1 Kokoustiedot SOTE- ja maakuntauudistuksen virkamiesryhmän kokous Kokousaika Ma klo 8.00-9.40 Kokouspaikka E-P:n ELY-keskus, Alvar Aallon katu 8, Seinäjoki (kokoustila Alvar Aalto) Käsiteltävät asiat Asia Sivu 1 Kokouksen avaus... 3 2 Virkamiesryhmän järjestäytyminen... 4 3 SOTEMAKU-ohjausjärjestelmä ja esivalmisteluvaiheen toimintasuunnitelma... 5 4 Maakuntauudistuksen ja SOTE-uudistuksen tilannekatsaus... 6 5 Jäsenyydet... 8 6 Muutosviestintä... 9 7 Kokousaikataulut... 10 8 Muut asiat... 11 9 Kokouksen päättäminen... 12
2 Kokousaika Ma kello 8.00-9.40 Kokouspaikka E-P:n ELY-keskus, Alvar Aallon katu 8, Seinäjoki (kokoustila Alvar Aalto) Osallistujat Etelä-Pohjanmaan liitto Peltola Asko, maakuntajohtaja ELY-keskus Soininen Mika, ylijohtaja, poistui klo 9.30 Etelä-Pohjanmaan Sairaanhoitopiiri Pihlajamäki Jaakko, johtaja Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Nummi Jouni, kuntayhtymän johtaja, poistui klo 9.35 Etelä-Pohjanmaan TE-toimisto Tuohimaa-Kari Leena, johtaja Etelä-Pohjanmaan pelastuslaitos Lapuan kaupunki Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Järvi-Pohjanmaan perusturva Kuntayhtymä Kaksineuvoinen Etelä-Pohjanmaan sote-projekti Etelä-Pohjanmaan liitto Etelä-Pohjanmaan Sairaanhoitopiiri JIK kuntayhtymä Etelä-Pohjanmaan TE-toimisto Setälä Harri, pelastusjohtaja Piia Aro, perusturvajohtaja Kari Nuuttila, liikelaitoskuntayhtymän johtaja Tanja Penninkangas, peruspalvelujohtaja Anna-Kaisa Pusa, kuntayhtymän johtaja Jokiranta Harri, projektinjohtaja Seppelvirta Heli, muutosjohtaja Teemu Puolijoki, kehitysjohtaja Hannele Koivisto, kuntayhtymän johtaja Jari Linna, kehittämispäällikkö, poistui klo 9.35 Sihteeri Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus Jari Aaltonen, johtava asiantuntija Käsitellyt asiat :t 1-9 Allekirjoitukset Asko Peltola puheenjohtaja Jari Aaltonen sihteeri
3 1 Kokouksen avaus Todetaan läsnäolijat. Hyväksytään asialista. Todettiin läsnäolijat ja hyväksyttiin asialista.
4 2 Virkamiesryhmän järjestäytyminen Todetaan virkamiesryhmän puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja, työryhmän jäsenet, esittelijät ja sihteeri. Sovitaan virkamiesryhmän varahenkilökäytänteistä. Todetaan, että osallistujien kulut korvataan kunkin taustaorganisaation puolesta. Sovitaan kokouspöytäkirjojen tarkistamiskäytännöistä. Sovitaan muista kokouskäytännöistä. Päätettiin, että virkamiesryhmän puheenjohtajana toimii Asko Peltola ja varapuheenjohtajana Mika Soininen. Ryhmän esittelijöinä toimivat Harri Jokiranta ja Heli Seppelvirta. Sihteereinä toimivat Timo Takala ja Jari Aaltonen Etelä-Pohjanmaan ELY-keskuksesta. Sovittiin virkamiesryhmän jäsenet ja jollei erikseen ole nimettyä varahenkilöä, niin ko. organisaatio voi lähettää kokouskohtaisen varaedustajan. Osallistujien kulut korvataan kunkin taustaorganisaation puolesta. Sovittiin kokouspöytäkirjojen tarkastamisessa menettely, jossa virkamiesryhmän jäsenillä on viikko aikaa kommentoida sähköpostilla pöytäkirjaluonnosta. Sovittiin, että virkamiesryhmä pyrkii kokoontumaan 1,5-2 viikkoa ennen SOTEMAKU johtoryhmän kokousta.
5 3 SOTEMAKU-ohjausjärjestelmä ja esivalmisteluvaiheen toimintasuunnitelma SOTE- ja maakuntauudistuksen yhteinen ohjausjärjestelmä hyväksyttiin maakuntahallituksessa 26.9.2016. Ohjaavat toimielimet järjestäytyvät ja käynnistävät toimintansa lokamarraskuun aikana. Esivalmisteluvaiheen toimintasuunnitelma avaa uudistuksen organisointia, eri työryhmien roolia, kokoonpanoja, tehtäviä ja aikatauluja. Toimintasuunnitelmassa määritellään visio uudistukselle ja linjataan asioita, joita tulee tarkastella esivalmisteluvaiheen aikana. (Liite) SOTE- ja maakuntauudistuksen valmistelu ovat käynnistyneet eriaikaisesti ja näin ollen valmistelua on tehty ns. omissa putkissa. Mitä pidemmälle valmistelutyössä mennään, on tarve ohjausjärjestelmän lisäksi tarkastella tiettyjä yhteisiä toimintoja yhdessä. Nämä yhteiset toiminnat liittyvät ainakin hallintoon, henkilöstöhallintoon, talouteen, kiinteistöihin, hankintoihin, ICT:hen, viestintään ja henkilöstöjärjestöjen yhteistoimintaan. Merkitään ohjausjärjestelmä tiedoksi. Käydään keskustelu esivalmisteluvaiheen toimintasuunnitelmasta ja viedään se edelleen tiedoksi SOTEMAKU-johtoryhmälle. Käydään keskustelu perustettavista yhteisistä työryhmistä ja yhteisten asioiden mahdollisesta resursoinnista. Ehdotus hyväksyttiin. Käytiin keskustelu perustettavista yhteisistä työryhmistä. Keskustelussa nousi esiin tarve lisäresurssoida yhteisten ryhmien valmistelua, koska hallinto- ja tukipalvelut toiminnot tulevat vaatimaan runsaasti yhteistä valmistelutyötä. Harri Jokiranta esitti harkittavaksi yhteisen maakunnan kehittämisrakenne -ryhmän perustamista. Päätettiin jatkaa valmistelua yhteisiksi ryhmiksi siten, että virkamiesryhmän puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja esittelijät jatkavat valmistelua yhdessä hallintoryhmän kanssa.
6 4 Maakuntauudistuksen ja SOTE-uudistuksen tilannekatsaus SOTE- ja maakuntauudistuksen organisointi on valtakunnallisesti käynnistynyt. Valmisteilla on muutoksen tiekartta alueellisen valmistelun tueksi. Valtakunnallisesti työtä tehdään mm. seuraavissa ryhmissä: - Reformiministeriryhmä - Projektiryhmä - Valmisteluryhmät Tehtäväsiirrot Ohjaus ja rahoitus Henkilöstösiirrot Maakuntadigi Valmius ja varautuminen AVI-ryhmä Viestintä Henkilöstöpolitiikka Palkkojen yhteensovitus SOTE-projektiryhmä Omaisuusjärjestelyt Toimeenpanon valtakunnallinen valmistelu - Maakuntauudistuksen parlamentaarinen seurantaryhmä Lisäksi on lukuisia muita valtakunnallisia temaattisia ryhmiä kuten kasvupalvelujen ja aluekehitysjärjestelmän uudistamisen ryhmä. Myös muutosjohtajaverkosto on koottu ja sen toiminta käynnistyy lokakuussa. Maakuntauudistukseen liittyy useita mahdollisuuksia, mutta myös kriittisiä tekijöitä. Niitä ovat mm. o o o o o o Itsehallinto vs. valtion vahva ohjaus Järjestämisen ja tuottamisen voimakas erottaminen SOTE ja MAKU -hallittu yhdistäminen, yhteiset toiminnot Maakunta-kunta -yhteistyön tulevaisuus Sopimuksellisuus muiden alueiden kanssa Aikataulu ja uudistuksen resursointi Kuullaan SOTE- ja maakuntauudistuksen tilannekatsaus ja merkitään tiedoksi. Käydään keskustelua uudistuksen jatkovalmistelusta. Ehdotus hyväksyttiin. Kuultiin Heli Seppelvirran ja Harri Jokirannan esitykset valmistelutilanteesta. Valmistelut ovat edenneet suunnitelmien mukaisesti. Heli Seppelvirta avasi erityisesti valmistelun kriittisiä tekijöitä ja edelleen avoinna olevia asioita. SOTE-projektin osalta on valmistunut väliraportti ja
7 SOTE-valmistelu on etenemässä toiseen vaiheeseen, jossa on tarve hahmotella mm. tulevaa palvelurakennetta ja organisaatiota.
8 5 Jäsenyydet Yhteinen perustettava ryhmä on henkilöstöjärjestöjen yhteistoimintaryhmä. Yhteistoimintaryhmän käytännön asioista on linjattu MAKU-valmisteluryhmässä seuraavasti: - Kootaan yhteinen sote- ja maakuntauudistuksen yhteistoimintaryhmä - Pyydetään jäsenyydet yhteistoimintaryhmään liitteessä mainituilta henkilöstöjärjestöiltä. (Liite) - Yhteistoimintaryhmä nimeää keskuudesta SOTE-henkilöstöjärjestöjen edustuksen lisäksi 4-6 jäsentä SOTEMAKU-ohjausryhmään Valmistelun substanssityöryhmät ovat koonneet kokoonpanoja asiantuntijuuden ja alueellisen kattavuuden mukaan. Työryhmien toiminnan kannalta on olennaista, että niiden kokoonpanoja ja toimintoja on mahdollista tarkastella uudelleen matkan varrella. Käydään keskustelu yhteistoimintaryhmän kokoonpanosta ja linjataan henkilöstöryhmien edustusta eri työryhmissä. Käytiin keskustelua yhteistoimintaryhmän tehtävistä ja henkilöstön mahdollisesta edustuksesta muissa valmisteluryhmissä. Henkilöstöjärjestöiltä on tullut toiveita osallistua myös ns. substanssiryhmien toimintaan. Koska työryhmiä on hankala kasvattaa kaikilla henkilöstöjärjestöjen edustuksilla, voisi harkita, että henkilöstöjärjestöt nimeäisivät yhteisen edustajan joihinkin työryhmiin. Päätettiin, että hallintoryhmä kutsuu koolle yhteistoimintaryhmän ensimmäisen kokouksen. Hallintoryhmä vastaa henkilöstön edustuksen jatkovalmistelusta ja tuottaa esityksen siitä mihin ryhmiin tulee henkilöstön edustusta.
9 5 Muutosviestintä Sote ja maakuntauudistukselle on luotu yhteiset alueelliset nettisivut (https://ep2019.fi/), joiden kautta viestitään mahdollisimman kattavasti ja avoimesti uudistusten etenemisestä Etelä Pohjanmaalla. Alueuudistuksen kansallisesta etenemisestä ja linjauksista tiedotetaan nettisivuilla www.alueuudistus.fi. Esiselvitysvaiheen viestintäasioita käsitellään MAKU-valmisteluryhmässä. Erillinen viestintäsuunnitelma valmistellaan valmisteluryhmässä ja käsitellään johtoryhmässä. (Liite) Viestintäsuunnitelmassa esitellään maakuntauudistusviestinnän organisoituminen, kanavat ja toimenpiteet. SOTE-uudistuksen osalta on laadittu oma viestintäsuunnitelma. SOTE- ja maakuntauudistuksen viestintäasioita käsitellään yhteisessä viestintä-ryhmässä. Olennaista on SOTEja MAKU-uudistuksen viestiminen yhtenä kokonaisuutena ja pääviestien hahmottaminen. Kuullaan ehdotus viestinnän organisoimiseksi. Keskustellaan, miten johtoryhmän ja virkamiesryhmän kokouksista viestitään. Viedään viestintäsuunnitelma johtoryhmän käsiteltäväksi. Todetaan, että SOTE-puolella käynnistynyttä viestintäryhmää laajennetaan MAKU-puolen edustuksella. Ehdotus hyväksyttiin. Lisäksi päätettiin, että virkamiesryhmän kokouksista ei ole tarvetta viestiä erikseen, koska kyse on valmistelusta, joka tehdään SOTEMAKU johtoryhmälle. Johtoryhmä viestii päätöksistä erikseen. SOTE työvaliokunnan ja MAKU valmisteluryhmän muistiot ovat nettisivuilla nähtävissä. Myös virkamiesryhmän muistio on julkinen asiakirja. Keskusteltiin myös henkilöstölle kohdentuvasta viestinnästä. Esiin nousi idea uutiskirjeestä, joka olisi vapaasti tilattavissa ja uutiskirje koostuisi eri työryhmien tiiviistä informaatiosta. Päätettiin, että viestintäryhmä valmistelee edelleen muuta viestintää.
10 6 Kokousaikataulut Tehdään ehdotus johtoryhmälle kokousajankohdista. Rytmitetään virkamiesryhmän kokousaikataulu n. 1,5 viikkoa ennen johtoryhmän kokousta. Hyväksyttiin ehdotus virkamiesryhmän kokousajankohdista ja viedään ehdotus johtoryhmälle. Virkamiesryhmä SOTE-maku jory Lokakuu ma 10.10 klo 8 ti 25.10 klo 10 Joulukuu pe 2.12 klo 9 ma 12.12 klo 13 Helmikuu to 26.1 klo 9 pe 10.2 klo 9 Maaliskuu ma 6.3 klo 9 pe 17.3 klo 13 Huhtikuu ma 10.4 klo 9 pe 21.4.klo 13 Toukokuu ti 9.5 klo 9 pe 19.5 klo 13 Kesäkuu pe 9.6 klo 9 ti 20.6.klo 9
11 7 Muut asiat SOTE-työvaliokunnan ja MAKU-valmisteluryhmän yhteinen työkokous järjestetään pe 28.10.2016 klo 9-12 Framin audiotoriossa. SOTE- ja maakuntauudistuksen yleisölle avoin seminaari järjestetään pe 18.11.2016 klo 9-11. Paikka on vielä auki. Sovittiin, että puheenjohtaja, varapuheenjohtajat ja esittelijät jatkavat tilaisuuksien valmistelua. Heli Seppelvirta kertoi muutosjohtajien verkoston kokouksesta. Heli toimittaa yhteenvedon virkamiesryhmän jäsenille.
12 8 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 9.40.