Aloitusopas Sisällysluettelo Aloitus sivu... 3 Käyttäjien lisääminen... 4 Organisaatiot ja henkilöt... 5 Tehtävät... 6 Sähköpostit... 7 Myyntimahdollisuudet - myyntiputki... 8 Pikakonfigurointi... 8 Omien raporttien tekeminen... 10 Tiedon tuonti... 11 1
Yleistä Tervetuloa webcrm käyttäjäksi. Tämä opas on suunniteltu uusille webcrm käyttäjille nopeuttamaan käytön aloitusta. Mikäli haluat tarkempia tietoja, ole hyvä ja tutustu tuotteen oppaisiin, jotka löytyvät valikosta kohdasta Ohjeet ja tuki. Järjestelmä on helppo ottaa käyttöön. Mikäli kuitenkin tarvitset apua, ole hyvä ja ota yhteyttä paikalliseen toimistoomme. Sähköposti juhani.lamminmaki@webcrm.com tai puhelin 040 7772361. webcrm muodostuu seuraavista moduuleista: Moduuli Ominaisuudet Organisaatiot webcrm järjestelmän ydin. Tallentaa kaiken Organisaatioihin liittyvän tiedon. Henkilöt Henkilöt tai kontaktit liitetään organisaatioihin. Yhteen organisaatioon voi kuulua useampia henkilöitä. Tehtävät webcrm ohjelmistolla voit hallita erilaisia tehtäviä, kuten asiakkaille tai prospekteille tehtäviä seurantasoittoja. Tehtäville voidaan kirjata tietoja esim. seurantasoiton sisällöstä. Näin muodostuu loki, josta voi myöhemmin selvittää tapahtumien kulku. Toimitukset ja tuntilistat Voit hallita myynnin jälkeisiä tapahtumia, kuten toimitusta. Voit kirjata työaikaa esim. projektin vaiheelle. Myyntimahdollisuudet ja budjetit Käyttämällä myyntimahdollisuuksia voit hallita myyntiputkea alueittain, tiimeittäin, yksilöittäin ja tuotteittain. Raportit webcrm ohjelmistolla voit luoda raportteja ilman, että tarvitsee opiskella monimutkaisia raportointityökaluja. Raportteja voidaan luoda esim. tehtävistä, henkilöistä tai kalentereista. Kalenteri Ryhmäkalenterilla voit hallita kaikkien käyttäjien yhteistä kalenteria. Kalenteritapaamisiin voidaan liittää myös asiakirjoja. Tuotteet Moduuli, johon voit tallettaa tietoja esim. asiakkaille toimitetuista tuotteista, niiden sarjanumeroista tai muista tärkeistä piirteistä. Lisäksi voi tallettaa tietoja esim. sopimuksista ja laskutuksesta. Asiakirjat ja sähköpostit Voit käyttää erilaisia mallipohjia, jotka liittävät automaattisesti tietokannan kenttiä joko sähköpostiin tai Word asiakirjaan. Esim. kun olet sopinut asiakkaan kanssa tapaamisesta, voit lähettää tapaamisvahvistuksen sähköpostilla. Sähköpostin mallipohja poimii kalenterimerkinnästä esim. tapaamispaikka, ajan, keston jne. sähköpostiin. Kaikki lähtevät sähköpostit tallentuvat asiakastietoihin. Outlook Integrointi Voit synkronoida kaikki yhteystiedot, tapaamiset ja sähköpostit Outlook sähköpostista. Jotkin moduulit ovat valinnaisia. Paikallinen webcrm toimistosi auttaa valitsemaan ratkaisuusi sopivat moduulit. 2
Tärkeä vihje: Aloita perusasioista ja tee aluksi yksinkertainen järjestelmä, jonka opit tuntemaan. Lisää sitten ominaisuuksia kun olet varma, että tarvitset niitä ja osaat perusteet. Jätä tiedon tuonti aivan alkuvaiheessa tekemättä, näin pääset paljon nopeammin liikkeelle. Kun kirjaudut järjestelmään näet oheisen kuvan mukaisen näytön kolmella ensimmäisellä kerralla. Näytöllä voit määrittää, mitä tietoja ja missä järjestyksessä aloitussivulla näytetään. Suurin osa valinnoista on itsestään selviä. Jos kuitenkin tarvitset lisätietoja, käytä on-line käsikirjoja. Aloitus sivu Kirjautuessasi järjestelmään saat eteesi aloitus sivun. Aloitus sivua voidaan mukauttaa seuraavasti: Sivun yläosan grafiikka, esim. yrityksen logo tai banneri Etusivulla näytettävät kehykset ja niiden järjestys Kehysten tietosisältö Kirjasinkoot, näytön ja painikkeiden värit Visuaalisen ilmeen asetuksia voidaan muuttaa navigoimalla Konfiguraatioon ja valitsemalla Pääasetukset ja Graafinen ilme. Bannerin alareunassa olevasta palkista pääset seuraaviin webcrm:n moduuleihin: Tehtävät Organisaatiot Myyntimahdollisuudet Toimitukset Kalenterit Hakutoiminnot Hakutoiminnoissa käytetään jokerimerkkiä haettaessa organisaatiota, henkilöä tai puhelinnumeroa. Voit siis hakea osalla tekstiä esim. haku kirjaimilla "de" antaa tulokseksi kaikki organisaatiot, joiden nimessä on "de". Mikäli ruksaat "Alkaa kirjaimilla", saat hakutuloksen, jossa näytetään organisaatiot, jotka alkavat kirjaimilla "de" tai De". Näillä toiminnoilla voit löytää nopeasti organisaatiot ja henkilöt. Sama koskee myös puhelinnumeroiden hakua. Riippuen etusivun konfigurointitavasta, haun tulokset näkyvät kehyksessä "Viimeisen haun tulokset". Klikkaamalla valitsemaasi kohdetta, voit siirtyä suotaan kyseisen tietoon. 3
Lisäpainikkeet Budjetit Vaihda henkilökohtaisia asetuksia. Valinnaisten moduulien painikkeet Mikäli olet hankkinut lisämoduuleja, niiden painikkeet ilmestyvät näytölle. Sisään tulevat sähköpostit Tuntilistat Käyttäjien lisääminen Voit lisätä käyttäjiä seuraavasti. Navigoi Konfiguraatio -> Käyttäjät. Saat eteesi käyttäjäluettelon. Napsauttamalla Luo käyttäjä, saat seuraavanlaisen lomakkeen. Pakolliset kentät ovat: Nimi Nimikirjaimet käytetään webcrm lokeissa. sähköpostiosoite Kirjautumisnimi Salasana Käyttäjän oikeustaso Alueet Hyvä tapa on täyttää kaikki kentät, esim. matkapuhelimen numeroa voidaan käyttää joustavasti sähköpostien mallipohjissa. Kun valitset myös varahenkilöt, täyttyvät nämä kohdat automaattisesti uusia tietueita luotaessa. Tätä tietoa käytetään käyttöoikeuksissa. Voit valita yhden tai useamman alueen yksittäiselle käyttäjälle. Tätä käytetään tilanteessa, jossa myynti on organisoitu alueittain ja haluat yksittäisen myyjän näkevän vain oman alueensa tietoja. Käyttäjä kuuluu käyttöoikeusryhmään, jolla rajoitetaan käyttäjän oikeuksia järjestelmässä. Lue lisää on-line käyttöoppaista. Tämä toiminto tarvitaan suurehkoilla organisaatioilla. 4
Lähetä käyttäjälle kirjautumistiedot Kun olet tallettanut käyttäjätiedot näet näytön yläreunassa seuraavanlaiset painikkeet: Voit käyttää painikkeita lähettämään käyttäjälle sähköpostilla kirjautumistiedot, katsella käyttäjän kirjautumishistoriaa ja luomaan uuden kirjautumiskoodin. Huomaa, että jos muutat käyttäjän kirjautumistietoja, on uudet kirjautumistiedot lähetettävä käyttäjälle sähköpostina. Huom!: Suosittelemme, että lähetät kirjautumistiedot vasta sitten, kun järjestelmä on kokonaan konfiguroitu ja käyttövalmis. Huomaa, että webcrm järjestelmään voi kirjautua kahta eri reittiä: Käyttämällä sähköpostissa tullutta linkkiä, jonka voit tallettaa Kirjautumalla sivustoltamme http://www.webcrm.com (Huom. asiakastilin nimi löytyy Konfiguraatio - Pääasetukset Perusasetukset) Organisaatiot ja henkilöt Kaikkien webcrm käyttäjien on nähtävä organisaatiot ja henkilöt. Voit myös nimetä termejä uudelleen yrityksellesi sopiviksi. Esim. Organisaation voit nimetä asiakkaaksi tai yritykseksi. Ohjeet nimeämiseen löydät esim. on-line oppaista tai tämän oppaan kohdasta Pikakonfigurointi. Järjestelmässäsi on valmiina yksi organisaatiotietue webcrm. Voit helposti luoda uusia napsauttamalla Luo uusi painiketta. Saat viereisen kuvan mukaisen näytön: Luodaksesi uuden tietueen, syötä lomakkeeseen tarvittavat tiedot. Alasvetovalikoista voit vaihtaa niiden kenttien valintoja, joihin on liitetty ko. valikko. Lue lisää kohdasta Pikakonfigurointi tai online oppaistamme. Muista tallettaa muutokset. Kun olet tallettanut muutokset, voit siirtyä asiakkaan pääsivulle napsauttamalla oikealla olevaa Päänäkymä painiketta. Saat eteesi asiakkaan päänäkymän: Tässä näkymässä näet yleisnäkymän asiakkuuteen. Tässä näkymässä voit luoda uusia tietoja eri moduuleihin sekä katsella tietoja. Jos haluat esim. luoda uuden henkilön, napsauta Luo henkilö painiketta. Saat eteesi seuraavalla sivulla esitetyn näytön. 5
Samoin kuin edellä, tietojen täyttäminen tapahtuu samalla tavalla. Tallenna kun olet valmis. Voit ottaa pois käytöstä vakiokenttiä tai luoda omia kenttiä tarpeen mukaan tai nimetä koko moduulin toisella termillä (Esim. Organisaatio Yritys). Tehtävät Tehtävät ovat helppo tapa hallita organisaation työtehtäviä. Tehtäviä voidaan käyttää esim. seuraaviin toimiin: Telemarkkinointi Myyntivihjeiden hallinta Myynnin seurantatehtäviin Asiakaspalveluun Tapahtumien järjestämiseen webcrm:ssä voit käyttää tehtäviä jatkuvana prosessina. webcrm tarjoaa kaikki tavanomaiset toiminnot yhdellä näytöllä, jolla säästetään aikaa tehtäviä käsiteltäessä. Yhdeltä näytöltä voit käsitellä esim.: Muistioiden historiaa Korkeintaan 15 lisäkenttä Liittää ja yhdistellä asiakirjoja Lähettää sähköpostia, muokata ja lisätä henkilöitä ja luoda kokouksia Liittää tehtäviä myyntimahdollisuuksiin ja toimituksiin osana liiketoimintaprosessia Tavanomaisesti asiakas saattaa pyytää soittamaan takaisin viikon kuluttua. webcrm antaa mahdollisuuden siirtää tehtävää 7 päivää eteenpäin painamalla +7 linkkiä. Tehtävän ajankohta siirtyy 7 päivää eteenpäin pois lukien viikonloput. Ennen kuin valitset seuraavan ajankohdan, täytät tehtävälokiin lyhyen kuvauksen keskustelusta tai muuta oleellista tietoa. Voit myös halutessasi muuttaa tehtävän kuvauskenttää, koska tehtävä asia saattaa muuttua tehtävän elinaikana. Lokiin tekemäsi merkinnät talletetaan aikaleimalla ja nimikirjaimilla. Voit lisätä lisäkenttiä tehtävälomakkeelle. 6
Sähköpostit webcrm:n sähköpostitoiminnot ovat monipuoliset. Voit lähettää sähköposteja miltei kaikista moduuleista. Lähettämäsi sähköpostit talletetaan liitettynä henkilöön tai organisaatioon. Käyttöoikeuksien puitteissa myös muut käyttäjät voivat katsella niitä. Voit lähettää henkilön tietueesta sähköpostin käyttämällä tavanomaista sähköpostiohjelmaasi (esim. Outlook), mikäli et halua, että sähköposti talletetaan järjestelmään. Suosittelemme, että asiakkuuteen liittyvät tärkeät sähköpostit lähetetään webcrm järjestelmästä. Näin toimimalla saat seuraavat edut: Sähköpostien mallipohjat ja kenttien liittäminen sähköpostiin Vakioidut sähköpostien liitetiedostot Voit kätevästi lähettää sähköposteja miltei kaikista webcrm moduuleista Voit lähettää sähköpostin kenelle tahansa tai muille webcrm käyttäjille webcrm järjestelmästä lähettämäsi sähköpostit lähtevät palvelimeltamme sinun osoitetiedoillasi. Saapuvat sähköpostit tulevat sinun omaan sähköpostiisi. Sisään tulevat sähköpostit voidaan tallettaa myös webcrm järjestelmään, mikäli olet hankkinut Outlook synkronointi mosuulin tai Sisään tulevien sähköpostien moduulin. Voit hankkia moduulit valitsemalla Konfiguraatio -> Lisenssi -> ja tee lomakkeella sopivat valinnat. Sähköpostien mallipohjat Sähköpostien mallipohjia voit luoda miten paljon haluat ja rajoittaa niiden käyttöä tietyille käyttäjille, käyttäjäryhmille, kielille tai alueille. Mallipohjien tekeminen on helppoa, mutta mikäli haluat niistä visuaalisesti näyttäviä, saatat tarvita HTML osaamista. Mallipohjien käyttö vähentää tarvetta kirjoittaa samoja vakiotekstejä uudelleen ja uudelleen sekä antaa yrityksenne visteille yhtenäisen ilmeen. Voit myös liittää webcrm moduulista tietoja sähköpostiin. Esimerkiksi voit luoda tapaamisvahvistukseen mallipohjan, joka liittää kalenterimerkinnän tiedot suoraan sähköpostiin. Kehittyneempi ratkaisu voisi olla esim. liittää tietoja myyntimahdollisuudesta sähköpostitarjoukseen. Sähköpostien mallipohjia voit luoda navigoimalla Työkalut -> sähköpostien mallipohjat. Lue lisää on-line oppaista. Sähköpostien liitteet Tallentamalla webcrm järjestelmään asiakirjoja, voit käyttää niitä sähköpostien liitteinä. Huomioi, että ruksaat kohdan, jossa asiakirja sallitaan sähköpostin liitetiedostoksi. Lähetä sähköpostia lähes kaikista webcrm moduuleista Sähköposteja voi lähettää painamalla sähköposti-ikonia. tiedot täyttyvät automaattisesti. Lisää muita vastaanottajia tai webcrm käyttäjiä vastaanottajiksi Voit myös käyttää tavanomaisia kopio (cc) tai piilokopio (Bcc) kenttiä lähtevässä sähköpostissa. Sähköpostin voi lähettää kaikista moduuleista, joissa on sähköposti-ikoni.. Sähköpostin vastaanottajan 7
Myyntimahdollisuudet - myyntiputki Myyntimahdollisuudet on tehokas tapa hallita seuraavia asioita: Seurata jokaista potentiaalista myyntitapahtumaa alusta loppuun jokaiselle myyjälle, alueelle tai tuotteelle Seurata useita myyntitapahtumia yhteyshenkilölle tai organisaatiolle mukaan Seurata, mitkä tilaukset ovat odotettavissa ja milloin sekä niiden todennäköisyys Seurata myyntituottoja useissa valuutoissa ja raportoida ne yhdessä valuutassa Seurata budjetteja henkilöittäin, tuotteittain, tiimeittäin ja alueittain Myyntiputken perustaminen Myyntiputki perustetaan määrittelemällä ensiksi myyntiprosessin vaiheet sekä tilauksen saamisen todennäköisyydet eri vaiheissa. Prosenttivaihtoehdot syötetään navigoimalla Työkalut -> Myyntiputki ja valitsemalla näytön yläreunasta Mahdolliset myyntiputken tod.näk. %. Tasot, niiden oletusarvot ja opastekstit toimivat järjestelmän pohjana. Lisätietoja löydät on-line oppaista. Voit luoda myyntimahdollisuuden asiakkaalle navigoimalla asiakkaan päänäkymään ja napsauttamalla Myyntimahdollisuudet ikonia sekä napsauttamalla Luo myyntimahdollisuus. Samoin kuin edellä, täytä lomakkeen kentät. Voit lisätä kenttiä lomakkeelle. Lue lisää kohdasta Pikakonfigurointi tai on-line oppaista. Pikakonfigurointi Tämä kappale kertoo miten voit: Muuttaa terminologiaa Lisätä uusia kenttiä Muuttaa alasvetovalikoiden sisältöä Ottaa pois käytöstä vakiokenttiä Terminologian muuttaminen Jos haluat muuttaa ohjelmistossa käytettyä terminologiaa, navigoi Konfiguraatio -> Pääasetukset -> Terminologia. Vieritä listaa kunnes löydät kohdan Organisation. Organisaation kohdalla on kais termiä, joita voit muuttaa. Jos haluat muuttaa vaikkapa organisaation yritykseksi muuta seuraavat kohdat: Organisaatio -> Yritys Organisaatiot -> Yritykset 8
Lisää lisäkenttiä Jokainen webcrm käyttäjä tallettaa tietoja, jotka ovat omalle liiketoiminnalle tärkeitä. Lisäämällä lisäkenttiä, voit tallettaa tietoa systemaattisella tavalla. Voit lisätä kaikkiaan 15 uutta lisäkenttää, jotka voivat olla lista, monivalintalista, numero, teksti, päiväys, valintaruutu tai web-linkki. Kenttiä voit luoda navigoimalla Konfiguraatio -> Lisäkentät sekä valitsemalla moduulin, johon haluat lisätä kenttiä. Voit lisätä kenttiä myös käyttäjätietoihin esim. kotiosoitteen, skype tilin nimen jne. Jos valitset Henkilöt saat alla olevan kuvan mukaisennäytön. Voit luoda nyt uuden kentän. Valitse: Tyyppi Näyttöjärjestys. Tämä vaikuttaa siihen, missä järjestyksessä kentät näkyvät näytöllä Kentän nimi. Tämä on näytöllä näkyvän kentän otsikkorivi Kentän määrittelytiedot. Lue lisää alla olevasta kohdasta. Kentän määrittelytiedot ovat seuraavat: 1. Teksti: Kaksi numeroa, joiden välissä on *. Esimerkiksi 0*50 tarkoittaa tekstiä, jonka pituus on välillä 0-50 merkkiä 2. Positiivinen kokonaisluku: Kaksi numeroa, joiden välissä on *. Esim. 1000*50000 tarkoittaa lukua, joka on välillä 1000 ja 50000 3. Päiväys: Määrittelytietoa ei tarvita. Käyttäjäkohtaiset profiilitiedot määrittävät kentän. 4. Sähköposti: Määrittelytietoa ei tarvita. Järjestelmä tarkistaa, että annetussa sähköpostissa on @ merkki 5. Valintaruutu: Määrittelytietoa ei tarvita. 6. Lista: Käyttäjä voi valita listasta yhden annetuista vaihtoehdoista. Vaihtoehdot erotetaan toisistaan * merkillä. Tyypillinen määrittely voisi olla esim.: --valitse-- * Vaihtoehto A * Vaihtoehto B * Vaihtoehto C. Listan määrittelyssä voi olla korkeintaan 5000 merkkiä. Voit lisätä listaan myöhemmin vaihtoehtoja, mutta jos muutat olemassa olevan vaihtoehdon tekstiä, viittaus tähän vaihtoehtoon häviää. Eli lomakkeilla ei näy aiemmin tehtyjä valintoja. 7. Monivalintalista: Monivalintalista antaa mahdollisuuden valita samanaikaisesti useita vaihtoehtoja. Vaihtoehdot erotellaan toisistaan yksikäsitteisellä kokonaisluvulla (0-99) esim.: 01: Optio 1 05: Optio 2 10: Optio 3 99: Muu. Suosittelemme numerointia siten, että numerointi tehdään esim. viiden välein. Uusien vaihtoehtojen lisääminen on tällöin helpompaa. Numerot toimivat yksikäsitteisinä viitteinä vaihtoehdon sisältöön. Voit muuttaa vaihtoehdon tekstiä myöhemmin, ilman että viite häviää. Voit myös muuttaa numeroidenjärjestystä ilman että viite häviää. Jos kuitenkin muutat numeroa, viite häviää. 8. web-linkit: web-linkkejä käytetään siirtymän linkin sisällön mukaiselle web-sivustolle. Lue lisää on-line oppaistamme. 9
Ota vakiokenttiä pois käytöstä Mikäli et halua käyttää kaikkia vakiokenttiä, esim. logo, voit ottaa sen helposti pois käytöstä. Navigoi Konfiguraatio -> Pääasetukset ja valitse Vakiokentät. Näytöllä voit ottaa vakiokenttiä pois käytöstä ja laittaa niitä käyttöön. Muuta alasvetolistojen sisältöä Voit muuttaa vakiokenttien alasvetolistojen sisältöä kuten Tila. Navigoi Konfiguraatio -> Pääasetukset ja valitse Alasvetolistat. Valitse moduuli, jonka alasvetolistojen sisältöä haluat muuttaa. Valitse Organisaatio/Henkilö. Edessäsi olevalta näytöltä voit muuttaa alasvetolistojen sisältöä. Omien raporttien tekeminen Voit luoda omia raportteja. Englanninkielisessä terminologiassa niitä kutsutaan sanalla Overview. Voit muuttaa terminologiaa kuten aiemmin on kerrottu. Raporttien tekeminen on suunniteltu siten, että et tarvitse ulkopuolista apua, ellet erikseen halua. Raportteja voidaan luoda niin paljon kuin halutaan ja niiden käyttö voidaan rajoittaa käyttöoikeuksilla. Halutessasi luoda raportin, navigoi Työkalut -> Raportit. Napsauta painiketta Luo raportti. Saat eteesi oikealla olevan kuvan mukaisen näytön. Valitse mistä tietotyypistä haluat raportteja, esim. Organisaatiot, henkilöt, tehtävät jne. Huom!: Kaikissa tietotyypeissä on mukana myös organisaation tiedot, koska niitä tarvitaan lähes aina. Jos kuitenkin valitset tietotyypiksi organisaation, et voi raportoida tällä raportilla henkilöitä, tehtäviä jne. Jos olet luomassa raporttia esim. massapostitukseen, valitse tietotyypiksi henkilöt, koska massapostitus lähetetään henkilöille. Vastaavasti organisaatioiden, henkilöiden ja tehtävien tiedot ovat käytettävissä jos valitset tietotyypiksi tehtävät. Tallenna perusasetukset. Saat eteesi näytön, jossa raportti luodaan. Näytettävät tiedot: Valitse tiedot, joita haluat näyttää raportissasi. Tuskin haluat näyttää kaikkia kenttiä. Voit valita kaikkiaan 15 kenttää raporttiin. Lajittelujärjestys: Voit määritellä miten haluat tiedot lajiteltavaksi raporttiin. Usein valitaan organisaatio. 10
Suodatukset: Suodattimilla valitaan tiedot, joita halutaan näyttää. Esimerkiksi kaikki asiakkaat, jotka kuuluvat alueeseen Suomi ja Baltia. Huomaa, että kun olet tehnyt valinnat, uusia suodatinvaihtoehtoja tulee esille, jotta voit lisätä suodattimia. Jos luot suodatuskriteerit kahteen eri kehykseen, suodatin valitsee tiedot, joissa molemmat kriteerit ovat voimassa. Toisaalta, jos teet valinnat samaan kehykseen, saat tuloksena tiedot, joissa ainakin toinen suodatusehto täyttyy. Vasemmalla oleva raportti antaa tuloksena tiedot, joissa joko US/Canada tai other Americas täyttyy. Lopuksi, lisäominaisuuksissa voit valita, kuka saa katsella raportteja. Liäsäksi välilehdellä on ominaisuuksia, joilla voidaan sallia raportin tietojen massamuutokset tai massapoistot. Tiedon tuonti Tiedon tuonnista on saatavana erillinen opas. Opas kuvaa tiedon tuontia muista järjestelmistä webcrm järjestelmään. Saamassasi koekäytön alitusta koskevassa sähköpostissa on linkki tuohon oppaaseen. Toivomme, että oppaastamme on sinulle apua. Mikäli haluat lisää avustusta, ole hyvä ja ota yhteyttä webcrm:n paikalliseen toimistoon. 11