For Successful Events Minimanuaali Lyytin käyttöön Lyyti Oy Linnankatu 13 a A 18 20100 Turku S-posti: asiakaspalvelu@lyyti.fi Asiakaspalvelu: 020 741 5131 www.lyyti.fi
Sisältö Mikä on Lyyti-palvelu?.... 3 Mitä on tapahtumahallinta?...... 3 Mihin meillä käytetään Lyytiä?..... 4 Viestinnän vaiheet tapahtumien hallinnassa..... 5 Uuden tapahtuman luominen 1) Tapahtuman perustiedot.... 6 2) Asetukset-sivu.. 7 2.1. Yksittäisilmoittautuminen 7 2.2. Osallistujatyypit.. 7 2.3. Ryhmäilmoittautuminen 8 3) Ilmoittautumissivun laatiminen...... 9 3.1. Ilmoittautumissivun kysymykset..... 9 3.2. Erilaiset kysymystyypit...... 10 3.3. Kysymyksen lisääminen ja muokkaus... 12 3.4. Ehtojen lisääminen... 13 3.5. Muuta huomioitavaa ilmoittautumissivusta... 13 4) Kiitossivu.... 14 5) Vahvistus.... 15 6) Jonotusasetukset 16 7) Esikatselu / ilmoittautumislinkki. 17 8) Viestintä: Kutsuminen / tiedottaminen.... 17 8.1. Avoimen ilmoittautumislinkin lisääminen omaan kutsukanavaan..... 18 8.2. Henkilökohtainen kutsu Lyytin kautta.... 19 8.2.1. Kutsuttavien / osallistujien tuominen Lyytiin.... 19 a) Lisää yksi.. 19 b) Lisää monta (Excel) 20 8.3. Sähköpostin / kutsun luominen...... 21 8.3.1. Viestien personointi.. 22 8.4. Tekstiviestit.... 23 9) Raportointi.... 24 9.1. Uuden raportin luominen.... 24 9.2. Online-raportin luominen. 25 9.3. Koontiraportit... 25 Tapahtumanhallinta Lyytillä osallistujan ja järjestäjän näkökulmasta... 26 2
Mikä on Lyyti-palvelu? Lyyti-palvelu on sihteerien ja assistenttien kehittämä tapahtumanhallintapalvelu, jolla otetaan vastaan ilmoittautumisia, kerätään maksuja, hoidetaan tapahtuman viestintää ja raportointia sekä kerätään palautteita. Lyyti-työkalu on internet-pohjainen ohjelmisto, johon pääsee kirjautumaan missä ja milloin vain. Lyyti on palveleva kysymystilanteissa autamme sinua: Puhelimitse 020 741 5131 ark. 9-17 Sähköpostitse asiakaspalvelu@lyyti.fi Chat-palveluna nettisivujemme kautta Etätukena näemme ruudullamme sinun näyttösi Mitä on tapahtumanhallinta? OSALLISTUJAT Kohdennettu viestintä (e-mail, SMS, printti) Osallistujatiedon automatisoitu kerääminen Ilmoittautumissivu CRM Oleellisen tiedon siirto ja palautus. (Integraatioprojektit erikseen) JÄRJESTÄJÄ(T) Tarvittavan tiedon jakaminen reaaliaikaisesti RAPORTOINTI OHEISTOIMINNOT - Osoitetarrat - Nimikyltit - Maksujenhallinta - Palautekyselyt Partnerit, hotellit, catering, esimies... 3
Mihin meillä käytetään Lyytiä? Kun järjestät tapahtumia Miten hoidat nyt? Miten hoidat jatkossa? Kutsu / tiedottaminen Osallistujan tietojen kerääminen Osallistujalle vahvistuksen lähettäminen Muistutukset / tiedottaminen muutoksista Raporttien tuottaminen Muita tapahtumaan liittyviä tehtäviä (nimikyltit, palautekyselyt jne.): 4
Viestinnän vaiheet tapahtumien hallinnassa 1) Kutsu / tiedottaminen Ensimmäinen kosketus tapahtumaan: sähköpostikutsu, mainos lehdessä, internetissä Tärkein tehtävä herättää mielenkiinto Kerrotaan asiat, jotka vaikuttavat osallistumispäätökseen Kutsusta siirrytään ilmoittautumaan / sisältää ilmoittautumisohjeet Siirrytään selaimeen = hetkelliset sivut 2) Ilmoittautuminen Kuin verkkokaupan maksuvaihe: Tärkeää olla selkeää ja loogista sekä yhtenäistä tapahtuman kutsun kanssa (visuaalisuus, tekstimuodot) vahvistaa yrityksen imagoa ja luo turvallisuutta Järjestäjän näkökulmasta tärkein vaihe! hallitaan tapahtumaa (osallistujan tiedot vaikuttavat tapahtumaan) 3) Ilmoittautumisen vahvistus = Kiitossivu Vahvistetaan ilmoittautujalle, että ilmoittautuminen on vastaanotettu Kalenterimerkintä ja mahdollisuus ilmoittaa lisähenkilöitä 4) Vahvistusviesti sähköpostiin Tiedot, joita tarvitaan vasta ilmoittautumisen jälkeen Jää ilmoittautuneen sähköpostiin, joten on hyvä paikka osallistujan kannalta tärkeiden tietojen kertomiseen. Näitä ovat esimerkiksi: miten tullaan paikalle, parkkipaikkaohjeet mitä otetaan mukaan pukukoodi keneltä saa lisätietoja jne. 5) Muu viestintä Uusintakutsu niille, jotka eivät reagoineet ensimmäiseen kutsuun. Sähköposti- tai tekstiviestimuistutukset ilmoittautuneille ennen tapahtumaa. Tiedotukset muutoksesta tapahtuman aikana esim. tekstiviestillä 6) Kiittäminen / Jälkimarkkinointi Kiitosviesti (linkit palautekyselyyn, kuvapankkiin jne.) Osallistuneiden kutsuminen seuraavaan tapahtumaan 5
Uuden tapahtuman luominen 1) Tapahtuman tiedot Tapahtuman luomisessa sinua opastaa tapahtumavelho Lähde liikkeelle luomalla uusi tapahtuma riippumatta siitä luotko tapahtuman ilmoittautumissivua, tilauslomaketta tms. Aloita määrittämällä tapahtuman kieli Täytä tapahtuman tiedot Voit ajastaa myös ilmoittautumisen avautumisen Voit kerätä osallistumismaksut Lyytillä. Mikäli haluaisit maksuominaisuudet käyttöösi, ota yhteyttä asiakaspalveluumme: asiakaspalvelu@lyyti.fi Tapahtuman voit tallentaa kun sinulla on: Nimi Aika (pvm riittää) Paikka (jos et tiedä paikkaa, laita tarkentuu myöhemmin ) Huom! Ensimmäinen tallennuskerta tekee tapahtuman nimen perusteella ilmoittautumissivun linkin ja tapahtuman koodin, joita et enää pääse muuttamaan. Rinnakkaisosoitteen voi luoda. 6
2) Asetukset-sivu Asetukset-sivulla määrittelet tapahtumasi ilmoittautumisen raamit. Onko kyseessä yksilö- vai ryhmäilmoittautuminen*, mikä on tapahtuman maksimiosallistujamäärä, näkyykö vapaiden paikkojen määrä ilmoittautumissivulla sekä onko tapahtumassa erityyppisiä osallistujia 2.1. Yksittäisilmoittautuminen Voit määrittää: Tapahtuman maksimiosallistujamäärän Näytetäänkö vapaiden paikkojen määrä ilmoittautujille Onko tapahtumassa erityyppisiä osallistujia Huom! Vain Asetukset-sivulla määritetty maksimikapasiteetti tai osallistujatyyppien kapasiteetit ovat yhteydessä automaattisen jonotuslistan toimintaan. 2.2. Osallistujatyypit Milloin käytetään osallistujatyyppejä? Erilaisilta osallistujilta halutaan kerätä erilaisia tietoja ja myös viestintä on erilaista esim. tapahtuman puhujille ja vieraille. Kuitenkin tapahtumaa hallitaan kokonaisuutena, jonka lisäksi vaikka iltatilaisuuteen osallistuvat henkilöt kuuluvat saman kysymyksen alle ja vievät paikan samasta kapasiteetista osallistujatyypistään riippumatta. Katso myös tarkempi ohje osallistujatyypeistä: help.lyyti.com > Ladattavat oppaat. Osallistujatyypeissä voit valita, mitkä tyypit ovat ilmoittautujien valittavissa (julkinen) ja milloin sinä päätät, mihin osallistujaryhmään ilmoittautuja kuuluu (ei julkinen). Muokkaa osallistujatyypin julkisuutta klikkaamalla sanaa julkinen. Voit myös määrittää osallistujatyyppikohtaisen kapasiteetin, mikäli tapahtuman kokonaiskapasiteettia ei ole määritetty. 7
Ennen ilmoittautumissivulle tuloa ilmoittautuja valitsee kaikista julkisista osallistujatyypeistä, mihin hän kuuluu. Voit ohjeistaa ilmoittautujaa kirjoittamalla osallistujatyypin valintaan alkutekstin Nimeä osallistujatyypit tarpeesi mukaan, esimerkiksi lipunmyynnissä voi otsikko olla Liput tai Lippuvalinta. 2.3. Ryhmäilmoittautuminen *ryhmäilmoittautuminen sisältyy Premium-lisenssiin Jos valitset, että tapahtumaan ilmoittaudutaan ryhmissä, voit määrittää vielä tarkemmat ryhmärajat ja ilmoittautumisen asetukset: Maksimiosallistujamäärä voidaan määrittää Ryhmien määrän mukaan Kokonaisosallistujamäärän mukaan Yksittäisen ryhmän koon mukaan Ryhmäilmoittautumisessa yksi henkilö voi ilmoittaa tapahtumaan monta henkilöä ja ryhmän jäsenestä tulee omat osallistujansa Lyytiin. Voit viestiä tapahtumaan liittyvistä asioista sekä yhteyshenkilölle että osallistujalle yhdessä tai erikseen. Myös ryhmäilmoittautumisessa voit hyödyntää osallistujatyyppejä, ks. edellinen sivu Katso tarkempi ohje ryhmäilmoittautumisesta: help.lyyti.com > Ladattavat oppaat. 8
3) Ilmoittautumissivun laatiminen Ilmoittautumissivun ulkoasuun voit ladata haluamasi kuvat ulkoasutyökalulla ja valitse pohja käyttöön (JPEG-kuva, leveys 750 px) Ilmoittautumissivun alkutekstiksi esim. tapahtuman nimi tai Ilmoittautuminen [tapahtuman nimi] Muotoile: Otsikko 2 tai Otsikko 3 Alkutekstien ensisijainen tehtävä kertoa mille sivulle on tultu sekä ohjeistaa ilmoittautumista vrt. maksaminen verkkokaupassa 3.1. Ilmoittautumissivun kysymykset Luodessasi kysymystä ilmoittautumissivulle, vaikuttaa kysymys Ilmoittautumissivuun (miten näkyy osallistujalle) Osallistujalle lähtevään vahvistusviestiin Raportointiin Kysymystä laatiessa mieti, millaisessa muodossa haluat vastaukset / raportin. 9
Muokkaa kysymystä Lisää ehto (s.11) Voit järjestää kysymykset raahaamalla. 3.2. Erilaiset kysymystyypit Pääset luomaan erilaisia kenttiä ja kysymyksiä ja tekstejä ilmoittautumissivulle. Poista kysymys Oletuksena ilmoittautumissivulla näkyvät osallistutko, etu- ja sukunimi, sähköposti ja matkapuhelinnumero. Voit lisätä, muokata ja poistaa ilmoittautumissivulle kysymyksiä tarpeen mukaan. Osallistumiskysymys tekee henkilön statuksen eli tilan Lyytiin. Se on myös ainoa keino, jolla osallistuja voi peruuttaa osallistumisen suoraan Lyytiin. Sähköposti- ja matkapuhelinnumerotietoihin ohjataan Lyytistä lähetettävä viestintä. Voit myös kopioida kysymyksen joko ehtoineen ja maksuineen tai ilman niitä. Huomiotekstillä voit esim. ohjeistaa kysymyksien vastaamisessa tai kertoa lisätietoa (esim. majoituksesta, menu-vaihtoehdoista tms.) Ei tule näkyviin raportteihin eikä osallistujan vahvistusviestiin Varsinainen kysymys pysyy napakkana Voit lisätä ilmoittautumissivulle liitepankista liitteitä (esim. tarkempi ohjelma, hinnasto tms.) 10
Vakiokysymyksistä voit valita ilmoittautumissivulle näkyviin kysymyksiä, joita yleisimmin kysytään ilmoittautumisen yhteydessä Osallistumiskysymys liittyy ilmoittautumisen perumismahdollisuuteen Kysymysten sanamuotoja pääset muotoilemaan lisättyäsi kysymykset ilmoittautumissivulle Tekstivastauksissa suurin sallittu merkkimäärä on yli 60 000 merkkiä. Määrä / tuote / lippu -kysymyksessä osallistuja antaa vastauksensa numeroina Erinomainen tilauslomakkeissa Voidaan määrittää kokonaiskapasiteetti (esim. tilaisuuteen mahtuu yhteensä 100 henkeä, kun ilmoittaa sekä aikuisia että lapsia) Voi antaa myös oman kapasiteetin kullekin vaihtoehdolle (esim. 50 aikuista, 50 lasta) Päivämääräkysymys lisää kalenterin ilmoittautumissivulle Osallistuja voi valita esim. tulo- tai lähtöpäivän Voit antaa myös valittavaksi päivämäärät tietyllä aikavälillä Puhelinnumerokysymyksellä ilmoittautumissivulle tulee puhelinnumerokenttä, jossa on mukana suuntanumerovalikko Annettuun puhelinnumeroon ei voi lähettää Lyytistä tekstiviestejä 11
3.3. Kysymyksen lisääminen ja muokkaus Kun valitset kysymystyypin, kysymyksen muokkaus aukeaa uuteen ikkunaan. Valitse, kenelle kysymys näytetään. Voit valita, miten kysymys asetellaan ilmoittautumissivulle: Alla: Sivulla: Tallennettuasi kysymyksen, voit lisätä myös kapasiteetteja (valintakysymykset). Vapaana olevien paikkojen määrä voidaan näyttää ilmoittautumissivulla Kokonaiskapasiteetti tarkoittaa kysymyksen kaikkien vaihtoehtojen yhteisvalintamäärää. Lopuksi tallenna tehdyt muutokset. Jokaiselle vaihtoehdolle voidaan myöhemmin antaa omat kapasiteetit klikkaamalla viivaa. 12
Jos tapahtumassasi on osallistujatyyppejä, voit määrittää eri kysymyksiä eri osallistujatyypeille joko suoraan kysymysnäkymässä tai kysymyksen muokkausnäkymässä (klikkaa kynäikonista) Ryhmäilmoittautumisessa kysymykset ovat eri välilehdillä ryhmän ilmoittajalle ja osallistujille 3.4. Kysymyksen ehdon lisääminen Kun luot omia kysymyksiä, voit lisätä niille ehtoja. Toisin sanoen, luomasi kysymys näytetään aiemman kysymyksen vastauksen perusteella. 1. Luo kaikki kysymykset 2. Valitse kysymys, joka aukeaa myöhemmin ja klikkaa sinistä ehtokuvaketta 3. Valitse sitten valikosta kysymys (ja sen vaihtoehto), jonka valittuaan osallistujalle näytetään kysymys, jonka ehtoa lisäät. 4. Klikkaa Lisää ehto ja Tallenna 5. Sininen ehtopainike on nyt muuttunut vihreäksi, jolloin ehto on paikoillaan. 3.5. Muuta huomioitavaa ilmoittautumissivusta Ilmoittautumissivulla vain käydään -> älä kerro tärkeitä asioita (ainoastaan) siellä Hyvä tapaa jakaa kysymykset: Kronologisesti tapahtuman kulun mukaan Teemoittain (majoittuminen, matkustaminen, ohjelma..) 13
4) Kiitossivu Ilmoittautuja päättää ilmoittautumisen kiitossivuun Automaattinen teksti: Kiitos tietosi on tallennettu onnistuneesti teksti ei kerro ilmoittautumisen perilletulosta Kannattaa aina muotoilla kyseiseen tapahtumaan sopivaksi Voit lisätä mukaan kalenterilinkin (Outlook) Mikäli automaattisen vahvistusviestin lähetys on päällä, kerro, että ilmoittautuja saa vahvistusviestin esim. näin: Saat hetken kuluttua sähköpostiisi vahvistusviestin. Viesti kieltäytyvälle = viimeinen sivu osallistumisensa peruuttavalle / kutsusta kieltäytyvälle Hyödynnä markkinointipaikkana: linkitä tulevan tapahtuman ilmoittautumissivulinkkiä, yhteistyökumppanin tarjoamia palveluita tms. Muokattava kiitossivu saatavilla Premium-lisenssissä. 14
5) Vahvistus Automaattinen vahvistusviesti lähtee oletusarvoisesti osallistujan sähköpostiin heti ilmoittautumisen vahvistamisen jälkeen, ellei asetusta oteta pois päältä Vahvistus-sivulla Usein ilmoittautuja printtaa vahvistusviestin itselleen, joten sen huomioarvo on suuri Kerro viestissä osallistujalle tärkeitä tietoja, esim. mitä mukaan, kuljetuksista, ohjelmasta tms. Automaattisen vahvistusviestin otsikon oletus on tapahtuman nimi Hyväksi todettu: VAHVISTUS [Tapahtuman nimi + päivämäärä] Älä käytä kaksoispistettä otsikossa! Huom! Sama otsikko on käytössä, mikäli kieltäytyneelle lähtee vahvistusviesti Voit lähettää myös tekstiviestivahvistuksen (0,10 /kpl) Avaa valikko näytettävistä tiedoista klikkaamalla nuolesta Voit lisätä mukaan nimikyltin tai pääsylipun, jonka osallistuja ottaa itse mukaan tapahtumaan Ryhmäilmoittautumisessa voit lisäksi määrittää erikseen ryhmän yhteyshenkilön ja osallistujan kohdalla näytettävä kysymykset/tiedot Oletuksena vahvistusviesti lähtee vain ilmoittautuneille, mutta voit halutessasi lähettää peruuttaneille / kutsusta kieltäytyneille oman vahvistusviestin sähköpostiin. Muokattava vahvistus ja ryhmäilmoittautuminen saatavilla Premium-lisenssissä. 15
6) Jonotusasetukset 1) Tarvittaessa voit ottaa jonotuslistan käyttöön tapahtumaasi. Jonotuslista toimii ainoastaan tapahtuman maksimikapasiteetin kanssa. 2) Jonossa olevan aikaraja = kuinka kauan vapautunutta paikkaa pidetään ko. osallistujalle, kun paikka vapautuu 3) Avec-tapahtumissa voit myös määrittää, missä vaiheessa paikkoja vapautetaan jonottajille: joko yhden tai kahden paikan vapauduttua. Jos viesti lähtee vasta, kun kaksi paikkaa on vapaana, jonottaja voi ilmoittaa myös avecin samalla kun hän saa paikan jonolistalta. 4) Jonoon tulijalta kysytään aina sähköpostiosoite, joka on pakollinen. Kysyttävinä on myös nimi ja puhelinnumero, joista voit erikseen määrittää, mitkä tiedot ovat pakollisia. Löydät jonotuslistailmoittautumiset Osallistujat-valikon alta: Näet sivulta myös jo paikan saaneet tai paikkansa menettäneet / ei-reagoineet jonottajat. Jos jonottajalle on vapautunut paikka ja siitä on lähtenyt hänelle viesti, on hänen kohdallaan teksti Paikka varattu [pvä ja aika] saakka. Voit tarvittaessa järjestää jonotuslistaa raahaamalla Jos tapahtumassasi on osallistujatyyppejä, tekee Lyyti kullekin osallistujatyypille oman jonotuslistansa, jotka pyörivät toisistaan irrallisina. 16
7) Esikatselu / Ilmoittautumislinkki Testi-ilmoittautuminen näyttää aina ilmoittautumissivun, myös silloin jos oikealla ilmoittautumissivulla eli tapahtumassa on esim. jonotuslista päällä. Linkki avoimeen ilmoittautumiseen Voit luoda ilmoittautumis-sivullesi oman osoitteen esim. paperikutsuja varten. Mikäli osoite on varattu, Lyyti ilmoittaa siitä. Jos tapahtumassasi on eri osallistujatyyppejä, voit luoda jokaiselle osallistujatyypille omat avoimet ilmoittautumislinkkinsä (ks. seuraava sivu). 8) Viestintä: Kutsuminen / tiedottaminen Tapahtumasi tiedottamiseen / osallistujien kutsumiseen voit: 1. Käyttää omaa kutsukanavaa (sähköposti, uutiskirje, asiakaslehti tms.) ja liittää siihen avoimen ilmoittautumislinkin Kohderyhmä on laaja / kutsua saa välittää eteenpäin Ilmoittautumislinkistä avautuu aina uusi tyhjä ilmoittautumislomake Ilmoittautuneet listautuvat sinulle Lyytiin 2. Käyttää Lyytiä kutsukanavana (henkilökohtainen kutsu Lyytin kautta) Kohderyhmä on tarkka, ja jokaiselle halutaan lähettää henkilökohtainen kutsu Kutsuttavat tuodaan Lyytiin Kutsuviesti luodaan Lyytissä ja siihen lisätään henkilökohtaisen ilmoittautumisen linkit Voit muistuttaa kohdennetusti heitä, jotka eivät vielä ole vastanneet kutsuun 17
8.1. Avoimen ilmoittautumislinkin lisääminen omaan kutsukanavaan 1. Luo uusi tapahtuma ja sen ilmoittautumissivu (s. 7), kiitossivu (s. 12) ja vahvistusviesti (s.13) 2. Luo kutsuviesti / tiedote 3. Lisää avoin ilmoittautumislinkki. Voit kirjoittaa esim. tekstin: Ilmoittaudu tästä ja lisätä siihen Lyytistä löytyvän avoimen ilmoittautumislinkin hyperlinkiksi Kun lähetät kutsun/tiedotteen avoimella ilmoittautumislinkillä, aukeaa ilmoittautujalle linkin kautta tyhjä ilmoittautumissivu. Lyytissä sinulle järjestäjänä näkyvät osallistujan tilat ilmoittautuneina tai kieltäytyneinä (mikäli osallistuja peruuttaa ilmoittautumisensa). Jos käytät osallistujatyyppejä, osallistuja valitsee ensin kaikista julkisista osallistujatyypeistä. Jos hän on saanut ei julkisen osallistujatyypin ilmoittautumislinkin, pääsee hän valitsemaan sen sekä julkisten tyyppien väliltä. Jos kaikki osallistujatyypit ovat ei julkisia, osallistuja ohjautuu linkistä suoraan ko. osallistujatyypin ilmoittautumissivulle. Avoimen ilmoittautumislinkin löydät Lyytissä: 1) Tapahtuman yhteenvetosivulta klikkaamalla tapahtuman nimeä 2) Ilmoittautumislinkki-sivulta (= sama sivu kuin tapahtumavelhon viimeinen sivu) Voit luoda ilmoittautumissivullesi oman osoitteen esim. printtikutsuja varten. Mikäli osoite on varattu, Lyyti ilmoittaa siitä, kun tallennat. Jos tapahtumassasi on eri osallistujatyyppejä, voit tehdä kullekin osallistujatyypille oman avoimen ilmoittautumislinkkinsä 18
8.2. Henkilökohtainen kutsu Lyytin kautta Kun haluat käyttää Lyytiä myös kutsukanavana, seuraavaksi: 1) Tuo kutsuttavat / osallistujat (s. 19) 2) Luo kutsusähköposti (s. 21) Lyytistä lähtevä kutsu on vastaanottajalle personoitu ja henkilökohtainen järjestäjänä voit seurata ilmoittautumistilannetta ja muistuttaa kohdennetusti heitä, jotka eivät vielä ole vastanneet. 8.2.1. Kutsuttavien / osallistujien tuominen Lyytiin Osallistujat-valikon toiminnoilla voit tuoda osallistujia Lyytiin. Voit tuoda a) yksitellen Lisää yksi b) Excelistä Lisää monta (Excel) c) toisesta tapahtumasta (mahdollista vasta kun tapahtumia on useampia) a) Lisää yksi Valitse valikosta Lisää yksi ja syötä osallistujan tiedot (vähintään sähköpostiosoite, jotta voit lähettää sähköpostikutsun). Tiedot, jotka annat kutsuttavasta, ovat hänelle esitäytettyinä ilmoittautumisvaiheessa. Tallenna lopuksi. Osallistujan tilana on lähtökohtaisesti Ei reagoinut. Jos tuot ilmoittautuvaa henkilöä, merkitse tilaksi Ilmoittautunut. Sivun alareunasta voit tällöin myös valita lähettää hänelle vahvistusviestin suoraan valitsemalla Kyllä sivun alalaidan kohtaan Lähetä vahvistusviesti sähköpostilla ja painamalla Tallenna. Jos tapahtumassasi on osallistujatyyppejä, voit myös valita osallistujalle osallistujatyypin. Jos kaikki osallistujatyypit ovat ei-julkisia, täytyy henkilölle valita jokin osallistujatyyppi, jotta osallistuja pääsee omiin tietoihinsa ja hänelle on mahdollista lähettää vahvistusviesti. 19
b) Lisää monta (Excel) Voit tuoda tiedot pikatuonnilla 1) Kopioi sarakkeen tiedot Excelistä ja liitä ne Lyytiin. 2) Valitse pudotusvalikoista, mitä tietoa tuomasi sarakkeet vastaavat. Huomioi myös tyhjät sarakkeet, jos tuot alle viisi (5) tietoa. 3) Raksi että sinulla on lupa lähettää viestintää näille henkilöille. 4) Tarkista esikatselusta, että tiedot asettuvat oikein ja sitten Tallenna. Huom! Ryhmäilmoittautumisessa tuodaan vain ryhmän ilmoittajia. Osallistujista on hyvä tuoda etu- ja sukunimi sekä sähköposti. Näin nimitieto löytyy henkilökohtaisen kutsulinkin edestä ja valmiina esitäytettynä osallistujan ilmoittautumissivulla. Voit tuoda myös pelkän sähköpostiosoitteen. Jos tapahtumassasi on eri osallistujatyyppejä, voit määrittää osallistujatyypin tuotavalle osallistujajoukolle. tai voit tuoda enemmän tietoja Excelistä Käytä laajennettua Excel-tuontia, mikäli tuot useista tiedostoista; siellä voit poistaa tuplat yhden tuontikerran sisällä (yhdistä tiedostot ensin yhdeksi isoksi tiedostoksi) Liitä Excelistä tiedot ja valitse pudotusvalikosta, mitä tietoja Excel-sarakkeissa oli Jos poistat tuplia, kannattaa poistaa tuplat vain sähköpostiosoitteesta. Jos poistat tuplat esim. sukunimestä ja listassasi on Maija Meikäläinen ja Matti Meikäläinen, poistuu toinen Meikäläisistä listalta. 20
8.3. Sähköpostin / kutsun luominen Luo sähköposti -näkymässä luot kutsuviestit, muistutukset, täydennyspyynnöt, tiedotukset ja mahdolliset kiitosviestit. Voit valita ulkoasupohjan ja halutessasi merkitä lähettäjäksi jonkun muun kuin itsesi, esimerkiksi jos lähetät viestiä esimiehen nimissä. Voit kopioida kutsun tekstin esim. Wordtiedostosta ja voit käyttää molempia vapaita tekstikenttiä. Alareunan raksittavasta valikosta voit valita, näytetäänkö tapahtuman perustiedot viestissä. Allekirjoituksen voit luoda Omat tiedot -sivulla. Jos lähetät kutsua, muista merkitä rasti kohtaan näytä henkilökohtaiset ilmoittautumislinkit. Linkin voi myös personoida (lue lisää s. 22) Kiitosviestistä/tiedotteesta jne. poista kaikki ruksit (jäljelle jäävät ylä- ja alakuvat sekä kirjoittamasi teksti). Esikatselusta näet viestin asettelun. HUOM! Esikatselu EI tallenna viestiä! 21
Esikatselussa voit joko valita vastaanottajat ja lähettää viestin (viesti tallentuu samalla) TAI tallentaa viestin myöhempää muokkausta varten. Linkit eivät näy vielä esikatselussa, vaan vasta lähetetyssä viestissä Vinkki: Lisää itsesi vastaanottajaksi kutsuviestiin, niin voit tarkistaa koko ilmoittautumisprosessin osallistujan näkökulmasta. Voit suodattaa viestin vastaanottajat statuksen mukaan Valitsee kaikki näkyvissä olevat rivit Lähetä viesti heti tai lähetä ajastetusti Jos haluat muokata viestiä tai lähettää viestin edelleen, avaa viesti klikkaamalla viestin otsikkoa tai Näytä-painiketta Kaikki tallennetut ja/tai lähettämäsi viestit tallentuvat Luodut viestit sivulle. 8.3.1. Viestien personointi Jos haluat personoida sähköpostin / tekstiviestin, käytetään silloin koodeja, jotka löytyvät allekirjoituskentän alapuolelta viestinluontisivulta. Hei %RECEIVER_FIRSTNAME% Hei [vastaanottajan etunimi] Nimen näkyminen viestissä edellyttää, että olet tuonut Lyytiin vastaanottajan sähköpostiosoitteen lisäksi myös nimitiedon. Vastaavasti myös pelkän ilmoittautumislinkin (ilman muokkaa tietojasi ja ilmoita esteestä -linkkejä) voit tehdä sen seuraavasti: 1) Kirjoita esim. Ilmoittaudu tästä ja maalaa sanat 2) Klikkaa hyperlinkkikuvaketta 3) Kirjoita linkiksi: www.lyyti.in/%receiver_uid% 22
8.4. Tekstiviestit Tekstiviestin voit luoda Luo tekstiviesti -linkistä Tekstiviestit laskutetaan erikseen 0,10 / kpl Viestille on luotava otsikko arkistointia varten Viestin maksimipituus 765 merkkiä. Muut pituusrajat: 0-160 merkkiä = 1 viesti = 0,10 161-306 merkkiä = 2 viestiä = 0,20 307-459 merkkiä = 3 viestiä = 0,30 460-612 merkkiä = 4 viestiä= 0,40 613-765 merkkiä = 5 viestiä= 0,50 Tekstiviestin lähettäjänumerona on oletuksena 16130 ja viesti on yhdensuuntainen. Tekstiviestin lähettäjätiedon voi vaihtaa Premiumlisenssissä. Lähettäjätiedoksi voi laittaa vaikkapa oman kännykkänumeron, jolloin vastaanottaja voi myös vastata tekstiviestiin eli siitä tulee kahdensuuntainen. Myös tekstiviestin lähetyksen voi ajastaa lähtemään toivottuna ajankohtana. Vinkki: Mikäli haluat lähettää tekstiviestin suodatetusti vain niille henkilöille, jotka ovat valinneet tietyn vastausvaihtoehdon ilmoittautuessaan, suodata vastaanottajalista ensin raportoinnin kautta, josta pääset suoraan kirjoittamaan tekstiviestiä. Ks. ohjeet (s. 24) koskien raportointia. 23
9) Raportointi 9.1. Uuden raportin luominen Aloita klikkaamalla valikossa Luo uusi raportti Raksi raporttiin ne tiedot, jotka haluat raporttiin Voit valita, miten raportin järjestät. Oletuksena on aakkostus sukunimen mukaan, mutta voit valita esim. ilmoittautumisajankohdan mukaan, jolloin saat raportin ilmoittautumisjärjestyksessä. Hyödynnä suodatusvaihtoehdot! Suodata raportti jo valmiiksi esim. tiettyyn luentoon osallistuvista. Suodatusperusteina toimivat omat kysymykset, joihin liittyy vaihtoehtoja. Valitse kohderyhmä, josta haluat luoda raportin, esim. ilmoittautuneista: Raportti aukeaa uuteen ikkunaan. Voit valita lisätoimintoja raporttiin liittyen. Voit: Tulostaa raportin Luoda online-raportin (lue lisää s. 25) Avata raportin Excelissä Luoda osoitetarrat Luoda nimikyltit Lähettää raportin suoraan sähköpostiin Excel-tiedostona Hyödynnä suodatusta myös viestimiseen! Suodata raportti ja valitse haluamasi vastaanottajat. Klikkaa Luo sähköposti / Luo tekstiviesti, kirjoita viesti ja lähetä. 24
9.2. Online-raportin luominen Luo raportti (ks. edellinen sivu ja valitse Luo online-raportti) Anna raportille nimi, nimi jää vain sinulle Lyytiin. Voit antaa raportille oman vanhenemispäivän, määrittää näytetäänkö raportissa tapahtuman perustietoja sekä halutessasi suojata raportin salasanalla. Voit antaa raportille haluamasi kuvauksen. Kuvaus voi olla myös esim. viesti henkilöille, joille jaat raportin. Luotuasi raportin saat linkin, jonka voit välittää eteenpäin tai tallentaa sen internetselaimesi suosikkeihin / kirjanmerkkeihin ja näin seurata ilmoittautumistilannetta kirjautumatta Lyytiin. Valmis raportti löytyy myös online-raportit -sivulta. 9.3. Koontiraportit Koontiraportti näyttää yhteenvedon lukuina tapahtumasi tiedoista. Anna raportille nimi (näkyy vain sinulle järjestäjänä) ja valitse tiedot, jotka haluat raporttiin. Tallentamisen jälkeen raportti löytyy Koontiraportit-sivulta. Raportin online-linkki 25
Ilmoittautujan näkökulma Järjestäjän näkökulma Lyytissä 1A) Oma kutsukanava (esim. uutiskirje, asiakaslehti, sähköposti jne.) 1B) Kutsu Lyytistä 4 2) Ilmoittautuminen Kutsuviesti luodaan Lyytissä vasta lopuksi. Lähde liikkeelle tästä: 1 3) Tietojen tarkistus ja vahvistus 4) Kiitossivu 2 5) Automaattinen vahvistusviesti 3 Ohje päivitetty 18.11.2014 26