UUDISTUVA LIONS-TOIMINTA Uudistusten PILOTOINNILLA on saatu ensimmäisiä kokemuksia klubitoiminnan kehittämisestä Uudistumisen yhteyshenkilöt piireihin on koulutettu Klubeille lähetettyyn pilottiklubikyselyyn on saatu vastaukset Klubien edustajille on järjestetty ensimmäiset yhteiset pilottiklubitapaamiset Piirien yhteyshenkilöt ovat olleet yhteydessä pilottiklubeihin.
Uudistuva Lions-toiminta Pilotoinnin kokonaistilanne Vast Pilottiklubeja 50 Valittu yksi kohde 18 17 10 Useampia kuin yksi kehittämiskohde 13 7 Ei valittu kohteita 19 0 Ei vahvistettu osallistumista 10 0
UUDISTUVA LIONS-TOIMINTA Pilottiklubikyselyn sisältö Mitkä olivat klubin valitsemat pilotointikohteet Miksi klubi valitsi juuri nämä pilotointikohteet Miten valitut uudistamisideat otettiin vastaan klubissa Mitä käytännön toimenpiteitä klubissa on tehty kyseisen toiminnan uudistamisen hyväksi Mitkä olivat kyseisten uudistamisideoiden käyttöönoton suurimmat esteet klubin toiminnassa Millaisia muutoksia uudistamisideoiden hyödyntäminen sai aikaan klubin toiminnassa Miten klubin testaamia uudistamisideoita pitäisi vielä parantaa, jotta niistä olisi käytännön hyötyä klubien toiminnan kehittämisessä Mitkä ovat ensimmäiset johtopäätökset pilotoinnista?
Uudistuva Lions-toiminta Valitut pilotointikohteet PILOTOINTIKOHTEET Valittu Vastaus 1 Klubin strategiatarkastelu 3 3 2 Klubin palveluprofiili 10 7 3 Yhdessä nuorten kanssa 7 3 4 Kummiluokka 1 0 5 Avoin palvelutoimikunta 0 0 6 Kuukausitapaamiset 23 15 7 Klubin jäsenprofiili 3 0 8 Puolisotoiminta 3 1 9 Brändin hallinta 1 0 10 Muutosjohtaminen klubissa 2 0 11 Kansainvälisyys 1 0
Uudistuva Lions-toiminta Syy pilotointikohteen valintaan 14 12 10 8 6 4 Lkm 2 0 Ongalue Hyötyä klubille Helpoin kehitt Muu syy Ei syytä
Muita syitä pilotointikohteen valintaan (Numerot viittaavat valittuihin pilotointikohteisiin) Valittu palvelu nähtiin paikkakunnalle ja kohderyhmälle tärkeäksi (2) Haluttiin kiinteyttää uutta klubia (2, 3 ja 6) On todettu muutoksen tarve (6) Uudet jäsenet eivät ole viihtyneet klubissa pitkään ja vanhat alkavat väsyä. Saatettaisiin saada uutta intoa toimintaan ja uudet jäsenetkin viihtyisivät paremmin (6) Asiaa kehitetty myös omatoimisesti ja olisi annettavaa muille klubeille (6 ja 8).
Suhtautuminen pilotointiin 12 10 8 6 4 Lkm 2 0 Vahva vast Vast Ei välit Mielkiint Innost Mielip jak 11 = Herätti mielenkiintoa toiminnan kehittämiseen 8 = Pilotointi innosti klubin toiminnan kehittämiseen
Toteutetut toimenpiteet (Kohde 1: Klubin strategiatarkastelu) Jäsenten näkökantojen huomioon ottaminen Vuorovaikutus, keskustelut ja toiminnan arviointi Koko klubin ryhmätyö Klubin kehittämisilta, jossa mukana ulkopuolinen kouluttaja tai luennoitsija Klubin pitkän tähtäyksen toimintasuunnitelman / strategian päivittäminen.
Toteutetut toimenpiteet (Kohde 2: Klubin palveluprofiili) Aktiviteettien kohdentaminen tietoisesti nuoriin Auttamiskohteiden etsiminen nuorison puolelta Aktiivinen yhteydenpito veteraanijärjestöjen johtajiin ja avun tarjoaminen Yhteyshenkilö veteraanitoimikuntaan Valitun palveluprofiilin korostaminen toimintasuunnitelmissa ja julkisuudessa Palveluprofiilia on täsmennetty, joskaan ei muutettu On keskusteltu tarkemmin palveluprofiilista On päätetty järjestää klubikysely asiasta.
Toteutetut toimenpiteet (Kohde 3: Yhdessä tekemistä nuorten kanssa) Yhteistyön aktivoiminen Leojen kanssa Esiintyjiä nuorisojärjestöistä klubin järjestämiin tilaisuuksiin ja juhliin Punaisen Sulan 2006 tuotto jaettiin nuorisojärjestöille Tarjottu peruskoulun ala-asteelle pyöräkypäriä Aloitettu yhteistyö nuorisotyössä kahden muun klubin kanssa Pidetty yhteyttä muihin alueen klubeihin.
Toteutetut toimenpiteet (Kohde 4: Kummiluokkatoiminta) Pilotointikohteena yhdessä klubissa, ei vastauksia eikä toimenpiteitä.
Toteutetut toimenpiteet (Kohde 5: Avoin palvelutoimikunta) Ei pilotointikohteena, ei vastauksia eikä toimenpiteitä.
Toteutetut toimenpiteet (Kohde 6: Rentoutta ja toiminnallisuutta kuukausitapaamisiin) Hallitus ottanut enemmän vastuuta, jotta klubikokoukseen ei kohdistuisi liikaa byrokratiaa Hallitus on jäntevöittänyt toimintaansa siten, että kaikkia asioita ei viedä klubikokoukselle päätettäväksi, vaan hallitus tekee ne ja tuo tiedoksi kokoukselle Hallitus on keskustellut asiasta vakavammin kuin aikaisemmin pitäen mielessään klubikokouksien joustavan etenemisen Hallituksen hoidettavaksi ja valmisteltavaksi annettu enemmän valtuuksia, klubi-iltaan tuodaan valmistellut asiat Hyvin valmistellut kuukausikokoukset, valmistelu hallituksen kokouksessa Virallisen kokouksen tiivistäminen (asiat puidaan hallituksessa perusteellisesti), kokouksessa tiedotetaan lyhyesti päätökset ja keskustellaan vain niistä asioista, jotka vaativat koko jäsenistön kantaa Päätökset valmistellaan/tehdään hallituksessa, esitellään kuukausitapaamisessa jäsenistölle ja tarvittaessa keskustellaan, hallituksen päätökseen voidaan tehdä muutoksia kuukausitapaamisessa.
Toteutetut toimenpiteet (Kohde 6: Rentoutta ja toiminnallisuutta kuukausitapaamisiin) Klubikokouksen esityslista rakennetaan tapauskohtaisesti hallituksen kokouksen perusteella Klubikokouksia kevennetty siirtämällä asioiden käsittelyn painopistettä hallituksen kokouksiin On testattu erilaisia malleja kuukausikokousten läpiviemisessä Kokousrutiineja on kehitetty Virallinen kokous on pyritty (ja onnistuttukin) pitämään lyhyenä ja ytimekkäänä. Hyvin valmisteltu Kuukausikokousten asiaosuutta on pyritty tiivistämään minimiin Kuukausitapaamisen kokousrutiinit ovat lyhentyneet ja on jäänyt enemmän aikaa yhdessäololle ja kokousesitelmille Pyritty kokousten monipuolisuuteen Klubi-iltaan ohjelmaa: joka kokouksessa ollut hyvä esitelmä tai muuta esiteltävää, arpajaisia, lady-vieraita ym. Esitelmät ja yritysvierailu.
Toteutetut toimenpiteet (Kohde 6: Rentoutta ja toiminnallisuutta kuukausitapaamisiin) Kokouspaikkaa vaihdettu Luovuttu perinteisestä kokouspaikasta Kokouksen alkamisaikaa muutettu Kuukausikokouksia on pyritty pitämään erilaisten oheistilaisuuksien yhteydessä erilaisissa mielenkiintoisissa paikoissa On innostettu keksimään uusia mielenkiintoisia kokouskohteita Kuukausikokoukset muutettu kuukausitapaamisiksi Klubi-iltoja pyritty keventämään mahdollisimman paljon vierailuilla ja muilla aktiviteeteilla. Samalla läsnäoloprosentin nostaminen Aktiviteettien suunnittelussa on pyritty huomioimaan kaikkien jäsenten mahdollisuus osallistua. On yritetty innostaa muita klubeja keskinäiseen hankeyhteistyöhön.
Toteutetut toimenpiteet (Kohde 6: Rentoutta ja toiminnallisuutta kuukausitapaamisiin) Kysymys: Mitä hauskaa tehtäisiin on otettu käyttöön Kokeilun alla on klubi-ilta, joka kulkee nimellä autoton ilta. Tavoitteena on, että kokouksen jälkeen jäädään istumaan ja keskustelemaan ajankohtaisista asioista Kuukausikokouksista yhteinen tapaaminen/leijonailta (Lionit ja puolisot) Mielenkiintoa lisännyt saunominen, vesijumppa, liikunta kuukausikokouksen yhteydessä Pidetty ideointipalaveri Kiinnitetty asiaan huomiota toimintasuunnitelmassa Päätetty järjestää klubikysely asiasta Ei vielä toimenpiteitä.
Toteutetut toimenpiteet (Kohde 7: Klubin jäsenprofiili) Pilotointikohteena kolmessa klubissa, ei vastauksia eikä toimenpiteitä.
Toteutetut toimenpiteet (Kohde 8: Puolisotoiminnan kehittäminen) Puolisoiden mukaan ottaminen aktiviteetteihin.
Toteutetut toimenpiteet (Kohde 9: Klubin brändin hallinta) Pilotointikohteena yhdessä klubissa, ei vastauksia eikä toimenpiteitä.
Toteutetut toimenpiteet (Kohde 10: Klubin muutosjohtaminen) Ei pilotointikohteena, ei vastauksia eikä toimenpiteitä.
Toteutetut toimenpiteet (Kohde 11: Klubin kansainvälisyys) Ei pilotointikohteena, ei vastauksia eikä toimenpiteitä.
Uudistamisen esteet Nuori klubi, jossa kaikki eivät ole vielä sisäistyneet Lions-periaatteita, tai jossa aika menee perusasioiden hoitamiseen ja toisiinsa tutustumiseen Uusien jäsenten on vaikea ottaa osaa työhön, koska heillä ei ole tietoa toimintaperiaatteista Huono osallistuminen kehittämisiltaan Palveluprofiilin valinta olisi voinut olla haasteellisempi, koska kyseinen palvelu on hoidettu hyvin jo aiemminkin Kuukausikokoukseen ei aina löydy aikaa (pitkät työmatkat jommallakummalla tai molemmilla puolisoilla, lasten hoito, yms.) Silloin kun kokouksia pidetään matkakokouksina tai eri tilaisuuksien yhteydessä, kaikille ei aina voi ajankohta sopia.
Uudistamisen esteet Lions järjestön johtamistapa toiminta on hieman byrokraattista Klubin vastuuhenkilöiden ja rakenteen selkiyttäminen ennen kuukausikokousten uudistamista Klubin vanhat kaavat ja -käytännöt Jäsenten aikaisempi tottuminen käsittelemään päätettävät asiat kuukausikokouksessa Klubin toimintatavat ja säännöt Klubin toimintakulttuuri ja sen tunteminen ennen uudistamiseen ryhtymistä Jäsenkunnan vanheneminen ja siihen liittyvä uusien jäsenten saannin vaikeus. Suurin haaste on Lionsaatteen vieminen lähipiiriin, nuorille, heidän saattaminen yhteisöön ja tukeminen sekä opastaminen aktiivisiksi, sitoutuviksi lioneiksi.
Uudistamisen esteet Klubin jäsenten mukavuudenhalu, joka tulee uuden luomisessa yksittäinen klubin jäsen ei haluaisi ottaa hänelle jäsenyyden myötä kuuluvaa vastuuta Koko klubin jäsenten saaminen mukaan muutoksiin on aina vaikeaa Jäsenistö ajattelee asioita eri tavalla ja kultaisen keskitien löytämisen vaikeaa Ei ole riittäviä valmiuksia muutosten läpivientiin. Muutosta halutaan, mutta samalla mitään olemassa olevaa ei saisi muuttaa Toiminta on erittäin aktiivista ja monipuolista, joten uudistaminen ei ole radikaalia Ei ongelmia 11 Ei mielipidettä 3.
Vaikutukset klubin toimintaan Vain kokousten kehittäminen vs. muut kohteet 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Ka Kokous Muitakin
Pilotoinnin vaikutukset Edellisen kuvan selite 1. Klubin toiminnan tavoitteellisuus 2. Tuntuma palvelun tarpeeseen paikkakunnalla 3. Aktiviteettien tulokset 4. Yhteistyö muiden klubien ja muiden järjestöjen kanssa 5. Kiinnostus kansainväliseen toimintaan 6. Jäsenistön innokkuus ja osallistumisaktiivisuus 7. Ajankäytön tehokkuus yhteisissä tapaamisissa 8. Jäsenistön viihtyvyys 9. Jäsenten pysyvyys klubissa 10. Klubin näkyvyys paikkakunnalla 11. Uusien jäsenten hankinnan helppous. Arvo 3 = säilyi ennallaan, < 3 heikkeni, > 3 parani
Uudistamisidean parantamisehdotukset Projektin pitää olla mahdollisimman yksinkertainen ja helposti toteutettavissa Projektin onnistumista helpottaa ns. ulkopuolinen kouluttaja Palveluprofiilin kehittämisellä parannetaan klubin päämääriä, mutta tietoa palvelun tarpeesta ja kehittämisestä tarvitaan myös palvelun kohteesta Palvelun kohteelta pitäisi saada paremmin palautetta onnistumisesta ja toiveista Yhteishengen kohottaminen/parantaminen; yhteiset tapahtumat (puolisot ja muut perheenjäsenet mukaan) Esitelmien ja vierailujen lisääminen kuukausitapaamisten yhteydessä, jonka mahdollistaa päätösten ripeä käsittely.
Uudistamisidean parantamisehdotukset Kuukausikokouksiin enemmän vaihtelua ja muitakin yhteisiä tapahtumia Rakennettava klubin hallinto toimivaksi, organisaatiokaavio klubissa järkeväksi. Käsky ja raportointipolut oltava kaikkien tiedossa. Jotta klubikokous olisi kevyt, hallinnon on toimittava läpinäkyvästi klubikokouksen ulkopuolella. Samoin tiedon on kuljettava sujuvasti ja varmasti klubikokouksen ulkopuolella Luotava järkevä organisaatio senhetkiseen jäsenmäärään suhteutettuna, ylimääräiset ja klubin kannalta ei-kiinnostavat toimihenkilövirat pois. Toimihenkilöpaikkoja puolet kokonaisjäsenmäärästä. Jos kaikki ovat johtajia, kenellekään ei jää aikaa osallistua toisten toimikuntiin jäsenenä.
Uudistamisidean parantamisehdotukset Esitetään jäsenistölle vuosittain tämän pilottiklubikyselyn mukainen arviointilomake täytettäväksi Pidetään erityinen suunnittelu- ja ideointitilaisuus kerran vuodessa Jokainen klubi tekee uudistukset omien jäsenten, toimintaympäristönsä ja tavoitteidensa pohjalta Kohdetta voisi tehostaa entisestään lisäämällä yhteistyötä kehitystoiminnasta muiden klubien kanssa Ei vielä mielipidettä 4 Klubin valitsema uudistamisidea on jo riittävän hyvä 6.
Vastauksia pilotointitehtäviin Pitkän tähtäyksen suunnitelma/strategia tulee päivittää säännöllisesti ja mahdollisimman helpoin ja yksinkertaisin keinoin Pilotointi toteutetaan varsinaisesti kehittämisillan jälkeen. Päivitetään ja tarpeen mukaan muutetaan jo voimassa olevaa toimintasuunnitelmaa Jäsenistöllä on alhainen keski-ikä, klubilla hyvät aktiviteetit, eikä kehittämispäivälle ole vielä tarvetta Klubi etsii jatkuvasti uusia toimintamuotoja, esimerkiksi klubivierailutoimintaa Klubilla on mukavasti palveluaktiviteetteja. Palveluprofiilin valinnalla ei haluta sulkea pois jo toimivia aktiviteetteja Valitulla palveluprofiililla on saatu näkyvyyttä lehdistössä ja lisätty toiminnan vaikuttavuutta.
Vastauksia pilotointitehtäviin Klubi on saanut positiivista palautetta paikkakunnalla Uudet jäsenet tulevat mielellään klubiin juuri hyvän palvelutoiminnan vuoksi Nuoriso ja lapset ovat innokkaita yhteistyökumppaneita, kun vain löydetään sopivat hankkeet Läsnäolon lisääminen klubivierailujen ja muun ohjelman myötä. Aktiviteeteissa korvaaminen aktivoi mukaan toimintaan Kokouskutsu ja asiakirjat jäsenille sähköpostitse ennen kuukausikokousta Yhteisiä tilaisuuksia puolisoiden kanssa, vierailuja jäsenten kotona, koulu- ja yritysvierailuja.
Vastauksia pilotointitehtäviin Klubin virallisten asioiden käsittelyä on siirretty enemmän hallituksen vastuulle. Presidentti on lähettänyt sähköpostitse tilannetiedotuksia. Siitä huolimatta klubikokouksessa on jääty kaipaamaan vanhoja byrokraattisia keskusteluja Esityslista on minimikokoinen ja sitä täydennetään hallituksen kokouksen jälkeen tarvittaessa, jos jokin kohta halutaan erikseen tuoda klubikokoukseen. Kaikki muut referoidaan nopeasti ilmoitusasioissa. Yhteisöllisyyttä ja viihtyvyyttä saadaan yhdessä toimimisesta. Toimikunnat olisi saatava toimimaan oikeana ryhmänä, eikä yhden miehen nyrkkipajoina. Aktiviteettien toteutushetkellä ryhmätyö toimii hyvin, ellei loistavasti. Suunnittelutyö ja esivalmistelut ovat kuitenkin yhden miehen hommaa, joka laskee jonkin verran motivaatiota.
Vastauksia pilotointitehtäviin Klubiesitelmät on olleet kortilla, vaikka niitä halutaan. Ongelma on siinä, ettei löydy esitelmöitsijää tai aihetta. Joitakin pienimuotoisia (tylsiä?) kokousesitelmiä on pidetty Kokeiltu kevennettyä kokousasioiden käsittelyä jouluaktiviteetin yhteydessä keskittyen vain oleelliseen Toteutetaan yhdistetty klubiesitelmä ja vierailu On haastettu naapuriklubi keilailuturnaukseen. Tämä on ollut mukava tapahtuma. Kaikki eivät kuitenkaan ole osallistu keilailuun.
Vastauksia pilotointitehtäviin Kevätretkeksi on ajateltu vierailua golfkentälle Muutostyö vie oman aikansa. Jotta jatkuvuus säilyy, seuraavan kauden presidentti ja hallitus pitää sitouttaa muutosprojektiin. Jos muutosta ei kukaan ole viemässä eteenpäin, ei muutosta tule vaikka jäsenistö haluaisikin. Toisaalta, jos jäsenistö ei osaa muuttua, ei muutoksen johtaminenkaan ole helppoa Vaikka pilotin käynnistäminen tapahtui nopeasti, tulokset näkyvät hitaasti Kyllä tehtävänannoista hyviä vinkkejä saa, mutta kyllä niitä soveltamaan joutuu Ei vielä vastausta 6.
Kommentteja kehittämisestä Klubitoiminnan kehittäminen on varmasti hyvä keino ravistella nukkuvia klubeja miettimään uusia ajatuksia klubitoiminnan kehittämiseksi. Pilotoinnin jälkeen olisi hyvä löytää esim Lionssivuilta kokemuksia, joita kaikki klubit voisivat hyödyntää. Monesti järjestötoiminnassa kaikki koettavat keksiä samoja asioita uudelleen. Muutamankin toimivan ja klubeja virkistävän kultajyväsen löytäminen saattaa vaikuttaa positiivisesti esim klubien kiinnostavuuteen ja jäsenhankintaan Klubitoiminnan kehittäminen on tärkeä ja sitä pitäisi tukea kaikilla organisaatiotasoilla Lions-toiminnassa Toimintaa pitää kehittää jatkuvasti, vaikka se olisikin jo entuudestaan hyvää. Lisäksi klubeihin pitää kyetä saamaan lisää nuoria lioneja ja se onnistuu parhaiten tekemällä toiminnasta entistä kiinnostavampaa Hyvä että on alettu kehittämään klubeja ennen kuin ukkoutuvat oikein kunnolla ja olisi vaikea saada nuorta porukkaa mukaan Toimintaa on syytä kehittää, jotta nuorempia ja hiljaisempia lioneja saadaan pysymään mukana toiminnassa.
Kommentteja kehittämisestä Klubitoiminnan kehittäminen on aina kannatettavaa, sillä jäsenistön vaihtuessa ja vanhetessa voi luutuminen sekä vanhoista toimintatavoista kiinnipitäminen koitua kohtalokkaaksi koko klubille Tässä yhteydessä muistuu mieleen Lion Olli Linjalan ajatukset Tapa urautuneet rutiinit ennen kuin ne tappavat klubisi toiminnan Em. strategia olisi hyvä kaikissa klubeissa, mutta kun tämä on kuitenkin vapaaehtoista toimintaa ja monet ovat vielä mukana tiukassa työelämän vauhdissa niin mielestäni projekti pitäisi hoitaa siten ettei se tunnu toiselta työltä Jokaisella klubilla ja klubilaisella pitäisi olla selkeä käsitys siitä, miksi klubi on olemassa eli mikä on toiminnan tarkoitus Täytyy heti todeta, että yllä kuvatun kaltaisia keinoja on käytetty ennenkin Mielestäni nykyisen presidentin jämäkkä ote on vaikuttanut enemmän toimintaan kuin e.m uudistumisideat Klubin presidentin ja hallituksen pitäisi osata paremmin muutosjohtajuus.
Kommentteja kehittämisestä En missään nimessä vähättele näitä kehittämismalleja. Niistä varmasti löytyy aihioita klubitoiminnan vilkastuttamiseen, mutta ennen kuin niiden positiiviset vaikutukset leviävät tietoisuudeksi ympäristöön, vallitseva kilpailu (muut järjestöt, työelämä, mahdolliset uudet muotivirtaukset) on saattanut pistää järjestömme liian ahtaalle Myös uusien jäsenten hankintaan panostimme 4-5 vuoden aikana melkoisesti. Tulos ei ollut kovin häävi. Esimerkiksi Tutustu lionstoimintaan iltamme saimme lähes viisikymmentä henkeä, joista yli kymmenen erittäin potentiaalista leijonaa. Yksi liittyi klubiin Ei ole helppo homma. Tämä vaatii aikaa. Mitä vanhempi klubi ja mitä vanhemmat jäsenet, sen enemmän aikaa muutos vie. Viihtyvyyttä on vaikea saada, jos hallinto ei toimi kunnolla. Jos hallinto on heikkoa, muutoksien läpivienti on raskasta. Muutoksessa pitäisikin kiinnittää huomiota muutostyön järjestykseen. Meidän kohdalla aloitimme väärässä järjestyksessä muutostyön Pilotointiin liittyvät ohjeet ovat olleet hyödyllisiä. Itse jäin kaipaamaan valmennusta tai valmentajaa, koska helppoa tämän työn läpivienti ei ole.