Jakajien ja jakeluorganisaatioiden välinen viestintä ja tiedonsiirto

Jakelun kehittämisryhmän raportti V1.0 16.12.1996 Jakajien ja jakeluorganisaatioiden välinen viestintä ja tiedonsiirto Anneli Karttunen Asta Bäck Tilaajarekisteri Postitusajo Postitusajo Tilaajarekisteri Ohjaustiedot postitukseen Muutostiedot jakajalle lehtien mukana Tuotantohäiriö Muutostiedot Ohjaustiedot postitukseen Lehtien jako Lehtien jako tekemät korjaukset jakokirjaan Kyselyt epäselvyyksistä ilmoitukset poikkeamista ilmoitukset poikkeamista Päivystys Tilaajien ilmoitukset puuttuvista lehdistä

2

Sisällysluettelo 1. Johdanto...3 2. Laitevaihtoehdot ja niiden tekniikka...4 2.1 Nykyinen tilanne muutostietojen välityksessä...4 2.2 Telefax...5 2.3 Hakulaite...5 2.4 GSM puhelin...7 2.5 Mikrotietokone (PC) ja modeemiyhteys...8 2.6 Taskutietokone (Personal Digital Assistant PDA)...10 2.7 Kynätietokone...12 2.8 GSM puhelimen ja taskutietokoneen yhdistelmä (communicator)...13 3. Kustannukset...16 4. Yhteenveto ja johtopäätökset...20 2

1. Johdanto Vuoden 1996 alussa Sanomalehtien Liiton, Suomen Postin ja VTT Tietotekniikan jakelua koskeva yhteistyö organisoitiin Jakelun kehittämisryhmän muotoon. Ryhmässä ovat edustettuina merkittävimmät suomalaiset sanomalehtien varhaisjakeluorganisaatiot ja sen tehtävänä on tunnistaa ne jakeluun vaikuttavat uhat ja mahdollisuudet, joihin varhaisjakeluorganisaatioiden on reagoitava yhteisin toimin selvitysten, tutkimuksen tai suositusten keinoin. Huhtikuussa 1996 järjestettiin Jakelun kehittämisryhmän toimesta seminaari, jossa ennakoitiin sanomalehtien varhaisjakelun tulevaisuudennäkymiä ja jakelulle asetettavia vaatimuksia. Vaatimukset tiivistettiin seuraavasti: Sanomalehtien varhaisjakeluorganisaatioiden tulee pystyä turvaamaan virheetön ja ajallisesti täsmällinen varhaisjakelu kohtuukustannuksin, vaikka lehtien nimike ja kappalemäärät kasvavat ja vaihtelevat nykyistä enemmän. Sanomalehtien ja niiden varhaisjakelun on myös pystyttävä tarjoamaan uusia palveluja lehtien ilmoittajille. Seminaarissa oltiin myös suhteellisen yksimielisiä siitä, että tarjottavien tilausvaihtoehtojen määrä todennäköisesti lisääntyy ja tilausten keskimääräinen kesto lyhenee, mitkä tekijät lisäävät jakajille välitettävien muutostietojen määrää. on päivitettävä jakokirjaansa entistä useammin ja tämä vie pois aikaa varsinaisesta jakelusta. Samalla virheiden riski kasvaa. Jakajien ja jakeluorganisaatioiden viestintätarve on siis kasvussa eikä jakelun hyvä palvelutaso saa heiketä nykyisestä vaikka toimintaolosuhteet näyttävätkin muuttuvat entistä haastellisemmiksi. Langattoman tiedonsiirron yleistyttyä ja siihen liittyvien teknisten laitteiden tultua yhä halvemmiksi ja pienemmiksi, on mahdollista parantaa jakajan tavoitettavuutta ja automatisoida, tai ainakin helpottaa ja nopeuttaa jakokirjan päivittämistä. Tässä raportissa on käyty läpi niitä tekniikoita ja välineitä, joilla jakeluorganisaatio/lehtitalo voi aiempaa paremmin olla yhteydessä jakajiin myös jakokierroksen aikana. Laitteiden keskeiset ominaisuudet ja niiden tarjoamat mahdollisuudet on esitetty tähtikuvioiden muodossa. Kuvion akselien yksiköiden suuntien valinnassa lähtökohtana on ollut, että mitä laajemmaksi laitetta kuvaava alue muodostuu, sitä suurempi on sen tarjoama etu ja hyötypotentiaali. Tarkasteltavina ominaisuuksina kuvissa ovat laitteen sopivuus eri kulkuvälineisiin, kannettavuus ja sopivuus jakokirjaksi sekä laajennettavuus, tiedonsiirron määrä tekstiviesteinä, tiedonsiirron suunnat sekä tietojen tarkistamismahdollisuus esim. yhteisjakelu tai tilaajarekisteristä, muutostietojen päivityksen ajankohta ja muutostietojen välitystapa, jakajan tavoitettavuus reitillä ja laitekustannus jakajaa kohti. Teknisten ominaisuuksien lisäksi raportissa on arvioitu laitteiden investointi ja käyttökustannuksia. Palvelujen hinnoittelu on kirjavaa ja alue kehittyy nopeasti, joten hintatietoja on pidettävä vain suuntaa antavina, eikä niiden perusteella ole syytä tehdä varsinaisia päätöksiä. Hintoina on sitä paitsi käytetty pääasiassa ohjevähittäishintoja, jotka todennäköisesti alitetaan selvästi isojen kertaostojen yhteydessä. 3

2. Laitevaihtoehdot ja niiden tekniikka 2.1 Nykyinen tilanne muutostietojen välityksessä Kuva 1 esittää tyypillistä nykytilannetta, jolloin käytössä on käsin, paperilla ylläpidettävä jakokirja. Jakaja saa muutostiedot lehtinippujen mukana öisin. Tällöin hän joutuu kirjaamaan ko. muutokset jakokirjaan ennen lehtien jakamista. Systeemi toimii kohtalaisen hyvin, jos päivitykset tehdään huolellisesti ja siististi, on kannettava erilaisissa kulkuvälineissä ja on edullinen. Tiedonsiirto 2 suunt. 1 jakokirjaksi Muutostietojen päivitys etukäteen lehtien tultua tavoitettavuus reitillä 1 suunt. Huono 5 10 160 400 Tekstiviestin max. pituus merkkeinä Paperilla Digitaalisena Laajennettavuus saamat muutostiedot Tietojen tarkistus til.järjestelmästä Kannettavuus Kuva 1. Nykyinen tilanne: jakajille on jakokirjat ja päivitystiedot tulevat lehtinippujen mukana. Huonot puolet löytyvät tiedonsiirron ja tietojen päivitettävyyden puolelta: kun muutostiedot sisältävä postitusohjelma on tehty viimeistään alkuillasta, ei siihen enää voi tehdä täydennöksiä. Mikäli jakaja epäilee virhettä, joutuu hän soittamaan päivystykseen ja tarkastamaan asian. Muutostietojen mukana ei myöskään voi lähettää mitään sellaista tietoa, joka jakajilla tulisi olla ennen lehtien saapumista. Vaikka päivitykset pyrittäisiin tekemään siististi, joudutaan jakokirja toisinaan uusimaan kokonaan. Jakokirja on myös yhteinen varajakajan kanssa, jolloin sitä on säilytettävä paikassa, josta myös varajakaja sen helposti saa käyttöönsä. 4

2.2 Telefax Kuvassa 2 esitetään telefaxin tarjoamia mahdollisuuksia toimia muutostietojen välittäjänä. Tässä oletetaan, että laite on jakajalla kotona kytkettynä modeemin avulla normaaliin puhelimeen. Ratkaisussa on etuna lähinnä vain muutostietojen päivitettävyys etukäteen kotona jolloin jakamisen voi aloittaa heti lehtien tultua. Tiedonsiirto 2 suunt. Laitekustannus/jakaja (kmk) 1 jakokirjaksi Muutostietojen päivitys etukäteen 1 suunt. lehtien tultua 5 10 Laajennettavuus Tietojen tarkistus til.järjestelmästä tavoitettavuus reitillä Huono 160 400 Tekstiviestin max. pituus merkkeinä Paperilla Digitaalisena saamat muutostiedot Kannettavuus Kuva 2. Muutostietojen välittäjänä telefax laite. Telefax ei siis yksinään käy jakokirjaksi tai voi olla mukana kannettava laite, kuten ei se myöskään tarjoa laajennusmahdollisuuksia. Mutta jos mukaan otetaan ns. autofax laitteet, joihin viestin saa lähetettyä langattoman puhelinverkon (GSM) avulla, on esimerkiksi jakajan tavoitettavuus jo aivan toinen. Toisaalta telefaxilla voidaan myös lähettää koko jakokirja jakajalle, mikä saattaisi olla käyttökelpoinen tapa varajakajatilanteissa. 2.3 Hakulaite Hakulaite (kuva 3) edustaa pientä ja helposti käyttöön otettavaa laitetta, jolle viestejä voidaan lähettää langattomasti. Laitteet ovat hyvinkin edullisia (alle 500, ), mikäli käytössä on laite, jolle voi lähettää ainoastaan merkkiäänen tai puhelinnumeron tiedoksi siitä, että vastaanottajan olisi syytä ottaa yhteyttä ko. numeroon tai muuhun ennalta sovittuun paikkaan. Tekstiviestejä vastaanottavan laitteen hinta nousee jopa 2000 markkaan. Tekstiviestin pituus on korkeintaan 400 merkkiä. 5

Ermes kaukohakuverkon puitteissa voi tekstiviestin pituus olla jopa 1000 merkkiä /1/. ErMailpalvelu on tulevaisuudessa toimiva lähes kaikkialla Euroopassa ja osin myös sen ulkopuolella. Tällä hetkellä kuuluvuusalue kattaa vain Etelä Suomen suurimmat kaupungit ympäristöineen. ErMail palvelu vaatii myös omat hakulaitteensa, joita on tällä hetkellä myynnissä NEC ja Motorola merkkisiä. Hinnaltaan nämä laitteet ovat n. 2000 mk. Hakulaitteella on siis kaksi käyttötapaa: 1) jakajaa voidaan pyytää soittamaan, jolloin hänen on löydettävä puhelin, tai 2) lähetetään muutostiedot tekstiviestejä lähettävän laitteen avulla. Yhden viestin merkkimäärä ei ehkä aina riitä kaikkien muutostietojen välittämiseen, vaan viestejä olisi lähetettävä useita. Monen viestin selaaminen pieneltä näytöltä voi olla hankalaa, ja tavallista jakokirjaa tarvittaisiin edelleen. Joihinkin tekstihakulaitteisiin voidaan yhdistää printteri, johon viestit voi tulostaa. Tällöin kaukohaku toimii kuten langaton telefax laite. Taulukkoon 1 on koottu muutamia tekstihakulaitteita ja niiden ominaisuuksia. Laitemyyjien mukaan hakulaitteiden kysyntä on nykyisin vähäistä johtuen ilmeisesti NMT/GSMpuhelimien yleistymisestä. Toisaalta esimerkiksi Motorolalla on myös laite, jolla voi myös vastata kutsuihin, ns. Tango Two Way Pager. Tätä mallia ei ole (ainakaan vielä) kuin USA:n markkinoilla /2/. Se voi vastaanottaa ja tallettaa jopa 100 000 merkkiä, ja sen voi yhdistää RS 232 liitännällä mikroon ko. tietomäärän tulostamista tai vastausviestien lähettämistä varten. Myös edellä mainittu ErMail palvelu lisännee hakulaitteiden kiinnostavuutta. Tiedonsiirto 2 suunt. Laitekustannus/jakaja (kmk) 1 jakokirjaksi Muutostietojen päivitys etukäteen lehtien tultua tavoitettavuus reitillä 1 suunt. Huono Tekstiviestin max. pituus merkkeinä 5 10 160 400 Paperilla Digitaalisena Laajennettavuus saamat muutostiedot Tietojen tarkistus til.järjestelmästä Kannettavuus Kuva 3. Muutostietojen välittäjänä hakulaite. 6

tavoitettavuuden kannalta hakulaite edustaa käyttökelpoista ja edullista ratkaisua. Hakulaitteisiin pystyy myös lähettämään keskitetysti saman viestin usealle eri vastaanottajalle suoraan mikrotietokoneesta. Ilmaisen PC:stä tekstiviestejä lähettävän ohjelman saa esimerkiksi Telen WWW sivuilta (http://www.tele.fi/kaukohaku). Näin voitaisiin viestiä esimerkiksi tuotannon viivästymisestä. Taulukko 1. Tekstihakulaitteita ja muutamia niiden ominaisuuksia. Hakulaite Hinta Viestejä muistissa Viestin max. pituus Rivejä / merkkiä näytöllä Muuta Motorola Scriptor 1590, 1200 2 riv. max. 1200 merkkiä muistissa Motorola Advisor 40 6000 4 riv. max. 7350 merkkiä muistissa Philips PRG 2310 1990, 99 1000 5/8 riv. /26 Nokia Finder FM 210 60 160 4 riv. /80 RS232 liitäntä Nec 20B 950, 16 120 1 riv./16 2.4 GSM puhelin GSM puhelin (kuva 4) on jo nykyisin hyvin laajalle levinnyt, ja monella jakajallakin on joko oma tai työnantajan kustantama puhelin käytössään. GSM puhelimelle voi lähettää vain 160 merkin mittaisia tekstiviestejä, ja laitteen muistikapasiteetti (toistaiseksi) ei riitä kuin 5,6,tai 12 viestin tallettamiseen, mutta kehitystä tapahtunee varmaan juuri muistikapasiteetin kasvamisessa. Hinnaltaan GSM puhelimet halpenevat koko ajan. Syksyllä 1996 niitä on saanut jopa 1700 markalla. Laite ei sinällään käy jakokirjaksi, mutta se tarjoaa monia laajennusmahdollisuuksia: GSMpuhelimen avulla datasiirto ja telefaxien lähetys on mahdollinen suoraan mikroon tai taskutietokoneeseen (PDA, Personal Digital Assistant). Telefax sanomia voidaan lähettää myös ns. auto fax laitteisiin. Datasiirrossa tarvitaan lisälaite, ns. datasovitin (PCMCIA modeemikortti ja välikaapeli) puhelimen ja tietokoneen välille. Näiden hinnat ovat vielä melko korkeita johtuen osaltaan kysynnän vähäisyydestä. Datasovittimia ei myöskään ole tarjolla kaikilla GSM puhelinvalmistajilla. Laitteiston hinta kaksinkertaistuu, sillä datasovittimien hinnat ovat 2000 3000 mk:n välillä /3/. Datasiirrossa on lisäksi huomattava, että yhteysajat saattavat muodostua pidemmiksi kuin puheluissa, jolloin myös tehokkaalle lisäakulle olisi käyttöä. Datasiirto on nopeimmillaan vain 9600 bittiä sekunnissa. Yhteysaikaa kasvattaa esimerkiksi kenttävoimakkuuksien vaihtelu, jota esiintyy, jos yhteyttä yritetään ylläpitää liikkuvasta autosta käsin. Tämän vuoksi suositellaan auton pysäyttämistä datayhteyksien ajaksi /3/. tavoitettavuuden parantamiseksi GSM puhelin tarjoaa parhaat mahdollisuudet, koska tiedonsiirto on kaksisuuntaista. Jakajaan voidaanjakokierroksen aikana olla yhteydessä myös normaalilla puhelinsoitoilla esimerkiksi jakelupäivystyksestä. Myös jakajan yhteydenotot päivystykseen helpottuvat, kun yhteydenoton voi tehdä mistä tahansa. Jo nyt on käytössä 7

puhelinpäivystysautomaatteja (esim. Postin LehtiNet), joissa on valmiita viestejä soittajille. Nämä voivat olla tietoja häiriöistä ja muista jakelun suorittamiseen vaikuttavista asioista. Toisaalta yksi GSM puhelimen haittapuolista voi olla akun kesto, varsinkin kylmässä. Nykyisin on GSM puhelimiin saatavissa vain ns. metalli tai Litium akkuja, joista jälkimmäiset eivät kestä oikeastaan ollenkaan alle nollan meneviä lämpötiloja, vaan varaus häipyy hyvin pian. Sen sijaan jälleenmyyjän arvion mukaan metalliakkujen varausajan lyheneminen kylmyyden johdosta on vain noin 10 %. Kaikkein paras akkutyyppi, Ni Cd akku ei reagoi lämpötilaan juurikaan, mutta sitä ei käytetä enää kuin lähinnä NMT 450 puhelimissa. GSM puhelimien yhteydessä on muistettava myös, että niitä ei ole tarkoitettu pidettäväksi sateessa. Jos puhelinta pidetään esimerkiksi vyöllä, takin alla ulkona liikuttaessa, vältetään kylmän ja sateen aiheuttamat ongelmat. Tiedonsiirto 2 suunt. 1 jakokirjaksi Muutostietojen päivitys etukäteen lehtien tultua tavoitettavuus reitillä 1 suunt. Huono 5 10 160 400 Paperilla Tekstiviestin max. pituus merkkeinä Digitaalisena Laajennettavuus Tietojen tarkistus til.järjestelmästä saamat muutostiedot Vaatii lähes aina, että kummassakin päässä on ihminen Kannettavuus Kuva 4. Muutostietojen välittäjänä GSM puhelin. 2.5 Mikrotietokone (PC) ja modeemiyhteys Kuvan 5 laitekokoonpano, PC ja printteri modeemiyhteyden päässä kotona, tarjoaa mahdollisuuden muutostietojen lähettämiseen ja jakokirjan päivittämiseen kotona jo ennen jakelun aloittamista. Mikäli käytettävissä on printteri, tiedot voi myös tulostaa paperille. Jos haluttaisin päästä eroon käsin tehtävistä korjauksista, tilaaja tai yhteisjakelurekisteriin liittyvän jakokirjasovelluksen tulisi olla sellainen, että tuloste olisi uusi jakokirja kokonaisuudessaan tai vähintään kaikki muuttuneet sivut tulostettaisiin kokonaan. Tällöin tietenkin tiedonsiirtoajat pitenisivät oleellisesti, mutta tällä ei olisi juurikaan kustannusvaikutuksia, sillä yöaikaan tehtävä tiedonsiirto modeemia käyttäen maksaa vain yhden yhteyden verran riippumatta sen pituudesta. 8

Vaikka kuvan 5 kuvion ala näyttää suuremmalta kuin esimerkiksi telefaxin tapauksessa (kuva 2), ei käytännössä suuria eroja ole paljon. Merkittävin ero on laajennettavuus: tiedonsiirto mikroon käy siis myös GSM:llä tai mikrosta voidaan ladata tiedot kannettaan taskutietokoneeseen (PDA). Lisäksi erona on PC:n kaksisuuntaisuus tiedonsiirrossa: PC:stä voi olla yhteys suoraan esimerkiksi yhteisjakelurekisteriin, josta tietojen tarkistaminen käy helposti, tosin vain kotoa ennen jakokierroksen aloittamista. Laitteiston hinta on moninkertainen telefaxiin verrattuna, varsinkin jos mukaan lasketaan vielä tulostimen hinta (1500, tai enemmän). Sen sijaan jakohuoneessa PC/printteri yhdistelmä on omiaan, sillä kustannukset jakautuvat usean jakajan kesken. Tällöin esimerkiksi PDA:n käyttö digitaalisena jakokirjana on varteenotettava vaihtoehto. Jakaja voisi ladata tiedot omaan PDA:hansa automaattisesti jakohuoneen mikrosta. Vain kotona Tiedonsiirto 2 suunt. Laitekustannus/jakaja (kmk) 1 jakokirjaksi Muutostietojen päivitys etukäteen lehtien tultua tavoitettavuus reitillä 1 suunt. Huono Tekstiviestin max. pituus merkkeinä 5 10 160 400 Paperilla Digitaalisena Laajennettavuus saamat muutostiedot jaon aikana Tietojen tarkistus til.järjestelmästä Paperilla hyvä, laitteella huono Kannettavuus Kuva 5. Muutostietojen välittäminen jakajan kotona olevan PC:n ja modeemin välityksellä. 9

2.6 Taskutietokone (Personal Digital Assistant PDA) Taskutietokone eli PDA (kuva 6) on pikkumikro, joka parhaimmillaan pystyy lähes samoihin toimintoihin kuin isot pöytämikrot. PDA:t on suunniteltu monenlaiseen pienimuotoiseen henkilökohtaiseen tietojenkäsittelyyn normaalin mikrotietokoneen rinnalle. Ne ovat ajankäytön hallintalaitteita, organisaattoreita ja sisältävät perusmuodossaan ns. PIM ohjelmistoja (PIM = Personal Information Management). PDA mahdollistaa digitaalisen jakokirjan (kuva 7). Laitteet ovat kooltaan melko pieniä ja kevyitä (alle 400 g), eivät kaikki tosin mahdu kovin pieneen taskuun, mutta autoa käyttävälle jakajalle ne sopisivat varsin hyvin. Laitteiden muoto on yleensä avautuvan kirjan tapainen, jossa toisella sivulla on näyttö ja toisella näppäimistö, paitsi Applen Newton ja USR Palm Pilot, jotka ovat ns. yhdenkäden pystymallisia laitteita. Jakokirjakäytössä laitteen ominaisuuksiin tulisi myös kuulua näytön taustavalaisu, jotta sitä voisi lukea hämärässä tai pimeässä. Tätä ominaisuutta ei kaikissa laitteissa kuitenkaan ole johtuen lähinnä kai virransäästösyistä. a b c Kuva 6. a) Applen Newton Message Pad 130 b) Psion 3a kytkettynä GSM puhelimeen, c) Zaurus ZR 5800. Suomesta saatavien laitteiden hinnat sijoittuvat GSM:n ja PC:n väliin, mutta mikäli PDA:n ominaisuuksia halutaan laajentaa esimerkiksi langattomalla datasiirrolla, on GSM:n ja yhteyskaapelien hankinta lisättävä kustannuksiin. Taulukkoon 2 on koottu muutaman PDAlaitteen ominaisuuksia /4,5,6/. Jakokirjana käyttö vaatii oman sovelluksen tekoa PDA:han, mikä ei liene ylivoimaista, sillä useimmiten laitteeseen kuuluu myös sovelluksenteko ohjelmistoja. Kannattaa myös huomioida, että Microsoft on tuonut markkinoille uuden käyttöjärjestelmän, Windows CE:n, joka on nimenomaan tarkoitettu tällaisiin pieniin käsikoneisiin. Tämä omalta osaltaan lisännee näiden laitteiden tuloa markkinoille sekä helpottanee sovellusten tekoa. Windows CE on käytössä mm. Compaqin PDA:ssa (Compaq PC companion) /7/. 10

Tiedonsiirto 2 suunt. Laitekustannus/jakaja (kmk) 1 vaatii sovelluskehitystä jakokirjaksi Muutostietojen päivitys etukäteen tavoitettavuus reitillä lehtien tultua 1 suunt. Huono 5 10 160 400 Tekstiviestin max. pituus merkkeinä Paperilla Digitaalisena Laajennettavuus saamat muutostiedot Tietojen tarkistus til.järjestelmästä Kannettavuus Kuva 7. Taskutietokone (PDA) muutostietojen välittäjänä. PDA:n muoto on seikka, jolla on myös merkitystä jakokirjakäytössä. Ns. yhdenkäden kapea laite on varmasti käyttökelpoisempi mukana kannettaessa, mutta auto käytössä kelpaa hyvin myös kaksiosainen näppäimistöllä varustettu laite, joita tällä hetkellä näyttäisi olevan enemmän markkinoilla. Pieniä taskumikroja on monilla valmistajilla. Esimerkiksi Ruotsissa on yritys nimeltä Abonnent Data ryhtynyt kehittelemään digitaalista jakokirjaa, jonka perustaksi on valittu Fujitsun laite (kuva 8). Tiettävästi tätä järjestelmää ei ole kuitenkaan vielä todellisessa käytössä. Kuva 8. AbonnentData AB:n kehittelemä digitaalinen jakokirja. 11

Taulukko 2. PDA luokkaan kuuluvia laitteita ja niiden ominaisuuksia. HP OmniGo 100 HP 200LX Palmtop PC Psion Series 3a Apple/Newto n Message Pad 130 Sharp Zaurus ZR 5800 USR Palm Pilot PDA Hinta 2600, $ 600 800 3000, 5750, 4300, $ 299 369 Koko (l x k ) mm 153 x 96 160 x 86 166 x 88 102 x 203 170 x 99 81 x 120 Paino (g) 330 312 279 480 386 163 irda portti ei on ei on on ei Sarjaliitin on on on on on on PDA PC yhteys mahdollista / tulossa GEOS SDK, John Feras/IZL HP Connectivit y Pack/HotSy nc kyllä, OVAL (VisualBasic yht.sopiva kieli), OPL (Basictyyp. kieli), C PCMCIAkorttipaikka on on oma Ssd on on ei Käyttöjärjestelmä GEOS 2.0 MS DOS EPOC/16 Newton 2.0 GUI Palm OS Näytön koko 64 x 64 640x200 pix 128 x 44 96 x 72 mm 102 x 66 mm 160 x 160 pix mm mm Näytön valaisu ei ei on on Kosketusnäyttö on ei kynällä on Omat sovellukset / ohjelmointikielet ei tietoa ei tietoa DOS pohjainen HP F1021Bliitäntäpakkaus PsiWinohjelmisto Newton Toolkit omien sovellusten tekoon Revealer Connection Utility 2.1 (for Mac or Windows) on, ZR AP1, ZR PL2, myös Copy/ Paste Clipboardin kautta kyllä, Code Warrior for Pilot (Mac), Palm OS Conduit SDK (Win/PC) helppo: HotSync ns. yhden napin toiminto 2.7 Kynätietokone Kynä PC (Norand Pen*Key) (kuvat 9, 10) eroaa PDA laitteesta lähinnä siinä, että se vastaa teholtaan normaalia mikrotietokonetta (prosessorina 486, 50 MHz) ja että siihen saa normaalin käyttöjärjestelmän, esim. MS DOS ja Windows. Jakokirjasovellus, kuten muutkin sovellukset, on kuitenkin tehtävä itse. Laitteet on suunniteltu raskaaseen käyttöön, ja ne kestävät hyvin suuria lämpötilaeroja ( 30/ 20... +50/70 C, pienemmät arvot ovat toimintalämpötila), pudotuksia sekä jopa sadetta. Näyttö on taustavalaistu. Käyttöliittymä voidaan tehdä sormin ohjailtavaksi, jolloin kynää ei tarvita juuri lainkaan, ja toimintojen suorittaminen on helpompaa esimerkiksi liikkeellä ollessa. Tiedot laitteeseen voidaan syöttää suoraan PC:stä, modeemin avulla tai GSM puhelimen avulla datasiirtona. Laitteisiin voidaan liittää monenlaisia lisäosia, mm. viivakoodilukija ja GPS paikannin. Laitteen haittapuoli on hinta: riittävän kokoisella näytöllä (240 x 320 pix) varustettu laite maksaa noin 14000,, ja siihen ei kuulu mitään lisälaitteita, kuten telakointiasemaa, autotelinettä, verkkolaitetta tai vara akkuja eikä sovelluksia. Myös laitteen paino, 623 g, on suurempi kuin esimerkiksi PDA:lla. 12

Kuva 9. a) Norand Pen*Key 6100, b) laite kytkettynä GSM puhelimeen. Tiedonsiirto 2 suunt. Laitekustannus/jakaja (kmk) 1 vaatii sovelluskehitystä jakokirjaksi Muutostietojen päivitys etukäteen lehtien tultua 1 suunt. 5 10 Laajennettavuus jaon aikana Tietojen tarkistus til.järjestelmästä Kuva 10. tavoitettavuus reitillä Huono 160 400 Tekstiviestin max. pituus merkkeinä Paperilla Digitaalisena saamat muutostiedot Ns. kynä PC (ja modeemi) muutostietojen välittäjänä. Kannettavuus 2.8 GSM puhelimen ja taskutietokoneen yhdistelmä (communicator) Pisimmälle menevää tekniikkaa edustaa GSM puhelimen ja PDA:n valmis yhdistelmä, josta tunnetuin esimerkki on kuvan 11 Communicator. Pääasiallisin ero PDA:han on sisäänrakennettu datasiirto ominaisuus (kortti). siis tarvita erillistä lisäkorttia data tai fax lähetyksiä varten. Näitä laitteita on toistaiseksi Suomen markkinoilla vain kaksi: Nokian Communicator 9000 ja HP:n OmniGo700. Suurimpana erona näillä kahdella vaihtoehdolla on se, että Nokian laitteessa puhelin on kiinteä osa kokonaisuudesta, kun taas HP:n mallissa GSM puhelin (Nokia 2110 tai muu Nokia yhteensopiva puhelin) on irrotettava. Toinen eroavaisuus on, että HP OmniGo 700 13

on hyvin tietokonemainen laite, kun taas Nokian laite edustaa nimensä mukaisesti monipuolista viestintä. Taulukkoon 3 on koottuna tietoja näistä kahdesta laitteesta. Communicator on hyvin kompakti ja pienikokoinen, onhan se vain vanhempien kännyköiden kokoinen. Tekstiviestit ja faksit voi lukea myös laitteen sisältä löytyvältä isohkolta näytöltä, johon ne paremmin mahtuvat. Laitteen sisältämät sovellukset (PIM ohjelmat) on tehty ns. henkilökohtaiseen käyttöön, kuten PDA laitteissakin. Jakokirjana käyttö vaatisi oman sovelluksen tekemistä GEOS käyttöjärjestelmä ympäristöön. HP:n OmniGo700 ja GSM puhelin ovat irrotettavissa toisistaan, jolloin yhdessä hieman paksun oloinen paketti muuttuu pieneksi PDA:ksi ja normaalin pieneksi GSM puhelimeksi. Tämä on kätevää silloin, kun tarvitaan vain jompaa kumpaa laitetta. Ja investointina pelkän PDA osan hankkiminen on edullisempaa, jos jakajalla jo on yhteensopiva GSM puhelin. HP:n laitteessa on paljon enemmän näppäimiä, esimerkiksi erilliset numero ja funktionäppäimet. Lisäksi siinä on kehittynyt HP laskin ja taulukkolaskin sovellus Lotus 1 2 3 muiden tyypillisten PDA sovellusten lisäksi. Dos pohjaisten sovellusten käyttö on mahdollista joko sisäänliitettävillä korteilla tai PC:stä lataamalla. Myös tähän laitteeseen olisi jakokirjasovellus itse tehtävä, mutta ehkä helpommin, koska käyttöjärjestelmä on MS DOS 5.0. OmniGo700 laitteen PDA osa on siis vastaava kuin HP LX200, mutta lisättynä sisäänrakennetuilla, langattomaan GSM yhteyteen tarvittavilla osilla, jolloin ei tarvita mitään erillisiä kaapeleita tms. lisälaitetta. Taulukko 3. Nokia Communicator 9000 ja HP OmniGo 700. Ominaisuus Nokia Communicator 9000 HP OmniGo 700LX Käyttöjärjestelmä GEOS 3.0 MS DOS 5.0 Muisti / ohjelmisto 4 MB 4 MB Muisti / käyttäjä 2 MB 2 MB Paino 397 g 397 g Koko (p x l x k) mm 174 x 65 x 36 183 x 87 x 57 Hinta n. 9000, n. 6500, + puhelin 14

Tiedonsiirto 2 suunt. Laitekustannus/jakaja (kmk) 1 vaatii sovelluskehitystä jakokirjaksi Muutostietojen päivitys etukäteen lehtien tultua 1 suunt. 5 10 Laajennettavuus tavoitettavuus reitillä Huono 160 400 Paperilla Tekstiviestin max. pituus merkkeinä Digitaalisena saamat muutostiedot Kannettavuus Kuva 11. Taskutietokoneen ja GSM puhelimen valmis yhdistelmä, communicator, muutostietojen välittäjänä. 15

3. Kustannukset Seuraavassa tarkastellaan tiedonsiirtohintoja kahden eri yhtiön tarjoamina. Mukana ovat Finnetyhtiöihin kuuluva Radiolinja Oy sekä Telecom Finland Oy (Tele). Finnet yhtiöön kuuluvat myös maamme 46 puhelinyhtiötä. GSM hintoina on pyritty esittämään keskiarvoja näiden kahden operaattorin hinnoista. Laskelmissa käytetty paikallispuhelumaksu on Helsingin Puhelin Oy:n (HPY) hinta. Kaikki esitetyt hinnat ovat verollisia. Tekstiviestien (SMS sanomien) lähettäminen GSM puhelimen avulla on mahdollista, jos ko. ominaisuus on kytketty. Operaattoreiden hinnoittelutavat poikkeavat toisistaan, ja palvelujen suoranainen hintavertailu on siksi vaikea. Radiolinjan kalleimman palvelupaketin avaus (sisältää mm. tekstiviestin, faksi ja datapuhelujen mahdollisuuden) maksaa 400 mk. Telen puolella on käytäntönä, että eri ominaisuuksilla on omat kytkentämaksunsa. Esimerkiksi tekstiviesti ja faxsekä datapuhelujen lähetys sekä vastaanotto maksaa yhteensä 4 x 48,80 = 195,20 mk. GSMpuhelimella lähetettävän SMS viestin hinta on 92 99 penniä/viesti (operaattorista riippuen). Mekstiviestejä voi lähettää myös PC ohjelmalla joko kiinteän modeemiyhteyden tai GSMdatayhteyden avulla, ja tällöin hinta on toinen. Finnet yhtiöiden Infotel palvelun (valikko, kytkentä ja sovituspalvelu, joka tarjoaa pääsyn monipuolisiin tietoverkkopalveluihin) kautta hinta muodostuu kahdesta eri komponentista: normaalin modeemiyhdeyden Infotelkustannuksista sekä Infotelin kautta käytettävän tekstiviestipalvelun käyttökustannuksista seuraavasti: Arkisin 7 17 Muulloin Infotel modeemiyhteyskustannukset 36 p/min + ppm 18 p/min + ppm Infotel tekstiviestipalvelun kustannukset 12,90 mk/min 12,90 mk/min 12 sek. mittaisen viestin kokonaiskustannus 3,14 mk/kpl 3,10 mk/kpl PC lähetysohjelman modeemiyhteydellä käyttämän tekstiviestin kustannus on 12,90 mk/min palvelun käytön ajalta. Käyttö muodostuu seuraavasti: aloitusaika (max. 5 sek), viestin lähetys (n. 4 sek/viesti) ja lopetusaika (max. 3 sek). Tältä osin yksittäisen viestin lähettämisen hinnaksi tulee enintään n. 2,58 mk/kpl + Infotel modeemiyhteyskustannukset. Mikäli lähetetään ryhmälle sama viesti, on yksikkökustannus tällöin pienempi, esimerkiksi 100 viestin ryhmälähetys on noin 0,98 mk/kpl + osuus Infotel modeemiyhteyskustannuksista. Jos modeemilähetystä käytetään GSM puhelimen (ja PCMCIA kortin) avulla ottamalla GSMdatayhteys, veloitetaan tällöin normaalit GSM datapuhelun kustannukset Infotel kustannusten lisäksi (GSM data puhelu: norm. GSM puhelukustannukset liittymätyypistä riippuen + 1,65 /0,88/0,53 mk/puhelu, Telellä 0,68 mk/puhelu, vuorokauden ajasta riippuen). Myös Telen hinnaston mukaan GSM tekstiviestien hinnat vaihtelevat lähetystavasta riippuen. Telen matkapuhelimesta tehty vakio tai PC menuviestin lähetys maksaa 2,73 / 0,99 mk/min ajankohdasta riippuen. PC ohjelmilla tehty viesti sen sijaan hinnoitellaan 2,44 mk/viesti. Muista verkoista tapahtuviin lähetyksiin lisätään aina vielä paikallispuhelumaksu. Kaukohakulaitteen (Tele) käytöstä aiheutuvat kulut muodostuvat laitekohtaisista kytkentä ja kuukausittaisista perusmaksuista sekä lähetyskohtaisista liikennemaksuista seuraavasti /8/: 16

Liittymä Kytkentämaksu Perusmaksu mk/kk mk Tekstihaku 61,00 80,52 Tekstihaku, ryhmä (25 laitetta/ryhmä) 61,00 200,08 ErMail liittymä 61,00 61,00 Liikennemaksu mk /lähetys Tekstiviesti palvelukeskuksen kautta 3,42 + ppm = 3,90 Tekstihaku modeemien kautta 2,44 + ppm = 2,92 Tekstihaku Mailnet 400/Telesammon kautta 2,44 + ko. verkon liikennemaksu ErMailissa perushintaan sisältyy 100 kpl internetin tai UCP modeemiyhteyden kautta lähetettyjä viestejä/kuukausi. Ylimenevistä laskutetaan 2,44 mk/viesti + ppm. Jos vastaanottavat laitteet on kaukohakukeskuksessa ohjelmoitu samaan ryhmänumeroon kuuluviksi, voidaan sama viesti lähettää kerralla näihin laitteisiin ja maksu tulee vain yhdestä lähetyksestä. Ryhmäkoko on 25 laitetta. Mikäli hakulaitteet hankitaan siten, että niissä on sama ns. pocsaq koodi, on ryhmän koko rajoittamaton. Tällöin myös kuukausittainen perusmaksu on vain yhden laitteen hinnan mukainen. ErMail laitteista on myös mahdollista tehdä ryhmiä kaukohakukeskuksessa. Jokaiseen ErMail liittymään on myös tulossa oma internet osoite, jolloin viestin lähetys tähän osoitteeseen, tuo sen kyseiseen hakulaitteeseen. Telefaxin hinta määräytyy yhteysajan perusteella päiväaikaan, mutta klo 17 jälkeen on maksu puhelukohtainen. Paikallispuhelumaksut (ppm) saattavat hieman vaihdella puhelinyhtiökohtaisesti, mutta HPY:n alueella ppm on noin 0,50 mk/sykäys/7 min päivisin ja muulloin ppm on vain yksi sykäys, eli 0,50 mk puhelua kohden. Mikäli tiedonsiirtoon PC:lle käytetään modeemiyhteyttä kiinteässä verkossa, ovat siirtomaksut samat kuin normaalissa puhelin tai telefax liikenteessä, eli noin 0,50 mk/yhteys iltaisin ja öisin. Jos taas siirto tapahtuu GSM verkkoa käyttäen, muodostuvat maksut kuten GSM puhelut ja data siirrot. Tietoliikennekulujen tarkkaa suuruutta on vaikea arvioida, koska ne muuttuvat ja vaihtelevat mm. operaattorikohtaisesti, ja yrityksillä voi olla mahdollisuus neuvotella hinnastojen mukaisista maksuista poikkeavat sopimukset itselleen. Lisäksi eri vuorokaudenaikaan on eri hintoja. Jako voi olla tehty joko kahteen tai kolmeen aikavyöhykkeeseen. Jakelun kannalta on kuitenkin positiivista, että öisin (klo 22 7) kaikki hinnat ovat halvimmillaan. Taulukkoon 4 on kerätty eri tiedonsiirtotavoista aiheutuvia yksikkökustannuksia, joiden avulla on arvioitu eri tiedonsiirtotapojen kokonaiskustannuksia jakajaa kohti vuositasolla. Missään arviossa ei ole otettu huomioon investointikustannuksena sitä, mitä jakeluyhtiön tai lehden omien tilaajarekisterijärjestelmien yhdistäminen automaattiseen tiedonsiirtoon vaatisi. Tämä arvio on tehty seuraavin oletuksin: muutostietojen määrä: 1 kpl/ pv/jakaja (=356 lähetystä/vuosi) kerran viikossa lähetetään ryhmäviesti (=52 lähetystä/vuosi) laitteiden investointihinta jaetaan joko 2 vuodelle (GSM + communicator) tai 3 vuodelle (telefax, PC, hakulaite) 17

jakajiin ollaan puhelinyhteydessä ja jakaja on yhteydessä jakelupäivystykseen kerran viikossa 3 min puhelulla (vain GSM tai communicator vaihtoehto) tai jakajille lähetetään hakulaitteeseen viesti, jossa pyydetään ottamaan yhteyttä jakelupäivystykseen (vastauspuhelun kesto myös 3 min) (=(2 x 3 min) x 52). Laskennassa on siis käytetty kaavaa Kokonaiskustannus = (356 * lähetyshinta) + (52*ryhmälähetyshinta) + laitekohtaiset ylläpitomaksut/vuosi + laitteen hankintahinta jaettuna 2 tai 3 vuodelle Taulukko 4. Kustannusvertailua jakajien ja jakeluorganisaatioiden väliselle kommunikoinnille. Tiedonsiirtotapa Tiedonsiirron yksikkökustannus Telefax + modeemi, ppm (0,50 ilta/yölähetys mk/yhteys) PC + modeemi ppm (0,50 mk/yhteys) Kynä PC + modeemi ppm (0,50 mk/yhteys) Hakulaite, tekstilähetys 2,44 + ppm Hakulaite, ryhmälähetys (25 laitetta) mk/lähetys 2,44 + ppm mk/lähetys Laitekoht. ylläpitomaksut 61, + 81,52/kk 61, + 200, /kk/25 lait. Hakulaite, ErMail lähetys /2,44+ppm 61, + 61, /kk GSM puhelin/tekstiviesti 0,96 mk/kpl 60, /kk *) puhelimesta +220, GSM puhelin/ tekstiviesti 2,80 mk/kpl 60, /kk *) modeemilähetys +220, PDA + GSM puhelin n. 0,7 mk/min + 60, /kk *) /datasiirto (3 min) 0,61 mk + 220, Communicator, GSM hinnat 60, /kk *) tekstiviestit modeemilähetyksenä + 400, Laitteiden hankintahinnat 2600, 1071, 10500, 3704, 15000, 5204, 1600, 2764, Arvioitu kok.kustannus / vuosi/jakaja 1600, 1730, /jakaja + 152, ryhmälähetyksestä 1900, 1426, 2000, 2332, 2000, 2989, 4000, + 5379, 4000, **) 10000, 7222, Communicator, datasiirto 7106, Puheluiden hintoja GSM puhelu /yöaika (tav.puh. GSM) n. 1 mk/min + ppm puhelua GSM puhelu /yöaika (GSM GSM/ tav.puh.) 182, /52 á 3 min. n. 0,7 mk/min 110, /52 á 3 min. puhelua *) kk maksu riippuu liittymätyypistä, + palvelupaketin avausmaksu tekstiviesti ja data lähetyksistä **) GSM puhelin + data sovitin 18

Mikäli halutaan vertailla eri tapoja siirtää muutostieto jakajille, voidaan vaihtoehdoista todeta seuraavaa: a) Siirto kotona olevaan telefaxiin modeemin välityksellä on edullista, mutta ei paranna jakajien tavoitettavuutta reitiltä. b) Siirto kotona olevaan mikroon modeemin välityksellä on myös edullista, kustannuksia aiheuttaa pääasiallisesti laitteiston hankintahinta. Jos kyseessä on kynä PC vaihtoehto, on kustannus vielä suurempi johtuen kalliimmasta laitehinnasta. Ja edelleen, mikäli mukaan otetaan jakokirjaksi PDA, jonka voi ladata mikrosta, investointikustannukset nousevat taulukossa esitetystä noin 1300, /vuosi/jakaja. c) Muutostietojen lähetys hakulaitteeseen on kaikkein edullisin tapa saada viesti menemään jakajalle asti, ja samaa laitetta voidaan käyttää tavoittamaan jakaja jakokierroksen aikana. Tässäkin tavassa löytyy hintaeroja: ErMail liittymänä viestitys näyttäisi olevan pienin kustannuksiltaan, sillä kuukausittaiseen perusmaksuun sisältyy 100 kpl viestilähetyksiä, mutta se ei ole mahdollista kaikkialla Suomessa. d) Muutostietojen siirto GSM puhelimeen tekstiviestinä suoraan GSM puhelimesta tai PCohjelmalla GSM puhelimen välityksellä maksaa noin 1 mk/lähetys. Tämä on yllättäen kaikkein edullisin vaihtoehto (toistaiseksi?) tekstiviestien lähettämiselle. Mikäli vastaanottavana laitteena onkin Communicator, kasvaa kustannus laitteen hinnan takia melko suureksi. e) Muutostietojen välitys PDA:han GSM puhelimen datasiirtona ei ole juurikaan kalliimpaa kuin tekstiviestien lähetys. Laskussa käytetyllä 3 minuutin yhteydellä siirretään jo melkoinen määrä muutostietoja. Kustannuksia lisää jälleen laitteiden hinta, joissa on huomioitava, että GSMpuhelimen ja PDA:n välille tarvitaan ns. data sovitin. Jos ajatellaan jakajien tavoitettavuutta, ovat hakulaite ja GSM puhelin kaikkein varteenotettavimmat vaihtoehdot ja kustannuksiltaan melko tasoissa. Vain ErMail liittymänä oleva viestitys hakulaitteeseen on selvästi edullisempaa kuin GSM vaihtoehdot, mutta ErMailvaihtoehdossa on huomioitava, että sen verkon peitto on rajallinen ja toistaiseksi vain Etelä Suomen suurimpien kaupunkien alueella. Hakulaitteen haittapuolena on sen yksisuuntaisuus, mutta etuna suurempi merkkimäärä viesteissä kuin GSM puhelimella. Jos mukaan otetaan lisäoletus jakopäivystyksen yhteydenotoista ja jakajan takaisin soitoista, saadaan vuositasolla kustannuksia lisää noin 300, /jakaja molemmille vaihtoehdoille. Tässä on oletettu, että jakopäivystys soittaa tavallista puhelimesta GSM puhelimeen tai lähettää lähetyksen hakulaitteeseen. Jakaja puolestaan soittaa takaisin joko kannettavasta puhelimestaan tai puhelinkopista (3, /puhelu). Taulukon 4 lukuja tarkasteltaessa on syytä muistaa laskuissa käytetyt yksinkertaistukset ja oletukset sekä ennen kaikkea se, että hintatiedot vanhenevat pian. Lisäksi em. yksikköhinnoissa on otettu keskiarvoja kahden eri operaattorin hinnoista, ja usein vain yksi vaihtoehto. Todellisuudessa tiedonsiirto ja puheluhinnat ovat melkoinen viidakko, kun huomioidaan myös eri vuorokauden ajat ja siirtokanavat. Suurina kappalemäärinä hankittaessa laitehinnat ovat varmasti myös matalampia kuin nyt laskuissa käytetyt ovh arviot. Edellä esitetystä laskelmasta kuitenkin huomataan, että vuosikustannusta kasvattaa lähinnä laitteen hinta, ja että viestin lähetys sijoittuu hintahaarukkaan 1 3 mk. 19

4. Yhteenveto ja johtopäätökset Tässä raportissa kuvatun tieto ja viestintätekniikan soveltamisella tulee saavuttaa hyötyjä, jotka ovat aiheutuneita kustannuksia suurempia. Hyötyjä voidaan odottaa seuraavilla alueilla: jakajien työolosuhteita parantavat vaikutukset GSM ja tavoitettavuus jakelun korkean laatutason ylläpitämistä edistävät vaikutukset virheettömät tiedot, tietojen automaattinen päivitys, nopea reagointi poikkeamiin jakelun joustavuuden lisäämismahdollisuudet digitaalisessa muodossa olevien jakokirjojen tiedon siirrettävyys ja ylläpidettävyys. Taulukkoon 5 on koottu vielä yhteenvetona em. laitteiden hintatietoja sekä arvioitu niitä toimenpiteitä ja/tai työmääriä, joita ko. välineen käyttöönotto merkitsisi. Mukaan on otettu myös taulukon 4 antamista vuosikustannuksista tehty jaottelu: Ryhmä 1: Ryhmä 2: Ryhmä 3: Ryhmä 4: < 2000 mk/vuosi/jakaja 2000 3000 mk/vuosi/jakaja 3000 5000 mk/vuosi/jakaja > 5000 mk/vuosi/jakaja. Nykyisin käytössä olevalla systeemillä jakajaa ei pystytä tavoittamaan jakokierrokselta jakajan lähdettyä liikkeelle. Yksi jakajan työolosuhteita parantava seikka olisi ns. herätyspalvelu eli jakaja saa viestin siitä, milloin on aika lähteä. Tällöin esimerkiksi painossa tapahtuneen häiriön aiheuttama jakelun viivästyminen tulisi ajoissa myös jakajan tietoon eikä hän lähtisi turhan aikaisin liikkeelle. Tämän viestiminen on mahdollista sekä hakulaitteen, GSM että tavallisen puhelimen avulla. Näistä GSM puhelin antaa selvästi eniten käytettävyyttä ja laajennusvaihtoehtoja, koska viestintä on 2 suuntaista, eikä se ole paikkaan sidottua, kuten tavallisella puhelimella. Toisaalta hakulaite on tässä käytössä edullisempi, sillä esimerkiksi monelle hakulaitteelle yhteislähetyksenä tehtävä viestin siirto maksaa vain yhden viestin verran. Jos taas halutaan päästä eroon nykyisestä paperisesta jakokirjasta ja siirtyä digitaaliseen jakokirjaan, on PDA:n tai vastaavan laitteen käyttöönotto edessä. PDA:n yhteydessä keskeinen toiminnallisuuteen vaikuttava tekijä on sen sisältämien tietojen ajantasallapito: tiedot tulee saada automaattisesti sisään ja niiden tulee olla yhtäpitäviä tilaajajärjestelmän tietojen kanssa, muutoin ei saavuteta oleellista paranemista nykyiseen verrattuna. Yksi kohtuuhintainen mahdollisuus päivittää PDA jakokirjojen sisältö automaattisesti on hankkia mikrot jakeluhuoneisiin (jos jakeluhuoneet ovat olemassa). Tällöin jakajat voivat vaivattomasti ladata jakokirjan tiedot laitteisiinsa. Tietenkin on mahdollista käyttää myös GSM datasiirtoa varsinkin, jos GSM puhelin on jo käytössä. Kaikkein edistyksellisin vaihtoehto on viimeisenä esitelty communicator tyyppinen laite, jossa on sekä puhelin että taskutietokone. Kaikki ajeltavissa olevat toiminnot, eli jakajien tavoitettavuus, muutostietojen automaattinen päivittäminen ja digitaalinen jakokirja ovat yhden ja saman laitteen avulla. Nyt esitellyissä Nokian ja HP:n mallien puute on, ettei niissä ole taustavalaistua näyttöä, joten näytön lukeminen huonossa valaistuksessa on vaikeaa tai jopa mahdotonta. Myös niiden hinta on vielä korkea. Hinnat tulevat kuitenkin todennäköisesti laskemaan, samalla kun ominaisuudet oletettavasti paranevat. 20

Taulukko 5. Yhteenveto muutostietojen välittämiseen kykenevistä laitteista sekä niiden eduista ja haitoista. Väline / sijainti Hinta Käyttöönottotoimenpiteitä Telefax laite /jakajan < 2000, Vaatii modeemin (+ kotona 600, ) Hakulaite / jakaja < 2000, PC ohjelma, jolla viestit lähetetään keskitetysti (ilmainen) GSM puhelin / jakaja PC + modeemi / jakajan kotona PDA / jakaja < 2000, PC ohjelma, jolla viestit lähetetään keskitetysti (ilmainen) 10 000, Vaatii YJ rekisteristä sovelluksen, jota jakajat voivat käyttää / selata keskim. 4000, Vaatii jakokirjasovelluksen ja PC:n (jakohuoneessa), josta tiedot syötetään Kynä PC / jakaja 15 000, Vaatii jakokirjasovelluksen ja PC:n (jakohuoneessa), josta tiedot syötetään Communicator / jakaja 10 000, Vaatii jakokirjasovelluksen Kust. Muuta huomioitavaa ryhmä 1 Aikaistaa muutostietojen vastaanoton. Jatkotoiminnot kuten nykyisin. 1 Riittävä poikkeamista ja häiriöistä ilmoittamiseen. (2, jos ei käytetä Voi toimia herätyskellona. ryhmälähetystä) Jakaja tavoitetaan reitiltäkin. 1 suuntainen. Helppo ottaa käyttöön. 2 (3, jos käytetään modeemilähetystä) Riittävä poikkeamista ja häiriöistä ilmoittamiseen. Voi toimia herätyskellona. Jakaja tavoitetaan reitiltäkin. 2 suuntainen. Helppo ottaa käyttöön. 3 Kallis hankinta joka jakajalle, mutta jakohuonekäytössä hyvä vaihtoehto. Välittää muutostiedot, jotka kirjattava jakokirjaan (tai uuden jakokirjan sivun). 4 Voi toimia digitaalisena jakokirjana. Tiedot voidaan syöttää myös GSM:n avulla data siirtona osalla laitteista. 4 Kallis PDA:han verrattuna, sovelluksen teko ehkä helpompi. Kestää kovempia olosuhteita. 4 Kallis. Tiedot voidaan syöttää PC:stä tai datasiirtona GSM avulla. Jakaja tavoitetaan reitiltäkin. 2 suuntainen Digitaalinen jakokirja vaatii oman ohjelmasovelluksen tekemisen käytettiinpä mitä laitetta tahansa. Ohjelmistokehitystä vaaditaan useimpien tässä raportissa esiteltyjen ratkaisujen osalta myös tietoja syöttävien tilaaja tai yhteisjakelurekisterien puolella. Näitä kustannuksia ei ole otettu huomioon missään edellä tehdyissä laskelmissa. Toisaalta esimerkiksi Telellä on tarjota ns. Mobiilidata palveluja, joihon kuuluu mm. Mobiserverpalvelukeskus. Mobiserver on viestintäohjelmisto, joka sovittaa yrityksen operatiiviset sovellukset langattomaan viestintään esimerkiksi Mobitex, Kaukohaku, NMT ja GSM verkoissa. Kaikille jakajille ei siis välttämättä tarvitse hankkia samaa viestintälaitetta, vaan viestintätapa voi vaihdella esimerkiksi jakajan tehtävänkuvan (esim. varajakeluista huolehtivat jakajat käyttävät GSM puhelimia, muut hakulaitteita) tai alueen mukaan. 21

Taulukko 6. Kolmen perusvaihtoehdon SWOT analyysi: tiedonsiirto kotiin, GSM puhelin ja digitaalinen jakokirja (SWOT = vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet, uhat). Hyöty/ Vahvuus Heikkous Mahdollisuus Muutostiedot kotiin (telefax, PC+modeemi) jakelun käynnistyy aiempaa nopeammin, koska muutostiedot saatu etukäteen jakokirjan päivitys tehtävissä hyvissä olosuhteissa > virheiden vähentyminen jakaja ei ole tavoitettavissa jakokierroksen aikana koko jakokirja tulostettavissa pelkkien muutostietojen sijasta varajakotilanteet eri viikonpäivinä eri piirirakenne Uhka koneet tilaa vieviä ja teknisiä, jakajat eivät ehkä halua niitä kotiinsa GSM puhelin jakajalla (pelkkä puhelin) jakaja tavoitettavissa jakokierrokselta jakaja voi helposti ottaa yhteyden jakelupäivystykseen jakokirja ja jakokirjojen päivitys ennallaan muutostietojen välitys tekstiviesteinä jakelun käynnistymisestä ja etenemisestä kertovat jakajilta GSM tiedonsiirtokanavana myös PDA:han varkaudet rikkoutuminen PDA: digitaalinen jakokirja (automaattinen päivitys) jakokirjan virheettömyys talletettavissa tavanomaista enemmän ohjeita automaattinen päivitys vaatii melko kalliita investointeja ellei laitteiden yhteiskäyttö ole mahdollista (jakeluhuoneet) koko jakokirja päivitettävissä kerralla eri viikonpäivinä eri piirirakenne varkaudet rikkoutuminen jakelu keskeytyy, jos PDA rikkoutuu kesken jakokierroksen Kun jakeluorganisaatio lähtee miettimään toimintansa kehittämistä jakeluyrityksen ja jakajien välisen viestinnän ja tiedonsiirron alueella, voidaan perusvaihtoehtoina nähdä taulukossa 6 esitetyt kolme tapaa: päivitystietojen välittäminen jakajille kotiin ennen lehtien tuloa, GSMpuhelimien käyttöönotto ja digitaalisen jakokirjan käyttöönotto. Näiden vaihtoehtojen vertailu on osin keinotekoista, koska ne tarjoavat erilainen ominaisuuksia. Vaihtoehtojen jakeluorganisaatiokohtaisessa arvioinnissa onkin luonnollisesti otettava lähtökohdaksi omassa yrityksessä eniten kehittämistä kaipaavat seikat: onko jakajien tavoitettavuuden parantaminen keskeistä vai pitäisikö jakokirjojen ylläpito saada nopeammaksi ja jakokirjat virheettömämmiksi. Taulukon 6 kolmesta vaihtoehdosta GSM puhelimien hyötypotentiaalia voidaan pitää suurimpana, jos jakelun toimintaa, esimerkiksi piirirakenteiden osalta ei ole tarkoitus muuttaa nykyisestä. Puhelimen avulla kommunikointi molempiin suuntiin on mahdollista ja GSMpuhelimiin saatavissa olevien tekstiviestien avulla kommunikointia voidaan monipuolistaa. Tekstiviesteinä voidaan lähettää useita jakajia koskevia tiedonantoja ja näin voidaan myös toteuttaa muutostietojen välittäminen, jolloin jakokirjojen päivittäminen voidaan siirtää jakopiiriltä kotiin ennen jakoa tehtäväksi. Tällä hetkellä kerralla talletettavissa olevien tekstiviestien määrä on vielä suhteellisen pieni, mutta tämä on alue, jossa varmastikin tullaan näkemään kehitystä lähivuosina. 22

Jos nimenomaan jakajien tavoitettavuuden parantaminen on jakeluyrityksen tavoitteena, ovat hakulaitteet vaihtoehto GSM puhelimille. Hakulaitteet ovat tällä hetkellä kustannuksiltaan GSMpuhelimia edullisempia ja niiden etuna on myös pienikokoisuus. Todennäköisesti myös laitteiden kestävyys jakeluolosuhteissa on puhelimia parempi. Rajoituksena on viestinnän yksisuuntaisuus, johon tosin voi olla muutoksia tulossa myöhemmin. Digitaalinen jakokirja on kiinnostava vaihtoehto erityisesti, jos jos tulevaisuuden visio nykyistä paljon suuremmista päivittäistä lehtimäärävaihteluista toteutuu. Tällöin voisi esimerkiksi olla tarpeen muuttaa nykyistä kiinteää jakopiirien rakennetta niin, että vähälehtisinä päivinä reititys on ratkaistu eri tavoin ja vähemmällä henkilömäärällä kuin runsaslehtisinä päivinä. Tällainen ratkaisu tuskin olisi edes teoriassa toteutettavissa manuaalisesti ylläpidettävien jakokirjojen avulla, vaan jakokirjoja olisi ylläpidettävä keskitetysti tilaajajärjestelmän tietojen perusteella ja siirrettävä tiedot sieltä kokonaisuudessaan kulloinkin jakovuorossa olevalle jakajalle. Jakokirjojen kaikkien tietojen siirto vaatii tiedonsiirron faxiin tai mikroon ja sieltä joko tulostuksen paperille tai siirron PDA:han. Jakelun dynaamisuuden lisääminen vaatii tuekseen myös tehokkaita tapoja suunnitella jakelu ja kuljetusreittejä. Aiemmissa Sanomalehtien Liiton ja Postin projekteissa on tutkittu digitaalisten karttojen käyttöä ja käytettävyyttä jakelun suunnittelussa /8/. Tulevaisuudessa voidaan nähdä jakelunkin alueella digitaalinen suunnittelu ja ohjausketju aina jakajatasolle asti. Esimerkiksi puhelimien avulla voitaisiin seurata jakelun käynnistymistä ja edistymistä, jos jakajat lähettäisivät tästä kertovat viestit jakelupäivystykseen, jonka karttaliittymälle tieto kunkin piirin tilasta välittyisi. Digitaalisten karttojen hyödyntäminen tehostuu, kun käytettävissä ovat osoitteiden koordinaatit. Koordinaattitietojen kerääminen paikkatietojärjestelmän käyttöön on mahdollista tehdä myös itse melko edullisesti. Tähän riittää pieni GPS vastaanotin ja kannettavassa mikrossa oleva sopiva datankeräysohjelmisto. Esimerkiksi MapInfo 4.0 sisältää GPS paikantamiseen sopivan ohjelmisto osan. Jotta paikantaminen olisi riittävän tarkkaa, tarvitaan suhteellista eli differentiaalipaikannusta, jota on tarjolla YLE:n Jakelutekniikasta ns. FOKUS DGPS palveluna. Tämän palvelun hinta on n. 5000, /vuosi. Tulevaisuudessa autolla liikkuvalla jakajalla voisi olla reitin kulkemisessa opastava karttatietojärjestelmä, joka helpottaisi erityisesti uusien ja varajakeluita hoitavien jakajien työtä. Kuvaan 12 on hahmoteltu nykyinen ja tulevaisuuden tapaa hoitaa jakajien ja jakeluorganisaatioiden välinen viestintä ja muutostietojen välittäminen. Automaattisen tilaajatietojen välityksen ansiosta jakokirjan epätarkkuuksista ja puutteista johtuvat virheet poistuvat kokonaan. Myös jakotyön aloittaminen aikaistuu, kun manuaalista jakokirjojen päivittämistä ei tarvita. Jakaja voi tarvittaessa on yhteydessä jakelupäivystykseen ja päinvastoin, jolloin erilaisten poikkeustilanteiden ratkaiseminen aiempaa nopeammin on mahdollista. Tilaajille ja ilmoittajille pystytään tarjoamaan täsmällinen ja virheetön jakelupalvelu ja ottamaan mahdollisesti mukaan myös uusia, sanomalehden asemaan tukevia jakelupalveluita. 23

Tilaajarekisteri Postitusajo Postitusajo Tilaajarekisteri Ohjaustiedot postitukseen Muutostiedot jakajalle lehtien mukana Tuotantohäiriö Muutostiedot Ohjaustiedot postitukseen Lehtien jako Lehtien jako tekemät korjaukset jakokirjaan Kyselyt epäselvyyksistä ilmoitukset poikkeamista ilmoitukset poikkeamista Päivystys Tilaajien ilmoitukset puuttuvista lehdistä Kuva 12. Muutostietojen välittyminen nykyisin ja tulevaisuudessa. 1. Viitteitä 1. Telen WWW sivut, Matkaviesti: http://www.tele.fi/matkapuh/mviesti396/s18.htm 2. Motorolan WWW sivut: http://www.mot.com/mims/mspg/products/two way/tango/ 3. Haapalainen, Ari. Surfaa ja faksaa kännykällä. Tietoverkko 6/1996, s.58. 4. Valmistajien (tai maahantuojien/jälleenmyyjien) Web sivuja (http://www.hp.com, http://psion.com, http://www.sharp usa.com/zaurus/, http://www.tria.fi (Newton)) 5. PDA Packs Power in Your Pocket. Byte 21(1996)7, ja (http://www.usr.com/palm) 6. Viisas pääsee vähemmällä. Taskutietokoneet, vertailu. Tekniikan Maailma 4/1996. 7. Compaqin WWW sivut: http://www.compaq.com/us/common/prodinfo/handhelds/ 8. Telen kaukohakupalvelut hinnasto (http://www.tele.fi/kaukohaku/) 9. Bäck, A., Karttunen, A. Yhteisjakelun jakopiirien tietokoneavusteinen suunnittelu. Loppuraportti 11.12.95. Sanomalehtien Liitto. 24