Julkishallinnon ICT-iden kustannusseurannan kehittäminen Yali Chai Valvoja: Heikki Hämmäinen Ohjaaja: Tero Latvakangas 5.10.2016 Espoo
Johdanto Työn tausta Tutkimus Tulokset
Työn tausta
Kustannustehokkuus - yksi julkishallinnon keskeisimmistä tavoitteista
Kustannustehokkuus - yksi julkishallinnon keskeisimmistä tavoitteista Jotta kustannustehokkuutta voidaan parantaa, täytyy ensin ymmärtää Mitä nykyiset kustannukset ovat? Mitkä tekijät aiheuttavat niitä? Tutkimuksen kohdeorganisaatio: Tietoliikenne- ja käyttöt -yksikkö
Tavoitteet ja tutkimuskysymykset Seurantaraportti, joka tukee Valtorin Tietoliikenne- ja käyttöt -yksikköä kustannusten hallinnassa, johtamisessa sekä tavoitteiden asettamisessa 1. Mitkä ovat tulosyksikön keskeisimmät laskentakohteet ja kustannustekijät? 2. Mitä kustannustietoa käytössä olevat talousjärjestelmät tarjoavat? 3. Miten kustannusraportointia tulisi kehittää jatkossa? Ja mitä muutoksia siihen vaaditaan? TUTKIMUSMETELMÄ: Case study, haastattelututkimus
Tutkimus Kustannuslaskenta Johdon raportointi haastattelututkimus Valtorin toiminta Tietoliikenne- ja käyttöt -yksikön tekemiset
Kustannuslaskenta selvitetään kustannustietoja pyritään ymmärtämään kustannusten käyttäytymistä Kustannusten hallinta = kiinnitetään huomiota kaikkiin kustannuksiin vaikuttaviin tekijöihin tehdään asioita järkevästi ja käytetään rajallista resurssia asiakasta hyödyntäviin aktiviteetteihin Työkalut kustannusten hallintaan tunnista nykyiset kustannustekijät purkaa kustannusrakennetta luokittele kustannukset eri ryhmiin
Raportointi a) vakuutetaan, että kaikki sujuu niin kuin pitääkin b) huomautetaan epäkohdista c) ennakoidaan tulevia muutoksia Liiketoiminnan tilanteiden analysoiminen monipuolisista näkökulmista: operatiivinen, taloudellinen, sisäinen, ulkoinen, ennustava ja historiallinen HAASTE: hyödyllisten raporttien tuottaminen raportteja kootaan usein saatavilla olevista datoista, eikä välttämättä pohdita, pystyykö koottu data tuottamaan olennaista ja hyödyllistä informaatiota Raportoinnissa pitää keskittyä oivallusten tuottamiseen eikä datan tuottamiseen
Haastattelut: vertailuanalyysimielessä Yhteensä 4 ICT-alan yritystä: 2 yksityissektorilta, 2 julkiselta sektorilta Havainnot: eroja yksityissektorin ja julkisen sektorin välillä raportoinnin tavoitteellisuus palkitsemisessa trendien ja niiden taustailmiöiden analysoiminen raportoinnissa yhteismitalliset tuotot ja menot
Valtori Tavoite: 46 M säästöä vuoteen 2018 mennessä Säästöt muodostuvat toiminnan keskittämisestä sekä yhtenäistetyssä ista (tuotteistetut t) Kustannusseurannan haasteet: Valtion yhteisen seurantakohdemallin Kieku-talousjärjestelmän tuomat rajoitukset
Tietoliikenne- ja käyttöt -tulosyksikkö Tulosyksikön tuottamat kokonaisuudet Runkoverkkot Etäyhteys Toimipisteen TLT ei-tuotteistettu tuotteistettu ei-tuotteistettu tuotteistettu ei-tuotteistettu tuotteistettu Kapasiteettipalvleut Middleware ja tietokanta ei-tuotteistettu tuotteistettu ei-tuotteistettu tuotteistettu
Talousraportoinnin nykytila kuukausittainen seuranta tulosyksikkötasolla pääpaino kustannuslajien seurannassa: seurataan tuotannontekijöitä Kustannuslaji Kulut Tuotot Palvelujen ostot toimittajilta 500 000 - Henkilötyöt 300 000 - Toimitilavuokrat 40 000 - Tietoliikenne- ja käyttöt -yksikkö 840 000 900 000 Puutteet: ei kuvaa tulosyksikön tekemisiä kustannusten kehitystä tai trendiä ei näy tuotot ja kulut eivät ole yhteismitallisia
Työn keskeiset tulokset
Työn keskeisimmät tulokset Tulosyksikön kustannuksia pienempiin osiin: Palvelukokonaisuudet (Runkoverkko, etäyhteys ) Tuotteistetut t Uusia näkökulmia: Palvelukokonaisuuksien tuotteistusaste Tuotteistettujen iden yksikköhinnoittelu Kuukausittaisen seuranta trendikäyrät tulosyksikkö Runkoverkko
Kehityskohteet Jaksotusongelma: kustannukset eivät kohdistu oikeille kuukausille Sisäisten prosessien monimutkaisuus paljon tehostamisen potentiaalia prosessikaavioiden ja -karttojen avulla tunnistetaan mahdolliset päällekkäisyydet ja puutteet prosessissa. Jatkotutkimus Tuotantoprosessin taloudellisuuden tutkiminen Miten asioita tehdään? Toimitaanko järkevällä tavalla? Miten omat toimintatavat vaikuttavat iden kustannuksiin? Mitkä toiminnat tuovat lisäarvoa ja mitkä eivät?