OHJEITA Keski-Pohjanmaan liiton rahoittamille kansallisen rahoituksen hankkeille

OHJEITA Keski-Pohjanmaan liiton rahoittamille kansallisen rahoituksen hankkeille 1.9.2016

SISÄLLYSLUETTELO 2 1. RAHOITUKSEN MYÖNTÄMINEN 3 2. PROJEKTISUUNNITELMAN MUUTTAMINEN 3 3. PROJEKTIN KIRJANPITO 3 4. VIRANOMAISTARKASTUKSET, TUEN MAKSAMISEN LOPETTAMINEN JA TAKAISINPERINTÄ 3 5. ALOITUSPALAVERI 4 6. OHJAUSRYHMÄ 4 6.1. Ohjausryhmän tehtävät ja asioiden käsittely ohjausryhmässä 4 7. PROJEKTIN RAPORTOINTI JA SEURANTA 5 8. KUSTANNUSTEN HYVÄKSYTTÄVYYS 6 8.1. Kertakorvausmalli lump sum 7 8.2. Tosiasialliset, kirjanpidosta todennettavat kustannukset 7 8.2.1. Henkilöstökustannukset 7 8.2.2. Ostopalvelut 7 8.2.3. Matkakustannukset 8 8.2.4. Kone- ja laitehankinnat sekä poistot 9 8.2.5. Vuokrakustannukset 9 8.2.6. Toimistokulut 9 8.2.7. Muut kustannukset 9 8.2.8. Luontoissuoritukset 10 8.2.9. Arvonlisävero 10 8.3. Esimerkkiluettelo tukikelvottomista kustannuksista 10 9. TULOT 11 10. HANKKEIDEN PYSYVYYSVAATIMUKSET 11 11. DE MINIMIS-SÄÄNTÖ 11 12. TUEN MAKSAMINEN 12 13. YHTEISHANKKEET 13 14. TIEDOTTAMINEN JA ASIAKIRJOJEN JULKISUUS 14 15. ASIAKIRJOJEN SÄILYTTÄMINEN 14 16. PROJEKTIKANSIO 14 17. MKR -RAHOITUSTA OHJAAVAT LAIT JA ASETUKSET SEKÄ MUUT OHJEET 15 18. YHTEYSTIEDOT 15 Lomakkeet ja mallit 16

1. RAHOITUKSEN MYÖNTÄMINEN 3 Hankkeenne on hyväksytty osarahoitettavaksi kansallisesta kehittämisrahoituksesta (MKR tai AIKO/ERM). Hankkeen kansallinen tuki on myönnetty tukikelpoisiin korvattaviin nettokustannuksiin. Tukea voi saada enintään tukiprosentin määräämän osuuden kokonaiskustannuksista ja päätöksenmukaisen enimmäiseuromäärän. Projektipäätöksellä myönnettyä tukea saa käyttää vain päätöksessä vahvistetun kustannusarvion mukaisiin tukikelpoisiin kustannuksiin päätöksessä hyväksyttynä kokonaistoteutusaikana. Kustannusten tukikelpoisuuden edellytyksenä on, että ne ovat projektisuunnitelmassa hyväksytystä toiminnasta aiheutuneita, toteutuneita, todennettavissa olevia ja projektille tarpeellisia kustannuksia. Tuensaaja vastaa siitä, että projekti toteutetaan hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti ja että projektin hallinnointi on järjestetty asianmukaisesti. Tuensaaja vastaa myös siitä, että muut rahoitusta myöntävät tahot tekevät projektiin osallistumisesta tarpeelliset päätökset ja että tämä rahoitus toteutuu projektisuunnitelman mukaisesti. Myös projektisuunnitelmassa mainitsemattomat mahdolliset muut tulo- ja rahoituslähteet on ilmoitettava Keski- Pohjanmaan liitolle, jolla on oikeus ottaa ne huomioon vähennyksenä omasta rahoitusosuudestaan. Tuensaaja/tuensaajat vastaavat päätökseen kirjattujen velvoitteiden täyttymisestä. Projektipäätökseen on kirjattu Keski-Pohjanmaan liiton nimeämä yhteyshenkilö, johon voi ottaa yhteyttä kaikissa projektin toteuttamiseen liittyvissä kysymyksissä. 2. PROJEKTISUUNNITELMAN MUUTTAMINEN Jos projektia tai sen osaa ei voida toteuttaa päätöksen, kustannusarvion, rahoitussuunnitelman ja/tai projektisuunnitelman mukaisesti, tuensaajan on tehtävä muutosesitys Keski-Pohjanmaan liitolle ennen toiminnan muuttamista. Ennen muutoshakemuksen tekemistä hakijan tulee olla yhteydessä hankkeen yhteyshenkilöön. Muutoshakemus käsitellään myös hankkeen ohjausryhmässä ennen sen toimittamista rahoittajalle. Muutosesitys laaditaan vapaamuotoisella lomakkeella, allekirjoitetaan ja toimitetaan Keski-Pohjanmaan liiton kirjaamoon. 3. PROJEKTIN KIRJANPITO Projektista pidetään kirjanpitolain velvoitteet täyttävää erillistä kirjanpitoa. Kirjanpidon tulee perustua tarkastettavissa oleviin tositteisiin ja sen tulee tuottaa yksityiskohtaiset tiedot rahoitetun projektin menoista ja tuloista. Toteutuneiden kustannusten seuranta järjestetään niin, että kirjanpidosta selviää helposti samat kululajit kuin mitkä rahoituspäätökseen on kirjattu. Kirjanpidon vientiselitteistä tulee selvästi käydä ilmi, mistä meno tai tulo on aiheutunut, esimerkiksi kenelle palkka on maksettu. Luontoissuorituksista on pidettävä erillistä seurantaa. 4. VIRANOMAISTARKASTUKSET, TUEN MAKSAMISEN LOPETTAMINEN JA TA- KAISINPERINTÄ Tuensaaja on velvollinen noudattamaan kaikkia rahoituspäätöksen ehtoja. Keski-Pohjanmaan liitto seuraa projektin toteutusta maksatusten yhteydessä kirjanpitotietojen sekä projektista annettujen selvitysten ja mahdollisten paikan päällä tehtävien tarkastuskäyntien avulla. Lisäksi eri ministeriöillä, valtiontilintarkastajilla ja valtiontalouden tarkastusvirastolla on oikeus tarkastaa myönnettyjen varojen myöntämistä, maksatusta, käyttöä ja valvontaa. Projekteja valvo-

4 taan myös komission tarkastuksilla. Valvontaa varten avustuksen saajan tulee esittää kaikki tiliaineisto, muut asiakirjat ja selvitykset sekä tarpeelliset muut aineistot. Tuen maksaminen voidaan määrätä lopetettavaksi tai keskeytettäväksi ja jo maksettu tuki takaisin- perittäväksi, jos tuensaaja ei täytä niitä edellytyksiä ja ehtoja, jotka EY:n ja kansallisissa säädöksissä sekä projektipäätöksessä on asetettu. Tuensaaja on velvollinen palauttamaan liikaa, virheellisesti tai muutoin perusteettomasti maksetun rahoituksen korkoineen laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta, 8/2014 säännösten mukaisesti. 5. ALOITUSPALAVERI Projektipäätöksen saaneelle hankkeelle pidetään Keski-Pohjanmaan liiton koolle kutsuma aloituspalaveri. Projektin toteuttajalta palaveriin tulisi osallistua mahdollisuuksien mukaan kaikki projektissa toimivat henkilöt, mutta vähintään toteuttajaorganisaation vastuullinen edustaja, projektipäällikkö / projektityöntekijä sekä projektin taloushallinnosta vastaava henkilö. Aloituspalaverissa käydään läpi projektipäätös ja -suunnitelma sekä projektin toimintaan liittyvät ohjeet ja säädökset. Palaverista laaditaan muistio, joka toimitetaan tuensaajalle. 6. OHJAUSRYHMÄ Kaikille rahoitetuille hankkeille on päätösehtojen mukaisesti nimettävä ohjausryhmä. Ohjausryhmän kokoonpanon tulisi olla sellainen, että projektin toteutuksen tukena on mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus. Tuensaaja laatii ohjausryhmän asettamisesta kirjallisen päätöksen, jossa nimetään jäsenet ja heille varajäsenet. Asettamispäätöksessä nimetään puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä sihteeri tai valtuutetaan ohjausryhmä valitsemaan heidät keskuudestaan ensimmäisessä kokouksessa. Puheenjohtajana ei voi toimia Keski-Pohjanmaan liiton yhteyshenkilö eikä minkään toisen projektin vetäjä. On myös suositeltavaa, ettei puheenjohtaja ole toteuttajaorganisaatiosta. Esteellisyyssyistä hankkeen projektipäällikkö ei voi olla ohjausryhmän jäsen eikä puheenjohtaja. Ohjausryhmä voi tarvittaessa kutsua kuultavaksi asiantuntijoita, jotka tukevat projektin tavoitteiden toteutumista ja tulosten levittämistä. Tämä voi olla tarpeen varsinkin silloin, kun projekti toimii erityisosaamista vaativalla alalla. Keski-Pohjanmaan liiton yhteyshenkilö kutsutaan ohjausryhmän kokouksiin ja hänelle toimitetaan kaikki ohjausryhmän kokousten aineistot. Yhteyshenkilö ei ole ohjausryhmän päätöksentekoon osallistuva jäsen tai varajäsen vaan läsnäolo- ja puheoikeuden omaava asiantuntija. Asiantuntijana hän voi antaa ryhmässä neuvoja esimerkiksi menettelytavoista. Ohjausryhmä ei vastaa oikeudellisesti projektin toiminnasta vaan vastuu on tukea saavalla organisaatiolla. Tuensaaja vastaa siitä, että projekti toteutetaan hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti ja että projektin hallinnointi on järjestetty asianmukaisesti. 6.1. Ohjausryhmän tehtävät ja asioiden käsittely ohjausryhmässä Ohjausryhmän tehtävänä on projektisuunnitelman toteutumisen seuranta sekä toiminnan ohjaus projektipäätöksen mukaisesti. Ohjausryhmä tukee projektin toteutusta sekä projektin tulosten edelleen kehittämistä, levittämistä ja juurruttamista projektitoimin-

5 nan ulkopuolelle ja sen jälkeen. Lisäksi ohjausryhmän tulee seurata projektin sisällöllisten tavoitteiden ja vaikuttavuuden saavuttamista sekä tuloksia suhteessa suunnitelmassa esitettyihin laadullisiin ja määrällisiin indikaattoreihin. Ohjausryhmän tehtävänä on myös hankkeen talouden seuranta, mikä ei tarkoita yksittäisten tositteiden läpikäymistä ja kustannusten tukikelpoisuuden arviointia vaan lähinnä sen toteamista, että projektille myönnettyjä varoja käytetään projekti- ja rahoitussuunnitelman mukaan kustannusarvion rajoissa. Tukikelpoisuuden arvioi aina rahoittava viranomainen. Ohjausryhmän kokouksissa käsiteltäviä projektin toteuttamiseen liittyviä asioita ovat mm.: Ohjausryhmän järjestäytyminen sekä työskentelytavoista ja aikataulusta sopiminen (ensimmäisessä kokouksessa) Projektipäätös ehtoineen (ensimmäisessä kokouksessa) Hankkeen tarkennettu ja aikataulutettu toimenpidesuunnitelma (ensimmäisessä kokouksessa) Projektisuunnitelman toteutumisen seuraaminen Muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistaminen sekä tarvittavien korjaavien toimenpiteiden osoittaminen Muutosesitykset Projektin toiminnan itsearviointi Seurantatiedot Vaikuttavuus ja tuloksellisuus sekä tulosten hyödyntäminen Hyvien käytäntöjen levittäminen Väli- ja loppuraportit Maksatushakemukset Ulkomaan matkat ja matkaraportit Ohjausryhmä toimii ja kokoontuu säännöllisesti. Yleinen käytäntö on, että kokouksessa tulisi olla paikalla puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään puolet jäsenistä. Ohjausryhmän hyväksyttäviä kustannuksia ovat jäsenten ja asiantuntijoiden matkakulut ja kokouspalkkiot (ei viranhaltijoiden) sekä kohtuulliset kokousjärjestelykustannukset. Ohjausryhmä voi sopia hallinnoijan käyttämien kulukorvausten maksamisesta niille tahoille, joiden taustaorganisaatiot eivät niitä maksa. Viranhaltijoille ei makseta kokouspalkkiota. Matkakustannukset hyväksytään valtion tai kunnan matkustussäännön mukaisesti. Ohjausryhmän ulkomaan matkakustannukset eivät ole tukikelpoisia. 7. PROJEKTIN RAPORTOINTI JA SEURANTA Indikaattoriseuranta Erillisellä maakunnan kehittämisrahan seurantalomakkeella sekä AIKO/ERM seurantalomakkeella raportoidaan määrätyt indikaattorit puolivuosittain. Seurantalomakkeet saa Keski- Pohjanmaan liiton kotisivuilta, tai pyytämällä erikseen sähköpostitse kirjaamo@keskipohjanmaa.fi. Malli seurantalomakkeesta toimitetaan myös päätöksen liitteenä. Tuen saajan tulee raportoida seurantatiedot Keski-Pohjanmaan liitolle kunkin vuoden alkupuoliskolta viimeistään 31.8. ja kunkin vuoden jälkimmäiseltä puoliskolta viimeistään 31.1. Seurantalomake tulee tulostaa ja toimittaa allekirjoitettuna Keski-Pohjanmaan liiton kirjaamoon.

Väliraportointi 6 Maksatushakemukseen liitetään aina lyhyt väliraportti maksatuskaudella tehdyistä toimenpiteistä, mikäli maksatusta ei haeta kerralla projektin päätyttyä. Loppuraportointi Rahoitusta saavien projektien tulee laatia toiminnastaan loppuraportti, jossa kuvataan projektin toiminta ja tulokset. Loppuraportti käsitellään ohjausryhmässä. Loppuraportti tulee toimittaa allekirjoitettuna Keski-Pohjanmaan liiton kirjaamoon viimeistään neljän kuukauden sisällä projektin päättymisestä. Loppuraportin toimittaminen on edellytyksenä hankkeen viimeiselle maksatukselle. Loppuraportti tulee sisältää vähintään seuraavat asiat: - hankkeen nimi, hankenumero ja fimosnumero - kuvaus hankkeen tavoitteista ja keskeisistä toimista - hankkeen henkilöstö, organisaatio ja keskeiset yhteistyötahot - selvitys rahoituksesta ja toteutuneista kustannuksista verrattuna alkuperäiseen hankesuunnitelmaan - arvio hankkeen tuloksista verrattuna alkuperäiseen hankesuunnitelmaan (saavutetut tavoitteet, mitattavat tulokset, ongelmat, puutteet) - arvio hankkeen toteutuksesta ja oleellisista poikkeamista alkuperäiseen hankesuunnitelmaan perusteluineen - selvitys hankkeen jatkotoimenpiteistä ja toteutusvastuusta 8. KUSTANNUSTEN HYVÄKSYTTÄVYYS Hyväksyttävät kustannukset liittyvät projektin toteutukseen ja ovat rahoituspäätöksen ja projektisuunnitelman mukaisia sekä kohtuullisia. Kustannusten hyväksyttävyys alkaa rahoituspäätöksessä mainitusta toteutusajan aloituspäivämäärästä ja loppuu rahoituspäätöksessä mainittuun päättymispäivämäärään. Tuki on luonteeltaan erityisavustusta projektitoimintaan eikä organisaation yleisavustusta. Tästä syystä toteuttajan tavanomaisesta toiminnasta aiheutuvat menot ovat tukikelvottomia. Tuensaaja ei myöskään voi toteuttaa rahoituksella samaa (kehittämis)toimintaa toistuvasti tai pidempiä aikoja, koska tällöin toiminnan katsotaan muuttuneen organisaation tavanomaiseksi toiminnaksi. Pääsääntöisesti tukikelpoisiksi katsotaan menot, jotka ovat: Maakunnan kehittämisrahoitukselle linjattujen kriteerien mukaisia löytyvät Keski-Pohjanmaan liiton nettisivuilta www.keski-pohjanmaa.fi AIKO/ERM rahoituksen kriteerien mukaista (mikäli on haettu AIKO/ERM -rahoitusta) projektipäätöksen ja projektisuunnitelman mukaisia projektin toteutusaikana aiheutuneita (menot eivät ole voineet syntyä ennen projektin projektipäätöksessä mainittua aloitusaikaa, eivätkä projektin päättymisen jälkeen, pl. tilintarkastuskustannukset, jos sitä on edellytetty) tuensaajan tosiasiallisesti maksamia, mikä on pystyttävä osoittamaan maksukuiteilla, poikkeuksena lomapalkkavaraukset sekä poistot maksatuskaudella maksettuja projektin toteuttamisen kannalta tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia

7 8.1. Kertakorvausmalli lump sum Keski-Pohjanmaan liitossa on 1.6.2014 alkaen käytössä tosiasiallisesti, kirjanpidosta todennettavien kustannusten vaihtoehdoksi kertakorvaus eli lump sum. Kertakorvauksen saajan on tällöin todennettava että hankkeessa aikaansaatu tulos tai tehdyt toimenpiteet ovat tukipäätöksen mukaisia. Kokonaisuudessaan julkisena hankintana toteutettaviin hankkeisiin ei tukea kuitenkaan myönnetä kertakorvauksena. Jos hankkeen julkisen rahoituksen osuudesta 50 % tai enemmän käytetään hankintoihin tai ostopalveluihin, ei hanke ole soveltuva kertakorvausmenettelyyn. Kertakorvausta koskevassa tukipäätöksessä on yksilöity hankkeessa tehtäväksi edellytetty tulos tai toimenpide ja toteutumisen todentamiseksi tarvittavat asiakirjat. Hankkeen toteuttaminen ja tuen maksaminen voidaan jakaa osiin, jos se hankkeen luonteen vuoksi on tarkoituksenmukaista ja tukee hankkeen toteutumista. Kertakorvausmenettelyyn perustuvissa hankkeissa ei tuensaajan tarvitse maksatuksen yhteydessä esittää tositteita todellisista kustannuksista vaan tukikelpoisuus ja maksatus perustuvat hankkeella aikaan saadun tuloksen tai tehtyjen toimenpiteiden toteennäyttämiseen. Kertakorvausmenettelyn tavoitteena on yksinkertaistaa pienten hankkeiden hallinnointia sekä keventää maksatusvaiheen toimenpiteitä. 8.2. Tosiasialliset, kirjanpidosta todennettavat kustannukset 8.2.1. Henkilöstökustannukset Tukikelpoisiksi henkilöstökustannuksiksi hyväksytään kirjanpitoon kirjatut, projektiin tehdystä työstä aiheutuvat kohtuulliset palkat ja palkkoihin liittyvät lakisääteiset menot. Palkkojen kohtuullisuus määräytyy työhön sovellettavan virka- tai työehtosopimuksen mukaan tai jos sellaista ei ole, vastaavasta työstä yleensä maksettavan palkan perusteella. Hankkeelle työtä tekevien henkilöiden lomapalkat ja lomapalkkavaraukset ovat hyväksyttäviä kustannuksia. Osa-aikaisen työntekijän palkan tukikelpoisuuden ehtona on työaikakirjanpito. Työaikakirjanpidosta on selvittävä työntekijän päivittäinen kokonaistyöaika, jotta hankkeelle voidaan kohdistaa tosiasiallinen osuus palkkakuluista. Lomakorvaukset ja loma-ajan palkka hyväksytään samassa suhteessa kuin henkilö on tehnyt työtä projektille. Organisaation johto on vastuussa koko organisaation toiminnasta ilman erillistä panostusta yksittäiseen projektiin ja näin ollen johdon projektille antama panostus voidaan vain poikkeuksellisesti hyväksyä projektin tukikelpoisiksi henkilöstökustannuksiksi tai tulla otetuksi huomioon yleiskustannuksissa. Koska henkilöstökulut perustuvat pääsääntöisesti normaaliin työaikaan (VES, TES, työaikalaki), voi ylityö olla tukikelpoista vain poikkeuksellisesti ja sen tulee perustua organisaation käytännön mukaisesti annettuun ylityömääräykseen. Kaikki palkkakustannukset ilmoitetaan henkilöstökustannuksissa hakemuksen projektisuunnitelmassa ja maksatushakemuksessa. 8.2.2. Ostopalvelut

8 Projektissa tehtävät hankinnat, kuten asiantuntijapalveluiden ostot sekä kone, laite-, ohjelmisto- ja kalustohankinnat on kilpailutettava niin kuin laki ja asetus julkisista hankinnoista edellyttävät (Laki julkisista hankinnoista 348/2007, Laki julkisista hankinnoista annetun lain muuttamisesta 321/2010 ja Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista 614/2007). Kaikissa hankinnoissa on noudatettava syrjimättömyyden, avoimuuden ja tasapuolisuuden periaatteita hankinnan suuruudesta riippumatta. Lain mukaisena kilpailuttamisvelvollisena hankintayksikkönä pidetään mitä tahansa hankinnan tekijää silloin, kun se on saanut hankinnan tekemistä varten julkista tukea yli puolet hankinnan arvosta ja tuki on suuruudeltaan kansallisen kynnysarvon ylittävä eli ilman arvonlisäveroa 30 000 euroa (1.6.2010 alkaen). Kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintailmoitus on toimitettava julkaistavaksi osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Alle 30 000 euron hankinnat kilpailutetaan joko hankeorganisaation omien ohjeiden mukaisesti (jos tiukemmat rajat kuin seuraavat) tai seuraavia ohjeita noudattaen: o Hankinnat, jotka eivät ylitä 4 000, katsotaan pienhankinnoiksi. Menettelyksi riittää puhelimitse/sähköpostitse pyydetyt tarjoukset ja vastauksista laadittu muistio, jonka perusteella hankintapäätös tehdään. o Hankinnat, jotka ovat yli 4 000, mutta enintään kansallisten kynnysarvojen suuruisia edellyttävät kirjallista menettelyä. Projektin toteuttajan on pyydettävä kirjallisesti esimerkiksi sähköpostilla vähintään kolmelta tuottajalta kirjallinen tarjous. Pyynnössä tulee olla kaikki ne tiedot, joilla on merkitystä hankinnan kannalta. Tarjousajan tulee olla kohtuullinen. Tarjousajan päätyttyä kaikki tarjoukset käydään läpi ja niistä tehdään kirjallinen vertailu. Valinta tehdään pääsääntöisesti kokonaistaloudellisen edullisuuden tai halvimman hinnan perusteella. Tarjouspyyntö, tarjoukset, tarjousten avauspöytäkirja, tarjousten vertailuasiakirjat, hankintapäätös, tilaus ja muutoksenhakuosoitus sekä muut hankintaan liittyvät asiakirjat on säilytettävä. Hankintapäätökseen ja ostopalvelutilauksiin on kirjattava perusteet, jos on käytetty suorahankintaa. Jos hankintaa ei ole kilpailutettu lainkaan tai kilpailutuksessa todetaan puutteita, rahoittaja hylkää hankinnan kustannukset joko kokonaan tai osittain. 8.2.3. Matkakustannukset Hankkeen henkilöstön kohtuulliset matka- ja majoituskustannukset sekä päivärahat valtion/kunnan yleisen virka- ja työehtosopimuksen matkustusliitteen mukaisesti ovat tukikelpoisia menoja. Matkojen on liityttävä oleellisesti hankkeen toteutukseen. Ulkomaan matkojen tulee olla jo projektipäätöksessä hyväksyttyjä. Matkasuunnitelmat käsitellään ennen matkalle lähtöä ohjausryhmässä. Ulkomaanmatkoista tulee aina laatia matkaraportti, joka toimitetaan maksatushakemuksen liitteenä Keski-Pohjanmaan liittoon. Matkaraportista tulee ilmetä kohde, ajankohta, osallistujat, matkaohjelma sekä miten matka liittyy projektin toteutukseen. Ohjausryhmän ulkomaan matkakustannukset eivät ole tukikelpoisia. Mikäli ulkomaanmatkoja ei ole hyväksytyssä projektisuunnitelmassa, hakijan tulee tehdä projektisuunnitelman muutoshakemus rahoittajalle.

8.2.4. Kone- ja laitehankinnat sekä poistot 9 Tukikelpoiseksi menoksi hyväksytään projektin toteuttamisen kannalta tarpeellisen käyttöomaisuuden (koneet, laitteet, ohjelmistot, kalusteet, ajoneuvot yms.) hankintahinta tai poistot. Käyttöomaisuuteen liittyvät poistot voidaan hyväksyä tukikelpoisiksi kustannuksiksi, mikäli poiston kohteena olevan omaisuuden hankintaan ei ole saatu julkista tukea edellisten viiden vuoden aikana. Poisto on poikkeus siihen pääsääntöön, että menon tulee olla tuensaajan maksama. Poiston tekemisen edellytyksenä on, että sen määrä voidaan todeta kirjanpidosta ja, että poistot lasketaan kirjanpitolain (1336/1997) tai vastaavan tuensaajaa koskevan muun säännöstön perusteella. Keski-Pohjanmaan liitto arvioi hankkeen valmisteluvaiheessa, hyväksytäänkö projektin kone- ja laitehankinnat kertamenona vai poistoina. Käytettynä hankittujen koneiden ja laitteiden hankintakustannukset ovat tukikelpoisia menoja, mikäli voidaan todentaa, että niiden hankintaan ei edellisten viiden vuoden aikana ole saatu julkista tukea. 8.2.5. Vuokrakustannukset Projektin toteuttamisen kannalta tarpeellisten toimitilojen, koneiden ja laitteiden (ml. moottoriajoneuvot) vuokraus- tai leasingkustannukset ovat tukikelpoisia menoja. Niiden kohdistamisesta projektille on tarvittaessa esitettävä laskentaperusteet, esim. toimitilojen neliövuokra. Tilapäiset, nimenomaan projektia varten vuokratut tilat kohdistetaan välittöminä kustannuksina suoraan projektille. Tilavuokran tulee olla kohtuullinen ja toimitilojen on vastattava kooltaan ja laadultaan projektissa toteutettavaa toimintaa. 8.2.6. Toimistokulut Puhelin-, postitus- ja kopiointikustannukset sekä kirjanpitokulut ja toimistotarvikehankinnat merkitään tähän ryhmään. Puhelinkulut vyörytetään hankkeille henkilöittäin tuntikirjanpidon perusteella. Postitus- ja kopiointikulut vyörytetään projektikohtaisen seurannan perusteella. 8.2.7. Muut kustannukset Tähän kuluryhmään kirjataan esim. kohtuulliset ohjausryhmän kokouskulut tms. sekä poistosuunnitelman mukaiset poistot. Työterveysmaksuista hyväksytään puolet. Tilintarkastuksesta aiheutuvat kustannukset hyväksytään vain, jos Keski- Pohjanmaan liitto on edellyttänyt tilintarkastustodistuksen liittämistä maksatushakemukseen. Yleiskustannusten hyväksymisen pääperiaatteena on aiheuttamisperiaate eli kustannukset, jotka eivät ole aiheutuneet projektin toiminnasta eivät ole hyväksyttäviä. Ne yhteiskustannukset, jotka hyödyttävät projektia ovat hyväksyttäviä (esim. vahtimestaripalvelut ja sosiaali- sekä kokoustilojen käyttö ovat hyväksyttäviä siltä osin kuin projekti niistä hyötyy). Joissakin tapauksissa (esim. kunnat, oppilaitokset yms.) voi yleisten hallinnointikustannusten kohdistaminen yksittäiselle projektille olla hankalaa, koska ne hyödyttävät samalla laitoksen muitakin tulosyksiköitä. Tällaisissa tapauksissa projektin toteuttaja toimittaa Keski-Pohjanmaan liittoon yksityiskohtaisen laskelman, josta käy ilmi kaikki yleiskustannuksiin mukaan luetut kustannukset sekä ko. kustannusten jyvityslaskelmat. Jos projektissa työskentelee osa-aikaisia henkilöitä, hyväksytään em. kustannuksia projektin tukikelpoisiksi

10 kustannuksiksi samassa suhteessa, kuin henkilö on tehnyt työtä projektille. Keski- Pohjanmaan liitto arvioi, onko kustannuslaskentajärjestelmä riittävä ja rakennerahastojen tukikelpoisuussääntöjen mukainen. Jos hakijan esittämät jyvityslaskelmiin perustuvat yleiskustannukset hyväksytään projektin tukikelpoisiksi kustannuksiksi, kirjataan ne rahoitus- ja maksatushakemuksissa muihin kuluihin. 8.2.8. Luontoissuoritukset Hankkeen toteuttamiseksi tarpeelliset luontoissuoritukset voidaan hyväksyä tukikelpoisiksi kustannuksiksi, jos niiden yhteys hankkeen menoihin ja rahoitukseen on selvitetty luotettavalla tavalla jo ennen tuen myöntämistä. Luontoissuoritusten on oltava perusteltuja hankkeen sisällön tai hankkeelle asetettujen tavoitteiden kannalta. Hankkeen toteuttajan projektiin tekemä työ käsitellään aina henkilöstökuluna, ei koskaan luontoissuorituksena. Projektipäätöksessä on hyväksytty luontoissuorituksen rahallinen arvo tai laskentaperusteet. Maksatushakemusten yhteydessä on esitettävä luontoissuorituksena laskettavasta työstä ja muiden hyödykkeiden luovutuksesta pidetty kirjanpito, josta voidaan selvittää luontoissuorituksen rahallinen arvo. Luontoissuoritukseksi ei katsota hankkeen suunnittelua, kokouksiin osallistumista tai ohjausryhmätyöskentelyä. Ammattityön arvo otetaan huomioon luovuttajalle aiheutuneiden kustannusten tai käytetyn ajan ja tehdystä työstä yleisesti maksettavan tunti- tai päiväpalkan mukaan esim. TES:n mukaisesti. Hankkeelle tehdyn työn määrä, jonka ajalta työntekijälle on maksettu omasta työstä normaalia palkkaa, on voitava todentaa. Hankkeen kirjanpitoon ei voida merkitä todellisesta kokonaistyöaikakirjanpidosta poikkeavaa työmäärä eikä kustannus voi ylittää hankkeeseen määrätylle henkilölle tosiasiallisesti maksettua palkkaa. Tuotantopanosten osalta voidaan ottaa huomioon palvelun tai tuotteen käypä arvo tai aiheutuneet kustannukset. Tarvittaessa on luontoissuorituksen määrästä esitettävä puolueeton arvio. 8.2.9. Arvonlisävero Arvonlisävero on tukikelpoinen, jos tuensaaja on maksanut veron ja se on jäänyt hänelle lopulliseksi kustannukseksi. Vähennyskelpoinen arvonlisävero ei voi olla hyväksyttävä kustannus, vaikka tuensaaja ei veroa tosiasiassa olisi vähentänyt. Kuntien harjoittaessa verollista liiketoimintaa, noudatetaan arvonlisäverolain mukaista vähennysoikeutta. Tällöin arvonlisävero ei ole tukikelpoista. Sen sijaan muusta kunnan toiminnasta aiheutuva arvonlisävero, sen jäädessä kunnan lopulliseksi kustannukseksi, on projektien tukikelpoinen meno. Yhteishankkeiden osalta alv-käytännöt selvitetään kunkin osatoteuttajan osalta ennen hankepäätöksen tekemistä. 8.3. Esimerkkiluettelo tukikelvottomista kustannuksista Seuraava luettelo ei ole tyhjentävä, mutta mm. näitä kustannuksia ei voida ottaa mukaan MKR -hankkeen kokonaiskustannuksiin: 1. kustannukset, jotka eivät perustu hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan ja hankkeille tehtyihin rahoituspäätöksiin

11 2. tavanomaisen palkan (peruspalkka, henkilökohtainen lisä, lomaraha ja lomapalkka, vuosilomakorvaus) lisäksi maksettavat tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut ja vastaavat palkanlisät 3. yleinen henkilöstökoulutus 4. sakot, rangaistusmaksut ja oikeudenkäyntikulut 5. korkokulut, tilitapahtumista perittävät palvelumaksut, valuutanvaihtopalkkiot, kurssitappiot, muut yksinomaan rahoitukseen liittyvät menot (esim. vuokraleasingkorot) sekä tilin avaamisesta ja hoitamisesta aiheutuvat maksut, jos tuen myöntäminen ei sitä erikseen edellytä 6. Arvonlisävero, jonka voi vähentää tai josta saa palautuksen tai joka korvataan jollain muulla tapaa 7. Ei-lakisääteiset tai sopimuksiin perustumattomat lisäpalkkiot tai provisiot 8. Toteuttajaorganisaation itse määrittelemät, palkkaan perustuvat varaukset (esim. sairaslomavaraukset) 9. TULOT Projektin tuloksi katsotaan minkä tahansa palvelun suorittamisesta saatu maksu. Projektille voi syntyä tuloa, jos projektiin osallistuvat esim. valmistavat tai tuottavat myytäviä tai vuokrattavia hyödykkeitä tai perivät käyttömaksua infrastruktuuri-investoinnista. Kaikki hankkeen toiminnasta syntyneet tulot pitää ilmoittaa Keski-Pohjanmaan liitolle maksatushakemusten yhteydessä. Projekteissa, joiden kokonaiskustannukset ylittävät 1 000 000 euroa, toimitaan seuraavasti: tuensaaja on velvollinen ilmoittamaan projektin päättymisen jälkeen seuraavina viitenä (5) vuotena projektissa aikaansaadusta toiminnasta tai investoinneista syntyneet nettotulot tuen myöntäneelle viranomaiselle jos projektiin välittömästi kohdistuvien tai liittyvien tulojen ennakkoarviointi ei ole ollut mahdollista projektin rahoitussuunnitelmassa (projektin tulot on voitu maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä todentaa vähennetyksi tukikelpoisista kustannuksista), toteuttajan on tilitettävä projektin päättymisen jälkeen seuraavina viitenä (5) vuotena saadut tulot tuen myöntäneelle viranomaiselle 10. HANKKEIDEN PYSYVYYSVAATIMUKSET Lähtökohtaisesti maakunnan kehittämisrahoituksella pyritään aina saamaan aikaan pysyviä vaikutuksia alueella. Poikkeuksen tähän ovat rahoittajan ns. riskikokeiluksi määrittelemät hankkeet, joilta tällaista pysyvyyttä ei välttämättä voida edellyttää. Investointihankkeissa pysyvyysvaatimus on ehdoton takaisinperinnän uhalla. 11. DE MINIMIS -SÄÄNTÖ Rahoituspäätöksessä on määritelty, mikäli kysymyksessä on de minimis tuen alainen päätös. EU:n määritelmän mukaan de minimis -tuki on yrityksille myönnettävää vähämerkityksellistä julkista tukea, jolla ei nähdä olevan vääristävää vaikutusta EU:n jäsenvaltioiden väliseen kil pailuun ja kaupankäyntiin. Tuki voi olla enintään 200 000 euroa kolmen verovuoden aikana. Summassa tulee huomioida kaikkien eri viranomaisten yhteensä de minimis -tukena kyseisenä ajanjaksona myöntämä rahoitus.

12 Tuen saajana yritys Päätös tehdään aina de minimis - päätöksenä. Rahoituksen saaja vastaa siitä, että se informoi jo hakemusvaiheessa Keski-Pohjanmaan liittoa kaikista kolmen vuoden sisällä saamistaan de minimis-tuen alaisista yritystuista. Tuen saajana ns. välittäjäorganisaatio De minimis sääntöä sovelletaan myös silloin, kun tuki kanavoituu yksittäiselle yritykselle. Välittäjäorganisaation tulee pitää erillisseurantaa yrityksessä tekemästään kehittämistyöstä (yrityskohtainen tuntikirjanpito), jotta Keski-Pohjanmaan liitossa voidaan viimeisen maksatuksen yhteydessä laskea eri yrityksiin kohdistunut de minimis tuki. Tukea laskettaessa otetaan huomioon yrityksille/yrityksissä tehty työ sekä siihen liittyvät matkakustannukset ja mahdollisesti yrityksille suoraan hankitut ohjelmistot tai konsulttipalvelut vähennettynä yritysten hankkeelle maksamalla rahoitusosuudella. Keski-Pohjanmaan liitto ilmoittaa välittäjäorganisaatiolle yrityskohtaisesti lopullisen tuen määrän viimeisen maksatuspäätöksen yhteydessä. 12. TUEN MAKSAMINEN Maksatushakemuksen laatiminen Projektin tuen maksu tapahtuu jälkikäteen toteutuneita hyväksyttäviä kustannuksia vastaan. Projektin toteuttaja täyttää määrämuotoisen maksatushakemuksen. Maksatusta voidaan hakea ainoastaan niihin kustannuslajeihin, joita on esitetty myös projektisuunnitelmassa. Projektiin mahdollisesti kohdistuvat tulot (osallistumismaksut, myyntitulot, myydyt palvelut yms.) vähennetään maksatuksen yhteydessä menoista ja maksuun haettava määrä lasketaan nettomenoista. Maksatushakemus toimitetaan allekirjoitettuna Keski-Pohjanmaan liiton kirjaamoon. Maksatushakemuksen allekirjoittaa projektin toteuttajaorganisaation nimenkirjoittaja. Loppumaksatusta on haettava neljän kuukauden kuluessa projektin päättymisestä. Myöhästyneitä maksatushakemuksia ei käsitellä. Rahoitusosuuksien kirjaaminen maksatushakemukseen Viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä kaikki rahoitusosuudet tulee tilittää hankkeelle. Jos rahoitusta on saatu enemmän kuin projektilla on kuluja, tulee tuensaajan sopia Keski- Pohjanmaan liiton kanssa, katsotaanko ylimääräinen rahoitusosuus hankkeen tuloksi vai palauttaako tuensaaja liikaa maksetut rahoitusosuudet osarahoittajille. Jos taas muut rahoittajat eivät maksa omia rahoitusosuuksiaan kokonaan, kattaa tuensaaja puuttuvan osuuden omalla rahoituksellaan. Maksatushakemuksen liitteet: Maksatushakemuksen yhteydessä toimitettavat liitteet: 1. kirjanpitäjän allekirjoittama ote projektin kirjanpidosta, josta menot, rahoitus ja tulot käyvät ilmi kustannuslajeittain ja tositteittain (mikäli kirjanpidon raportista ei käy selville hyväksytyn projektisuunnitelman kustannusarvion kustannuslajien mukainen jaottelu, tulee projektin toteuttajan toimittaa liitteenä erillinen kustannuslajien mukainen lajittelu/pääkirjan avain, josta käy vaivattomasti selville kustannusten toteutuminen kustannuslajeittain ja tositteittain) 2. lyhyt tiivistelmä (max. A4) maksatuskauden aikana tehdyistä toimenpiteistä

3. kopiot raportointikaudella pidettyjen ohjausryhmän kokousten pöytäkirjoista 4. osa-aikaisten työntekijöiden kokonaistyöajanseurantalomakkeet 5. selvitys henkilöstön kokonaispalkoista 6. luontoissuorituskirjanpito (jos hankkeeseen on ko. kustannuksia hyväksytty) 7. ulkomaanmatkaraportit 13 Ensimmäiseen maksatushakemukseen liitetään lisäksi: selvitys yleiskustannusten jyvityslaskelmista selvitys vuokrakustannusten määräytymisperusteista 13. YHTEISHANKKEET Yhteishankkeen rakenne Yhteishankkeissa projektin päätoteuttaja ja osatoteuttajat ovat yhteisesti vastuussa hankkeesta. Projektin päätoteuttaja hoitaa projektin hallinnolliset tehtävät. Päätoteuttaja toimii koordinoivana tahona, jolla on tuensaajien keskinäiseen sopimukseen perustuvat tehtävät, oikeudet ja vastuut suhteessa muihin projektin tuensaajiin. Päätoteuttajan on huolehdittava siitä, että osatoteuttajat ovat tietoisia velvollisuuksistaan (esim. kirjanpidon eriyttäminen ja viranomaisten tarkastusoikeus). Yhteishankkeen sopimukset Yhteisvastuullisesti toteutettavissa projekteissa yhteistyöstä tulee sopia kirjallisesti. Sopimuksessa määritellään projektin luonteesta riippuen mm. osapuolten roolit, tehtävät, vastuut, kustannukset, rahaliikenne, aikataulut, mahdolliset tekijänoikeudet, projektissa hankitun omaisuuden omistusoikeus projektin aikana ja sen jälkeen, vastuu tulosten pysyvyydestä, jne. Kirjallisella sopimuksella varmistetaan, että osapuolilla on yhteinen ymmärrys projektissa tehtävästä yhteistyön luonteesta, velvollisuuksista ja oikeuksista. Yhteishankkeen maksatushakemus ja päätös Yhteishankkeessa osatoteuttaja/-t täyttää maksatushakemuksen omalta osaltaan ja toimittaa sen liitteineen allekirjoitettuna päätoteuttajalle. Keski-Pohjanmaan liitolle osoitettavan maksatushakemuksen kaikkien osatoteuttajien osalta täyttää, allekirjoittaa ja toimittaa viranomaiselle aina päätoteuttaja. Päätoteuttaja on velvollinen yhdistämään ja kokoamaan omansa sekä muiden osatoteuttajien virallisen kirjanpidon ja muut tarvittavat todentavat asiakirjat projektikirjanpitoon. Luontoissuoritusten osalta vaaditaan erillinen seuranta. Osatoteuttajan kulut kirjataan hallinnoijan ylläpitämään kirjanpitoon yhtenä vientinä (asiantuntijapalvelu) ja maksatushakemuksen liitteenä pitää olla osatoteuttajan kirjanpitoraportti pääkirjasta tai vastaavan todistusvoiman omaavasta asiakirjasta vienneittäin. Keski-Pohjanmaan liitto osoittaa maksatuspäätöksen aina päätoteuttajalle. Rahoittajan päätoteuttajalle tekemän maksatuspäätöksen ja maksatuksen jälkeen päätoteuttajan ja muiden toteuttajien välinen rahaliikenne ja sen toteutusmuoto noudattaa hakemuksessa ollutta ja rahoituspäätöksessä vahvistettua toimintamallia (päätoteuttajan kautta tapahtuva rahansiirto viranomaiselta osatoteuttajalle). Tuensaajien yhteisvastuu ja takaisinperintä Tuen takaisinperintätilanteissa päätoteuttaja ja osatoteuttajat ovat yhteisvastuullisia eli tuki voidaan periä takaisin kaikilta tuensaajilta. Päätoteuttaja ja osatoteuttajat voivat kuitenkin keskinäisellä sopimuksella rajoittaa kunkin lopullista vastuuta suhteessa muihin tuensaajiin.

14 Tällöin osatoteuttaja voi vaatia muilta tuensaajilta osuutta, jonka se on joutunut maksamaan takaisin rahoittajalle, mutta joka tuensaajien keskinäisen sopimuksen perusteella kuuluu osittain tai kokonaan muun osatoteuttajan vastattavaksi. 14. TIEDOTTAMINEN JA ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hallinnoijien tulee huolehtia projektien riittävästä tiedottamisesta sekä projektin käynnistyessä että sen aikana. Hankkeesta tiedotettaessa mainitaan aina hankkeen rahoitus. Myös tuen myöntänyt viranomainen, Keski-Pohjanmaan liitto on mainittava. Asiakirjojen julkisuus Projektiin liittyvät asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Hakemus on julkinen sen jälkeen, kun on merkitty viranomaisen diaariin ja päätös on julkinen heti, kun se on tehty. Loppuraportti on julkinen ja siitä on myös tiedotettava projektin laajuuteen sopivalla tavalla. Muut projektin toteuttamisen aikana toimitetut raportit ovat julkisia sen jälkeen, kun ne on kirjattu saapuneiksi Keski-Pohjanmaan liittoon. Yksityisiä etuja koskevat asiat kuten yksityinen taloudellinen etu, tutkimus- ja kehittämisintressit sekä yksityisyyden suoja (esim. henkilötiedot) rajoittavat asioiden julkisuutta. 15. ASIAKIRJOJEN SÄILYTTÄMINEN Maakunnan kehittämisrahalla toteutettavien hankkeiden asiakirjat säilytetään vähintään 11 vuotta hankkeen päättymisestä. Muutoin noudatetaan kansallisia säädöksiä (Kansallisarkisto) asiakirjojen arkistoinnissa. 16. PROJEKTIKANSIO Projektin kaikki aineisto on tärkeää koota talteen ja säilyttää huolellisesti. Projektikansiosta täytyy löytyä ainakin Rahoitushakemus Rahoituspäätös (Keski-Pohjanmaan liitto ja muut rahoittajaosapuolet, kuten kunnat ja yksityiset tahot) ja mahdolliset muutospäätökset Hyväksytty projektisuunnitelma Ohjeet Keski-Pohjanmaan liiton rahoittamille projekteille Ohjausryhmän kokouskutsut ja pöytäkirjat Raportit (väli- ja loppuraportit, seurantaraportit, mahdolliset tarkastusraportit) Maksatushakemukset ja päätökset Projektin sopimukset Kilpailuttamisasiakirjat Tiedotusmateriaali; lehti-ilmoitukset, esitteet, lehtiartikkelit ja muu projektin julkisuuteen liittyvä aineisto Tiedot projektissa työskentelevistä henkilöistä ja työajanseurannat Luontoissuoritusten seuranta

15 17. MKR-RAHOITUSTA OHJAAVAT LAIT JA ASETUKSET SEKÄ MUUT OHJEET Laki alueiden kehittämisestä ja rakennerahastotoiminnan hallinnoinnista 7/2014 http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2014/20140007 Laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta 8/2014 http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2014/20140008 Valtioneuvoston asetus alueiden kehittämisestä ja rakennerahastotoiminnan rahoittamisesta 356/2014 http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2014/20140356 Valtioneuvoston asetus alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta 357/2014 http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2014/20140357 Valtioneuvoston asetus rakennerahastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta 358/2014 http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2014/20140358 Valtionavustuslaki 27.7.2001/688 http://www.finlex.fi/fi/laki/smur/2001/20010688 Hallintolaki 6.6.2003/434 http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030434 Laki julkisista hankinnoista 30.3.2007/348 http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348 Asetus julkisista hankinnoista 24.5.2007/614 http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070614 18. YHTEYSTIEDOT Keski-Pohjanmaan liitto Rantakatu 14 67100 Kokkola 040 160 5700 www.keski-pohjanmaa.fi Rahoituspäätös ja ohjeistus Maksatusasiat ja ohjeistus Tiina Harjunpää Marjo Levaniemi 040 547 9561 040 686 1162 Lomakkeet ja mallit Malli ensimmäisen ohjausryhmän kokouksen esityslistaksi De minimis todistus

16 ESITYSLISTA Avustuksen saaja päiväys Projekti: Kokousnro: Aika ja paikka: Jäsenet: Tämä on MALLI, jota voi muokata ja soveltaa tarpeen mukaan. 1 Kokouksen avaus OHJAUSRYHMÄN KOKOUS nro X 2 Puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja sihteerin valinta Esitys: Päätös: 3 Ohjausryhmän kokoonpano Projektin rahoituspäätöksessä on nimetty ohjausryhmän jäseniksi.. (Tässä voidaan keskustella, onko syytä täydentää kokoonpanoa tai kutsua mahdollisesti asiantuntijoita joihinkin ohjausryhmän kokouksiin.) Esitys: Päätös: 4 Ohjausryhmän tehtävien toteaminen Ohjausryhmä on asiantuntijoista ja keskeisimpien sidosryhmien edustajista koottu projektin toteuttajan tukiryhmä, jonka tehtävänä on Projektisuunnitelman tavoitteiden ja toiminnan toteutumisen tilanne Projektin toiminnan itsearviointi Projektin etenemisen kokonaisarviointi, mahdollisten muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistaminen sekä tarvittavien korjaavien toimenpiteiden osoittaminen Projektin toteuttajaorganisaatiolle tarvittaessa tehtävät ehdotukset projektisuunnitelman muuttamiseksi (toteuttaja tekee varsinaisen muutosesityksen rahoittajalle) Seurantatiedot, osallistujapalautteet Vaikuttavuus ja tuloksellisuus sekä tulosten hyödyntäminen Hyvien käytäntöjen levittäminen (valtavirtaistamisen suunnitelma ja sen toteutuminen) Tiedottaminen (tiedotussuunnitelma ja sen toteutuminen) Hyväksyä väli- ja loppuraportit Rahoitussuunnitelman toteutuminen ja maksatuksen eteneminen Tehdä tarvittaessa esitykset koskien rahoituspäätöksen muutoksia (mm. jatko-aika, kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman muutokset) Edistää projektin verkostoitumista ja yhteistyömahdollisuuksien luomista eri organisaatioiden muihin toimiin ja projekteihin. Esittää Keski-Pohjanmaan liitolle projektin keskeyttämistä, jos projektin jatkaminen ei osoittaudu tarkoituksenmukaiseksi Avustuksen saaja on aina vastuussa projektin toteuttamisesta ja tuen käytöstä. Ohjausryhmälle tätä vastuuta ei voi siirtää. Esitys: Päätös: Todetaan ohjausryhmän tehtävät. 5 Ohjausryhmän omista kuluperusteista päättäminen Esitys: Päätös: (tässä esitetään keille ohjausryhmän jäsenille maksetaan kokouspalkkio ja keille matkakustannukset) 6 Projektin maksuliikenteestä päättäminen ja projektin tili

17 Avustuksen saajan tulee pitää erillistä kirjanpitoa tai riittävää kirjanpitoluokitusta. Kirjanpitoon ei saa sisällyttää muita kuin projektiin kohdistuvia kuluja. Kirjanpidon tulee perustua tarkistettavissa oleviin tositteisiin ja sen tulee tuottaa yksityiskohtaiset tiedot rahoitetun projektin menoista ja tuloista. Esitys: Päätös: Projektia hallinnoi avustuksen saaja ja maksuliikenne hoidetaan sen kautta. Projektille avataan/on avattu kustannuspaikka. 7 Projektin laskujen hyväksyjä/t Projektin laskujen hyväksyjä vastaa siitä, että projektin varoista maksetaan vain projektisuunnitelman mukaisia kuluja. Yleensä hyväksyjänä toimii projektipäällikkö. Esitys: Päätös: 8 Projektin sisältöön liittyvät asiat Esitys: Päätös: 9 Muut asiat 10 Seuraava kokous

18