EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO KOMISSION TIEDONANTO NEUVOSTOLLE, EUROOPAN PARLAMENTILLE, EUROOPAN TALOUS- JA SOSIAALIKOMITEALLE JA ALUEIDEN KOMITEALLE

EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO Bryssel 29.12.2004 KOM(2004) 841 lopullinen KOMISSION TIEDONANTO NEUVOSTOLLE, EUROOPAN PARLAMENTILLE, EUROOPAN TALOUS- JA SOSIAALIKOMITEALLE JA ALUEIDEN KOMITEALLE Toimintasuunnitelma sähköisten julkisten hankintojen sääntelykehyksen täytäntöönpanemiseksi {SEK(2004)1639} Fl Fl

KOMISSION TIEDONANTO NEUVOSTOLLE, EUROOPAN PARLAMENTILLE, EUROOPAN TALOUS- JA SOSIAALIKOMITEALLE JA ALUEIDEN KOMITEALLE Toimintasuunnitelma sähköisten julkisten hankintojen sääntelykehyksen täytäntöönpanemiseksi SISÄLLYS 1. Johdanto.. 3 2. Tavoitteet ja toimet. 3 2.1. Sähköisten julkisten hankintojen toimivien sisämarkkinoiden takaaminen....3 2.2. Hankintojen tehostaminen sekä hallinnon ja kilpailukyvyn parantaminen.....8 2.3. Sähköisten julkisten hankintojen kansainvälisiin puitteisiin pyrkiminen...10 3. Sähköisten hankintojen toimintasuunnitelman täytäntöönpano ja seuranta...11 Fl 2 Fl

1. JOHDANTO Tässä tiedonannossa esitetään toimintasuunnitelma sähköisiä julkisia hankintoja koskevan sääntelykehyksen täytäntöönpanemiseksi. Sääntelykehys hyväksyttiin huhtikuussa 2004 osana hankintadirektiivit 2004/18/EY ja 2004/17/EY sisältävää lainsäädäntöpakettia. Paketilla tarjotaan yhtenäiset puitteet hankintojen suorittamiseksi sähköisesti avoimella ja syrjimättömällä tavalla, vahvistetaan säännöt tarjouskilpailuihin osallistumiseksi sähköisesti ja luodaan edellytykset sähköisiin viestimiin perustuville nykyaikaisille ostomenettelyille. Jos sähköisesti suoritettavat hankinnat yleistyvät, viranomaiset säästävät menoissaan jopa 5 prosenttia ja sekä ostajat että myyjät transaktiokustannuksissaan jopa 50 80 prosenttia. Vaikka onkin vaikea ilmaista määrällisesti koko EU:lle koituvia kilpailu- ja tehokkuusetuja, vilkkaampi kilpailu ja suurempi tehokkuus julkisten hankintojen markkinoilla voi vaikuttaa sekä suoraan että välillisesti koko talouteen ja näin edesauttaa merkittävästi Lissabonissa asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Sähköisten hankintojen vääränlaiseen käyttöönottoon liittyy kuitenkin suuria riskejä markkinoiden pirstoutumisesta. Oikeudelliset, tekniset ja organisatoriset esteet, jotka saattavat seurata hankintojen suorittamisesta sähköisesti, ovat yksi päätöksentekijöiden suurimmista haasteista. Komission osana vaikutustenarviointia 1 suorittamat kuulemiset osoittavat toimintasuunnitelman tarpeelliseksi. Jäsenvaltiot, ehdokasmaat ja yritykset ovat valmiita osallistumaan siihen. Euroopan julkisten hankintojen markkinoiden uudistamiseksi ja niiden avoimuuden ja kilpailukyvyn parantamiseen tähtäävien nykyisten toimien varaan rakentaen komissio ehdottaa kolmenlaisia toimenpiteitä: sisämarkkinoiden toimivuuden takaaminen, kun julkiset hankinnat suoritetaan sähköisesti hankintojen tehostaminen ja hallinnon parantaminen sähköisiä julkisia hankintoja koskevaan kansainväliseen sääntelykehykseen pyrkiminen. 2. TAVOITTEET JA TOIMET 2.1. Sähköisten julkisten hankintojen toimivien sisämarkkinoiden takaaminen 2.1.1. Sääntelykehyksen oikeanlainen ja oikea-aikainen täytäntöönpano Jäsenvaltioiden on pantava uusi sääntelykehys täytäntöön 31. tammikuuta 2006 mennessä, mutta lipsumisia saattaa olla odotettavissa. Sähköistä hankintaa koskevien säännösten hyväksyminen hyvissä ajoin on olennaisen tärkeää, jotta vältetään kilpailuesteiden syntyminen ja kilpailun vääristyminen. Se on tärkeää myös siksi, että sähköiset hankinnat kehittyisivät nopeasti ja että talouden toimijat alkaisivat todella käyttää niitä. Jäsenvaltioiden olisi pyrittävä kaikin keinoin noudattamaan direktiivien määräaikoja. Uusien sääntöjen virheellinen tai poikkeava tulkinta voi luoda esteitä rajatylittävälle kaupalle ja lopulta pirstoa markkinat. Komissio aikoo seurata tiiviisti säännösten saattamista osaksi 1 SEK (2004) 1639, Extended Impact Assessment for an Action Plan on electronic public procurement, komission yksiköiden valmisteluasiakirja. FI 3 FI

kansallista lainsäädäntöä ja suosii tarvittavaa luonnosvaiheen yhteistyötä jäsenvaltioiden kanssa sääntelykehyksen ymmärtämisen helpottamiseksi. Komissio aikoo julkaista perusasiakirjan sähköisiä hankintoja koskevista oikeudellisista vaatimuksista. Samaan aikaan uutta sähköistä ympäristöä simuloivat harjoitusesittelijät ovat viranomaisten ja yritysten käytettävissä tutustumisvaiheen apuna. Vuoden 2005 ensimmäisellä neljänneksellä komissio julkaisee perusasiakirjan sähköisten julkisten hankintojen uusista säännöistä. Vuoden 2005 ensimmäisellä neljänneksellä komissio asettaa verkkoympäristöön käyttöön harjoitusesittelijöitä, joiden avulla sopimusviranomaiset ja talouden toimijat voivat tutustua sähköisten hankintojen uusiin säännöksiin ja välineisiin. Vuonna 2005 komissio antaa jäsenvaltioille tarvittavaa apua uusien säännösten saattamisessa osaksi kansallista lainsäädäntöä. 2.1.2. Sääntelykehyksen täydentäminen tarkoituksenmukaisilla perustyökaluilla Kaikista TED 2 -sivustolle julkaistaviksi lähetetyistä ilmoituksista 90 prosenttia on yhä paperimuodossa. Direktiivillä 2001/78/EY käyttöönotetut vakiolomakkeet ovat hieman parantaneet tilannetta, mutta niiden käsittely aiheuttaa edelleen suuria kustannuksia, viivästymisiä julkaisemisessa ja suurempaa virheiden mahdollisuutta. Uusilla direktiiveillä ei säädetä täysin sähköisestä ilmoitusjärjestelmästä. Se ei olisi toteutettavissa lyhyellä aikavälillä, sillä sähköisten välineiden kehitystaso ja käyttöaste ovat erilaisia eri jäsenvaltioissa. Sen sijaan on valittu asteittainen lähestymistapa. Komissio hyväksyy vuoden 2005 alussa asetuksen vakiolomakkeista, joilla nykyiset lomakkeet mukautetaan uusien direktiivien sisältämiin osatekijöihin, joita ovat sähköiset huutokaupat, dynaamiset hankintajärjestelmät ja hankkijaprofiilit. Vuoden 2006 loppuun mennessä komissio aikoo esittää rakenteellisten sähköisten vakiolomakkeiden uuden sukupolven, jonka avulla kaikki direktiivien soveltamisalaan kuuluvat hankintailmoitukset voidaan kerätä, käsitellä ja levittää sähköisesti. Tämän uuden sukupolven on tarkoitus helpottaa automaattisten tiivistelmien tuottamista kaikilla virallisilla EU-kielillä, ja se pitäisi olla helppo integroida kaikkiin käytössä oleviin sähköisiin hankintajärjestelmiin. EU:n julkisia hankintoja tekevien tahojen sähköisen hakemiston laatimista olisi myös harkittava. Uusilla direktiiveillä tehdään asetuksella 2002/2195/EY käyttöönotetun yhteisen hankintasanaston (CPV) käytöstä pakollista. Sähköiset julkiset hankinnat luovat uusia mahdollisuuksia käyttää yhteistä hankintasanastoa, esim. hankintamenojen jäsentämisessä ja analysoinnissa tai tilastojen laatimisessa. Hankintasanastoa ollaan parhaillaan tarkistamassa sen mukauttamiseksi täysin sähköiseen ympäristöön. Tätä tarkoitusta varten on käynnistetty tutkimus, johon jäsenvaltioita ja asiasta kiinnostuneita tahoja kehotetaan osallistumaan aktiivisesti. Jos hanke saadaan onnistuneesti päätökseen, tuloksena pitäisi olla huippuluokan kansainvälinen luokitusmalli julkisia hankintoja koskevia sopimuksia varten. Alkuvuonna 2005 komissio hyväksyy uudet vakiolomakkeet, joissa on otettu huomioon uudet menettelyt ja sähköisten viestintävälineiden käyttö. Vuoden 2006 alkuun mennessä komissio esittää ehdotukset yhteisen hankintasanaston tarkistamiseksi meneillään olevan uudelleentarkastelua koskevan tutkimuksen tulosten perusteella. 2 Tenders Electronic Daily, EU:n virallinen sivusto, jossa julkaistaan kaikki hankintadirektiivien kattamat ilmoitukset. FI 4 FI

Vuoden 2006 loppuun mennessä komissio esittää suunnitelman täysin sähköisestä järjestelmästä hankintailmoitusten keräämistä ja TED-tietokannassa julkaisemista varten. Vuoden 2007 loppuun mennessä jäsenvaltiot ottavat kansallisella tasolla käyttöön täysin sähköiset järjestelmät, joihin kuuluvat tarkoituksenmukaiset välineet automaattista keräämistä ja TED-tietokannassa julkaisemista varten. 2.1.3. Esteiden poistaminen ja ennaltaehkäiseminen julkisten hankintamenettelyjen sähköisessä toteuttamisessa Esteet, joita yritykset eniten rajatylittävissä tarjouskilpailuissa pelkäävät, ovat tarjouskilpailujärjestelmien huono suunnittelu ja yhteensopimattomat tietotekniikkastandardit. Teknisten ratkaisujen erot ja yhteensopimattomuus voivat tehdä sähköisiin hankintajärjestelmiin pääsyn mahdottomaksi tavarantoimittajille tai vähentää niiden halukkuutta osallistua tarjouskilpailuihin siitä aiheutuvien lisähankaluuksien tai suurempien kustannusten takia. Esteet voivat olla sekä toiminnallisia että teknisiä. Kun jäsenvaltiot siirtävät hankintojaan verkkoympäristöön, niiden pitäisi kaikissa vaiheissa muistaa se perusperiaate, että sähköisissä julkisten hankintojen järjestelmissä käytettävien viestintätapojen ja -välineiden on oltava syrjimättömiä, yleisesti saatavilla ja yhteensopivia, eivätkä ne missään tapauksessa saa rajoittaa talouden toimijoiden pääsyä tarjouskilpailumenettelyyn. Sähköisten esteiden syntymisen ehkäisemiseksi jäsenvaltioiden olisi käytettävä hyväkseen tuloksia toiminnallisia vaatimuksia koskevasta komission analyysista, joka suoritettiin HVTohjelmassa 3 lainsäädäntöä laadittaessa ja sähköisiä hankintajärjestelmiä suunniteltaessa. Komissio ja jäsenvaltiot validoivat hankkeen tulokset perusasiakirjan valossa, joka komission on määrä julkaista vuonna 2005. Jotta luottamus sähköisiin hankintoihin syntyisi, olisi vaatimusten noudattamisen tarkastamista koskevia järjestelyjä olisi kehitettävä edelleen. Komissio suosittaa voimakkaasti, että jäsenvaltiot direktiivien mukaisesti ottaisivat käyttöön tai pitäisivät yllä vapaaehtoisia akkreditointijärjestelmiä sen varmistamiseksi, että sähköiset hankintajärjestelmät ovat direktiivien vaatimusten mukaiset. Eurooppalainen järjestely, joka rakentuisi kansallisten järjestelyjen pohjalle ja kokoaisi ne yhteen, näyttäisi suotavalta sisämarkkinoiden moitteettoman toimivuuden varmistamiseksi. Komission ja jäsenvaltioiden olisi toteutettavuustutkimuksen avulla tarkasteltava tällaisen TRUST-järjestelyn (Transparent Reliable Unhindered Secure Tendering) kehittämistä toiminnallisiin vaatimuksiin pohjautuen. Myös jotkin horisontaaliset ongelmat uhkaavat vaikuttaa kielteisesti sisämarkkinoiden toimintaan ja sähköisten hankintojen käynnistämiseen. Mahdolliset vaikeudet liittyvät kehittyneiden sähköisten allekirjoitusten käyttöön, erityisesti sellaisten, jotka perustuvat hyväksyttyyn varmenteeseen ja jotka on tehty turvallisen allekirjoituksen luomismenetelmällä (jäljempänä hyväksytyt allekirjoitukset ). Uusissa direktiiveissä ei määritellä, minkätyyppistä sähköistä allekirjoitusta sähköisissä tarjouskilpailuissa pitäisi käyttää. Näin ollen jäsenvaltiot joilla on erilaisia käsityksiä laillisesta allekirjoituksesta voivat valita, minkätasoista vastaavuutta ne edellyttävät sähköisistä allekirjoituksista annetun direktiivin 1999/93/EY kanssa. Direktiiveillä kuitenkin velvoitetaan kaikki julkisia hankintoja tekevät tahot EU:ssa tosiasiallisesti tunnustamaan, 3 Hallintojen välinen tietojenvaihto, HVT-ohjelma. FI 5 FI

vastaanottamaan ja käsittelemään jätetyt tarjoukset, joissa vaadittaessa on hyväksytty allekirjoitus, ja niiden mukana seuraavat todistukset riippumatta niiden alkuperästä EU:ssa tai niiden teknisistä ominaisuuksista, vaikka ne sisältäisivät eri tahoilta peräisin olevia asiakirjoja (esim. tavarantoimittajien yhteenliittymältä) ja niissä mahdollisesti olisi eri lähteistä peräisin olevia ja eritasoisia allekirjoituksia (esim. jäsenvaltioiden eri viranomaisilta). Näin sähköiset hankinnat on ensimmäinen sektori, jolla yritykset käyttävät hyväksyttyjä allekirjoituksia asioidessaan muun jäsenvaltion kuin oman maansa viranomaisten kanssa. Siksi olisi syytä olla erittäin huolissaan nykyisistä merkittävistä eroista jäsenvaltioiden vaatimissa hyväksytyissä allekirjoituksissa. Se, että yhteentoimivuudessa on havaittu ongelmia standardien 4 olemassaolosta huolimatta ja että tämäntyyppisille allekirjoituksille ei ole olemassa kypsiä eurooppalaisia markkinoita, on todellinen ja mahdollisesti pysyvä este rajatylittävien sähköisten hankintojen tiellä 5. Hanke nimeltä Bridge/Gateway CA käynnistettiin osana HVT-ohjelmaa vuonna 2002 tarkoituksena käsitellä niiden sähköisten todistusten tunnustamista ja luotettavuutta, joita eri varmenneviranomaiset (Certification Authorities) myöntävät eri kansallisten viranomaisten vaihtaessa turvattua sähköpostia ja allekirjoituksia. Bridge/Gateway CA -kokeiluhankkeen tulosten sekä tällaisten toiminnallisten järjestelyjen teknisiä, organisatorisia ja toiminnallisia näkökohtia koskevien suositusten pitäisi olla saatavilla vuoden 2005 puolivälissä. Vaikka näin käsitellään eräitä sähköisiin hankintoihin liittyviä kysymyksiä, hanke ei kuitenkaan riitä ratkaisemaan edellä kuvattuja ongelmia ennen vuoteen 2006 asetettua määräaikaa. Jäsenvaltioiden ja komission olisi kuultava alan näkemyksiä ja nykyponnistelujen varaan rakentaen tehtävä yhteistyötä toiminnallisen hankkeen puitteissa, jotta vastavuoroisen tunnustamisen periaatteeseen perustuva ratkaisu löytyisi nopeasti. Tässä vaiheessa komissio pitää parempana kokeilla ja tukea ratkaisuja, jotka mahdollistavat hyväksyttyjen allekirjoitusten rajatylittävän käyttämisen. Mikä tahansa löydetty ratkaisu pitäisi olla helppo ottaa käyttöön myös muilla toiminnan aloilla. Sillä välin komissio suosittaa, että jäsenvaltiot tarkastelevat soveltuvia siirtymätoimenpiteitä, kuten vahvistusta paperilomakkeella tarjoajille, joiden sähköinen allekirjoitus ei vastaa vaadittua. Yleisesti käytössä olevien ja yhteentoimivien sähköisten tilaus- ja laskutustyökalujen puute sisämarkkinoilla luo myös esteitä tavarantoimittajien tasa-arvoiselle osallistumiselle rajatylittäviin hankintoihin. Tällä hetkellä tämäntyyppisiä taloustoimia tehdään käytännössä vain vähän ja ainoastaan vapaaehtoiselta pohjalta. Komissio jatkaa tilanteen seuraamista, ja ratkaisuja etsitään EU:n suorittamien standardointitoimien puitteissa. Vuonna 2005 jäsenvaltiot ja komissio testaavat, täsmentävät ja validoivat HVTohjelman yhteiset toiminnalliset vaatimukset sähköisille hankintajärjestelmille yhteisiä toiminnallisia vaatimuksia koskevan vuoden 2004 HVT-tutkimuksen perusteella. Alkuvuonna 2006 jäsenvaltiot tarkastelevat, onko kaikki sähköiset hankintajärjestelmät mukautettu direktiivien vaatimuksiin. Vuoden 2005 puoliväliin mennessä jäsenvaltiot ottavat käyttöön kansalliset akkreditointijärjestelyt, joilla tarkistetaan, ovatko sähköiset tarjouskilpailujärjestelmät sääntelykehyksen mukaiset. 4 5 Direktiivin 1999/93/EY mukaisesti tekniset standardit on laadittu ETSI ESI:ssä ja sähköistä allekirjoitusta käsittelevässä CEN/ISSS-työryhmässä. Yksityiskohtainen analyysi on Euroopan komissiolle tehdyssä tutkimuksessa The legal and market aspects of electronic signatures, Interdisciplinary Centre for Law and Information Technology, CUL, Leuven, lokakuu 2003. FI 6 FI

Vuoden 2005 loppuun mennessä jäsenvaltiot ja komissio suorittavat toteutettavuustutkimuksen selvittääkseen, kannattaako eurooppalainen vaatimusten noudattamisen tarkastamista koskeva järjestely ottaa käyttöön. Vuosina 2005 2006 komissio ehdottaa osana HVTYK-ohjelmaa tointa, jolla autetaan jäsenvaltioita koordinoimaan kehittyneiden hyväksyttyjen allekirjoitusten käyttöönottoa ja ratkaisemaan näin yhteentoimivuusongelmia 6. 31. tammikuuta 2006 mennessä jäsenvaltiot alkavat käyttää yhteentoimivia hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia kansallisen lainsäädännön näin edellyttäessä. 2.1.4. Yhteentoimivuusongelmien havaitseminen ja käsitteleminen ajan mittaan Edellä sanotun valossa on selvää, että yhteentoimivuusongelmia on edelleen tai että niitä voi vielä syntyä. Joitakin on jo havaittu ja tarkoituksenmukaisiin toimiin ryhdytty; toisia tullaan vielä löytämään sähköisten hankintojen yhteentoimivuustarpeita koskevalla puuteanalyysillä, jota CEN/ISSS 7 -työryhmä on parhaillaan tekemässä. Yhteentoimivuus olisi kuitenkin pidettävä aina mielessä. Teknisen ja operationaalisen kehityksen takia ostoketjun kaikki vaiheet kattavia nykyjärjestelmiä on jatkuvasti tarkistettava ja paranneltava. Alan standardit ovat markkinalähtöisiä. Sähköisen hallinnon alan TTK-hankkeista saatavia tarkoituksenmukaisia panoksia olisi myös harkittava. Viranomaisten on tavoiteltava ja kehitettävä yhteentoimivia ratkaisuja käymällä vuoropuhelua joko kansallisella tai Euroopan tasolla asiassa mukana olevien eri tahojen kanssa ja seurattava kehitystä yritysten välisessä (B2B) sähköisessä kaupankäynnissä, jotta ne eivät löisi kiilaa yksityisten ja julkisten hankintojen markkinoiden välille. Komissio jatkaa sen seuraamista, syntyykö sisämarkkinoilla ja kansainvälisessä kaupassa yhteentoimivuusongelmia, ja harkitsee tarvittaessa standardointitoimeksiantojen asettamista. Olisi toivottavaa, että nykyistä työtä HVT-ohjelman sähköisiä hankintoja käsittelevässä työryhmässä jatkettaisiin ja kehitystä seurattaisiin edelleen tarkoituksena jakaa tietoja määrittelyistä ja hyvistä käytännöistä. Vuoden 2005 ensimmäisellä neljänneksellä CEN/ISSS-työryhmä saa päätökseen analyysin siitä, mitä yhteentoimivuustarpeita on vielä täytettävä, jotta sähköiset julkiset hankinnat toimisivat tehokkaasti. Vuosina 2005 2007 komissio esittää, että HVTYK-ohjelmaan kuuluvia sähköisiä julkisia hankintoja koskevia toimintoja jatketaan yhteentoimivuutta koskevien kysymysten vaihtamiseksi ja niistä keskustelemiseksi sekä jäsenvaltioissa tapahtuvan kehityksen seuraamiseksi. Vuosina 2005 2007 komissio ja jäsenvaltiot edistävät standardointitoimia Euroopan tasolla ja toimivat yhteistyössä kansainvälisten standardointielinten kanssa. 6 7 Euroopan parlamentti ja neuvosto hyväksyivät 21. huhtikuuta 2004 päätöksen 2004/387/EY uuden HVTYK-ohjelman aloittamisesta. Se perustuu edellisen HVT-ohjelman saavutuksiin, ja sen tavoitteena on vuodesta 2005 lähtien yksilöidä yhteentoimivat yleiseurooppalaiset sähköiset viranomaispalvelut sekä tukea ja edistää niiden kehittämistä. Euroopan standardointikomitea/tietoyhteiskunnan standardointijärjestelmiä (Information Society Standardisation Systems) käsittelevä työryhmä. FI 7 FI

2.2. Hankintojen tehostaminen sekä hallinnon ja kilpailukyvyn parantaminen 2.2.1. Julkisten hankintojen tehostaminen ja hallinnon parantaminen Julkisen sektorin hankintojen siirtäminen verkkoympäristöön edellyttää oikeudellisia, institutionaalisia ja organisatorisia muutoksia monella tasolla. Jäsenvaltioiden on päätettävä, minkätyyppiset hankinnat tietokoneistetaan ja miten laajasti, mitkä toimintatavat otetaan käyttöön, mitä järjestelmiä ja välineitä käytetään ja minkä tason hallintoelimet osallistuvat toimintaan. Epäonnistumisen riski on olemassa. Siksi on olennaisen tärkeää suunnitella nämä tehtävät ja seurata niiden toteuttamista. Tehokkuuden kasvattaminen riippuu automatisoinnin asteesta koko julkisten hankintojen alalla, mutta kehittämällä vaiheittain sähköisiä hankintoja todennäköisimmin maksimoidaan sekä julkiselle että yksityiselle sektorille koituvat edut. Komissio kehottaa kaikkia jäsenvaltioita saattamaan kaikki lainsäädäntöpaketin osat kattavasti osaksi kansallista lainsäädäntöä. Viranomaisten olisi kuitenkin voitava mukauttaa uusien sähköisten välineiden ja tekniikoiden soveltamista ajan myötä. Niiden olisi erityisesti kiinnitettävä huomiota ostojen ylenmääräiseen tai epäasialliseen keskittämiseen, sähköisten huutokauppojen epäasianmukaiseen käyttöön ja suljettujen ostojärjestelmien (kuten puitesopimusten) valitsemiseen avointen järjestelmien sijasta. Tällaiset käytännöt voivat kumota tehostumisen tuomat edut. Etujen optimoimiseksi kunkin jäsenvaltioiden olisi laadittava kansallinen suunnitelma, jota täydennetään erityisesti suurimmille ostajille tarkoitetuilla yksilöidyillä suunnitelmilla. Yhtäläisten tavoitteiden ja toimintatapojen saneleminen sähköisten hankintojen yleistämiseksi ei ole tarkoituksenmukaista, sillä olosuhteet eri jäsenvaltioissa ovat hyvin erilaiset. Komission olisi tarvittaessa autettava jäsenvaltioita näissä toimissa ja helpotettava tietojen levittämistä ja jakamista. Lisäksi komissio seuraa kehitystä tarkoituksenmukaisten indikaattorien ja TEDtietokannasta saatavien tietojen avulla. Kööpenhaminassa tammikuussa 2003 perustettu julkisten hankintojen verkko voisi tarjoa foorumin jäsenvaltioiden väliselle tiedon- ja muulle vaihdolle. Tehokkuuden kasvattaminen riippuu myös tietyntyyppisten transaktioiden kuten laskutuksen, tilausten ja maksujen automatisoinnista. Tämänhetkisessä aikaisessa vaiheessa niiden kehitys pääsee todennäköisesti vauhtiin rahoitus- ja budjettijärjestelmien standardoinnin ja automatisoinnin myötä. CEN/ISSS on komission toimeksiannosta arvioinut standardien vaatimuksia ja on parhaillaan viimeistelemässä yksityiskohtaista ohjeistoa sähköisiä laskuja koskevan direktiivin 2001/115/EY täytäntöönpanosta. Lisäksi HVT-ohjelmaan kuuluu hanke XML-järjestelyjen kehittämisestä sähköisiä hankintoja varten, mukaan luettuina sähköinen laskutus ja sähköiset tilaukset. Toimia olisi tällä alalla jatkettava yhteentoimivien ratkaisujen löytämiseksi. Riittävän laadukkaita kansallisia toimintatapoja voi tuskin kehittää tuntematta tarkoin hankintamarkkinoita. Nykyiset tilastotiedot ovat hyvin epätäydellisiä ja tiedonkeräysmekanismit huonosti organisoituja. Sähköiset hankinnat tarjoavat tilaisuuden korjata tämä tilanne. Komissio mobilisoi julkisia hankintoja käsittelevän neuvoa-antavan komitean ja tilastotietoja käsittelevän työryhmän, jotta sähköisiin hankintoihin liittyvän uuden tekniikkaan käyttöönotto tulisi hyödynnetyksi täysimääräisesti. Vuoden 2005 loppuun mennessä kukin jäsenvaltio laatii kansallisen suunnitelman sähköisten julkisten hankintojen käyttöön ottamiseksi ja asettaa mittauskelpoiset suoritustavoitteet kansallisten erityistarpeiden mukaisesti. Fl 8 Fl

Vuoden 2005 loppuun mennessä kukin jäsenvaltio kannustaa yksittäisiä kansallisia ostajia laatimaan vastaavat suunnitelmat ja koordinoi ja seuraa niiden toteuttamista. Vuosina 2005 2006 komissio jatkaa CEN/ISSS-työryhmän sähköisiä laskuja koskevan työn seuraamista ja esittää, että osana HVTYK-ohjelmaa vuonna 2003 2004 aloitettuja sähköisiä laskuja ja sähköisiä tilauksia koskevia XML-toimia jatketaan. Vuoden 2006 loppuun mennessä jäsenvaltiot luovat tehokkaat sähköiset järjestelmät hankintoja koskevien tilastotietojen keräämistä ja käsittelemistä varten. 2.2.2. Julkisten hankintojen markkinoiden kilpailukyvyn lisääminen EU:ssa Komission verkossa suorittamassa yritysten kuulemisessa avoimuus nimettiin merkittäväksi tekijäksi julkisten hankintojen tietokoneistamisessa, samoin luottamus ratkaisumenettelyjen reiluuteen. Sähköiset keinot ovat avoimempia kuin perinteiset, sillä niiden avulla sopimusta koskevien tietojen levittäminen on helppoa ja oikea-aikaista, ja ne vähentävät mahdollisuuksia ja kannustimia petokseen. Ne voivat myös parantaa viranomaisten hankintojen hallinnan laatua seuranta ja päätöksenteko mukaan luettuina. Sopimusta koskevien tietojen levittämiskäytännöt saattavat olla erilaisia eri jäsenvaltioissa, kuten myös sähköisten hankintatoimien jäljitettävyys ja tarkastus. Julkisten hankintojen verkolla voisi toimia aktiivisesti näitä kysymyksiä koskevien tietojen ja käytäntöjen vaihdossa. Komissio voisi tukea esikuva-analyysin suorittamista tarkoituksena vertailla ja mitata suorituskykyä. Suurin osa yrityksistä katsoo, että sähköisten hankintojen pitäisi vaatia vähemmän työtä kuin perinteisten menettelyjen. Hankintamenettelyjä sääntelevät kansalliset hallinnolliset määräykset ja ohjeet on laadittu sitä varten, että toimet suoritetaan paperimuodossa. Sähköiset keinot tarjoavat uusia mahdollisuuksia yksinkertaistaa menettelyjä ja säästää tavarantoimittajilta aikaa ja rahaa. Onnistuminen riippuu siitä, miten laajasti perinteiset käytännöt muunnetaan täysin verkossa tapahtuviksi sähköisiksi palveluiksi. Tämä edellyttää, että tarjottu palvelu määritellään uudestaan ja erilaiset prosessit suunnitellaan uudelleen. Sähköisten hankintojen yleistymisen kannalta on tärkeää, että kaikki toteutetut toimenpiteet vähentävät sääntelytaakkaa. Liikeasiakirjojen vakiointi ja niiden rakenteen uudistaminen sekä yhtenäisemmät tarjouskilpailuasiakirjat auttavat automatisoimaan tiettyjä ostorutiineja ja mahdollistavat sen, että kumpikin osapuoli voi keskittyä ostotoimen pääasiaan. Tyypillinen esimerkki byrokratiasta ovat lukuisat vaaditut todistukset ja liikeasiakirjat. Niitä ei useinkaan ole saatavissa sähköisessä muodossa. Lisäksi niiden on oltava käyttökelpoisia ja hyväksyttäviä rajojen yli. Komission ja jäsenvaltioiden olisi hankintoja ja sopimuksia käsittelevässä neuvoa-antavassa komiteassa analysoitava ja vertailtava tällä alalla jäsenvaltioissa saavutettuja tuloksia tavoitteenaan sopia vuoden 2006 alussa yhteisestä sähköisten todistusten kokoelmasta ainakin joidenkin useimmin tarvittavien osalta. Sähköiset hankinnat olisivat erinomainen testausperusta tällaisten sähköisten viranomaispalvelujen kehittämiselle. Komissio aikoo ehdottaa jäsenvaltioille tätä toimintalinjaa. Sähköisten luettelojen käyttäminen on myös merkittävä kysymys. Niiden käyttäminen on tärkeää erityisesti pienten ja keskisuurten yritysten (pk-yritysten) saamiseksi mukaan julkisiin hankintoihin. Nykysovellusten avulla yritykset voivat esitellä tuotteitaan ja palvelujaan hankintayksiköille käyttämällä siihen vain kohtuullisesti rahaa, aikaa ja työtä. Yhdenmukaisten määrittelyjen ja standardien puuttuminen sähköisiltä luetteloilta tarkoittaa sitä, että markkinoilla saattaa olla tietoteknisiä sovelluksia, jotka eivät täytä julkisen sektorin vaatimuksia. CEN/ISSS-erityistyöryhmä valmistelee parhaillaan puitestandardeja luetteloinnille. Sähköisten luetteloiden käyttämistä dynaamisissa ostojärjestelmissä ja FI 9 FI

sähköistä hankintaa koskevissa puitesopimuksissa voidaan tutkia ja testata edelleen HVTohjelman toiminnallisia vaatimuksia koskevaan hankkeeseen pohjautuen. Yritykset odottavat sähköisten hankintojen lisäävän mahdollisuuksia sopimusten voittamiseen, helpottavan pääsyä ulkomaisille markkinoille sekä tekevän hankintamenettelyistä nopeampia ja halvempia. Julkisen sektorin sähköiset hankinnat ovat merkittävä mahdollisuus pk-yrityksille. Julkisista hankintasopimuksista kiinnostuneiden pkyritysten rohkaisemiseksi on jäsenvaltioiden etujen mukaista tukea olemassa olevaan ja yksinkertaiseen tekniikkaan perustuvien sähköisten hankintojen standardijärjestelmien syntymistä ja räätälöidä sopimusmahdollisuuksia pk-yrityksille sopiviksi. Vuoden 2005 jälkipuoliskolla komissio harkitsee julkisissa hankinnoissa tarvittavien kaupallisten tietojen ja todistusten tarjoamista sähköisesti osana HVTYK-ohjelmaa. Vuonna 2005 2006 jäsenvaltiot ja komissio sopivat yhteisestä usein vaadittujen todistusten kokoelmasta käytettäväksi sähköisissä hankintamenettelyissä. Vuonna 2005 komissio ehdottaa sähköisiä luetteloita dynaamisissa ostojärjestelmissä ja sähköisissä puitesopimuksissa koskevan tutkimuksen käynnistämistä CEN/ISSStyöryhmän HVTYK-ohjelman puitteissa tekemän työn pohjalta. Vuonna 2005 julkisten hankintojen verkko aloittaa sähköisten hankintajärjestelmien avoimuutta, tarkastusta ja jäljitettävyyttä koskevan esikuva-analyysin suorittamisen. Vuonna 2006 julkisten hankintojen verkko järjestää työpajoja tarjouskilpailuasiakirjojen standardointia koskevan vaihdon edistämiseksi. Vuosina 2005 2007 jäsenvaltiot käynnistävät ja tukevat pk-yrityksille kansallisella ja alueellisella tasolla tarkoitettuja erityisiä tietoisuuskampanjoja ja koulutusohjelmia. 2.3. Sähköisten julkisten hankintojen kansainvälisiin puitteisiin pyrkiminen Vaikka sähköiset hankinnat kehittyvät maailmanlaajuisesti, nykyisissä kansainvälisissä sopimuksissa ei säännellä niiden käyttöä. Oikeudelliset ja tekniset valinnat sähköisissä hankintajärjestelmissä voivat vähentää EU:n yritysten hankintamahdollisuuksia kolmansissa maissa ja rajoittaa kolmansien maiden toimittajien pääsyä EU:n markkinoille. Komissio aikoo seurata kehitystä sen varmistamiseksi, että EU:n uusi hankintajärjestely noudattaa täysimääräisesti Euroopan unionin kansainvälisiä velvoitteita samalla kun tehdään aloitteita kansainvälisten järjestelyjen mukauttamiseksi. Komissio seuraa myös tiiviisti nykyisiä ja tulevia kansainvälisiä standardointialoitteita. Lisäksi komissio tarkastelee kaikkia tarvittavia mukautuksia ja sähköisten hankintojen toteutettavuutta EU:n ulkoisen avun välineiden osalta. Komissio tekee jo tiivistä yhteistyötä kansainvälisten elinten kuten Maailmanpankin kanssa sen varmistamiseksi, että niiden kolmansissa maissa rahoittamien ostojen toteuttaminen ei häiritse EU:n toimittajia. Lisäksi se ryhtyy kaikkiin tarkoituksenmukaisiin toimenpiteisiin, joilla pyritään jakamaan EU:n kokemuksia ja saavutuksia kehitysmaiden kanssa. Vuonna 2005 komissio jatkaa neuvotteluja julkisia hankintoja koskevan sopimuksen (GPA) uudelleentarkastelusta. Vuonna 2007 komissio ryhtyy aloitteisiin julkisia hankintoja koskevan sopimuksen osalta tavoitteena yhden yhteisen nimikkeistön käyttäminen hankintasopimusten piiriin kuuluvien tavaroiden ja palvelujen luokittelussa. Vuosina 2005 2007 komissio edistää kansainvälisten standardointielinten ja -foorumien työtä ja yhteistyötä niiden kanssa, jotta vältettäisiin yhteentoimivuuden teknisten esteiden syntyminen kansainvälisellä tasolla. Fl 10 Fl

Vuosina 2005 2007 komissio tekee yhteistyötä monenkeskisten kehityspankkien verkoston kanssa tarkoituksena koordinoida kolmansille maille annettavaa teknistä apua, jolla tuetaan niiden julkisten hankintajärjestelyjen uudelleenorganisointia ja tietokoneistamista. Vuonna 2005 komissio tarkastelee kaikkia tarvittavia mukautuksia ja sähköisten hankintojen toteutettavuutta EU:n ulkoisen avun välineiden osalta. 3. SÄHKÖISTEN HANKINTOJEN TOIMINTASUUNNITELMAN TÄYTÄNTÖÖNPA JA SEURANTA Pitkällä aikavälillä julkisten hankintojen käytäntöjen tietokoneistaminen vaikuttaa tapaan, jolla ne jäsenvaltioissa järjestetään. Sähköisten hankintojen onnistunut käyttöönotto saattaa edellyttää hallinnollisten käytäntöjen muuttamista, eikä vain suoraan, vaan myös välillisesti hankintaprosessiin liittyvien käytäntöjen, kuten talousarvion tarkistusten. Mitä pikemmin tällaiset uudistukset toteutetaan, sitä parempi se on Euroopan kansalaisille ja yrityksille. Komissio katsoo, että toimintasuunnitelman sisältämät toimenpiteet ovat paras mahdollinen yhdistelmä, jolla julkisten hankintojen siirtämisestä verkkoon koituvat mahdolliset edut voidaan hyödyntää täysimääräisesti ja samalla pitää riskit mahdollisimman pieninä. Ehdokasmaat otetaan tiiviisti mukaan toimintasuunnitelman täytäntöönpanoon. Komissio seuraa julkisia hankintoja käsittelevän neuvoa-antavan komitean avustamana koko prosessia. Vuoden 2007 loppuun mennessä komissio tarkastelee tilannetta uudelleen ja antaa raportin saavutetuista tuloksista. Tarpeen mukaan se voi ehdottaa missä tahansa vaiheessa korjaavia toimia tai lisätoimenpiteitä. Fl 11 Fl

Policy area(s): Internal Market LEGISLATIVE FINANCIAL STATEMENT Activit(y/ies): IDABC Programme, Standardisation, Publications TITLE OF ACTION: ACTION PLAN FOR THE IMPLEMENTATION OF THE LEGAL FRAMEWORK FOR ELECTRONIC PUBLIC PROCUREMENT 1. 1.1. BUDGETLINES Budget lines (operational lines and related technical and administrative assistance lines (ex- B. A lines)) including headings. The administrative and operational expenditure form part of and are covered by, the existing budget lines and programmes and do not lead to the commitment of supplementary credits with regard to official Commission financial programming. MARKT 12.0201 Implementation and development of the Internal Market OPOCE 260201 Procedures for awarding and advertising public supply, works and services contracts ENTR 020403 Standardisation and approximation of legislation 02020401 Pan-European egovernment services to public administrations, enterprises and citizens (IDAbC) 02010405 Pan-European egovernment services to public administrations, business and citizens (IDABC) - Administrative expenditure 1.2. Duration of the action and of the financial impact: 2005-2007 Fl 12 Fl

1.3. Budgetary characteristics {add rows if necessary): Budget line Type of expenditure New EFTA contribution Contributions from applicant countries Heading in financial perspective 120201 Noncomp Diff^ YES No [3] 020403 Noncomp Diff No [3] 260201 Noncomp Diff No [3] 02020401 Noncomp Diff No YES No [3] 02010405 Noncomp Non-Diff No YES No [3] 2. SUMMARYOFRESOURCES 2.1. Financial Resources 2.1.1. Summary of commitment appropriations (CA) and payment appropriations (PA) EUR million (to 3 decimal places) Expenditure type Section no. Year n (2005) n + 1 n + 2 n + 3 n + 4 n + 5 and later Total Operational expenditure 8 Commitment Appropriations (CA) 9 8.1 a 1,15 1,35 0,705 3,205 Payment Appropriations (PA) b 0,855 0,875 0,875 0,6 3,205 Administrative expenditure within reference amount 10 Technical administrative assistance (NDA) & 8.2.4 c 0,080 0,080 0,080 0,240 TOTAL REFERENCE AMOUNT Commitment Appropriations a+c 1,23 1,43 0,785 3,445 o Expenditure that does not fall under Chapter xx 01 of the Title xx concerned. Investments by the Publications Office should over time considerably reduce expenditure for publications in the Official Journal. Expenditure within article xx 01 04 of Title xx. Fl 13 Fl

Payment Appropriations b+c 0,935 0,955 0,955 0,6 3,445 Administrative expenditure not included in reference amount 11 The needs for human and administrative resources shall be covered within the allocation granted to the managing DG in the framework of the annual allocation procedure Human resources and associated expenditure (NDA) 8.2.5 d 0,594 0,594 0,594 1,782 Administrative costs, other than human resources and associated costs, not included in reference amount (NDA) 8.2.6 e 0,109 0,109 0,109 0,327 Total indicative financial cost of intervention TOTAL CA including cost of Human Resources a+c+d +e 1,933 2,133 1,488 5,554 TOTAL PA including cost of Human Resources b+c+ d+e 1,638 1,658 1,658 0,6 5,554 2.1.2. Compatibility with Financial Programming X Proposal is compatible with existing Financial programming for 2005 and 2006. Pour Tannée 2007, la proposition est conforme au nouveau cadre des perspectives fmancières 2007-2013, voir la Communication [COM(2004)101] de la Commission de février 2004. D D Proposal will entail reprogramming of the relevant heading in the financial perspective. Proposal may require application of the provisions of the Interinstitutional Agreement 12 (i.e. flexibility instrument or revision of the financial perspective). 2.1.3. Financial impact on Kevenne X D Proposal has no financial implications on revenue Proposal has financial impact - the effect on revenue is as follows: ii 12 Expenditure within chapter xx 01 other than articles xx 01 04 or xx 01 05. See points 19 and 24 of the Interinstitutional agreement. Fl 14 Fl

3. CHARACTERISTICS AND OBJECTIVES Details of the context of the proposal are required in the Explanatory Memorandum. This section of the Legislative Financial Statement should include the following specific complementary information: 3.1. Need to be met in the short or long term On 30 April 2004, the European Parliament and the Council have adopted Directives 2004/17/EC and 2004/18/EC as part of the legislative package of Procurement Directives. These Directives provide for the first time a coherent framework for conducting procurement electronically in an open, transparent and non-discriminatory way, establish rules for tendering electronically and fix the conditions for modern purchasing techniques based on electronic means of communication. However, the move towards using electronic means in the procurement process is not without risks. Incorrect application of the new EU rules and discriminatory technical solutions and practices could fragment the Internal Market and increase the risk of inefficiencies and bad governance. Implementing the new EU provisions on electronic public procurement correctly and as quickly as possible will determine Europe s capacity to keep open the markets for electronic public procurement and contribute to achieving the Lisbon objectives. 3.2. Value-added of Community involvement and coherence of the proposal with other financial instruments and possible synergy The transformation of public procurement from procedures carried out on paper to electronic procedures is a complex operation which requires action and decisions at many levels beyond the simple transposition of the new rules by Member States. Organisational, technical and institutional issues should be addressed by governments in order to re-engineer existing processes for tendering and purchasing, and to exploit the available ICT solutions and tools. Adoption of the EU legal framework for the use of electronic means in the public procurement process was a first significant step in order to remove legal uncertainties and to establish the required safeguards for open, transparent and non-discriminatory public procurement using electronic means. Use of electronic means should guarantee in practice that any business in Europe with a PC and internet connection can participate in a public purchase conducted electronically. Besides ensuring compliance with the legal framework, Community involvement is intended to provide guidance and impetus to Member States efforts and coordination. Through the Action Plan, it addresses risks and problems in particular in the following areas: legal environment; technical environment; administrative and organisational processes; businesses access to public procurement markets; knowledge-building, skills and awareness. In doing so, Community action in relation to e-procurement may be expected to provide a coherent framework for introducing e-government services more generally and sustain convergence of RTD efforts in this field. Eventually, use of e-procurement at national, regional and local level in the Member States may also contribute to more efficient management of Community structural funds. Fl s Fl

3.3. Objectives, expected results and related indicators of the proposal in the context of the ABM framework To achieve generalised use of for electronic public procurement by 2010, the Commission proposes an Action Plan for a functioning Internal Market and good governance in electronic public procurement. The Action Plan shall assist Member States and facilitate implementation of the relevant provisions of the Directives correctly and in time, in particular with the aim: - To prevent fragmentation, e.g. the emergence of new e-barriers in EU public procurement markets; - To provide the conditions for ensuring good governance and greater efficiency of public procurement markets and - To work towards an international framework for electronic public procurement. The Commission assisted by the Advisory Committee for Public Contracts will monitor overall progress in implementing the Action Plan. By the end of 2007, the Commission will review the situation and report on the results achieved. This assessment will concentrate on the progress achieved on the legal front, the development of the necessary infrastructures for carrying procurement electronically, the use of electronic means and progress achieved in implementing the Action Plan. An assessment of economic impacts would be rather premature as experience shows that benefits from such reforms take longer to materialise. The Commission will use the following indicators to monitor progress: Indicators for the implementation of the legal framework: Proper alignment of national legislations to the legislative package, e.g. transposition of all provisions on electronic public procurement in each Member State; implementation of the directives in due time; number of legal actions for failure in transposing into national legislation; date of transposition of the directives into national legislation. Indicators for use of electronic means in public procurement process: General development of electronic procurement across the Union, e.g. share of notices dispatched electronically by contracting authorities; share of tender documents accessible electronically; number and volume of dynamic purchasing systems; share of calls for tender using electronic auctions; share of cross-border procurement. And increased transparency and compliance in public procurement activities Economic indicators: statistical information is already being collected on public procurement markets; this information will be progressively extended to cover electronic means such as the share of central purchasing and evolution of dynamic purchasing systems. The Action Plan envisages improvements to collection and processing of procurement data at both, national and Community level. To implement the Action Plan on e-procurement, the Commission intends to carry out a substantial number of actions, among which an Interpretative Communication on electronic public procurement and a Commission Regulation establishing standard forms for the publication of notices. In this context, the Commission will table proposals and take the appropriate initiatives according to the time-table set out in the Action Plan. It will provide the necessary legal support and assistance to the Member States for the transposition of the public procurement directives and monitor the application of Community law as well as organise meetings of the relevant committees, in particular, the Public Procurement Advisory Fl 6 Fl

Committee and the Working Group on e-procurement; it will also propose continuation of the activities of the e-procurement workshop managed under the IDA programme. In addition, meetings with Member States will be organised within the Statistics working group to improve data collection and explore solutions to automate it in view of the end-2006 deadline laid down in the e-procurement Action Plan. Finally, the Commission will participate actively in international fora and provide adequate input to international standardisation fora, most particularly on interoperability issues. Commission output will be surveyed in terms of timely delivery and content of outputs; the completion of studies on time; compliance cost indicators for public procurement rules; appropriate impact assessments where applicable and the degree of acceptance from stakeholders. The quality of economic indicators will be judged by the quantity of reliable data available, and the fulfilment of EU statistical obligations. 3.4. Method of Implementation (indicative) Show below the method(s) 13 chosen for the implementation of the action. X Centralised Management X Directly by the Commission Indirectly by delegation to: Executive Agencies Bodies set up by the Communities as referred to in art. 185 of the Financial Regulation National public-sector bodies/bodies with public-service mission Shared or decentralised management With Member states With Third countries Joint management with international organisations (please specify) Relevant comments: 13 If more than one method is indicated please provide additional details in the "Relevant comments" section of this point FI 17 FI

4. MONITORINGANDEVALUATION 4.1. Monitoring system 4.2. Evaluation 4.2.1. Ex-ante evaluation Extended impact assessment 4.2.2. Measures taken following an intermediate/ex-post evaluation (lessons learned from similar experiences in the past) Not relevant 4.2.3. Terms and frequency of future evaluation Review by the Commission and Advisory Committee for Public Contracts in 2007; if necessary, additional evaluation exercises will be considered. Fl 18 Fl