä säilytysajan laskennan alkamiseksi sellainen tapahtuma tai arvo, joka voidaan koneellisesti tunnistaa, jolloin laskennan automaattinen käynnistyminen ei edellytä tiedon syöttämistä manuaalisesti. - 4.3.2. Säilytysajan päättymisajankohta Säilytysajan päättymisajankohta Aikamääre, jolloin asiakirjan säilytysaika päättyy Päivämäärän tallennukseen pitää käyttää SFS 4175:2006 standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) Asian päättymis- tai ratkaisupäivämäärä käynnistää laskennat asiakirjatietojen säilytys- ja salassapitoajoille. 28/40
SÄHKE2 2.6.3. Tietojärjestelmä 4.4. metatieto, mikäli asiakirjasta on useita versioita 4.4.1. Versio Versio n versiotunnus, mikäli asiakirjasta useita versioita Valmis-tilaiseen asiakirjaan ei saa enää tehdä muutoksia. SÄHKE2 4.11 Tietojärjestelmä 4.5. metatieto sähköisesti allekirjoitetuille asiakirjoille 4.5.1. Sähköisen allekirjoituksen alkuperäisyyden ja eheyden toteaminen SÄHKE2 4.2.1-4.2.3 Tietojärjestelmä Sähköisen allekirjoituksen alkuperäisyyden ja eheyden toteaminen Sähköisen allekirjoituksen todistusvoimaisuuden varmistaminen sähköisesti allekirjoitetuille asiakirjoille Tietojärjestelmän on suositeltavaa tuottaa tieto sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta kun asiakirja vastaanotettu. Tiedon voi toteuttaa esimerkiksi toimenpiteenä. 4.6. Valinnaiset asiakirjan metatiedot 4.6.1. tyypin tarkenne : : : : tyypin tarkenne luokkatarkenne Tarkentaa asiakirjatyyppi -tietoa. tyypin tarkenne on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja laaditaa/ liitetään. Tarkennetta käytetään kuvaamaan asiakirjan käyttötarkoitusta tyyppiä tarkemmalla tasolla. Esimerkiksi asiakirjatyyppi on päätös ja asiakirjatyypin tarkenne kertoo minkä tyyppisestä päätöksestä on kyse, esim. maksatuspäätös. tyypin tarkennetta käytetään erityisesti silloin kun yksittäisen tehtävän sisällä samaan asiakirjatyyppiin kuuluvien asiakirjatietojen metatietoarvot poikkeavat toisistaan, jolloin asiakirjatyypin tarkenteille määritellää toisistaan poikkeavat metatietoarvot. Tarkenteiden käytöllä voidaan myös tukea organisaation tilastointi- ja raportointitarpeita. - 29/40
4.6.2. Suojaustaso : : : Tositettavuus: Suojaustaso SuojaustasoKoodi Käsittelyvaatimuksia osoittava suojaustasomerkintä. Pakolliset valtiolle: 1: Suojaustaso 1, ST I jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa erityisen suurta vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle. 2: Suojaustaso 2, ST II jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa merkittävää vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle. 3: Suojaustaso 3, ST III jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle tai yksityiselle edulle. 4: Suojaustaso 4, ST IV jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa haittaa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle tai yksityiselle edulle. : Oltusarvoinen suojaustaso on suositeltavaa tuottaa, kun uusi salassa pidettävä asiakirja laaditaan/liitetään. Salassa pidettävät tiedot voidaan luokitella sen mukaan minkälaisia tietoturvallisuutta koskevia vaatimuksia niiden käsittelyssä on tarpeen noudattaa. Suojaustason käyttö on määritelty tarkemmin asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) ja sen soveltamisesta annetussa VAHTI-ohjeessa 2/2010. 2.6.5 Suojaustaso 4.6.3. Turvallisuusluokka : : : Turvallisuusluokka TurvallisuusluokkaKoodi Turvallisuusluokkamerkintä Pakolliset valtiolle: 1: ERITTÄIN SALAINEN suojaustasoon I kuuluva asiakirja 2: SALAINEN suojaustasoon II kuuluva asiakirja 3: LUOTTAMUKSELLINEN suojaustasoon III kuuluva asiakirja 4: KÄYTTÖ RAJOITETTU suojaustasoon IV kuuluva asiakirja 30/40
: Oltusarvoinen suojaustaso on suositeltavaa tuottaa, kun uusi salassa pidettävä asiakirja laaditaan/liitetään. Jos asiakirjatiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa kansainvälisille suhteille, valtion turvallisuudelle, maanpuolustukselle tai muulle yleiselle edulle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :n 1 momentin 2 ja 7 10 kohdassa tarkoitetulla tavalla, salassa pidettävän asiakirjan suojaustasoa koskevan merkinnän yhteyteen tai sen sijasta voidaan tehdä erityinen turvallisuusluokitusmerkintä. Turvallisuusluokan käyttö on määritelty tarkemmin asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa 681/2010 ja sen soveltamisesta annetussa VAHTI-ohjeessa 2/2010. 2.6.6 Turvallisuusluokka 4.6.4. Koodi : : : : Koodi Koodistosta valittava asiaa kuvaava koodi Koodit valitaan käytetyn koodiston mukaan. Koodeja voidaan täydentää tai muokata myöhemmin asian käsittelyn edetessä. Koodistojen mukainen koodien käyttö edistää tietojen yhteentoimivuutta. - 4.6.5. Käytetty koodisto Käytetty koodisto : : Yhteentoimivuutta edistävän koodiston nimi : : Koodistojen mukainen koodien käyttö edistää tietojen yhteentoimivuutta. - 4.6.6. Asiasana : : : : Asiasana Asiasana Asian asiasanat Käytetyt asiasanat perustuvat asiasanastoon (esim. Yleinen suomalainen asiasanasto YSA). Oletusarvoina saatavia asiasanoja voidaan täydentää tai muokata myöhemmin asian käsittelyn 31/40
edetessä. - 4.6.7. Käytetty asiasanasto : : Käytetty asiasanasto Asiasanasto Tieto siitä minkä asiasanaston mukaisia termejä käytetään. : Esim. Yleinen suomalainen asiasanasto YSA. : - 4.6.8. Päätietoryhmä : : : : Päätietoryhmä Paatietoryhmat Tietoarkkitehtuurissa määritelty päätietoryhmä. Asia saa oletusarvoisesti tiedonohjaussuunnitelmasta arvon, mitä päätietoryhmiä se hyödyntää (esim. syötteenä) tai tuottaa prosessissa. Päätietoryhmä sitoo asian käsittelyn muihin julkisen hallinnon vakiintuneisiin tai vakiintumassa oleviin luokittelukäytäntöihin. 4.6.9. Muokattu Muokattu n tietojen viimeisin muokkauspäivämäärä Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tallentua, kun asiakirjan tietoja muokataan. SÄHKE2 2.2.4 Tietojärjestelmä 32/40
4.6.10. Lähetetty Lähetetty n lähettämisajankohta (esimerkiksi toiseen tietojärjestelmään tai asiakkaalle) Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tallentua tietyn toiminnon (esimerkiksi lähettämistoimenpiteen) tuottamisen yhteydessä. SÄHKE2 2.2.3 Tietojärjestelmä 4.6.11. Vastaanotettu Vastaanotettu Ajankohta, jona asiakirja on vastaanotettu asiankäsittelyjärjestelmään. Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) Vastaanottoajankohdan pitää tallentua automaattisesti tietojärjestelmän tuottamana kun asiakirja saapuu tai se liitetään asiankäsittelyjärjestelmään. n vastaanotto voi tapahtua esimerkiksi sähköisen asioinnin kautta. Vastaanotettu -metatieto koskee myös paperimuodosta skannattuja asiakirjoja. SÄHKE2 2.2.6 Tietojärjestelmä 4.6.12. Kuvaus Kuvaus n sisältöä tarkentava kuvaus Kuvauksella voidaan täsmentää asiakirjan sisältöä. Kuvaus-kenttää voidaan käyttää myös organisaatiokohtaisesti sovituin tavoin. SÄHKE2 2.5 Käyttäjä, tietojärjestelmä 4.6.13. n hyväksymis/allekirjoituspäivämäärä n hyväksymis/allekirjoituspäivämäärä Ajankohta, jolloin asiakirjan hyväksymis/allekirjoitustoimenpide on suoritettu. Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15). 33/40
On suositeltavaa tuottaa tietyn toiminnon tuottamisen (esimerkiksi allekirjoita-painikkeen painamisen) yhteydessä. SÄHKE2 4.1.1 Tietojärjestelmä 4.6.14. Julkistamisen alkupäivämäärä Julkistamisen alkupäivämäärä n julkistamisajankohta esim. verkkojulkaisuna. Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15). On suositeltavaa tuottaa tietyn toiminnon tuottamisen (esimerkiksi julkaise-painikkeen painamisen) yhteydessä. Hallintolain 62 : yleistiedoksiannon mukaan asiakirja pidetään määrätyn ajan nähtävilllä viranomaisessa. Tätä nähtävilläolovelvoitetta voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja tällöin tietojärjestelmästä tuotetaan tietyn toiminnon (esimerkiksi julkaise-painikkeen painaminen) yhteydessä julkistamisen alkupäivämäärä. SÄHKE2 - Tietojärjestelmä 4.6.15. Julkistamisen loppupäivämäärä Julkistamisen loppupäivämäärä Päivämäärä, jolloin kohteen julkaisu esim. julkaisujärjestelmässä päättyy. Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15). On suositeltavaa tuottaa tietyn toiminnon tuottamisen (esimerkiksi lopeta julkaisu-painikkeen painamisen) yhteydessä. Hallintolain 62 : yleistiedoksiannon mukaan asiakirja pidetään määrätyn ajan nähtävilllä viranomaisessa. Tätä nähtävilläolovelvoitetta voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja tällöin tietojärjestelmästä tuotetaan tietyn toiminnon (esimerkiksi kun tietyn päivämäärän saavuttaminen poistaa asiakirjalta linkin julkaisujärjestelmään) yhteydessä julkistamisen loppupäivämäärä. SÄHKE2 - Tietojärjestelmä 4.6.16. Koottu Koottu Aineiston raportiksi kokoamisen ajankohta Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN 28601 mukaisessa 34/40