Työllistäminen ja hankintastrategiat

Työllistäminen ja hankintastrategiat 3.11 Työllistämisyksiköiden johdon päivät Jussi Pyykkönen 1 Doing right now: First procured Social Impact bond (SIB) in Finland 1

Doing right now: First Dynamic Purchasing System (DPS) in Finland Doing right now: RESULT: QUALITY POINTS AND PRICE DOESN'T HAVE CONNECTION Analyzing award criteria 2

DOING RIGHT NOW: ANALYZING NETWORKS: SUB- CONTRACTOR -NETWORKS 3

Miksi Suomea ei uudisteta hankintojen kautta? Mahdollisuuksien kirjo on valtava pelkästään jo siksi, että hankintojen mittakaava on huikea. Euroopan komission arvion mukaan julkisten hankintojen vuosittainen arvo on Suomessa 35 miljardia euroa. Tästä potista huomattava osuus kohdistuu palvelujen hankintaan. Nykyisellään hankitaan useimmiten jo koeteltua teknologiaa, mikä ei edistä uusien ratkaisujen markkinoillepääsyä. Julkiset hankinnat ajautuvatkin usein vanhan, mutta riittävän hyväksi havaitun ostamisen kierteeseen. 8 4

Johtaminen Asiantuntijakeskeisyys Juristeria Julkisten hankintojen ongelmat Suoritekeskeisyys Laskentaosaaminen Markkinoiden dynamiikan ymmärtäminen 9 Hankintojen kriisiytessä vastausta on alettu hakemaan innovatiivisista hankinnoista. Mitä tällä tarkoitetaan? 10 5

Työllistämisyksiköiden johdon päivät Tuotekehityksen kypsyys Ostetaan palveluita tulosperusteisena sallien markkinoiden hyvät käytännöt ja kehittyminen, jotka mahdollistavat innovaatiot Katalyyttinen hankinta Tuotekehitys hankinta Jussi Pyykkönen, Hansel Innovaation leviämistä edistävä hankinta Palvelun/tuotteen kehittämiseen tähtäävä hankinta Tähdätään innovaatioon ostamalla tuotekehitystä, prototyyppejä tai muiden markkinoiden innovaatioita Innovaatioita mahdollistava hankinta Innovaation ajallinen kohdistuminen Tyyppi Innovaation kypsyys Ostajan fokus Edellytykset Innovaation leviämistä edistävä hankinta Käyttöönotettu Tunnistus Kansainvälisyys, Verkostot, Hankinta-organisaation kyky kotiuttaa Katalyyttinen hankinta Prototyyppi Ennakointi Ennakointi, Trendianalyysi Markkinoiden tunteminen Tuotekehityshankinta Idea Kehittäminen Vuoropuhelu markkinoiden kanssa, Kokeilukulttuuri Tuotteen/ palvelun kehittämiseen tähtäävä hankinta Potentiaali Sopimushallinta Elinkaaren huomioiminen, Kehittämisen suunnitelma, Innovaatioita mahdollistava hankinta Mahdollisuus Kilpailutus Tuloksen hankinta, Kannustavuuteen perustuva sopimus 6

Julkisen sektorin hankinnat 35 miljardia Tulosperusteisuus Perinteiset hankinnat Riskinotto Innovaatioita mahdollistavat hankinnat Suoritteiden ostaminen Innovaatioihin tähtäävät hankinnat Kannuste kehittää palveluita tuottaviksi Sysäys innovointiin Kaikilla mahdollisuus kehittää palveluita Vaarana pysähtyneisyys Osa onnistuu radikaalissa innovaatiossa Tuottavuuden kasvu Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Referenssejä -> vienti Referenssejä -> vienti Tuottavuuden kasvu Yhteiskunnallinen vaikuttavuus 13 Jussi Pyykkönen, Hansel 7

15 SIB- MALLI Auditoija Hankintayksikkö 5. 1. Kilpailutus 6. 3. Toimintamalli ja SIB - Sopimuskumppani Hankehallinnointi 7. t 8. 2. Sijoittajat 4. Maahanmuuttajat Työnantajat Interventio Selitteet: Vaikuttavuus Vaikuttavuutta arvioidaan tilaajan määrittelmin kriteerein. Vaikuttavuuden perusteella tilaaja maksaa sopimuskumppanille tulospalkkion. 16 1. Tilaaja kilpailuttaa toimittajan 2. Sijoittajat rahoittavat toiminnan 3. Toimittaja ulkoistaa palvelutuotannon sijoittajien rahoituksella 4. Palveluntuottajta tekevät intervention 5. Auditoija todentaa vaikuttavuuden 6. Tilaaja maksaa tulospalkkion 7. Sijoittajat saavat vastineen sijoitukselle 8. Palveluntuottajille maksetaan palkkio 8

Vaikuttavuudesta Vaikuttavuus 1. Säästö työttömyysturvamenoista: Säästöt lasketaan suhteessa verrokkiryhmään. Verrokkiryhmä ja kohderyhmä arvotaan satunnaistamalla. Lasketaan vuositasolla (2016, 2017,2018,2019) verrokkiryhmän työttömyysturvamenojen kokonaissumman sekä kohderyhmän työttömyysturvamenojen kokonaissumman erotus. Jos verrokkiryhmä on saavuttanut paremman tulokset kuin kohderyhmä, valtiolle ei synny maksuvelvoitetta. Vaikutus 1 lasketaan siis kaavalla X = max(0,verrokkiryhmän kokonaissumma ( ) - Kohderyhmän kokonaissumma ( ) ). Jos verrokkiryhmä on henkilömäärältään erikokoinen kuin kohderyhmä, sen tulos skaalataan asianmukaisesti vastaamaan kohderyhmän kokoa. Vaikuttavuus 2. Verotuotot: Säästöt lasketaan suhteessa verrokkiryhmään. Verrokkiryhmä ja kohderyhmä arvotaan satunnaistamalla (ollen sama kuin "vaikuttavuus 1"). Lasketaan vuositasolla (2016, 2017,2018,2019) verrokkiryhmälle kertyneiden verotulojen kokonaissumma sekä kohderyhmälle kertyneiden työttömyysturvamenojen kokonaissumman ero-tus. Jos verrokkiryhmä on saavuttanut paremman tulokset kuin kohderyhmä, valtiolle ei synny maksuvelvoitetta. Vaikutus 2 lasketaan siis kaavalla. X = (max (0,Kohderyhmän ve-rokertymä ( ) - Verrokkiryhmän verokertymä ( )). Jos verrokkiryhmä on henkilömäärältään erikokoinen kuin kohderyhmä, sen tulos skaalataan asianmukaisesti vastaamaan kohderyhmän kokoa. Todennettu vaikuttavuus = Vaikuttavuus 1 + Vaikuttavuus 2 17 Miten poikkeaa perinteisestä hankinnasta? Palveluntuotantotapaa ei ole määritelty lainkaan, toimittajilla vapaat kädet innovoida Maksetaan vain todennetusta vaikuttavuudesta (määritetty tarkat kriteerit tulokselle) suhteessa verrokkiryhmään Ei budjettivaikutusta ennen vuotta 2021, vaikka palveluntuotantoa vuodesta 2016 eteenpäin. Maksetaan vasta, kun palkkioon tarvittava euromäärä on kertynyt budjettiin HUOM. Tiukkojen budjettiraamien aikana oiva tapa rahoittaa palveluja 18 9

Vaikuttavuuden käsikirja Ensimmäinen askel mihin haasteeseen ratkaisu? 19 Hankintoja tehdessä on olennaista muistaa, että palveluja ei hankita palvelun vuoksi, vaan vaikuttavuuden tai tuottavamman palvelun vuoksi. Ei kukaan halua kuljetuspalveluita, jotka eivät vaikuta liikkumisen helppouteen tai nopeuteen. Eikä kukaan halua ostaa hyvinvointipalveluja, jotka eivät vaikuta hyvinvointiin. 20 10

Tulosperusteisuus Miten haasteeseen halutaan vastata? onko tarkoituksena parantaa palvelun tuottavuutta? (Maksetaan tuottavuutta kuvaavan suoran mittarin perusteella) vai hankkia vaikutuksia? (Maksetaan toteutuneiden vaikutuksien perusteella) 21 Haaste Korvaava hankinta Uusi hankinta Vaikuttavuus tiedetään Vaikuttavuus pimennossa Tulokset hyviä Tavoiteltavat asiat Markkinavuoropuhelu Vanhalla konseptilla jatkaminen Mitattavuus Data Hyvät käytännöt Linjaus vaikuttavuusperusteisesta hankinnasta Kilpailutuskonseptin valinta Hankehallinoija t 11

23 24 12

Vaikuttavuuden käsikirja Toinen askel kilpailutuskonseptin valinta 25 Kilpailutuskonsepti? Vaikuttavuusperusteinen hankinta edellyttää kilpailutuskonseptin valintaa. Kilpailutuksellisesti on varsin eri asia hankkia yksi hankehallinnoija vastaamaan kokonaisuudesta, sen sijasta että hankittaisiin kerralla useampi toimittaja tuottamaan palvelua. Kumpikin malleista on vaikuttavuusperusteisissa hankinnoissa mahdollinen toimintakonsepti. Jokaisessa hankkeessa olisi syytä erikseen pohtia, kummalla konseptilla saavutetaan parempi lopputulos. 26 13

Tilaaja, vastuussa kokonaisuudesta Hankintayksikkö Hankkeen johto, vastuussa tilaajalle Hankehallinoija Rahoitus Interventioiden tekijät, vastuussa hankkeen johdolle Interventioiden kohteet Asiakkaat 27 Tilaaja ja hankkeen johto, vastuussa kokonaisuudesta Hankintayksikkö Interventioiden tekijät, vastuussa tilaajalle Interventioiden kohteet Asiakkaat 28 14

29 Vaikuttavuuden käsikirja Kolmas askel hankintamenettelyn valinta 30 15

Hankintamenettelyn valinta Mikäli vaikuttavuutta haetaan jonkin selkeän, yksiselitteisen- ja laajuisen palvelukokonaisuuden, voidaan kilpailutus toteuttaa yksivaiheisesti avoimella menettelyllä Jos hankinta perustuu kompleksisen, erilaisista toimijoista koostuvaan ja muodoltaan uuteen palvelukokonaisuuteen, on suositeltavaa toteuttaa kilpailutus kaksivaiheisesti. Dynaaminen hankintajärjestelmä (palveluntuottajat) Neuvottelumenettelyt (hankehallinnoijat) (sis. Innovaatiokumppanuus) 31 Kilpailutuskonseptin valinta Integraattorimalli, Allianssimalli Hankehallinoija t Monituottajamalli Hankintamenettelyn valinta Käytä avointa menettelyä harkiten selkeimmissä vaihetoehdoissa Yksivaiheinen hankinta Tarjouspyynnön laatiminen Harkitse neuvottelumenettelyä (innovaatiokumppanuus, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely) hankehallinnoijan kilpailutuksessa Vaiheittainen hankinta Harkitse dynaamista hankintajärjestelmää tai puitejärjestelyä monituottajamallin kilpailutuksessa Tarjoajien soveltuvuus Palvelutuotannin reunaehdot Vaikuttavuudesta maksaminen Vertailukriteerit Neuvottelumenettelyt Osallistumishakemuspyynnön laatiminen Palvelutuotannin reunaehdot Tarjoajien soveltuvuus DPS Yhden toimijan valinta Tarjouspyynnön laatiminen Vaikuttavuudesta Vertailukriteerit maksaminen Palvelutuotannin reunaehtojen täsmentäminen Useamman toimijan valinta Minikilpailutus Vaikuttavuudesta maksaminen Vertailukriteerit Palvelutuotannin reunaehtojen täsmentäminen Palvelutuotanto, Asiakkaat 16

Mahdollista dynaamisessa hankintajärjestelmässä Historia Laatulupakset Historia Laatulupakset Toteutunut laatu Taloudellisten toimijoiden toimeksiantojen määrä on riippuvainen tuloksista / vaikutuksista Vanha Uusi Jussi Pyykkönen, Hansel Mitä dynaaminen hankinta voisi olla? Käyttöliittymä sinun arjestasi? Jatkuvasti päivittyvät toimittajalistat? Jatkuvasti päivittyvät hinnat? Laatutason seuranta Osana laajempia digitaalisten palvelujen ekosysteemejä? Jussi Pyykkönen, Hansel 17

Vaikuttavuuden käsikirja Neljäs askel vaikuttavuusmallinnus ja mittaaminen 35 Taloudellisille toimijoille maksetaan toteutuneiden vaikutusten kautta Yksikköhinnat yksittäisistä suoritteista Elinkaarikustannukset kokonaisuuksista Elinkaarivaikutukset kokonaisuuksista Vanha Välivaihe Uusi 18

Mallista päättäminen Tuloksista tai vaikuttavuudesta maksamisessa on oikeastaan kaksi selkeää vaihtoehtoa (variaatioita ja hybridimalleja näiden välillä on useita). Voidaan maksaa: a) Tulospalkkiomalli. Maksaa suoraan saavutetusta tuloksesta b) Kokeiluasetelma. Maksaa saavutetusta tuloksesta suhteessa verrokkiryhmään 37 Laske skenaariot ja varmista datan käytettävyys Varmista, että käytössä on kaikki mahdollinen data laskelmien sekä mittaamisen tueksi Laske vähintään kolme eri skenaariota vaikuttavuudelle toimittaja onnistuu täydellisesti toimittaja onnistuu kohtuullisesti toimittaja epäonnistuu 38 19

Vaikuttavuuden analyysi (skenaariot) Jussi Pyykkönen, Hansel Huomioita työllistämishankkeisiin Jussi Pyykkönen, Hansel 20

Jussi Pyykkönen, Hansel Jussi Pyykkönen, Hansel 21

Työllistymistodennäköisyyttä laskevien ehtojen (koulutus, toimiala, ikä, työhistoria) summa Jussi Pyykkönen, Hansel 24

49 Tarjouspyyntö Yksivaiheinen hankinta Vaikuttavuudesta maksaminen Osallistumishakemuspyyntö Yksivaiheinen hankinta Markkinavuoropuhelu Markkinavuoropuhelu Määritetään maksettava _ % (esim. 50 %) todennetusta vaikuttavuudesta Määritetään vaihteluväli_ % (esim. 40-60 %) todennetusta vaikuttavuudesta maksamiselle. Annetaan toimittajille mahdollisuus tarjota % -osuudesta. Tarjouspyyntö Määritetään maksettava _ % (esim. 50 %) todennetusta vaikuttavuudesta Neuvotellaan vaikuttavuudesta maksamisesta Määritetään vaihteluväli_ % (esim. 40-60 %) todennetusta vaikuttavuudesta maksamiselle. Annetaan toimittajille mahdollisuus tarjota % -osuudesta. Määritetään reunaehdot _ % (esim. 20-80 %) todennetusta vaikuttavuudesta maksamiselle. 25

Yhteenveto: Miten tulosperusteisuus muuttaa hankintoja? 51 Hankintayksikköjen tehtävä muuttuu määrittelijästä omistajaksi 52 26

Toimittajan rooli muuttuu suorittajasta innovaattoriksi 53 Kolme pointtia hankintojen kehittämisestä 54 27

1) Tunnistetaan tarve verkostoille. Vaikuttavuusperusteinen hankinta on poikkihallinnollista johtamista, koska erilaisten vaikutukset de facto jakautuvat eri sektoreille. Poikkihallinnollisuus on siten vaikuttavuuden hankinnan edellytys että tulos. 55 2) Ryhdytään työskentelemään strategisesti. Vaikuttavuuden hankinta edellyttää hankintatoimilta aiempaa vahvempaa kykyä analysoida markkinarakenteita sekä pitkäjänteistä strategista otetta. Tarvitaan vaikuttavuuden hankintastrategia, joka ottaa huomioon sekä hankkijan primäärit tavoitteet että yhteiskunnalliset tarpeet pitkällä tähtäimellä. 56 28

3) Opetellaan laskemaan vaikutuksia. Vaikuttavuuden hankintaa ei voi tehdä jos ei kykene laskemaan ostopäätöksien vaikutuksia. Hankintojen historian pitkä kaari on edennyt rivihintojen tarkastelusta kokonaiskustannusten arviointiin. Vielä tarvitaan seuraava askel kohti kokonaisvaikutusten analytiikkaa. 57 Kerran vahva ja vetreä yhteiskuntaamme uhkaa jäykistyminen ja jääräpäisyys. Ketterämpi yhteiskunta edellyttää muutosta, jossa pelisäännöt mietitään uudelleen - kokonaisuutta ajatellen Antero Vartia, Kansanedustaja 58 29

Development process 30

Procurement process Development process Business process Development process Procurement process 31

Which unit decide what to buy? Which unit makes the Consultation of markets? Which unit sign`s the notice? Which unit sign`s the decision? Which unit sign the agreement? Procurement director Procurement specialist Procurement lawyer Procurement specialist 32

Research director Researcher Researcher Research manager Procurement director Researcher manager Research manager Procurement specialist Procurement lawyer Procurement specialist Researcher manager Research director Researcher Business director Researcher Research manager Procurement director Business manager Researcher manager Procurement specialist Business analyst Research manager Procurement lawyer Procurement specialist Researcher manager Business manager Business analyst 33

Research director Researcher Business director Decisions Researcher Research manager Procurement director Business manager Researcher manager Procurement specialist Business analyst Research manager Procurement lawyer Minimal influence Procurement specialist Researcher manager Maximal influence Business manager Business analyst 34